Сущность процессного подхода, функции, особенности внедрения

Представители компании-разработчика в России предоставляют услуги по обслуживанию данного программного обеспечения. Техническая поддержка включает техническое сопровождение установленных программных продуктов семейства ARIS и информационно-методическое содействие сотрудникам предприятия с целью обеспечения максимально эффективного использования технологий ARIS.

Техническое сопровождение ARIS включает:

· Поставку в рамках оплаченного срока за техническую поддержку (обычно год) новых версий и релизов программных продуктов ARIS, приобретенных клиентом у компании-представителя или ее партнеров в соответствии со спецификацией.

· Предоставление предприятию, ответственному за эксплуатацию приобретенного программного обеспечения, телефона «горячей» линии для консультаций по вопросам эксплуатации ARIS. Консультации по телефонам «горячей» линии предоставляются в рабочие дни с 10 до 18 часов московского времени.

· Консультации представителей предприятия в офисе компании по вопросам эксплуатации программных продуктов ARIS.

· Доступ на FTP-сервер компании для получения новых версий, релизов, патчей.

· Получение представителями предприятия, ответственными за функционирование ARIS, консультаций по каналам электронной почты.

· Рассылка клиентам информационных сообщений о новых версиях и релизах программного продукта ARIS

· Также доступны новости по продуктам ARIS и ответы на часто задаваемые вопросы [22].

Оплата технической поддержки производится раз в год на сумму 75000 рублей.

Таким образом покупка программного обеспечения будет стоить предприятию 280000 рублей, установка в соответствии с прайсом представителя - 12000 рублей, техническая поддержка (за год) - 75000 рублей. Затраты составят 367000 рублей в первый год, и далее по 75000 рублей в год.

Далее следует выяснить, какие показатели необходимо рассматривать для оценки эффективности внедрения программного обеспечения.

1. Показатели затрат ресурсов:

- времени (цикл, длительность, производительность, скорость выполнения заказов);

- материальные (расходы средств, материалов, бюджеты подразделений, дебиторская и кредиторская задолженности, объемы «замороженного» капитала в виде складских запасов сырья и неликвидов);

2. Затраты на брак:

- предупреждение на этапах разработки производства;

- проведение альтернативных расчетов, проектов и испытаний;

- отбраковка в процессе производства;

- исправление, доработка или переделка продукции (услуги), забракованной по результатам контроля;

- замена и возврат брака, компенсация потребителю понесенного ущерба, а также транспортных и таможенных расходов;

3. Затраты на обучение, подготовку, повышение квалификации и аттестацию персонала;

4. Эффективность использования ресурсов на единицу продукции:

- коэффициенты использования оборудования, ресурсов, сырья, материалов, времени на проведение единицы работ или услуг [16, стр. 247].

Основная сложность определения эффективности внедрения заключается в том, что для описания всех бизнес-процессов предприятия требуется от 5 до 9 месяцев, так как каждый процесс представляет собой субъективный взгляд разработчика на его внутреннее содержание, и соответственно, нет единого мнения об оптимальном конструкционном составе и количестве процессов.

В то же время, следует отметить, что если рассматривать какой-то отдельно взятый простейший бизнес-процесс, то оценить его эффективность представляется возможным.

Рассмотрим процесс «Снабжение лесосырьем». Он характеризуется следующими функциями:

- отслеживание складских остатков;

- формирование обобщенных заявок подразделений;

- организация закупки лесосырья;

- организация доставки лесосырья;

- отслеживание поставок;

- обобщение информации и формирование отчетных документов.

В ходе этого процесса на основании заранее поданных заявок, формируется партия сырья. Подъемные конструкции загружают его в вагоны, машинист, управляющий вагонами, перегоняет сырье непосредственно на завод, где такие же подъемные конструкции выгружают лес прямо на линию конвейера, движущегося к необходимому оборудованию по сортировке и обработке сырья. При вывозе сырья со склада и при ввозе на завод происходит проверка необходимой документации. Приведем эти этапы с указанием времени, нужного для исполнения каждого из них, в таблице.

Таблица 4

Операции и время выполнения процесса «Снабжение лесосырьем» на деревообрабатывающем заводе ЗАО «АВА Компани»

Известно, что на складе применяется компьютерная техника для обработки документации, которая имеет прямое соединение с компьютерами на заводе, откуда и поступают заявки.

Сами заявки оформляются персоналом по шаблону и отправляются по внутренней электронной почте на склад.

При установке программы ARIS Toolset на эти компьютеры больше не возникнет необходимости оформлять и посылать заявки на склад. Программа предусматривает автоматический ежедневный пересчет всех ресурсов в каждом подразделении. Персоналу на складе не нужно будет смотреть заявки с завода, программа сама составит график необходимых поставок с указанием нужного количества. Разумеется, если мощность производства увеличится или уменьшится, в программу можно внести коррективы для расчета необходимого количества сырья.

Таким образом, процесс занимающий 1,3 часа с помощью программного обеспечения сократится на 8 минут или на 10%. Если предположить, что оформление документов и заявок некоторых процессов на предприятии происходит вручную, то общие затраты по времени сократятся примерно на 10% при внедрении процессного подхода, а с ним и нового программного обеспечения ARIS Toolset.

В рамках данной работы невозможно описать все бизнес-процессы предприятия и оценить эффективность внедрения процессного подхода по каждому из них по существующим показателям эффективности. Но на основании рассмотренного примера можно сделать вывод, что при внедрении программы часть ресурсов времени удастся сэкономить. Если учесть, что программа включает в себя и другие модули, подходящие для анализа всей деятельности предприятия, то она станет со временем незаменимой для руководителей, ведь проследить динамику за любой период по любой деятельности предприятия на основе более простых программ невозможно, тем более данная программа представит результаты анализа деятельности в графическом виде более наглядно, чем какая-либо другая.

Заключение

В основе процессного подхода лежит проектирование бизнес-процессов деятельности предприятия. Данная модель предполагает, что для проектирования процессов деятельности предприятия необходимо определять их входы, выходы, управляющее воздействие и механизмы. Проектирование бизнес-процессов согласно данному подходу имеет ряд явных преимуществ, по сравнению с другими.

Основными функциями процессного подхода к управлению являются планирование, организация, контроль и мотивация, в то время как принятие решений и коммуникация являются связующими процессами.

Внедрение процессного подхода позволяет значительно сократить расходы, улучшить качество продукции, но одновременно с этим потребует объемной предварительной работы по созданию и описанию бизнес-процессов, возможному сокращению руководящего звена и определению обязанностей для ответственных за бизнес-процессы.

Многие предприятия, проведя такую работу, все равно не могут начать действовать по новому методу, так как это сложный процесс не только технически, но и психологически. Для этого самому руководителю организации требуется терпение и воля к тому, чтобы мотивировать всех своих сотрудников на реорганизацию деятельности.

В рамках данной работы рассмотрены этапы внедрения процессного подхода, предложено приобрести необходимое программное обеспечение, а также сделан вывод об эффективности внедрения процессного подхода на примере одного из процессов предприятия.

Библиографический список

1. Багиев Г. Л., Тарасевич В. М., Анн Х. Маркетинг: учебник для вузов. 3-е изд. / Под общ. ред. Г. Л. Багиева. - СПб.: Питер, 2007. - 736 с.

2. Бекетов Н.В., Федоров В.Г. Формализация модели бизнес-процессов предприятия: информационная интеграция и управление активами // Экономический анализ. Теория и практика. - 2008. - №7. - С. 13.19.

3. Бовыкин В.И. Новый менеджмент: (управление предприятиями на уровне высших стандартов; теория и практика эффективного управления). - М.: ОАО «Издательство «Экономика», 1997. - 368 с.

4. Большаков А.С., Михайло В.И. Современный менеджмент: теория и практика. - СПб: Питер, 2002. - 416 с.

5. Боровков П. Идеология процессного подхода и техника описания бизнес-процессов // Справочник экономиста. - 2007. - №9 (51). - С. 45-49.

6. Владимирцев А.В., Марцынковский А.В., Шеханов Ю.Ф. Системы менеджмента качества и процессный подход // Методы менеджмента качества. - 2001. - №2. - С. 4-7.

7. Волчков С.А., Балахонова И.В. Непрерывное улучшение бизнес-процессов на базе стандартов ERP и ИСО серии 9000 // Методы менеджмента качества. - 2001. - №2. - С. 17-22.

8. Гладков В. Менеджмент качества: процессный подход // Проблемы теории и практики управления. - 2008. - №10. - С. 100-106.

9. Гребнев Е.Т., Кандрашина Е.А., Хайнце Х. Бабенков Д.Н. Процессно-ориентированное управление // Менеджмент в России и за рубежом. - 2003. - №1. - С. 3-18.

10. Демченко Ю.В., Ивлев В.А. Попова Т.В. Применение процессного подхода при автоматизации деятельности предприятия деревообрабатывающего комплекса // Информационные технологии. - 2000. - №8. - С. 43-49.

11. Зворыкин Н.М. Реализация процессного подхода на промышленном предприятии // Методы менеджмента качества. - 2004. - №1. - С. 35-40.

12. Иванова И. Процессный подход в организационном проектировании // Проблемы теории и практики управления. - 2006. - №3. - 93-103.

13. Наговицын Д.Р. На пути к процессному подходу // Методы менеджмента качества. - 2004. - №2. - С. 23-25.

14. Пустоветова И.К. Менеджмент: Методические указания и задания по выполнению курсовой работы. - Омск: Изд-во ОмГТУ, 2005. - 72 с.

15. Репин В.В. Бизнес-процессы компании. Построение, анализ, регламентация. - М.: «Стандарты и качество», 2007. - 240 с.

16. Репин В.В., Елиферов В.Г. Процессный подход к управлению. Моделирование бизнес-процессов. - 6-е изд. - М.: РИА «Стандарты и качество», 2008. - 408 с.

17. Романова О.С. Современные модели управления компанией: процессный подход//Менеджмент в России и за рубежом. - 2008. - №6. - С. 102-106.

18. Семенов А.К., Набоков В.И. Основы менеджмента: Учебник. 4-е изд. - М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К^о», 2007. - 556 с.

19. Соловьева О.В. Реорганизация процессов управления на кризисных предприятиях промышленности. Автореферат диссертации на соискание ученой степени кандидата экономических наук. - Иркутск, 2005. - 19 с.

20. Фатхутдинов Р.А. Стратегический менеджмент: Учебник для вузов. - 2-е изд., доп. - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1998. - 416 с.

21. Швец В.Е. Измерение процессов в современной системе менеджмента качества//Методы менеджмента качества.- 2001.- №1.-С.11-14.

22. Официальный сайт IDS Scheer - компании-разработчика ARIS Toolset. http://www.ids-scheer.ru/ru/Homepage/36955.html

23. Официальный сайт ЗАО «АВА Компани» http://www.ava-company.com

Приложение 1

Бизнес-процесс, включающий цикл PDCA: КД - корректирующие действия; ПД - предупреждающие действия