Разработка системы управления персоналом филиала авиатранспортной организации (на примере авиакомпании "Эмирейтс")

Кроме того, Генеральный директор участвует в месте с начальником отдела кадров в разработке, заключении и выполнении Коллективного договора вместе с трудовым коллективом и профсоюзными организациями, обеспечивает соблюдение дисциплины, способствует развитию трудовой мотивации, инициативы и активности рабочих и служащих представительства.

Генеральному директору подчиняются начальник отдела продаж, начальник отдела кадров и специалисты по бронированию обеспечивающие организацию и рационализацию работу компании, на которых возложены функции консультация, бронирования билетов для клиентов.

Вторая часть это представительство в аэропорту Домодедово - там так же есть директор представительства в а/п Домодедово один его заместитель и 4 супервайзера или проще старший смены, и представители 7 человек. офис в а/п подчиняется ген. директору в городе.

Отдел в а/п занимается обслуживанием пассажиров, отправкой рейсов, оформлением необходимых для работы документов, контролем аэропортовых служб которые задействованы в обслуживание воздушного судна нашей компанией и полным пакетом сервисных услуг.

Третий отдел - это грузовой отделение Эмирейтс которое тоже находится в а/п Домодедово на грузовом терминале, там тоже есть директор и представители. Директор грузового терминала тоже подчиняется Ген. Директору в городе. Отдел занимается оформлением и отправкой грузов.

2.4 Анализ системы управления персоналом

2.4.1 Состав и объем работ по функции управления персоналом

В основе кадровой политики был положен принцип быстрой окупаемости вложенных средств, использование дешевой, но квалифицированной рабочей силы, преобладающей в данном регионе, жесткое командное администрирование с сохранением фонда заработной платы на минимально - потребном уровне для данного региона.

Доля расходов на персонал в структуре себестоимости составляет всего около 12%, что несомненно мало в сравнении с главными представительствами авиакомпании.

Все сотрудники Представительства а/к являются наемными работниками

Управление персоналом осуществляется через фирму Инпредкадры. Инпредкадры оказывает юридическую поддержку и консультации по управлению кадрами генеральному директору. Ген. директор осуществляет руководство текущей деятельностью организации и его представительство во внешних организациях.

Следует отметить, что согласно регламентирующей документации собственная структура отдела кадров в Представительстве а/к Эмирейтс эрлайн отсутствует.

Для замещения вакантной должности или замены сотрудника Генеральный директор Представительства подает в фирму Инпредкадры заявку на подбор персонала, в которой перечислены не только должностные обязанности и должностные обязанности на испытательный срок, но и личностные характеристики сотрудника.

Первым этапом при подборе кадров является анализ работы. В рассматриваемом Представительстве подобной процедуры анализа работы и составления спецификации личности не проводиться, соответственно нет жестких критериев отбора персонала на каждую конкретную должность, зафиксированных в определенных документах. В связи с этим имеет место субъективная оценка руководством того, какой сотрудник в плане знаний и личных качеств должен работать в данной должности. Таким образом, при последующем собеседовании с кандидатами на вакантную должность начальник данного подразделения руководствуется личным представлением о том, что должен уметь делать сотрудник, которое формируется у него на основе тех обязанностей, которые до освобождения должности выполнял предыдущий работник, а при наборе новых сотрудников на новые рабочие места ориентация происходит на выполнение аналогичных обязанностей сотрудниками этого банка или исходя из субъективного представления выполнения определенных функций сотрудником.

Следующим этапом при подборе кадров является определение источников и методов привлечения кандидатов. Прежде чем начать подбор сотрудников вне организации, менеджер Фирмы Инпредкадры предлагает сотрудникам Представительства найти среди знакомых или родственников желающих сменить место работы.

В том, случае если ни один из кандидатов сотрудников не подошел на освободившуюся должность, тогда генеральный директор обращается в Фирму Инпредкадры, с которыми у Представительства подписаны договора, и размещает объявления (приложение №4) в газетах или журналах.

Из всех многочисленных методов отбора персонала, включающих тестирование (на определение интеллектуального и профессионального уровней, психологических особенностей), анкетирование, анализ резюме, графологию, цветовые тесты, деловые игры, структурированное, не структурированное, биографическое, ситуационное интервью и др. используются только некоторые из них, все зависит от отдела, в который нанимается человек. Например, если это городской офис, то сначала менеджер по персоналу Фирмы Инпредкадры проводит анализ резюме, после этого приглашает кандидата на структурированное интервью, после интервью кандидат пишет два теста для определения интеллектуального и профессионального уровней, после тестирования, происходит групповое интервью с линейным руководителем и одним или двумя сотрудниками отдела. В случае если, кандидат претендует на высокопоставленную должность, то после прохождения этапа собеседований в Москве, он направляется в Лондон (головной офис Эмирейтс Эйрлайн), где проходит еще серию собеседований и тестирований.

Если кандидат претендует на должность в бухгалтерии, то менеджер по персоналу Фирмы Инпредкадры в начале анализирует резюме после чего проводит структурированное собеседование, после этого кандидат пишет определенный бухгалтерский \ математический тест, и только после этого происходит либо групповое собеседование с главным бухгалтером и одним из заместителей главного бухгалтера, либо структурированное собеседование с финансовым директором или главным бухгалтером.

Окончательное решение о приеме на работу принимает генеральный директор.

Последним этапом в отборе кадров является принятие решения о найме подходящего сотрудника и оформления с ним трудовых отношений. Этим занимается менеджер по персоналу Фирмы Инпредкадры вместе с генеральным директором. Они заключают с новым сотрудником трудовой договор или соглашение в зависимости от, того, на какой срок человек поступает на работу. При оформлении на работу от поступающего требуются трудовая книжка, военный билет (для военнообязанных), паспорт, диплом об образовании, фотографии, водительского удостоверения и справки о состоянии здоровья (для водителей). Прием на работу оформляется приказом, подписанным ген. директором. При приеме на работу, сотруднику устанавливается испытательный срок в размере 3 месяца, с целью проверки соответствия работника поручаемой ему работы.

Проанализировав документацию предстаительства и Фирмы Инпредкадры была составлена оперограмма процедуры подбора персонала (таблица 2.4).

Таблица 2.4

Наименование этапа процедуры	Исполнители	Периодичность выполнения	Трудо-ем-кость	Общая трудоем-кость
	МПУ	ЛР	ГБ	ФД	ГД	(раз в год) по всему банку	(мин)	(чел.час. в год)
Выявление вакансии, определение потребности в дополнительных работниках.		В				10	15	2,5
Анализ работы (должности)	не выполняется	-	-	-
Составление описания работы (должности)	не выполняется	-	-	-
Составление спецификации личности	не выполняется	-	-	-
Определение финансовых расходов на подбор кадров		не выполняется	-	-	-
Определение источников подбора персонала	В					10	9	1,5
Окончательная корректировка и утверждение сметы расходов на подбор персонала	не выполняется	-	-	-
Составление рекламного объявления или заявки в кадровое агентство	В		10	15	2,5
Анализ резюме	В		10	10	2
Обработка и анализ анкет		не выполняется	-	-	-
Предварительное собеседование	В		10	30	5
Тестирование	В		10	30	5
Собеседование с сотрудником отдела кадров (упор на личностные и психологические качества кандидатов)		В		10	20	4
Собеседование с линейным руководителем на выявление профессиональных знаний и навыков	В				30 *	20	10
Проверка сведений о претенденте		В			30*	30	15
Совокупная оценка кандидатов и отбор	В				10	30	5
Предоставление сведений об отобранных кандидатах председателю правления	В				10	18	3
Принятие окончательного решения по отбору и найму	Р					10	6	1
Юридическое оформление трудовых отношений сотрудника с организацией.			В		10	42	7
ИТОГО		63,5

Комментарии к оперограмме (таблице 2.4):

исходя из того, что в среднем на одно место претендует 3 человека

В - непосредственно выполняет;

И - предоставляет информацию;

Р - принимает окончательное решение;

ЛР - линейный руководитель;

МПУ - менеджер по управлению персоналом Фирмы Инпредкадры;

ГБ - главный бухгалтер;

ФД - финансовый директор;

ГД - ген. директор.

Оценка проводится только для новых сотрудников после окончания их испытательного срока (3 месяца). По результатам проведенных мероприятий принимается решение о прохождении (непрохождении или продлении) испытательного срока. Принятое решение фиксируется в оценочном листе (рис. 2.3), который подписывается непосредственным руководителем сотрудника и самим сотрудником, затем этот лист подшивается в личное дело сотрудника. Результаты доводятся до сведения сотрудника и Ген. директора Представительства «Эмирейтс Эйрлайн».

Ф.И.О. сотрудника__________________________________________

Табельный номер___________________________________________

Должность_________________________________________________

Дата проведения оценки ____________________________________

Оценочный лист

Оцениваемые качества	Ранг важности	Оценка	Комментарий
1. Коммуникативные способности
2. Организационные способности
3. Качество работы
4. Руководящие способности
5. Отношение к работе
Итоговая оценка

Комментарии и предложения по усовершенствованию_____________

___________________________________________________________

Менеджер подразделения (Ф.И.О.)______________________________

Руководитель комиссии (Ф.И.О.)_______________________________

Сотрудник (Ф.И.О) __________________________________________

Основой для проведения анализа системы управления персоналом Представительства являются документы, ее характеризующие, и интервью с сотрудниками фирмы Инпредкадры.

2.4.2 Информационно-документационное обеспечение управления персоналом

Основными нормативными актами, регламентирующими деятельность управления персоналом в Представительстве, являются документация фирмы Инпредкадры/ которая согласно пункту 2.4.2 договора см. в приложении ведет кадровое делопроизводство Представительства:

Таблица 2.5

Документы, разрабатываемые фирмой Инпредкадры	Содержание документов
Приказ	- Приказ о переводе работника на другую работу; - Приказ о перемене фамилии, имени, отчества; - Приказ о прекращении действия трудового договора с работником; - Приказы о поощрении и наложении дисциплинарного взыскания
Организация личных дел сотрудников	- Личная карточка; - Оформление и ведение трудовых книжек. Выдача дубликатов трудовых книжек. Хранение этих документов в соответствии с требованиями Правил ведения и хранения трудовых книжек
Учет персонала	Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, книга регистрации трудовых договоров. Составлять и представлять в налоговые органы сведения о доходах физических лиц за год. Составлять и предоставлять в Пенсионный фонд и Фонд обязательного медицинского страхования отчетность по страховым взносам в соответствии с установленными законодательством формами и сроками, на бумажных носителях или в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи. Составлять и представлять отчеты в Фонд социального страхования в соответствии с его требованиями. Составлять и представлять отчеты в Пенсионный фонд по каждому работающему российскому сотруднику Заказчика и сводный отчет в соответствии с требованиями персонифицированного учета. Вести налоговые карточки по налогу на доходы физических лиц и карточки по начислению страховых взносов на обязательное пенсионное, медицинское и социальное страхование работников Заказчика, в соответствии с требованиями законодательства, с передачей оригиналов Заказчику в конце налогового периода на бумажном носителе или в электронном виде.

Приказ о приеме на работу (Приказ - правовой акт, определяющий порядок образования, задачи, функции, права, обязанности и организацию работы структурных подразделений Общества или коллегиальных органов);

- Личная карточка;

- Приказ о переводе работника на другую работу;

- Приказ о перемене фамилии, имени, отчества;

- Приказ о прекращении действия трудового договора с работником;

- Приказы о поощрении и наложении дисциплинарного взыскания;

- Оформление и ведение трудовых книжек. Выдача дубликатов трудовых книжек. Хранение этих документов в соответствии с требованиями Правил ведения и хранения трудовых книжек;

- Уведомление работнику о необходимости явиться за трудовой книжкой (если он не забрал ее в день увольнения);

- Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, книга регистрации трудовых договоров;

Договор между Представительством и фирмой Инпредкадры регламентирует управление персоналом, то есть представляет собой правовой акт, издаваемый в целях установления правил, регулирующих отдельные стороны управленческой деятельности Общества, его служб, структурных подразделений и должностных лиц.

Договор по работе с персоналом, разработанный фирмой Инпредкадры и Ген. директором определяет сроки, последовательность и порядок оформления основных документов и служебных записок, разрабатываемых руководителями подразделений предприятия и подаваемых персоналом в соответствии с Трудовым Кодексом РФ.

В нем также определены следующие функции фирмы Инпредкадры:

Готовить и оформлять любые иные предусмотренные действующим трудовым законодательством документы, связанные с возникновением, реализацией, изменением и прекращением трудовых отношений между Заказчиком и работниками последнего с оплатой по тарифам Исполнителя.

Передавать проекты кадровых документов после их оформления по электронной почте, хранить копии этих документов в течение срока действия настоящего Договора.

Возвращать трудовые книжки по акту по истечении срока действия настоящего Договора или ранее по письменной просьбе Заказчика. Возврат трудовых книжек осуществляется лицу, предъявившему выданную Заказчиком доверенность на получение.

При предъявлении больничных листов производить их оформление и расчет размера пособий по временной нетрудоспособности российским сотрудникам.

Вести и представлять Заказчику (через его доверенное лицо, по факсу или по электронной почте) расчеты страховых взносов на обязательное пенсионное страхование в Пенсионном фонде РФ, на обязательное медицинское страхование в ФОМС и страховых взносов в Фонд социального страхования, страхового тарифа от несчастных случаев на производстве, а также налога на доходы российских сотрудников Заказчика (на основании данных, полученных от Заказчика в соответствии с п.3.8,3.17 настоящего Договора) не позднее одного дня перед днем выплаты зарплаты. (Форма предоставления сведений по расчету налогов и страховых взносов, а также расчетных листков по зарплате согласовывается с Заказчиком.)

Составлять и представлять в налоговые органы сведения о доходах физических лиц за год.

Составлять и предоставлять в Пенсионный фонд и Фонд обязательного медицинского страхования отчетность по страховым взносам в соответствии с установленными законодательством формами и сроками, на бумажных носителях или в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи.

Составлять и представлять отчеты в Фонд социального страхования в соответствии с его требованиями.

Составлять и представлять отчеты в Пенсионный фонд по каждому работающему российскому сотруднику Заказчика и сводный отчет в соответствии с требованиями персонифицированного учета.

Вести налоговые карточки по налогу на доходы физических лиц и карточки по начислению страховых взносов на обязательное пенсионное, медицинское и социальное страхование работников Заказчика, в соответствии с требованиями законодательства, с передачей оригиналов Заказчику в конце налогового периода на бумажном носителе или в электронном виде.

Передавать Заказчику копии отчетов с отметкой внебюджетного фонда об их сдаче.

Вести воинский учет военнообязанных российских работников Заказчика.

Оказывать по письменному запросу Заказчика следующие разовые услуги с оплатой по тарифам Исполнителя:

Оформлять и представлять документы в Пенсионный фонд для первичного получения, обмена и оформления дубликатов страховых свидетельств работников Заказчика в соответствии с требованиями Пенсионного Фонда РФ.

Оформлять документы для получения пенсии российским сотрудникам Заказчика, оформлять и представлять в Пенсионный фонд отчет по персонифицированному учету для назначения пенсии.

Составление и предоставление в налоговую службу Сведения о среднесписочной численности работников за предшествующий календарный год.

Составлять ежегодную декларацию о доходах иностранного физического лица.

Оказывать Заказчику информационные услуги по вопросам применения российского законодательства в сфере трудовых отношений и стандартов бухгалтерского учета.

Осуществлять регистрацию и перерегистрацию в налоговых органах, органах статистики и внебюджетных фондах, а также снятие с учета и оформление справок для а/к Эмирейтс эрлайн во внебюджетных фондах.

Обеспечивать полисами обязательного медицинского страхования иногородних работников Заказчика. При необходимости оказывать содействие в оформление трехстороннего договора.

Оказывать Заказчику консультационные услуги по визовым вопросам, связанным с въездом в Российскую Федерацию иностранцев, а также по вопросам оформления разрешений на работу и других необходимых документов для иностранцев, прибывших в Россию.

Оказывать содействие в оформлении необходимых документов для расчета больничного листа при производственной травме.

Производить расчет частично оплачиваемого отпуска по уходу за ребенком до 1,5 лет.

Предоставить Книгу учета трудовых книжек и вкладышей в них, Приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, Книгу регистрации трудовых договоров.

Оказывать иные услуги, в соответствии с уставными документами Исполнителя, с оплатой по тарифам Исполнителя.

Таблица 2.6 - Порядок работы Ген. директора Представительства с фирмой Инпредкадры с основными документами

№	Документ	Ответственный	Действия	Визирование/ утверждение	Срок
1	Заявление о приеме на работу	Инпредкадры	- Направление кандидата на медкомиссию - Оформление документов на прием работника в день, предшествующий дню фактического начала работы - Издается приказ	Инпредкадры Ген. директор Представительства	1 день
2	Заявление о расторжении трудового договора (увольнении)	- Инпредкадры - Ген. директор	- Оформляется в фирме Инпредкадры, регистрируется и направляется непосредственному руководителю подразделения - Оформление обходного листа - Издается приказ	- Ген. директор Представительства - Инпредкадры	за 2 недели
3	Заявление о предоставлении отпуска	- Инпредкадры - Ген. директор Представительства	- Оформляется лично работником - Издается приказ	- Ген. директор Представительства - Инпредкадры -	очередной за 10 дней; админист-ративный до 11.00 предшест-вующего дня
4	Служебная записка на нарушителя трудовой дисциплины	- Инпредкадры -Ген. директор Представительства	- Оформляется руководителем подразделения с приложением объяснения нарушителя и актом, составленным в присутствии мед. Работника или начальника караула (при нахождении работника в нетрезвом виде)	- Ген. директор Представительства	По факту нарушения

На основе Договора Представительства и фирмы Инпредкадры можно сделать вывод, что происходит дублирование руководства между фирмой и Ген. директором Представительства, что нарушает один из основных принципов управления персоналом - единство руководства. Такое же дублирование происходит еще по 7 функциям. Следовательно, суммарная трудоемкость выполнения этих функций повышается, и увеличиваются сроки, необходимые для принятия решений.

2.4.3 Схема функционального разделения труда в системе управления персоналом

Чрезмерное внимание уделяется контролю над выполнением функций, что также повышает временные и трудозатраты.

Необходимо делегировать полномочия по руководству рядом функций, что позволит избежать дублирования и сократит временные и трудозатраты.

В таблице 2.7 представлено функциональное разделение труда между Ген. директором Представительства и фирмой Инпредкадры и трудоемкость выполнения функций.

Таблица 2.7 - Функциональное разделение труда между Представительством и фирмой Инпредкадры

Функции	Генеральный директор Предстаительства	Фирма Инпредкадры	Трудоемкость функции (раз в месяц)
Разработка перспективных и текущих планов комплектования предприятия всеми категориями кадров	РАСОК	ИП	12
Анализ рынка труда с целью определения источников комплектования предприятия кадрами	РОК	ИП	5
Подбор, отбор и расстановка кадров	РОК	ИП	58
Проведение мероприятий по первичной и вторичной адаптации работников	РК	П	6
Организация обучения персонала, повышения квалификации	РК	ИПК	3
Планирование деловой карьеры сотрудников	РАСК	П	1
Организация деловой оценки персонала, аттестации	РК	ИП	4
Работа с кадровым резервом	Р	ИП	1
Разработка системы оплаты труда и материального стимулирования работников	РК		2
Разработка системы мотивации работников	РК		2
Оформление приема, увольнения, перевода сотрудников в соответствии с трудовым законодательством	РК	ИП	63
Учет личного состава предприятия	К	ИПК	2
Хранение и заполнение трудовых книжек, установленной документации по кадрам		ИПК	14
Изучение движения кадров, причин текучести кадров, разработка мер по их устранению	РК	ИП	4
Принятие мер по трудоустройству высвобождаемых работников			1
Осуществление контроля за соблюдением трудовой дисциплины и ПВТР	РАК	ИП	3
Составление всей установленной отчетности по вопросам кадров	РК	ИК	12
Выдача различного рода справок сотрудникам	К	ИПК	8
Доведение информации по важнейшим кадровым вопросам до всех категорий работников	РАК	П	1
Участие в разработке кадровой политики предприятия	РК	РК	2
Составление графиков сменности выходов на работу сотрудников предприятия, очередных отпусков	РК	ИПК	6
Подготовка документов по пенсионному страхованию	РК	ИП	14
Организация мероприятий по улучшению морально психологического климата на предприятии	РОК	П	2
Контроль за соблюдением правил охраны труда и техники безопасности	РК		6
Участие в разрешении трудовых конфликтов и споров	РОК		1

Р - руководит

А - анализирует

С - согласовывает

О - организует

И - исполняет

П - передает/получает информацию

К - контролирует

По функциям «Составление всей установленной отчетности по вопросам кадров», «Выдача различного рода справок сотрудникам» и «Составление графиков сменности выходов на работу сотрудников предприятия, очередных отпусков» контроль возложен на фирму Инпредкадры, хотя исполнение этих функций происходит в Представительстве под руководством Ген. Директора, что делает такую систему контроля бесполезной.

Достаточно, чтобы контроль осуществлялся Директором по кадрам и административным вопросам или Начальником отдела кадров, которые должны входить в собственный отдел по управлению персоналом в Представительстве.

2.5 Выводы и рекомендации по результатам анализа системы управления персоналом

Главное назначение службы управления персоналом (далее - СУП) состоит в том, чтобы не только руководствоваться в осуществлении кадровой политики интересами Представительства, но и действовать с учетом трудового законодательства, реализации социальных программ, принятых как на федеральном, так и на территориальном уровне.

Функции, структура и задачи СУП тесно связаны с характером развития экономики, пониманием руководством предприятия (организации) роли персонала в выполнении целей и задач, стоящих перед производством (организацией). Перечень работ, связанных с обеспечением эффективного управления персоналом, имеет относительно стандартный вид для всех предприятий. Это значит, что их реализация является необходимым и достаточным условием реализации задач и функций управления. Рассмотрев структуру управления персоналом сложившеюся в представительстве Эмирейтс эрлайн необходимо отметить ряд негативных моментов..

Конкретное построение СУП, распределение кадровой работы между фирмой Инпредкадры и Ген. директором Представительства зачистую носит номинальный характер. Многи функции прописаны в договоре с фирмой Инпредкадры дублируются Ген. директором. Так же следует отметить прежде всего, объем управленческих работ каждого вида, понимание руководством задач управления персоналом: несмотря на эффективность комплексного подхода к управлению персоналом, фирмой Инпредкадры во главу угла ставится, например, подбор кадров, Ген. директором Представительства - оценка результатов и оплата труда. Влияют также стиль и методы руководства, которые в фирме Инпредкадры использует российский опыт менеджмента, а у Ген. директора ориентирован на западный стиль управления, так как Представительство является дочерним предприятием компании Эмирейтс эрлайн (главный офис расположен в Лондоне).

При проектировании структуры службы управления персоналом и организации ее работы исходят из того, что существование какого-либо структурного подразделения оправданно лишь в определенных условиях (при определенной численности персонала, объеме управленческих работ данного вида). В других же условиях данная функция может быть поручена (передана) другому структурному подразделению или даже отдельному лицу в составе любого структурного подразделения.

Прежде всего, объем работ должен быть достаточным для загрузки как минимум двух-трех человек, чтобы можно было выделить отдельную группу (бюро) в составе отдела.

Организационно работа с кадрами в Представительстве Эмирейтс эрлайн продолжает оставаться распыленной по многим функциональным подразделениям заводоуправления. Более того, самостоятельной СУП с единым административным и методическим руководством вообще нет в Представительстве.

Исходя из вышеперечисленных задач в функциональных блоках, можно сделать вывод, что общей и главной задачей представительства Эмирейтс эрлайн является создания службы управления персоналом, что позволит обеспечить соответствия качественных и количественных характеристик персонала целям организации.

2.6 Задание на разработку организационного проекта

Цель разработки проекта: совершенствование управления персоналом с целью повышения эффективности работы Представительства а/к Эмирейтс эрлайн.

Основание для разработки проекта: распоряжение ген. Директора Представительства а/к Эмирейтс эрлайн.

Требования к построению субъекта управления: важнейшими принципами совершенствования процесса управления персоналом являются принципы экономичности и оперативности.

Основные мероприятия по созданию СУП

Разработать организационную структуру СУП

Разработать схемы функционального разделения труда по управлению персоналом

Разработать должностную инструкцию сотрудника, выполняющего функции управления персоналом

Разработать положение о системе управления персоналом

разработать штатное расписание представительства

Определить этапы внедрения данного проектного предложения

Просчитать социально-экономический эффект от организации СУП

Таким образом, основная кадровая политика Представительства а/к Эмирейтс эрлайн будет направлена на разработку предложения по совершенствованию процесса управления персоналом путем создания собственного отдела кадров.

Глава 3. Разработка единой службы управления персоналом в а/к Эмирейтс эрлайн

3.1 Разработка организационной структуры СУП

В современных условиях, служба управления персоналом является одним из основных структурных подразделений организации.

Сущность управления персоналом заключается в том, что работники, отвечающие требованиям организации, рассматриваются как стратегический ресурс, который необходимо привлечь, рационально разместить, мотивировать его деятельность, развивать, чтобы достичь стратегических целей организации.

Должность руководителя единой службы управления персоналом (директора по персоналу) относится к высшему уровню управления организации. В управлении персоналом принимают участие все линейные руководители.

Численность службы управления персоналом определяется руководством а/к Эмирейтс эрлайн.

Требования к квалификации работника службы: высшее профессиональное (юридическое, социологическое, психологическое, техническое, экономическое, либо специальное - «Управление персоналом») образование, для руководителя дополнительное требование - стаж работы по организации управления персоналом на инженерно-технических и руководящих должностях не менее 5 лет.

Работник единой службы управления персоналом, в зависимости от направления деятельности, должны знать: экономику, социологию и психологию труда; законодательные и нормативные правовые акты, методические материалы, касающиеся вопросов труда и социального развития; передовой отечественный и зарубежный опыт в области управления персоналом; конъюнктуру рынка рабочей силы и образовательных услуг; цели, стратегию развития и бизнес-план организации; основы технологии производства; экономику и организацию производства; особенности структуры организации; методику планирования и прогнозирования потребности в персонале; методы анализа количественного и качественного состава работающих; систему стандартов по труду, трудовых и социальных нормативов; порядок разработки и заключения трудовых договоров, коллективных договоров, правил внутреннего трудового поведения и регулирования трудовых споров; методы оценки работников и результатов их труда; формы и системы оплаты труда, его стимулирования; правила и нормы охраны труда; формы и методы обучения и повышения квалификации кадров; основы производственной педагогики; этику делового общения; основы организации делопроизводства; стандарты и унифицированные формы кадровой документации; методы обработки информации с применением современных технических средств, коммуникаций и связи, вычислительной техники.

Основная цель единой службы управления персоналом - обеспечение всех структурных подразделений организации в каждый отдельный период времени необходимым количеством работников нужной квалификации, мотивированными на высокопроизводительный труд, их закрепление на рабочих местах и дальнейшее всестороннее развитие.

В функциональном отношении под управлением персоналом организации подразумеваются следующие важнейшие элементы:

формирование кадровой политики и определение общей стратегии обеспечения организации работниками;

планирование потребности организации в персонале с учетом существующего кадрового состава;

поиск, привлечение, отбор и оценка персонала;

оформление трудовых отношений;

ознакомление с рабочим местом и условиями труда;

выбор (разработка) систем оплаты труда и социальных услуг;

развитие персонала;

управление карьерой;

управление затратами на персонал;

выявление социальной напряженности в коллективе и ее снятие, развитие отношений с представительными органами работников;

работа по созданию безопасных и комфортных условий труда и соблюдению правил охраны туда.

Организационная структура единой службы управления персоналом и численность каждого составляющего ее подразделения определяются ее функциями и зависят от численности работающих и этапов развития организации. В организациях с небольшой численностью персонала несколько специалистов службы управления персоналом могут выполнять все вышеназванные функции.

3.2 Разработка схемы функционального разделения труда по управлению персоналом

Предлагаем наиболее полную примерную структуру единой службы управления персоналом, рассчитанную на крупную организацию (рис. 3.1). Ряд отделов не имеют аналогов в прежней структуре управления, задачи других несколько изменены, дополнены.

Рис. 3.1 - Оргструктура службы по управлению персоналом

СУП осуществляет:

формирование стратегии и принципов работы с персоналом, реализуемых в повседневной деятельности всеми руководителями структурных подразделений организации;

разработку (впоследствии ежегодную корректировку) плана мероприятий по реализации кадровой политики;

обеспечение руководства и исполнителей информацией, необходимой для реализации кадровой политики;

анализ кадрового потенциала, его текущую и перспективную оценку;

разработку долгосрочных, среднесрочных прогнозов потребности организации в персонале;

сбор информации и анализ рынка труда;

эффективное распределение и использование занятых на предприятии работников, оптимизацию соотношения внутреннего и внешнего привлечения персонала.

социально-психологическую диагностику;

разработку критериев отбора персонала;

разработку штатного расписания, составление должностных инструкций персонала;

организацию отбора и оценки персонала;

взаимодействие с внешними структурами (службами занятости, учебными заведениями профессионального образования), обеспечивающими организацию необходимыми работниками;

поиск и привлечение работников;

ознакомление с рабочим местом и условиями труда;

разработку системы адаптации молодых специалистов и рабочих на производстве, включая подготовку специальных изданий и другой информации о предприятии, проведение "дней открытых дверей", церемоний поступления на работу;

определение принципов, форм и сроков аттестации персонала;

проведение аттестации работников;

формирование кадрового резерва.

разработку системы (сроков, форм, технологий) профессионально-квалификационного развития и обучения (подготовки, переподготовки, повышения квалификации) персонала;

организацию проведения мероприятий по развитию персонала, в т.ч. руководителей;

оценку эффективности подготовки, переподготовки, повышения квалификации работников;

развитие шефства-наставничества, организацию производственной практики студентов и учащихся;

разработку и внедрение системы продвижения по службе.

подготовку кадровых приказов;

оформление трудовых отношений (прием, увольнение, перемещение);

ведение личных дел;

учет перемещений, поощрений и увольнений;

делопроизводство системы управления персоналом.

разработку систем оплаты труда, видов материального и морального стимулирования работников;

определение системы показателей труда;

установление системы стимулов, компенсаций, льгот, обеспечение процесса участия работников в распределении прибылей;

нормирование и тарификацию этапов трудового процесса.

анализ и регулирование групповых и межличностных отношений, конфликтов;

выявление социальной напряженности в коллективе и ее снятие;

развитие отношений с представительными органами работников;

участие в подготовке коллективного договора, контроль за ходом его выполнения;

правовые услуги персоналу;

согласование распорядительных документов по кадрам.

управление охраной труда;

контроль за соблюдением законов и иных нормативных правовых актов по охране труда;

работу по профилактике производственного травматизма, профессиональных и производственно обусловленных заболеваний;

аттестацию рабочих мест по условиям труда;

пропаганду вопросов охраны труда;

проведение инструктажей, обучение, проверку знаний требований охраны труда работников;

планирование мероприятий, составление статистической отчетности по установленным формам, ведение документации по охране труда;

оперативный контроль за состоянием охраны труда в организации и ее структурных подразделениях;

участие в реконструкции производства и организации мероприятий, направленных на улучшение условий труда работников организации;

расследование и учет несчастных случаев на производстве.

организацию общественного питания;

управление жилищно-бытовым обслуживанием;

развитие культуры и физического воспитания;

обеспечение отдыха, медицинского и транспортного обслуживания;

обеспечение детскими дошкольными учреждениями;

работу с ветеранами труда.

На основе Положения об СУП, Должностной инструкции ведущего менеджера по персоналу была составлена схема функциональных взаимосвязей СУП с другими подразделениями Эмирейтс эрлайн, (Таблица 3.1).

Таблица 3.1 - Схема функциональных взаимосвязей службы управления персоналом с другими подразделениями Эмирейтс эрлайн

Функции	Генеральный директор	Менеджер службы управления персоналом	Финансовый директор	Директор представительства	Директор грузового терминала	Начальник отдела бронирования	Главный бухгалтер	Зам. директора Представительства	Зам. директора грузового терминала	Супервайзеры
Разработка перспективных и текущих планов комплектования предприятия всеми категориями кадров	Р	РАОК	АС	АОИ	АИ	А	П	А	АИ	С
Анализ рынка труда с целью определения источников комплектования предприятия кадрами		РК
Подбор, отбор и расстановка кадров	Р	РАОК	АС	С	АС	АС	П		С	С
Проведение мероприятий по первичной и вторичной адаптации работников		РОК
Организация обучения персонала, повышения квалификации		РОК	С	С	С	С	П	С
Планирование деловой карьеры сотрудников	Р	РАО	С	С	С	С	П	С
Организация деловой оценки персонала, аттестации		РАОК	С	С		С	П	С
Работа с кадровым резервом		Р
Разработка системы оплаты труда и материального стимулирования работников	Р	РК	РС	АСОИК	АСИК	С	П	С
Разработка системы мотивации работников		РК
Оформление приема, увольнения, перевода сотрудников в соответствии с трудовым законодательством		РК			С				С
Учет личного состава предприятия		К		АСИК	АСИК				С
Хранение и заполнение трудовых книжек, установленной документации по кадрам
Изучение движения кадров, причин текучести кадров, разработка мер по их устранению		РК		АСИК	АСИК				С
Принятие мер по трудоустройству высвобождаемых работников
Осуществление контроля за соблюдением трудовой дисциплины и ПВТР	Р	РАК
Составление всей установленной отчетности по вопросам кадров		РК		АСИ	АСИ
Выдача различного рода справок сотрудникам		К			ИК
Доведение информации по важнейшим кадровым вопросам до всех категорий работников		РАК					П
Участие в разработке кадровой политики предприятия	Р	РК	С	С		С		С		С
Составление графиков сменности выходов на работу сотрудников предприятия, очередных отпусков		РК		С	СИК
Подготовка документов по пенсионному страхованию		РК			СК
Организация мероприятий по улучшению морально -психологического климата на предприятии	Р	РОК						С
Контроль за соблюдением правил охраны труда и техники безопасности		РК
Участие в разрешении трудовых конфликтов и споров	С	РОК								АСИК

При составлении данной таблицы были использованы следующие условные обозначения: Р - руководит; А - анализирует; С - согласовывает; О - организует; И - исполняет; П - передает/получает информацию; К - контролирует

По функции «Разработка перспективных и текущих планов комплектования предприятия всеми категориями кадров» происходит дублирование руководства, что нарушает один из основных принципов управления персоналом - единство руководства. Такое же дублирование происходит еще по 7 функциям. Следовательно, суммарная трудоемкость выполнения этих функций повышается, и увеличиваются сроки, необходимые для принятия решений. Чрезмерное внимание уделяется контролю над выполнением функций, что также повышает временные и трудозатраты. Необходимо делегировать полномочия по руководству рядом функций, что позволит избежать дублирования и сократит временные и трудозатраты. В таблице 3.2 представлено функциональное разделение труда в СУП и трудоемкость выполнения функций.

Таблица 3.2 - Функциональное разделение труда в СУП Эмирейтс эрлайн

Функции	Ген. директор	Ведущий менеджер по персоналу	Трудоемкость функции (раз в месяц)
Разработка перспективных и текущих планов комплектования предприятия всеми категориями кадров	РАСОК	АСОИКП	12
Анализ рынка труда с целью определения источников комплектования предприятия кадрами	РОК	АСОИП	5
Подбор, отбор и расстановка кадров	РОК	АСОИП	58
Проведение мероприятий по первичной и вторичной адаптации работников	РК	АСОИП	6
Организация обучения персонала, повышения квалификации	РК	АСОИПК	3
Планирование деловой карьеры сотрудников	РАСК	АСОИ	1
Организация деловой оценки персонала, аттестации	РК	АСОИП	4
Работа с кадровым резервом	Р	АОИП	1
Разработка системы оплаты труда и материального стимулирования работников	РК	СИ	2
Разработка системы мотивации работников	РК	АСОИ	2
Оформление приема, увольнения, перевода сотрудников в соответствии с трудовым законодательством	РК	СОИП	63
Учет личного состава предприятия	К	АОИПК	2
Хранение и заполнение трудовых книжек, установленной документации по кадрам		РОИПК	14
Изучение движения кадров, причин текучести кадров, разработка мер по их устранению	РК	АСОИ	4
Принятие мер по трудоустройству высвобождаемых работников		ОК	1
Осуществление контроля за соблюдением трудовой дисциплины и ПВТР	РАК	АОИПК	3
Составление всей установленной отчетности по вопросам кадров	РК	РАСОИК	12
Выдача различного рода справок сотрудникам	К	РСОИК	8
Доведение информации по важнейшим кадровым вопросам до всех категорий работников	РАК	АСОИПК	1
Участие в разработке кадровой политики предприятия	РК	СИП	2
Составление графиков сменности выходов на работу сотрудников предприятия, очередных отпусков	РК	АСОИПК	6
Подготовка документов по пенсионному страхованию	РК	АСОИПК	14
Организация мероприятий по улучшению морально психологического климата на предприятии	РОК	СОИПК	2
Контроль за соблюдением правил охраны труда и техники безопасности	РК	СП	6
Участие в разрешении трудовых конфликтов и споров	РОК	СИ	1

По функциям «Составление всей установленной отчетности по вопросам кадров», «Выдача различного рода справок сотрудникам» и «Составление графиков сменности выходов на работу сотрудников предприятия, очередных отпусков» контроль возложен на всех работников системы управления персоналом, хотя исполнение этих функций происходит в СУП под руководством Директора по кадрам и административным вопросам, что делает такую систему контроля бесполезной.

Достаточно, чтобы контроль осуществлялся Директором по кадрам и административным вопросам или Начальником СУП.

Самыми трудоемкими являются функции «Подбор, отбор и расстановка кадров», «Оформление приема, увольнения, перевода сотрудников в соответствии с трудовым законодательством», что связано с большой численностью персонала на предприятии.

При этом функции «Проведение мероприятий по первичной и вторичной адаптации работников» и «Принятие мер по трудоустройству высвобождаемых работников» выполняются гораздо реже по сравнению с функциями найма и увольнения. Это говорит о том, что на предприятии не разработана система адаптации и, как правило, не принимаются меры по трудоустройству высвобождаемых работников.

Периодичность выполнения функции «Участие в разрешении трудовых конфликтов и споров» свидетельствует о благоприятном морально-психологическом климате на предприятии.

В целом функциональное разделение труда в системе управления персоналом можно охарактеризовать как рациональное. При этом следует отметить, что наибольший объем работ приходится на Начальника СУП, в то время как Директор по кадрам и административным вопросам практически не принимает участие в выполнении функций по управлению персоналом, а лишь руководит и контролирует их выполнение.

3.3 Разработка должностных инструкций сотрудника, выполняющего функции управления персоналом

Деятельность кадровых работников регламентируется соответствующими Должностными инструкциями

Разработка должностной инструкции ведущего менеджера по персоналу

Общие положения

1.1. Должностная инструкция определяет функциональные обязанности ведущего менеджера по персоналу.

1.2. Ведущий менеджер по персоналу подчиняется непосредственно Директору по кадрам и административным вопросам.

1.3. Ведущий менеджер по персоналу назначается на должность и освобождается от нее Генеральным директором.

1.4. На должность ведущего менеджера по персоналу назначаются лица с высшим профессиональным образованием и стажем работы не менее 5 лет.

1.5. Ведущий менеджер по персоналу должен владеть:

Законодательством о труде, в том числе правами и обязанностями работников, режимом их работы;

Формами, видами и методами профессионального обучения, методами планирования подготовки повышения квалификации персонала, порядком работы с персоналом, подготовки кадров и повышение квалификации работников;

Порядком избрания (назначения) на должность;

Структурой управления предприятия;

Правилами внутреннего трудового распорядка;

Основами перспективного развития предприятия, его финансово-хозяйственной деятельности;

Организацией работы с документами, составлением документации и ее хранением;

Компьютером на уровне уверенного пользователя, в том числе уметь пользоваться специальными компьютерными программами;

Культурой труда и служебной этикой.

Должностные обязанности

2.1. Выполняет работу по комплектованию предприятия кадрами требуемых профессий, специальностей и квалификаций.

2.2. Принимает участие в работе по подбору, отбору, расстановке кадров.

2.3. Проводит изучение и анализ должностей и профессионально-квалификационной структуры предприятия, установленной документации по учету кадров, связанной с приемом, переводом, трудовой деятельностью и увольнением работников, результатов аттестации работников и оценки их деловых качеств с целью определения текущей и перспективной потребности в кадрах.

2.4. Участвует в изучении рынка труда для определения источников удовлетворения потребности в кадрах, установление и поддержание прямых связей с учебными заведениями.

2.5. Принимает участие в разработке и перспективных планов по труду.

2.6. Участвует в подготовке предложений по развитию персонала, планированию деловой карьеры, обучению и повышению квалификации кадров, а также в оценке эффективности обучения.

2.7. Принимает участие в организации работы, методическом и информационном обеспечении квалификационных, аттестационных, конкурсных комиссий, оформление их решений.

2.8. Контролирует своевременное оформление приема, перевода, и увольнения работников, выдачу справок об их настоящей и прошлой трудовой деятельности, соблюдение правил, хранение и заполнение трудовых книжек, подготовку документов для установления льгот и компенсаций, оформления пенсий работникам и другой установленной документации по кадрам, а также внесение соответствующей информации в банк данных о персонале предприятия.

2.9. Контролирует составление графиков сменности и выходов на работу работников предприятия, графиков очередных отпусков.

2.10. Составляет установленную отчетность.

2.11. Бережет имущество предприятия, не разглашает информацию и сведения, являющиеся коммерческой тайной предприятия.

2.12. Соблюдает сам и контролирует соблюдение работниками трудовой и производственной дисциплины, правил и норм охраны труда.

2.13. Способствует созданию благоприятного делового и морального климата на предприятии.

2.14. Осуществляет контроль над оформлением должностных инструкций по всем структурным подразделениям.

2.15. Осуществляет контроль по ведению записей в трудовых книжках работников предприятия, несет ответственность за их хранение.

2.16. Оформляет командировки персоналу предприятия.

2.17. Оформляет приказы по личному составу о нарушениях трудовой дисциплины и поощрениях.

2.18. Осуществляет работу с биржами труда по подбору рабочих и специалистов.

2.19. Оформляет документы по сокращению штатов.

2.20. Оформляет трудовые соглашения, договоры по оплате за обучение и проделанную работу сторонними специалистами.

2.21. Организует комиссии по проверке знаний и повышению разрядов.

2.22. Оформляет приказы по повышению квалификации рабочих.

2.23. Оформляет документацию и работает с подразделениями по приему на предприятие практикантов и учащихся подшефной школы.

2.24. Выполняет отдельные поручения директора по кадрам и административным вопросам.

Права ведущего менеджера по персоналу

3.1. Вносит предложения по совершенствованию работы с кадрами, связанной с предусмотренной данной Должностной инструкцией обязанностями.

3.2. Запрашивает от функциональных отделов и служб необходимые материалы и объяснения, заявки о потребности в кадрах и другие необходимые документы, касающиеся кадровой деятельности.

3.3. Визирует документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции.

3.4. Дает распоряжения и указания по кругу вопросов входящих в его функциональные обязанности.

3.5. Требует от работников предоставления документов, необходимых для учета кадрового состава предприятия и предусмотренных действующим трудовым законодательством.

3.6. Вносит предложения администрации предприятия по улучшению работы, относящиеся к функциональным обязанностям ответственного за работу с кадрами и всего предприятия в целом.

Ответственность

Ведущий менеджер по персоналу несет ответственность:

4.1. За неисполнение своих функциональных обязанностей, предусмотренных настоящей Должностной инструкцией.

4.2. За недостоверную информацию о состоянии выполнения полученных заданий и поручений, нарушения сроков их исполнения.

4.3. За нарушение приказов, распоряжение Генерального директора, директора по кадрам и административным вопросам.

4.4. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, правил противопожарной безопасности и техники безопасности, установленных на предприятии. Составим функциональный блок СУП

Таблица 3.3 - Состав функциональных блоков по управлению персоналом

Функциональный блок	Содержание задач в функциональном блоке
1	2
Определение потребности в персонале	Планирование качественной потребности персонале. Выбор методов расчета количественной потребности в персонале. Планирование количественной потребности в персонале.
Обеспечение персоналом	Получение и анализ маркетинговой (в области персонала) информации. Разработка и использование инструментария обеспечения потребности в персонале. Отбор персонала, его деловая оценка.
Развитие персонала	Планирование и реализация карьеры и служебных перемещений. Организация и проведение обучения.
Мотивация результатов труда и поведения персонала	Управление содержанием и процессом мотивации трудового поведения. Управление конфликтами. Использование монетарных побудительных систем: оплата труда, участие персонала в прибылях и капитале предприятия. Использование немонетарных побудительных систем: групповая организация и социальные коммуникации, стиль и методы руководства, регулирование рабочего времени.
Правовое и информационное обеспечение процесса управления персоналом	Правовое регулирование трудовых взаимоотношений. Учет и статистика персонала. Информирование коллектива и внешних организаций по кадровым вопросам. Разработка кадровой политики.

Исходя из вышеперечисленных задач в функциональных блоках, можно сделать вывод, что общей и главной задачей службы управления персоналом является обеспечение соответствия качественных и количественных характеристик персонала целям организации.

3.4 Разработка положения о системе управления персоналом

Основой для системы управления персоналом Представительства являются документы, ее характеризующие, и интервью с сотрудниками СУП.

Основными нормативными актами, регламентирующими деятельность СУП, являются Положение об СУП.

Положение - правовой акт, определяющий порядок образования, задачи, функции, права, обязанности и организацию работы структурных подразделений Общества или коллегиальных органов.