Управление проектом распределения ресурсов на предприятии

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

МИНОБРНАУКИ РОССИИ

Федеральное государственное бюджетное образовательное

учреждение высшего образования

«Ярославский государственный университет им. П.Г. Демидова»

Университетский колледж

КУРСОВАЯ РАБОТА

МДК 02.02 Управление проектами

Управление проектом распределения ресурсов на предприятии

Выполнила: А. Привезенцев

Руководитель: Н.Н. Заботина

Ярославль 2019

СОДЕРЖАНИЕ

• ВВЕДЕНИЕ
• 1. РАЗРАБОТКА КОНЦЕПЦИИ ПРОЕКТА
• 1.1 Содержание проектной идеи
• 1.2 Содержание проектной идеи
• 1.3 Окружение проекта
• 1.4 Участники проекта
• 1.5 Устав и паспорт проекта
• 2. ПЛАНИРОВАНИЕ ПРОЕКТА
• 2.1 Структура разбиения работ
• 2.2 Календарное планирование проекта
• 2.3 Планирование ресурсов
• 2.4 Оценка стоимости проекта
• 2.5 Оценка эффективности проекта
• 2.6 Анализ рисков
• 3. УПРАВЛЕНИЕ ПРОЕКТОМ
• 3.1 Формирование команды проекта
• 3.2 Управление коммуникациями
• 3.3 Управление качеством
• 3.4 Контроль проекта
• ЗАКЛЮЧЕНИЕ
• СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ
• ПРИЛОЖЕНИЯ Ошибка! Закладка не определена.

ВВЕДЕНИЕ

Системы управления ресурсами это комплекс программных, технических, информационных, лингвистических, организационно-технологических средств и действий квалифицированного персонала, предназначенный для решения задач планирования и управления ресурсной базой организации.

В современных условиях эффективное управление ресурсами предприятия представляет собой ценный процесс управления организации в целом. Следовательно, повышение эффективности управленческой деятельности ресурсами предприятия на основе систем управления ресурсами становится одним из направлений совершенствования деятельности предприятия в целом.

Внедрение систем управления ресурсами предприятием, как и любое серьезное преобразование на предприятии, является сложным и зачастую болезненным процессом.

Целью курсовой работы: рассмотреть понятие, виды и особенности систем управления ресурсами предприятия, более эффективное распределение ресурсов за счёт внедрения автоматизированной информационной системы на предприятие к 15.04.2019.

Задачи курсовой работы:

1. рассмотреть понятие систем управления ресурсами предприятия и их классификацию;

2. изучить оценку эффективности внедрения систем управления ресурсами предприятия;

3. Разработать концепцию проекта.

4. Реализовать план реализации проекта.

5. Сделать оценку стоимости проекта.

6. Проанализировать риски проекта.

7. Сформировать команду проекта.

8. Организовать контроль над проектом.

Курсовая работа содержит: введение, раздел разработки концепции, раздел планирования проекта, раздел управления проектом, заключение и список литературы, который использовался при написании курсовой работы и приложений.

1. РАЗРАБОТКА КОНЦЕПЦИИ ПРОЕКТА

1.1 Содержание проектной идеи

Генеральная цель проекта: достигнуть возможности более эффективно распределять ресурсы предприятия с целью увеличить прибыль организации не менее чем на 50% к следующему году и получить возможность к концу проекта перевести часть бумажного документооборота в электронный вид.

Важность данного проекта для заказчика в том, что можно использовать данный продукт в любое время и в любом месте, где есть подключение к сети интернет, а также сократить бумажный документооборот и перевести его в электронный вид, что поможет поднять эффективность работы персонала организации.

Заказчик сможет смотреть статистику по остаткам ресурсов, а его менеджеры смогут изменять количество требуемых ресурсов, вносить новые виды ресурсов в систему, добавлять новых поставщиков, создавать заявки уже существующим поставщикам, а бухгалтера вести учет ресурсов, благодаря этого можно будет отследить какие ресурсы расходуются чаще других и на основании этого повысить закупку. Электронный документооборот позволит ускорить создание накладных организации и сократить бумажный документооборот организации.

Благодаря этому проекту будет произведено улучшение условий труда сотрудников организации, больше не нужно будет ввести много бумажного документооборота, это позволит сотрудникам заниматься более важными рабочими делами, что поднимет эффективность работы организации.

По сравнению с аналогичными продуктами на рынке, данный проект интуитивно понятный пользователю, что позволит сразу после ввода в эксплуатацию, без особой подготовки персонала, начать использовать данный продукт. Продукт является сетевым, что дает возможность руководителю организации в любое время пользоваться системой. В системе есть разделение ролей и защита от несанкционированный доступа.

Данный проект рассчитан на реализацию в течение четырех месяцев начиная с 09.01.2019 и заканчивая 15.04.2019.

1.2 Цели проекта

Генеральная цель системы: достигнуть отслеживания ресурсов предприятия с целью более эффективного распределения ресурсов и в дальнейшем получения прибыли организации “АртПри” не менее чем на 50% к следующему году, а также повысить производительность работы персонала с первого месяца использования системы, с помощью сокращения бумажного документа оборота организации и перевода ее в электронный вид.

Для достижения генеральной цели проекта необходимо решить следующие задачи:

1.Проектные задачи.

1.1. Подготовить проектную документацию.

1.2. Сформировать команду проекта.

1.2. Проанализировать предметную область торговой организации “АртПри”.

1.3. Изучить организационную структуру организации.

1.4. Проанализировать бизнес-процессы в торговой организации.

1.5. Разработка технического задания на разработку системы.

2.Производственные задачи.

2.1. Разработка функциональных моделей системы.

2.2. Разработка информационной системы.

2.3. Проведение тестирования системы.

3. Задачи по подготовке персонала.

3.1. Подготовить руководство пользователя.

3.2. Провести консультацию руководству компании, по управлению системой.

4. Задачи по внедрению и поддержке системы.

4.1. Внедрить систему в организацию заказчика - “АртПри”.

4.2. Выполнять поддержку системы в период, указанный в договоре с заказчиком.

1.3 Окружение проекта

Разрабатываемый проект ориентируется на организацию “АртПри”, поэтому имеет дальнее и ближнее окружение [10].

Дальнее окружение формируется внешними факторами, которые оказывают влияние на проект - та часть окружающей среды, которая существует независимо от проекта.

В дальнее окружение проекта по разработке информационной системы торговой организации входят внешние факторы такие как: государственные стандарты, экономическая факторы, энергоснабжение, средства телекоммуникации [5].

В экономические факторы входят: уровень инфляции и стабильность валюты, а также уровень цен на аналогичные системы, этот фактор на прямую влияет на финансирование системы.

Организация “АртПри” не эффективно распределяет ресурсы, из-за этого вытекают следующие проблемы:

1. Застой материальных ресурсов, что приводит к потере сроков годности продукции

2. Нехватка ресурсов для продолжения работы предприятия, а поставка возможно только через неделю после оформления заказа

В штате организации работают продавцы и менеджеры. Заказы поставщику составляются на основе заявок, поступающих от менеджеров. В организации ведутся маркетинговые исследования, в результате которых могут появляться новые поставщики и исчезать старые.

Необходимо автоматизировать распределение ресурсов на предприятии, для экономии времени менеджеров и бухгалтеров организации, также необходимо автоматизировать составление заявок и заказов поставщикам. После формирования заказов поставщикам, необходимо реализовать выгрузку файла из системы, для дальнейшего использования, это позволит менеджерам экономить время на напечатание текста заказа. Также менеджеры смогут менять цены в системе, что позволит бухгалтерам быстро составлять накладные.

Благодаря этому проекту, руководство торговой организации сможет поднять производительность рабочих организации и в режиме реального времени, наблюдать за статистикой организации, на основании статистики руководство организации сможет эффективнее распределять ресурсы, а значит и увеличить прибыль.

Во внутреннее окружение проекта входят факторы такие как: стиль руководства проекта, команда, экономические условия, коммуникации.

Стиль руководства влияет на атмосферу в проекте, на творческую активность и работоспособность всей команды проекта.

Основной интерес команды проекта связан с получением прибыли от реализации проекта.

Экономические условия проекта определяют его основные стоимостные характеристики, такие как: функциональность и адаптивность системы, защищённость, резервирование при сбоях. Экономические условия на прямую связаны с качеством проекта.

Средства коммуникации определяют полноту, достоверность и оперативность обмена информацией между участниками проекта.

1.4 Участники проекта

Участники проекта - физические или юридические лица, которые непосредственно вовлечены в реализацию проекта [11].

По степени вовлеченности в проект можно выделить три группы участников:

- основная команда - группа специалистов, непосредственно работающих над осуществлением проекта в тесном контакте друг с другом;

- расширенная команда - более обширная, чем основная группа, объединяет специалистов, оказывающих содействие членам основной группы, но не участвующих напрямую в осуществлении проекта и достижении его целей;

- заинтересованные стороны - люди и организации, оказывающие влияние на членов основной и расширенной команд и на ход работ по проекту, но не вступающие с ними в прямое сотрудничество.

Основные участники проекта:

Руководитель проекта - несет ответственность за общее планирование, контроль, направление в течении всех фаз жизненного цикла проекта. Задача руководителя проекта - руководство всеми лицами, участвующих в проекте. Руководитель наделяется полномочиями по проекту: правом отдавать функциональным лидерам проекта распоряжения. Руководство проектом также включает в себя получение информации необходимой для мониторинга проектом. Функции руководителя:

1) Формирование команды проекта.

2) Разработка плана проекта и обеспечения достижение требуемых результатов.

3) Контроль выполнения задач.

4) Проведение переговоров.

5) Расставления приоритетов проекта.

6) Разрешение конфликтных ситуаций.

7) Распределение ресурсов проекта.

8) Заключение договоров и контрактов для проекта.

Заказчиком проекта является торговая организация “АртПри” - ключевая задача заказчика заключается в обеспечении ресурсов проекта. Организация была создана в 2009 году, ведёт продажу офисной мебели. Уставной капитал 150.00рублей. Юридический адрес: 150075, Ярославская область, город Ярославль, Доброхотова улица, 12. д, офис 6.

На проекте заказчик является лицом, принимающим решения, которые находятся за пределами руководителя проекта. Функции заказчика:

1) Утверждать бизнес-цели проекта, включая расписания и бюджет, и вносимые в них изменения;

2) Назначать и утверждать менеджера проекта, а также утверждать соответствующую должностную инструкцию и порядок подчинения;

3) Формировать стратегические указания для менеджера проекта по ходу отслеживания результатов проекта;

4) Вносить и утверждать основные изменения по проекту и решения, касающиеся выделения ресурсов;

5) Утверждать решения о внесении изменений в базовую линию проекта.

Команда разработчиков системы - организованная структура специалистов, привлеченных для выполнения разработки системы и технической документации к системе. Функции команды разработчиков:

1) Разработать техническое задание.

2) Разработать модель системы.

3) Разработать систему.

4) Провести тестирование системы.

5) Подготовить руководство пользователя системы.

В команду разработчиков входят: программисты, архитекторы системы, тестировщики, вебмастера

Программисты выполняют разработку модели системы и самой системы, участвуют в создании руководства пользователя.

Архитекторы системы продумывают требования, техническое и программное оснащение будущей системы.

Тестировщики проводят проверку системы на наличие ошибок и неточностей выполнения.

Вебмастера разрабатывают эргономичный дизайн проекта.

1.5 Устав и паспорт проекта

Устав проекта предоставлен в приложении А. Паспорт проекта предоставлен в приложении Б.

2 ПЛАНИРОВАНИЕ ПРОЕКТА

2.1 Структура разбиения работ

Структура разбиения работ является исходным пунктом планирования любого проекта позволяющий участникам проекта и всем заинтересованным лицам достигнуть четкого понятия о проекте [6].

Этот метод основан на разбиение проекта на этапы, создавая иерархическую структуру декомпозиции проекта. Благодаря этой технологии планирования, можно применять другую технологию - планирование временем.

Проект содержит несколько уровней декомпозиции работ. Рисунок структуры разбиения работ предоставлен в приложение В.

На первом этапе реализации проекта по созданию информационной системы торговой организации необходимо разработать проектную документацию. В этот этап входит: разработка устава и паспорта проекта, оценка стоимости проекта, согласование устава и паспорта с заказчиком, анализ рисков проекта и оценка эффективности проекта.

В уставе проекта содержится краткое описание проекта, а в паспорте проекта содержаться общая характеристика проекта. Оценка стоимости проекта необходима для определения финансирования в самом начале проекта. Анализ рисков проводиться с целью выявления и минимизации препятствий при достижении конечной цели проекта.

На второй этапе реализации проекта приводиться создание команды. В этот этап входит: создание реестра навыков команды проекта, определение состава команды проекта, создание матрицы ответственности участников проекта, распределение задач в команде проекта.

Реестра навыков команды проекта необходим для определения минимальных требований к подбору участников системы, в определение состава команды проекта входит подбор участников проекта, матрица ответственности создаться для указания обязательств для каждой группы команды, распределение ролей в команде проекта необходимо для указания каждому члену команды его области действия.

На третьим этапе реализации проекта происходит разработка информационной системы. В этот этап входит три уровня декомпозиции работ: проведение анализа предметной области, разработка технического задания на разработку информационной системы, рабочие проектирование информационной системы, внедрение информационной системы.

В проведение анализа предметной области входит: определение заказчиком, назначения системы, анализ организации, сбор сведений.

В разработку технического задания на разработку информационной системы входит: формирования требований к системе, персоналу, техническим средствам, программному обеспечению и безопасности системы. На этом этапе формируется указания разработчикам, по которым они будут проектировать систему.

На под этапом разработка информационной системы выполняться следующие задачи: рабочие проектирование, разработка функциональной модели системы, разработка логической и физичкой модели базы данных, разработка системы, разработка документации к системе и тестирование системы. По итогу этого под этапом система должна быть полностью готова к бедующей эксплуатации.

Финальный момент проекта - это внедрение системы и подписание акта сдачи в эксплуатацию. На этом этапе происходит: назначение сроков проведения внедрения системы, внедрение системы в организацию и подписание акта сдачи системы.

В качестве средства наглядной реализации структуры разбиения работ использовалось программное обеспечение Microsoft Project [1].

2.2 Календарное планирование

Для календарного планирования был использован инструмент “Диаграмма Гантта”. Диаграмма была построена с помощью программного обеспечения Microsoft Project [1].

Календарный план позволяет руководителю проекта отслеживать выполнение задач по проекту. Благодаря программному обеспечению Microsoft Project и средству “Диаграмма Гантта” можно легко отследить задержки и опережения выполнений задач по плану. Для этого в программном обеспечении Microsoft Project каждой задаче нужно назначить предшествующую и указать срок выполнения задачи (в днях), программа автоматически определит по календарю начало и окончание задачи.

На диаграмме Гантта видно, что разработка проекта займет 4 месяца. Рисунок с диаграммой Гантта предоставлен в приложение Г.

Каждый вид работ имеет свой шифр, предшествующую работу, продолжительность и содержание работы. Все эти показатели важны для календарного планирования [2].

2.3 Планирование ресурсов

Работы для проекта требуют разнообразных ресурсов. Существует три основных типа ресурсов: трудовые, материальные, технологические. Благодаря планированию ресурсов можно строить смету проекта. Рисунок с использованием ресурсов предоставлен в приложение Д [3].

Основной тип ресурсов проекта по разработке информационной системы торговой организации является трудовой, рисунок 1 содержит информацию о трудовых ресурсах. В этот тип входят роли проекта: руководитель проекта, заказчик, аналитик, программисты, архитекторы системы, технические писатели, тестировщики. Трудовой ресурс позволит составить смету проекта, благодаря диаграмме Гантта можно увидеть количество трудозатрат каждой роли в проекте и рассчитать затраты на выполнения каждой задачи.

Внешние поступления и доходы предприятия формируют его финансовые ресурсы. Последние могут быть собственными и заемными (привлеченными).

В качестве собственных финансовых ресурсов выступают:

1. уставный капитал (доли в уставном фонде, паи, акции);

2. финансовые резервы (нераспределенная прибыль);

3. благотворительные взносы и прочие безвозмездные отчисления сторонних лиц.

Эта группа финансовых ресурсов начинает формироваться на этапе создания предприятия и пополняется на протяжении всего жизненного цикла субъекта хозяйствования.

К числу заемных финансовых ресурсов относят:

1. кредитные ресурсы;

2. банковские ссуды;

3. облигационные займы и прочие поступления от размещения ценных бумаг на фондовом рынке.

Управление финансовыми ресурсами призвано эффективно решать проблемы определения оптимального состава активов предприятия, текущего и перспективного управления финансовой деятельностью, обеспечивающей финансовую устойчивость предприятия, поиска источников финансирования и определения их оптимальной структуры.

Финансовые ресурсы тесно переплетаются с ресурсами материальными. Принципы управления и теми, и другими едва ли не тождественны.

Функции по управлению финансовыми и материальными ресурсами предприятия возлагаются на директора предприятия, главного бухгалтера, планово-экономические и финансовые службы.

Директор обладает правом подписи финансовых документов, принимает участие в разработке стратегии финансового развития предприятия, несет персональную ответственность за финансово-экономические показатели предприятия, принимает итоговые решения по распоряжению финансовыми и имущественными ресурсами.

Главный бухгалтер отвечает за должное отражение финансово-хозяйственной информации в учетных регистрах, надлежащий учет первичных документов. На него же возлагается руководство бухгалтерией.

Несмотря на устойчивую тенденцию сокращения человеческого участия в производственном процессе, нарастающей автоматизации и роботизации технологических процессов, в ближайшие десятилетия исключить полностью присутствие людских (человеческих, трудовых) ресурсов на предприятии вряд ли удастся.

С их помощью создается новая продукция, ведется полноценный контроль качества изготовленных товаров, используются накопленные финансовые сбережения для дальнейшего развития организации.

Если все остальные ресурсы являются ограниченными, инициатива и творческие возможности людей безграничны.

Термин «управление человеческими ресурсами» применяется для обозначения системы решений, касающихся урегулирования рабочих отношений, определения оптимального уровня загруженности рабочего персонала при выполнении работ.

Между понятиями «управление человеческими ресурсами» и «управление персоналом» существует ощутимая разница.

В первом случае управленческие решения принимаются исходя из глобальной перспективы развития предприятия. Речь идет о совершенствовании механизмов управления, повышении квалификации трудового персонала и разработке стратегических планов по его трудоустройству и занятости.

Во втором случае решаются повседневные задачи, выполнение которых нуждается в административном вмешательстве.

Управление персоналом предполагает расстановку и подбор кадров, их мотивацию, урегулирование конфликтных ситуаций, налаживание системы справедливой оплаты труда, внедрение рейтинговой оценки специалистов.

Эффективность совершенствования механизма управления трудовыми ресурсами и персоналом на предприятии напрямую влияет на дальнейшие успехи предприятия.

Стратегическое планирование определяет качество управления трудовыми ресурсами предприятия.

В кризисных экономических условиях обнажаются многие проблемы в сфере управления трудовыми ресурсами предприятия:

1. отсутствие осмысленной кадровой политики;

2. несоответствие текущих задач стратегическим целям предприятия;

3. неудовлетворительный обмен информацией между структурными подразделениями;

4. разобщенность и отсутствие командного духа внутри коллектива.

Нередко руководители ставят нечеткие задачи перед исполнителями, критерии, с учетом которых принимаются управленческие решения, являются размытыми и экономически необоснованными, схема проверки альтернатив отсутствует.

Многие решения базируются исключительно на собственной интуиции директора предприятия, полностью игнорируется необходимость оценки эффективности таких решений.

Управление человеческими ресурсами и решение обозначенных проблем требуют «тонкой настройки» следующих механизмов:

1. подбор кадров и дальнейшее их отсеивание;

2. «акклиматизация» на новом рабочем месте;

3. разработка системы оценивания персонала;

4. обучение и улучшение профессиональных навыков;

5. грамотное планирование карьерного роста специалистов;

6. разработка системы выплаты пособий и компенсаций;

7. повышение уровня безопасности на территории производственного предприятия;

8. наработка схем регулирования трудовых отношения;

9. планирование стратегии развития предприятия на основании эффективности задействования специалистов;

10. эффективное проектирование схем задействования человеческих ресурсов в выполнении тех или иных процессов.

Если управление трудовыми ресурсами на предприятии ведется нерационально, рано или поздно компания столкнется с проблемой снижения эффективности производственной деятельности.

Нехватка ресурсов будет провоцировать конфликты между структурными подразделениями.

Выстраивание эффективной схемы управления трудовыми ресурсами дает возможность -- в рамках установленных сроков -- сосредотачивать усилия штатных сотрудников на выполнении работ и решении насущных проблем, возникающих в ходе реализации хозяйственной стратегии компании.

Предприятие обязано целенаправленно создавать комфортные условия для выполнения трудовым коллективом своих функций, налаживания взаимосвязи между отделами, упрощения производственных процессов.



Рисунок 1. Ресурсы проекта.

управление проект распределение ресурс

Также в данном проекте используется материальный ресурс - денежные средства, данный ресурс необходим для покрытия затрат проекта. В целом для выполнения проекта необходимо 205000 рублей, расчет затрат ведётся в пункте оценка стоимости проекта.

2.4 Оценка стоимости проекта

Для оценки стоимости проекта, необходимо составить смету

Обоснование к смете проекта:

Заработная плата всем членам проекта, рассчитывается по формуле - стандартная ставка * на трудозатраты, смета проекта предоставлена в таблице 1. Стандартная ставка определяется средней по региону выполнения проекта, в данном случае по Ярославской области. Трудозатраты рассчитаны с помощью программного обеспечения Microsoft Project [4].

Аренда помещения рассчитывается на все время выполнения проекта и включена в затраты по задачам.

Расчет заработной платы руководителя проекта: 200рублей * 180 часов = 36 000рублей.

Расчет заработной платы тестировщику: 150рублей * 40часов = 6000рублей.

Расчет заработной платы программистам: 200рублей * 440 часа = 96 800 рублей.

Расчет заработная плата архитекторам системы: 200рублей * 80часов = 16000рублей.

Расчет заработной платы аналитику проекта: 150рублей* 40часов = 6000рублей.

Расчет заработной платы вебмастеру проекта: 220рублей* 18 часов = 4000 рублей

Расчет аренды помещения: аренда помещения оплачивается за все время выполнения проекта, один месяц аренды стоит 10000рублей * 4 месяца выполнения проекта = 40000 рублей.

Таблица 1. - Смета затрат на реализацию проекта по разработке информационной системы.

Статья расходов	Сумма расходов, руб.
Заработная плата руководителю проекта.	36000
Заработная плата тестировщику системы.	6000
Заработная плата программистам.	96800
Заработная плата архитекторам системы.	16000
Заработная плата вебмастеру системы.	4000
Заработная плата аналитику системы.	6000
Аренда помещения.	40000
Итог	204800

Данные сметы полностью совпадают с затратами на разработку проекта и системы.

2.5 Оценка эффективности проекта

Проектная эффективность может рассчитываться по-разному, под этим понятием можно понимать очень разные показатели. В проекте по разработке информационной системы, заказчику важно знать как быстро система окупиться, поэтому показателем эффективности системы будет - окупаемость проекта.

Что бы дать оценку, необходимо подсчитать срок окупаемости проекта. Окупаемость проекта считается по формуле: сумма стартовых вложений / сумму среднемесячной прибыли.

Данные о среднемесячной прибыли получены от заказчика системы - “АртПри”, сумма составляет 80000 рублей.

Сумма стартовых вложений равна бюджету проекта - 200000 рублей.

Данный показатель не берет в расчет участие информационной системы в окупаемости.

Если учитывать, что по задумке система должна увеличить прибыль организации не менее, чем на 50% за счет перевода документа оборота в электронный вид, что позволит персоналу организации не тратить рабочие время на заполнение бумаг, можно спрогнозировать, что срок окупаемости системы будет в два раза быстрее, за счет увеличения прибыли на 50%. Таким образом проект окупиться примерно за = (200000 / 80000) * 0.5 = 1.25 месяца.

Данный показатель характеризует проект как более чем успешный.

2.6 Риски проекта

Риски бывают благоприятные и не благоприятные, благоприятные риски называться возможности - они несут положительный характер для проекта, не благоприятные риски называться угрозами - они несут, срав плана проекта.

Для анализа рисков проекта был выбран программный продукт Microsoft Project, благодаря данному продукту можно легко оценить риски по каждому пункту структуры разбиения работ, и наглядно увидеть степень риска.

От рисков невозможно избавиться полностью, возможно уменьшить вероятность возникновения рисков. Рисунок с анализом рисков предоставлен в приложение Е.

3. УПРАВЛЕНИЕ ПРОЕКТОМ

3.1 Формирование команды проекта

Для достижения целей проекта, необходимо подобрать и определить функции каждого в команде проекта.

Руководитель проекта - контролирует проектирование информационной системы, осуществляет общее руководство командой проекта, организует и контролирует работу офиса проекта, осуществляет контроль за финансированием проекта, организует бюджет проекта, отвечает за привлечение необходимых для реализации проекта трудовых ресурсов, несет ответственность за качество всех работ по проекту перед заказчиком.

Тестировщик системы - специалист, принимающий участие в тестировании системы. В его обязанность входит поиск вероятных ошибок и сбоев информационной системы. Тестировщик моделирует различные ситуации, которые могут возникнуть в процессе использования информационной системы, чтобы разработчики могли исправить обнаруженные ошибки.

Архитекторы системы - формирует требования к информационной системе, продумывает программные средства реализации системы исходя из требований заказчика и уровня подготовки команды разработчиков системы, определяет платформу разработки и аппаратные средства будущей системы, несет ответственность за качество сформированных требований перед старшим архитектором системы.

Старший архитектор системы - входит в группу архитекторов системы, участвует в формировании требований к системе, руководит группой. Несет ответственность перед руководителей проекта за качество выполненных работ по формированию требований.

Вебмастер системы - разрабатывает эргономичный дизайн к системе, чтобы сотрудники на предприятии затратили наименьшее количество времени на обучение работы с системой, дизайн должен быть простым и понятным, а так же удобным и адаптируемым не только под ПК, но и для использования системы с телефона.

Аналитик системы - собирает информацию о предметной области разработки, проводит анализ организации, по итогу работы подготавливает описание предметной области для архитектора системы. Несет ответственность за правильность определения предметной области перед руководителей проекта.

Программисты системы - специалисты, принимающие участие в разработке и реализации проекта. Разработчик выполняет все определенные требования заказчика, обеспечивает достижение необходимых результатов.

Старший разработчик системы - входит в команду разработчиков системы. Участвует в непосредственной разработке системы, руководит остальными разработчиками. Несет ответственность за качество разработки перед руководителем проекта.

Заказчик проекта - участвует в определении назначения системы и формировании первоначальных требований, участвует во внедрении проекта в организацию. В проекте несет ответственность за финансирование проекта.

3.2 Управление коммуникациями

Самыми распространенными формами проектных коммуникаций являются:

1. письменная

2. устная;

3. интернет-технологии

Управление коммуникациями включает в себя следующие процессы:

1. планирование системы коммуникаций;

2. сбор и распределение информации;

3. отчетность о ходе выполнения работ;

4. документирование хода работ.

Конечным документом процесса формирования коммуникаций является план управления коммуникациями

Таблица 2. Коммуникации проекта.

№ п/п	Какая информация передается	Кто передает информацию	Кому передается информация	Когда передает информацию	Как передается информация
1	Статус выполнения проекта	Руководитель проекта	Заказчику проекта	Еженедельно (понедельник)	Телефонная связь/ электронная почта
2	Обмен информацией о текущем состоянии проекта	Руководитель проекта	Руководителям групп либо отдельным специалистам, отвечающим за свою часть проекта.	Ежедневно	Устно
3	Документы и информация по проекту	Руководители групп либо отдельные специалисты, отвечающие за свою часть проекта.	Руководителю проекта	Еженедельно /по факту выполнения работы	Электронная почта
4	Информация о выполнении работы или процесса.	Руководители групп либо отдельные специалисты, отвечающие за свою часть проекта.	Руководителю проекта	Разово /после выполнения работы или процесса	Электронная почта / телефонная связь / совещание
5	Ведомость изменений	Руководитель проекта	Руководителям групп либо отдельные специалисты, отвечающие за свою часть проекта.	При поступлении изменений	Электронная почта / телефонная связь
6	Информация о наступивших или возможных рисках и отклонениях по проекту	Ответственное лицо по направлению	Руководителю проекта	Еженедельно/ при поступлении информации о рисках или отклонениях	Электронная почта / телефонная связь / совещание
7	Информация о наступивших рисках и осложнениях по проекту	Руководитель проекта	Куратору	Еженедельно/ при поступлении информации о рисках или отклонениях	Электронная почта / телефонная связь / совещание
8	Информация о неустранимом отклонении по проекту	Руководитель проекта	Заказчику	При поступлении информации о рисках или отклонениях	Электронная почта / телефонная связь / совещание
9	Обмен опытом, текущие вопросы	Руководитель проекта	Всей проектной группе	Раз в неделю на планерках	Совещание
10	Приглашения на совещания	Администратор проекта	Участникам совещания	При необходимости проведения совещания	Электронная почта / телефонная связь
11	Информация о выполнении разработки системы	Участники группы разработки	Главному разработчику	По факту выполнения задачи	Устно/ электронная почта
12	Решение вопросов и проблем	Все участники проекта	Все участники проекта	По потребности	Устно/ по мобильной связи
13	Подведение итогов	Руководитель проекта	Заказчик проекта	При выполнении проекта	Совещание

3.3 Управление качеством

Контроль качества -- контроль результатов проекта для определения их соответствия принятым стандартам качества и определение путей устранения причин неудовлетворительного выполнения. Качество рассматривается в разрезе стратегий, планов, процедур, проектных решений, материально-технического обеспечения и объединяется системой поддержки качества в рамках так называемого всеобщего управления качеством [7].

Контроль качества достигается мониторингом результатов руководителем проекта для установления соответствию стандартам качества, принятым в плане управления качества. За ходом выполнения всех этапов проекта, наблюдает руководитель, в случае отклонения от плана выполнения задач или несоответствия качеству, руководитель проекта должен принять меры по решению этих ситуаций.

Таблица 3. Карта качества проекта

Ожидаемые результаты	Критерии достижения
Готовый проект на разработку информационной системы торговой организации.	- Согласован устав и паспорт проекта с заказчиком. - Проанализированы риски проекта. - Сделана оценка стоимости проекта. - Сделана оценка эффективности проекта. - Разработан план проекта и план календарного планирования.
Собрана команда проекта.	- Создан реестр навыков команды. - Определен состав команды. -Создана матрица ответственности команды. -Распределены задачи команде.
Разработана система торговой организации.	- Проведен анализ предметной области. - Подготовлено техническое задание на разработку системы. - Разработана техническая документация к системе. - Разработанная система прошла все тесты.
Внедрение информационной системы.	- Назначены сроки проведения внедрения системы. - Система внедрена в организацию. - Подписан акт сдачи системы.
Выполнение плановых показателей.	- Выполнение проекта в сроки, установленные в уставе проекта. - Соблюдение утвержденной сметы проекта.

3.4 Контроль проекта

Объектами контроля проекта по разработке информационной системы торговой организации являются: элементы процесса создания проекта, элементы процесса формирования команды проекта, элементы процесса разработки системы, процесс внедрения системы в торговую организацию.

Среди элементов процесса создания проекта планируется осуществлять контроль за временными рамками созданием устава и паспорта проекта и контроль качества анализа рисков.

Среди элементов процесса создания команды проекта планируется осуществлять контроль за временными рамками создания реестра навыков команды проекта и создания матрицы ответственности команды. Контроль за распределениями задач в команде проекта.

Среди элементов процесса разработки информационной системы планируется осуществлять контроль за временными рамками создания плана управления качеством проекта, качеством технического задания на разработку информационной системы, рабочим проектированием системы, тестированием системы.

Среди элементов процесса внедрения информационной системы планируется осуществлять контроль за сроками внедрения информационной системы в организацию.

Для контроля временных рамок создания устава и паспорта проекта, реестра навыков и матрицы ответственности команды, а также за временем создания плана управления качества проект и сроками внедрения системы в организацию, будет использован календарный план выполнения работ; контроль за качеством анализов рисков, будет проводиться с помощью программного обеспечения MS Project; контроль за распределением задач в команде проекта будет производиться программным средством Team Weak; контроль качества технического задания будет производиться с помощью ГОСТ 34.602-89 и плана управления качеством; контроль качества рабочего проектирования системы будет производиться с помощью плана управления качеством проекта, и тестированием системы; тестирование системы будет проводиться, проверкой системы в демо режиме заказчиком организации.

Календарный план - это документ, в котором перечисляются все виды работ в их последовательности, сроки выполнения каждого вида работ. С помощью этого инструмента можно сделать контроль за сроками выполнения задач проекта.

Программное обеспечение MS Project [1]-- это программное средство, с помощью которого можно выполнить планирование всего проекта. С помощью этого инструмента можно выполнить календарный план со структурой разбиения работ, что позволит выполнить контроль временных рамок выполнения работ, а также с помощью этого инструмента можно выполнить контроль анализа рисков. Где будет наглядно выполнен анализ рисков и их критичность для проекта.

Программное обеспечение Team Weak-- это программное средство для планирования задач участникам проекта, с помощью этого средства можно выявить загруженность команды проекта, и окна в работе участников системы. Используя это средство планирования, можно эффективно управлять разработкой проекта и информационной системы.

ГОСТ 34.602-89 - государственный стандарт на разработку информационной системы. С его помощью разрабатывается техническое задание на разработку. Также с его помощью можно проверить правильность составления технического задания с точки зрения ГОСТ.

План управления качеством - документ в котором описаны ожидаемые результаты и требования заказчика. С помощью этого документа можно будет проверить техническое задание на правильность составления с точки зрения требований заказчика, и правильность создания информационной системы.

Проверка системы в демо-режиме происходит после тестирования системы и перед внедрением системы в организацию, демо-режим организовывает исполнитель системы, тестирование проводит заказчик, на этой стадии контроля, заказчик либо принимает систему, либо указывает на слабые стороны, которые необходимо либо проверить, либо переделать.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Внедрение современных проектных технологий позволяют сократить время, требуемое на подготовку проектов, уменьшить непроизводительные затраты при их реализации, исключить возможность появления рисков и ошибок в подготовке и реализации проекта. Благодаря современных проектных технологий достижение целей проектов стало более эффективным.

Результатом курсовой работы является разработанный проект на создание информационной системы торговой организации.

Для достижения поставленных целей курсовой работы были решены следующие задачи:

1. Изучены технологии управления и реализации проектов.

2. Разработана концепция проекта.

3. Реализован план реализации проекта.

4. Сделана оценка стоимости проекта.

5. Проанализированы риски проекта.

6. Изучена организационная структура торговой организации.

7. Сформирована команды проекта.

8. Организован контроль над проектом.

Во время разработки проекта, были составлены документы - устав проекта и паспорт проекта, а также выполнено планирование проекта в программном обеспечение MS Project, там же был выполнен анализ рисков проекта.

В ходе выполнения проекта, были определены цели и окружение проекта, необходимые роли участников проекта. Проведено планирование структуры работ, составление календарного плана выполнения работ, определены ресурсы необходимые для успешного выполнения работ, проведена оценка стоимости и эффективности проекта, а также сделан анализ рисков проекта. Выполнено управление и контроль над проектом, формирование команды, и управление качеством проекта.

Проект выполнен строго в соответствии с планом качества проекта, утвержденным заказчиком проекта.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. Архипенков. С. Лекции по управлению программными проектами. - Москва, 2009.- 127с.

2. Балашов, А.И. Управление проектами: Учебник и практикум для академического бакалавриата / А.И. Балашов, Е.М. Рогова, М.В. Тихонова и др. - Люберцы: Юрайт, 2016. - 383 c.

3. Бараненко, С.П. Управление проектами: Учебно-методический комплекс / С.П. Бараненко. - М.: АП Наука и образование, 2014. - 244 c.

4. Драган З. Милошевич. Набор инструментов для управления проектами. - Москва, 2008.-729с.

5. Полковников, А.В. Управление проектами. Полный курс МВА / А.В. Полковников, М.Ф. Дубовик. - М.: Олимп-Бизнес, 2013. - 552 c.

6. Фласинский, М. Управление информационными проектами / М. Фласинский; Пер. с польск. И.Д. Рудинский. - М.: Гор. линия-Телеком, 2013. - 190 c.

7. Шапиро, В.Д. Управление проектами: Учебное пособие для студентов / И.И. Мазур, В.Д. Шапиро, Н.Г. Ольдерогге; Под общ. ред. И.И. Мазур. - М.: Омега-Л, 2014. - 960 c.

8. ГОСТ Р ИСО 21500-2014 Руководство по проектному менеджменту [электронный ресурс]. - режим доступа: http://docs.cntd.ru/document/1200118020 (дата обращения: 10.03.2019).

9. Порядок составления проектов бюджета [электронный ресурс]. - режим доступа: https://studfiles.net/preview/5641962/page:19/ (дата обращения: 11.03.2019).

10. Окружение проекта [электронный ресурс]. - режим доступа https://studfiles.net/preview/2044017/page:18/ (дата обращения: 08.03.2019).

11. Оценка и управление рисками проекта [электронный ресурс]. - режим доступа https://studfiles.net/preview/6325721/page:7/ (дата обращения: 08.03.2019).

12. Создание и развитие команды управления проектом [электронный ресурс]. - режим доступа https://studfiles.net/preview/4418231/ (дата обращения: 08.03.2019).

ПРИЛОЖЕНИЕ А

УСТАВ ПРОЕКТА

№	Раздел	Пояснения
1.	Название проекта	“Управление проектом управления распределением ресурсов предприятия”.
2.	Бизнес-причина возникновения проекта.	Бизнес-причина возникновения проекта в том, что компания использовала устаревшую не автоматизированную информационную систему на бумажных носителях. Новая информационная система позволит организации уменьшить затраты на времени работы с информацией и повысить производительность рабочих организации.
3.	Бизнес-цель.	Стратегическая цель разработки системы: сокращение бумажного документооборота и перевод его в электронный вид. Ускорение процесса обработки информации о ресурсах а предприятии. Повышение прибыли организации. Тактическая цель - увеличение производительности сотрудников компании, сокращение бумажного документооборота, отслеживания ресурсов организации.
4	Требования, удовлетворяющие потребности, пожелания и ожидания заказчика, спонсора и других участников проекта.	Система должна отвечать требованиям технического задания, утвержденного заказчиком информационной системы. - Система должна быть простой и интуитивно понятной. - Выполнена в одном стиле. - Защищённой от внешнего вмешательства. - Система должна выполнять поставленные задачи без сбоев и ошибок. - При сбое база данных должна оставаться целостной и производить резервное копирование информации.
5.	Расписание основных контрольных событий.	Время начала проекта: 09.01.2019 года. Время завершения проекта: 15.04.2019 года. Начало разработки информационной системы: 01.02.2018 года. Тестирование информационной системы: 13.03.2019 года. Внедрение информационной системы: 01.04.2019 года.
6.	Участники проекта.	Заказчик системы- директор торговой организации. Программист - создатель программного кода системы. Менеджер - пользователь информационной системы. Продавец - пользователь информационной системы. Тестировщик - тестирование информационной системы. Руководитель проекта - руководит ходом выполнения проекта. Архитектор системы- продумывает технические и программные средства системы. Аналитик - проводит анализ предприятия. Вебмастер - разрабатывает эргономичный дизайн.
7.	Окружение проекта.	Внешние факторы окружения проекта: - Государственные стандарты; - Экономические факторы; - Энергоснабжение; - Средства телекоммуникации; Внутренние факторы окружения проекта: - Стиль руководства проекта; - Команда; - Экономические условия; - Коммуникации;
8.	Допущения относительно организации и окружения, а также внешние допущения.	- Выделить 10% рабочего времени сотрудникам торговой организации на выполнение проекта, по решению руководителя проекта без дополнительных согласований со стороной заказчика; - Получать доступ к территории заказчика для тестирования по требованию руководителя проекта. - На поддержку системы будет выделено не более 15% команды разработчиков.
9.	Ограничения относительно организации и окружения, а также внешние ограничения.	- увеличение стоимости проекта не более чем на 20%; - не менее 50% членов проекта, предоставляемых исполнителем, заняты каждый день на 100% в данном проекте. - задержка сдачи проекта не более чем на 14 дней.
10.	Объем денежных средств, выделенных на достижение бизнес-цели.	Для проекта необходимо - 205000.
11.	Назначение руководителей проекта и общее определение полномочий ключевых членов проектной команд: РП, заказчик.	Руководитель проекта - несет ответственность за общее планирование, контроль, направление в течении всех фаз жизненного цикла проекта. Задача руководителя проекта - руководство всеми лицами, участвующих в проекте. Руководитель наделяется полномочиями по проекту: правом отдавать функциональным лидерам проекта распоряжения. Руководство проектом также включает в себя получение информации необходимой для мониторинга проектом. Заказчик проекта -ключевая задача заказчика заключается в обеспечении ресурсов проекта. На проекте заказчик является лицом, принимающим решения, которые находятся за пределами руководителя проекта. - утверждать бизнес-цели проекта, включая расписания и бюджет, и вносимые в них изменения; - назначать и утверждать менеджера проекта, а также утверждать соответствующую должностную инструкцию и порядок подчинения; - формировать стратегические указания для менеджера проекта по ходу отслеживания результатов проекта; - вносить и утверждать основные изменения по проекту и решения, касающиеся выделения ресурсов; - принимать решения о внесении изменений в базовую линию проекта.

ПРИЛОЖЕНИЕ Б

УТВЕРЖДАЮ: Заботина Н.Н. преподаватель “Университетского колледжа при ЯрГУ им. П.Г. Демидова.” ___________ / _____________________/ (подпись) (ФИО преподавателя) «___» ___________ 20 ___ г.

ПАСПОРТ ПРОЕКТА

Разработка информационной системы торговой организации.

Идентификационный номер: 017

		ПРИНЯТО К ИСПОЛНЕНИЮ: Приезенцев. А. студент группы ИС41КО ___________ / _____________________/ (подпись) (ФИО студента) «___» ___________ 20 ___ г.

Общие сведения о документе

Назначение документа:	регламентация взаимодействия между основными участниками проекта, закрепление полномочий и ответственности каждой из сторон в связи с реализацией проекта
Количество экземпляров и место хранения:	выпускается в 1-м экземпляре, который хранятся у руководителя проекта и сдается представителю координирующего органа
Содержание:	1. Группа управления проектом 2. Цель и результат проекта, сроки реализации
Изменения:	изменения в паспорт проекта вносятся путем оформления ведомости изменений

Группа управления проектом

ИП “Автомастерская”.	ФИО, должность, контактные данные представителя
Координирующий орган: Университетский колледж при ЯрГУ им. П.Г. Демидова.	Представитель координирующего органа проекта: Преподаватель Университетский колледж при ЯрГУ им. П.Г. Демидова. Заботина Н.Н.
Исполнитель: ИП “Тёмчик”.	Руководитель проекта: Привезенцев Артем ИС41КО Телефон: ____________________________ E-mail:______________________________

Цель и результат проекта, сроки реализации

Измеримая цель проекта:	Разработать и внедрить информационную систему торговой организации до 12.04.2019.
Способ достижения цели:	Разработать проект по созданию информационной системы торговой организации. Провести разработку информационной системы. Внедрить информационную системы в организацию.
Результат проекта:	Результат:	Вид подтверждения:
	Внедрена информационная система в торговую организацию.	Документация организации о внедрении информационной системы.
Требования к результату проекта:	Требование:	Вид подтверждения:
	Готовый проект на разработку информационной системы торговой организации.	Отчет руководителя проекта.
	Организовано обучение для персонала.	Приказ об организации обучения персонала.
	Сокращено использование бумажного документа оборота.	Аналитическая справка заказчика.
	Увеличена скорость обработки данных организации.	Аналитическая справка заказчика.
	Упрощена работа персонала с информационной деятельностью.	Аналитическая справка заказчика.
	Разработанная информационная система торговой организации.	Акт окончания работ по разработке системы.
Пользователи результатом проекта:	Директор организации, менеджер организации, продавец организации.

ПРИЛОЖЕНИЕ В

Структура разбиения работ

ПРИЛОЖЕНИЕ Г

Диаграмма Гантта

ПРИЛОЖЕНИЕ Д

Структура с использованными ресурсами на каждую задачу.

ПРИЛОЖЕНИЕ Е

Анализ рисков

Размещено на Allbest.ru