К началу 1990-х гг. в стране была создана нормативно-методическая база по вопросам взаимосвязи и преемственности делопроизводства учреждений, деятельности ведомственных и государственных архивов.

Кроме того, меняются состав и содержание традиционных документов на бумажной основе, все более широкое распространение получают новые носители информации.

В настоящее время экспертиза ценности документов в учреждении проводится: в делопроизводстве: при составлении номенклатуры дел, формировании дел и подготовке их к передаче в архив; в архиве: в ходе подготовки дел к передаче на постоянное хранение.

Экспертная комиссия создается по приказу руководителя организации. В нее обычно включается не менее трех наиболее квалифицированных работников, знающих структуру, деятельность, делопроизводство и состав документации данной организации.

Решения экспертной комиссией принимаются коллегиально большинством голосов на заседаниях, которые проводятся в соответствии с утвержденным планом работы ЭК и по мере необходимости .

Заседания ЭК протоколируются. Протоколы заседаний подписывают председатель и секретарь комиссии. Решения комиссии вступают в силу только после утверждения их руководителем организации.

Экспертиза ценности документов проводится ежегодно. Ее осуществляют работники службы документационного обеспечения управления совместно с экспертной комиссией под методическим руководством сотрудников архива организации.

Экспертиза ценности документов является тем инструментом, который определяет срок и средства хранения документов. Если документы нуждаются в длительном хранении, то используют средства для долговременного хранения документов, а при небольшом сроке целесообразно применять средства оперативного хранения документов.

Целесообразность использования традиционных средств оперативного хранения документов должны определяться объемами хранящихся документов и частотой обращения к ним на основе заключений экспертизы ценности документов.

В заключении следует отметить, что методология организации архивного хранения электронных документов только начинает складываться.

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Андреева, В. И. Делопроизводство: организация и ведение: учебно-практическое пособие / В. И. Андреева. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.:КНОРУС, 2008. - 256 с.

2. Алексеева, Е.В. Архивоведение: учебное пособие / Е.В. Алексеева. - М.: Наука, 2002. - 271 с.

3. Альбрехт, Б.В. Архивоведение / Б.В. Альбрехт. - М.: МЦФЭР, 2005. - 192 с.

4. Афанасьева, Л.П. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: экспертиза ценности документов / Л.П. Афанасьева // Секретарское дело. - 1998. - №4. - С.18-23.

5. Басаков, М. И. Делопроизводство. Документационное обеспечение управления на основе ГОСТ Р 6.30-2003: учебное пособие / М. И. Басаков. - 6-е изд., перераб. и доп. - М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2008. - 348 с.

6. Барахин, А.Б. Делопроизводство / А.Б. Барахин. - М.: МЦФЭР, 2008. - 243 с.

7. Бардаев, Э. А. Документоведение [Текст] : учебник для вузов / Э. А. Бардаев, В. Б. Кравченко. - М.: Академия, 2008. - 301 с.

8. Березина, М.Н., Лысенко, Л.М. Современное делопроизводство / М.Н. Березина, Л.М. Лысенко. - 3-е изд., перераб. - СПб: Питер, 2008. - 321с.

9. Булюлина, Е.В. Архивоведение / Е.В. Булюлина. - Волгоград: Наука, 2001. - 243 с.

10. Быкова, Т.А. Делопроизводство: учебник для вузов / Т.А. Быкова, М.Л. Вялова. - М.: МЦФЭР, 2004. - 544с.

11. Ватолина, М.В. Организация работы с документами / М.В. Ватолина. - Ростов н/Д: Феникс, 2004. - 320 с.

12. Вовкотруб, О.В. Архивоведение / О.В. Вовкотруб. - М: ПГУ, 2008. - 299с.

13. Голиков, А.Г. Архивоведение / А.Г. Голиков. - М: МФЭЦР, 2008. - 211с.

14. Давыдова, Э.Н. Делопроизводство: учебное пособие / Э.Н. Давыдова. - Минск: Книжный дом, 2008. - 295с.

15. Демин, Ю.Н. Делопроизводство / Ю.Н. Демин. - М.: МФЦЭР, 2008. - 224с.

16. Кабашов, С.Ю. Делопроизводство и архивное дело / С.Ю. Кабашов. - М: Наука, 2009. - 294с.

17. Касьянова, А.Н., Куликов В.П. Делопроизводство и другие аспекты работы секретаря / А.Н. Касьянова, В.П. Куликов. - 2-е изд., перераб. - СПб: АБАК, 2010. - 256с.

18. Кирсанова, М.В. Современное делопроизводство: учебное пособие / М.В. Кирсанов. - М: ИНФРА - М, 2010. - 288с.

19. Кушнаренко, Н.Н. Документоведение / Н.Н. Кушнаренко. -Киев: Знання, 2001. - 324 с.

20. Ларин М.В. Актуальные проблемы обмена документированной информацией в государственном управлении // Документация в информационном обществе: унификация и стандартизация межведомственного и корпоративного документооборота. Доклады и сообщения IX Международной научно-практической конференции, 5-6 декабря 2002 г. М., 2003. С. 37.

21. Ларьков, Н.С. Документоведение: учебное пособие / Н.С. Ларьков. - М: АСТ: Восток - Запад, 2008. - 427с.

22. Моисеенко Т., Свищев М. Изучение аграрной истории России последних десятилетий: перспективы "компьютерного источниковедения" // История и компьютер: Новые информационные технологии в исторических исследованиях и образовании. St. Katharinen, 1993. - С.93 .

23. Носевич В.Л. Архив электронных документов: белорусский опыт // Отечественные архивы. 2002. № 1. С.44-52.

24. Румынина, Л. А. Документационное обеспечение управления: учебник для студ. учреждений сред. проф. образования / Л.А. Румынина. - 3-е изд., испр. - М.: Издательский центр «Академия», 2005. - 224 с.

25. Стенюков, М.В. Документы. Делопроизводство / М.В. Стенюков. - М.: Приор, 2006. - 144 с.

ПРИЛОЖЕНИЕ

Приложение 1

Наименование организации (предприятия)

ПРИКАЗ

__________ Место издания №________

О создании экспертной комиссии

В целях________________________________________________

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Создать экспертную комиссию в составе:

Председатель - _________________________________________

(должность, инициалы, фамилия)

Секретарь - ____________________________________________

(должность, инициалы, фамилия)

Члены комиссии:

1._____________________________________________________

(должность, инициалы, фамилия)

2. ____________________________________________________

(должность, инициалы, фамилия)

3. ____________________________________________________

(должность, инициалы, фамилия)

2. Разработать положение об экспертной комиссии до _________.

Руководитель организации

Подпись Расшифровка подписи

__________ _____________________

Визы

Приложение 2

Протокол N _______________

(указать номер)

заседания экспертной комиссии (экспертной группы)

по рассмотрению _____________________________

(наименование материалов)

г. _______________ "__" ____________ 201_ г.

(указать город)

1. Присутствовали:

а) список присутствующих экспертов:

Инициалы, фамилия:________________________________________

(указать руководителя и заместителя руководителя комиссии,

___________________________________________________________

ответственного и технического секретарей, членов экспертной комиссии)

б) список приглашенных лиц:

Инициалы, фамилия:

_________________________________________________________

(указать приглашенных лиц)

2. Повестка дня:

2.1. Доклад руководителя экспертной комиссии (экспертной группы) о работе экспертной комиссии. Представление выводов экспертной комиссии (зачитывается проект заключения экспертной комиссии).

2.2. Выступление представителя заказчика, общественности, администрации территории и т.д.

2.3. Обсуждение заключения экспертной комиссии и особых мнений экспертов (без присутствия приглашенных лиц).

2.4. Заключительное слово руководителя экспертной комиссии.

2.5. Подписание заключения экспертной комиссии.

2.6. Информация о результатах подписания заключения экспертной комиссии и закрытие заседания экспертной комиссии.

3. Слушали:

3.1. Доклад руководителя экспертной комиссии (экспертной группы) о работе экспертной комиссии. Представление выводов экспертной комиссии (зачитывается проект заключения экспертной комиссии).

Вопросы к докладчику:

---------------------------------------------------------------------------

Тема вопроса

----- -------------------------------------------------------------------

1. ___________________________________________

2. ___________________________________________

3.2. Выступление представителя заказчика, общественности,

администрации территории и т.д.

3.3. Обсуждение заключения экспертной комиссии и особых мнений

экспертов (без присутствия приглашенных лиц).

3.4. Заключительное слово руководителя экспертной комиссии.

3.5. Информацию руководителя (ответственного секретаря) экспертной комиссии о результатах подписания заключения экспертной комиссии и закрытие заседания экспертной комиссии.

4. Решили: ____________________________________ (доработать заключение по замечаниям членов экспертной комиссии, рекомендовать к утверждению заключение экспертной комиссии, оформить в установленном порядке заключение экспертном комиссии и т.д.)

Руководитель экспертной комиссии государственной экологической экспертизы _____________________

(инициалы, фамилия)

Ответственный секретарь экспертной комиссии государственной экологической экспертизы _____________________

(инициалы, фамилия)

Приложение 3

Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

Наименование организации

УТВЕРЖДАЮ

АКТ Наименование должности

________ N ________ руководителя организации

(место составления)

Подпись

Расшифровка подписи

Дата

На основании (название и выходные данные перечня документов с указанием сроков их хранения) отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда N (название фонда)

Итого ед. хр. За годы (цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за __________ годы утверждены, по личному составу согласованы с ЭП (наименование архивного учреждения) (протокол от ____________ N ____________)

Наименование должности лица, проводившего экспертизу ценности документов

Подпись

Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК (ЭК)

от __________ N _______

Документы в количеств ед.хр.,

(цифрами и прописью)

весом _______ кг сданы в на переработку по приемо-сдаточной накладной от ____________ N _______

Наименование должности работника, сдавшего документы

Подпись

Расшифровка подписи

Дата

Изменения в учетные документы внесены.

Наименование должности работника архива, внесшего изменения в учетные документы

Подпись

Расшифровка подписи

Дата

Размещено на Allbest.ur