Особенности ивент-менеджмента в отеле "Никольская Кемпински Москва"

На семи этажах отеля «Никольская Кемпински» расположены 211 просторных номеров и люксов, включая 2 «Президентских» люкса, а также 6 ресторанов и баров, спа-центр L. Raphael Spa, фитнес-центр и 5 конференц-залов. Номера отеля открывают виды на исторический центр города и его основные достопримечательности - Кремль и Красную Площадь. В шаговой доступности от «Никольской» расположены Большой театр, Государственная Дума и ГУМ.

Лобби отеля напоминает классический океанский лайнер: ассоциации создаются благодаря наличию балкона-ротонды, крученых мраморных лестниц и мебели в стиле ар-деко. Венчает лобби многоцветный витражный купол. Обилие света обеспечивают роскошные хрустальные люстры различных форм и размеров.

157 номеров «Делюкс» и «Супериор» отличаются высокими потолками и выполнены в пастельной бежево-коричневой гамме. Все номера оборудованы удобной гостиной зоной с рабочим столом, бесплатным высокоскоростным Wi-Fi, 42-дюймовыми плазменными панелями с интерактивным телевидением и системой дистанционного управления «умный дом». В ванных комнатах есть отдельные душевые кабины, дизайн которых выполнен в белом мраморе, с использованием синей и золотой мозаики.

Люксы «Джуниор» (55 кв.м.) выполнены в виде «студио», вид из них открывается на городские красоты или в тихий внутренний дворик. Люксы «Экзекьютив» (55 - 75 кв.м.) располагают гостиной и спальней и открывают панорамный вид на город. Единственный в своем роде люкс «Орлов» (83 кв.м.) выходит окнами на Лубянскую площадь и будет выдержан в стиле Belle Epoque; Два «Президентских» люкса оформлены в белых, золотых и кофейных тонах. Из окон люксов как на ладони видны Лубянская площадь и Исторический музей.

В главном ресторане отеля MosaiK кулинарную мозаику собирает шеф-повар Марко Албан. Гостям предлагают блюда на гриле и морепродукты, наряду со средиземноморской кухней и традиционными русскими блюдами. Панорамные окна, выходящие на Никольскую улицу, обрамлены историческими мозаиками, сохраненными в ходе реконструкции.

Любителей классической итальянской кухни ждет бистро A Tavola. Следуя принципу «простота - новая элегантность», A Tavola представляет сезонное меню с блюдами различных регионов Италии.

Лобби лаунж и бар «Орлов» обязаны своим названием первому владельцу здания. Именно здесь кипит жизнь отеля, где, словно в большой гостиной, собираются и встречаются друзья и партнеры. Любителей сладкого ждет разнообразие тортов и пирожных, а понравившиеся десерты можно купить и забрать с собой. По вечерам в лобби играет живая музыка, а к услугам гостей предложена обширная карта коктейлей, вин и шампанского.

Для знатоков и истинных ценителей сигар создан сигарный клуб Robusto. Гостей ждет разнообразие лучших сигар, джазовая музыка, камерная атмосфера с удобными кожаными креслами. Утонченное послевкусие поддерживается широким выбором вин, коньяка, арманьяка и виски.

В июне 2014 года в отеле «Никольская Кемпински Москва» откроется кафе в парижском стиле и шоколадный бутик Vendome. Кондитерская перенесет в Москву атмосферу улицы Faubourg Saint-Honore. Здесь в изобилии будут представлены домашние пирожные, свежая выпечка, торты, муссы, эклеры и горячий шоколад, изготовленный по классическому французскому рецепту.

Латиноамериканский лаунж Mojito сможет похвастаться террасой на крыше отеля с панорамным видом на центр Москвы. Под звуки латиноамериканской музыки, бармены предложат отведать разнообразные коктейли на основе рома и фирменный Мохито по авторскому рецепту. Современный бар с большой барной стойкой и уютными мягкими диванами откроет свои двери в июне 2014 года.

Ультрасовременные конференц-залы отеля и удобный доступ обеспечивают необходимые условия для проведения мероприятий любого уровня. Большой бальный зал «Кандинский» площадью 200 кв.м. отличается обилием естественного света и предназначен для приемов, коктейлей и важных торжеств, в то время как зал для заседаний «Малевич», расположенный с видом на Лубянскую площадь, создан для проведения переговоров и заседаний.

Спа-центр отеля «Никольская Кемпински Москва» открывает свои двери под управлением престижного швейцарского бренда L. Raphael, впервые представленного в России. Также к услугам гостей - закрытый подогреваемый бассейн, сауна и фитнес-центр.

Организационная структура отеля Никольская Кемпински :

Организационная структура отеля Никольская Кемпински представлена на рисунке 1.5.

Организационная структура представляет собой композицию, взаимосвязь и иерархию независимых административных подразделений и отдельных должностей.

Идеей организационной структуры является делегирование прав и обязанностей для разделения труда. Организационная структура является отражением полномочий и ответственности каждого сотрудника.

Организационная структура отеля Никольская Кемпински является линейно-функциональной, так как линейная схема означает в первую очередь принимать решения и управлять, и функциональную, те координировать и планировать экономическую деятельность.



Рис. 1.5

3.2 Проводимые мероприятия и особенности ивент-менеджмента в отеле Никольская Кемпински

Все конференц-залы отеля Никольская Кемпински спроектированы и оборудованы по самым высоким стандартам. Изящный дизайн с элементами из стекла, дерева и хрусталя; люстры создают легкую и изысканную атмосферу для деловых встреч, праздничных торжеств и приемов. Помещения вызывают воспоминания о периоде fin de siиcle и названы в честь легендарных художников той эпохи - от зала Кандинский, способного вместить до 200 гостей, до зала заседаний Малевич с видом на Лубянскую площадь.

* Бизнес центр

* 1 большой зал вместимостью до 200 гостей

* Просторная зона pre-function

* 3 конференц-зала площадью от 35 до 95 кв. м

* 1 зал для заседаний

* Новейшее оборудование

Отель Никольская Кемпински включает в себя 5 конференц-залов.

Во всех конференц-залах отеля дневной свет, залы прекрасно оборудованы и подготовлены в соответствии с самыми высокими стандартами для организации заседаний руководства компаний и различного рода конференций. Каждая деталь интерьера, выполненная из стекла, дерева и хрусталя , создают здесь благоприятную атмосферу.

Один полностью оборудованный презентационный зал, 3 конференц-зала и банкетный зал общей площадью 204 м2 на 140 человек, а также фойе для сбора гостей выполнены в дизайне арт-нуво, а дневной свет подчеркивает детали дизайна в интерьере. Конференц-залы названы в честь великих художников Серебряного века: Кандинского, Малевича, Васнецова и Шагала, - тем самым подчеркивая индивидуальность исторического здания отеля.

Зал Кандинский (200,5 кв.м.) свободно вмещает до 180 человек и позволяет воплощать в жизнь самые разнообразные задумки, от небольших камерных мероприятий до масштабных конференций. Зал Кандинский также обладает своей зоной pre-function в виде балкона с прекрасным видом на лобби отеля.

Зал Васнецов (93.39 кв.м.) представляет собой конференц-пространство, полное дневного света, где каждая мельчайшая деталь призвана ответить вашим запросам. Примечательный внутренний декор зала с его большими сводчатыми окнами и продолговатая форма зала, идеально подходящая для рассадки заседанием или в форме П непременно посодействуют успеху мероприятия.

Зал Малевич (73.25 кв.м.) с видом на Лубянскую площадь представляет собой еще один важный и яркий элемент в конференц- пространстве отеля. Здесь с легкостью подписывается каждый контракт, придавая финальный блеск той или иной деловой сделке.

Зал Шагал (61.58 кв.м.) соединяются дверьми с залом Кандинский. Таким образом, все вместе они образуют изысканный конференц-ансамбль, где возможно проводить мероприятия совершенно разного масштаба.

Зал Врубель (34.90 кв.м.) соединён дверьми с залом Кандинский. Здесь можно организовать кофе брейк, если проводится конференция в зале Кандинский или можно провести встречу в узком кругу.

Результаты деятельности подготовки какого-либо события, во многом зависят от координатора по организации мероприятия.

Сначала приходит запрос от клиента по email или по телефону на проведение определенного мероприятия. Менеджер высылает предложение об услугах, сколько конференц залов, цена, если клиента все устраивает, на следующий день координатор делает Follow Up, перезванивает или отправляет запрос на почту, спрашивает вся ли дошла информация, устраивают ли клиента условия. Далее в систему Operа заносится вся информация о клиенте, адрес, контактный телефон, по которому в дальнейшем можно будет связаться, высылается договор клиенту об условиях проведения мероприятия. Вся информация по поводу блюд передается коллегам в разные отделы, если с проживанием - отдел бронирования, если групповой въезд с проживанием - передать информацию коллеге по групповым заездам, а также отделу бронирования для внесения групп в систему Opera, по поводу составления меню - запрос в рум сервис оформление мебели - банкетный сервис, освещение и проч. оборудование - бизнес центр KFP, который может предоставить определенное оборудование для мероприятий.

В обязанности координатора по организации мероприятий входит:

1. Помощь менеджерам по компенсациям

2. Выписка счета предварительных мероприятий согласно запросу менеджера

3. Подготовка контрактов по запросу менеджера

4. Подготовка оценки с объяснительной запиской по запросу менеджера

5. Подготовка плана этажа согласно запросу менеджера

6. Подготовка документов на парковку по запросу менеджера

7. Подготовка документов для цветов по запросу менеджера

8. Подготовка документов для видео-конференций по запросу менеджера

9. Общение с гостями по запросу менеджера

10. Комиссионные соглашения

11. Внутренние мероприятия

12. Небольшие запросы

13. Ответы на запросы с общей информацией о гостинице

14. Проверка конкуренций по запросу менеджера

15. Закрытие документов

16. Подписка контрактов, договор должен выглядеть так:

ДОГОВОР №

г. Москва, Россия 20__

Компания с ограниченной ответственностью «ГЛОРИ ЭВКАЛИПТУС ЛТД» (Республика Кипр) в лице Главы Представительства Ирицяна Ваге Сергеевича, действующего на основании Положения о представительстве и доверенности от 02.07.2012, именуемое в дальнейшем «Исполнитель», и _____________ в лице Генерального Директора ___________, действующего на основании Устава, в дальнейшем именуемое «Заказчик».

1. ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА

1.1. «Исполнитель» предоставляет, а «Заказчик» принимает и оплачивает услуги по проведению мероприятия (мероприятий) для сотрудников и гостей (участников) «Заказчика», в порядке и на условиях, установленных настоящим Договором и приложениями к нему.

1.2. Услуги должны быть оказаны «Исполнителем» в гостинице «Отель Никольская Кемпински Москва» по адресу: Российская Федерация, г. Москва, 109012, ул. Никольская, д.12. в период

с г.

по г.

Даты и время проведения конкретных мероприятий, перечень и количество оказываемых услуг и др. условия проведения конкретных мероприятий устанавливаются в приложениях к настоящему Договору, которые согласовываются и подписываются сторонами на каждое мероприятие.

2. ОБЯЗАННОСТИ СТОРОН

2.1. «Исполнитель» организует и предоставляет Услуги в соответствии с требованиями «Заказчика», детали которых согласовываются в Приложениях к настоящему Договору. В Перечне оказываемых услуг, изложенном в соответствующем Приложении к Договору, в частности указываются: наименования услуг, время оказания конкретных услуг, стоимость каждой услуги, количество человек (гостей), расстановка мебели и т.д.

2.2. «Заказчик» оплачивает услуги «Исполнителя» в порядке и размере, указанном в пункте 4 настоящего Договора.

«Заказчик» безусловно гарантирует оплату всех расходов участников мероприятия «Заказчика» в соответствии с настоящим Договором.

2.3. При размещении плакатов и других рекламных материалов, используемых «Заказчиком» при проведении мероприятия, «Заказчик» обязан согласовать с уполномоченными лицами «Исполнителя» места их размещения, способы крепления, монтажа и последующего демонтажа. При этом ответственность за целостность и отсутствие повреждений в местах размещения и крепления своих материалов несет «Заказчик».

2.4. Ввоз дополнительного оборудования и возможность оказания отдельных услуг Заказчику третьей стороной на территории Исполнителя производится «Заказчиком» только после согласования с «Исполнителем».

3. РАЗМЕР И ПОРЯДОК ОПЛАТЫ

3.1. Общая стоимость услуг устанавливается «Исполнителем», в соответствии с прейскурантами, действующими у Исполнителя (исходя из стоимости услуг и количества участников со стороны «Заказчика», потребности в оборудовании и др.) и указывается в соответствующем приложении к договору.

3.2. Расценки на предоставление услуг устанавливаются в рублях РФ. Оплата производится в рублях РФ банковским переводом на счет Представительства Компании с ограниченной ответственностью «ГЛОРИ ЭВКАЛИПТУС ЛТД» (Республика Кипр), г. Москва по реквизитам, указанным в п. 9 настоящего Договора, либо в кассу Исполнителя (Представительства).

3.3. Оплата услуг «Исполнителя» может производиться клиентом «Заказчика» наличными или кредитной картой. При оплате корпоративной кредитной картой заполняется специальная авторизационная форма.

3.4. «Заказчик» производит 100% предоплату услуг по настоящему договору на расчетный счет Представительства или в кассу Исполнителя (Представительства) в течение 5-ти (пяти) рабочих дней со дня подписания соответствующего приложения к настоящему договору, но в любом случае до даты проведения мероприятия. Датой оплаты Стороны считают дату зачисления денежных средств на счет Представительства или внесения средств в кассу «Исполнителя (Представительсвта)». При несоблюдении «Заказчиком» сроков оплаты «Исполнитель» имеет право отменить бронирование без уведомления «Заказчика» без каких-либо финансовых и иных последствий со своей стороны.

3.5. В случае неисполнения или ненадлежащего исполнения Заказчиком обязанности по предварительной оплате услуг Исполнителя, последний вправе в одностороннем порядке отказаться от исполнения настоящего договора без возмещения Заказчику причиненных убытков.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СТОРОН

4.1. При невыполнении договорных обязательств, стороны несут ответственность по нормам действующего законодательства РФ.

4.2. Еда и напитки. В соответствии с политикой «Исполнителя» не разрешается вносить и выносить из гостиницы еду и напитки (п.1.2. Договора).

4.3. Безопасность. «Исполнитель» оставляет за собой право осуществлять досмотр вносимого и выносимого на/с территории Мероприятия оборудования.

«Заказчик» обязуется выполнять требования и правила пожарной безопасности в соответствии с законодательством Российской Федерации, а также в соответствии с Приложением №1 к настоящему договору о порядке проведения мероприятий с массовым пребыванием людей в гостинице.

В случае причинения «Исполнителю» убытков, вызванных нарушением требований правил пожарной безопасности, «Заказчик» возмещает «Исполнителю» реальный ущерб, а также возможные выплаты, причитающиеся уплате «Исполнителям» третьим лицам в связи с нарушением «Заказчиком» требований пожарной безопасности.

4.4. Возмещение убытков. «Заказчик» несет ответственность за все повреждения, причиненные имуществу «Исполнителя» его сотрудниками, гостями или другими лицами, принимавшими участие в мероприятии «Заказчика». Размер причиненного ущерба с обоснованиями размера и причин его возникновения, определяется «Исполнителем» и представляется «Заказчику» в форме Акта.

В случае несогласия «Заказчика» с размером либо причинно-следственной связью его возникновения и отказа от подписания Акта, он вправе привлечь за счет собственных средств независимую экспертизу в течение 14 (четырнадцати) календарных дней после составления Акта.

При неполучении ответа от «Заказчика» по истечении данного срока либо иного срока, согласованного Сторонами, Акт считается согласованным обеими Сторонами, а сумма ущерба - подлежащей оплате «Заказчиком». Срок оплаты ущерба - 5 (пять) рабочих дней после подписания Сторонами Акта, либо истечения срока, указанного в данном пункте настоящего договора.

«Исполнитель» не несет ответственности за личные вещи и иные ценности, оставленные в местах проведения мероприятия.

4.5. Отказы и изменения. Вся информация об изменениях и отказах должна быть передана «Исполнителю» в письменном виде.

В случае изменения количества участников Мероприятия «Заказчик» обязан проинформировать «Исполнителя» о таком изменении в письменной форме не позднее, чем за 2 (два) рабочих дня до начала Мероприятия.

В противном случае количество участников Мероприятия, указанное в Приложении к настоящему Договору будет рассматриваться «Исполнителем» как гарантированное, и стоимость услуг, указанная в Приложении к настоящему Договору, не подлежит изменению и будет взиматься исходя из количества участников Мероприятия, указанное в Приложении к настоящему Договору.

В случае проведения Мероприятия в воскресенье или понедельник, письменное уведомление «Заказчика» об увеличении объема заказа должно поступить «Исполнителю» не позднее, чем до 12:00 дня предшествующей пятницы.

В случае любого увеличения объема заказанных услуг стоимость услуг «Исполнителя» согласовывается сторонами заново путем подписания нового Приложения к настоящему договору.

«Исполнитель» оставляет за собой право перенести Мероприятие в другой Зал, если количество участников Мероприятия оказывается менее, указанного в Приложении настоящего Договора.

Зал будет зарезервирован на время, указанное в Приложении настоящего Договора. Возможность продления Мероприятия после времени окончания Мероприятия, указанного в Договоре, должна быть заранее согласована с «Исполнителем».

В случае несогласованного заранее Сторонами изменения расстановки мебели не позднее 24 часов до начала Мероприятия или в день Мероприятия взимается дополнительная плата согласно расценкам «Исполнителя».

При невозможности продления Мероприятия и уведомлении об этом «Заказчика», организаторы Мероприятия должны обеспечить освобождение Зала в течение 15 минут после окончания Мероприятия.

5. ФОРС-МАЖОР

Стороны освобождаются от ответственности за частичное или полное неисполнение обязательств по настоящему Договору, если это неисполнение явилось следствием обстоятельств непреодолимой силы. Под обстоятельствами непреодолимой силы понимаются обстоятельства, возникшие после заключения настоящего Договора в результате событий чрезвычайного характера, которые сторона не могла ни предвидеть, ни предотвратить разумными и обычно принятыми мерами.

6. СРОК И ПРЕКРАЩЕНИЕ ДЕЙСТВИЯ

6.1. Настоящий Договор считается вступившим в силу с момента его подписания уполномоченными представителями сторон и прекращает свое действие после успешного выполнения и завершения Услуг и внесения платы за них, если только он не будет расторгнут досрочно или не будет продлен по взаимной договоренности сторон.

6.2. Настоящий договор может быть досрочно расторгнут, как по соглашению Сторон, так и по инициативе одной из Сторон договора без применения каких-либо штрафных санкций и (или) убытков при условии письменного уведомления другой стороны не позднее, чем за 28 дней до даты расторжения.

6.3. Заказчик вправе отказаться от заказанных услуг по настоящему договору полностью или частично в иные сроки, чем предусмотренные ст.6.2. Договора, при условии соблюдения следующих требований (последствий):

6.3.1. Заказчик согласен, что отмена / отказ от конференц-залов (иных помещений) и услуг питания (общее количество залов и услуг), означает несоблюдение обязательств Заказчика по отношению к Гостинице, которая понесет убытки.

6.3.2. В случае такого отказа от услуг, Стороны договорились о размере возмещения убытков в следующем порядке и размере:

А) при отказе более чем за 28 дней до начала мероприятия - неустойка не взимается; исполнитель осуществляет возврат внесенных Заказчиком денежных средств;

B) при отказе более чем за 14 дней и менее чем за 28 дней до начала мероприятия - Заказчик уплачивает Исполнителю неустойку в размере 50% от стоимости услуг.

C) при отказе менее чем за 14 дней до начала мероприятия - Заказчик уплачивает Исполнителю неустойку в размере 100% от стоимости услуг.

7. РАЗРЕШЕНИЕ СПОРОВ

7.1. Все споры, разногласия и требования, которые могут возникнуть между сторонами из настоящего Договора или в связи с ним, в том числе касающиеся его нарушения, прекращения или недействительности, будут, по возможности, решаться путем переговоров.

7.2. В случае, если споры, разногласия и требования не смогут быть решены путем переговоров, они подлежат рассмотрению в арбитражном суде г. Москвы в установленном законодательством РФ порядке.

7.3. Настоящий Договор составлен на русском и английском языках в двух экземплярах, оба экземпляра имеют равную юридическую силу и считаются оригиналами. При этом в случае любого разночтения преимущественную силу имеет текст на русском языке.

8.ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

8.1.Настоящий Договор представляет собой полную договоренность между сторонами, отменяющую все предыдущие и существующие устные или письменные соглашения или договоренности. Любое изменение настоящего Договора должно быть в письменной форме и подписано обеими сторонами.

8.2. Настоящий Договор регулируется законодательством Российской Федерации.

8.3. Все Приложения к настоящему Договору являются его неотъемлемой частью.

9. АДРЕСА И БАНКОВСКИЕ РЕКВИЗИТЫ СТОРОН:

«Исполнитель»:

От Компании с ограниченной ответственностью «ГЛОРИ ЭВКАЛИПТУС ЛТД» (Республика Кипр):

Представительство компании с ограниченной ответственностью «ГЛОРИ ЭВКАЛИПТУС ЛТД» (Респ.Кипр), г. Москва

р/с № 40807810300260800014 в коммерческом банке «Банк Торгового Финансирования»

К/с № 30101810100000000279

БИК 044525279

ИНН 9909373479/КПП 774751001

Юридический адрес: 129110, Российская Федерация, г. Москва, проспект Мира, д.33, корп.1

Адрес для корреспонденции: Никольская ул. 12, Москва,

109012, Российская Федерация

Тел. 7495 967 7776

Факс 7495 287 2720

«Заказчик»:

Юридический Адрес:

Фактический адрес:

Телефон/Факс:

Банковские реквизиты:

ИНН/КПП

Р/c (RUR):

К/с:

БИК:

Банк:

11. ПОДПИСИ СТОРОН

От «Исполнителя»:

Глава Представительства

____________________/ В. Ирицян /

МП

От «Заказчика»:Генеральный Директор

17. Выписка счета после мероприятий

18. Отправка функциональных бумаг, которых нужно проконтролировать за предыдущие мероприятия

19. Собрания по поощрительным программам (регистрация и контроль программы, состоящая из презентации, в которой нужно объяснить другим коллегам особенно отделу продуктов питания и напитков и продажи)

20. Отчеты

- Распечатать лист проведения банкета

- Финансовый график

- Отчет о доходе по компенсациям

- Другие отчеты, если требуется

Проводимые мероприятия в отеле Никольская Кемпински Москва:

Совещание - включает в себя определение тематики, формирование повестки дня, определение состава участников, выработку регламента, определение даты, времени и продолжительности; В отеле в год примерно проводится около 30 совещаний различной тематики, подготовка занимает трех-пяти дней.

Презентация - ее планирование, анализ состава, цели, характера и состояния аудитории, выбор места проведения презентации, выбор, разработка вариантов использования демонстративно-наглядных материалов, подготовка презентационной речи, подготовка к ответам на вопросы участников.

Конференция - является комплексным мероприятием, органически сочетающим в себе такие способы существования коммуникации, как церемония открытия, посещение объектов, проведение выставок и презентаций, подготовка и предоставление СМИ информационно-рекламных материалов, обмен мнениями, проведение деловых встреч и др.

Праздник - организуется на определенной сценической площадке локализуется четкими границами и предполагает разделение участников на исполнителей и зриетелей.

Выставка - обычно представлены определенные продукты, классифицированные по своему происхождению соответственно изготовителям. Часть из них ориентирована на конкретные группы потребителей.

3.3 Предложения по совершенствованию качества проведения мероприятий в отеле Никольская Кемпински

Для наилучшего качества работы отдела продаж и маркетинга, необходимо знать о тайм - менеджменте.

Тайм-менеджмент - это действие или процесс планирования и осуществления сознательного контроля над количеством времени, потраченного на конкретные виды деятельности, особенно для повышения эффективности, результативности и производительности. Тайм менеджмент может способствовать целый ряд навыков, инструментов и методов, используемых для управления временем; когда выполняются конкретные задачи, проекты и цели, соответствующие сроку выполнения. Этот набор включает в себя широкий спектр деятельности, которая состоит из планирования, распределения, постановки целей, делегирования, анализа потраченного времени, мониторинга, организации, составления расписания и определения приоритетов. Сначала управление временем называли просто трудовой деятельностью, но в итоге термин расширился и включает в себя также личную деятельность. Система управления временем - это соответствующее сочетание процессов, инструментов, способов и методов. Обычно управление временем - это необходимость в конструкторском проекте, который определяет время и масштабы завершения проекта. Стратегии управления временем часто ассоциируются с рекомендацией для установления личных целей. Эти цели записываются и могут быть разделены на проекты, план действий или простой список задач. Для достижения личных задач и целей устанавливаются оценка важности и сроки, а также назначаются приоритеты. Этот процесс приводит к плану со списком задач, графику или календарю мероприятий. Процесс может быть ежедневным, еженедельным, ежемесячным или другим периодом планирования, который ассоциируется с разной сферой планирования и рассмотрения, а также может быть выполнен по-разному.

Хронофаг - один из терминов управления временем, обозначающий любые отвлекающие объекты, мешающие и отвлекающие от основной деятельности (работы и других запланированных случаев). Наиболее распространенные хронографы:

· Нечеткая постановка цели

· Отсутствие приоритетов в бизнесе

· Программное обеспечение является основным дефектом

· Попытка сделать многое все и сразу

· Отсутствие понимания вышестоящих перед нами проблем и пути их решения (неясные ожидания руководителя)

· Плохое планирование дня

· Личная неорганизованность

· Отсутствие разделения труда, выполнение работы чужого человека, неспособность сказать «нет»

· Оторваться от дел телефонных звонков, писем и разговоров, встреч и непредсказуемого бизнеса

Как и в любой другой гостинице или отделе мы сталкиваемся со многими проблемами, связанными с управлением временем. Подобная ситуация происходит в нашем конференц-зале и банкетном отделе. Существует много вещей, которые нужно делать каждый день, для этого мы должны установить правильные приоритеты в каждом действии.

Эффективное управление ставит вещи по порядку, в то время как руководство решает, что изначально стоит.

Менеджмент - это дисциплина, осуществляющая его. Если менеджер, сам по себе, исполнительный менеджер, то дисциплина должна исходить изнутри.

Суть идеального мышления в области тайм менеджмента заключается в одной фразе: организовывать и осуществлять вокруг приоритетов. Эта фраза выражает эволюцию трех поколений теории управления временем, а также центр широкого спектра подходов и способов. Личное управление превратилось в структуру, похожую на многие другие сферы человеческой деятельности. Например, в социальном развитии сельскохозяйственная революция последовала за промышленной революцией, вслед за которой произошла информационная революция. Каждая последующая волна создала волну общественного и личного прогресса. Также в области управления временем каждое поколение опирается на одном поколении, которое учит нас тому, что мы должны проконтролировать нашу жизнь. Первая волна или поколение может быть охарактеризовано записками или списками. Второе поколение может быть охарактеризовано при помощи календарей или ежедневников. Эта волна отражает попытку смотреть вперед, планировать события и мероприятия в будущем. Третье поколение отражает текущее поле управления временем.

Кроме того, третье поколение сосредоточено на постановке долгосрочных, промежуточных и краткосрочных целей, по отношению к которым время и энергия будут направлены в гармонии с другими ценностями. Оно также включает в себя понятие ежедневного планирования, составления конкретного плана для достижения тех целей и задач, которые имеют большую ценность. В то время как третье поколение внесло значительный вклад, люди начали осознавать, что «эффективное» планирование и контроль времени часто контрпродуктивны. Центр эффективности создает ожидания, которые сталкиваются с возможностями по развитию богатых отношений для удовлетворения потребностей человека, а также насладиться спонтанными моментами. В результате программа управления временем и проектировщики повлияли на многих людей, и люди чувствовали себя слишком ограниченными.

Но есть также четвертое развивающееся поколение, которое отличается по-своему. Данное поколение признает, что управление временем - это неправильное употребление термина, задачей которого состоит не в управлении временем, а в управлении собой. Основной объект четвертого поколения управления отражается в матрице управления временем, созданной Дэвидом Эйзенхауэром.

III срочные и не важные	I срочные и важные
IV не срочные и не важные	II не срочные и важные

Рис.1.6

1. Срочный и важный - клиент приходит в отель и хочет встретиться с менеджером по продажам, чтобы поговорить об организации мероприятия в отеле

2. Не срочный и важный - подготовка некоторых отчетов и статистик

3. Срочный и не важный - коллега хочет знать о мнении менеджера в определенной ситуации

4. не срочный и не важный - личные потребности менеджера (смс-сообщения, частная электронная почта).

Звонок менеджеру по выплатам является всегда важным и срочным, так как это может быть тайный гость. Эти два фактора, определяющие деятельность, являются важными и срочными. «Срочный» означает немедленное внимание. Это «Сейчас». Срочные дела действуют на менеджера. Если звонит телефон - это срочно. Большинство людей не сразу отвечают на звонки. Менеджер может провести время, подготавливая документы, также может пойти в офис к другому человеку, чтобы обсудить конкретный вопрос; но если позвонил телефон, когда менеджер был там, это, как правило, имело преимущественное значение над личным визитом.

Учитывая все факты, которые были ранее рассмотрены, можно сделать вывод, что управление временем является жизненно важным фактором любого отдела гостиницы, особенно отдела продаж и маркетинга. Существует очень много дел, которых нужно делать в определенный момент и сотрудникам всегда приходится делать выбор между деятельностью отдыхом. Менеджер должен тратить большую часть времени с пониманием того, что это важно, а не с безотлагательными обязанностями. И это правильный способ избежать многих неотложных и важных дел; эти дела не появятся, так как они уже сделаны менеджером. Еще одна проблема в том, что управление временем - это самодисциплина. Для того чтобы развивать самодисциплину, человек должен приложить все усилия, и должен знать, что он получит в итоге. Чтобы помочь ему осознавать все преимущества такого типа поведения, нужно пройти ежемесячные и ежеквартальные тренинги, проводимые учебным отделом или специальными образовательными учреждениями. Такие тренинги должны проходить на ежемесячной и ежеквартальной основе и с разными домашними заданиями. Сотрудники вместе с тренинг-менеджерами проверяют результаты, полученные в течение месяца и это помогает менеджерам адаптироваться и обновить учебные задания. Менеджер не должен забывать, что с огромным влиянием на работу, с тренингами управления временем, он также сильно повлияет на личную жизнь своих сотрудников, потому что они автоматически будут устанавливать принципы управления временем в их повседневной жизни. Вместе достигая цели повышения эффективности использования тайм-менеджмента, менеджер сделает существенные изменения в трудовой деятельности и частной жизни. Таким образом, тренинги поднимают уровень эффективности работы сотрудников.

Заключение

В настоящее время для проведения мероприятий в отеле, нужно правильно организовать процесс разработки плана мероприятия. Ивент-менеджмент сегодня занимает ведущую позицию на рынке гостиничных услуг, все больше создается конгресс-отелей мирового класса для людей, путешествующих с целью делового туризма.

В ходе исследования ивент-мероприятий в отеле были обозначены особенности создания плана по проведению мероприятий в гостиницах, а также планирование мероприятий в отеле Никольская Кемпински. Каждое событие имеет требование, план, на который идет формулируется создание мероприятия.

Важно правильно выстраивать цепь общения с клиентом, знать его потребности, предлагать специальные скидки и бонусы, иметь определенный подход к клиенту.

Необходимо отчетливо обозначить цель мероприятия, от которого зависит вся его дальнейшая программа.

Также в ходе исследования было выявлено, что результат деятельности подготовки какого-либо события во многом зависит от правильной координации менеджера и координатора.

В обязанности менеджера должно входить предоставление качественного предоставления услуг клиентам для эффективного сотрудничества с постоянными клиентами, поиск новых лиц, также иметь сильные аналитические навыки, расставлять приоритеты и передавать полномочия другим отделам (банкетному менеджеру информации по оформлению и расстановки столов, стульев, оборудования, залов, в рум сервис для сервировки стола и подачи блюд официантами)

В обязанности координатора( помощника менеджера) входит подготовка всех составляющих документов, контрактов, закрытие документов.

Менеджеру по организации мероприятий необходимо учитывать и тайм-менеджмент, делать работу вовремя и качественно, учитывать свободное время от работы, каждый месяц проходить тренинги для более эффективной работы отдела, разделять дела на срочные и важные, не срочные и важные, срочные и не важные, не срочные и не важные.

Дан анализ основных этапов проведения мероприятия. В первую очередь - подготовка работы к приему участников, организация визовой поддержки(если требуется), обеспечение трансфером, организация питания, а также культурной программы для участников мероприятия.

Поскольку конкуренция отелей высока, нужно иметь оригинальную концепцию в продвижении услуг, которая будет гарантировать максимальную гибкость для клиента. Это скидки, бонусы, красивое оформление, составление банкетного меню room service, с предложением разнообразных блюд для гостей.

Отель Никольская Кемпински также имеет ряд преимуществ в транспортном плане, как было выявлено -расположение в центре, близость аэропортов Шереметьево - 30,1 км, Домодедово - 47,1 Внуково - 30,5 км, что очень удобно для деловых поездок.

ПРИЛОЖЕНИЯ

Приложение 1

Здание отеля Никольская Кемпински

Приложение 2

Схема расположения конференц-залов

Приложение 3

Основной Зал Кандинский

Приложение 4

Конференц залы отеля Никольская Кемпински

Room	M2	Theater	Boardroom	U-shape	Rounds	Cocktail	Classroom	Cabaret
Kandinsky Ballroom	200,5	180	40	60	140	150	120	100
Malevich Boardroom	73,25	60	30	30	50	60	40	40
Vrubel room	34,9	25	16	16	20	20	20	16
Serov room	61,58	50	20	20	30	40	30	24
Vasnetsov room	93,39	80	30	30	60	70	60	48

Приложение 5

Примерная программа пресс-конференции

ПРОГРАММА ПРЕСС-КОНФЕРЕНЦИИ

Тема: Отель «Никольская Кемпински Москва» открывает свои двери

Дата: 31 октября 2013

Начало мероприятия: 12:00

Программа пресс-конференции:

12:00 - 12:30 приветственный коктейль

12:30 - 13:00 осмотр номеров отеля

13:00 - 13:30 официальная часть, общение с представителями прессы

13:30 - 14:00 обед

Место проведения: отель «Никольская Кемпински Москва», конференц-зал Кандинский

Спикеры: г-н Рубен Григорян, Руцог Инвест

г-н Валерий Гусев, Руцог Инвест

г-н Леонид Шапировский, Руцог Инвест

г-н Бурхард Вольтер, отель «Никольская Кемпински Москва»

г-жа Наталия Каманина, отель «Никольская Кемпински Москва»

Приложение 6

Time line/примерный тайминг мероприятия

31 ОКТЯБРЯ GRAND OPENING HOTEL NIKOL'SKAYA KEMPINSKI

ВРЕМЯ/TIME	ДЕЙСТВИЕ/ACTION	COMMENTS
11.00-12.00	Освящение здания / Building consecration
12.00-14.00	Пресс - ланч / Media lunch
18.00 - 19.00	Сбор гостеи?, работа хостес / Guests gather, hostess welcome Welcome-Коктеи?ль-бар / Welcome - cocktail bar Фото у пресс-волла / Photo by press wall Активности / Activities (guests enjoying their drinks, chatting)
19.00 - 19.04	3D Mapping
19.05-19.10	Приветствие ведущего и вызов на сцену официальных лиц / Emcee greeting, call officials to stage
19.10-19.40	Приветственные речи официальных лиц / Officials speeches Перерезание красной ленточки / Ribbon cutting
19.40-19.45	Оперный номер Сопрано Юлия Лежнева (Julia Lezhneva, opera singer performance) Alilyia
19.45-19.50	Оживающие картины, танцевальный номер/ Surviving pictures, dance performance
19.50-20.00	Флэш моб / Flash mob Представление менеджмента отеля на сцене / Presentation of hotel management on the stage
20.00-20.05	Ведущий рассказывает об отеле, об аутлетах анонсирует экскурсии по отелю (указывает на персонал со спец беджем)
20.05 -20.10	Оперный номер Сопрано Юлия Лежнева (Julia Lezhneva, opera singer performance)
20.10-20.15	Октет п/у Чубачина Арсения (Пяццоло) (Chubachin octet - Piazzola)
20.15-20.20	Ведущий рассказывает об отеле, об аутлетах анонсирует экскурсии по отелю (указывает на персонал со спец беджем) / Emcee speaks about the hotel, outlets, announces round hotel tours (points out staff with badges)
20.20-20.45	Открыты буфеты, гости рассредоточились по отелю и ресторанам, где стартовали программы. Свободное общение, играет Лаунж в лобби, тур по отелю, Спа Зоны и тематические зоны (Buffets open, guests in hotel and restaurants where programs started, enjoying themselves, Lounge playing in lobby, hotel tours, Spa and thematic areas tours)
20.45-21.45	Все outlets работают с программами: Mosaik - арфистка A Tavola - гитарист Mochito - DJ set Robusto - изготовл сигар Outlet programs: Mosaik - arphist A Tavola - guitarist Mojito - DJ set Robusto - cigar making
21.45-22.00	Lottery
22.00-22.10	Вынос Гранд торта с фейерверком от шеф-повара в лобби Big cake with fireworks from chef brought in the lobby
22.00-23.00	Свободное общение/Communications

Подарки Give Away раздаются около Главного входа с 20.00

Приложение 7

Текст ведущего

Ведущий: История комплекса по адресу Никольская, 12 начинается в 1870-гг. Тогда здесь был возведен доходный дом для графа А. Орлова-Давыдова. Позднее в здании располагались шоколадный и парфюмерный бутики Келера. В 1907 году они были оформлены знаменитым архитектором Эдуардом Ньюманом. Полюбоваться данной мозаикой гости могут в ресторане MosaiK.

Ведущий: Авторство интерьеров отеля «Никольская Кемпински» принадлежит дизайнерской группе Leo International, известной своими работами в лучших мировых отелях.

Ведущий: Отель располагает 211 просторными номерами и люксами, многие из которых открывают вид на Лубянскую площадь, часть на Красную площадь и Кремль

В «Никольская Кемпински» 6 ресторанов и баров. Главный ресторан - MosaiK, предлагающий морепродукты и блюда на гриле, итальянское бистро A Tavola, лобби бар и лаунж «Орлов», названный в честь первого владельца здания. Истинных ценителей сигар ждет Robusto Cigar Club с неповторимой атмосферой лондонского паба.

Ведущий:Уже этой осенью в Никольская Кемпински откроется парижская кондитерская Cafй Vendome, где всех сластен ждут роскошные французские десерты ручной работы, а также латиноамериканский бар и лаунж - Мохито, расположенный на крыше отеля с великолепным видом на Красную Площадь.

Ведущий: Позаботиться о своем здоровье и красоте гости могут в спа-центре престижного швейцарского бренда отеля L. RAPHAEL, впервые эксклюзивно представленного в России в отеле «Никольская Кемпински».

Приложение 8

План рассадки гостей

Стол №1 1. «Ваш свадебный распорядитель 2. «Ваш свадебный распорядитель 3 «Белый Шоколад» 4. «Белый Шоколад» 5. «Краски Жизни» 6. «Краски Жизни» 7. «Morissot» 8. «Morissot»	Стол №2 1. «Свадебный переполох» 2. «Свадебный переполох» 3. «Пастила» 4. «Пастила» 5. «2 апельсина» 6. «2 апельсина» 7. A2 Wedding Studio 8. A2 Wedding Studio	Стол №3 1. «Лавка чудес» 2. «Поженимся.ру» 3. «Поженимся.ру» 4. «Поженимся.ру» 5. «Marry Me Agency» 6. «Marry Me Agency» 7. «Любовь -морковь» 8. «Любовь -морковь»
Стол №4 1. «Алая Звезда» 2. «Алая Звезда» 3. «Konfetti» 4. «Konfetti» 5. «Wedding People» 6. «Wedding People» 7. «Royal Team» 8. «Royal Team»	Стол №5 1. «Well» 2. «Well» 3. «BMWedding» 4. «BMWedding» 5. «Агентство Лилии Горлановой» 6. «Агентство Лилии Горлановой» 7. «AGFamily» 8. «AGFamily»	Стол №6 1. «Золотая свадьба» 2. «Золотая свадьба» 3. «Красная Горка» 4. «Красная Горка» 5. «Красная Горка» 6. «Красная Горка» 7. «Diamond Wedding» 8. «Diamond Wedding»
Стол №7 Стол для Организаторов

Приложение 9

Приложение к договору о проведении мероприятия

Правила и требования к проведению мероприятий в отеле Никольская Кемпински Москва В обеспечение правил и требований соблюдения правил пожарной безопасности в период проведения мероприятий в отеле Никольская Кемпински Москва Стороны обязуются:	Rules and requirements towards the activities carried out in Hotel Nikolskaya Kempinski Moscow To assure compliance with the rules and requirements of preventive fire-fighting regulations during the activities carried out in Hotel Nikolskaya Kempinski Moscow the Parties undertake to:
1. В соответствии со ст.50-55 Правил пожарной безопасности в Российской Федерации (ППБ 01-03), при организации и проведении мероприятий с массовым пребыванием людей в отеле предоставлять только помещения, обеспеченные не менее чем двумя эвакуационными выходами, отвечающими требованиям норм проектирования, не имеющие на окнах решеток. 2. При проведении мероприятий должно быть назначено ответственное лицо со стороны «Исполнителя», в обязанности которого должен входить контроль за соблюдением правил пожарной безопасности. 3. Обеспечить, чтобы двери на путях эвакуации открывались свободно и по направлению выхода из здания. 4. При расстановке технологического, выставочного и другого оборудования в помещениях «Заказчик» обязуется не загромождать эвакуационные проходы к лестничным клеткам и другим путям эвакуации в соответствии с нормами проектирования. 5. При проведении мероприятий должно быть назначено ответственное лицо со стороны «Заказчика», в обязанности которого должен входить контроль за соблюдением правил пожарной безопасности. 6. Все оборудование, используемое «Заказчиком» при проведении мероприятий, должно иметь Сертификат соответствия. 7. При обнаружении подозрительных предметов в ходе проведения мероприятия «Заказчик» обязан немедленно сообщать в службу безопасности гостиницы. 8. При возникновении пожара немедленно сообщать в пожарную охрану по тел. 901 и службу безопасности по, указав при этом адрес, место пожара, время, свою фамилию, должность и название организации «Заказчика». 9. При организации и проведении мероприятий «Заказчику» без согласования с «Исполнителем» ЗАПРЕЩАЕТСЯ: - уменьшать ширину проходов между рядами, устанавливать в проходах дополнительные кресла, стулья и т.п.; - полностью гасить свет во время мероприятий; - допускать заполнение помещения людьми сверх установленной нормы; - загромождать эвакуационные пути и выходы различными материалами, изделиями, оборудованием и другими предметами, препятствующими свободной эвакуации людей; - устраивать в тамбурах выходов вешалки для одежды, гардеробы, а также хранить (в том числе временно) инвентарь и материалы; - применять дуговые прожекторы, свечи и хлопушки, устраивать фейерверки и другие световые пожароопасные эффекты, которые могут привести к пожару; Иные условия по обеспечению правил и требований соблюдения правил пожарной безопасности в период проведения мероприятий в отеле Никольская Кемпински Москва. 10 Участникам мероприятия разрешается курить только в специально отведенных для этих целей местах. 11 При нарушении требований пожарной безопасности, изложенных в пунктах с 4-ого по 5-й и с 7-ого по 10-й настоящего Приложения, «Заказчик» обязан по письменному требованию «Исполнителя» уплатить штрафную неустойку в размере 20 000 (двадцать тысяч) рублей; при нарушении 6-ого пункта - 30000 (тридцать тысяч) рублей. Перечень нарушений фиксируется в составленном представителями «Исполнителя» и «Заказчика» Акте, который является основанием для предъявления штрафных санкций. Уплата штрафной неустойки не освобождает «Заказчика» от возмещения убытков, причиненных «Исполнителю» нарушением правил и требований пожарной безопасности. Исполнитель вправе в период подготовки и (или) проведения мероприятия удалить за пределы территорию Исполнителя любого участника мероприятия или лицо из состава обслуживающего персонала, если эти лица находятся в состоянии наркотического или токсического опьянения, нарушают общественный порядок, повреждают или уничтожают имущество Исполнителя, совершают хулиганские или иные противоправные действия	1. According to Art.50-55 of Preventive Fire-fighting Regulations in the Russian Federation (PPB 01-03), during the arrangement and carrying out activities with the involvement of many people in the hotel only those premises shall be provided having no less than two fire escapes meeting design rule requirements, with no grilled windows. 2. A responsible person shall be appointed from «Executor's» side during the activities whose duties shall include control over compliance to the preventive fire-fighting requirements. 3. Assure free opening of the doors in the escape ways and towards the exit from the building. 4. During layout of processing, exhibition and other equipment in the premises «Customer» undertakes to keep the escape ways to staircases and to other escape ways clear, according to the design standards. 5. A responsible person shall be appointed from «Customer's» side during the activities whose duties shall include control over compliance to the preventive fire-fighting requirements. 6. All the equipment used by «Customer» during the activities must have a certificate of conformity 7. If any suspicious items are found during the activities «Customer» shall be obliged to promptly inform the hotel security service thereof by calling. 8. In case of fire to promptly inform the fire-fighting service by calling 901 and security service, having specified the address, fire location, time, his second name, position and name of «Customer's» organization. 9. During the arrangement and carrying out activities «Customer», without «Executor's» consent shall be PROHIBITED TO: - reduce the aisle width between the rows, put any additional chairs, etc. in the aisles; - completely turn off the light during the activities; - allow filling the premises with people in excess of the established norm; - block the escape ways and exits with various materials, items, equipment and other items interfering with free evacuation of people; - arrange clothes rails and wardrobes in the exit portals, as well as keep (including temporarily) inventory and materials; - use the arc lamp projectors, candles and petards, make fireworks and other fire hazardous tricks of lighting that might result in a fire; Other conditions to assure compliance with the rules and requirements of preventive fire-fighting regulations during the activities carried out in Hotel Nikolskaya Kempinski Moscow: 10. Participants shall be allowed to smoke only in places specially designated for that purpose. 11. In case of a breach of the fire safety requirements set forth in sections 4th - 5th and in sections 7th - 10th hereof «Customer» shall be obliged, upon «Executor's» written request to pay the penalty in the amount of 20,000 (Twenty thousand) rubles; and in case of a breach of section 6th - 30,000 (Thirty thousand) rubles. List of breaches shall be set forth in the Report prepared by «Executor» and «Customer» that constitutes a ground for penalty. Penalty payment shall not relieve «Customer» from reimbursement of damages incurred by «Executor» as a result of breach of fire safety rules and requirements. The Executor keeps the right to ask to leave the Hotel during preparation to event or event any guest or supporting personal of the Customer in case of narcotic or toxic intoxication, public disturbance, damage or destroy Hotel property, hooliganism or other unlawful act.

Размещено на Allbest.ru