Информационное обеспечение системы управления организации

Размещено на http://www.allbest.ru/

ОТЧЕТ о прохождении преддипломной практики

в государственном образовательном учреждении дополнительного образования детей Специализированной детско-юношеской спортивной школы олимпийского резерва по биатлону Забайкальского края

Информационное обеспечение системы управления организации

Содержание

Введение

1. История развития и краткая характеристика ГОУ ДОД «СДЮСШОР по биатлону» Забайкальского края. История развития.

2.Анализ персонала ГОУ ДОД СДЮСШОР по биатлону Забайкальского края

2.1 Качественная характеристика трудовых ресурсов

2.2 Анализ движения трудовых ресурсов ГОУ ДОд СДЮСШОР по биатлону Забайкальского края

3 .Информационное обеспечение системы управления организации

Заключение

Список литературы

Введение

Данный отчет составлен на основании данных полученных в результате прохождения преддипломной практики в ГОУ ДОД «СДЮСШОР по биатлону» Забайкальского края.

Цель преддипломной практики - систематизация и закрепление знаний в области управления, приобретение умения и навыков практического применения методов системного анализа при организации и осуществлении процесса и изучения процесс применения информационного и технического обеспечения управления в организации.

Основными задачами практики являются:

1. Закрепить теоретические знания.

2. Приобрести необходимые навыки самостоятельной работы по анализу деятельности организации физкультурно-спортивной направленности и выработки необходимых решений.

3. Изучить и проанализировать деятельность ГОУ ДОД «СДЮСШОР по биатлону» Забайкальского края.

4. Изучить кадровый потенциал ГОУ ДОД «СДЮСШОР по биатлону» Забайкальского края.

5. Развить творческую инициативу с целью решения задач по дальнейшему совершенствованию системы информационного и технического обеспечения ГОУ ДОД «СДЮСШОР по биатлону» Забайкальского края.

6. Обеспечить сбор и обработку необходимого статистического материала для выполнения дипломной работы.

Объектом преддипломной практики является Государственное образовательное учреждение дополнительного образования детей «Специализированная детско-юношеская спортивная школа олимпийского резерва по биатлону» Забайкальского края, созданная в соответствии с Постановлением Администрации Читинской области от 15.04.2003 года №97 А/П 1 марта 2004 г. Основной деятельностью ГОУ ДОД «СДЮСШОР по биатлону Забайкальского» края в соответствии с учредительными документами являются образовательные услуги.

Материалами для анализа деятельности ГОУ ДОД СДЮСШОР по биатлону Забайкальского края служат: статистическая отчетность, нормативные документы, штанное расписание и другие источники. Особое внимание уделялось ознакомлению с документами о личном составе организации, требованиям к аттестации работников, а также изучалась система оплаты труда работников дополнительного образования детей.

Изучение деятельности предприятия проводилось по разделам в логической последовательности.

В процессе прохождения практики были уяснены основы управления персоналом предприятия, организацией работы в учреждениидополнительногообразованиядетейфизкультурно-спортивной направленности, а также тщательно изучен процесс формирования и эффективного использования трудовых ресурсов предприятия.

В заключении данного отчета приводятся выводы о результатах работы (в краткой форме).

1. История развития и краткая характеристика ГОУ ДОД «СДЮСШОР по биатлону» Забайкальского края. История развития.

Государственное образовательное учреждение дополнительного образования детей «Специализированная детско - юношеская спортивная школа олимпийского резерва по биатлону» Забайкальского края создана в соответствии с Постановлением Администрации Читинской области от 15. 04. 2003 года № 97 А/П.

1 марта 2004 года распоряжением Комитета общего, профессионального образования, науки и молодёжной политики Читинской области установлен статус «специализированная детско-юношеская, спортивная школа олимпийского резерва»

Школа находится в лесном массиве Центрального района, лыжная база «Орбита».

СДЮСШОР по биатлону имеет 11 отделений по Забайкальскому краю: п.Приаргунск, п.Кокуй, п.Первомайский, п.Хилок, п.Линево Озеро,г.Петровск-Забайкальский,п.КрасныйЧикой,п.Новопавловка, п.Беклимишево, п.Шелопугино, п.Сретенск.

На основании решения областного совета по опытно-экспериментальной работе с целью развития инновационной опытно-экспериментальной деятельности образовательных учреждений ГОУ ДОд СДЮСШОР по биатлону Забайкальского края присвоен' статус «Областная экспериментальная площадка, по теме « Формирование физической и психологической стрессоустойчивости у биатлонистов в мезоцикле тренировочного процесса», (пр. № 692 от 05.03.07 КОНиМП Читинской области) 25 октября 2007 г. КОНиМП школа аккредитована на высшую категорию.

Главным инициатором создания школы является её нынешней директор, чемпион мира по биатлону Ковалёв Г.И. Именно он увидел вбесхозном здании станции «Орбита» идеальные условия для создания спортивной школы по биатлону.

За годы своего существования школа зарекомендовала себя как образовательное учреждение с высоким уровнем подготовки спортсменов, с высоким уровнем спортивных результатов, с хорошими показателями воспитательной и образовательной работы.

Деятельность ГОУ ДОД СДЮСШОР по биатлону Забайкальского края определяется по следующим показателям в таблице 1.

Таблица

Показатели	2006	2007	2008	Динамика
				абс	%
Количество занимающихся (чел)	637	602	545	-90	-1,4
Количество подготовленных
спортсменов: МС КМС МСМК I спортивного разряда	1 5 59	1 18 43	5 16 1 34	4 9 1 -25	400 180 100 -43,4
Численность работников (чел)	87	83	80	-7

За время работы Специализированной детско-юношеской спортивной школы олимпийского резерва по биатлону за 2008 учебный год произошел рост спортивного мастерства воспитанников. Подготовлено 4 мастера спорта, 9 Кандидатов в мастера спорта, на международных соревнованиях в Щучинске защитил звание мастер спорта международного класса Коробов А.

Это говорит о стабильности работы в учебно-тренировочных группах и группах спортивного совершенствования. За период существования школы утвердился состав сборной, которая представляет Забайкальский край на Всероссийских и Международных соревнованиях, стабильными стали результаты группы спортивного совершенства.

Спортсменам ГОУ ДОД СДЮСОР по биатлону Забайкальского края за 2008 год завоевано 302 медали, из них: золото - 102 медали, серебро - 96, бронза - 104. Повысились достижения на международных и всероссийских соревнованиях.

Как видно из таблицы 1, количество учащихся в СДЮСШОР по биатлону по сравнению с 2006 годом уменьшилось на 1,4 %, что связано с присвоением ДЮСШ по биатлону нового статуса - специализированной детско-юношеской спортивной школы, который предполагает уменьшение спортивно-оздоровительных групп, в которых наполняемость более 15 человек, и увеличение групп начальной подготовки и учебно-тренировочных, в которых наполняемость составляет 12 человек. Уменьшение количества занимающихся в спортивно-оздоровительных группах (переход этих спортсменов в группы более высокого уровня) говорит о повышении качества образования, что, несомненно, является положительным фактором для школы олимпийского резерва.

По отношению к 2006 году произошло уменьшение персонала в абсолютной динамике на 7 человек в результате уменьшение численности произошло за счет сокращения ставок обслуживающего персонала, а не тренерско-преподавательского состава, что позитивно сказывается на работе школы в достижении своих уставных целей.

Текущее руководство деятельностью организации осуществляет директор, который назначается и освобождается от должности Министерством Образования Науки и Молодежной политики Забайкальского края.

ГОУ ДОД СДЮСШОР по биатлону Забайкальского края организует тренировочный процесс с занимающимися в течение учебного года , в школе установлен круглогодичный режим работы, подразделяющийся на мезо и макро циклы.

Администрация ГОУ ДОД СДЮСШОР по биатлону Забайкальского края, в принятии решения о учебном процессе, учитывает специфику вида спорта, календарь всероссийских и областных спортивно-массовых мероприятий, периодизацию спортивной подготовки в биатлоне.

Режим учебно-тренировочных занятий в группах утверждается администрацией школы и старшими тренерами в соответствии с нормативными документами.

Организационно правовая форма ГОУ ДОД СДЮСШОР по биатлону: государственное учреждение. Учреждение, согласно устав, является юридическим лицом, обладает обособленным на праве оперативного управления имуществом, самостоятельно осуществляет финансово-хозяйственную деятельность, имеет самостоятельный баланс, лицевые счета, гербовую печать, штампы, бланки со своим наименованием и прочие необходимые реквизиты.

Основной целью образовательного процесса СДЮСШОР по биатлону является реализация дополнительных образовательных программ и услуг в интересах личности, общества, государства.

Согласно Устав основными задачами СДЮСШОР по биатлону являются:

- спортивная подготовка подростков и молодёжи, формирование резерва для сборных команд Российской Федерации, участников первенств, чемпионатов Европы, мира, Олимпийских игр;

- укрепление здоровья учащихся, занимающихся средствами физической культуры и спорта, гармоничное развитие личности;

- обеспечение необходимых условий для личностного развития, укрепления здоровья, профессионального самоопределения;

- адаптация детей к жизни в обществе;

- формирование общей культуры;

- организация содержательного досуга.

Для достижения целей и задач Учреждение осуществляет следующие виды деятельности:

* Организует спортивно-массовую и воспитательную работу по спортивной направленности, предусмотренной настоящим уставом; Реализует мероприятия, направленные на совершенствование образовательнбого процесса и программ, повышение профессионального мастерства;

* Осуществлять опытно - экспериментальную деятельность;

* Проводить занятия с учащимися в спортивно-оздоровительных группах, на этапе начальной подготовки, в учебно-тренировочных группах, в группах спортивного совершенствования и высшего спортивного мастерства.

* Проводит занятия с учащимися- членами сборных команд Забайкальского края;

* Организует и проводит спортивные соревнования, матчевые встречи, учебно-тренировочные сборы, обеспечивает необходимые условия для различных категорий работников и учащихся образовательных учреждений.

За СДЮСШОР по биатлону в целях обеспечения её деятельности закрепляются объекты собственности (земля, здания, сооружения, имущество, оборудование, а также другое необходимое имущество потребительского, социального, культурного и иного назначений). Извлечение из Устава, пункт 6.1

Инфраструктура школы представляет собой: административно -управленческий комплекс, гостиница, медицинский центр, столовая, душевые, сауна, спортивный зал, стадион, стрельбище, лыжные трассы.

Отдаленность школы требует доставлять учащихся из разных районов города, таких как мкр. Северный, Ингодинский р - он.

Структура управления

Во главе ГОУ ДОД СДЮСШОР по биатлону Забайкальского края стоит директор.

Управление учреждением осуществляется в соответствии с законодательством РФ и уставом и строится на принципах единоначалия и самоуправления. Единоличный исполнитель орган - директор, назначаемый на эту должность Министерством образования, науки и молодежи Забайкальского края по согласованию с департаментом государственного имущества и земельных отношений Забайкальского края.

Директор осуществляет свои полномочия на основании трудового договора, Устава, законодательства РФ и забайкальского края, а также других обязательных для исполнения и Учреждения нормативно правовых актов.

В его подчинении находится все сотрудники организации. Смотри приложение 1. «Модель организационной структуры управляющей системы СДЮСШОР».

Основные показателей деятельности:

Источники финансирования

На рисунке 1 представлены источники финансирования ГОУ ДОд СДЮСШОР по биатлону Забайкальского края.

¦ Средства областного бюджета;

¦ Доходы, полученные от разрешенной настоящим Уставом и действующим законодательством Российской Федерации собственной деятельности;

¦ Доходы, полученные от разрешенных настоящим Уставом и действующим законодательством Российской Федерации дополнительных платных образовательных услуг;

¦ Добровольные пожертвования и целевые взносы физических и юридических лиц, в том числе и зарубежных;

¦ Иные источники, разрешенные действующим законодательством Российской Федерации.

Расходы.

¦ На проведение спортивно - массовых мероприятий;

¦ На участие в зональных и финальных соревнованиях;

¦ На премирование работников;

¦ На хозяйственные нужды;

¦ На приобретение ГСМ;

¦ На призы победителям соревнований;

¦ На проведение учебно-тренировочных сборов.

Система взаимоотношений с другими предприятиями

На рисунке 2 представлена система взаимоотношений ГОУ ДОД СДЮСШОР по биатлону Забайкальского края

СДЮСШОР по биатлону имеет право устанавливать прямые связи с учреждениями, предприятиями, организациями, в том числе и иностранными. (Устав, п 2.5)



2. Анализ кадрового состава ГОУ ДОД СДЮСШОР по биатлону Забайкальского края

Персонал организации - это персонал, работающий по найму, обладающий качественными характеристиками и имеющий трудовые отношения с работодателем. Исходя из штатного расписания, которое утверждается директором организации ГОУ ДОД СДЮСШОР по биатлону Забайкальского края Ковалевым Геннадием Ивановичем, численность персонала в рассматриваемой организации в 2008 году составляет 80 человек.

2.1 Качественная характеристика трудовых ресурсов

Качественные характеристики определяют структуру персонала организации по категориям - руководители, специалисты, рабочие.

Качественная составляющая определяется уровнем трудоспособности. К показателям трудоспособности относится пол, возраст, уровень образования, квалификация, и т.д.

Анализ трудовых ресурсов по возрасту

Возрастная структура определяется формированием групп работников определенного возраста. В СДЮСШОР по биатлону выделяется

Таблица 2.1. Возрастные группы педагогических работников ГОУ ДОД СДЮСШОР по биатлону Забайкальского края

Возрастные группы	2006	2007	2008
	Количеств о чел. (Абсолютн ое)	Относител ьное, %	Количеств о чел. (Абсолютн ое)	Относител ьное, % '	Количеств о чел. (Абсолютн ое)	Относител ьное, %
доЗО	5	21	5	20	6	23
от 30 до 40	8	33	9	36	6	23
от 40 до 50	4	17	4	16	6	23
от 50 до 60	5	21	5	20	4	15
Свыше 60	2	8	2	8	4	15
Итого:	24	100	25	100	26 П	100

По возрастному составу наибольшую долю педагогических работников составляют люди, находящиеся в возрасте до 30 лет (23 %) от 30 до 40 лет (23 %), от 40 до 50 лет (23 %) (см. рис. 3.). На втором месте работники в возрасте от 50 до 60 лет и свыше 60 лет (15 %) Наименьшую долю составляют работники в возрасте от 30 до 50 лет. Количество лиц пенсионного возраста составляет 8 человек. В целом средний возраст по ГОУ ДОД СДЮСШОР по биатлону составляет 36,6 лет (см. Рис. 3). Данные показатели с положительной стороны характеризуют коллектив организации, т.к. самый работоспособный и творческий возраст тренера-преподавателя -от 25 до 45 лет, когда человек от стадии профессионального становления личности проходит до стадии профессиональной зрелости."

Анализ трудовых ресурсов по категориям работников

Разделение управленческого труда является важным фактором результативности менеджмента.

Совокупность отдельных групп работников образует структуру персонала, или социальную структуру организации, которая может быть статистической и аналитической. Статистическая структура отражает распределение персонала и движение его в разрезе категорий и групп должностей. В ГОУ ДОД СДЮСШОР по биатлону Забайкальского края выделяют 6 категорий работников.

Таблица

	2006	2007	2008
	Количе		Количе		Колич
Категории работников	ство чел.	Относи тельно	ство чел.	Относ ительн	ество чел.	Относ ительн
	(Абсол	е,%	(Абсол	ое, %	(Абсол	ое, %
	ютное)		ютное)		ютное)
Руководители	3	3	3	3	3	3
Пед. работники	34	39	37	45	37	47
Служащие	50	57	43	52	40	50
Итого:	87	100	83	100	80	100

По данным таблицы можно сделать вывод, что общая численность за исследуемый период уменьшилась на 7 человек. Уменьшение численности персонала произошло в основном в категории служащие на 10 чел. Тогда как число педагогических работников возросло на 3 человека.

В настоящее время в ГОУ ДОД СДЮСШОР по биатлону Забайкальского края штатная численность составляет 80 человек: директор, заместитель директора по учебно-воспитательной работе, заместитель директора по административно-хозяйственной части, заместитель директора по научно-методической работе, 3 методиста, 19 тренеров-преподавателей,15 человек спортсмены-инструкторы, 4 сотрудника бухгалтерии, 36 человек - служащие.

Организационная структура - линейно-функциональная. Директору непосредственно подчиняются заместители директора по учебно-воспитательной работе, заместитель директора административно-хозяйственной части и заместитель по научно-методической работе.

Руководители - это лица, действующие на основе единоначалия и отвечающие за определенную сферу деятельности, т.е. это люди, наделенные необходимыми полномочиями для принятия решений и несущие всю полноту ответственности за результаты работы. Категория руководители в ГОУ ДОД СДЮСШОР по биатлону относятся к административно управленческому подразделению организации.

Тренеры-преподаватели специалисты непосредственно занятые учебно-тренировочной работой.

Спортсмены- инструкторы, действующие спортсмены. Входят в состав сборной Забайкальского края по биатлону, защищают и являются представителями края на соревнованиях различного уровня.

Специалисты по УВП - лица, занимающиеся научно-методической работой, разработкой развивающих программ. К этой категории отнесены методисты, психолог. Главная особенность труда специалистов по учебно-воспитательной работе ГОУ ДОД СДЮСШОР по биатлону Забайкальского края является организация учебного процесса, написание учебно-тренировочных программ, разработка программ психолого-педагогическогб^: развития, научно-исследовательская работа.

Служащие - это технические исполнители, т.е. работники, с>бслуживающие деятельность руководителей и специалистов. Они выполняют информационно-технические операции, финансово- экономическую работу, медицинское обеспечение.

Классификация персонала по уровню образования

Говоря о качественных характеристиках персонала, особое внимание хотелось бы уделить уровню образования сотрудников данной организации. По уровню образования: работники ГОУ ДОД СДЮСШОР по биатлону Забайкальского края в большинстве - это люди с высшим образованием: педагогическое физкультурно-спортивное - 22 человек, не спортивное высшее образование - 11 человек, 47 человек (58,75) имеют среднее и среднее профессиональное образование. Наибольший удельный вес занимают люди с средним и среднепрофессиональным образованием (58,75ь персонала по уровню образования представлена на рис 2.3.

За анализируемый период часть работников, имеющих высшее физкультурно-спортивное образование, увеличилась с 2006 года на 3 человека (16 %) Численность работников, имеющих среднее и среднепрофессиональное образование, уменьшилась на 7 человека. Рост численности работников с высшим образованием свидетельствуют о повышении качественного уровня образовательных услуг, т.е. о повышении эффективности работы.



Анализ состава кадров по педагогическому стажу работы

Классификация персонала по педагогическому стажу работы в ГОУ ДОД СДЮСШОР по биатлону Забайкальского представлена в таблице 2.4.

Таблица 2.4

Стаж педагогической работы	2006	2007	2008
До 5 лет	6	6	2
От 5 до 10 лет	3	3	8
От 10 до 20 лет	4	4	8
Свыше 20 лет	9	9	8
ИТОГО	22	22	26

Качественным показателем педагогического персонала можно считать наличие высоких квалификационных категорий - высшей и первой, у тренеров-преподавателей, что говорит о высоком качестве образовательных услуг. Из 19 тренеров-преподавателей школы 8 имеют высшую квалификационную категорию, 8 тренеров имеют первую категорию, 2 вторую категорию. В связи с этим качественный состав педагогических работников за последние годы изменился следующим образом (см. данные в

Таблица. Квалификационный состав педагогических работников (тренера - преподаватели)

Квалификация работников	2006	2007	2008
Высшая категория	5	6	8
Первая категория	-	4	8
Вторая категория	9	4	2
15 разряд	2	2	1
11 разряд	1	2	1
всего	17	18	19



2.2 Анализ движения трудовых ресурсов ГОУ ДОД «СДЮСШОР по биатлону» Забайкальского края. 2006-2008 г.

Количественная характеристика трудовых ресурсов

Количественная характеристика включает анализ списочного, явоч ного и среднесписочного состава кадров.

Списочный состав работников предприятия - показатель численности персонала предприятия, состоящего в его списках. В этот состав включаются все работники, принятые на постоянную, сезонную, а также временную работу на срок один день и более, с учетом принятых и выбывших в этот день работников.

Явочный состав работников - число работников, явившихся на работу на определенный период времени.

Среднесписочная численность работников определяется путем сум мирования численности работников списочного состава за каждый день месяца с учетом выходных и праздничных дней и делением полученной суммы на количество календарных дней месяца.

Таблица 2.2.1 Количественная характеристика трудовых ресурсов ГОУ ДОД СДЮСШОР по биатлону Забайкальского края

Наименование показателей	2006г	2007г	2008г
Число работников списочного состава на конец отчетного года	87	83	80
Принято	30	26	20
Уволено	14	15	12

В настоящий момент количественный состав работников соответствует штанному расписанию, штат является укомплектованным.

Для того чтобы более полно проанализировать движение кадров, рассчитаем следующие коэффициенты:

„_ число поступивших на работу приема

среднесписочная численность

_ число уволенных текучести

среднесписочная численность

Кзамещения ⁼ коэффициент приема

коэффициент текучести¦} '

2006 год2007 год 2008 год

^приема 0,Эт-^-приема \),э1.^-приема 1/,/Э

^текучести -- 0,10-^текучести -- 1Л-1о^текучести -- "> 13

-*^постоянства кадров^- 2.,\.2.Э ^постоянства кадров^- 1,// ^-постоянствакадров^-1,00

Анализ данных коэффициентов за последние три года показывает, что коэффициент текучести кадров невысок, что свидетельствует о хорошем, сильном и постоянном коллективе и говорит о том, что тренеры-преподаватели удовлетворены своей работой. Коэффициент приема кадров является относительно низким, что может в дальнейшем негативно сказаться на деятельности школы, т.к. в настоящее время школа находится на стадии развития. В целом анализ коэффициента замещения К₃ >1, можно сделать вывод, что происходит не только возмещение убыли рабочей силы в связи с увольнением, но и появляются новые рабочие места.

Принятых работников на различные должности в отчетный период на 10 человек меньше, так же снизилось количество уволенных.

3. Информационное обеспечение управления организации. Цели, задачи и сущность информации и информационного обеспечения

Информация - одна из сложнейших, еще полностью не раскрытых областей современной науки. Это, видно хотя бы из нечеткости самих определений понятия информации: совокупность сведений, данных, знаний. Или из философии - нарушение монотонности. В кибернетике количество информации тесно связывается с энтропией, с одним из основных понятий классической физики, т. е. со способностью энергии к превращениям. Н. Винер пишет: "Количество информации в системе есть мера организованности системы, точно так же энтропия системы есть мера дезорганизованности системы, одно равно другому, взятому с обратным знаком". С точки зрения методологии управления прогрессирующая энтропия, т. е. постоянно увеличивающаяся хаотическая беспорядочность связей между элементами, характерна для закрытых, изолированных от окружающей среды систем, и информация есть отрицание энтропии.

В теории управления целесообразно применять определение информации, как совокупность сведений об изменениях, совершающихся в системе и окружающей ее среде, которая уменьшает степень неопределенности наших знаний о конкретном объекте, это обмен сведениями (данными) между людьми, человеком и автоматом, автоматом и автоматом.

Главное, что информация есть предмет, средство и продукт управленческого труда. Важно подчеркнуть ряд требований, предъявляемых к управленческой информации: надежность (и достоверность), своевременность, адресность и возможность многократного использования. Действительно ценной является только та информация, которая уменьшает неопределенность в конкретной управленческой ситуации.

Информация является основой процесса управления, труд управляющего и состоит в ее изучении и обработке. От уровня организации сбора, обработки и передачи информации зависит эффективность управления.

Управленческая информация имеет ряд особенностей:

* большие объемы информации должны обрабатываться в жестко ограниченные сроки;

* исходная информация подвергается неоднократной обработке с различных производственных точек зрения и с учетом требований потребителей;

*исходные данные и результаты расчетов хранятся длительное время. Оптимальный способ хранения производственной информации - создание

баз и банков данных, т. е. функционально организованных массивов компьютерной информации, осуществляющих централизованное обеспечение коллектива пользователей или совокупности решаемых в системе задач. При этом способе создания и использования массивов информации, когда одна группа специалистов обрабатывает и вводит в банк данных информацию, а другие специалисты ее используют в различных производственных аспектах, обеспечивается интерактивный, т. е. активный с обеих сторон режим работы. Информационные базы данных обычно формируются путем объединения первичных статистических показателей деятельности предприятия в укрупненные файлы с необходимыми реквизитами. Базы данных постоянно обновляются в соответствии с ходом технологического процесса и с учетом требований потребителей информации, решающих большой комплекс информационно связанных управленческих задач.

Выход в свет в конце 40-х годов XX столетия работ К. Шеннона и Н. Винера послужил началом развития математической теории информации, которая определяет понятие "информация" через меру уменьшения неопределенности знания при совершении какого-либо события. Математическая теория информации стала важнейшим стимулом развития кибернетики - науки об общих законах получения, хранения, передачи и переработки информации в целях ее использования в процессах управления различными системами, в том числе и социальными. Кибернетика разрабатывает общие принципы создания систем управления. Использование категориального аппарата кибернетики применительно к обществу заключается в том, что последнее рассматривается как самоорганизующаяся динамическая система, в которой происходят материально-энергетические информационно-управленческие процессы. В контексте ее использования в управленческой деятельности информация истолковывается как совокупность сведений, необходимых для активного воздействия на управляемую систему с целью ее оптимизации. Полезность и эффективность информации в таком случае оценивается по степени ее влияния на изменение представляющего звена о состоянии управляемого социального объекта.

Управление социальными системами, их подсистемами и организациями предполагает производство, воспроизводство и применение различных видов информации. Оно включает:

1. Производство информации в виде научных исследований, изобретений, открытий; обобщения практического опыта в области производства, культуры, образования, социально-политической жизни и т.д.;

2. сбор, отбор, оценка информации, необходимой для управления;

3. аналитико-синтетическая переработка информации (библиографическое описание, классификация, предметизация, аннотирование, реферирование, перевод, кодирование);

4. хранение и поиск информации;

5. размножение и распространение информации, передача ее потребителю;

6. использование информации;

7.контроль за эффективностью использования информации.

Роль информации в управленческой деятельности

Эффективное управление различными социальными организациями и системами немыслимо без использования информации. Такая ситуация предопределяется тем, что управление в своей сущности есть подготовка, принятие и осуществление цепи последовательных решений управляющейсистемой на основе информации, отражающей состояние управляемого объекта и окружающей среды, а также степень исполнения (или невыполнения) принятых управленческих решений. Под информацией обычно понимают процесс передачи сообщений между передающей и принимающей системами, что ведет к изменению разнообразия состояния последней.

Потребность в информации разных субъектов и звеньев управления неодинакова и определяется прежде всего теми задачами, которые решает в процессе управления тот или иной субъект, тот или иной руководитель, работник управленческого аппарата. Она зависит также от масштаба и важности принимаемых решений (чем масштабнее и важнее решение, тем большая по объему и разнообразная по содержанию информация необходима для его подготовки и принятия), от количества и характера управляемых, регулируемых параметров, от количества вариантов возможного состояния и поведения управляемого объекта, от величины и разнообразия возмущающих управляемую систему внутренних и внешних воздействий, от количества и качества показателей, характеризующих результаты функционирования данной системы.

По мере совершенствования управления обществом возрастает необходимость знания об объектах управления, будь это социальные группы, слои населения, социальные организации, территориальные общности или подсистемы общества - экономическая, социальная, политическая, социокультурная. В этих условиях и субъект, и объект управления нуждаются в достоверной и полной информации о функционировании общества, его основных подсистем, организаций и групп. Социологические исследования показывают, что руководители и менеджеры редко и не в полной мере используют доступную информацию, несмотря на приписываемую ей первостепенную роль в процессах управления. Разработчики социальных программ чаще всего жалуются на то, что результаты их труда не используются или редко используются в управленческой деятельности. В результате социологических исследований установлено, что менеджеры более 50 % [данные приведены В. Поповым] своего времени тратят на распределение документов среди подчиненных, на обсуждение их с подчиненными и на участие в совместном - с подчиненными или вышестоящими руководителями - решении возникающих проблем. Менее 50 % опрошенных работников сферы управления использовали компьютерные отчеты в качестве основы для оценки и поощрения работников, запросов большего количества ресурсов или их перераспределения, пересмотра методов и процедур организаторской деятельности и функционирования системы управления, повышения достоверности информации.

Поэтому в практике управления важное значение приобретает выявление и изучение основных факторов, определяющих интенсивность использования информации менеджерами.

Первым из таких факторов является организационная культура. Будут ли содержащиеся в информационных потоках данные правильно восприняты, поняты и воплощаются ли в практические действия менеджера, в существенной мере зависит от его организационной культуры. В системах оценки работников управленческой сферы, как и в прежние времена, чаще всего используются такие критерии, как пунктуальность, ответственность и умение сотрудничать, а не способность быстро и квалифицированно отыскать и использовать новую информацию, необходимую для успешного решения задач, стоящих перед данной организацией.

Второй фактор, влияющий на использование менеджером полученных данных, касается содержания информационные потоки, поступающие в сферу управления, должны помогать направлять и концентрировать внимание управленцев на насущных проблемах управленческого труда, тем самым мотивируя их более активную и эффективную деятельность. Наконец, следует иметь в виду, что использование информации управленческими кадрами требует поддержки и содействия должностных лиц, функционирующих на верхних этажах управленческой пирамиды. В этом - решающий залог соответствия получаемой информации сфере деятельности, компетентности и полномочиям субъекта управления, который ее использует.

Одним из важнейших требований к информации, используемой в управлении, является ее оптимальность и полнота. Оптимум информации означает, что она должна содержать все необходимые сведения по всем управляемым параметрам, причем, только необходимые сведения об управляемом объекте.

Вторым требованием к информации является ее объективность, соответствие реальному положению дел и состоянию управляемого объекта, наличия в ней надежных, не содержащих искажений сведений. Третье непременное требование управляющей системы к поступающей в ее распоряжение информации - точность, характеризующая степень детализации информации, ее приближение к реальному состоянию управляемого объекта, которое она выражает.

Следует, однако, подчеркнуть, что когда речь идет об оптимальности, полноте, объективности и точности информации, необходимой для управленческой деятельности, то эта задача должна решаться каждый раз по-новому, в зависимости от содержания вполне определенной проблемы, которую нужно решить данному органу управления. А ее эффективное решение возможно только в том случае, когда поступающая в управленческую сферу информация своевременна и оперативна. Только такая информация, которая поступает, обрабатывается, интерпретируется и используется вовремя, тогда, когда возникает необходимость в принятии того или иного решения, служит оптимизации, повышению эффективности управленческой деятельности.

Соблюдению этого очень важного, четвертого по порядку, но не по значению, требования, в решающей степени способствует применение в управленческой деятельности современных информационных технологий. На начальных этапах компьютеризации производственной, банковской и иных сфер деятельности, внедрение информационных технологий означало лишь приобретение компьютера для автоматизации работы с документами, содержащими большие объемы информации. Затем появлялись друг за другом все более сложные и эффективные информационные технологии, которые находили все более широкое применение в сфере управленческой деятельности. В соответствии с этим развивался процесс перехода от простой информационной поддержки рутинных производственных или финансово-бухгалтерских операций до современных возможностей различных управленческих информационных систем, облегчающих принятие эффективных управленческих решений.

Технологии информационной деятельности

Управление современным сложным высокомеханизированным производством может быть достаточно эффективным только при условии оснащении его разнообразной организационной и вычислительной техникой. Интенсивность современного производства и скоротечность многих технологических процессов, повышение требований к качеству продукции определяют объективную необходимость органического включения средств управления в процессе производства. Множественность связей между различными элементами и участками производства определяет необходимость оперативных контактов между ними, выбора наиболее рациональных направлений и форм связи и оснащения их эффективной техникой. Сложность принимаемых в процессе управления решений требует их многовариантной разработки и выбора наиболее эффективного варианта. Это существенно повышает объем и трудоемкость управленческих работ и становиться практически реальным только при использовании высокопроизводительной техники управления.

Огромные массивы регистрируемой, передаваемой и обрабатываемой информации потребовали бы неоправданных затрат труда, если бы в помощь человеку для этой цели не была бы подключена соответствующая техника. Хранение и обработка информации также нуждается в механизации.

Скорость получения и обработки информации превращает ее запасы из ненужного архива данных в активное средство воздействия на управляемый объект.

В зависимости от решаемых управленческих задач могут быть задействованы следующие информационно-управленческие технологии:

*сберегающие (экономят трудозатраты, материалы и финансовые ресурсы, но не оказывают существенное влияние на изменение состояния и уровня функционирования предприятия), в основном передающие информацию от источника к адресату без ответственности за суть передаваемой информации и ее использование адресатом;

*рационализирующие (охватывают не только функции передачи, но и в определенной мере ответственны за использование информации);

*творческие (выработка новых знаний, их передача, переработка, использование для усовершенствования объекта управления).

Таким образом, техническое оснащение системы управления является одним из существенных условий повышения качества управления и снижения затрат, связанных с ним.

Техническое оснащение процессов управления требует значительных капитальных вложений и вносит существенное изменения в содержание управленческого труда, предъявляя дополнительные требования к подготовке руководителей разных рангов и специалистов. Эффективность этих затрат в значительной мере зависит от организации всей работы по внедрению и эксплуатации техники управления. Технические средства управления включают разнообразные виды машин, механизмов, приборов и приспособлений.

Наличие даже значительного количества техники не может в полной мере характеризовать реальный уровень технической оснащенности управления, так как применение отдельных видов даже очень прогрессивной техники может происходить при небольшой ее загрузке. Техника может использоваться не по прямому назначению, может увеличиться трудоемкость ее обслуживания, в результате чего вырастают затраты по управлению без должных результатов. Кроме того, новая техника управления должна сопровождаться изменениями информационной системы, организации управленческого труда и квалификации кадров, организационной структуры аппарата управления. Совершенствование техники в отрыве от других элементов системы управления снижает ее эффективность и не создает реального технического обеспечения системы управления.

Под техническим обеспечением системы управления понимается оснащение процессов управления современными техническими средствами, соответствующими применяемым методам управления, материально-технической базе производства и методам его организации и сочетающимися со всеми остальными элементами системы управления.

Основными требованиями, предъявляемыми к техническому обеспечению управления, являются:

* комплексность механизации и автоматизации процессов управления и отдельных видов работ;

* пропорциональность производительности разных видов техники, связанной между собой процессом управления;

* непрерывность использования технических средств и движения информационных потоков;

* ритмичная работа техники и всех звеньев аппарата управления;

* экономичность эксплуатации техники управления.

Эти черты технической базы управления характеризуют ее как систему определенным образом организованных технических средств.

Таким образом, можно сказать, что уровень технической оснащенности в значительной мере определяет всю систему организации управления.

Анализ технического обеспечения представляет собой один из центральных разделов общего анализа организации управления. Целью анализа организации технического обеспечения являются: оценка уровня механизации и автоматизации процессов управления и отдельных видов работ; определение степени комплексности оснащения процессов управления техникой; выявление соответствия технических средств характеру механизируемых процессов управления, т.е. рациональность ее использования; оценка использования наличной техники, выявление излишней техники и обоснование дополнительной потребности в ней.

Анализ технического обеспечения опирается на данные статистической отчетности и оперативного учета, которые особенно подробно характеризуют состав и использование вычислительной техники. При анализе технического оснащения широко применяется система показателей, характеризующих состояние, качественный состав и использование техники управления.

Информационные системы в менеджменте

Важнейшая особенность процесса управления заключается в его информационной природе. В управляющей системе на основе тщательного изучения и анализа информации о задачах, которые ставит перед собой организация, о состоянии управляемого объекта, тенденциях его развития, о смежных производствах, научно-технических разработках о составе коллектива, формах организации его труда и т. д. создается информационная модель будущего состояния объекта и обосновываются условия и этапы ее реализации, т. е. принимаются решения по преобразованию объекта. Организация реализации принятых решений проводится через систему методов воздействия на работников с использованием информации о ходе выполнения принятых решений (обратная информация). Чем точнее и объективнее информация, находящаяся в распоряжении системы управления, чем полнее она отражает действительное состояние и взаимосвязи в объекте управления, тем обоснованнее поставленные цели и реальные меры, направленные на их достижение.

Так как руководитель в своей работе опирается на информацию о состоянии объекта и создает в результате своей деятельности новую командную информацию с целью перевода управляемого объекта из фактического состояния в желаемое, то информацию условно считают предметом и продуктом управленческого труда.

Информация как элемент управления и предмет управленческого труда должна обеспечить качественное представление о задачах и состоянии управляемой и управляющей систем и обеспечить разработку идеальных моделей желаемого их состояния.

Информационное обеспечение - это часть системы управления, которая представляет собой совокупность данных о фактическом и возможном состоянии элементов производства и внешних условий функционирования производственного процесса и о логике изменения и преобразования элементов производства. При характеристике информации в системе управления выделяются две ее части:

1. Первичные элементы информации (данные), которые могут быть присущи всем объектам определенного класса и различаются лишь количественным выражением;

2. Схемы классификационных связей, которые отражают логику изменений в производственном процессе и обосновывают направления преобразования информации (информационной модели).

Они в большей мере связаны со спецификой объекта. Это позволяет выделить два уровня характеристик информационного обеспечения:

* элементный, т. е. совокупность данных, характеристик, признаков;

* системный, т.е. воспроизводящий взаимосвязи и зависимости между классификационными группами информации, реализуемый в виде информационных моделей.

При элементной характеристике информации изучаются состав информации, форма и виды носителей, их номенклатура. При характеристике информационной системы исследуются движение информационных потоков, их интенсивность и устойчивость, алгоритмы преобразования информации и соответствующая этим объективным условиям схема документооборота. Совокупность информации, регистрируемой, передающейся и перерабатывающейся в системе управления, должна отражать все разнообразие фактических и возможных состояний, наблюдаемых и регулируемых системой управления.

Характеризуя информацию как предмет труда в процессе управления, необходимо учесть ряд ее особенностей. Прежде всего, информация--это предмет труда длительного пользования. При использовании она не теряет своих потребительских свойств, хотя и входит в состав готового продукта (управленческого решения), составляя его субстанцию. Такая особенность информации предлагает определенную специфику ее формирования. Наибольший объем работ и затрат связан с первоначальным созданием информационных массивов -- банков данных. В последующем данные этих банков периодически обновляются, корректируются, но продолжают использоваться.

Поскольку содержание банков данных может быть использовано для разных подсистем и даже разных объектов управления, они могут быть в значительной мере централизованы.

Информация относится к предметам труда особого рода также потому, что она способна к саморазвитию. Количественное накопление информации дает возможность более четко установить тенденцию развития управляемого объекта и выявить новые связи между отдельными классификационными группами информации. Это позволило в качестве одного из важнейших принципов построения информационной системы сформулировать получение максимума производной при минимуме исходной информации.

Старение информации в ряде случаев связано с потерей ее ценности для конкретных условий и целей, но она может быть омоложена и вновь приобретает ценность с изменением условий. Определенную полезность сохраняет даже ретроспективная информация как база для анализа динамики.

Информация должна быть подготовлена к использованию. В зависимости от степени ее подготовленности может быть выделена: первичная информация как набор данных, показателей, описывающих отдельные стороны процесса и его элементов;

* вторичная информация, прошедшая определенное упорядочение и классификацию для получения целесообразной производственной информации;

* информационные модели отдельных элементов и локальных процессов, описывающие статическое состояние объекта;

* информационные модели динамики, характеризующие изменение отдельных элементов и процессов;

* интегрированные информационные модели, описывающие определенные решения и имеющие активную направленность.

Первые две степени являются прерогативой информационной службы; третья и четвертая связаны с деятельностью определенных функциональных подразделений; последняя группа моделей пользуется руководителем.

Решения являются идеальным описанием желаемого состояния объекта и методов достижения этого состояния. Они представляют собой продукт ограниченного применения, так как направлены на конкретный объект в четко описываемых условиях. Качество решения как готового продукта проявляется опосредованно, в деятельности объекта, на который данное решение направлено.

Для анализа информационного обеспечения наибольшее значение имеет выделение следующих разновидностей информации:

* в зависимости от описываемых процессов - производственно-гномическую, технико-технологическую, организационную, социальную, информацию о внешних хозяйственных связях;

* по отношению к управляемому объекту - внешнюю и внутрипроизводственную;

* по роли в процессе управления - директивную, нормативную, плановую, аналитическую;

* о степени обновляемости и порядку поступления - постоянную и переменную, длительного хранения, оперативную, циклическую, периодическую;

* по степени агрегирования - простую, интегрированную, усредненную и т. п.;

* по степени преобразования - первичную, производную, обобщенную;

* по степени обработки - бухгалтерскую, статистическую, оперативно-производственную и т. п.

При организации информационного обеспечения принципиальное значение имеет распределение информации на прямую, т. е. командную, исходящую от управляющей системы, и обратную, отражающую реакцию управляемого объекта на происходящие изменения и реализуемые решения.

Необходимо отметить, что основным видом информации, циркулирующей на предприятиях (объединениях), является информация, организующая производственные и технологические процессы и реализующая методы управления этими процессами. Разработка конструкторской и технологической документации, создание и поддержание в актуальном состоянии нормативной базы, планирование, учет и оперативное управление производственными процессами создают на предприятиях (объединениях) мощный поток производственно-экономической информации. Она может быть директивной или распорядительной, производственно-экономической или общественно-воспитательной и т. п.

Под экономической информацией понимают информацию, которая возникает при подготовке и в процессе производственно-хозяйственной деятельности предприятия (объединения) и управления этой деятельностью.

Экономическая информация обладает рядом особенностей:

1. В основной массе она имеет дискретную форму преставления; выражается в цифровом или алфавитно-цифровом виде;

2. Отражается на материальных носителях (документах, перфолентах, перфокартах, магнитных лентах, дисках и т.д.);

2. Ее большие объемы обрабатываются в установленных временных пределах, зависящих от ее конкретных функций, чаще всего - это циклическая регулярная обработка;

3. Исходная информация, возникающая в одном месте, находит свое отражение в различных функциях управления и в связи с этим подвергается различной обработке несколько раз, что требует многократной перегруппировки данных;

4. Объемы исходной информации достигают больших размеров при относительно малом числе операций ее обработки;

5. Исходные данные и результаты расчета, а иногда и промежуточные результаты подлежат длительному хранению.

6. Исключительно важными требованиями к экономической информации в системах управления производством являются требования своевременности, полноты и достоверности, которые следует неукоснительно выполнять при организации обработки экономической информации.

При создании информационного обеспечения ориентируются на усредненную, выровненную потребность в информации руководителей и специалистов. Особое место здесь занимает информация об управлении, в которой отражаются прогрессивные приемы и методы организации управления.

В процессе организации информации принципиальное значение имеет расчленение ее на условно-постоянную, играющую роль нормативно-справочной, и переменную. Оба эти вида информации на основе анализа классификационных связей организуются во взаимосвязанные блоки (модели), которые могут быть описывающими, т. е. характеризующими процесс в статике или динамике, компонентами, отражающими определенную типовую ситуацию.

Процесс формирования информационного обеспечения включает несколько этапов:

1) Описание состояния объекта, т. е. физическая фотография. Это предполагает набор технико-экономических показателей и параметров, характеризующих управляющую и управляемую системы, с соответствующей классификацией этих показателей;

2) Моделирование классификационных связей в информационных массивах с выделением причинно-следственных зависимостей, т. е. формирование частных статических моделей;

3) Отражение в информационных моделях динамики отдельных элементов и процессов, т. е. обоснование тенденций количественного и качественного изменения в производстве. При этом количественное изменение предполагает корректировку информации, а качественное изменение -- ее частичную или полную перестройку;