Документальная регламентация деятельности персонала организации

В настоящее время обязанность по составлению должностных инструкций установлена только для государственных учреждений. Однако и коммерческим организациям инструкции принесут неоценимую пользу. Грамотно составленная должностная инструкция дает четкое представление о трудовых обязанностях работника и помогает разрешать возникающие трудовые споры. Однако этот локальный акт часто недооценивают и пренебрегают им.

Должностная инструкция должна быть разработана для каждой должности, содержащейся в штатном расписании. Содержательно документ разрабатывается на основе Положения о подразделении, квалификационной характеристики, а также проведенного анализа работы (или рабочего места, должности) и составленного описания работы (рабочего места, должности). Должностная инструкция определяет обязанности, права и ответственность каждого работника, занимающего определенную должность, начиная с заместителей руководителя подразделения. Деятельность первых лиц организации и их заместителей регламентируется ее Уставом, а руководителей подразделений - Положениями о них.

Основные требования к содержанию и оформлению должностной инструкции содержатся в ГОСТе Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

Там же приводится ее типовая структура. Однако в условиях многообразия должностей и особенностей функционирования и сфер деятельности организаций (государственные и частные, АО, крупные и малые и т.п.) довольно сложно учесть специфику задач и функций, прав и ответственности отдельных должностей, существующих в конкретной компании. Такая ситуация свидетельствует о том, что в каждой организации процедура разработки и согласования должностной инструкции, ее структура и содержание могут иметь свои особенности, что, впрочем, не отрицает учета разработчиками этого документа общих разделов и пунктов.
Должностная инструкция, как правило, должна содержать общие положения; должностные обязанности работника; права работника; взаимодействие с другими работниками организации; ответственность работника; заключительные положения.

2. Профессиограмма: ее примерное содержание, назначение, сфера применения

Анализ психологических особенностей трудовой Деятельности (профессии) основывается на всестороннем ее изучении и определенной систематизации полученных количественных и качественных данных. Цель - установление особенностей взаимоотношения субъекта труда с компонентами Деятельности (ее содержанием, средствами, условиями, организацией) и ее функционального обеспечения. Комплексный метод изучения и описания содержательных и структурных характеристик профессии называется профессиографией. Итогом изучения Деятельности должна быть ее профессиограмма - описание различных объективных характеристик профессии, и психограмма - описание психологических характеристик Деятельности.

Составление профессиограммы производится в соответствии со следующими принципами:

1. Специфичность (конкретность) описания определенной Деятельности.

2. Комплексность изучения.

3. Динамичность изучения (с учетом развития, изменения Деятельности).

4. Системность (изучение взаимосвязей и взаимовлияний отдельных характеристик Деятельности).

5. Идентичность приемов (для корректного сравнения профессий).

6. Использование качественно-количественных характеристик.

Профессиограмма должна содержать характеристику:

- общих сведений о профессии (наименование, назначение, обязанности персонала, показатели результативности труда и т.д.);

- содержания Деятельности (анализ основных задач, особенности потоков информации, анализ ошибок и т.д.);

- средств Деятельности (тип средств отображения информации и органов управления, их размещение, обзор, досягаемость до рукояток и т.д.).

В общем виде профессиограмма определяется как «описательно-технологическая характеристика различных видов профессиональной Деятельности», сделанная по определенной схеме и для решения определенных задач Веснин В.Р. Управление персоналом. Теория и практика: Учебник. - М.: ТК Велби, Издательство Проспект, 2007. - С. 87.

Понятие профессиограммы в психологии труда - выделение и описание качеств человека, необходимых для успешного выполнения данной трудовой Деятельности. Эти качества называются ПВК - профессионально важные качества.

Существуют разные подходы к выделению порядка и уровней анализа профессиональной Деятельности, и различные типы профессиограмм (для решения конкретных профессиографических задач):

7. Информационные профессиограммы (используются в профконсультировании и профориентировании).

8. Ориентировочно-диагностические профессиограммы (для выявления причин сбоев, аварий, низкой эффективности труда).

9. Конструктивные (для совершенствования эргатической системы на основе проектирования новых образцов техники).

10. Методические (для подбора адекватных методов исследования данной эргатической системы).

11. Диагностические.

Существуют различные схемы профессиографирования. Самая простая предложена Климовым - «формула профессии»:

- типы профессий по основным предметам и взаимодействию с этими предметами человека:

o человек - природа

o человек - техника

o человек - человек

o человек - знаковые системы

o человек - художественный образ;

- классы (цель труда);

- отделы (использование средств деятельности);

- группы (преимущественные условия труда).

Для того чтобы выделить и обозначить качества, которые необходимы для данной профессии, трудовая Деятельность разделяется на операции. У Климова - макроанализ трудовой Деятельности - анализ технологических процессов и свойств, которые вовлечены в профессиональную Деятельность, в конечном счете необходимо определить профессионально-важные качества.

При составлении профессиограммы нужно ответить на следующие вопросы:

1. Что делает человек? (очерк, описание оборудования, использовать наблюдение и самонаблюдение).

2. Как человек делает? (анализ действий).

3. Для чего человек делает?

4. Что вовлечено? (нужно отразить те особенности, которыми должен обладать человек, чтобы исправно выполнять свою работу).

3. Квалификационная карта: ее примерное содержание, назначение, сфера применения

Карта компетенции (портрет идеального сотрудника) позволяет преодолеть этот недостаток и облегчает работу сотрудников отдела кадров, занятых приемом на работу. Компетенции представляют собой личностные характеристики человека, его способности к выполнению тех или иных функций, типов поведения и социальных ролей, как, например, ориентация на интересы клиента, умение работать в группе, напористость, оригинальность мышления. Подготовка карты компетенции требует специальных знаний и, как правило, осуществляется при помощи профессионального консультанта или специально обученного сотрудника отдела человеческих ресурсов. Важнейшим дополнением карты является описание компетенции, т.е. детальное объяснение каждого штриха портрета идеального сотрудника. При оценке кандидата карта компетенции используется также как квалификационная карта - компетенции кандидата сравниваются с компетенциями идеального сотрудника. Если руководитель подписал контракт с высококлассным профессионалом, то для такого специалиста следует лишь определить цель, критерий ее оценки и способ вознаграждения, и этого будет достаточно для реализации им управленческого решения. Если руководитель попал в подразделение, в котором у сотрудников уже были выработаны плохие навыки труда, то ему периодически необходимо использовать контроль над достижением цели, подчеркивая, что вознаграждаются только результаты. В противном случае эти отрицательные навыки могут перевести сотрудников в разряд людей, которым безразлично, что делается, но очень важно, как делается. Обычно это кончается тем, что они делают не то, что нужно, но делают очень хорошо. Для того чтобы сотрудники чаще задумывались над тем, что они делают, эффективные руководители требуют от каждого сотрудника ежедневно выделять немного времени для осмысления целей своей работы и путей их достижения.

Компетенции, в самом общем виде представляют собой проявленные качества человека, которые позволяют ему выполнять профессиональные функции. Компетенции являются характеристикой человека, а не должности, поэтому могут переноситься с одного рабочего места другое вместе с сотрудником. Заметим также, что человек должен быть в состоянии продемонстрировать компетенции на практике, для того чтобы они могли служить основой для вознаграждения.

Система платы за знания и компетенции ориентируют сотрудников на приобретение новых навыков, профессий, знаний, что обеспечивает постоянное повышение качества человеческих ресурсов организации. В современных условиях, когда технические нововведения легко копируются и быстро устаревают, этот фактор является исключительно важным для успеха в конкурентной борьбе, поскольку квалификацию сотрудников компании невозможно скопировать. В то же время необходимо помнить о потенциальных проблемах, которые могут возникнуть с внедрением платы за знания. Во-первых, пересмотр базовых окладов в соответствии с новыми принципами может привести к значительным изменениям в уровне компенсации труда отдельных работников (как в сторону повышения, так и понижения), что рискует вызвать острый конфликт в коллективе. Избежать конфликта можно, оставив неизменными исторически сложившиеся базовые оклады и применяя систему оплаты за знания при их периодическом повышении. Во-вторых, данная система нейтральна по отношению к результатам работы отдельного сотрудника, подразделения и всей организации, так как она вознаграждает потенциал (знания и навыки), а не результаты. Хорошо образованных, но плохо работающий сотрудник будет получать более высокую зарплату, чем передовой работник, обладающий ограниченной квалификацией. Более того, при использовании метода платы за знания издержки организации на заработную плату становятся постоянными, т.е. не изменяются при снижении или увеличении объемов реализации. Частично преодолеть эти недостатки можно за счет сочетания платы за знания (для определения базового оклада) с методами переменной заработной платы (премии, участие в прибыли и т.д.).

Задание 2