Размещено на http://www.allbest.ru/

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

ГОУ ВПО ВОЛГО-ВЯТСКОЙ АКАДЕМИИ ГОСУДАРТСВЕННОЙ СЛУЖБЫ

ФИЛИАЛ ГОУ ВПО ВОЛГО-ВЯТСКОЙ АКАДЕМИИ ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ В ГОРОДЕ ЧЕБОКСАРЫ ЧУВАШСКОЙ РЕСПУБЛИКИ

Кафедра государственного и муниципального управления

Курсовой проект

По дисциплине: Разработка управленческих решений

Тема: Внедрение IT-технологий в управление организацией

Введение

Сегодня использование информационных технологий в работе аппарата управления включает две стадии развития. Первая стадия - внутренняя система организации информационных технологий управления. Сюда входят применение указанных технологий с целью автоматизации технологических процессов и процессов управления, включая бухгалтерский учет и делопроизводство. Вторая стадия - внешняя система организации информационных технологий управления.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рисунок 1 - Информационные технологии в организации управления

В данной работе мы остановились на рассмотрении первой стадии и углубились в изучении корпоративных информационных систем. Или ERP (Enterprise Resource Planning). Суть работы заключается в изучении различного рода информации и самих КИС на практике.

В настоящее время функционирование практически любой организации или предприятия осуществляется с применением компьютерных информационных технологий. Однако важно подчеркнуть, что качественный скачок в использовании информационных технологий связан с корпоративными информационными системами (КИС), функционирующими на основе компьютерной сети и объединяющими информационные ресурсы в рамках всей организации и ее подразделений. Создание и расширение применения КИС на практике стало реальностью в середине 90-х гг. XX в. и особенно активизировалось в последние годы.

В последние 3-4 года в прессе управленческой, компьютерной и экономической, а так же и на просторах Интернета, активно обсуждаются возможности и главное - проблемы корпоративных информационных систем. Даже сам Дмитрий Анатольевич Медведев уже не раз упоминал, что будущее за автоматизацией и компьютеризацией не только бизнес-процессов, но и государственного и муниципального управления. Однако с оговоркой насчет того, что данные информационные системы уже сейчас начинают внедряться в нашу жизнь, а их апробация еще не завершена. Казалось бы - о какой апробации идет речь, ведь основной рынок систем работает уже не малое время, к тому же активно перенимая опыт своих зарубежных коллег. И что самое главное - КИС сейчас становится довольно много, так что разобраться в ее различных специфических особенностях и главное в вопросах: «Что же подразумевается под КИС?» и «Для чего же это нужно?» - не просто.

Поэтому целью данной работы стало - изучение рынка КИС на предмет эффективности в управлении бизнесом.

Говоря об основных причинах целесообразности приобретения софта такого рода, ля начала отметим, что КИС - это комплекс программ или программная система, обеспечивающая основные бизнес-процессы в компании. Как следует из определения, КИС можно одновременно рассматривать и как объект инфраструктуры корпорации, обеспечивающий её функционирование, и как управленческую технологию.

Анализ и использование информации данной программой поддерживает реализацию на практике таких бизнес-процессов, как:

· Производственные процессы, включая управление запасами, снабжение, планирование производства, планирование потребностей в материалах, а также обслуживание и ремонт оборудования предприятий;

· Бухгалтерские и финансовые процессы, включая учет дебиторов и кредиторов, управление наличными средствами и прогноз, учет «товары/затраты», главную книгу и финансовые отчеты;

· Процессы продаж и маркетинга, включая обработку заказов, ценообразование, поставки, выписку счетов, управление и планирование продаж;

· Процессы управления кадрами, включая администрирование персонала, учет рабочего времени, заработной платы, планирование развития персонала, учет прибылей, отслеживание соискателей работы, а также отчеты о командировках.

Глава 1. Классификация ERP-систем

1.1 Классификация DSS

Согласно классификации DSS (Decision Support System - Система поддержки принятия решений) ERP-системы (Enterprise resource planning - система планирования ресурсов предприятия ), представленные на рынке России, подразделяются на три группы:

1) Финансово-управленческие системы - для непроизводственных предприятий (1C:Управление производственным предприятием 8, HansaWorld Enterprise, Maconomy ERP, КОМПАС, ERP МОНОЛИТ, Система управления Парус, Система Alfa, КИС Флагман).

2) Средние интегрированные системы - для управления производственными предприятиями среднего и крупного масштаба (Галактика ERP, КАС «Бизнес Люкс». IFS Applications, Infor ERP SyteLine, Infor ERP COM, Epicor iScala, Epicor 9, Microsoft Dynamics AX, Microsoft Dynamics NAV).

3) Крупные интегрированные системы (Infor ERP LN (Baan v.6), Oracle E-Business Suite, SAP Business Suite).

Однако предлагаемые сегодня на рынке ERP-системы для автоматизации торговых организаций довольно разнообразны. Попытки сравнить различные системы по функциональным, технологическим и техническим параметрам едва ли будут продуктивными, если эти системы принадлежат к разным группам или предназначены для разных сфер применения. Традиционно, в таких ситуациях помогает классификация представленных решений и дальнейшее их сравнение уже в рамках полученных группировок.

Для классификации «торговых» ERP-систем можно использовать целый ряд критериев. Рассмотрим наиболее важные из них (по мнению TAdviser).

Если начинать с самых крупных блоков классификации, то в первую очередь необходимо подразделить ERP-системы для торговли на решения для оптовиков, оптово-розничных компаний и мелкого опта, а также решения для розницы. Здесь же можно отметить деление на системы, настроенные для автоматизации торговли пищевыми и не пищевыми товарами.

1.2 ERP-система для оптовой торговли

ERP-системы для автоматизации оптовой торговли, как правило, обладают мощным контуром SCM, обеспечивающим работу с цепочкой поставок, автоматизацию внешней и внутренней логистики, автоматизацию складского учета и управления товародвижением и запасами. Большое внимание уделяется SRM-функционалу, части функций CRM (по управлению исполнением заказов, ведению базы клиентов, отслеживанию истории взаимоотношений с клиентами, управлению ценообразованием, ассортиментом, по прогнозированию спроса и планированию продаж), функционалу по ведению номенклатурных справочников товаров (MDM). Если оптовой торговлей занимается сам производитель товара, в ERP-системе реализуются также функции по синхронизации планирования производства и закупок сырья с реализацией продукции и планированием ассортимента, интеграции справочников товаров с PDM-системой. Финансовый модуль, блок HRM, подсистемы консолидации информации и бизнес-аналитики, реализованные в ERP-системах для торговли, в общем-то, не имеют принципиальных отличий от аналогичных функциональных блоков, используемых в корпоративных системах для других отраслей.

Физически, такая система может состоять из двух-трех самостоятельных блоков: WMS (в складском комплексе), TMS (в транспортно-распределительном центре) и остальной части ERP-системы (в центральном офисе). Если складской комплекс совмещен с транспортно-распределительным центром, система состоит, соответственно, из двух территориально разнесенных блоков. Что касается функционала, связанного с розничной реализацией товара, то он в ERP-системах для оптовиков либо отсутствует, либо реализован на минимальном уровне.

1.3 ERP-система для розницы

Системы для ритейлеров, кроме всех указанных модулей и блоков, включают и специфичный для розничной торговли функционал по поддержке работы с торговым оборудованием (кассовыми аппаратами, средствами маркировки товаров, сканерами штрих-кодов и т.п.), управлению «внутримагазинным» маркетингом товара (Merchandising), оптимизации использования торговых площадей, учета скоропортящихся продуктов, а также поддержке системы клубных и дисконтных карт, «мобильной торговли». Кроме этого, в последнее время ритейлерами востребован и производственный функционал: рецептурное производство в продуктовой рознице и аптечных сетях, сборочное производство в непродуктовой рознице.

Однако, как отмечает Наталья Гурова, руководитель группы практики розничных решений Columbus IT Russia на базе Microsoft Dynamics: «Различия здесь гораздо более масштабные. В первую очередь, это касается таких важных аспектов, как формирование ассортимента, причем как всей торговой сети, так и каждого магазина, пополнение запасов магазинов, розничное ценообразование, системы лояльности клиентов и многие другие. И, безусловно, каждый из этих пунктов требует информационной поддержки от ИТ-системы для ритейла.»

«С другой стороны, - добавляет она, - розничные сети зачастую имеют оптовое подразделение, поэтому ERP-система помимо функций розничных продаж должна поддерживать и все функции оптовой торговли. Равно как и системы для функций фронт-офиса магазина не обязательно должны быть частью ERP-систем для ритейла. Критерии выбора ERP-системы и системы фронт-офиса магазина могут быть различными. И если следовать идеологии best-of-breed, то это могут быть системы от разных поставщиков, которые являются лучшими в своем классе, и самое главное - удовлетворяют потребности розничной сети. Важно, чтобы системы были интегрированы между собой и представляли единый информационный комплекс для управления бизнес-процессами компании».

ERP-системы для оптово-розничных и мелкооптовых компаний, фактически, должны поддерживать оба режима торговли.

В качестве других критериев классификации «торговых» ERP-систем можно указать размер бизнеса заказчика и технологическое построение информационной системы.

Системы для крупного и для среднего бизнеса

По первому критерию, очевидно, ERP-системы можно подразделить на решения для СМБ и крупного бизнеса. Различие межу ними не является специфичным только для торговли - решения для СМБ обладают более «слабыми» техническими характеристиками (относительно небольшой объем обрабатываемой информации, ограниченное число одновременно работающих пользователей), менее широким и «глубоким» функционалом (функции реализованы на уровне удовлетворения базовых потребностей заказчика, а также не обеспечивают поддержки управления крупным и территориально распределенным бизнесом), часто, малой гибкостью (многие зарубежные решения для малого бизнеса и часть отечественных содержат фиксированный набор бизнес-процессов и практически не предполагают их настройки), но доступны заказчикам по стоимости. Решения для крупного бизнеса включают в себя мощные средства бизнес-аналитики и консолидации учетной информации, ведения одновременного учета по нескольким юридическим лицам, вывода отчетности как в соответствии с российскими нормами, так и МСБУ и GAAP. Что касается технических возможностей, то, разумеется, ERP-системы для крупного бизнеса рассчитаны на обработку больших объемов информации и одновременную работу многих пользователей, генерирующих большое число транзакций (что весьма актуально для торговли). Кроме этого, все системы указанного класса поддерживают работу с распределенными базами данных, обеспечивая их синхронизацию и актуализацию информации для централизованного управления предприятием.

В то же время, по словам Ильи Дрозмана, директора департамента продуктов Microsoft компании GMCS, «опыт GMCS показывает, что нет прямой зависимости между размерами бизнеса и требованиями к гибкости системы. Основная гибкость необходима компаниям либо в период роста, либо в период реорганизации, когда происходит серьезное перестроение бизнес-процессов. Когда же бизнес компании более или менее стабилен, бизнес-процессы «устоялись», компании не испытывают особой потребности в постоянном изменении и перенастройке используемой системы».

1.4 Монолитные и составные решения ERP-систем

По технологическому построению ERP-решения естественным образом разделились на специализированные системы, разработанные на единой платформе и системы, состоящие из универсальной ERP-системы и специального «торгового» решения. Можно, скорее всего, также выделить «ERP-решения ad hoc», построенные из бизнес-приложений best-in-breed на базе интеграционной платформы и вообще не включающие в себя тиражную ERP-систему.

Решения, входящие в первый из выделенных классов, с технологической точки зрения являются монолитными. Они являются развитием универсальных ERP-систем и отличаются от них набором дополнительных специализированных модулей и настройками стандартных модулей, входящих в базовую поставку, позволяющих соответствовать требованиям торговых организаций. Как правило, подобные расширенные «торговые» варианты ERP-систем разрабатываются независимыми разработчиками. Вендоры сертифицируют такие решения и, в зависимости от политики компании, включают в стандартный пакет предложений для клиентов или позиционируют как отдельное партнерское решений. В ряде случаев происходило поглощение разработчиков особенно удачных решений и превращение независимого решения в решение вендора.

Композитные решения являются продуктом сотрудничества разработчиков специализированных «торговых» информационных систем с разработчиками ERP-систем или их партнерами. Универсальная ERP-система в таком решении используется для обеспечения централизованного управления торговой организацией, бизнес-анализа, генерации отчётности и выполнения остальных «бэк-офисных» функций, в то время как специализированное решение обеспечивает расширенную функциональность SCM и CRM на уровне центрального офиса, а также отвечает за управление торговыми точками: мерчандайзинг, поддержка POS-терминалов и торгового оборудования, табельный учет работы торгового персонала, товарный учет на уровне магазина, поддержка мобильной торговли и т.п.

1.5 Минимальный набор функций «торговых» ERP

Обобщив данные о предлагаемых на рынке ERP-системах для автоматизации торговли, можно выделить следующий набор их стандартных функций:

· «бэк-офисные» функции ERP-системы (финансовый учет и планирование, HRM, консолидация, BI, EAM);

· функции SCM и SRM (ведение справочника поставщиков, справочников по ассортименту и ценам для каждого поставщика, учет договоров с поставщиками, управление закупками, учет и оформление возврата товаров поставщикам, управление взаиморасчётами с поставщиками, управление запасами и др.);

· функции WMS и TMS (нанесение и считывание штрих-кодов, управление структурой складов, оптимизация использования складского пространства, учет внутрискладских перемещений, учет бракованных и испорченных товаров, оформление приема и отгрузки товара, инвентаризация, управление заказами на доставку, диспетчеризация транспорта, оптимизация маршрутов и доставок и др.);

· функции управления торговыми точками (ведение справочников по ассортименту и потребительским свойствам товаров, управление торговым оборудованием, табельный учет, учет и оформление возврата товара, списание брака и товара с истекшим сроком годности, учет наличности в кассе, инвентаризация, оптимизация использвания торговых площадей, мерчандайзинг и др);

· функции управления собственным производством (рецептурное и/или сборочное производство).

Необходимо отметить, что зарубежная классификация функций ERP-системы для торговли несколько отличается от приведенной выше. В частности, под мерчандайзингом за рубежом понимается не только визуальный маркетинг товара в магазине и сопутствующие действия, а комплекс всех базовых функций по автоматизации торговли. Соответственно, описание функций ERP-систем для торговли за рубежом звучит как: управление мерчандайзингом (Merchandise management), планирование реализации товаров (Retail planning), SCM и SRM, управление торговыми точками (Store operations) и корпоративное управление (Corporate administration).

Глава 2. Стоимость и затраты

2.1 Модульность в ERP-системах

Современные КИС, предназначенные к установке на малые и средние предприятия обладают одной интересной особенностью, характерной большей части систем такого рода, а именно - модульностью. Т.е. такие системы предназначены для ведения учета по одному или нескольким направлениям (бухгалтерия, сбыт, склады, учет кадров и т.д.). Такими системами может воспользоваться практически любое предприятие, которому необходимо управление финансовыми потоками и автоматизация учетных функций. Они по многим критериям универсальны, хотя зачастую разработчиками предлагаются решения отраслевых проблем, например, особые способы начисления налогов или управление персоналом с учетом специфики регионов. Универсальность приводит к тому, что цикл внедрения таких систем невелик, иногда можно воспользоваться "коробочным" вариантом, купив программу и самостоятельно установив ее на персональном компьютере.

Финансово-управленческие системы значительно более гибкие в адаптации к нуждам конкретного предприятия. Часто предлагаются “конструкторы", с помощью которых можно практически полностью перекроить исходную систему, самостоятельно, или с помощью поставщика, установив связи между таблицами баз данных или отдельными модулями.

Сейчас, ценовой диапазон КИС очень широк. Однако цена зависит не только от класса системы, но и от количества воплощаемых в вашем проекте автоматизации бизнес-процессов и их сложности, от организационной и территориальной структуры компании потребителя, от количества сотрудников, которые будут пользоваться системой, и так далее. Поэтому впрямую ответить в данной статье на данный вопрос невозможно. Это можно сделать только досконально изучив конкретную специфику предприятия. Но можно раскрыть - из чего состоит стоимость внедрения. Итак, принимая решение о внедрении КИС, надо чётко представлять, что совокупная стоимость проекта будет складываться из следующих составляющих:

· Стоимость компьютерной техники и коммуникационного оборудования;

· Стоимость лицензий на использование КИС;

· Стоимость системного программного обеспечения и сервера баз данных (СУБД);

· Стоимость обследования и проектирования;

· Стоимость внедрения КИС;

· Стоимость эксплуатации КИС.

2.2 Расчет базовой стоимости ERP-системы

Согласно нашим эмпирическим данным, совокупные затраты на внедрение КИС распределяются следующим образом: 1:1:4, где первый элемент - стоимость оборудования информационной системы и системного ПО, второй элемент - стоимость лицензий на использование КИС, а третий - стоимость обследования, проектных и внедренческих работ.

Рассмотрим статьи затрат подробнее. Вложения в техническую составляющую, возможно, не потребуются, если в компании уже имеется развитая компьютерная инфраструктура. Тем не менее, следует быть готовым к дополнительным затратам. Возможно, придётся увеличить мощность сервера, или приобрести новый. Если предприятие имеет территориально распределённую структуру и планируется связать все подразделения в единое информационное пространство, то придётся приобретать выделенные каналы связи для обеспечения информационного обмена.

Стоимость лицензий на использование КИС у разных поставщиков формируется по-разному. Когда говорится о лицензиях, как правило, подразумевается лицензия на одного так называемого "конкурентного пользователя". Проще говоря, речь идёт о максимальном количестве Ваших сотрудников, которые смогут ОДНОВРЕМЕННО пользоваться КИС. Например, если лицензия на 1 пользователя стоит $800, и Вы покупаете 20 лицензий, то общая стоимость лицензионного пакета составит $16 000. Пользоваться КИС смогут и более 20 сотрудников, но не одновременно. Поскольку большинство КИС построены по модульному принципу ("Бухгалтерия", "Кадры", "Планирование" и т.д.), то самая распространённая схема лицензирования - "конкурентный пользователь модуля". Если Вы приобретаете 3 лицензии на модуль "Бухучёт", то одновременно пользоваться функциями этого модуля смогут трое сотрудников. Такая схема обеспечивает максимальную гибкость и экономичность. Существует также схема лицензирования, когда помимо лицензирования пользователей (или модулей) приобретается так называемая серверная лицензия.

Пусть пользовательская лицензия на модуль "Бухгалтерия" стоит $300, а серверная - $2000. Нужно автоматизировать 6 рабочих мест. Какова общая стоимость лицензий? В простом случае - $300 x 6 + $2 000 = $3 800. Но если из шести бухгалтеров двое работают не в офисе, а на удалённом складе? Тогда потребуется приобретение ещё одной серверной лицензии на модуль "Бухгалтерия" для склада и стоимость лицензий составит: $300 x 6 + $2 000 x 2 = $5 800. Есть другой вариант - объединить две сети высокоскоростным каналом передачи данных, но, скорее всего, это решение окажется для компании ещё дороже. Какой вывод? Внимательно анализируйте лицензионную политику поставщиков КИС, так как за кажущейся дешевизной могут скрываться неприятные сюрпризы. Вообще, КИС - очень сложный и очень высокотехнологичный продукт. На разработку КИС фирмы-разработчики затрачивают сотни человеко-лет, а бюджеты проектов создания систем даже у российских разработчиков измеряются миллионами долларов.

Глава 3. Анализ ERP-систем на отечественном рынке

3.1 Аналитический обзор российского рынка ERP-систем по итогам 2009 года

Сегодня, разработчиков программного обеспечения специализирующихся на разработке КИС достаточно много. На вопрос, какой объем рынка занимает та или иная компания, ответ дает исследовательская компания DSS Consulting в своем «Аналитическом обзоре российского рынка ERP-систем по итогам 2009 года». В ходе исследования компанией были рассмотрены проекты по внедрению ERP-систем различных производителей в ведущих отраслях на территории России, которые выполнялись в течение 2008-2009 гг. Количество рассмотренных внедрений составило более 2000. Основными источниками информации для исследования послужили: пресс-релизы компаний, официальные web-сайты компаний, новостные ленты специализированных СМИ, материалы конференций, форумы специалистов, аналитические материалы (публичные исследования) и статьи, информация от компаний (вендоры и системные интеграторы).

По количеству внедрений среди класса средних интегрированных ERP-систем по итогам 2009 года 1-е место занимает Галактика ERP с 52% внедрений.



Рисунок 2 - Внедрение средних интегрированных ERP-систем по итогам 2009 года на территории РФ

3.2 ERP-система средне интегрированного класса Галактика ERP

Галактика ERP также стала лидером по приросту количества выполняемых проектов, этот показатель увеличился почти в 4 раза по сравнению с 2008 годом. Как считают аналитики DSS, это обусловлено как развитием ERP-продукта, так и его активным продвижением.

По показателю «количество выполненных проектов в 2009 году», среди систем всех трех классов, рассмотренных в отчете, Галактика ERP занимает:

· АПК (аграрно-промышленный комплекс) - 13% (2-е место);

· Государственный сектор - 36% (1-е место);

· Машиностроение - 8% (2-е место);

· Медицина и фармацевтика - 23% (2-е место);

· Нефтегазовая и химическая промышленность - 14% (2-е место);

· Наука и образование - 40% (1-е место);

· Производство - 7% (2-е место);

· Торговля - 7% (2-е место);

· Финансы, банки, страхование - 18% (2-е место).

Далее на рисунках представлено распределение долей по количеству выполнявшихся проектов внедрения ERP-систем всех трех классов в некоторых отраслях.

Рисунок 3 - Внедрение ERP-систем в машиностроение по итогам 2009 года на территории РФ

Рисунок 4 - Внедрение ERP-систем в нефтегазовой и химической промышленности по итогам 2009 года в РФ

Рисунок 5 - Внедрение ERP-систем в сегменте науки и образования по итогам 2009 года по РФ

По итогам 2009 года первое место по количеству внедрений в сегменте образования и науки делят ERP-система финансово-управленческого класса 1С:УПП 8 и средняя интегрированная система Галактика ERP. По сравнению с 2008 годом отмечено снижение рыночной доли системы от 1С на 27%, в то время как первенство ERP-системы Галактика обусловлено наличием и грамотным продвижением специализированного отраслевого решения «Галактика Управление вузом».

Рисунок 6 - Внедрение ERP-систем в производстве по итогам 2009 года по РФ

В последнее время, информационная инфраструктура является фундаментом, или платформой, на которой организации стали создавать свои управленческие системы. Все большее количество менеджмента фирм начинает понимать надобность внедрения ERP-систем и других систем внутренних информационных технологий. Сейчас во всех отраслях промышленности инвестиции в информацию и технологии, обеспечивающие ее передачу, хранение, обработку и использование стало критическими, стратегическими для предприятий и их менеджеров. Сегодня практически не одна организация уже не может выйти на рынок и быть конкурентоспособной без стабильно обслуживающейся и работающей ERP-системе.

И теперь мы с уверенностью можем сказать, что IT-технологии стали неотъемлемой частью в управлении бизнесом.

Глава 4. Выбор ERP-систем, критерии и этапы

4.1 Основные группы критериев выбора ERP-системы

Этап оценки и выбора ERP-системы для внедрения в организации имеет огромное значение. Особого внимания требует оценка функциональности и технологичности сложных ERP-систем, предназначенных для больших распределённых предприятий. Чем крупнее автоматизируемое предприятие и учреждение, тем выше цена ошибки при выборе системы. При выборе ERP-системы необходимо найти тщательно сбалансированный компромисс между двумя противоречащими друг другу требованиями к ERP-системе - комплексностью и гибкостью, причем как на уровне функциональности, так на уровне технологии. Потенциальные клиенты могут работать по-разному, если на предприятии имеется процесс производства, то он может быть самым разнообразным, начиная с изготовления на заказ и заканчивая поточным производством.

В некоторых случаях, чтобы дополнить отсутствующую функциональность, компаниям предстоит модернизировать стандартно-поставляемые приложения.

Основные группы критериев выбора ERP-системы:

· исчерпывающая функциональность, покрывающая все имеющиеся бизнес-процессы;

· функциональность, необходимая для соответствия национальному законодательству и общепринятой практике взаимодействия хозяйствующих субъектов;

· функциональность, реализующая использование лучших, наиболее эффективных, проверенных мировой практикой методов организации работ;

· резерв функциональности, обеспечивающий возможности для изменения и развития бизнеса в течение ближайших 5-10 лет;

· простота использования;

· развитые средства настройки бизнес-процессов;

· простота модернизации и дополнения функциональности системы посредством реализации новых бизнес-процессов, отражающих специфику конкретного предприятия;

· наличие средств упрощающих процесс внедрения;

· интегрированность различных компонентов системы;

· производительность;

· масштабируемость;

· использование стандартных широко распространенных ИТ-технологий;

· наличие средств интеграции с другими приложениями;

· совместимость с распространенными офисными приложениями;

· наличие стандартной технологии внедрения для всех партнеров, обеспечивающей гарантированные результаты внедрения;

· технические средства, используемые для работы системы;

· системное окружение, в котором может работать система;

· качественная документация и контекстная помощь в любой ситуации;

· открытая платформа и открытые системные интерфейсы;

· открытая структура системы и открытый исходный код всех приложений;

· контролируемость и надежность системы;

· простота установки;

· простота в управлении;

· наличие технологии обучения работе с системой и учебных материалов;

· требуемые навыки пользователей;

· устойчивость производителя системы;

· ежегодные инвестиции в развитие системы;

· распространенность системы на рынке, в отрасли, в регионе, отзывы пользователей;

· присутствие поставщика и системы на локальном рынке;

· стратегия развития и модернизации системы;

· структура и возможности партнерской сети по внедрению системы;

· структура и возможности системы сертификации и подготовки специалистов;

· распространенность специалистов на рынке;

· система техподдержки и обновления;

· периодичность выхода обновлений системы и документации, скорость реакции на изменения в законодательстве;

· затраты на внедрение;

· затраты на эксплуатацию;

· экономическая эффективность от внедрения;

· защита инвестиций в сделанные настройки и изменения при обновлении версий;

· сроки внедрения;

· необходимый состав команды внедрения.

В каждую группу может входить различное число критериев - от нескольких до нескольких десятков. По каждому критерию, независимо от того, в какую группу он входит, должен быть подготовлен вопрос, на который необходимо получить ответы от потенциальных поставщиков системы.

Целенаправленный выбор ERP-сиcтемы состоит в том, чтобы укрепить преимущества компании.

Тщательный подбор наиболее приемлемой для данного предприятия системы очень важен, так как внедрение такой системы оказывает крайне благотворное влияние на общий уровень эффективности, результативности, перекрёстной функциональности и сотрудничества в рамках всего предприятия. Компания должна выбрать ERP-систему, основываясь на заранее определенных, заданных, согласованных критериях оценки систем.

4.2 Процесс выбора ERP-системы в соответствии с организационными принципами и политикой компании

Процесс выбора должен проходить в соответствии с организационными принципами и политикой компании вплоть до принятия окончательного решения.

Очень полезным является использование для этих целей списков контрольных вопросов. Предоставляемые консультантами списки вопросов должны дополняться или изменяться в зависимости от требований конкретной организации. Кроме того, в процессе обсуждения такие списки играют далеко не последнюю роль, так как они помогают сконцентрировать внимание на действительно важных вопросах.

Процесс выбора ERP-системы для предприятия должен включать в себя следующие этапы:

· создание команды для выбора ERP-системы;

· формулировка функциональных требований к предполагаемой системе, которая должна охватить все предприятие.

· поиск и первичный отбор подходящих ЕRP-систем.

· подготовка подробных списков контрольных вопросов по группам критериев и присвоение им приоритетов;

· отбор тех доступных ERP-систем, которые больше всего соответствуют установленным требованиям по утвержденным критериям. Компания может также вступить в партнерские отношения с поставщиками, предоставив им списки контрольных вопросов;

· оценка конечного списка ERP-систем с точки зрения совокупности требований, описанных в предыдущем разделе;

· отбор ERP-систем для демонстрации работы, встречи с поставщиками, проведения практических испытаний;

· поручение поставщикам проведения функционального и нагрузочного тестирования, непосредственное участие в тестах.

При этом необходимо использовать одинаковые данные, которые предоставляются всем поставщикам для тестирования и последующего составления отчетов о результатах.

· составление собственного рейтинга ЕRP-систем на основе цифрового сопоставления обработанной, упорядоченной и проанализированной информации;

· объединение результатов полученного рейтинга с другими рейтингами ERP-систем, полученными из внешних источников, с результатами тестов, с данными о стоимости установки и эксплуатации ERP-систем, с данными о сроках внедрения систем, сведениями об опыте и профессионализме компании-поставщика, а также о рисках, связанных с внедрением каждой из ERP-систем;

· подготовка отчета с рекомендациями для менеджеров.

Систематический подход, основанный на точной числовой оценке параметров, не только исключит возможность принятия ошибочного решения, но и сделает очевидными мотивы принятого решения. Отчет с рекомендациями предоставит ясный рейтинг ERP-систем и обоснования для такого рейтинга, а также доводы для принятия окончательного решения. На более поздних этапах внедрения, всем будет очевидно, почему выбор пал на эту, а не на другую ERP-систему. Такой подход позволит в любой момент времени проследить процесс принятия окончательного решения о внедрении конкретной ERP-системы в компании.

4.3 Организационная команда для принятия решения о выборе ERP-систем

Команда, ответственная за выбор, обязательно должна включать в себя:

1. функциональную подкоманду;

2. техническую подкоманду;

3. технологическую подкоманду;

4. коммерческую подкоманду.

Функциональная подкоманда должна состоять из работников, хорошо знающих деловые операции компании, производственные технологии, сильные и слабые стороны деятельности компании. Так как движущей силой проектов внедрения ERP-систем являются пользователи, то можно порекомендовать включить в функциональную подкоманду представителей всех функциональных подразделений, которые впоследствии будут участвовать во внедрении системы.

Желательно, чтобы все эти представители имели опыт внедрения других, раннее использовавшихся систем.

Члены технической подкоманды должны иметь богатый опыт в разработке и проектах по внедрению обычных приложений, а также разбираться в стандартных средах разработки и традиционных методологиях, используемых в жизненном цикле разработки программного обеспечения. Наличие опыта разработки в среде ERP-систем будет большим дополнительным преимуществом. Члены этой подкоманды должны понимать основные причины использования ERP-системы, а также то, что движущей и направляющей силой являются функциональные пользователи.

Члены технологической подкоманды должны быть хорошо знакомы с последними достижениями в области компьютерного оборудования, сетей и систем, в особенности с мобильными технологиями, вопросами масштабирования и возможностями взаимодействия компьютерных сетей.

Чтобы принять обоснованные решения по вопросам инфраструктуры для внедрения ERP-системы, они должны быть знакомы с современными стандартами и протоколами передачи данных. В компетенцию этой подкоманды также входит приблизительный прогноз нагрузки на систему и возможной реакции системы, вопросы совместимости, модернизации, сетевого трафика в локальных и глобальных сетях.

Члены технологической подкоманды должны быть знакомы с системами архивации, резервного копирования и восстановления утраченных данных, а также ориентироваться в вопросах подготовки помещений, прокладки кабелей, установки и поддержки различных технических устройств.

Члены коммерческой подкоманды должны иметь навыки ведения переговоров с поставщиками, составления и заключения контрактов, определения условий и сроков поставок, критериев акцептования и процедур утверждения; разбираться в вопросах гарантии качества, условий оплаты, условий лицензирования, в различиях версий и релизов, юридических тонкостях и налогообложении и т. д.

Итоговый доклад команды с рекомендациями для менеджмента компании должен содержать следующую информацию:

· преимущества и недостатки выбранной ERP-системы на основе информации, собранной на основе согласованного списка критериев оценки.

· таблица сравнительных характеристик ERP-систем.

· оценка стоимости внедрения сопоставляемых ERP-систем и преимуществ, которые будут получены в результате внедрения.

· примерный график проекта внедрения, с указанием дат основных этапов.

Глава 5. Эффективность ERP-систем

5.1 Функциональная структура ERP-систем через призму экономической эффективности

Многие руководители задают вопросы о том, насколько необходимо оценивать экономическую эффективность ERP-систем и кто должен ее оценивать. Какие подходы используются при оценке эффективности ERP-систем? Когда это делать лучше? Где искать источники экономической эффективности ERP-систем?

В настоящее время наблюдается заметный рост спроса на автоматизацию управленческих функций на базе ERP-систем. Создание и внедрение ERP-системы требует значительных инвестиций: ее стоимость может колебаться от 50 тыс. долл. США до нескольких миллионов.

При разработке концепции проектируемой системы, составным элементом которой является оценка экономической эффективности, риски непроизводительных затрат ощутимо снижаются. Целью разработки концепции является обоснование общих требований - функциональной структуры ERP-системы и количества необходимых автоматизированных рабочих мест; технического и программного обеспечения.

Поскольку именно функциональная структура определяет экономические последствия внедрения ERP-системы, то обоснование общих требований к ERP-системе должно опираться на оценку ожидаемых экономических последствий автоматизации управленческих функций. Экономическими последствиями внедрения такой системы могут стать сокращение потерь и/или вовлечение в производственную деятельность резервов повышения эффективности использования ресурсов за счет достоверности, своевременности, полноты информационной поддержки принятия управленческих решений.

Важное значение при обосновании затрат на ERP-систему имеет и то, что при ее внедрении инвестиционная привлекательность компании возрастает.

Принимая во внимание, что создание и внедрение ERP-систем главным образом нацелено на обеспечение информационной поддержки принятия управленческих решений и автоматизацию типовых операций и трудоемких расчетов, источники экономической эффективности следует искать в функциональной структуре системы.

Как правило, ERP-системы включают следующие подсистемы:

· управление материально-техническим снабжением;

· управление сбытом;

· управление производством;

· управление финансами;

· управление персоналом и др.

Источники эффективности каждой подсистемы, безусловно, определяются реализуемыми функциями: какие данные, когда и кем вводятся в систему, как обрабатываются и кому предоставляются; насколько актуальна и полна эта информация, сколь полно система отражает бизнес-процессы предприятия.

При обосновании целесообразности включения в состав ERP-системы подсистемы управления материально-техническим снабжением источники экономической эффективности - в сокращении уровня страховых запасов и своевременности пополнения материально-технических ресурсов; повышении оборачиваемости оборотных средств, сокращении неликвидных запасов и количества или доли срочных, неплановых закупок.

Корме того, сокращаются простои, а значит, объемы производства увеличиваются. Простои бывают, скажем, из-за недоступности необходимых материалов. А материалы могут отсутствовать оттого, что информация со склада в службу снабжения поступает несвоевременно или в нужное время в нужном месте эта информация недоступна... (например, материалы есть на складе другого подразделения компании и могут быть выданы, но подразделение, которому они необходимы, не имеет доступа к информации о складских запасах).

При определении рациональных масштабов автоматизации в сфере сбыта источники экономической эффективности следует искать в сокращении потерь из-за некорректного оформления сопроводительных документов на отпускаемую продукцию. Потери из-за отклонений в целевых ориентирах сбытовой политики, например: отгрузка продукции клиентам, имеющим неисполненные обязательства, или отгрузка сверх кредитного лимита, - тоже исключаются с внедрением подсистемы сбыта. Время исполнения заказов минимизируется. Обслуживание клиентов становится предельно корректным, их потери от несвоевременного или неточного исполнения заказа снижаются.

Если в ERP-системе вашего предприятия планируется подсистема управления производством, источники экономической эффективности следует искать в увеличении объемов производства в натуральном выражении (за счет повышения загрузки производственных мощностей) и стоимостном выражении (из-за повышения качества продукции). Улучшения качества продукции можно достичь более точной настройкой оборудования. За счет эффективного контроля расхода материалов следует ожидать снижения себестоимости продукции.

Если в ERP-систему включается подсистема управления финансами, повышается эффективность ценообразования, снижаются трудозатраты на формирование бухгалтерской отчетности (системы класса ERP, как правило, предоставляют возможность ведения учета как по российским, так и по западным стандартам); за счет повышения оперативности формирования финансовой отчетности снижаются риски потери финансовой устойчивости.

При формирования требований к функционалу подсистемы управления кадрами источники экономической эффективности - в улучшении анализа использования рабочего времени и уточнении системы мотивации и ротации кадров. Процесс начисления заработной платы упрощается.

При создании полнофункциональной ERP-системы источники экономической эффективности кроются в повышении качества анализа производственно-хозяйственной и финансовой деятельности компании. Качество анализа повышается, так как достоверная первичная информация своевременно поступает в единую базу данных, интегрированную с другими подсистемами; упрощается процесс формирования консолидированной отчетности; за счет получения возможности планировать с большей детальностью и/или с другой периодичностью и, самое главное, с большей обоснованностью - качество планирования заметно улучшается. Другой источник эффективности - расширение возможностей контроля большей детализации плановых и фактических показателей. Если обнаруживается отклонение фактических показателей от плановых или нормативных, происходит автоматическое формирование отчетов. Эти отчеты - предмет для детального анализа и взвешенных, аргументированных шагов к исправлению критической ситуации.

Поскольку одна из целей внедрения ERP-систем - автоматизация трудоемких расчетов и ведение больших массивов информации, то распространенным методом является оценка эффективности с точки зрения снижения затрат на оплату "счетных" работников. Этот подход кажется спорным, поскольку при сокращении "счетных" работников растет штат IT.

Более того, стоимость труда "счетных" работников в России в разы меньше, чем на Западе, и экономия на трудозатратах от внедрения ERP-системы, как правило, несущественна по сравнению со стоимостью самой системы. В этой связи правильнее искать экономическую эффективность от более рационального использования ресурсов, задействованных в производственной деятельности, получения достоверной информации и роста доли "аналитики" в структуре управленческой деятельности.

Рассмотренные источники экономической эффективности тесно связаны между собой, и поэтому не совсем правильно оценивать экономическую эффективность системы как сумму эффективностей подсистемы - интегральный эффект от внедрения комплексной системы будет выше.

Если процессу внедрения предшествуют выстраивание бизнес-процессов компании, устранение недостатков действующей системы и при этом учитываются возможности планируемой ERP-системы, эффект от внедрения последней будет заметно выше.

5.2 Два основных подхода к оценке экономической эффективности ERP-систем

В настоящее время сложились два основных подхода к оценке экономической эффективности:

· на основе данных о результатах производственно-хозяйственной и финансовой деятельности после внедрения ERP-систем в аналогичных (подобных) компаниях;

· на основе прогноза показателей производственно-хозяйственной деятельности конкретного предприятия после внедрения ERP-системы.

Учитывая, что предприятий, внедривших ERP-системы в полном объеме, сегодня в России практически нет, а использование западных данных не совсем корректно (другая экономическая среда), возможности применения первого подхода ограниченны.

Первый подход может быть успешно применен при решении задачи выбора пути автоматизации для вновь создаваемых предприятий или компаний, планирующих расширение бизнеса за счет роста доли на рынке или расширения видов деятельности. В данном случае речь может идти об условной оценке экономической эффективности. В качестве исходной информации могут использоваться данные о результатах внедрения ERP-систем на российских и западных предприятиях, уточненные с учетом специфики создаваемого бизнеса, предполагаемых масштабов деятельности, особенностей экономической среды и т. д. - с одной стороны, и функциональности создаваемой системы и других проектных решений - с другой.

С известной степенью приближенности для получения предварительной, "грубой" оценки, данные о результатах внедрения ERP-систем могут быть использованы не только для вновь создаваемых, но и для действующих предприятий. В этом случае исходные данные следует уточнить с учетом особенностей функционирования предприятий.

Для действующих предприятий степень обоснованности ожидаемых экономических последствий будет выше, если оценка экономической эффективности опирается на подход, основанный на выявлении потерь и резервов, возникающих от принятия некачественных управленческих решений из-за недостаточного информационного обеспечения.

Как правило, экономическая эффективность оценивается силами привлеченных консультантов - проектировщиков системы - при активном участии специалистов компании. Подобная оценка может быть осуществлена и собственными силами компании при условии, что она располагает специалистами, владеющими методами анализа бизнес-процессов и имеющими опыт построения функционала ERP-систем. Следует отметить, что в некоторых случаях бывает полезно привлечение независимого эксперта для участия в оценке качества и эффективности предлагаемых разработчиком системы проектных решений.

Оценка экономической эффективности - необходимый этап проектирования ERP-системы, поскольку цена ошибки велика.

Экономическую эффективность целесообразно оценивать на этапе формирования концепции системы. Такая оценка позволит выявить оптимальный уровень затрат, на который следует идти предприятию при создании и внедрении ERP-систем.

Глава 6. Решения TopS BI по управлению персоналом на основе Oracle E-Business Suite

информационный технология персонал управление

6.1 TopS BI - разработчик ERP-системы Oracle E-Business Suite

Эффективное управление персоналом в современной крупной компании невозможно без применения информационных систем, которые служат инструментом для автоматизации процедур HR-отдела, для консолидации и анализа информации о кадровых ресурсах компании. Специалистами TopS BI на основе модулей ERP-системы Oracle E-Business Suite разработан пакет решений по управлению персоналом. Решения полностью соответствуют требованиям российского законодательства в области кадровой деятельности и позволяют создать комплексную интегрированную систему управления трудовыми ресурсами предприятия.

Компания TopS BI предлагает пакет решений по управлению персоналом на основе модуля HRM системы Oracle E-Business Suite.

Решения TopS BI дают возможность определить необходимый для компании комплекс данных о персонале, объединить их из различных источников, автоматизировать процессы ведения кадрового делопроизводства, расчета заработной платы. Интегрированная система управления персоналом также позволяет осуществлять оперативный анализ исчерпывающей и достоверной информации о персонале и в результате повысить эффективность процессов работы с персоналом, таких как подбор и найм, обучение и развитие, аттестация, перемещение по служебной лестнице, мотивация и другие.

Пакет решений TopS BI - это комплекс программ для обработки первичных операций, набор регламентированных законодательством и специальных форм кадровой отчетности, интерфейсов пользователей. Решения TopS BI являются расширением стандартной функциональности Oracle E-Business Suite и Пакета решений по Российской локализации, разработанной российским представительством фирмы Oracle. Расширения затрагивают следующую функциональность:

· учет кадров;

· табельный учет и управление рабочим временем;

· расчет заработной платы;

· анализ данных о персонале.

Решения предполагают применение следующих модулей системы Oracle E-Business Suite: Oracle Human Resources (Управление персоналом), Oracle Time & Labor (Табельный учет и расчет трудозатрат), Oracle Payroll (Расчеты с персоналом), Oracle Self?Service Human Resources (Управление персоналом, самообслуживание), Oracle Learning Management (Управление обучением), HR Intelligence (Система информирования руководства - Управление персоналом).

Преимущества решений TopS BI:

· Соответствие всем требованиям российского законодательства в области кадровой деятельности.

· Возможность вводить данные однократно и в дальнейшем использовать в разных видах кадровых операций и учета.

· Удобство и эффективность работы конечных пользователей системы.

Специалисты TopS BI обеспечивают внедрение и сопровождение систем, созданных на основе предлагаемого пакета решений.