Проектирование и исследование средств автоматизации информации различного целевого назначения

ЭИС представляет собой систему, функционирование которой во времени заключается в сборе, хранении, обработке и распространении информации о деятельности какого-то экономического объекта реального мира. Информационная система создается для конкретного экономического объекта и должна в определенной мере копировать взаимосвязи элементов объекта.

ЭИС предназначены для решения задач обработки данных, автоматизации конторских работ, выполнения поиска информации и отдельных задач, основанных на методах искусственного интеллекта.

Задачи обработки данных обеспечивают обычно рутинную обработку и хранение экономической информации с целью выдачи (регулярной или по запросам) сводной информации, которая может потребоваться для управления экономическим объектом.

Автоматизация конторских работ предполагает наличие в ЭИС системы ведения картотек, системы обработки текстовой информации, системы машинной графики, системы электронной почты и связи.

Поисковые задачи имеют свою специфику, и информационный поиск представляет собой интегральную задачу, которая рассматривается независимо от экономики или иных сфер использования найденной информации.

Алгоритмы искусственного интеллекта необходимы для задач принятия управленческих решений, основанных на моделировании действий специалистов предприятия при принятии решений.

Добавление к понятию "система" слова "информационная" отражает цель ее создания и функционирования. Информационные системы обеспечивают сбор, хранение, обработку, поиск, выдачу информации, необходимой в процессе принятия решений задач из любой области. Они помогают анализировать проблемы и создавать новые продукты.

Информационная система -- взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели.

Современное понимание информационной системы предполагает использование в качестве основного технического средства переработки информации персонального компьютера. В крупных организациях наряду с персональным компьютером в состав базы информационной системы может входить мэйнфрейм или суперЭВМ. Кроме того, техническое воплощение информационной системы само по себе ничего не будет значить, если не учтена роль человека, для которого предназначена производимая информация и без которого невозможно ее получение и представление.

Необходимо понимать разницу между компьютерами и информационными системами. Компьютеры, оснащенные специализированными программными средствами, являются технической базой и инструментом для информационных систем. Информационная система немыслима без персонала, взаимодействующего с компьютерами и телекоммуникациями Барановская Т.П., Лойко В.И., Семенов М.И. Информационные системы и технологии в экономике: Учебник.- М.: Финансы и статистика, 2005.- 413 с..

Информация в современном мире превратилась в один из наиболее важных ресурсов, а информационные системы (ИС) стали необходимым инструментом практически во всех сферах деятельности.

Разнообразие задач, решаемых с помощью ИС, привело к появлению множества разнотипных систем, отличающихся принципами построения и заложенными в них правилами обработки информации. Информационные системы можно классифицировать по целому ряду различных признаков. В основу рассматриваемой классификации положены наиболее существенные признаки, определяющие функциональные возможности и особенности построения современных систем. В зависимости от объема решаемых задач, используемых технических средств, организации функционирования, информационные системы делятся на ряд групп (классов) (рис. 1.1).

По типу хранимых данных ИС делятся на фактографические и документальные. Фактографические системы предназначены для хранения и обработки структурированных данных в виде чисел и текстов. Над такими данными можно выполнять различные операции. В документальных системах информация представлена в виде документов, состоящих из наименований, описаний, рефератов и текстов. Поиск по неструктурированным данным осуществляется с использованием семантических признаков. Отобранные документы предоставляются пользователю, а обработка данных в таких системах практически не производится.

Информационно-поисковые системы производят ввод, систематизацию, хранение, выдачу информации по запросу пользователя без сложных преобразований данных. (Например, ИС библиотечного обслуживания, резервирования и продажи билетов на транспорте, бронирования мест в гостиницах и пр.). Информационно-решающие системы осуществляют, кроме того, операции переработки информации по определенному алгоритму. По характеру использования выходной информации такие системы принято делить на управляющие и советующие. Результирующая информация управляющих ИС непосредственно трансформируется в принимаемые человеком решения. Для этих систем характерны задачи расчетного характера и обработка больших объемов данных. (Например, ИС планирования производства или заказов, бухгалтерского учета.)

Советующие ИС вырабатывают информацию, которая принимается человеком к сведению и учитывается при формировании управленческих решений, а не инициирует конкретные действия. Эти системы имитируют интеллектуальные процессы обработки знаний, а не данных. (Например, экспертные системы.)

В зависимости от сферы применения различают следующие классы ИС. Информационные системы организационного управления - предназначены для автоматизации функций управленческого персонала как промышленных предприятий, так и непромышленных объектов (гостиниц, банков, магазинов и пр.). Основными функциями подобных систем являются: оперативный контроль и регулирование, оперативный учет и анализ, перспективное и оперативное планирование, бухгалтерский учет, управление сбытом, снабжением и другие экономические и организационные задачи.

ИС управления технологическими процессами (ТП) - служат для автоматизации функций производственного персонала по контролю и управлению производственными операциями. В таких системах обычно предусматривается наличие развитых средств измерения параметров технологических процессов (температуры, давления, химического состава и т.п.), процедур контроля допустимости значений параметров и регулирования технологических процессов.

Комплексная автоматизация проводится поэтапно, индивидуально для каждого отдельного предприятия (холдинга) при непосредственном участии в работе специалистов предприятия. Проект выполняется в соответствии с бизнес-планом, установленной учетной политикой и действующим законодательством.

Система «Abacus Financial» является мощной отечественной системой автоматизации финансово-хозяйственной деятельности. Построенная в трехуровневой архитектуре «клиент-сервер» с тонким клиентом на базе СУБД Oracle, она предоставляет пользователю широкие возможности для построения высокотехнологичных систем учета и планирования развивающихся российских предприятий.

По ширине охвата различных служб предприятия «Abacus Financial» не уступает ни одной из систем, функционирующих в России.

О преимуществах системы автоматизации «Abacus Financial»

* Система охватывает все участки работы финансовых и хозяйственных служб предприятия на едином информационном пространстве, включая удаленный доступ через Интернет или по телефонным линиям.

* Высокотехнологичная идеология построения ядра системы автоматизации позволяет добиваться высоких скоростей работы при больших базах данных (100 Гб) и большом количестве пользователей (500 станций).

* Система имеет развитую систему администрирования пользователей, а именно: наделение ресурсами для доступа, разбивка на категории по функциональным признакам, журнализация и персонификация действий пользователей.

* Система имеет механизмы архивации и восстановления данных при аварийных ситуациях.

* Система позволяет проводить многоуровневый аналитический учет не только в бухгалтерском контуре, но в любом другом разделе учета, поскольку строгая иерархия документов, взаимодействующих в системе, является основой ее построения. С любым документом верхнего уровня можно связать любое количество других равноуровневых документов и наоборот, таким образом в системе осуществляется связь «многие - ко многим».

* Применяемая в системе концепция автоматической работы с налогами, как и с другими операциями, возлагает на пользователя только функции контроля, полностью исключая ручные работы. Но в системе предусмотрен также и ручной механизм работы по расчету как налогов, так и других расчетов.

* Документы, входящие в систему автоматизации, обеспечивают высокую надежность обработки результатов расчетов, допускают быстрое перестроение точности округления сумм и форматов вывода результатов на экран и принтер. Система не содержит ошибок при расчетах.

* Имеется возможность одновременной поддержки нескольких планов счетов и удобная одновременная работа пользователя с несколькими планами. Система позволяет осуществлять перевод расчетов из одного плана счетов в другой таким образом, что отпадает необходимость большого количества рутинных операций по ручному перенесению данных.

* Система позволяет работать с понятием «забалансовый счет», для чего не требуется обязательного наличия нескольких планов счетов, хотя в системе они присутствуют.

* Имеется возможность описания любых алгоритмов расчета различных хозяйственных и бухгалтерских операций, в том числе и типовых, причем пользователю доступны все механизмы построения алгоритмов.

* Существует простой встроенный механизм доступа к данным из внешних программ. В системе средствами собственного языка поддерживаются механизмы для конвертации данных в любые другие форматы, а также, например, в таблицы Excel.

* Система содержит набор отчетов, исчерпывающий практически все потребности пользователя, работающего с конкретным разделом. Генерации произвольных отчетов любой формы и сложности ориентированы на обычного пользователя и не требует от него знаний программирования. Получаемые в системе отчеты полностью совпадают с привычными, которые ранее пользователь составлял вручную по тем же данным.

* Система позволяет производить сворачивание исходящего сальдо по произвольному уровню аналитики.

* Раздел работы с ценными бумагами содержит все необходимое для технологичной работы практически каждого крупного предприятия, а раздел для работы с ценными бумагами отличается удобством учета акций.

* Система имеет раздел «Договоры», в котором реализована проработанная концепция работы с договорами в оперативном контуре, используя иерархическую структуру взаимодействия документов.

Из существующих в настоящее время систем автоматизации это самая недорогая по стоимости система. Необходимо отметить, что стоимость внедрения «Abacus Financial» на предприятии с сетью 30 рабочих мест составляет $800 в расчете на одно рабочее место, а с сетью 50 и более рабочих мест - менее $500 в расчете на одно рабочее место.

Разработчик предоставляет значительные скидки на приобретение дополнительных рабочих мест после внедрения системы. Так, например, при покупке дополнительных рабочих мест более 50 стоимость одного составляет $200.

Сокращение расходов на внедрение связано еще и с тем, что время внедрения системы занимает не более 7-8 месяцев, а иногда и не более полугода.

Невысокая плата за системную и техническую поддержку, которая производится только при необходимости, а не в виде абонентной платы, гарантирует продолжительную успешную эксплуатацию системы на небольшом, среднем и крупном предприятиях в равной степени.

Разработчик гарантирует бесплатную поставку релизов и версий с целью устранения ошибок и неточностей в течение всего срока эксплуатации системы. Поставка релизов и версий, содержащих новые функциональные и технические возможности, производится по ценам, составляющим не более 5% от стоимости контракта. Об ожидаемых результатах внедрения системы автоматизации «Abacus Financial»

Внедрение системы автоматизации финансово-хозяйственной деятельности позволит российскому предприятию сочетать интенсивный и экстенсивный способы развития. Если необходимо упорядочить учет и документооборот, учесть и устранить потери, нерациональное распределение ресурсов, повысить производительность труда, снизить затраты на работу вспомогательных подразделений, усилить эффективность основного производства, объединить разрозненные подразделения на решение единых задач, то можно рассчитывать на положительный результат, который обеспечивает система «Abacus Financial».

Автоматизация не ведет к сокращению числа работников, она ведет к повышению уровня и качества труда. «Abacus Financial» предоставляет возможность организовать производство на основе полной и исчерпывающей информации о финансовом состоянии, оптимизировать процессы основной деятельности, в каждый момент времени располагая всеми необходимыми данными.

На предприятии, в котором внедрена система «Abacus Financial», нет необходимости в организации специальной технической службы, предназначенной для обеспечения высокой производительности всего программно-аппаратного комплекса. Обслуживание системы может производить один системный администратор. Для этого не требуется специально выделенный квалифицированный программист Промышленная универсальная система автоматизации финансово-хозяйственной деятельности «ABACUS Financial» v.6.2., 2001 г. // Логинфо. - 2001. - №5..

Автоматизация процесса управления предприятием одна из важных задач, которую необходимо решить руководителям предприятия в кратчайшие сроки. В качестве инструмента управления предприятием Вам идеально подойдет наша автоматизированная система состоящая из двух программных продуктов: «Семерка - Управленческий учет - 3.3» и «Семерка - Бюджетирование - 1.1».

Конкурентные преимущества предлагаемого программного обеспечения:

1. Невысокая цена приобретения программного обеспечения;

2. Невысокая стоимость владения программным обеспечением;

3. Простота настройки программного обеспечения;

4. Удобство работы для пользователей;

5. Гибкие настройки системы;

6. Настройка программного обеспечения под конкретное предприятие с учетом поставленных задач.

Автоматизация и системы автоматизации:

Автоматизированная система управленческого учета "Семерка" - Управленческий учет - 3.3

Автоматизация управленческого учета. Для получения оперативных фактических данных о результатах финансово-хозяйственной деятельности Вашего предприятия мы рекомендуем использовать программный продукт «Семерка - Управленческий учет - 3.3». Контролируя движение денежных средств, издержки, вы сможете вовремя обнаружить источники Ваших убытков и существенно повысить прибыльность Вашего бизнеса.

Автоматизированная система бюджетирования "Семерка" - Бюджетирование - 1.1

Автоматизация процесса планирования. Для более эффективного и стремительного развития Вашего предприятия Вам необходима автоматизированная система планирования финансово-хозяйственной деятельности. Обладая возможностью моделирования различных ситуаций, вы сможете принять наиболее эффективное управленческое решение, выбрать более прибыльный инвестиционный проект, направление деятельности или акцентировать продажи на наиболее рентабельных группах продуктов. Решить подобную задачу Вам поможет автоматизированная система «Семерка - Бюджетирование - 1.1».

Автоматизированная система - первый шаг к эффективному управлению и развитию бизнеса.

Автоматизация бизнеса необходимо в первую очередь тем компаниям, которые динамично развиваются, которые стремятся занять лидирующие позиции на рынке, тем, кто с помощью автоматизации предприятия планирует повысить конкурентные преимущества перед другими компаниями.

Постановка и автоматизация управленческого учета и бюджетирования на своем предприятии позволит получать оперативную информацию о финансово-хозяйственной деятельности предприятия, контролировать доходы и расходы, следовательно, существенно повысить свою прибыль, увеличить продажи, успешно реализовать инвестиционные проекты.

Для того чтобы автоматизированная система максимально соответствовала потребностям предприятия, ввод системы в эксплуатацию происходит по следующей схеме:

Первый этап - “Разработка проекта автоматизации”.

Первоначально на данном этапе проводится аудит существующей систуации, в т.ч. проводится анализ:

q системы организационно-штатной структуры, используемой технологии планирования и принятия управленческих решений;

q положений о подразделениях, должностных инструкций, используемых методов стимулирования подразделений и сотрудников;

q сильных и слабых сторон предприятия;

q внешнего и внутреннего документооборота, материальных и финансовых потоков;

q состояния бухгалтерского учета, учета наличия и движения материальных ценностей;

q используемых программных продуктов, состава аппаратно-программных средств, способов классификации и кодирования информации.

На основе данных, полученных в результате анализа, разрабатываются:

q организационно-функциональная схема построения автоматизированной системы на базе технологических решений системы;

q комплексная система мероприятий по реинжинирингу бизнес-процессов предприятия (оптимизация системы управления, вертикальных и горизонтальных взаимосвязей между подразделениями, документооборота, форм отчетности, бухгалтерского, складского учета и т.п.);· состав и функции автоматизированных рабочих мест;

q методики взаимодействия с существующими программными средствами (если будет признано целесообразность их использования);

q методика и план-график пуско-наладочных работ;

q смета предполагаемых затрат.

Результаты первых двух этапов оформляются в виде сводного документа “Проект автоматизации предприятия”.

Фактически в этом документе руководству предприятия представляется полный анализ существующего состояния предприятия и рекомендации по постановке системы управления предприятием в условиях новой информационной технологии, оценка необходимых затрат на программно-технические средства и предполагаемые сроки выполнения работ.

Второй этап - “Пуско-наладочные работы”

В соответствии с согласованным сторонами план графиком работ:

q реализуется (при поддержке администрации предприятия) система мероприятий по реинжинирингу системы управления;

q формируется состав программных компонент системы;

q монтируется и инсталлируется локально-вычислительная сеть;

q производится настройка контуров системы;

q производится обучение персонала;

q разрабатываются и уточняются должностные инструкции для отдельных автоматизированных рабочих мест;

q наполняются массивы нормативно-справочной информации (в том числе с использованием процедур конвертации из существующих программных комплексов);

q производится настройка прав доступа к режимам и информационным ресурсам;

q вводятся в опытную эксплуатацию элементы системы, производится их освоение пользователями в режиме деловой игры, тиражирование опыта по другим подразделениям предприятия.

Третий этап - “Опытная эксплуатация”

В ходе опытной эксплуатации оценивается эффективность и устойчивость функционирования системы, при необходимости вносятся необходимые корректуры в построение системы, составляется комплексный план дальнейшего развития системы. Работы завершаются переходом к режиму полномасштабной промышленной эксплуатации Вендров А.М. Проектирование программного обеспечения экономических информационных систем. - М: «Финансы и статистика», 2000. - 220 с..

4. Использование ИАИСУ на предприятии