Организация гастрольной деятельности на предприятиях культуры и ее эффективность

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Дипломная работа

Организация гастрольной деятельности на предприятиях культуры и ее эффективность



Введение

Долгое время в нашей стране власть была социалистической и все отношения в стране регулировались государством, не существовало свободной конкуренции, такие понятия как спрос и предложения были неактуальны и неприменимы. Театр также был во власти государства, и все его сферы деятельности, в том числе гастрольная. Гастроли проводились в соответствии с пятилетними планами, составленными и утвержденными государством для всех областных, краевых и республиканских театров.

С момента распада СССР ситуация коренным образом изменилась, театры оказались в незнакомой, непонятной для них среде, руководство театров самостоятельно вынуждено было действовать и развиваться, финансовая поддержка государства резко снизилась, людям было не до искусства - публики как таковой не было. Для многих театров такие условия были очень тяжелыми - многие театры находились в условиях выживания, некоторые вынуждены были закрыться, так или иначе, подобные условия не позволяли вести гастрольную деятельность.

Постепенно положение улучшилось, театры стали привыкать к современным условиям рынка - началась гастрольная активность, основанная на экономической эффективности, театры стали устанавливать отношения друг с другом, проводились обменные гастроли, устраивались фестивали и совместные концерты. Появились негосударственные театры, действующие вне бюджета государства.

Актуальность и практический аспект проблемы организации гастрольной деятельности связаны с тем, что на данный момент множество предприятий культуры и искусства гастролируют по стране, выезжают за рубеж. Для нынешнего зрителя гастроли - это неотъемлемая часть культурной жизни.

Для театров, музыкальных коллективов, гастроли - это возможность установления новых культурных и деловых связей, основанных на взаимовыгодном сотрудничестве. Поездка в другую, зачастую незнакомую, местность - это настоящий экзамен для всех участников гастролей, для творческих работников это новый зритель со своими вкусами и предпочтениями, для организаторов - неизведанная местность, где нужно организовать условия для работы и для проживания.

Целью дипломной работы является изучение теоретических основ организации гастрольной деятельности на предприятии культуры и искусства, и разработка рекомендаций по ее совершенствованию.

Предметом исследования дипломной работы является гастрольная деятельность предприятия.

Объектом исследования дипломной работы является Федеральное государственное бюджетное учреждение культуры «Государственный Академический Малый театр России» расположенный по адресу г. Москва, пр-д Театральный, 1.

В ходе написания работы, для достижения поставленной цели следует решить следующие задачи:

- изучить понятие и виды гастрольной деятельности;

- выявить основные этапы организации и проведения гастролей;

- изучить какие работники заняты в организации гастрольной деятельности и рассмотреть их функциональные задачи;

- изучить на практике гастрольную деятельность в театре и проанализировать её активность и её экономическую эффективность;

- разработать рекомендации по оптимизации гастрольной деятельности, повышении её экономической и социальной эффективности.

В ходе выполнения работы, были использованы законы и нормативно-правовые акты, действующие на территории РФ, периодические издания, Интернет - источники.

Теоретической, методологической и информационной базой исследования послужили труды отечественных ученых, таких как Балашов А.И. Богданов В., Дмитриевский В.Н., Жарков А.Д., Заренков В.А., Костина A.B., Рубинштейн А.Я., Солодников А.В. и др., а также труды зарубежных ученых, таких как Джозеф Б., Пассман Д. и др.

Структура дипломной работы состоит из введения, трех глав, заключения, списка литературы и приложений.

В первой главе работы рассмотрены понятие и виды гастрольной деятельности, этапы организации гастролей, изучен штаб работников, занятых в подготовке и проведении гастролей, а также специфика организации гастрольной деятельности на предприятиях культуры и искусства.

Во второй главе дана общая характеристика ФГБУК «Государственный Академический Малый театр России», проанализирована деятельность предприятия, гастрольная деятельность театра, а также проанализированы изменения в организационной структуре предприятия за последние годы.

В третьей главе предлагаются рекомендации по совершенствованию гастрольной деятельности предприятия, по корректировке и дополнению репертуара гастролей, по повышению доходности за счет выпуска сувенирной продукции.

В заключение дипломной работы подведены итоги проделанной работы и содержатся краткие рекомендации для театра по результатам проведенного анализа.



• Глава I. Теоретические аспекты организации гастролей
• 1.1 Понятие и виды гастрольной деятельности
• Гастроли - выступление артиста или коллектива вне места его постоянной деятельности - в другом районе, городе, стране. Название произошло от слияния двух немецких слов: «gast» (гость) и «rolle» (роль).
• Гастрольная деятельность подразумевает под собой планирование и организацию ряда публичных выступлений художественных коллективов и исполнителей вокальных, инструментальных, хореографических, речевых и оригинальных жанров в нескольких городах.
• Гастроли - программа мероприятий, проводимая за пределами города, области, края, республики, длительностью пребывания коллектива более суток. Цель гастрольных программ - формирование благоприятных условий для создания пропаганды, распространения и популяризация исполнительского искусства артистов, а также оптимального финансового результата, эффективного концертного обслуживания населения.
• Гастроли, в большинстве своем, - это постоянные переезды артистов и перевозки оборудования. Работа в высоком темпе с учетом множества факторов требует точных расчетов, касательно транспорта, передвижения и прочих организационных деталей.
• История гастролей начинается с XVIII и со 2-й половины XIX веков, в то время гастрольной деятельностью (как внутри страны, так и международные) занимались крупнейшие актёры - Сара Бернар, Элеонора Дузе, Томмазо Сальвини, Павел Николаевич Орленев, Вера Фёдоровна Комиссаржевская, Энрико Карузо, Аделина Патти, Фёдор Иванович Шаляпин и многие другие. В конце XIX - начале XX веков стали практиковаться выездные спектакли театров с основным составом исполнителей, в полном декорационном оформлении. Большое значение для развития мировой театральной культуры имели гастроли Мейнингенского театра, так называли «Русские сезоны» за границей Сергея Павловича Дягилева (в них принимали участие Анна Павлова, Екатерина Гельцер, Михаил Фокин), гастроли Московского Художественного театра.
• В советское время получила развитие система показа лучших спектаклей во время фестивалей, смотров, олимпиад и т.д. Советские артисты широко гастролируют за рубежом. Всемирное признание заслужили выступления Ансамбля народного танца СССР под руководством Игоря Александровича Моисеева, Краснознаменного ансамбля песни и пляски Советской Армии, хореографического ансамбля «Березка», многочисленных цирковых коллективов, гастроли Большого театра, МХАТа и др. В СССР систематически гастролировали лучшие театры мира («Комеди Франсэз», «Берлинер ансамбль», «Ла Скала», Королевский шекспировский театр и других), выдающиеся зарубежные артисты.
• Московский Малый театр тех лет, как справедливо утверждал Станиславский, являлся сосредоточием высокого искусства, а в более широком общекультурном смысле - «рычагом, который управлял духовной, интеллектуальной стороной нашей жизни». Станиславский застал чудесных, необыкновенных артистов Малого театра, целый букет талантов и гениев». Избалованный таким «расточительным богатством талантов», он с недоумением и негодованием писал: «Как могли эти блестящие страницы искусства остаться тайной для Европы, которая нас презирала, для Америки, которая нами не интересовалась». Добавим, кстати, что нет никаких оснований заподозрить Станиславского в односторонней приверженности исключительно к русскому театру: одной из его отличительных черт была чисто пушкинская многосторонняя отзывчивость в восприятии искусства разных стран.
• В 1939 году Свердловский комитет по делам искусств, вдохновленный гастролями Малого театра в г. Свердловск, выпустил небольшую брошюру, в которой представлял свое видение насчет гастрольной деятельности: «Комитет по делам искусств придает большое значение театральным гастролям. Они могут оказать огромное влияние на дальнейший рост местных театров, на повышение культурного и политического уровня зрителей. Гастроли содействуют постепенному стиранию граней между театральной культурой столицы и периферии. Ускоряется пульс культурной жизни, растут запросы и требования зрителей, а значит, быстрее растут театры, ибо зритель - лучший ценитель и лучший воспитатель наших театров. Следует заметить, что под влиянием гастролей, особенно горячо обсуждаются проблемы развития сценического искусства, его исторические корни, его традиции, национальные и духовные особенности, большое значение придавалось урокам профессионального мастерства». Роль гастролей в театральной жизни очень ценилась и в те, времена, однако география гастролей русских театров ширилась, и уже в недалеком будущем перестала ограничиваться пределами Российской Федерации.
• Постепенно Европа все больше и шире знакомилась с русским сценическим искусством. И уже не только зарубежные театры приезжали в Россию, но и отечественные деятели отправились с гастролями в Европу.
• Хотя культурная деятельность не занимает какого-либо заметного места ни в структуре бюджетов домохозяйств, ни в бюджетных расходах государства, эта сфера жизни людей была и останется в будущем одним из главных индикаторов развития общества. В настоящее время вопрос гастролей - вопрос злободневный, который беспокоит не только специалистов в сфере культуры и искусства, но и высшее руководство страны.
• В 2010 году прошла встреча президента - Дмитрия Медведева с деятелями российского театрального искусства, Во встрече приняли участие руководители российских театров и ведущие театральные режиссёры. Дмитрий Медведев обсудил с театральными деятелями перспективы развития современного российского театра. Речь шла, в частности, о поддержке театров малых городов и социальной поддержке артистов, также в этой беседе была затронута тема гастрольной деятельности. По итогам встречи с деятелями культуры, в целях развития театрального искусства в России и обеспечения его доступности для граждан, проживающих в субъектах Российской Федерации, Министерству культуры совместно с органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации было дано поручение разработать комплекс мер по развитию гастрольной деятельности театров, обратив особое внимание на создание необходимых условий для организации гастролей государственных и муниципальных театров в федеральных округах и межрегиональных обменных гастролей.
• С учётом существующего уровня и приоритетов развития Минкультуры определены основные направления поддержки межрегиональных театральных гастролей, а также принципы финансирования гастрольных проектов из средств федерального бюджета.
• С целью апробации данных принципов в 2011 году Минкультуры в пределах выделенных лимитов изыскало дополнительные средства на поддержку гастрольной деятельности российских театров. По итогам экспертного отбора планируется поддержать до 15 комплексных гастрольных проектов, отвечающих приоритетным направлениям.
• Есть частные виды деятельности, которые тоже заинтересованы в проведении гастролей - это любительское творчество, с учётом специфики данной деятельности (совмещение творческой деятельности с основным родом занятий), организация регулярных гастролей в данной сфере не представляется возможной. В этой связи Минкультуры считает целесообразным развивать данное направление на основе межрегиональных фестивалей и смотров любительского творчества.
• Данные шаги со стороны высшего руководства страны свидетельствует о заинтересованности развития сферы культуры и искусства в Российской федерации, в частности, театральной деятельности. Помимо исполнительных органов власти, участие в развитии гастролей принимает законодательная власть, регулируя гастрольную деятельности при помощи нормативно-правовых актов.
• Федеральный Закон о гастрольной деятельности возлагает ответственность за проведение культурно- или концертно-зрелищного мероприятия на концертной площадке на организацию, имеющую государственную аккредитацию по осуществлению гастрольно-концертной деятельности и заключившую договоры. Федеральный Закон «О защите детей от информации, причиняющей вред их здоровью и развитию» обязует руководителя мероприятия известить артистов о запрете использования ненормативной лексики, сцен насилия и сексуального характера и т.д.
• Гастроли представляют собой нечто большее, нежели простой выезд с показом или представлением своего вида искусства. Основными отличительными чертами гастрольной деятельности являются: жанровое многообразие исполняемых произведений, вместимость и тип сценической или концертной площадки, и многократное исполнение одного и того же материала в разных местах, организованных для подобного рода мероприятий. .
• Данная выпускная квалификационная работа посвящена драматическому театру. В театрах существуют свои специфические подходы к организации гастролей коллективов. Есть следующие варианты их организации:

· гастроли «на гарантию»;

· гастроли «на паритетных началах»;

· гастроли на кассу;

· фестивальные гастроли;

· обменные гастроли.

Гастроли «на гарантию» предполагают, что театр сам несёт все гастрольные расходы, за исключение платы за аренду помещения, расходов, связанных с продажей билетов и с размещением рекламы. Принимающая сторона гарантирует выплату определенной - договорной - суммы за каждый проведенный спектакль. Объем гарантированных доходов обычно покрывает или превышает расходы театра, а все заработанное «сверх гарантии» принимающая сторона оставляет себе.

Существовала, но была мало продвинута иная форма отношений театра с принимающей стороной - «гастроли на паритетных началах». Здесь стороны распределяли меж собой и расходы, и обязанности, обусловленные проведением гастролей, и в определенных (договорных) пропорциях делили полученный доход.

Гастроли на кассу строятся на том, что театр несёт все возможные расходы, включая арендную плату, но при этом ни с кем не делится доходами. Гастроли на кассу являются одной из самых распространённых форм организации гастролей. Например, большая часть гастролей Государственного академического Малого театра проводится именно по этому типу.

Обменные гастроли предусматривают безвозмездное предоставление каждой из сторон театральной площадки на время гастролей, но прочие собственные расходы, такие как проживание и транспорт, каждый сам берёт на себя.

Обменные гастроли проходят по двум принципам:

1. Театр самостоятельно организует эти гастроли, не прибегая к дополнительной финансовой поддержке, помощи продюсера. Он всё организовывает самостоятельно, рассчитывает свои риски, ставя перед собой определённые цели и задачи.

2. Театр работает с продюсером, получает дополнительное финансирование. При этом у него появляются дополнительные возможности и дополнительные обязанности, потому что в данном случае он является уже не просто самостоятельным организатором, но и в какой-то степени исполнителем.

Обменные гастроли являются наименее затратными, так как это позволяет сэкономить театрам значительные средства. Данный вид гастролей наиболее предпочтителен для Малого театра, например, гастроли в г. Курск были обменными, об этом будет сказано в следующей главе.

Чем еще хороши обменные гастроли: приезжает к нам другой театр, и мы организовываем продажу. Им не надо в нашем городе ничего искать, устанавливать новые связи. У нас наработано все, что касается блока рекламы, есть партнеры, с которыми мы постоянно работаем, наработаны все каналы продаж. Это очень эффективно.

Наконец, фестивали - это особенный вид гастролей. В этом случае одна сторона приглашает к себе несколько других театров из других регионов, для показа спектаклей одной тематической направленности. Как, например, фестиваль «Островский в доме Островского», традиционно проводящийся в Малом театре. Расходы на проезд каждая приглашённая сторона оплачивает себе сама, тогда как площадка и иногда проживание предоставляется приглашающей стороной. По форме для каждого театра участие в фестивале - это малые гастроли, по деньгам - та или иная форма паритетных отношений.

В России существуют и проводятся 500 наименований театральных фестивалей. Самым крупным из них является фестиваль и премия «Золотая маска». Лучшие спектакли страны показывают на московских подмостках. Также в рамках этого фестиваля проводятся профессиональные семинары, выставки, гастроли в регионы страны. 20-й Фестиваль «Золотая Маска» прошел в Москве с 25 января по 17 апреля 2014 года.

Также крупные фестивали это: «Новый Европейский театр.NET», «Театральный фестиваль имени Станиславского», Международный фестиваль им. А.П. Чехова и другие.

В мире проводятся большое количество театральных фестивалей. Приведём несколько примеров самых крупных их них:

· Венский фестиваль. Один из крупнейших фестивалей мира. Сфокусирован на новом видении в искусстве во всех его проявлениях. В программе: современный театр, музыка, танец, инсталляции.

· Международный фестиваль в Мельбурне. Один из ведущих фестивалей Австралии и один из крупнейших в мире фестивалей самых разных форм искусства. В масштабной программе фестиваля представлены работы, исполненные качеством и новациями. Каждый фестиваль в Мельбурне - это торжество танца, театра, музыки, изобразительного искусства, мультимедийных и уличных представлений известных и подающих надежды австралийских и зарубежных коллективов и деятелей искусств.

· Фестиваль танца и театра в Гётеборге. Крупный международный фестиваль искусств в Швеции. В фестивале принимают участие лучшие и наиболее интересные работы из сферы современного танца, театра, цирка и перформанса. Также проходят обсуждения, просмотры фильмов, мастер-классы.

Гастроли дают многое. Помимо профессионального общения дают городу, региону возможность увидеть массу интересного. Потому что, как правило, на гастроли привозится лучшее, что есть в том или ином театре.

Генеральный директор ГАМТ России, Михайлова Тамара Анатольевна в интервью журналу «Справочник руководителя культуры» делиться опытом гастрольной деятельности и отмечает важность гастролей ведущих федеральных театров в российских городах: «Когда мы только начинали свою гастрольную деятельность, для меня было откровением, что театры, в которые мы звонили в регионах, часто не верили, что к ним действительно приедет Государственный академический Малый театр России. Иронизировали, что наверняка привезем два стула, два шкафа и трех артистов. Приходилось отвечать, что нет, мы собираемся привезти спектакль в том виде, в каком он идет у нас на сцене, причем в первом составе.

Очень показательный случай был в Сургуте. К моменту приезда труппы было продано от силы десять процентов билетов. Когда в город пришли фуры с декорациями, а затем приехали артисты - «настоящие», те самые, которым мы заявляли, - за билетами выстроилась очередь! После первого спектакля билеты на все последующие были проданы. И мы никогда не думали, что в северном городе артистам подарят столько цветов!

А как меняется зритель в течении спектакля! Например: осень, среда, холодно на улице, снег. Люди приходят после работы на спектакль «Ревизор», который идет четыре часа. Приходят скованные, напряженные, усталые. А спустя первые пятнадцать минут уже сидят как завороженные. Пока идет спектакль - они живут в нем. И из зала выходят другими.

Если бы все наши театры могли ездить на гастроли чаще, то проще было бы воспитывать наших зрителей - выполнять основную функцию театра. И если бы театры всегда могли показывать спектакли так, как показывают их на своих основных сценах, без снижения планки, то это было бы очень хорошо».

Исследовав понятие и виды гастрольной деятельности, можно сделать вывод, что гастроли - это свежая кровь для театров, для коллективов, это смена дислокации места действия и именно гастроли дают возможность регионам знакомиться друг с другом и налаживать дружеские взаимовыгодные отношения.

Гастрольная деятельность существует уже более 250 лет и не теряет своей актуальности и значимости, и важна она не только для театра, но и для всей страны. Государство озабочено проблемами театров, с которыми они сталкиваются при организации гастролей, и всячески стремится помогать, вдохновляя деятелей искусства, создавая новые проекты, направленные на развитие гастрольной деятельности в РФ.

Виды гастролей зависят от выстроенных отношений или договоренностей между театрами - между гастролирующим театром или труппой и принимающей стороной, при разных видах гастролей отличаются обязанности одной стороны перед другой, интересным видом гастрольной деятельности и популярной на данный момент являются фестивали. На данный момент это очень распространенное явление, как во всем мире, так и непосредственно на территории России. Формат фестиваля - очень обширный, и, безусловно, такой вид гастрольной деятельности - это большая возможность поделиться своим опытом и перенять опыт коллег - других театров, трупп, специалистов.

1.2 Этапы проведения гастролей

Гастрольная деятельность - важнейшее направление в сфере театрального искусства. Лучшие столичные театры не должны быть изолированы от российских регионов, а региональные труппы должны обмениваться творческими программами и гастролировать по стране.

Гастроли - это проект, грамотная организация которого представляет собой сложный механизм, каждая деталь которого работает четко и слаженно с остальными. Малейший сбой в системе может повлечь за собой последствия, которые отразятся и на зрителях, ждущих приезда заявленного театра, и на артистах, чья репутация может пострадать из-за невыполненных обязательств. Поэтому каждый такой проект должен быть тщательно спланирован и проработан.

Гастроли - это проект театра, государства, заказчика, гастролям присущи все свойства проекта, поэтому можно рассматривать гастрольную деятельность и управление ею, с точки зрения управления проектами. Проект обладает определенными свойствами:

· Проект всегда имеет четко определенную цель, которая выражается в получении некоторого результата. Достижение этого результата означает успешное завершение и окончание проекта. Например, для проекта гастролей театра результатом является проведение спектакля.

Для любой системы управления, реализующей принятие решения, цель является «внешней» категорией, которую формируют лица, принимающие решения, чаще всего интуитивно.

· Проект имеет четко очерченное начало, которое совпадает с началом первой работы, направленной на достижение поставленной цели. Начало может задаваться директивно, либо рассчитываться в результате составления плана работ по проекту.

· Проект имеет четко очерченный конец, который совпадает с концом последней работы, направленной на получение заданного результата. Как и начало, конец проекта может задаваться директивно, или рассчитываться при составлении плана работ. Например, конец гастролей совпадает с датой возвращения гастрольной труппы в свой город.

· Проект исполняется командой, в состав которой входит руководитель проекта, менеджеры, исполнители. Помимо основной команды в нем могут участвовать сторонние исполнители, команды и организации, которые привлекаются на временной основе для выполнения отдельных функций.

· Проект имеет бюджет. Стоимость проекта складывается из стоимости израсходованных материальных ресурсов, затрат по оплате труда реализующей его команды и прочих расходов, связанных с особенностями конкретных видов работ.

· Проект имеет ограничения трех видов.

- Ограничения по бюджету устанавливают предельную стоимость всего проекта или отдельных видов работ.

- Ограничения по времени задают предельные сроки окончания либо всего проекта, либо некоторых работ.

- Ограничения по ресурсам определяются ограниченным составом команды или графиками поступления материальных ресурсов.

У каждого проекта есть свой жизненный цикл, гастроли не являются исключением.

Жизненный цикл проекта - это промежуток времени между моментами его начала и завершения, он обеспечивает базовую структуру для управления проектом, независимо от включенных в него конкретных работ. Он делится на четыре фазы.

1. Концептуальная фаза. Включает формулирование целей, анализ инвестиционных возможностей, обоснование осуществимости (технико-экономическое обоснование) и планирование проекта.

2. Фаза разработки проекта. Определяется структура работ и исполнителей, строятся календарные графики работ, бюджета проекта, разрабатывается проектно-сметная документация, проводятся переговоры и заключение контрактов с подрядчиками и поставщиками.

3. Фаза выполнения проекта. Производятся работы по реализации проекта, в том числе организация проезда, проживания и т.п.

4. Фаза завершения проекта. Заключительная проверка всех документов, уточнение места проживания, покупка билетов, выезд на осмотр площадки или гостиницы, проведение гастролей.

Управление проектами означает применение знаний, навыков, инструментов и методов управления к проектной деятельности для удовлетворения предъявляемых к проекту требований. Управление проектами отличается от менеджмента в классическом понимании этого слова. Обычно менеджмент понимается как координация действий, ориентированных на достижение определенных целей при одновременно экономном расходовании средств, это процесс планирования, организации, руководства и контроля работы членов организации и использование всех имеющихся организационных ресурсов для достижения определенных организацией целей. Проект же - уникальное предприятие, характеризующееся динамичным развитием и ограниченностью по времени и ресурсам. Следовательно, управление проектами использует уникальные методы и инструменты для повышения эффективности реализации проектов.

Управление проектами состоит из определенных этапов, каждый из которых имеет определенное значение и необходим для исполнения. Рассмотрим этапы ведения проекта:

1. Инициация проекта

Инициацией проекта называются действия, которые необходимо совершить на этапе принятия решения о старте проекта и которые предшествуют разработке детального плана. Обычно на этом этапе определяются ключевые участники проекта - руководитель проекта, заказчик и т.д.

Участники проекта фиксируют свои ожидания от проекта в документе, который обычно называется «Устав проекта». В нем может быть указан общий бюджет проекта, даты завершения ключевых этапов, ожидаемая прибыль от реализации проекта и т.п. Подписание устава проекта означает, что компания готова тратить ресурсы на планирование проекта и дает формальное согласие начать планирование. При планировании руководитель проекта использует данные устава об ожиданиях и ограничениях, что позволяет сэкономить время всех участников.

2. Планирование проекта

К процессам планирования относятся действия, необходимые для уточнения целей проекта и составления плана их достижения. Планирование может охватывать несколько аспектов: составление перечня этапов и работ проекта, определение их взаимосвязи и сроков выполнения, расчет бюджета, составление графика финансирования, списка рисков и плана реагирования на них и т.п.

При составлении плана проекта может выясниться, что некоторые ожидания участников проекта нереальны: например, невозможно уложиться в сроки, указанные в уставе, или получить ожидаемую прибыль. В этом случае ключевые участники проекта могут отказаться от его реализации. Часто бывает и так, что план признают обоснованным и принимают его, даже если он выходит за рамки ограничений, заданных в уставе. Принятие подобного решения полностью зависит от мнения ключевых участников проекта и ценности результата проекта для организации.

Если план проекта устраивает ключевых участников, то все разработанные на этапе планирования документы объединяются в «мастер-план» проекта, который затем утверждается. После утверждения «мастер-план» является основным документом проекта и на его основе осуществляются исполнение проекта и контроль. Устав проекта не используется на следующих этапах проекта.

3. Исполнение работ проекта

К исполнению работ относятся действия руководителя проекта по набору в команду проекта конкретных исполнителей, выдаче задач и сбору отчетности о фактическом исполнении проекта.

Правильная организация исполнения работ проекта предполагает систему авторизации работ, то есть правил по выдаче задач исполнителям. Исполнитель несамостоятелен в выборе из плана работ, которыми он будет заниматься в течение недели, он получает задания от функционального руководителя или руководителя проекта.

Организация исполнения работ проекта невозможна без систематической отчетности, причем ее система должна быть единой для всех проектов, например, все исполнители отчитываются о проделанной работе по всем проектам в пятницу по единой форме. Помимо исполнителей система отчетности должна охватывать всех прочих участников проекта: функциональных руководителей и пр.

4. Мониторинг и отслеживание проекта

Регулярное отслеживание проекта предполагает, что периодически все руководители проектов сравнивают текущий ход исполнения проекта с «мастер-планом», утвержденным в результате планирования (иногда его называют «базовым планом»). Для сравнения используются единые для всей компании показатели, например, сравнивается отклонение по срокам, бюджету, анализируется текущая рентабельность проекта и т.п.

В случае если руководитель замечает отклонения текущего хода проекта от базового плана, он корректирует ход выполнения проекта в зависимости от ситуации. При этом в однотипных проектах общие правила поведения менеджера должны быть унифицированы. Как правило, решения по незначительным отклонениям менеджер проекта принимает самостоятельно, пытаясь договориться с другими участниками проекта. В случае значительных отклонений менеджер передает решение проблемы на следующий уровень управления.

5. Закрытие проекта

Этап закрытия проекта является очень важным, так как обычно на этом этапе анализируются результаты проекта и делаются выводы - так называемые полученные уроки. На основе этого анализа обновляются регламент управления проектами и иные документы, входящие в методологию управления проектами.

В некотором смысле, планирование является самой важной частью проекта, это начало. Именно этот этап в наибольшей степени определяет качество разработки проекта и сроки выполнения, установленные высшим руководством. Эта часть проекта - не место для опрометчивых обещаний, это время для рационального и творческого подхода к формулировке начальных требований к проекту с целью избежать тупиковых ситуаций. Следует помнить, что после того как цель проекта поставлена, руководство будет ожидать ее достижение.

Эффективность гастрольной деятельности во многом зависит от правильного выбора городов и областных населенных пунктов и предварительного изучения местных условий. Перед тем как планировать гастроли необходимо изучить состояние учреждений культуры планируемого региона, сравнить по насыщенности учреждениями культуры данного региона с другими, близкими по типу регионами страны.

Наиболее ответственными являются гастроли, которые проводятся театрами в Москве и Санкт-Петербурге. При их планировании обычно принимаются во внимание и особые обстоятельства - юбилеи театров, дата их последнего приезда в эти города и главное - творческий уровень театра. Такие гастроли непродолжительны, как правило, не более двух недель, за время которых театр имеет возможность показать лучшие спектакли.

Рассмотрим подробнее этапы планирования гастролей театра.

При планировании гастролей следует составить перечень стандартных операций, чтобы исключить какие либо упущения. Перечень повторяющихся операций примерно следующий:

I этап. Определение места проведения гастролей и составление гастрольной сметы:

1) Обсуждение с коллективом возможных вариантов гастролей, выбор времени для гастролей.

2) Выезд на место, предназначенное для проведения гастролей, с целью изучения специфики города, репертуара его театров, репертуара ранее гастролирующих там коллективов.

· предварительные переговоры с местными органами, студиями телевидения, радиовещания, театральными кассами и др.;

· получение данных для составления гастрольной сметы;

· составление гастрольной сметы, анализ предполагаемых затрат и результатов;

· подготовка необходимых для гастролей документов.

3) Принятие решения о гастролях. Составление общего плана подготовки и проведения гастролей, примерного списка участников гастролей, проекта репертуара.

II этап. Подготовка гастролей.

1) Проведение ремонта имущества гастрольных спектаклей:

· ремонт декораций, костюмов и др.;

· изготовление, подготовка ящиков для костюмов, реквизита, оборудования;

· заготовка упаковочных материалов, веревок, тросов и др.

2) Обсуждение гастрольного репертуара, программ творческих вечеров на радио и телевидении.

3) Подготовка документации, уточнение списка участников гастролей. Формирование административной группы по подготовке и проведению гастролей, утверждение графиков отправки коллектива, имущества, рекламы и др. Приобретение билетов для отправки коллектива.

4) Опубликование приказа директора о гастролях, задачах коллектива, условиях их проведения, сроках, датах отправки. Отправка участников гастролей согласно графику. Отправка имущества гастрольного спектакля, контроль за качеством погрузочных работ.

III этап. Организация гастролей.

· рекламирование гастролей;

· реализация билетов;

· прием коллектива;

· прием имущества: подготовка мест хранения декораций, костюмов и др., организация охраны, мелкий ремонт имущества после транспортировки.

1) Открытие гастролей.

· монтировка оформления, освещение сцены;

· репетиция-прогон спектакля;

· подготовка церемонии открытия;

· встреча зрителей, гостей, открытие гастролей.

IV этап. Гастроли.

1) Руководство ходом гастролей:

· ежедневный контроль за выполнением расписания, за ходом всех работ постановочной и творческой частей, своевременное планирование необходимых работ;

· деловые визиты, связи с организациями, прессой, радио, телевидением;

· контроль за реализацией билетов;

· закрытие гастролей.

V этап. Завершение гастролей.

· окончание работ: отправка коллектива и имущества театра на стационар;

· анализ и обсуждение итогов гастролей.

Планирование гастролей по приведенному перечню стандартных работ способствует эффективности гастрольной деятельности драматических театров, учесть возможные недостатки в работе, позволяет избежать ошибок и недоразумений при отправке сценического имущества.

Для успешного проведения гастролей руководителю необходима определенная информация о городе, где они будут проходить. Сегодня небольшое число театров знает своего зрителя. Социологической информации о зрительской аудитории крайне мало, хотя гастролирующий театр может получить некоторые сведения о зрительских предпочтениях, анализируя посещаемость театра того города, куда он едет.

Очень важно заранее знать сценическую площадку, на которой предстоит показывать спектакль. Сценическая площадка самого гастролирующего театра и размеры сцены, где ему предстоит выступать, должны совпадать, потому что далеко не всегда театры в состоянии создать новый вариант декораций. С точки зрения труппы каждый спектакль есть произведение изобразительного искусства: пьеса аналогична картине, а театральное пространство служит рамой. Помещение следует выбирать с таким расчётом, чтобы дополнить постановку и по возможности усилить художественное впечатление.

При составлении гастрольного графика следует наиболее рационально организовать гастрольный тур. Это достигается за счёт заключения договоров на проведение выступлений сразу на нескольких, находящихся рядом площадках, либо на выступления в престижных залах или на тех площадках, где участвуют какие-либо спонсоры.

Переговоры для организации гастролей проводятся заранее. Полгода это недостаточно, особенно для гастролей за границу. Театрам следует составить репертуары и графики, по которым они приезжают, для того, чтобы приглашающая сторона могла качественно их принять.

В гастрольном деле многое зависит от самих театров, от качества их работы. Если театр приглашают, составляется договор между театром и организацией, приглашающей театр на гастроли. Договор на проведение гастролей регламентирует не сами гастроли, а отношения, возникающие в процессе их проведения: аренду помещения для проведения гастролей - служебных и зрительских помещений, использование производственно-технического персонала, если он предоставляется гастролирующему театру.

Гастролирующий театр обязан иметь акты о пропитке декораций огнестойким составом. Кроме того, его сотрудники обязаны соблюдать правила внутреннего распорядка, противопожарные меры и технику безопасности в здании, где проходят гастроли.

Как правило, в договоре оговаривается, что встречающая сторона берет на себя следующие обязательства:

· перевозку имущества театра автотранспортом с вокзала и на вокзал;

· наем автотранспорта для встречи и отправки коллектива театра;

· оплату рекламных объявлений (расклейка афиш, информация по радио и телевидению), оплату аренды помещения, оплату комиссионных уполномоченных по реализации билетов;

· исполнение заявки театра на гостиницы и переезды.

Нередко театр в счет оплаты услуг приглашающей стороны дает разрешение на запись и трансляцию спектакля, на интервью и др.

Вот как считает Владимир Грибанов, директор «Театра на Спасской»: «Театральный мир тесен. Все прекрасно понимают, где какие театры существуют, как они существуют, какие у них достоинства, недостатки, какой у них репертуар. Естественно, приглашая на свою площадку другой театр, мы хотим видеть интересный, талантливый коллектив, который удивил бы город, привез нечто новое, отличное от нас и чтобы нам, грубо говоря, не было за них стыдно. Соответственно, они таким же образом оценивают нас. Это одна из составляющих. Другая - надо же продать.

Есть разные варианты получения и деления доходов. Например, Пермский ТЮЗ - площадка значительно меньше нашей. Значит, приехав к нам, они имеют возможность получить больший доход, чем мы у них. Директор театра нам говорит: все, что вы продаете на нас, вы оставляете у себя, все, что мы продаем на ваши спектакли в своем городе, мы оставляем у себя. Хорошая модель? Хорошая. Мы ж хотим побольше заработать? Значит, мы будем интенсивно их продавать. Они в свою очередь тоже. Это определенная гарантия того, что гастроли пройдут в финансовом смысле успешно».

Рассмотрев в данном параграфе этапы проведения гастролей, можно сделать вывод, что организация гастрольной деятельности - это сложная работа, обусловленная определенным порядком действий, направленных на достижение поставленной цели - осуществлении гастрольного тура.

Гастрольная деятельность - это, своего рода, проект, у которого есть свой жизненный цикл. Каждый проект по мере реализации проходит пять этапов - инициация проекта, планирование, исполнение, мониторинг и отслеживание проекта, закрытие проекта. Наиболее подробно был рассмотрен этап планирования, так как это фундаментально важный этап, который в наибольшей степени отвечает за дальнейший ход жизни проекта. На этапе планирования составляется подробное описание действий во время подготовки, исполнения и завершения гастролей.

• 1.3 Работники, занятые в организации гастролей театра
• Для организации гастрольной деятельности необходима команда профессионалов, у каждого из которых своя задача и сфера деятельности. Рассмотрим коллектив людей, непосредственно принимающих участие в организации гастролей театра, включающий в себя художественного руководителя, генерального директора, заместителя директора, начальника и заместителей административно-гастрольного отдела, а также технических работников и творческий персонал.

1. Ответственными за гастроли являются художественный руководитель и генеральный директор театра, они решают основные задачи и под их руководством действуют все остальные работники. Их основные задачи:

· Утверждение плана гастролей;

· Утверждение списков сотрудников, выезжающих на гастроли;

· Организация всего комплекса работ по показу репертуара в период гастролей.

2. Начальник административно-гастрольного отдела.

Он отвечает за организацию тура. В первую очередь он контролирует, чтобы гастрольный тур состоялся, чтобы с партнерами были заключены наилучшие контракты, и как только тур организован - контролирует его ход. В его входит координация и контроль следующих моментов:

· Транспортировка людей и оборудования;

· Бронирование отелей;

· Организация питания сотрудников театра;

· Ознакомление с ценовой политикой принимающего театра, схемой зрительного зала, системой реализации театральных билетов;

· Улаживание всех проблем (потеря оборудования, неправильная реклама, плохая продажа билетов, недостаточная охрана).

3. Заместитель начальника административно-гастрольного отдела.

Под руководством начальника отдела организует и проводит тур. Он заключает контракты с принимающей стороной, принимает решения о маршруте движения, каналах сбыта билетов и цен билетов, рекламы на радио.

Обеспечивает бронирование номеров в отелях, билетов на самолет, автобус, организацию охраны. Он отвечает за сбор денег после каждого спектакля.

4. Заместитель директора.

В его ответственности все финансовые аспекты тура. Работа начинается еще до самого тура, в его обязанности входит подготовка сметы, включающей предварительно прогнозируемые возможные доходы и расходы, на всех уровнях данные расчета позволяют избежать проблемы.

Заместитель директора отвечает за оплату труда всех работников вспомогательного персонала, это могут быть люди, поставляющие оборудование, охрана и т.д. Он контролирует оплату всех счетов (поездки, отели, питание и т.д.). Также он несет ответственность за то, чтобы тур не превысил бюджет, если предвидится перерасход - он должен предпринять необходимые меры.

Рассмотрим подробности расчета чистой прибыли, которая представляет собой валовая выручка. Валовая выручка - все деньги от продажи билетов, с вычетом расходов на продажу (на билетные агентства), налоги и издержки на оборудование.

Из валовой выручки вычитаются данные статьи расходов:

· Реклама;

· Арендная плата за помещение;

· Персонал (билетная касса, уборка, консьерж, собиратели билетов, люди на входе и т.д.;

· Страховка;

· Охрана;

· Рабочие сцены;

· Наземный транспорт для артистов;

· Ресторанное обслуживание артистов и команды;

· Лицензия на публичное исполнение;

· Медицинское обслуживание.

5. Юридический отдел

Он участвует в составлении соглашений и планировании деловой жизни артиста, а также именно юрист ответственен за грамотное заключение всех возможных договоров и контрактов, он проверяет правильность составления контрактов, а также консультирует артистов по всем юридическим вопросам.

Контракты на каждое выступление обычно составляют агентства, к этим контрактам составляются приложения - райдеры. Юрист составляет райдер артистов, это самая важная часть контракта. Сам контракт занимает одну-две страницы, на которых прописаны специальные условия (даты, гарантии, размер зала, разделение прибыли и т.д.). Райдеры обычно занимают 30 страниц и больше. Главные пункты райдера:

· Расходы.

Если в контракт входит деление прибыли, то расходы промоутера должны быть перечислены отдельным списком, с указанием максимальной суммы по каждой категории расходов. Райдер должен прописывать право менеджером и другими лицами - представителями артиста проверять расходы, то есть проверять счета, чеки и так далее.

· Билеты.

Райдер должен содержать очень строгие требования, связанные с билетами, - безопасность хранение непроданных билетных корешков и т.п. За нарушение этих требований назначается штраф: ко всем билетам относятся так, будто они были проданы по самой высокой цене.

· Технические требования.

В этой части райдера указываются размер сцены, оборудование, которое должен предоставить промоутер, количество потребляемой энергии, сколько человек требуется для охраны, каким должны быть гримерки, проверка звука и т.д. Иногда эти требования составляют отдельный технический райдер.

· Юридические требования.

В райдерах есть юридические разделы, касающиеся отмены концерта, плохой погоды, массовых беспределов и т.д.

6. Технический персонал.

В гастролях театра большую часть выездной группы зачастую составляют даже не сами актеры, а группа художественно-постановочной части, в которую входят монтировщики, осветители, костюмеры, гримеры, реквизиторы, звукорежиссер. Художественно-постановочная часть выполняет самый большой объем работы на гастролях, у них ответственные задачи, так как это вся «техническая» часть спектакля, без которой спектакль не сможет быть показан.

В современных условиях драматические театры, осуществляя гастроли, вынуждены использовать минимум декораций, чтобы сократить расходы на их транспортировку и хранение.

Планируя гастроли, режиссерское управление подготовки и проведения гастролей проверяет подготовку имущества гастрольных спектаклей. Костюмы для гастрольных спектаклей подвергают тщательной проверке, ремонтируют, чистят, подшивают, обновляют, реставрируют и т.д.

Реквизит и оборудование тщательно отбирается, в поездку берется все только самое необходимое, то без чего нельзя обойтись на спектакле и что нельзя арендовать на месте. Для этого оборудования и реквизитов готовятся ящики, коробки, упаковочный материал, приобретаются веревки, шпагаты, тросы и др.

Сроки отправки сценического имущества согласовываются, включаются в общий план подготовки к гастролям, и руководитель гастролей следит за их исполнением. Сценическое имущество отправляется на собственном автотранспорте театра или на арендованном, на время переезда. На дальние расстояния сценическое имущество перевозится железнодорожным и речным транспортом. При отправке имущества необходимо проследить за его погрузкой, чтобы в дороге не было потерь и порчи имущества.

При доставке на место проведения гастролей сценическое имущество принимается по ведомости и вновь проверяется перед отправкой на место хранения. В местах хранения декораций, костюмов и другого инвентаря организуется охрана. На месте осуществляется мелкий ремонт поврежденных при транспортировке вещей.

После завершения гастролей все сценическое имущество готовится к отправке на стационар.

Всю эту работу проводит вспомогательный персонал, которому принадлежит весомая роль в успешном проведении гастролей. Труд вспомогательного персонала, органично участвующего в гастролях, имеет и овеществленную форму (изготовление костюмов, бутафории, реквизита), и не овеществленную (монтировка спектакля, работа осветителей, распространителей рекламы, организация зрительской аудитории), по подходу к своей деятельности их труд может также как и труд основного персонала (режиссеров, актеров, музыкантов) может считаться творческим. В равной степени исполнитель задания художника - изготовитель бутафории или костюмер - так же, как и администратор, может работать творчески, изобретательно, а может механически выполнять задания и обязанности. И, тем не менее, исследователи считают, что в основе труда по созданию художественных ценностей, деятельности по их распространению, работы по активизации зрителей и др. лежит творческий труд, особенности которого определяют отличительные черты вспомогательных видов деятельности.

Процесс гастрольного творчества обеспечивают многие цеха и службы театра. Эту работу выполняют различные категории специалистов, от уровня деятельности которых в той или иной степени зависит эффективность основного производства, ради которого проводятся гастроли - художественною творчества. Неравнозначна по своему удельному весу и различна по характеру участия в коллективном творчестве деятельность всех работников, неравномерна продолжительность их занятости в процессе создания и «эксплуатации» сценического произведения. Трудно измерить долю участия каждого из них в коллективном творческом труде, но всех в театре объединяет творческая атмосфера, творческий подход к делу независимо от выполняемой ими работы. «Администрация театра, технические цехи, рабочие - как огромно их значение для создания спектакля, который возникает не в уединенных размышлениях и отвлеченных замыслах, а в результате сработанности сложнейшего механизма, - писал Ю.А. Завадский. - Их, естественно, почти не знает зритель, но их труд подчас решает судьбу театра». Достаточно велик и удельный вес вспомогательного персонала в количественном составе коллектива театра, выезжающего на гастроли. В целом в драматических театрах административные и технические службы и цеха составляют три четверти всего коллектива.

Подготовка сценического имущества для гастролей важна потому, что именно декорации, костюмы, необходимые элементы для создания образа, создания сценического оформления спектакля, позволяют зрителю абстрагироваться от повседневности, проникнуться духом той эпохи, того времени, в котором происходит действие спектакля.

7. Режиссерское управление

Данный отдел по результатам совещания прорабатывает предложения по возможному показу на предстоящих гастролях репертуарных спектаклей театра. Совместно с генеральным директором предоставляют художественному руководителю на согласование предлагаемый гастрольный репертуар.

Проблема репертуара - одна из наиболее важных, так как именно репертуар гастрольного показа будет задавать тон всем гастролям. Особое внимание стоит уделить нынешней ситуации в обществе, что сейчас актуально, какие проблемы беспокоят людей, что происходит в мире, в политике, в общих настроениях горожан, а также нужно всегда учитывать исторические факты города, в котором проходят гастроли, так как в каждом городе публика разная в силу разницы происхождения, культурных особенностей и других факторов, всегда нужно их учитывать.

Репертуар создается с учетом жанра и творческого профиля каждой отдельной театральной труппы, в соответствии с художественными традициями, опытом, навыками и уровнем мастерства артистов и режиссеров. Нужно учитывать технические условия постановки, внешние условия (время года, погоду), масштаб города, уровень зрителей (у каждой публики свой «вкус» и свой уровень интеллектуальной подготовленности). Когда выбирается конкретная пьеса, всегда нужно четко понимать, почему берется именно она, что театр хочет донести до зрителя данной постановкой. Данное условие в большей степени относится к крупнейшим профессиональным коллективам. Почти каждая пьеса, поставленная в Москве, Санкт-Петербурге, других крупнейших городах России, неизбежно получает распространение во многих десятках театральных коллективов. Вот почему идейная и художественная требовательность при выборе пьесы - первостепенное условие репертуарной политики.