Методы управления

1

Оглавление

• ОГЛАВЛЕНИЕ
• ВВЕДЕНИЕ
• 1 ПОНЯТИЕ МЕТОДОВ УПРАВЛЕНИЯ И ИХ КЛАССИФИКАЦИЯ
• 1.1 ЭКОНОМИЧЕСКИЕ МЕТОДЫ УПРАВЛЕНИЯ
• 1.2 СОЦИАЛЬНО-ПСИХОЛОГИЧЕСКИЕ МЕТОДЫ УПРАВЛЕНИЯ
• 1.3 ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ МЕТОДЫ УПРАВЛЕНИЯ
• 2 ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ МЕТОДЫ УПРАВЛЕНИЯ
• 3 РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ МЕТОДЫ УПРАВЛЕНИЯ
• 3.1 НАЗНАЧЕНИЕ И СОСТАВ РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
• 3.2 ПРОЦЕДУРА ИЗДАНИЯ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
• 3.3 ПРИКАЗЫ И РАСПОРЯЖЕНИЯ ПО ПЕРСОНАЛУ
• 3.4 ПОСТАНОВЛЕНИЯ, РЕШЕНИЯ И УКАЗАНИЯ
• 3.5 ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА, ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ, ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
• 4 ОСОБЕННОСТИ ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ ПРЕДПРИЯТИ
• ПРИЛОЖЕНИЕ А
• ПРИЛОЖЕНИЕ Б
• ПРИЛОЖЕНИЕ В
• ПРИЛОЖЕНИЕ Г
• ПРИЛОЖЕНИЕ Д
• ПРИЛОЖЕНИЕ Е
• ПРИЛОЖЕНИЕ Ж
• ПРИЛОЖЕНИЕ З
• ПРИЛОЖЕНИЕ И
• ПРИЛОЖЕНИЕ К
• ПРИЛОЖЕНИЕ Л
• ПРИЛОЖЕНИЕ М
• ЗАКЛЮЧЕНИЕ
• БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК

Введение

Реализация функций и принципов управления осуществляется путем применения различных методов.

Методы управления - это совокупность приемов и способов воздействия на управляемый объект для достижения поставленных организацией целей.

В практике управления, как правило, одновременно применяют различные методы и их сочетания. Так или иначе, но все методы управления органически дополняют друг друга и находятся в постоянном динамическом равновесии. Направленность методов управления всегда одна и та же - они направлены на людей, осуществляющих различные виды трудовой деятельности - на персонал организаций (предприятий, компаний, фирм).

Управление персоналом на предприятии - это вид деятельности, который позволяет реализовывать, обобщить широкий спектр вопросов адаптации индивида к внешним условиям, учёта личного фактора в построении системы управления персоналом предприятия. Укрупнённо можно выделить три фактора, оказывающих воздействие на людей на предприятии.

Первый - иерархическая структура предприятия, где основное средство воздействия - это отношения власти - подчинения, давления на человека сверху, с помощью принуждения, контроля над распределением материальных благ.

Второй - культура, то есть вырабатываемые обществом, предприятием, группой людей совместные ценности, социальные нормы, установки поведения, которые регламентируют действия личности, заставляют индивида вести себя так, а не иначе без видимого принуждения.

Третий - рынок - сеть равноправных отношений, основанных на купле-продаже продукции и услуг, отношениях собственности, равновесии интересов продавца и покупателя.

Эти факторы воздействия - понятия достаточно сложные и на практике редко реализуются в отдельности. Какому из них отдаётся приоритет, таков и облик экономической ситуации на предприятии.

При переходе к рынку происходит медленный отход от иерархического управления, жёсткой системы административного воздействия, практически неограниченной исполнительской власти к рыночным взаимоотношениям, отношениям собственности, базирующимся на экономических методах. Поэтому необходима разработка принципиально новых подходов к приоритету ценностей.

Главное внутри предприятия - работники, а за пределами - потребители продукции. Необходимо повернуть сознание работающего к потребителю, а не к начальнику; к прибыли, а не к расточительству; к инициатору, а не к бездумному исполнителю. Перейти к социальным нормам, базирующимся на здравом экономическом смысле, не забывая о нравственности. Иерархия отойдёт на второй план, уступая место культуре и рынку.

Новые службы управления персоналом создаются, как правило, на базе традиционных служб: отдела кадров, отдела организации труда и заработной платы, отдела охраны труда и техники безопасности и др. Задачи новых служб заключаются в реализации кадровой политики и координации деятельности по управлению трудовыми ресурсами на предприятии. В связи с этим они начинают расширять круг своих функций и от чисто кадровых вопросов переходят к разработке систем стимулирования трудовой деятельности, управлению профессиональным продвижением, предотвращению конфликтов, изучению рынка трудовых ресурсов и т.п.

В системе методов управления персоналом выделяют:

административные методы(организационно-распорядительные);

экономические методы;

социально-психологические методы.

В данной курсовой работе будут подробно рассмотрены организационно-распорядительные методы управления.

1 Понятие методов управления и их классификация

Методы управления - это способы осуществления управленческих воздействий на персонал для достижения целей управления производством.

Различают административные (организационно-распорядительные), экономические, социологические и психологические методы, которые различаются способами воздействия на людей.

Административные методы базируются на власти, дисциплине и взысканиях и известны в истории как "метод кнута"^{. Веснин, В.Р., Стратегическое управление [Текст]: учебник для вузов / В. Р. Веснин - 2-е изд., перераб. и доп. -М.: Проспект, 2005. - 504 с.}. Экономические методы основываются на правильном использовании экономических законов производства и по способам воздействия известны как "метод пряника". Социологические методы базируются на способах мотивации общественного воздействия на людей через "мнение коллектива". Психологические методы основываются на знании психологии человека, его внутреннего душевного мира и известны как "метод убеждения". В процессе конкретного решения управленческих проблем весьма полезно организовать эффективные коммуникации и привлекать совокупность различных методов управления, которые позволяют учесть "чужие ошибки" и дают способы решения хозяйственных и кадровых задач.

1.1 Экономические методы управления

Экономический метод управления основан на знании и сознательном использовании объектов экономических законов. Он характеризуются:

1)свободой субъекта и объекта, достаточной для реализации их интересов в договорном процессе;

2)выполнение договорных обязательств.

Достоинства метода: стимулируется проявление инициативы, реализуется творческий потенциал работников на основе удовлетворения материальных потребностей.

Недостатки: остаются неудовлетворенными многие потребности, лежащие вне сферы материального интереса, что снижает мотивацию. В систему экономических методов входят практически все рычаги механизма хозяйствования:

*методы планирования

*система ценообразования

*система кредитования

*финансирования

*налогообложения

*анализ хозяйственной деятельности

*распределение доходов и прибыли

*оплата труда

*материальное стимулирование.

1.2 Социально-психологические методы управления

Социально-психологические методы управления представляют собой совокупность специфических способов воздействия на личностные отношения и связи, возникающие в трудовом коллективе, а также на социальные процессы, протекающие в нем. Они основаны на использовании моральных стимулов к труду, воздействуют на личность с целью превращения административного задания в осознанный долг, внутреннюю потребность человека. Приемы носят личностный характер (личный пример, авторитет). Главная цель - положительный социально-психологический климат в коллективе. Основное средство воздействия на коллектив - убеждение. Понимание руководителем биологической природы и внутреннего мира личности помогает ему подобрать наиболее эффективные формы сплочения и активизации коллектива. Объектом руководства является взаимоотношения работников. СПМ позволяют своевременно учитывать мотивы деятельности и потребности работников, видеть перспективы изменения конкретной ситуации, принимать оптимальные управленческие решения. Для того, чтобы эффективно осуществлять соц. методы, используют следующие виды сбора информации ^{Большаков, А. Краткий курс. Менеджмент [Текст] / А. Большаков. - Санкт - Петербург. : Питер 2000. - 118 с.} :

*интервьюирование

*анкетирование

*изучение документов

*самонаблюдение

*эксперимент.

1.3 Организационно-распорядительные методы управления

Организационно-распорядительные методы управления - решения, оформляемые как управленческие команды, обязательные для выполнения объектом управления. Условиями правильного и успешного применения организационно-распорядительных методов управления, служат четкое распределение обязанностей и определение прав (делегирование полномочий), установление строгой ответственности руководителей и исполнителей, управляющих и управляемых подразделений в организации. Все это должно быть закреплено в соответствующих должностных инструкциях, положениях о целях, задачах и функциях различных звеньев и уровней системы управления.

Различают пять основных способов административного воздействия (рис. 1.3.1).

Организационно-распорядительные методы управления, наряду с социально-психологическими и экономическими, относятся к методам организовывания деятельности. Именно они обеспечивают четкое распределение обязанностей в аппарате управления, соблюдение правовых норм и полномочий в решении вопросов функционирования предприятия, а также применения мер принуждения и дисциплинарной ответственности.

1

Рисунок 1.3.1- Классификация организационно-распорядительных методов управления персоналом.

Система организационно-распорядительных методов реализуется в двух равнозначных направлениях ^{Кабушкин, Н.И., Основы менеджмента [Текст] / Н.И. Кабушкин. - Минск. : Новое знание 2002. - 95 с.}:

1. Воздействие на структуру управления (регламентация и нормирование деятельности) - отражает статику управления. Эти методы получили название организационных методов.

2. Воздействие на процесс управления (организация выполнения решений, контроль) - отражает динамику процесса. Это распорядительные методы.

Формы проявления организационно-распорядительных методов:

-обязательное предписание (приказ и т. п.);

-согласительные (консультации);

-рекомендации, пожелания (совет, разъяснение, предложение и т. п.).

Практика осуществления организационно-распорядительных методов выделяет три типа подчинения:

-вынужденное и внешне навязанное вызывает ощущение зависимости, нажим "сверху";

-пассивное. Чувство удовлетворения появляется при снятии с сотрудника части ответственности и отсутствии необходимости принятия самостоятельных решений;

-внутренне осознанное.

Чаще всего именно прямое воздействие ведет к формированию пассивного подчинения. Поэтому наиболее эффективны косвенные методы воздействия посредством постановки задач и применения методов организационного стимулирования.

По способу воздействия их можно разделить на два вида: организационного и распорядительного воздействия.

2 Организационные методы управления

Организационное воздействие представляет собой совокупность приемов и методов создания или совершенствования организационных систем управляющих и управляемых подразделений. В основном оно выступает в форме различного рода нормативных актов длительного действия (положения, уставы, регламент, постановления, правила, инструкции и т. п.), достаточно жестко закрепляющие на определенный срок организационные структуры управления и четко регламентируют порядок, направление и содержание взаимодействия между структурными подразделениями.

К числу организационных методов относят ^{Кнышова, Е.Н., Менеджмент [Текст] / Е.Н. Кнышова. - М. : Форум - Инфра - М. 2003. - 153 с.}:

- организационное проектирование,

- регламентирование,

- нормирование.

При этом не указываются конкретные лица и конкретные даты исполнения.

Организационные методы основаны на типовых ситуациях.

Сущность организационного регламентирования состоит в установлении правил, обязательных для выполнения и определяющих содержание и порядок организационной деятельности (положение о предприятии, устав фирмы, внутрифирменные стандарты, положения, инструкции, правила планирования, учета и т.д.).

Организационное нормирование включает нормы и нормативы расходов ресурсов в процессе деятельности фирмы.

Регламентирование и нормирование являются базой организационного проектирования новых и действующих фирм.

Методы организационного воздействия базируются на применении в практике управления законодательства, соблюдения требований уставов; представляют собой форму организационного нормирования, предполагающую разработку правил внутреннего распорядка, нормативов времени и т. п.

Они наиболее актуальны при создании новых и реструктуризации действующих предприятий. Совокупность организационных регламентов вносит порядок в деятельность организаций, который в значительной мере будет зависеть от эффективности осуществления распорядительных методов.

В организации, где имеет место высокий уровень организационных воздействий, доведенных до стандартов организации и регламентов управления, и высокая трудовая и исполнительская дисциплина, значительно снижается надобность в применении распорядительных воздействий. Те организации, которые не довели воздействия до стандартов и регламентов, нуждаются в постоянном оперативном распорядительном воздействии, и на них, предположительно, будут хуже конечные результаты производства.

С другой стороны, реализация организационных воздействий в значительной степени зависит от менталитета работников, их желания неукоснительно соблюдать: "писаные инструкции" и работать по правилам, утвержденным администрацией. Сотрудник европейской организации неукоснительно соблюдает установленные в организации правила как само собой разумеющееся, и любое их нарушение рассматривается как ЧП.

Работник российского предприятия рассматривает внутрифирменные стандарты как заданное ограничение, которое исходя из его личного интереса, можно нарушать, когда дремлет бдительное око начальства. Как следствие - многочисленные случаи нарушения трудовой дисциплины, хищения материалов и готовой продукции, высокий процент брака и низкая исполнительная дисциплина. Это типичное проявление азиатского русского менталитета, где эти случаи не подлежат общественному порицанию. Поэтому использование организационного воздействия эффективно с параллельным применением социально-психологических методов и воспитанием корпоративной культуры ^{Большаков, А.С., Современный менеджмент теория и практика [Текст] /А.С. Большаков, В.И. Михайлов. - Санкт - Петербург.: Питер 2002. - 143 с.}.

3 Распорядительные методы управления

Распорядительное воздействие - это единичные оперативные организационные команды. В отличие от организационных воздействий распорядительные воздействия есть разовые, хотя и повторяющиеся акты, направленные в основном на ликвидацию отклонений, возникающих в процессе управления.

При распорядительных методах (приказ, распоряжение, инструктаж) указываются конкретные исполнители и сроки выполнения.

Организационные методы основаны на типовых ситуациях, а распорядительные относятся большей частью к конкретным ситуациям. Обычно распорядительные методы основываются на организационных.

Распорядительные методы реализуются в форме ^{Фатхутдинов, Р.А., Производственный менеджмент [Текст] : учебник / Р.А. Фатхутдинов. - Изд. 3-е, перераб. и доп. - М. : Издательско- торговая корпорация «Дашков и Ко» 2002. - 446 с.}:

- приказа,

- постановления,

- распоряжения,

- инструктажа,

- команды,

- рекомендации.

Управление производством осуществляется на основе правовых норм, которые касаются организационных, имущественных, трудовых и иных отношений в процессе производства.

Методы распорядительного воздействия отражают динамику процесса управления и представляют собой текущее распорядительство. Оно направлено на решение многочисленных вопросов оперативного характера, возникающее в процессе управления.

Распорядительные методы предполагают прямое воздействие на управляемый объект через приказы и распоряжения, установление ответственности, инструктаж сотрудников, координацию работ и контроль исполнения.

3.1 Назначение и состав распорядительной документации

Независимо от организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры и других факторов руководство любой организации наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и, соответственно, издавать распорядительные документы.

Основное назначение распорядительных документов -- регулирование и координация деятельности, позволяющие органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности. Оттого, насколько эффективно регулируется деятельность учреждения, зависят результаты работы организации.

Решения, фиксирующиеся в распорядительных документах, могут касаться совершенствования организационной структуры учреждения, определения или корректировки средств и способов осуществления основной (производственной) деятельности, обеспечения организации финансовыми, трудовыми, материальными, информационными и иными ресурсами.

Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали ^{Румянцева, З.П., Общее управление организацией. Теория и практика [Текст] : учебник / З.П. Румянцева. - М. : Инфра- М 2003.- 139 с.}.

В юридическом плане распорядительные документы относятся к правовым актам: в них получают выражение конкретные юридически властные предписания субъектов управления. Конкретность таких предписаний проявляется в том, что:

с помощью распорядительных документов разрешаются возникающие в сфере управления проблемы и вопросы;

их адресатом являются конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники;

они являются юридическими фактами, вызывающими возникновение конкретных административно-правовых отношений.

С учетом сферы своего действия распорядительные документы делятся на:

-правовые акты федерального уровня -- акты, издаваемые Президентом Российской Федерации, Правительством Российской Федерации, органами федеральной исполнительной власти (министерствами, комитетами, агентствами, службами и др.);

-правовые акты, действующие на уровне субъектов Российской Федерации -- республик, краев, областей, городов республиканского значения Москвы и Санкт-Петербурга, автономных областей и округов, а также их территориальных образований;

-правовые акты организаций, учреждений, предприятий.

Распорядительные документы, издаваемые органами федеральой исполнительной власти, относятся к категории ведомственных нормативных актов. Их можно разделить следующим образом:

-акты, затрагивающие права, свободы, законные интересы граждан Российской Федерации;

-акты межведомственного характера;

-акты, регулирующие отношения органов федеральной исполнительной власти с подведомственными учреждениями, организациями и предприятиями.

Подготовка нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти осуществляется в соответствии с Правилами подготовки нормативных правовых актов и их государственной регистрации, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. № 1009.

Основанием для издания распорядительного документа может быть ^{Поршнев, А.Г., Управление организацией [Текст] : учебник / А.Г. Поршнев, З.П. Румянцева, Н.А. Соломатин. - Изд. 2-е доп. и перераб. - М. : Инфра- М 2001. - 91 с.}:

-необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов и ранее принятых решений данной организации;

-необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, обусловленной функциями и задачами организации.

Распорядительные документы могут издаваться совместно несколькими органами управления.

С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений) все распорядительные документы делятся на две группы:

-документы, издаваемые в условиях коллегиальности;

-документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений.

В первом случае распорядительные документы издаются на основе решений, принимаемых совместно группой работников (коллегией, собранием, советом, правлением и т. п.). Коллегиальность позволяет наиболее правильно и эффективно решать наиболее важные вопросы деятельности организации. На основе коллегиальности действуют федеральное правительство, представительные органы и правительства субъектов федерации и органов местного самоуправления, комитеты и комиссии, коллегии министерств, высшие органы управления акционерных обществ и др.

В системе коллегиальных органов особое место занимают совещательные по своему статусу органы, например коллегии министерств, дирекции при руководителях и др. Решения совещательных органов носят не обязательный, а рекомендательный характер. Это означает, что руководитель организации имеет право принять собственное решение, вопреки решению совещательного органа.

В условиях единоличного принятия решений власть по всем вопросам управления в организации принадлежит ее руководителю. Единоличное принятие решений обеспечивает оперативность управления, повышает персональную ответственность руководителей за принятые решения. На основе единоличного принятия решений действуют федеральные министерства, администрации субъектов Российской Федерации и муниципальных образований, руководители организаций, учреждений, предприятий, фирм (генеральный директор, директор, исполнительный директор, председатель правления). Руководители органов управления, действующих на основе коллегиальности, наделяются правом принимать единоличные решения по определенному кругу вопросов, как правило, касающемуся внутренней деятельности организации - ее кадрового состава, материального и иного обеспечения и некоторых других.

В условиях коллегиального принятия решений издаются постановления и решения.

В условиях единоличного принятия решений издаются приказы, распоряжения, указания.

3.2 Процедура издания распорядительных документов

Процедура издания распорядительных документов в условиях единоличного принятия решений -- приказов, указаний, распоряжений -- включает следующие стадии ^{Кудряев, В.А., Организация работы с документами [Текст] : учебник / В.А. Кудряев. - Изд. 2-е перераб. и доп. - М. : Инфра- М 2002. - 87 с.}:

1.Инициирование решения (обоснование необходимости издания распорядительного документа).

2.Сбор и анализ информации по вопросу.

3.Подготовка проекта распорядительного документа.

4.Согласование проекта документа.

5.Доработка проекта распорядительного документа по замечаниям.

6.Принятие решения (подписание документа).

7.Доведение распорядительного документа до исполнителей.

Процедура документирования является организующим началом в подготовке и издании распорядительного документа и призвана обеспечить его соответствие действующему законодательству.

Проекты распорядительных документов готовятся на плановой основе (в соответствии с ранее разработанным планом или программой), по поручению руководства организации, по инициативе руководителей структурных подразделений или подведомственных организаций, а также отдельных специалистов. Обоснование необходимости издания распорядительного документа может излагаться в докладной записке, справке аналитического или информационного содержания, предложении, заключении, акте, служебном письме. Эти документы выступают в качестве инициирующих решение.

Проекты распорядительных документов готовятся специалистами структурных подразделений. Если проект документа затрагивает интересы различных подразделений, по решению руководства организации создается временная комиссия или назначается группа работников для подготовки проекта распорядительного документа.

Сбор и анализ информации для выработки управленческого решения предусматривает сбор объективной, достаточной и своевременной информации. Для этого необходимо прежде всего определить источники такой информации -- это могут быть законодательные акты и нормативная документация; текущая документация организации; документы, поступающие из вышестоящих и подведомственных организаций; архивные документы; публикации в периодической печати; научные материалы и др. Итогом сбора и анализа информации по вопросу является выработка управленческого решения, причем, как правило, в процессе анализа информации прорабатываются различные варианты решений и после всесторонней их оценки выбирается одно, наиболее приемлемое.

Оформление выработанного решения в виде проекта распорядительного документа осуществляется не на бланке, а на стандартном листе бумаги по тем же правилам, что и окончательный документ. На верхнем поле справа проставляется слово «Проект». Текст документа оформляется так же, как если бы это был окончательный вариант документа ^{Рогожин, М.Ю., Документационное обеспечение управления [Текст] : учебно-практическое пособие / М.Ю. Рогожин. - М. : «Проспект» 2005. - 173 с.}.

Согласование проекта документа подразумевает визирование (если для издания документа достаточно внутреннего согласования) и внешнее согласование (если необходимо провести экспертизу решения в других организациях). Если согласующих инстанций много, внешнее согласование проекта распорядительного документа проводится на отдельном листе -- «Листе согласования».

Внутреннее согласование (визирование) проводится с руководителями заинтересованных подразделений организации, главными и ведущими специалистами (если распорядительный документ касается вопросов их деятельности), профсоюзной организацией (если в проекте документа затрагиваются вопросы организации труда и кадров), главным бухгалтером (если речь идет о финансовых вопросах), юридической службой (на предмет соответствия проекта документа действующему законодательству), а также с заместителями руководителя организации.

В процессе согласования могут быть высказаны замечания и дополнения к проекту документа. Они могут быть внесены непосредственно в представленный проект документа или оформлены на отдельном листе как особое мнение или замечания. В последнем случае при визировании на проекте документа кроме подписи визирующего лица и даты проставляется отметка: «Особое мнение прилагается» или «Замечания прилагаются».

Особое мнение, оформленное на отдельном листе, прикладывается к проекту документа и возвращается разработчикам проекта для доработки документа. При передаче окончательно оформленного документа руководителю на подписание все особые мнения и замечания должны будут поступить вместе с документом на рассмотрение руководителя.

Доработка проекта распорядительного документа по замечаниям предполагает внесение замечаний в проект документа по результатам согласования, окончательное оформление согласованного проекта документа на бланке организации и представление его руководителю на подписание.

Если проект распорядительного документа готовился по поручению вышестоящей организации, проект документа оформляется не на бланке организации, а на стандартных листах бумаги и направляется в вышестоящую организацию с сопроводительным письмом и пояснительной запиской.

Принятие решения, т. е. подписание распорядительного документа руководителем, -- решающая стадия подготовки распорядительного документа. Подпись руководителя превращает проект документа в полноценный документ, обладающий юридической силой.

Доведение распорядительного документа до исполнителей -- это тиражирование документа, его рассылка (в возможно сжатые сроки) или передача исполнителям.

3.3 Приказы и распоряжения по персоналу

Самостоятельную группу в составе документации по персоналу образуют приказы и распоряжения. Уточним, что в данном случае под письменным приказом следует понимать документированное решение (решение нормативного характера) руководителя предприятия, регламентирующее действия его подчиненных по двум и более вопросам управления персоналом. В свою очередь, под письменным распоряжением следует понимать документированное решение, обычно издаваемое от имени руководителя предприятия его заместителем или помощником и регламентирующее действия подчиненных по отдельному вопросу управления персоналом.

Приказы по персоналу образуют самостоятельную функциональную группу в составе приказов предприятия. В свою очередь, среди приказов по персоналу следует выделить:

-приказы по основным вопросам управления персоналом (прием на работу, перемещение в пределах предприятия, предоставление отпусков, направление в командировку, поощрение, прекращение действия трудового договора);

-приказы по прочим вопросам управления персоналом (о привлечении к ответственности, о снятии дисциплинарного взыскания, о распределении обязанностей, о временном возложении обязанностей и т. д.);

-приказы об отмене ранее изданных приказов по персоналу (внесению в соответствующие приказы изменений).

Что касается распоряжений по персоналу, то они, как правило, издаются либо для регламентации отдельных вопросов управления персоналом, либо для регламентации порядка исполнения соответствующих (ранее изданных) приказов ^{Крылова, И.Ю, Документирование управленческой деятельности [Текст] / И.Ю.Крылова. - СПб. : Издательский дом «Бизнес - пресса» 2004. - 57 с.}. Пример распоряжения приведён в приложении И.

Как правило, подготовка приказов и распоряжений по персоналу производится службой персонала предприятия и включает:

-подготовку предварительного (чернового) варианта текста документа;

-редактирование и корректирование предварительного варианта текста документа;

-согласование уточненного варианта текста документа;

-оформление окончательного варианта текста документа;

-утверждение (подписание) документа;

-регистрацию документа;

-тиражирование документа;

-передачу рабочих экземпляров документа соответствующим должностным лицам (структурным подразделениям) для применения в практической деятельности;

-помещение контрольного экземпляра документа в дело.

До передачи на постоянное хранение в ведомственный (государственный) архив приказы и распоряжения предприятия состоят на оперативном хранении. По истечении сроков оперативного хранения приказов (распоряжений) по персоналу они с учетом установленных предельных сроков хранения и исходя из их практической (научно-исторической) ценности передаются в архив или на уничтожение.

Отметим, что при подготовке наиболее распространенных видов приказов (распоряжений) по персоналу следует руководствоваться Инструкцией по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Этим же постановлением утверждены и формы (бланки) соответствующих приказов (распоряжений), в том числе ^{Давыдова, Э.Н., Делопроизводство [Текст] : учебно-практическое руководство / Э.Н.Давыдова, А.Е.Рыбаков. - Изд. 6-е стереотипное. - Минск. : Тетра Системс 2002. - 31 с.}:

-приказ (распоряжение) о приеме работников (работника) на работу (формы №Т-1а и Т-1);

-приказ (распоряжение) о переводе работников (работника) на другую работу (формы № Т-5а и Т-5);

-приказ (распоряжение) о предоставлении работникам (работнику) отпуска (формы № Т-6а и Т-6);

-приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (об увольнении) с работниками (работником) (формы № Т-8а и Т-8);

-приказ (распоряжение) о направлении работников (работника) в командировку (формы № Т-9а и Т-9);

-приказ (распоряжение) о поощрении работников (работника) (формы № Т-11а и Т-11).

Функциональное назначение приказа (распоряжения) о приеме работника на работу (форма № Т-1) заключается в документировании факта приема гражданина на работу в качестве работника предприятия, а также в оформлении и учете граждан, принимаемых на работу на основании трудового договора. Подписанный руководителем предприятия приказ объявляется работнику под роспись. На основании приказа в трудовую книжку работника вносится запись о приеме на работу, заполняется личная карточка по форме № Т-2 (№ Т-2ГС), а в бухгалтерии предприятия открывается лицевой счет работника по форме № Т-54 (Т-54а). Бланк приказа (распоряжения) о приёме работника на работу представлен в приложении А.

Функциональное назначение приказа (распоряжения) о переводе работника на другую работу (форма № Т-5) состоит в документировании факта перевода гражданина на другую работу в качестве работника предприятия, а также в оформлении и учете переводов работников на другую работу в пределах предприятия. Подписанный руководителем предприятия (иным уполномоченным на это лицом) приказ объявляется работнику под роспись. На основании приказа о переводе работника на другую работу делаются отметки в личной карточке работника по форме № Т-2 (Т-2ГС), лицевом счете работника по форме № Т-54 (Т-54а), вносится запись в трудовую книжку работника. Бланк приказа (распоряжения) о переводе работника на другую работу представлен в приложении Б.

Функциональное назначение приказа (распоряжения) о предоставлении работнику отпуска (форма № Т-6) -- документирование факта предоставления отпуска работнику предприятия, а также оформление и учет отпусков, предоставляемых работникам в соответствии с законодательством, коллективным договором, локальными нормативными актами предприятия и заключенными с ними трудовыми договорами ^{Митрофанова, В., Оформляем приказ о предоставлении отпуска [Текст] / В.Митрофанова // Практический журнал по кадровой работе «Кадровое дело». - 2005. - № 1. - С. 42-48.}. Подписанный руководителем предприятия приказ объявляется работнику под роспись ^{Андреева, В.И., Делопроизводство [Текст] : практическое пособие / В.И.Андреева. - Изд. 9-е перераб. и доп. - М. : Интел-Синтез 2003. - 13 с.}. На основании приказа о предоставлении работнику отпуска делаются отметки в личной карточке работника по форме № Т-2 (Т-2ГС), лицевом счете работника по форме № Т-54 (Т-54а) и производится расчет заработной платы, причитающейся работнику за отпуск, по форме № Т-60 («Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику»). Бланк приказа (распоряжения) о предоставлении работнику отпуска представлен в приложении В ^{Митрофанова, В., Отпуск. Путь от графика к приказу [Текст] / В.Митрофанова // Практический журнал по кадровой работе «Кадровое дело». - 2005. - № 7 (июль). - С. 42-48.}.

Функциональное назначение приказа (распоряжения) о прекращении действия трудового договора с работником (форма N° Т-8) заключается в документировании факта увольнения работника предприятия, а также в оформлении и учете увольнения работников по основаниям, предусмотренным законодательством. Подписанный руководителем предприятия приказ объявляется работнику под роспись. На основании приказа делается запись в личной карточке работника по форме № Т-2 (Т-2ГС), лицевом счете работника по форме № Т-54 (Т-54а), трудовой книжке работника, после чего с работником производится расчет по форме № Т-61 («Записка-расчет при прекращении действия трудового договора с работником»). Бланк приказа (распоряжения) о прекращении действия трудового договора с работником представлен в приложении Г.

Функциональное назначение приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку (форма № Т-9) состоит в документировании факта направления работника в командировку, а также в оформлении и учете командировок работников. Подписанный руководителем предприятия приказ объявляется работнику под роспись. На основании приказа оформляется командировочное удостоверение по форме № Т-10. Бланк приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку представлен в приложении Д.

Функциональное назначение приказа (распоряжения) о поощрении работника (форма № Т-11) -- документирование факта поощрения (награждения) работника, а также оформление и учет поощрений (награждений) работников за успехи в работе ^{Андреева, В.И., Делопроизводство [Текст] : практическое пособие / В.И.Андреева. - Изд. 10-е перераб. и доп. - М. : Интел-Синтез 2005. - 14 с.}. Подписанный руководителем предприятия (иным уполномоченным на это лицом) приказ объявляется работнику под роспись. На основании приказа делается запись в трудовую книжку работника. Бланк приказа (распоряжения) о поощрении работника представлен в приложении Е.

Подготовку прочих приказов и распоряжений по персоналу целесообразно производить на основе положений Методических рекомендаций ВНИИДАД и Мосгорархива на листах писчей бумаги формата А4 с учетом требований ГОСТ Р6.30--2003 к оформлению организационно-распорядительных документов. Содержание таких приказов (распоряжений) может быть представлено обычным текстом, трафаретным текстом либо их комбинацией и состоять либо из двух частей (констатирующей и распорядительной, что наиболее характерно для приказов), либо только из распорядительной части (что является обычным для распоряжений) ^{Кузнецова, Т.В., Делопроизводство (документационное обеспечение управления) [Текст] / Т.В. Кузнецова. - Изд. 2-е испр. и доп. - М. : Интел-Синтез 2003. - 123 с.}.

При этом в констатирующей части содержания приказа по персоналу обычно указываются мотивы (причины) издания соответствующего приказа (распоряжения), т. е. цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для подготовки проекта документа (в том числе сведения о других организационно-распорядительных документах или нормативно-правовых актах -- их наименованиях, датах и номерах--если приказ по персоналу издается на основании такого документа (акта)). Распорядительная часть содержания проекта приказа открывается предложением, завершающимся словом «Приказываю», после которого ставится двоеточие, и подразделяется на пункты (при необходимости -- также подпункты, нумеруемые арабскими цифрами). В свою очередь, пункты распорядительной части содержания приказа по персоналу, в соответствии с которыми структурным подразделениям (должностным лицам) предприятия предписывается выполнение определенных действий, следует начинать с глагола неопределенной формы, например: «Принять (меры)...», «Обеспечить (контроль)...», «Выполнить (мероприятия по)...» и др. ^{Кузнецова, Т.В., Делопроизводство (организация и технологии документационного обеспечения управления) [Текст] / Т.В. Кузнецова. - М. : Юнити 2002. - 148 с.}

В необходимых случаях заключительный пункт распорядительной части содержания приказа по персоналу может включать указание о контроле за надлежащим исполнением предписываемых документом действий, в том числе сведения о структурном подразделении (должностном лице) предприятия, на которое возлагается контрольная функция. Если, кроме того, приказ изменяет (отменяет) ранее изданный документ или какие-либо его положения (пункт или подпункт), то об этом упоминается в предпоследнем пункте распорядительной части его содержания со ссылкой на отменяемый документ (пункт или подпункт документа) с указанием его наименования, даты и номера.

Что касается содержания распоряжения по персоналу, то оно в зависимости от характера документируемого управленческого решения может включать от двух до четырех пунктов (в отдельных, наиболее простых ситуациях -- только один пункт). Функцию констатирующей части в содержании распоряжения выполняет лид-абзац (вводное предложение), после которого, начиная со слов «распорядился о следующем:» («отдал следующее распоряжение:»), последовательно излагается распорядительная часть документа, отражающая суть управленческого решения и соответствующих действий. ^{Кузнецова, Т.В., Секретарское дело [Текст] / Т.В. Кузнецова. - Изд. 5-е испр. и доп. - М. : Интел-Синтез 2002. - 95 с.}

Оформление приказов (распоряжений) по персоналу производится в соответствии с ГОСТ Р6.3О--2003 с использованием следующих реквизитов:

-наименования предприятия;

-наименования вида документа;

-даты документа;

-регистрационного номера документа;

-места составления или издания документа;

-заголовка к тексту;

-текста документа;

-отметки о наличии приложения;

-подписи;

-грифа согласования;

-визы согласования документа;

-отметки об исполнителе;

-идентификатора электронной копии документа

3.4 Постановления, решения и указания

Постановление - правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представительными и коллегиальными исполнительными органами субъектов Российской Федерации в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установление стабильных норм, правил. ^{Кирсанова, М.В., Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления [Текст] : учебное пособие / Т.В.Кирсанова - Изд. 5-е испр. и доп. - М. : Инфра-М 2003. - 7 с.}

Постановления принимаются также руководящими коллегиальными органами общественных организаций по наиболее важным принципиальным вопросам их деятельности.

В соответствии с постановлением Совета Министров - Правительства Российской Федерации "Об утверждении правил подготовки ведомственных нормативных актов" от 23 июля 1993 года приказы, постановления, инструкции, положения, разъяснения, указания отнесены к разряду ведомственных нормативных актов (соответственно и постановлений) осуществляется одним или несколькими структурными подразделениями федеральных органов исполнительной власти с учетом их функций и компетенции. Для их подготовки могут создаваться рабочие группы.

Юридическими основаниями для издания постановлений могут быть законы Российской Федерации, постановления Совета Федерации и Государственной Думы Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации, для постановлений федеральных органов исполнительной власти - ранее изданные этими органами постановления и другие ведомственные нормативные акты, а также необходимость осуществления собственной исполнительной и распорядительной деятельности в целях выполнения возложенных на орган управления задач в соответствии с предоставленной ему компетенцией и потребность правового регулирования работы аппарата управления.

Постановления должны иметь следующие реквизиты: Государственный герб российской Федерации, наименования вышестоящего органа и органа, издающего постановления, место издания, заголовок к тексту, подпись руководителя органа, издающего постановление.

Постановления могут содержать приложения - схемы, графики, таблицы, образцы документов, положения, инструкции и другие документы. В соответствующих пунктах постановления делается ссылка: (приложение 1) или: (приложение3). На самом приложении в верхнем правом углу отмечается:

ПРИЛОЖЕНИЕ

к постановлению Правительства Российской Федерации

от27 января 1997 г. №18

или: УТВЕРЖДЕНО

постановлением Правительства

Российской Федерации

от 27 января 1997 г. №1177

Проект постановления должен быть согласован со всеми заинтересованными органами исполнительной власти и иметь визы их руководителей. Для проектов ведомственных нормативных актов обязательна процедура их юридической экспертизы и соответственно виза руководителя юридической службы.

Постановления подписываются руководителем органа управления. Постановления Правительства Российской Федерации и федеральных органов исполнительной власти вступают в силу после их регистрации и официального опубликования. Пример постановления приведён в приложении Ж.

Решение - правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий, фирм в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.

Решениями называются также совместные распорядительные документы, принимаемые двумя или более неоднородными органами (действующими на основе коллегиального и единоличного принятия решений).

Решения оформляются в том же порядке, как и постановления, за тем исключением, что ключевым словом текста является глагол "РЕШИЛ", "РЕШИЛА", "РЕШИЛИ", например:

"Коллегия РЕШИЛА…" или: "Совет директоров РЕШИЛ…"

Пример решения приведён в приложении З.

Указание - это правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации или его заместителями преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией выполнения приказов, инструкций и других правовых актов данной или вышестоящей организации.

В целом указания составляются и оформляются аналогично приказам, но ключевыми словами в тексте указания могут быть: «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ» - в зависимости от содержания указания.

Если указания рассылаются в подведомственные организации с целью доведения до них норм общего характера или иных сведений, они оформляются на общем бланке с угловым расположением реквизитов и оформлением в правом верхнем углу реквизита «Адресат». Если организаций, в которые рассылается указание, более трех, адресат оформляется обобщенно, например:

Руководителям органов охраны природы республик в составе Российской Федерации,

краев, областей,

автономных образований,

городов Москвы и

Санкт-Петербурга

Рассылка указаний в этом случае осуществляется по списку.

Текст указания в большинстве случаев имеет две части: констатирующую, в которой раскрываются цели и причины его издания, и распорядительную. Последним пунктом распорядительной части является пункт о контроле за исполнением указания.

3.5 Выписка из приказа, штатное расписание, должностная инструкция

В практике нередко возникает потребность подготовить выписку из приказа по основной деятельности.

Выписка - это копия определенной части подлинного документа.

В выписке из приказа содержатся все реквизиты приказа до распорядительной части. Из распорядительной части берется только та информация, которая необходима в каждом конкретном случае. Выписка заверяется проставление отметки о заверении копии. Пример выписки из приказа приведён в приложении М.

Правовое положение работников организации регламентируется должностной инструкцией, устанавливающей задачи, функции, права, обязанности и ответственность должностных лиц.

Текст должностной инструкции состоит из следующих разделов:

Общие положения. Устанавливается сфера деятельности данного специалиста, порядок его назначения и освобождения. От занимаемой должности, замещение по должности во время отсутствия, определяются квалификационные требования, подчиненность специалиста и должностные лица, которым он руководит. В разделе перечисляются правовые акты и нормативные документы, которыми должен руководствоваться специалист в своей деятельности.

Функции. Определяются направления деятельности специалиста.

Должностные обязанности. Перечисляются конкретные задачи, возложенные на специалиста; указывается форма его участия в управленческом процессе - руководит, утверждает, подготавливает, рассматривает, контролирует, согласовывает, представляет, курирует и т.д.

Права. Определяются права, предоставляемые специалисту для рассмотрения возложенных на него функций и обязанностей.

Ответственность. Устанавливаются виды ответственности за не совершаемое и некачественное выполнение специалистом должностных обязанностей и невыполнение предоставляемых прав.

Взаимоотношения. Связи по должности (перечисляется круг должностных лиц, с которыми вступает в служебные взаимоотношения и обменивается информацией, определяется порядок подписания, согласования и утверждения документов). Должностная инструкция разрабатывается руководителем структурного подразделения, при отсутствии структурных подразделений - специалистом, занимающим данную должность, подписывается руководителем структурного подразделения или специалистом - разработчиком, утверждается директором предприятия, согласовывается с юристом и доводится до работника под расписку. Пример должностной инструкции приведён в приложении Л.

Должностной и численный состав предприятия с указанием фонда заработной платы закрепляется в Штатном расписании. Штатное расписание составляет на бланке предприятия и содержит перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладов, надбавках и месячном фонде заработной платы. Штатное расписание подписывается заместителем руководителя предприятия. Согласовывается с главным бухгалтером и утверждается руководителем предприятия. При этом в грифе утверждения указываются общая штатная численность предприятия и месячный фонд заработной платы. Пример выписки из приказа приведён в приложении К.

4 Особенности организационно-распорядительных документов предприятия

Главная особенность организационно-распорядительных документов состоит в том, что они являются внутренними документами. Иными словами, для того, чтобы разработать и ввести их в действие, не требуется участия сторонних организаций или представителей каких-либо других предприятий. Достаточно решения руководства или других должностных лиц того предприятия, деятельности которого эти документы касаются. Для подписания же внешних документов договоров, накладных, актов приемки работ и пр. волеизъявления представителей только одного юридического лица недостаточно. Необходимо решение должностных лиц как минимум двух организаций, неподотчетных друг другу.

Внутренний документ, выпускаемый на предприятии, может считаться обязательным для исполнения сотрудниками лишь в том случае, если он имеет юридическую силу.

Чтобы документ имел такую силу, необходимо следующее ^{Дегтярёв, В.А., Юридическая сила организационно-распорядительных документов предприятия [Текст] / В.А.Дегтярёв // Главбух. - 1999.- № 24 (дек.). - С.50-55.}:

-положения, содержащиеся в документе, должны строго соответствовать требованиям законодательства;

-документ должен быть издан должностным лицом управления, отдела предприятия, обладающим необходимыми для этого полномочиями;

-реквизиты документа должны соответствовать принятым нормам.

Если эти условия не соблюдены, документ может быть признан судом недействительным.

Так, например, чтобы включить в себестоимость представительские расходы, на предприятии в соответствии с законодательством должны быть изданы следующие документы:

-приказы об утверждении работников, имеющих право получать наличные денежные средства под отчет на представительские расходы;

-приказ о назначении комиссии для проверки правомерности списания представительских расходов;

-общая смета на приемы делегаций, утвержденная генеральным директором предприятия на предстоящий год;

-отчет работника предприятия об израсходованных суммах. К отчету должны быть приложены копии соответствующих документов, подтверждающих приобретение продуктов, сувениров и товарно-материальных ценностей, расходов на буфетное или ресторанное обслуживание и т.п.;

-авансовые отчеты.

Если такие документы составлены неправильно или вовсе отсутствуют, налоговая инспекция может посчитать списание представительских расходов на себестоимость нарушением. А это, как правило, приводит к применению финансовых санкций по налогу на прибыль или по налогу на добавленную стоимость.