Совершенствование организации труда менеджера на примере руководителя предприятия ОАО "Лидсельмаш"

В кабинете менеджера установлены стеклопакеты, что изолирует помещение от шума располагающейся рядом проезжей части, а также способствует поддержанию нормальной температуры в кабинете. Обои имеют светло-бежевый цвет, что благоприятно влияет на работоспособность.

Для менеджера установлен режим рабочего времени, приведённый в Таблице 7.



Таблица 7

Режим рабочего времени

	1 смена
Начало работы	8.30
Конец работы	17.00
Обеденный перерыв	12.30-13.00
Продолжительность смены	8.00 час.

Примечание - Источник: собственная разработка

В работу начальника ОВК, а также сотрудников отдела внедряется корпоративная информационная система «Omega Production».

Одной из важнейших частей производственной системы является модуль управления запасами предприятия. Основными задачами этого приложения являются учет и контроль над складскими запасами предприятия, учет движений партий товарно-материальных ценностей (ТМЦ), ведение расположения партий ТМЦ в местах хранения.

Для системы управления производством обязательной является связь потока данных модулей управления инженерными данными и планирования и потока данных модуля управления запасами. Только в этом случае возможны корректные расчеты, результатом которых является предоставление информации о необходимом количестве материалов и комплектующих для обеспечения бесперебойной работы производства и выполнения плановых заданий.

Совокупность функций управления запасами предприятия можно разделить на группы:

- ведение договоров на поставку материалов и комплектующих;

- ведение складской картотеки;

- ведение прихода партий ТМЦ на склады предприятия;

- ведение отпуска партий ТМЦ на нужды производства и заказчикам;

- инвентаризация складских запасов;

- расчет лимитно-заборных карт;

- формирование отчетов о складских запасах;

- ведение расположения партий ТМЦ в местах хранения.

Корпоративная информационная система «Omega Production» обеспечивает внедрение электронного документооборота на предприятии. Группа задач по управлению техническим документооборотом относится к платформенной части «Omega Production», на базе которой строятся все функциональные модули системы.

При использовании системы управление обеспечивается как смешанным, так и полностью электронным документооборотом.

Смешанный документооборот используется в том случае, если не все рабочие места сотрудников, работающих с документами, компьютеризованы. Тогда документ, рождаясь в системе как электронный, может часть маршрута согласования проходить в виде электронной версии, а еще часть - в виде твердой копии, полученной на основе электронной версии. При этом должно быть запрещено изменение твердых копий, не отражаемое в электронном оригинале. Все согласования и изменения, полученные для твердых копий документов, вносятся уполномоченными сотрудниками в электронный оригинал [8].



3. Совершенствование организации труда начальника отдела внешней кооперации

Совершенствования организации труда менеджера можно добиться путём совершенствования оперативного управления, информационного обеспечения и делопроизводства, чёткого определения функций работников, планирования личного труда, создания нормальных условия труда и отдыха. Кроме того, совершенствование организации труда включает совершенствование форм разделения и кооперации труда, развитие творческой активности работников, совершенствование организации и обслуживания рабочих мест, улучшение подготовки и квалификации кадров, улучшение дисциплины труда, совершенствование нормирования труда, совершенствование методов морального и материального стимулирования.

Важным элементом в организации труда руководителя является организация работы со служебными документами. Как уже отмечалось, на предприятии введена корпоративная информационная система «Omega Production», которая обеспечивает внедрение электронного документооборота в организации. Тем не менее, процесс внедрения этой корпоративной информационной системы протекает низкими темпами.

Системы электронного документооборота имеют ряд преимуществ, таких как способность быстро и легко находить последние версии документов, уменьшение ошибок типа "человеческий фактор", увеличение производительности сотрудников, уменьшение материальных издержек, улучшение взаимодействия между отделами внутри организации и многих других.

Руководитель отдела внешней кооперации испытывает трудности, связанные не только с использованием такой системы, но и с использованием компьютера. Поэтому для решения такой проблемы руководителю необходимо лично изучить возможности работы с компьютером либо путём обучения на соответствующих курсах, либо путём самообучения вне рабочего времени. Кроме того, для более быстрого и эффективного внедрения системы электронного документооборота на предприятии можно было бы организовать курсы обучения работы с такой системой вне рабочего времени.

На предприятии следует уделить больше внимания обслуживанию рабочих мест. Учитывая большое разнообразие используемых средств вычислительной и организационной техники, обязательным элементом обслуживания рабочих мест работников, занятых управленческим трудом, является своевременное представление услуг соответствующих ремонтных служб. В настоящее время наиболее прогрессивной формой является плановое регламентированное обслуживание, позволяющее не только своевременно устранять возникающие неполадки в работе технических средств, но и предотвращать их путём проведения соответствующей профилактической работы на базе использования специально разрабатываемых графиков обслуживания.

Каждый руководитель должен уметь планировать личный труд. Планирование рабочего времени приносит выигрыш во времени. Планирование, как важнейшая составная часть организации личного труда, означает подготовку к реализации намеченных целей и структурирование (упорядочение) рабочего времени.

План личного труда должен составляться на неделю, на месяц. Он должен быть нацелен на решение главных задач, на отыскание способов рационализации труда. Работы, которые подлежат выполнению в течение дня, ранжируются по срочности и значимости. Так, например, лёгкие работы (ознакомление с почтой и др.) следует выполнять в первый час рабочего времени, поскольку это время врабатываемости. Решение наиболее трудных вопросов надо проводить во время пика своей работоспособности. Этот период называется фазой устойчивой работоспособности, который длится второй и третий час рабочего времени. За час до обеда наступает фаза спада работоспособности. Это происходит по причине накопления утомления. После обеда фазы работоспособности повторяются, но по длительности они короче. На конец рабочего дня лучше намечать лёгкие работы (например, оформительские) [5, с. 156].

Рекомендации по организации рабочего времени начальника ОВК, соответствующие особенностям работы данного руководителя:

1) Следует учитывать в рабочих планах колебания уровня работоспособности, то есть планировать выполнение наиболее важных работ на периоды повышения работоспособности. При этом необходимо помнить, что самые важные дела должны выполняться в начале рабочего дня.

2) Необходимо в полной мере использовать делегирование полномочий, поскольку это влечёт за собой значительную экономию времени, а сотрудники отдела внешней кооперации обладают достаточной квалификацией и необходимыми знаниями. Причём для каждого сотрудника можно выделить ту область, в которой он разбирается лучше остальных. И прежде чем использовать делегирование полномочий, начальнику отдела следует выяснить сильные стороны каждого подчинённого.

3) Необходимо придерживаться принципа установления приоритетов при выполнении работ, то есть чётко и однозначно установить для них приоритеты. При этом в первую очередь целесообразно браться за то дело, которому отводится приоритет №1. Благодаря этому можно наилучшим образом использовать своё рабочее время.

Кроме того, очень важно научиться организовывать отдых без отрыва от производства, другими словами, необходимо установить время для отдыха. Специалисты по организации рабочего времени утверждают, что длительность от часа до полутора - наиболее комфортный для человека интервал непрерывной работы. Если просидеть свою пятиминутку за развлекательным сайтом, то такой отдых будет сомнительным. Если же пройтись по офису и заняться чем-нибудь полезным (полить цветы или же просто посмотреть в окошко), то наверняка можно почувствовать прилив сил (кроме того, вложение времени в наведение порядка сэкономит ваше время в будущем). Чем большее переключение обеспечить себе во время отдыха, тем лучше можно отдохнуть. И во время обеденного перерыва лучше пищу принимать не на рабочем месте, а пройтись в столовую либо буфет.

Существует множество методов повышения работоспособности, которые может использовать каждый руководитель.

Рекомендации начальнику ОВК по повышению работоспособности:

1) Желательно всегда держать на столе кувшин с очищенной водой, поскольку часто причиной утомления является простое обезвоживание.

2) Поскольку в помещении нет кондиционера, следует чаще проветривать кабинет, поскольку при недостатке кислорода может возникнуть сонливость и утомление развивается сильнее.

3) Поскольку жёлтый цвет бодрит и стимулирует деятельность мозга, можно повесить на стену картину жёлтых тонов или установить на столе предметы той же цветовой гаммы.

4) Необходимо питаться продуктами, повышающими работоспособность. К таким продуктам относится рыба, орехи, тёртая морковь, заправленная растительным маслом и др. Предприятию следует позаботиться о том, чтобы в меню столовой ежедневно присутствовали такие продукты питания.

5) Во время длительного сидения одни группы мышц и нервных клеток получают статическую нагрузку, другие же расслаблены. Физическая активность позволяет восстановить тонус расслабленных мышц и сосудов, восстановить нормальный кровоток. В случае достаточного количества времени лучшим способом снять усталость и повысить работоспособность будет небольшая разминка. Важно размять мышцы шеи и головы, кисти рук и стопы.

Важным моментом в повышении эффективности работы руководителя может стать фотография рабочего времени - вид наблюдения, при котором измеряют все без исключения затраты времени исполнителя за определенный период работы. В результате получают точный срез: чем именно и в течение какого времени занимался конкретный сотрудник.

Основное предназначение ФРВ -- это выяснение точного бюджета времени сотрудника, его анализ и оптимизация использования рабочего времени. Однако кроме этого, ФРВ можно использовать для следующих целей:

1) Определение структуры рабочего времени. Выявление наиболее затратных операций и видов работ, определение тех приоритетов, которые сотрудник ставит в работе (иначе говоря, чем больше времени сотрудник тратит на тот или иной вид деятельности, тем более значимым он его считает).

2) Изучение опыта лучших сотрудников. Бюджет рабочего времени сотрудников, демонстрирующих лучшие результаты, можно брать за основу и для постановки задач, и для оценки эффективности сотрудника, и для поиска более оптимальных способов организации труда.

3) Установление норм. Анализ данных по нескольким сотрудникам позволяет получить исходную информацию для разработки норм труда на предприятии. Причем метод ФРВ применяется у нескольких сотрудников с разной эффективностью труда, чтобы повысить обоснованность норм.

4) Выявление причин невыполнения норм. Если нормы уже существуют, но ряд сотрудников их регулярно не выполняет, то с помощью ФРВ можно выявить причины такой ситуации.

5) Выявление потерь рабочего времени. С помощью ФРВ можно определить, на каких этапах производственного процесса происходят потери рабочего времени и чем они вызваны: неэффективностью организации производства, нерационально выстроенной технологией или же недобросовестностью сотрудников.

6) Совершенствование процесса организации труда. ФРВ позволяет описать существующие в компании бизнес-процессы и оценить, насколько они оптимальны.

7) Оценка эффективности труда сотрудника. Наблюдения за работой сотрудника и оценка его временных затрат на различные рабочие операции позволяет оценить уровень его профессионализма и мотивации [13, с. 12].

Кроме вопросов организации рабочего времени, руководителю отдела внешней кооперации также следует обратить внимание на планировку рабочего места. Она должна исходить из требований организации рационального трудового процесса и эргономики.

Следует принять во внимание зоны оптимальной досягаемости, а также решить вопрос о размещении отдельных средств труда и рабочих материалов, учитывая их назначение и частоту использования. Различают нормальную и максимальную рабочие зоны. В нормальной зоне деятельности (работа осуществляется кистью и пальцами рук, согнутых в локте) должны располагаться наиболее часто используемые средства, предметы труда и выполняться основные виды работ. В максимальной зоне (работа здесь осуществляется вытянутыми руками), размещаются средства и предметы труда, используемые значительно реже. Таким образом, движения работника должны быть экономными с позиции затрат времени и сил.

Кроме того следует помнить о том, что на рабочем месте не должно находиться ничего лишнего, что затрудняет работу и обслуживание рабочего места.

Рекомендации руководителю по организации рабочего места:

1) Лучше выбрать такое местоположение стола, чтобы сидеть спиной к стене, а дверь или окно должны быть сбоку.

2) Конструкция рабочего стула (кресла) должна обеспечивать поддержание рациональной рабочей позы при работе на ПЭВМ, позволять изменять позу с целью снижения статического напряжения мышц шейно-плечевой области и спины для предупреждения развития утомления. Поэтому в качестве рабочего стула лучше использовать компьютерный стул (кресло). Стул должен иметь высокую спинку, поддерживающую позвоночник, а также подлокотники. Рабочий стул (кресло) должен быть подъемно-поворотным, регулируемым по высоте и углам наклона сиденья и спинки, а также расстоянию спинки от переднего края сиденья, при этом регулировка каждого параметра должна быть независимой, легко осуществляемой и иметь надежную фиксацию. Поверхность сиденья, спинки и других элементов стула (кресла) должна быть полумягкой, с нескользящим покрытием.

3) Клавиатура должна находиться на расстоянии 10-15 см от края стола под тем же углом, что и предплечья. Монитор должен стоять перпендикулярно столу, чтобы на нем не было бликов. Поэтому не рекомендуют сидеть спиной к окну или другим источникам света, чтобы от монитора не отражался свет. Экран видеомонитора должен находиться от глаз пользователя на расстоянии 600-700 мм, но не ближе 500 мм с учетом размеров алфавитно-цифровых знаков и символов.

4) Поскольку менеджер, помимо компьютера, много работает с бумагами, ему может понадобиться дополнительный источник освещения - например, настольная лампа.

5) При организации рабочего места лучше делить стол на условные зоны, каждая из которых имеет своё назначение. Если по центру стола стоит компьютер, то справа от него (там, где находится мышка) должны быть предметы, которыми начальник пользуется чаще всего - телефон, ручка и блокнот и др. Немного выше, в правом верхнем углу стола, советуют размещать деловые бумаги. Необходимо стараться хранить на столе только ту документацию, которая необходима именно сегодня, а всё остальное прятать в ящик стола.

Следует учесть, что чем меньше предметов на столе, тем комфортнее будет работать. Лучше оставлять на нём только самое необходимое, не захламлять рабочее место. Необходимо держать на нём только те предметы, которые могут понадобиться, остальное лучше разложить в ящики стола. Канцелярские принадлежности лучше держать в специальном настольном органайзере. Документы следует разложить по промаркированным папкам, у каждой из которых должно быть своё определенное место. Кроме того, рабочие документы должны располагаться так, чтобы обеспечивалась их наилучшая обозримость. Хорошая обозримость в сочетании с постоянством мест хранения должны свести на нет потери времени на поиск необходимых документов.

6) Наведя порядок на рабочем месте, очень важно его поддерживать. Взяв предмет из ящика, следует положить его на место, не оставлять ненужные вещи на столе. Взяв документ из папки, после окончания работы следует вернуть его обратно. Бывают случаи, когда важные бумаги оказываются погребёнными под стопками старых документов, и на их поиски уходит много времени.

7) В кабинете у начальника нет комнатных растений. Поэтому желательно завести комнатные растения, поскольку они обеспечивают комфортные условия на рабочем месте, делают менее незаметным монотонный и однообразный характер работы, снимают переутомление. Растения в офисе абсорбируют вредные вещества, поддерживают уровень влажности, снимают стресс, повышают производительность труда, фильтруют частицы грязи и пыли из воздуха, обладают охлаждающим эффектом, повышают настроение и обеспечивают шумоизоляцию.

Кроме того, должны быть полностью обеспечены средства медицинского обслуживания, то есть должен быть хотя бы минимальный набор необходимых средств. Начальнику следует периодически обеспечивать проверку наличия медицинских препаратов как у себя, так и у отдела.

Таким образом, необходимы значительные усилия как со стороны самого предприятия, так и со стороны руководителя, чтобы организовать труд менеджера наилучшим образом.



ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Таким образом, специалистам нового времени необходимы глубокие знания по менеджменту. Поэтому правильная организация труда менеджера очень важна. Труд менеджеров должен быть организован так, чтобы потери рабочего времени были минимальны. Однако эффективность труда должна сочетаться с соблюдением норм управляемости, норм условий труда и рациональным планированием рабочего дня и другими элементами организации труда.

В данной работе были рассмотрены вопросы теоретического аспекта организации труда менеджера, организация труда конкретного руководителя на примере начальника отдела внешней кооперации, работающего на ОАО «Лидсельмаш». Таким образом, были решены поставленные задачи и достигнута цель работы - изучение организации труда менеджеров на предприятии ОАО «Лидсельмаш» и поиск путей совершенствования организации труда конкретного руководителя.

В процессе работы были выявлены особенности организации труда конкретного руководителя. Обнаружено, что имеются упущения по организации труда менеджера, но их устранение для предприятия и для самого руководителя не составит большого труда и больших материальных затрат. В результате работы были предложены рекомендации по совершенствованию организации труда начальника ОВК.

В заключение, можно сделать следующие выводы:

- на деятельность менеджера оказывает влияние множество факторов, а значит, все они должны учитываться при организации труда руководителя;

- не только предприятие ответственно за эффективную организацию труда менеджера, но и сам руководитель.



СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. Азаренко А.В. Организация труда и заработной платы -- 2-е изд./ А.В. Азаренко. - Минск: Амалфея, 2007. - 312 с.

2. Глубокий, С.В. Организация и нормирование труда в современном производственном менеджменте / С.В. Глубокий, И.В. Борисевич. - Минск: Издательство Гревцова, 2008. - 320 с.

3. Косинская, С.В. Современный менеджмент: учебное пособие -- 2 изд./ С.В. Косинская. - Минск: МГЭИ,2005. - 116 с.

4. Национальная психологическая энциклопедия [электронный ресурс]. - Москва, 2001.

5. Организация и нормирование труда / В.В. Адамчук [и др.]. - Москва: ЗАО «Финстатинформ», 1999. - 301 с.

6. Остапенко, Ю.М. Экономика труда / Ю.М. Остапенко. - Москва: ИНФРА-М, 2005. - 268 с.

7. Персональный менеджмент -- 3 изд./ С.Д. Резник [и др.]. - Москва: ИНФРА-М, 2008. - 558 с.

8. Сайт компании Omega Software Group [электронный ресурс]. - Минск, 2005.

9. Сайт предприятия ОАО «Лидсельмаш» [электронный ресурс]. - Лида, 2010.

10. Самара, Н.А. Экономика и организация труда: учеб.- практ. Пособие / Н.А. Самара.- Минск: БГЭУ, 2005. - 210 с.

11. Тайм-менеджмент / Н.А. Сидорова, Е.Б. Анисинкова. - Москва: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2008. - 220 с.

12. Трудовой кодекс Республики Беларусь: Кодекс Республики Беларусь, 26 июля 1991 г., №296-З. в ред. Закона Респ. Беларусь от 30.12.2010 №225-3// Консультант Плюс Беларусь [Электронный ресурс] / ООО «Юрспектр», Нац. Центр правовой информации Респ. Беларусь. - Минск, 2002. - Дата доступа: 08.11.2012.

13. Скриптунова, Е.А. Фотография рабочего времени - инструмент анализа и оптимизации трудовых процессов / Е.А. Скриптунова // Справочник экономиста - 2010. - №6 (58). - С. 12-17.



ПРИЛОЖЕНИЕ А

Размещено на http://www.allbest.ru/

Примечание - Источник: бизнес-план предприятия.



ПРИЛОЖЕНИЕ Б

Сравнительная характеристика по ценовым параметрам шести видов продукции ОАО "Лидсельмаш" и его основных конкурентов

Наименование техники/технические характеристики	Предприятие	Цена, руб. РФ без НДС
Машины для посадки картофеля
Машина для посадки картофеля Л-201 навесная двухрядная (Т-25, Т-40)	ОАО «Лидсельмаш»	59 119
Машина для посадки картофеля для мотоблока КСТ-1А	ОАО «Томаровский АРЗ», РФ, г. Томаровск	50 700
Машина для посадки картофеля GL 34 T	Реализация в г. Смоленске. Пр-во GRIMME, Германия	112 881
Машина для посадки картофеля UN 1300	Реализация в г. Смоленске. Пр-во KVERNELAND Underhaug, Германия	320 210
Машина для посадки картофеля GL 34 K	Реализация в г. Смоленске. Пр-во EHO, Финляндия	215 600
Машины для выкапывания картофеля
Машина для выкапывания картофеля КТН-2В навесная двухрядная (МТЗ-80)	ОАО «Лидсельмаш»	95 155
Машина для выкапывания картофеля для мотоблока КП-1	ОАО «Томаровский АРЗ», РФ, г. Томаровск	1280
Машина для выкапывания картофеля полунавесная однорядная GL 45 G	Реализация в г. Смоленске. Пр-во GRIMME, Германия	167 860
Машина для выкапывания картофеля полуприцепная двухрядная UE 1200	Реализация в г. Смоленске. Пр-во KVERNELAND Underhaug, Германия	674 560
Машина для выкапывания картофеля полунавесная однорядная FL 56 K	Реализация в г. Смоленске. Пр-во EHO, Финляндия	125 692
Машины для сеяния
Машина для сеяния СПЧ-6ЛТ точного высева (МТЗ-80)	ОАО «Лидсельмаш»	144 100
Машина для сеяния с управляемым вылетом шнека	Реализация в г. Москве, пр-во Vogel&Noot, Австрия	388 000
Машина для сеяния точного высева АПП-7,2	ОАО «Новосибирское Производственное Объединение», РФ, Новосибирск	123 980

Примечание - Источник: бизнес-план предприятия

ПРИЛОЖЕНИЕ В

Премирование руководителей, специалистов и служащих структурных подразделений (цехов, заводоуправления)

Показатели премирования	Размер премии (%)	Ответственный за оценку показателей
Обеспечение темпов роста объема производства товарной продукции и ТНП (в сопоставимых ценах) к соответствующему периоду прошлого года (по предприятию, цеху)	8	ЭО,ОППП,ПДО
Соблюдение установленного задания по уровню рентабельности реализованной продукции, работ и услуг в промышленности (заводоуправление) Обеспечение норматива затрат на 1 рубль товарной продукции (для цехов)	8	ЭО
Соблюдение результативности процесса мониторинга и измерения продукции по показателям качества: К к.и. - по предприятию К к.д.с.е. - по цеху К к.м.п.к.и - по ОМТС ОВК (К к.м.п.к.и - коэффициент качества материалов, покупных, комплектующих изделий)	9	ОТК
Примечание -- Источник: коллективный договор ОАО «Лидсельмаш» на 2010-2012г.г.



ПРИЛОЖЕНИЕ Г

Штатное расписание руководителей, специалистов и служащих ОАО "Лидсельмаш"

Примечание - Источник: штатное расписание руководителей, специалистов и служащих ОАО "Лидсельмаш"

Размещено на Allbest.ru