Управление персоналом организации

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

Рынок скрывает много возможностей для производителей, но одновременно предъявляет и жесткие требования к ним. В условиях перехода к рыночной экономике перед предприятием встаёт множество новых проблем, которых не было прежде, и от того, насколько профессионально и серьезно предприятия подойдут к их решению, будут зависеть успешность их деятельности.

Объектом исследования работы является ООО «Чебаркульская птица» - традиционный производитель изделий из куриного мяса и яйца.

Актуальность преддипломной практики заключается в непосредственном знакомстве с производственным процессом приобретение практических навыков по специальности.

Целью преддипломной практики является обобщение знаний, совершенствование умений и навыков студентов по будущей специальности. Проверка возможностей самостоятельной работы в условиях конкретного производственного процесса: сбор и подготовка материалов к выпускной квалификационной работе.



1. Ознакомление с объектом практики

1.1 Общие сведения об организации

Полное наименование организации: общество с ограниченной ответственностью «Чебаркульская птица».

Компания создана в 1972 году.

Юридический адрес: 456404, Челябинская область, Чебаркульский район, пос. Тимирязевский, ул. Мичурина 3

ООО «Чебаркульская птица» - это современный многопрофильный птицеводческий комплекс с полным циклом производства продукции.

ООО «Чебаркульская птица» входит в престижный клуб «АГРО-300» - один из самых эффективных агрохолдингов России, производящих основной объём продуктов питания в Уральском Федеральном Округе, имеющих налаженные связи торгового партнерства на внутреннем рынке страны и на рынках СНГ.

ООО «Чебаркульская птица» представляет на внутреннем рынке Уральского Федерального Округа и России авторитетную торговую марку «Чебаркульская птица». Марочная продукция предприятия неоднократно удостаивалась престижных наград региональных, российских и международных отраслевых конкурсов и выставок.

ООО «Чебаркульская птица» производит продукцию широкого ассортимента. В каталог продукции входят:

1) яйцо;

2) мясо цыпленка бройлера;

3) варёные колбасы;

4) ветчина;

5) полукопчёные колбасы;

6) сосиски, сардельки, шпикачки;

7) рулеты, прессованное мясо;

8) копчёности;

9) полуфабрикаты;

10) «домашнее бистро»;

11) «летний ассортимент»

12) паштет, холодец.

ООО «Чебаркульская птица» имеет замкнутый цикл, что позволяет контролировать качество питания птицы, которое производится на комбикормовом заводе, входящем в состав агрохолдинга.

На предприятии действует замкнутый цикл производства: от выращивания злаковых культур до производства готовых изделий. На собственных полях предприятие выращивает пшеницу, ячмень, овёс, горох, люпин, рапс, многолетние и однолетние травы, силосные. Из выращенных зерновых культур, а также закупного отечественного сырья бобовых, сои, кукурузы, пивной дробины, рыбной муки и других ингредиентов производятся корма по 18 рецептурам на комбикормовом заводе, входящем в состав ООО «Чебаркульская птица».

На предприятии осуществляется производство мяса птицы, производство инкубационных яиц. Полученные яйца используются для массового получения товарных бройлеров. Процесс инкубации яиц происходит в инкубаторах с соблюдением всех технологий операций (отбор материала по массе, состоянию скорлупы, воздушной камеры, желтка; дезинфекция; учёт хранения яиц; закладка; контроль условий внешней среды (температура и влажность воздуха, газообмен) и развития эмбриона; выборка молодняка). В целях производства промышленного куриного яйца осуществляется содержание кур-несушек в типовых птичниках для производства промышленного куриного яйца с дальнейшим сбором, сортировкой и упаковкой продукции. До 17 недель с целью комплектования промышленных стад (кур-несушек) производится выращивание ремонтного молодняка. Также на предприятии осуществляется хранение, реализация и транспортировка продукции до прилавка.

Месторасположение птицефабрики в районе Ильменского заповедника положительно сказывается на росте птицы и качестве мяса.

Птица растет отведенные 39 дней, что позволяет отказаться от дополнительных веществ, уменьшающих срок вызревания искусственным путём. В ходе переработки натурального мяса, выращенного на собственных площадках, не применяются консерванты и другие вещества, влияющие на вкус и состав продуктов глубокой переработки. При производстве используются дополнительные ингредиентов собственного производства при изготовлении продукции глубокой переработки (молоко, говядина, яйцо, мясо птицы). В производственном процессе используются только натуральных специй (паприка, мускатный орех, базилик, гвоздика, кардамон и пр.) взамен различных ароматизаторов.

Главная цель предприятия - наиболее полное удовлетворение запросов потребителей качественной продукции с высокими потребительскими свойствами и экологической чистотой. Организационная структура управления ООО «Чебаркульская птица» (Рисунок 1)

Рис 1. Организационная структура управления ООО «Чебаркульская птица»



Описание правового статуса

Компания ООО «Чебаркульская птица» по правовому статусу относится к обществу с ограниченной ответственностью.

В соответствии со статьей 87 ГК РФ обществом с ограниченной ответственностью признается учрежденное одним или несколькими лицами (как физическими так и юридическими) общество, уставный капитал которого разделен на доли определенных учредительными документами размеров.

При этом законодательно определен предельный придельный размер уставного капитала - 100 минимальных размер оплаты труда.

Особенностями данной организационно - правовой формы является то, что в отличие от полных товариществ участники общества с ограниченной ответственностью не отвечают по обязательствам общества и несут риск убытков, связанных с деятельностью общества, в пределах стоимости внесенных ими вкладов. Они также не обязаны своим трудом учувствовать в его деятельности. При этом участники, внесшие вклад не полностью, несут солидарную ответственность по его обязательствам в пределах стоимости неоплаченной части вклада каждого участников.

Также особенностью правового статуса общества с ограниченной ответственностью является то, что число участников общества не должно превышать придела, установленного законом об обществах с ограниченной ответственностью. В противном случае они подлежат преобразованию в акционерное общество в течение года, а по истечении года - ликвидация в судебном порядке, если число участников не уменьшится до установленного законом предела.

Следующей особенностью общества с ограниченной ответственностью является то, что оно не может иметь в качестве единственного участника другое хозяйственное общество, состоящее из одного лица.

Учредительным документом общества с ограниченной ответственностью является единственный документ - устав. (Приложение 1).

Само общество несет имущественную ответственность по своим обязательствам всем своим имуществом, в первую очередь уставным капиталом, формирование которого призвано обеспечить минимальные требования кредиторов.

Анализ тенденций развития предприятия

Развитие тенденций организации характеризуют следующие важные тенденции:

- систематическое повышение творческой и производственной инициативы персонала;

- отказ от использования административных рычагов при координации и контроле;

- рост значения производственной инфраструктуры для деятельности предприятия. Сегодня требования к качеству инфраструктуры растут быстрее, чем само производство. В инфраструктуру при этом включается и культура внешней среды;

- развитие логистики, т. е. организации и управления информационными и материальными потоками, с созданием соответствующей инфраструктуры, интегрирующей функции снабжения, производства и сбыта предприятия;

- диверсификация производственной и сбытовой деятельности;

- постоянное повышение качества продукции. Создание системы тотального управления качеством, предполагающей участие сотрудников в принятии решений, их доступ к информации и анализ ими ситуации;

- нововведенческая экспансия;

- развитие внутрифирменного предпринимательства, использующего единые информационные сети, финансовые системы и корпоративную культуру;

- создание дублирующих подразделений для создания конкуренции внутри фирм;

- изменение приоритетов деятельности предприятия в сторону увеличения сроков и объемов сервисного обслуживания. При этом важнейшим показателем успеха становится удовлетворение запросов потребителей.

Характеристика взаимосвязей с другими предприятиями (партнеры, организации конкуренты)

ООО «Чебаркульская птица» - это современный многопрофильный птицеводческий комплекс с полным циклом производства продукции. И является официальным поставщиком мяса птицы и изделий из мяса птиц.

В организации существует большая база данных с организациями партнерами. Она включает в себя более 100 организаций. В это количество входят:

- Автотранспортные компании;

- Контрагенты, которым поставляется продукция ООО «Чебаркульская птица»;

- Предприятия, которые используют зерновые культуры;

- Рекламные агентства;

- Типографии и т.д.

В программу «Агро» вносится вся необходимая информации о контрагентах (наименование, адрес, контакты, ИНН, ОГРН, контактные лица), затем заключается обязательный, односторонний (в некоторых случаях двусторонний) договор. (Приложение 2). После всех этих процессов менеджеры начинает активное сотрудничество с этими организациями.

ООО «Чебаркульская птица» ни когда не оставляет своих клиентов без внимания. Каждые праздники, предприятие делает подарки с фирменными логотипами, выдают благодарственные письма за активное сотрудничество. Следует заметить, что ООО «Чебаркульская птица» сотрудничает не только с организациями Челябинской области, но и с большинством региональных предприятий, так же планируется сотрудничество с европейскими корпорациями.

У каждой компании на современном рынке присутствуют конкуренты. Главными конкурентами ООО «Чебаркульская птица» являются предприятия занимающиеся агрохолдингом.

Основные конкуренты предприятия - это:

- Птицефабрика «Равис»;

- ООО «Здоровая Ферма»;

- Агрофирма «Ариант».

Характеристика охраны труда

В ООО «Чебаркульская птица» контролирует и координирует всю работу по охране труда инженер по охране труда под руководством руководителя.

Соблюдение законодательства о режиме труда и отдыха работников, осуществляется в соответствии с Трудовым кодексом. Так, в соответствии с Трудовым кодексом продолжительность трудовой недели не должна превышать 40 часов, а для работников, занятых во вредных условиях, е более 35 часов. Для отдыха и питания работников устанавливается время не менее 20 минут и не более 2 часов, которые они используют по своему усмотрению. (Приложение 3). Ежегодный трудовой отпуск предоставляется работникам после 6 месяцев.

Ведется журнал «Журнал регистрации инструктажей», в котором регистрируются такие виды инструктажей как: вводный, первичный на рабочем месте, повторный, внеплановый и целевой. При принятии на работу новых работников проводится вводный инструктаж с целью ознакомления с правилами внутреннего распорядка, с общими мерами предосторожности при нахождении вблизи машин и агрегатов, транспортных средств, ПТМ, электрооборудования, а также с общими требованиями техники безопасности. Без отметки о прохождении вводного инструктажа не принимается решение о приеме на работу. (Приложение 4).

Первичный инструктаж на рабочем месте проводится с целью ознакомления работников со спецификой технологического процесса, особенностями устройства машин и установок, правилами безопасной эксплуатации. Этот инструктаж проводится руководителем производственного участка: заведующим гаражом, бригадиром, начальником и другими руководителями подразделений среднего звена.

Прилагается инструкция по охране труда для водителей автомобиля (приложение 5).

1.2 Организационная структура управления

Схема организационной структуры управления предприятия и его подразделений

Структура управления - это совокупность звеньев управления, находящихся во взаимосвязи и обеспечивающих функционирование и развитие организации как единого целого.

Для достижения поставленных целей и выполнения соответствующих задач, менеджер должен создать организационную структуру предприятия (Рисунок 2). Структура системы - это совокупность связей и отношений между элементами организации. В свою очередь, организационная система управления предоставляет собой совокупность подразделений и должностей, связанных отношениями и подчинением. При создании структуры управления менеджер должен в максимально возможной степени учесть специфику деятельности предприятия и особенности его взаимодействия с внешней средой.

Всех сотрудников организации можно разделить на три основные категории: руководители, специалисты, исполнители. Руководители - это лица, выполняющие главную функцию и осуществляющие общее руководство предприятием и его отделами.



Рис 2. Организационная структура управления ООО «Чебаркульская птица»

Специалисты - лица, выполняющие основную функцию занимающиеся анализом информации и подготовкой решений по экономике, финансам, научно - техническим и инженерным проблемам и т.д. Исполнители - лица, выполняющие вспомогательную функцию, работу по подготовке и оформлению документации, хозяйственную деятельность.

В зависимости от характера связей между различными подразделениями различают следующие типы организационных структур управления:

- Линейная;

- Функциональная;

- Дивизионная;

- Матричная;

В ООО «Чебаркульская птица» преобладает линейная структура управления.

Линейная система управления - это самая простая иерархическая структура управления, называемая также пирамидальной или бюрократической. Линейная структура состоит из руководителя и нескольких подчиненных работников, крупные же предприятия могут иметь до 3 - 4 и более уровней иерархии.

Преимущества линейных организационных структур:

- Четкая система взаимосвязей;

- Быстрота реакции в ответ на прямые приказания;

- Согласованность действий исполнителей;

- Оперативность в принятии решений;

- Ясно выраженная личная ответственность руководителя за приняты решения.

По скольку практика проходила в отделе Управления координации транспортных перевозок и логистики, далее будет представлена схема линейной структуры управления этого отдела (Рисунок 3).

Анализ организационной структуры управления деятельностью предприятия

Во главе ООО «Чебаркульская птица» стоит генеральный директор, который координирует деятельность всей организации. В его компетенции находятся все вопросы текущей деятельности предприятия, за исключением вопросов, отнесенных к компетенции общего собрания предприятия.

К ограниченной структуре ООО «Чебаркульская птица» выделяются подразделения, выполняющие определенный круг функций. Каждое подразделение выделено и в организационном плане, обладает в некоторой мере административно - хозяйственной самостоятельностью, то есть имеет право принимать и обеспечивать выполнение соответствующих управленческих решений в пределах своей компетенции, определенной для каждого подразделения генеральным директором.

Все подразделения делятся на осуществляющие непосредственно свою деятельность отделы, ради которой они создаются. Все эти отделы выполняют функции основного производства, управления, обслуживания, сбыта и т.д. Чем лучше отделы будут выполнять свои функции, тем они лучше будут специализированны.

Рис.3 Линейная структура управления отдела логистики

Организация процессов управления ООО «Чебаркульская птица» построена линейной структуре управления.

Линейная структура управления ООО «Чебаркульская птица»: нижестоящее звено (подразделение, работник) полностью подчиняется вышестоящему руководителю. При генеральном директоре ООО «Чебаркульская птица» создан аппарат из его заместителей (руководителей подразделений), которые подготавливают проекты решений, что требует от генерального директора высокого профессионализма при процессе принятия решения.

Однако генеральный директор во избежание негативных последствий излагает концентрации права принятий решений, делегирует значительную часть полномочий нижестоящим руководителям подразделений ООО «Чебаркульская птица» (оставляя за собой право контроля и оценки качества, принимаемых низшим звеном, управленческих решений, что сохраняет в структуре управления предприятия основные черты линейной структуры).

Так же немало важно учитывать при выстраивании организационной структуры предприятия, чтоб деятельность отделов не дублировала друг друга, поскольку это сопровождается дополнительными затратами рабочего времени и затрудняет процесс принятий решений.

В целом организационная структура ООО «Чебаркульская птица» соответствует специфике предприятия, его целям и решению стоящих перед ним задач. Однако производственные функции предприятия нуждаются в некоторой корректировке и доработке. Так же присутствуют проблемы с обратной связью между специалистами по перевозкам и менеджерами по продажам - т.е. мешает постоянному и равномерному сбыту.

Анализ эффективности и экономичности организационной структуры предприятия

Оценка эффективности организационных структур проводится с целью выбора наиболее рационального варианта структуры или способа ее совершенствования.

Эффективность организационной структуры должна оцениваться на стадии проектирования, при анализе структур управления действующих организаций для планирования и осуществления мероприятий по совершенствованию управления. Комплексный набор критерией эффективности системы управления формируется с учетом двух направлений оценки ее функционирования:

- По степени соответствия достигаемых результатов установленным целям производственно - хозяйственной организации;

- По степени соответствия процесса функционирования системы объективным требованиям к его содержанию, организации и результатам.

Критерием эффективности при сравнении различных вариантов организационной структуры служит возможность наиболее полного и устойчивого достижения конечных целей системы управления при относительно меньших затратах на ее функционирование. Критерием эффективности мероприятий по совершенствованию организационной структуры служит возможность более полного и стабильного достижения установленных целей или сокращения затрат на управление, эффект от реализации которых должен за нормативных срок превысить производственные затраты.

Основные мероприятия по совершенствованию организационной структуры предприятия

Анализ организационной структуры ООО «Чебаркульская птица» показал, что предприятие имеет хороший трудовой потенциал. Однако, есть недостатки с сбытовыми, производственными функциями и проблемы с обратной связью между специалистами по грузоперевозкам и менеджерами по продажам.

В ходе наблюдения были отмечены факты несоответствия специалистами занимаемых должностей на производстве. Так, например технологи цеха ВКИ не имеют соответствующего образования и стажа работы, что негативно отражается на качестве продукции. Постоянная смена начальника производства цеха ВКИ, разрушает налаженную работу предыдущим руководителем.

Что касается обратной связи между специалистами по грузоперевозкам и менеджерами по продажам, в этом случае происходят постоянные срывы вывоза продукции, машины опаздывают к клиентам, продукция возвращается обратно на фабрику, утилизируется и соответственно не реализуется, что приводит к большим финансовым потерям фабрики.

Таким образом, в этих двух, губительных для предприятия ситуациях, необходимо выполнить следующий ряд рекомендаций.

Чтоб наладить ситуацию на производстве, необходимо взять начальника цеха ВКИ на постоянной основе, а не на контрактной (т.е. на определенный срок), провести мониторинг сотрудников с соответствующим образованием, для производственной деятельности. В случае если на производстве присутствуют сотрудники без требуемых знаний - сокращаются, на их места берутся квалифицированные работники, специализирующиеся на производственных процессах.

Для менеджеров по продажам и специалистов по грузоперевозкам - ввести штрафные санкции по начислению премии, за недопоставки по их вине, что и практикуется сейчас, на предприятии. После введения этих санкций, ситуация начала улучшаться.

1.3 Информационная система управления

Характеристика общей схемы информационных потоков в организации

Полное представление об информационных потоках в аппарате управления может быть получено при изучении его информационной структур и документированной и недокументированной информации.

Важно не просто получить информацию, но и иметь ее в таком виде, который бы обеспечил ее однозначную интерпретацию и был нагляден для восприятия. Поэтому информация должна поступать к руководителю в тщательно обработанном и подготовленном для анализа виде.

Совершенствование методов управления является одной из основных задач, от решения которой зависит степень прогресса предприятия. С каждым годом неизбежно растет и усложняется интенсивность обмена информацией на предприятии, в связи, с чем большую актуальность приобретает проблема создания методов описания, анализа и исследования потоков информации. Для ее решения рассматриваются: анализ организации; совершенствование схемы документооборота; разработка автоматизированных систем информационного обеспечения. Изучение потоков информации дает общее представление о функционировании объектов управления и является первым шагом в анализе организации. На данном этапе возможно решения ряда задач относительно улучшения схемы документопотоков. Дальнейшее исследование информационных потоков позволяет выявить элементы информационного отображения объекта, отношения между ними, структуру и динамику потоков информации.

На сегодняшний день все крупные и процветающие коммерческие структуры развитых государств имеют в своем штате подразделения, которые занимаются информационной деятельностью. В одних фирмах - это информационно - аналитический отдел, в других - информационно - аналитические задачи, отдел коммерческой разведки, информационный центр или служба информации.

Информационно - аналитическая служба является основным центром, в котором концентрируется, обрабатывается и анализируется самая разнообразная внешняя информация. То же справедливо и по отношению к внутренней информации. Большая часть внутренней информации попадает в нее из других подразделений организации и в основном представлена в уже обработанном, подготовленном для анализа виде.

Таким образом, основные задачи, стоящие перед информационной службой:

- Сбор, обработка и анализ внешней информации;

- Сбор, обработка и анализ внутренней информации;

- На основе проводимого анализа выработка соответствующих рекомендаций и предложений;

- Оперативное, полное наглядное предоставление результатов анализа, соответствующих выводы и выработанных рекомендаций;

- Долговременное хранение всей собранной информации для последующего ее использования в работе ;

- Решение нестандартных задач анализа деятельности фирмы.

Основные проблемы и трудности, характерные для деятельности информационной службы:

- Информационный отдел получает большие объемы информации из самых различных источников. Это приводит к невозможности одному человеку качественно обработать материал;

- Основная масса информации представлена на бумажных носителях и имеет самую разнообразную форму представления. Это существенно затрудняет и замедляет ее предварительную обработку;

- На этапе обработки и преобразования данных в электронный вид возникает вероятность появления ошибок и ввода неправильной информации;

- Основная масса информации поступает на бумажных носителях. С течением времени скапливаются большие объемы разнообразных печатных изданий, а также ксерокопий. Когда возникает потребность, в каких либо материалах, их поиск занимает слишком много времени.

Предлагаются следующие шаги для их решения:

- Разграничение обязанностей между специалистами службы;

- Внедрение современных компьютерных и информационных технологий работы с информацией.

Информационная система (ИС) - это вся инфраструктура предприятия, задействованная в процессе управления всем информационно - документальными потоками, включающие в себя следующие обязательные элементы:

- Информационная модель, представляющая собой совокупность правил и алгоритмов функционирование ИС;

- Регламент развития информационной модели и правила внесения в нее изменения;

- Кадровые ресурсы, отвечающие за формирование и развитие информационной модели;

- Программный комплекс, конфигурация которого соответствует требованиям информационной модели;

- Регламент внесения изменений в конфигурацию программного комплекса;

- Аппаратно - техническую базу, соответствующую требованиям по эксплуатации программного комплекса;

- Эксплуатационно - технические кадровые ресурсы;

- Правила использования программного комплекса и пользовательские инструкции.

Обслуживание в больших предприятиях занимает от 50 - 70% имеющихся мощностей, поэтому можно представить соответствующую автономную часть структуры. Вместе с тем против расчленения этого подразделения говорит часто то, что на практике работа по проектирование систем их разработчикам оказывается наиболее качественным, поэтому действительно имеет смысл обеспечить эти функции с помощью одних и тех же людей.

Организация, хранилище данных, обработка и контроль находятся в производственных подразделениях. Очень часто используется только стандартное прикладное программное обеспечение; функции поддержки и сопровождения в таких предприятиях часто передаются на сторону.

Анализ путей устранения недостатков коммуникационного процесса

Коммуникация - это процесс обмена между людьми информацией интеллектуального или эмоционального содержания. Под информацией понимается любая совокупность сведений, первичным источником которых был опыт.

Обмен информацией начинается с отбора или формулирования идеи. Отправитель решает, какую значимую идею или информацию следует сделать предметом обмена.

Прежде чем передать идею, отправитель должен с помощью символов закодировать ее, используя для этого слова, интонации, жесты. В ряде случаев форма оказывается важнее содержания. Кодирование превращает идею в сообщение.

Основная цель коммуникационного процесса - обеспечение понимания принимающим информационного сообщения.

Коммуникация на предприятии - это обмен информацией, на основе которой руководитель получает сведения, необходимые для принятия решений, и доводит это решение до исполнителей.

Обмен информацией встроен во все основные виды управленческой деятельности (функции управления). Поэтому коммуникации называют связующим процессом. Виды обмена информацией: а) между фирмой и внешней средой; б) между иерархическими уровнями управления фирмы; в) между подразделениями одного уровня; г) между руководителем и подчиненными; д) неформально между работниками фирмы.

Для обмена информацией в фирме используют разные средства: деловые беседы, обсуждения, совещания, телефонные разговоры, собрания, служебные записки, отчеты, справки и подобную документацию, циркулирующую внутри фирмы, которая очень часто является реакцией на возможности или проблемы, создаваемые внешним окружением.

Коммуникации должны: осуществляться своевременно, быть достоверными, быть достаточно полными.

Если коммуникации налажены плохо, то и решения могут оказаться ошибочными, люди могут неверно понимать, чего от них хочет руководство, наконец, от этого могут страдать межличностные отношения. Поэтому эффективность коммуникаций определяет не только качество принимаемых решений, но и то, как они в действительности будут реализованы.

Для снижения отрицательного воздействия этих проблем организация может использовать следующие приемы:

1)Постоянное регулирование информационных потоков путем создания банка информационных данных, внутреннего рынка информации, пунктов отслеживания и сортировки получаемой извне информации, отслеживание мест информационных перегрузок;

2)Контроль за процессами обмена информацией, информационными каналами. Для этого можно проводить такие мероприятия, как разработка плана - графика, периодическая отчетность, регулярные встречи с подчиненными для обсуждения возможных перемен в организации и т.д.;

3)Организация системы сбора информации от исполнителей путем создания действующих каналов от подчиненных к руководству, исключающих фильтрацию информации в ходе ее прохождения по структурным уровням. Это возможно с помощью ящиков для предложений, частной телефонной связи.

4)Создание дополнительных каналов для исключения искажения информации или двойственного понимания информационных сообщений путем повторения распоряжений или приказов в специально выпускаемых бюллетенях, информационных листках, регулярных обсуждений или собраний, доски объявлений, демонстрационных витрин, местных средств радио или телевещания и т.д. кроме того, полезно вовлекать самих пользователей информации в разработку систем и процедур сбора данных;

5)Использование современных информационных технологий, что, подводит руководство организаций к решению проблемы создания качественной системы коммуникаций. В частности, к таким мероприятиям относятся внедрение персональных компьютеров на рабочих местах, электронной почты, выход в Интернет, связи с другими организациями и т.д.;

6)Предотвращение возникновения барьеров между различными подразделениями и должностными статусами в организации.

Требования к документообороту

Организация работы с документами - организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности предприятия. Документооборот является важным звеном в организации делопроизводства ООО «Чебаркульская птица» так как он определяет не только инстанции движения документов, но и скорость движения документов. В делопроизводстве документооборот рассматривается как информационное обеспечение деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданных документов. Основными правилами организации документооборота ООО «Чебаркульская птица» являются:

- Оперативное прохождение документа, с наименьшими затратами времени;

- Максимальное сокращение инстанций прохождения документа (каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов);

- Порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными.

Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства - возможность централизованного выполнения однородных технологических операций. Основной структуры любого документооборота является документ. Все документ. Все документы (традиционные на бумаге и на магнитных носителях) в комплексе на ООО «Чебаркульская птица» согласованы путем соблюдения правил особенностей представления информации на каждом из носителей.

Организация документооборота - это правила, в соответствии с которыми должно происходить движение документов. Организация документооборота объединяет всю последовательность перемещений документов в аппарате управления ООО «Чебаркульская птица», все операции по приему, передаче, составлению и оформлению, отправлен и подшивке документов в дело. Документооборот является важной составной частью делопроизводства и информационного обеспечения управления. Четко организованный документооборот ускоряет прохождение и исполение документов в ООО «Чебаркульская птица».

Порядок прохождения документов и организация всех операций при работе с ними, регламентирован инструкцией по делопроизводству в ООО «Чебаркульская птица». (Приложение 6).

Исходящие. Исходящий документ - официальный документ, отправляемый из учреждения. Большинство исходящих документов являются ответом организации на входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовится на основе внутренних документов организации. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например, запросы в другие организации).

Внутренние. Внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации. Данные документы используются для организации работы ООО «Чебаркульская птица», так как они обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одной организации.

В отделе логистики ООО «Чебаркульская птица» весь основной поток документов по перевозчикам проходит через специалиста Ведущий статист.

Акт выполненных работ по маршрутам Индивидуальных Предпринимателей (перевозчиков), тщательно проверяется. (Приложение 7). Контролируется читаемость печатей в накладных, наличие всех накладных по маршрутному листу, просчитывается верная сумма на оплату рейса (ставка, доплаты за приграничные районы, за выходной или праздничный день, за дополнительный город, паллетирование, дополнительные точки). Аты выполненных работ проходят 4 этапа проверки:

1)Проверка перевозчиком, наличия всех необходимых документов в акте (Акт, договор заявка, маршрутный лист, накладные);

2)Проверка специалистом по грузоперевозкам, так отслеживается наличие всех необходимых составляющих акта плюс проверка верности подсчета оплаты за рейс;

3)Проверка Ведущим статистом, все то же самое, но более тщательно. При наличии не доработок (не верная ставка по протоколу, не читаемая печать, отсутствие печатей, отсутствие накладных) возвращается перевозчику на корректирование. Документы, которые прошли проверку, вводит в программу «Агро» и дает документу порядковый номер;

4)После проверки Ведущим статистом документов, он составляет реестр. Далее реестр попадает в бухгалтерию, где акты проходят последнюю проверку и в случае верного составления акта, проводится и подписывается бухгалтером. После идет в оплату;

Характеристика системы делопроизводства организации или системы электронного документооборота

На больших предприятиях вроде ООО «Чебаркульская птица», тяжело вести учет документов только в бумажном варианте. По этому организации прибегают к помощи электронных баз хранения, к таким на пример как 1С, или в нашем случае программе «Агро», где регистрируется вся бумажная документация.

Программа «Агро» - это программа созданная на основе, программы 1С, но подстроенная под ООО «Чебаркульская птица». В ней хранится весь документооборот предприятия.

С помощью этой программы, специалисты по грузоперевозкам, отслеживают все заявки на текущий день, а вечером, когда начинается основная работа, по распределению машин, специалисты выгружают эти заявки в логистическую программу «Антор». (Приложение 8). Составляют маршруты, распечатывают заявки с плановыми маршрутными листами и отдают на склад. Далее на складе, грузчики по заявкам собирают продукцию и загружают в автомобиль. В то время как собирается продукция, кладовщик по плановому маршрутному листу составляет фактический и выбивает накладные.

Перевозчик выполнив свой маршрут, как говорилось уже выше, составляет акт выполненных работ, сдает логисту, тот в свою очередь статисту, статист проверив документ, вводит его в программу «Агро» (Приложение 9), передает в бухгалтерию и т.д.

Все производственные, документальные процессы проходят строго по этой программе.



2. Система управления персоналом

2.1 Характеристика организации и структуру кадровой службы на предприятии

Главное назначение кадровой службы состоит в том, чтобы не только руководствоваться в осуществлении кадровой политики интересами предприятия, но и действовать с учетом трудового законодательства, реализации социальных программ, принятых как на федеральном, так и на территориальном уровне. Функции, структура и задачи кадровой службы тесно связаны с характером развития экономики, пониманием руководством предприятия (организации) роли персонала в выполнении целей и задач, стоящих перед производством (организацией). Перечень работ связанных с обеспечением эффективного управления персоналом, имеет относительно стандартный вид для всех предприятий. Это значит, что их реализация является необходимым и достаточным условием реализации задач и функций управления.

Главный потенциал предприятий заключен в кадрах. Без нужных квалифицированных работников ни одна организация не может достичь целей и выжить в конкурентной борьбе.

Директор по персоналу
Специалисты отдела кадров		Менеджер по подбору персонала

Рис.4 Структура кадровой службы ООО «Чебаркульская птица»

В обязанности менеджера по подбору персонала входят: планирование, набор, интервьюирование, тестирование, анализ внешнего рынка рабочей силы. Изучение и анализ качества трудовой жизни, морально - психологического климата, внутрифирменных коммуникаций. Программы обучения и организации непрерывного образования, система профессионально - квалифицикационного продвижения.

В обязанности специалиста отдела кадров входит: разработка и текущий контроль за выполнением положений коллективного договора. Анализ и оценка работы, разработка тарифных отношений, тарифных сеток, анализ и увязка со всеми направлениями работы с кадрами, надзор за социальными компенсациям.

Цель кадровой службы ООО «Чебаркульская птица» соответствует задачам, которые ставит перед собой организация. Для решения поставленных задач отдел кадров осуществляет следующие функции:

- Разрабатывает кадровую политику, а также комплекс мероприятий по ее реализации;

- Составляет расчеты потребности в кадрах и определяет источники ее удовлетворения на основе изучения рынка труда;

- Обеспечивает организацию кадрами рабочих и служащих требуемых профессий, специальностей и квалификации в соответствии с целями, стратегий и предметом деятельности общества;

- Формирует и ведет банк данных о количественном и качественном составе кадров;

- Совместно с руководителями структурных подразделений осуществляет подбор и отбор работников и вносит предложения об их назначении на должности;

- Информирует работников общества об имеющихся вакансиях;

- Устанавливает связи с учебными заведениями, службами занятости, кадровыми агентствами для подбора персонала, а также средствами массовой информации для помещения объявлений о найме работников;

- Оформляет прием, перевод и увольнение работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами генерального директора общества;

- Ведет учет личного состава, установленную документацию по кадрам;

- Выдает справки о трудовой деятельности работников, занимаемой должности и размере заработной платы;

- Осуществляет прием, заполнение, хранение и выдачу трудовых книжек;

- Готовит материалы для представления работников к поощрениям, для привлечения работников к материальной и дисциплинированной ответственности;

- Совместно с руководителями структурных подразделений осуществляет расстановку кадров на основе оценки их квалификации, личных и деловых качеств;

- Организует проведение аттестации работников общества, ее методические и информационное обеспечение;

- Анализирует результаты аттестации и т.д.

Работа отдела кадров осуществляется в соответствии с утвержденными планами.

Планы отдела составляются начальником отдела. Указания начальника отдела являются обязательными для подчиненных работников. Работники отдела выполняют функции, возложенные на отдел. Требовать от работников выполнения обязанностей, не оговоренных в трудовом договоре и не определенных в должностных инструкциях, запрещается.

Для качественного и полного выполнения функций в отеделе создаются группы работников, отвечающих за следующие направления: Увольнение, перемещение, отпуска, командировки, изучение и оценка кадров, состояние трудовой дисциплины, оформление пенсий.



2.2 Основные функции и направления деятельности службы управления персоналом

Служба управления персоналом - совокупность подразделений организации, выполняющих функций системы управления персоналом. Различают следующие организационные формы службы управления персоналом:

- Отдел кадров;

- Кадровая служба;

- Управление кадров;

- Департамент управления персоналом;

- Управление человеческими ресурсами.

Служба управления персоналом по своей сути непосредственно не участвует в основной деятельности организации, но обеспечивает ее нормальное функционирование. Главная цель данной службы - управление персоналом организации в рамках избранной кадровой политики. В связи с этим принято разделять стратегические и тактические направления работы службы персонала. В рамках стратегического направления кадровая служба выполняет ряд задач, связанных с формированием кадровой политики, т.е. совокупность правил и норм, целей и представлений, которые определяют направление и содержание работы с персоналом. Тактическое направление решает текущие задачи кадровой службы, не зависящие от направления деятельности предприятия и отличающиеся достаточным разнообразием.

Главное назначение кадровой службы состоит в том, чтобы не только руководствоваться в осуществлении кадровой политики интересами предприятия, но и действовать с учетом трудового законодательства, реализации социальных программ, принятых как на федеральном, так и на территориальном уровне.

Всякая управленческая деятельность может быть представлена на предприятии как система управления людьми и их трудовой деятельностью. В основе любого управления согласно теории менеджмента лежат пять функций - планирование, организация, координация, мотивация и контроль, которые находят свое отражение в классическом наборе функций службы управления персоналом. Социальная цель подразумевает обеспечение организации кадрами, их эффективное использование, профессиональное и социальное развитие.

Выделяют несколько классификаций кадровых функций в зависимости от различных критериев:

От направленности работы:

- Социальная функция - отражается в обеспечении занятости;

- Нормативная функция - выражается в соблюдении трудового законодательства;

- Воспитательная функция - заключается в методах стимулирования сотрудников;

- Информационно - аналитическая функция - отражается в информационном обеспечении процесса управления;

- Контрольная функция - позволяет регулировать процессы управления персоналом внутри организации, а также производить мониторинг рынка труда;

От направленности кадровой службы:

- Административная функция - разработка и принятие основных нормативных актов организации;

- Функция делопроизводства - введение кадрового делопроизводства;

- Функция трудоустройства - рекрутинг, адаптация сотрудника к рабочему месту;

- Функция развития - повышение, подготовка и переподготовка кадров, управление карьерой сотрудников;

- Функция лояльности - поддержание и стабилизация персонала, решение социальных вопросов;

- Функция, отвечающая за управление дисциплиной, условиями труда и техники безопасности.

Среди современных функций выделяют:

- Определение потребности в персонале - планирование качественной потребности в персонале, выбор методов расчета количественной потребности в персонале, планирование количественной потребности в персонале;

- Обеспечение персоналом - получение и анализ маркетинговой информации, разработка и использование инструментария обеспечения потребности в персонале, отбор персонала, его деловая оценка;

- Развитие персонала - планирование и реализация карьеры и служебных перемещений, организация и проведение обучения;

- Использование персонала - определение содержания и результатов труда на рабочих местах, производственная социализация, введение персонала, его адаптация к трудовой деятельности, упорядочение рабочих мест, обеспечение безопасности труда, высвобождение персонала; и т.д.

Функции службы персонала во многом определяют организационную структуре, т.е. структуру организации, в которой элементами служат подразделения или отдельные участники системы, а связи выражают включенность участников или подразделений в другие подразделения. Также на процесс разработки функциональной структуры организации влияет размер организации, специфика и направленность деятельности, разделения труда организации, особенности выпускаемой продукции или оказываемых услуг. В крупных организациях с широкими финансовыми возможностями за каждую функцию отвечает конкретный специалист или небольшой отдел.



2.3 Принципы и особенности построения структуры управления персоналом

В новых условиях необходимо широко использовать принципы и методы проектирования организации управления на основе системного подхода.

Без развития методов проектирования структур управления затруднено дальнейшее совершенствование управления и повышения эффективности производства, так как:

1) В новых условиях в целом ряде случаев нельзя оперировать старыми организационными формами, которые не удовлетворяют требованиям рыночных отношений, создают опасность деформации самих задач управления;

2) В сферу хозяйственности управления техническими системами. Комплексный подход к совершенствованию организационного механизма ранее во многом был подменен работой по внедрению и использованию автоматизированных систем управления;

3) Создание структуры должно опираться не только на опыт, аналогию, привычную схему и интуицию, но и на научные методы организационного проектирования;

4) Проектирование сложнейшего механизма - механизма управления - должно возлагаться на специалистов, владеющих методологией формирование организационных систем.

При разработке принципов и методики проектирования структуры как застывшего набора органов соответствующих каждой специализированной функции управления. Прежде всего, необходимо включать систему целей и их распределение между различными звеньями. Сюда относится сотав подразделений, которые находятся в определенных связях и отношениях между собой, распределение ответственности. Важными элементами структуры управления являются коммуникации, потоки информации и документооборот в организации. Организационная структура - это поведенческая система, это люди и их группы. Постоянно вступающие в различные взаимоотношения для решения общих задач.

Системность подхода к формированию структуры проявляется в следующем:

- Не упускать из виду ни одну из управленческих задач, без решения которых реализация целей окажется не полной;

- Выявить и совместить применительно к этим задачам всю систему функции, прав и ответственности по вертикали управления - от генерального директора предприятия до мастера участка;

- Исследовать и организационно оформить все связи и отношения по горизонтали управления;

- Обеспечить сочетание вертикали и горизонтали управления.

Основное назначение большинства производственных организаций с, определяется целями удовлетворения рыночной потребности в производимой продукции и услугах. Вместе с тем соответствие между системой целей и организационной структурой управления не может быть однозначным.

В единой системе должны рассматриваться и различные методы формирования организационных структур управления. Эти методы имеют различную природу, каждый из них в отдельности не позволяет решить все практически важные проблемы и должен приниматься в органичном сочетании с другим.

Процесс формирования организационной структуры включает в себя формулировку целей и задач, определение состава и место подразделений, их ресурсное обеспечение, разработку регламентирующих процедур, документов, положений, закрепляющих и регулирующих формы, методы, процессы, которые осуществляются в организационной системе управления.



2.4 Профессиональный состав, квалификационный и образовательный уровень кадров

Кадры предприятия - это совокупность работников различных профессионально - квалификационных групп занятых на предприятии и входящих в его состав. В состав включаются все работники, принятые на работу, связанную как с основной, так и не с основной его деятельностью.

Кадры являются главным ресурсом каждого предприятия, от качества и эффективности использования которого во многом зависят результаты деятельности предприятия и его конкурентоспособность. Трудовые ресурсы приводят в движение материально - вещественные элементы, создают продукт, стоимость и прибавочный продукт в форме прибыли.

Известно, что персонал предприятия или организации обладает определенными качественными характеристиками, что определяет его структуру по категориям. Категории персонала , в свою очередь, могут структурироваться по профессиям, специальностям, квалификационным признакам.

Квалификация - это совокупность знаний и практических навыков, позволяющих выполнять работы определенной сложности.

Квалификация рабочих определяется разрядами:

- Специалист 1,2,3 категории;

- Без категории.

Руководители распределяются по структурам и звеньям управления.

По структурам управления руководители подразделяются:

- На линейных;

- Функциональных.

По звеньям управления руководители подразделяются:

- Высшего;

- Среднего;

- Низшего.

К менеджерам разного уровня относятся руководители всех звеньев управления, а так же специалисты управленческих служб:

- Менеджеры по рекламе;

- Менеджеры по персоналу;

- Менеджеры по сбыту и т.д.

2.5 Технология разработки должностных инструкций, их назначение

Должностная инструкция - это повсеместно применяемый на практике документ, в котором подробно регламентируются вен основные моменты, связанные с выполнением работ по конкретной должности. Она определяет квалификационные требования к претендентам на ту или иную должность, функции работника, его права, обязанности, сферу ответственности. Трудовой кодекс РФ и иные нормативные правовые акты не регламентируют вопросы составления, утверждения и применения должностных инструкций.

Важно учитывать, что должностная инструкция разрабатывается не для конкретного работника, а для определенной должности. Она обезличена и регламентирует выполнение работ по данной должности безотносительно к тому, кто ее занимает и сколько сотрудников организации работает на таких должностях.

Как правило, разработкой должностных инструкций в организациях занимаются специалисты кадровых служб, занимающихся организацией труда. В немногочисленных организациях, не располагающих такими специалистами, разработкой этих документов могут заниматься руководители. Но без соответствующей подготовки составить качественную должностную инструкцию затруднительно, поэтому зачастую руководители таких организаций прибегают к помощи сторонних специалистов.