Анализ системы управления документацией и записями на примере предприятия ОСЗН Первореченского района г. Владивостока

получение информации о ходе и результатах исполнения;

запись хода и результатов исполнения в карточке контролируемого документа;

регулярное информирование руководителей о состоянии и результатах исполнения;

сообщение о ходе и результатах исполнения документов на оперативных совещаниях, заседаниях коллегиальных органов;

снятие документов с контроля по указанию руководителей;

формирование картотеки исполненных документов.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после исполнения заданий, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются в контрольной карточке и на самом исполненном документе [8].

2.2.3 Систематизация дел

Для обеспечения правильного формирования и учета дел предприятия должна составляться номенклатура дел.

Номенклатура - это систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке. В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности предприятия, кроме технической документации и печатных изданий.

Номенклатура дел предприятия разрабатывается специалистом, ответственным за организацию работы с документами.

Номенклатура дел составляется по установленной форме (и включает реквизиты:

наименование предприятия; наименование вида документ; дату; индекс;

место составления; гриф утверждения; заголовок к тексту; текст; подпись;

гриф согласования (одобрения).

Содержательная часть номенклатуры дел представляет собой таблицу из пяти граф: индексы дел, заголовки дел, количеств дел (томов, частей), и № статьи по перечню, примечания.

Порядок расположения заголовков внутри разделов и подразделов определяется важностью документов, входящих в дело. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, далее - содержащих плановые и отчетные документы, затем остальные заголовки в порядке убывания сроков хранения документов.

В номенклатуру дел предприятия также включаются справочные карточки, журналы учета документов.

При оформлении номенклатуры дел необходимо оставлять в каждом ее разделе резервные номер дел (свободное место), которые могут быть использованы в дальнейшем для внесения заголовков дел, не предусмотренных в номенклатуре дел, но сформированных в течении календарного года.

По окончании календарного года в номенклатуре дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел относительно постоянного и временного сроков хранения [9].

2.2.4 Формирование дел

При формировании дел необходимо учитывать следующие требования

документы постоянного и временного сроков хранения необходимо группировать в дела раздельно;

подлинники оделять от копий;

годовые планы и отчеты - от квартальных и месячных;

утвержденные документы - от их проектов;

включать в дело по одному экземпляру каждого документа.

Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями гос. стандартов и других нормативных актов.

В дело группируются документы одного календарного года, кроме переходящих дел, не закрывающихся по окончании календарного года.

Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, к которым они относятся.

Документы, помещенные в дело должны иметь подписи, дату, индекс, копии - заверительную надпись, отметку “В дело”.

Документы в деле должны располагаться в определенном порядке: сначала помещают основной документ и относящиеся к нему приложения, а затем в хронологическом порядке идут документы, возникающие по мере решения вопроса. Запрещается подшивать в дело неисполненные документы, разрозненные экземпляры документов, документы подлежащие возврату, дублирующие документы.

2.2.5 Подготовка документов к архивному хранению

Значение и практическая ценность документов предприятия различны. Одни документы используются длительное время для справочно-информационной работы, другие очень быстро утрачивают свою значимость.

Для долговременного хранения документов создается архив предприятия.

Для ведения архива выделяется штатная должность “архивист” или его функции приказом руководителя возлагаются на одного из работников предприятия, компетентного в вопросах делопроизводства.

В задачи архива входят:

прием, учет и хранение документов, законченных делопроизводством;

информационно-справочная работа по архивным документам предприятия;

организационно-методическая помощь по ведению делопроизводства.

Специалистами установлен оптимальный срок использования документов в делопроизводстве - 3 года. После истечения этого срока решается дальнейшая “судьба” документов: передать ли их в архив предприятия; уничтожить или оставить для дальнейшего использования в делопроизводстве.

Для определения сроков хранения документов, подготовки документов к архивному хранению и отбора документов для уничтожения не предприятии создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК), которая назначается приказом руководителя предприятия и состоит из трех человек. Комиссия совместно с архивистом должна проводить ежегодный отбор документов для архивного хранения и уничтожения тех документов, сроки которых истекли. ЭК является совещательным органом. Его решения по хранению или уничтожению вступают в силу после их утверждения их руководителем предприятия.

Все дела, подготовленные на архивное хранение делятся на 2 группы:

дела по личному составу;

дела по основной (производственной )деятельности.

На каждую группу дел составляются отдельные описи: опись №1 (дела по основной деятельности) и опись №1 л/с (дела по личному составу). Опись составляется на документы одного года. Дела в опись вносятся по степени важности. В конце каждой описи указывается цифрами и прописью количество дел, включенных в нее. Каждое дело в описи получает своей порядковый номер, который затем проставляется на обложке соответствующего дела.

Вместе с делами в архив предприятия передаются журналы регистрации или регистрационные картотеки на документы. Только после передачи документов в архив предприятия разрешается производить уничтожение документов, включенных в акт [8].

2.2.6 Роль документации при создании СМК

Внедрение эффективной СМК требует создания относительно небольшого числа (по отношению к уже имеющимся) дополнительных документов, именно тех, которые необходимы для комплексного системного управления организацией.

Для выполнения своих процессов руководители и исполнители используют те или иные необходимые им документы, имеющиеся в организации:

правовые;

организационно-распорядительные;

планово-финансовые;

внешние нормативные;

внутренние нормативные;

технические.

Основная часть документов, необходимых для той или иной деятельности, имеется в любой организации, независимо от наличия или отсутствия в ней СМК.

В большинстве организаций все документы разрозненны, "работают" каждый на своем уровне, не образуя единой системы. Бывает так, что одно подразделение не знает, какие документы есть в другом. Подразделения создают свои формы документов, и каждое по-своему ими управляет или не управляет вовсе.

Для того что бы построить единую структуру документации - каркас СМК, необходимо упорядочить имеющиеся в любой организации.

Любая организация создается и осуществляет свою деятельность на основе действующего законодательства. Следовательно, организация имеет правовую документацию, включающую лицензионные документы, дающие ей юридическое право заниматься своей деятельностью. Эта документация "закладывает фундамент" организации - формирует "нулевой цикл" в структуре документации.

Состав документов «нулевого цикла»:

лицензионные документы;

распоряжения вышестоящих организаций;

постановления правительства РФ;

законы РФ (в том числе касающиеся качества, экологии, промышленной безопасности).

Существует еще «базовый уровень» документов:

организационно распорядительная документация (устав организации, организационная структура, положение о подразделениях, штатное расписание, должностные инструкции, служебные записки, приказы и распоряжения руководства, приказы и распоряжения вышестоящих органов, переписка с другими организациями, переписка с другими организациями);

документы по стратегическому и оперативному планированию(стратегический план, бизнес план, планы работ по созданию, внедрению и совершенствованию СМК);

методические документы (методическая инструкция о разработке положения о подразделении, методическая инструкция по разработке должностной инструкции, методическая инструкция по разработке документированных процедур, методическая инструкция по описанию процессов, методические рекомендации по по внедрению методов статистического управления процессами в организации, методические рекомендации по внедрению постоянного улучшения процессов СМК);

внешние нормативные документы (международные стандарты, региональные стандарты, технические регламенты, национальные стандарты РФ, документы органов Государственного надзора)

внутренние нормативные документы (договора и контракты с внешними поставщиками и потребителями, стандарты организации на продукцию, стандарты организации на технологические процессы, стандарты организации на методы испытаний, контроля, и измерений, альбом бланков)

внутренние технические документы (проектно конструкторские документы, ТУ на продукцию, технологические регламенты, технологические инструкции, технологические и маршрутные карты, инструкции по технике безопасности, метрологические аттестованные методики испытаний (измерений)).

На основе всех вышеперечисленных документов осуществляется работа организации. Создание и внедрение эффективно действующей СМК, соответствующей принципам, критериям и рекомендациям, сформулированным в стандартах ИСО серии 9000- достижение системного подхода к управлению документами и единой структурой документации.

Разработку, использование и управление документацией следует оценивать на основе таких критериев:

Функциональность (скорость обработки);

Простота в использовании;

Потребность в ресурсах;

Политика и цели;

Текущие и будущие требования (относящиеся к менеджменту знаний);

Сравнение с лучшими системами документации;

Взаимодействия потребителей, поставщиков и т.д.

Организации необходимы дополнительные документы для создания эффективной СМК.

Стандарты ИСО серии 9000 обращают внимание на то, что "организация - это группа работников и необходимых средств с распределением ответственности, полномочий и взаимоотношений" (п. 3.3.1 стандарта ИСО 9000:2000). А "организационная структура - распределение ответственности, полномочий и взаимоотношений между работниками" (п. 3.3.2 стандарта ИСО 9000:2000). Оба определения не отражают того, что организация - живой организм, сложная система взаимосвязанных элементов, в процессе взаимодействия которых рождается новое качество, не присущее ни одному из элементов в отдельности. Именно на создание такой системы и ориентированы стандарты ИСО серии 9000.

Надо сделать так, чтобы руководство и персонал организации работали как единый слаженный механизм, как команда единомышленников, объединенных одной целью. Для этого, во-первых, надо создать систему горизонтального взаимодействия участников внутриуровневых процессов, протекающих на каждом уровне структуры организации; во-вторых, создать четкие взаимодействия внутриуровневых процессов с процессами управления.

Воплотить это в жизнь поможет только эффективная система менеджмента, которая позволит всему персоналу организации почувствовать себя единой командой, стремящейся к достижению общей цели. При этом процессный подход, положенный в основу создания такой системы, обеспечит возможность целенаправленно улучшать отдельные процессы и деятельность организации в целом на основе согласованных усилий всех участников процессов.

Генеральный директор на своем уровне должен разработать и довести до персонала видение организации - ту саму единую объединяющую цель, которой организация должна достичь через три-пять-десять лет. Затем команде высшего руководства надо определить все заинтересованные стороны организации, их требования и ожидания, с учетом этих требований определить приоритетные направления развития организации и разработать (или пересмотреть) "стратегический план" и "бизнес-план".

После разработки этих документов генеральному директору надо сформулировать Политику в области качества, т.е. определить, что и в каких направлениях организация намеревается сделать в будущем году. Этот документ открывает возможности для начала процесса оперативного планирования работ в области улучшения деятельности организации. Для того чтобы спланировать работы на ближайший год, надо поставить цели, т.е. чего именно надо добиться всему персоналу организации, чтобы к концу года реализовать политику. При формулировании политики и постановке целей руководству надо учитывать требования потребителей, других заинтересованных сторон организации и действующего законодательства страны. Организация должна осуществлять свою деятельность, т.е. выполнять все процессы для реализации политики и достижения реальных целей, поставленных руководством и согласованных со всеми сотрудниками.

Далее разрабатывается руководство по качеству. Руководство по качеству - документ, в котором организация описывает всю свою систему менеджмента с указанием области ее применения; детально обосновывает любое исключение; приводит документированные процедуры (или ссылки на них), а также описания и взаимодействия процессов, охватываемых системой менеджмента качества.

Необходимо "состыковать" все процессы, как между собой, так и с процессами управления, и, таким образом, заставить работать все уже имеющиеся в организации документы. Следовательно, надо разработать дополнительные системные документы - процедуры СМК.

Необходимо определить цели и критерии оценки (показатели качества) процессов и анализировать эти процессы, идентифицировать несоответствия, находить и устранять причины их появления. Надо повышать результативность процессов с целью удовлетворения потребностей и ожиданий своих внутренних и внешних потребителей и других заинтересованных сторон. Как минимум, надо уметь определять несоответствия и управлять ими, осуществлять корректирующие воздействия, а при необходимости, разрабатывать и выполнять предупреждающие действия. Следовательно, организации надо управлять своими процессами с помощью пяти обязательных документированных процедур СМК:

"Управление документацией",

"Управление записями",

"Управление несоответствующей продукцией",

"Корректирующие действия",

"Предупреждающие действия".

"Внутренние проверки".

Все эти процедуры - системные документы, способствующие повышению открытости организации, делающие ее прозрачной как для самих сотрудников, так и для всех заинтересованных сторон организации. Результативность работы персонала по этим процедурам свидетельствует о наличии в организации грамотного системного подхода к своей деятельности и ее улучшению. Пронизывая все уровни управления организацией, документы интегрируют различные виды деятельности в единую систему. Применение этих системных документов обеспечивает эффективность всей системы менеджмента организации.

Содержание процедуры предусматривает:

Область применения (назначение процедуры и область ее распространения).

Нормативные ссылки (перечень ссылочных нормативных документов).

Термины, определения, сокращения.

Общие положения.

Изложение основного текста.

Полномочия и ответственность.

Приложения (при необходимости).

При выполнении, мониторинге, анализе процессов, а также при управлении ими рождаются записи, в том числе регламентированные документированными процедурами. Записи - оперативные отчетные данные о качестве выполняемых работ. Это особый вид документов, формирующий базу объективных и достоверных данных, подлежащих анализу и статистической обработке. На основе анализа этих данных принимаются решения об улучшении деятельности (процессов). Записи позволяют организации решать вопросы по претензиям потребителей и других заинтересованных сторон на любом уровне, вплоть до арбитражного суда.

Записи - документация по подтверждению качества.

Записи делятся на 3 вида:

Первичные (Визовый лист согласования, договора, Чек-листы внутренних и внешних аудитов (протоколы несоответствий), Протоколы испытаний продукции и параметров производственной среды, Сертификаты калибровки средств измерений, Протоколы обучения и повышения квалификации персонала, Акты о состоянии зданий, помещений, оборудования, рабочих мест, Перечни оборудования, средств измерений, испытаний контроля, документации и т.п., Контрольные листки, карты и схемы, потоков процессов, контрольные карты Шухарта, Рабочие журналы, Заполненные анкеты для оценки поставщиков, удовлетворенности потребителей и других заинтересованных сторон, Записи о выполнении планов, графиков, смет)

Результаты анализа первичных записей (Отчеты по удовлетворенности, потребителей и других заинтересованных сторон, Отчеты по результативности обучения персонала, Отчеты по эксплуатации зданий и оборудования, Отчеты по самооценке, Отчеты по анализу и улучшению процессов, Отчеты по внутренним и внешним аудитам смк, Отчеты о состоянии средств измерений, Отчеты о состоянии зданий и оборудования, Перечень одобренных поставщиков, Отчеты о выполнении планов, графиков, смет)

Принятые решения по улучшению процессов, продукции, СМК (Протоколы совещаний координационных и научно технических советов, Протоколы заседаний совета по качеству, Приказы, распоряжения по результатам анализа со стороны руководства)

Всеми видами документов и записей надо управлять. Управление документами и записями - это процессы, которые пронизывают всю деятельность организации и делают ее прозрачной как для руководителей и сотрудников, так и для всех ее заинтересованных сторон.

Руководству и сотрудникам организации необходимо понять, что документы - их помощники, и они сами определяют необходимость в разработке того или иного документа, когда осуществляют свои процессы. При этом надо помнить, что создание любого документа стоит денег. Поэтому не надо стремиться разрабатывать как можно больше документов, ибо не от их количества зависит эффективность деятельности организации, а от их качества (простоты, краткости, логики построения и дружелюбия пользователя). Всем, кто разрабатывает документы, необходимо учить пользователей с ними работать [17].

3 Анализ системы управления документацией и записями на примере предприятия ОСЗН Первореченского района г. Владивостока

Для анализа системы управления документацией был выбран ОСЗН Первореченского района г. Владивостока.

Отдел социальной защиты населения (ОСЗН) - это отдел, работающий с людьми, которым необходима социальная помощь. В ОСЗН можно получить консультацию по вопросам назначения выплат социального характера, предоставления льгот, субсидий, адресной помощи, а также по другим вопросам социальной защиты населения; зарегистрировать льготы по ЖКУ; подать документы на установление льготных статусов; подать документы на оформление мер социальной поддержки и помощи, социальных гарантий, предусмотренных федеральным и краевым законодательством, а также реализуемых в рамках Губернаторской программы «Социальная защита населения», действующей в целях повышения жизненного уровня населения Приморского края.

3.1 Управление документацией в ОСЗН

Отдел социальной защиты населения по административно территориальному управлению Первореченского района является подразделением Департамента Социальной Защиты Населения, по - этому службы ДОУ в отделе нет. Приемом входящих документов их рассмотрением, регистрацией занимается начальник отделения по работе с предприятиями и учреждениями, остальными организационно распорядительными документами занимается начальник отдела.

Структура документации отдела представлена в таблице 1.

Таблица 1- Структура документации

Виды документов	Состав документов
Организационно распорядительная документация	Положение о территориальном отделе Депратамента Должностные инструкции Приказы начальника отдела социальной защиты по АТУ Первореченского района Приказы распоряжений департамента социальной защиты Администрации Приморского края. Копии
Справочно-информационная документация	Переписка с Фондом социального страхования по вопросам назначения и выплаты пособий Переписка с органими прокуратуры, суда,другими учреждениями и организациями Переписка по вопросам определения граждан в дома-интернаты Акты, справки, протоколы
Документы по стратегическому, оперативному планированию и отчетности	Планы работы отдела Годовой Квартальный Ежемесячные отчеты о работе отделения приема граждан по социальным вопросам
Нормативно правовые акты	Сборники нормативно правовых актов и законов РФ
Методические документы	Методическая инструкция по заполнениям базы данных Методические рекомендации по организации работ подразделений
Виды документов	Состав документов
Внешние нормативные документы	Федеральные законы Указы президента РФ Постановления, распоряжения Привательства РФ, Приказы Министерства здравоохранения и социального развития РФ. Копии Законы Приморского края, постановления, распоряжения Губернатора Приморского края,
Внутренние нормативные документы	Положения, рекомендации, указания по вопросам социальной защиты

Организационная структура представлена на рисунке 1.



Рисунок 1- Организационная структура ОСЗН

На основании организационной структуры и структуры документов отдела, было выделено 3 основных информационных потока:

Входящие в организацию документы (письма, приказы, распоряжения) Большая часть входящих документов, которые обрабатывает начальник отделения по работе с предприятиями и учреждениями, адресована начальнику ОСЗН, остальные письма руководителям структурных подразделений и конкретным исполнителям. На рисунке 2 представлена схема распределения потока входящих документов.



Рисунок 2- Схема распределения потока входящих документов

2. Внутренние документы, то есть создаваемые внутри организации и передаваемые из одного подразделения в другое (приказы, распоряжения, инструкции, акты и т.д.) Рисунок 3



Рисунок 3- Схема потока внутренних документов

3. Исходящие документы - информация, направляемая в другие организации (письма и ответы на письма, отчеты, и т.д.) Рисунок 4



Рисунок 4-схема потока исходящих документов

3.2 Прохождение и исполнение документов разных документопотоков по подразделениям предприятия

документация международный стандарт социальный

Рассмотрим этапы обработки входящих документов на примере входящего письма адресованного начальнику отдела:

После вскрытия конверта начальник отделения производит предварительное рассмотрение письма, на основании которого он принимает решение направить документ руководителю. (Конверты с пометкой "лично" не вскрываются).

Начальник отделения по работе с предприятиями и учреждениями регистрирует письмо в журнале регистрации входящих документов (приложение 1). Письмо получает входящий номер. При регистрации также фиксируется дата его поступления в организацию.

Начальник отделения передает письмо начальнику ОСЗН.

Начальник ОСЗН рассматривает документ и с резолюцией, отражающей его решение направляет исполнителю через начальника отделения.

Исполнитель, работая с документом, готовит ответ, который направляет руководителю на подпись (вместе с сопроводительными материалами, которые использовались при подготовке ответа).

Начальник отделения (при необходимости) осуществляет контроль за исполнением документа.

Начальник отделения получает от исполнителя инициативное письмо и помещает его в соответствующее дело для дальнейшего хранения и использования, а ответ направляет адресату.

Этапы обработки внутренних документов зависят от их вида. Рассмотрим этапы обработки приказа по основной деятельности:

1. Внутренние распорядительные документы (приказы, распоряжения) составляются и оформляются начальником отдела ОСЗН.

2. Приказы утверждаются.

3. Затем внутренние документы регистрируются, размножаются начальником и направляются в структурные подразделения для исполнения.

Этапы обработки исходящих документов:

1. Исходящий документ готовится исполнителем в подразделении (составляется и согласовывается проект документа). Оформляется исполнителем, а начальник проверяет правильность оформления.

2. Оформленный документ подписывается начальником ОСЗН.

3. После подписания документ регистрируется в журнале регистрации исходящих документов (приложение 2) начальником отделения по работе с предприятиями и учреждениями.

4. Зарегистрированный документ отправляется адресату. Отправка должна быть произведена в день поступления документа вотдел по работе с предприятиями и учреждениями.

5. Копия документа подшивается в дело.

3.3 Документация регламентирующая деятельность процесса управления документацией

Процесс управления документацией регламентирует инструкция по делопроизводству разработанная в соответствии с ГОСТом Российской Федерации Р 6.30 - 2003, утвержденным постановлением Госстандарта Российской Федерации от 3 марта 2003 г. № 65-ст, Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Федеральной архивной службы России от 27 ноября 2000 г. № 68.

Инструкция распространяется на организационно-распорядительные документы (постановления, распоряжения, приказы, протоколы, письма и др. (далее - документы), относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД) и устанавливает единые требования к подготовке документов, организации документооборота, ведению учета, регистрации, контролю исполнения и хранения документов в Администрации Приморского края, органах исполнительной власти Приморского края и аппарате Администрации Приморского края.

Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами, создаваемыми с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий, независимо от вида носителя.

Методическое руководство организацией делопроизводства и контроль за соблюдением требований инструкции осуществляется управлением делопроизводства аппарата Администрации Приморского края

Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленных правил и порядка работы с документами, письменными и устными обращениями граждан возложена на начальника ОСЗН. Начальник несет персональную ответственность за соблюдение требований инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.

3.4 Разработка, согласование и утверждение нормативных документов и других процедур, обеспечивающих деятельность предприятия

Т.к. отдел является подразделением Департамента по Социальной Защите, то в нем разрабатывается только внутренняя распорядительная документация и документы по внутреннему стратегическому планированию (планы работы отдела) и отчетности (ежемесячные отчеты по работе отделения приема граждан).

Принцип систематизации распорядительных документов устанавливает перечень управленческих документов образующихся в деятельности организации:

приказы (распоряжения) по основной деятельности:

подведение итогов деятельности;

в случаях отмены, изменения и предоставления действий ранее изданных документов;

утверждение положений о структурных подразделениях и должностных инструкций;

при введении новых нормативно правовых актов;

изменении графика работы отдела и т.д.

приказы (распоряжения) по личному составу:

о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных командировках;

о приеме на работу;

об увольнении;

о поощрение работников;

о премировании;

о предоставлении отпусков без сохранения заработной платы;

о предоставлении отпусков по уходу за ребенком;

о повышении разряда работника и т.д.

приказы (распоряжения) по административно хозяйственным вопросам:

об утверждении структуры организации и ее изменение;

о сокращении штатной численности;

о проведении аттестации персонала;

о планировании деятельности;

о контроле за деятельностью (отчетность);

о материально-техническом обеспечении;

об информационном и документационном обеспечении и др.

Разрабатываются и утверждаются приказы и распоряжения начальником отдела.

Этапы разработки:

1. Сбор и анализ информации для подготовки проекта документа(на основании документов поступающих из департамента, текущей документации предприятия и на основании законодательных актов)

3. Подготовка проекта приказа или распоряжения (оформляются на специальных бланках содержащих герб РФ, наименование организации, место составления документа и т.д.)

4. Согласование проекта документа (внутренние согласование с сотрудниками)

5. Подписание приказа или распоряжения (после согласования начальник отдела подписывает согласованный документ)

6. Регистрация приказа или распоряжения(запись о документе в журнале регистрации внутренних документов)

7. Доведение приказа или распоряжения до исполнителей (передача копий документа сотрудникам)

Схема разработки документа представлена на рисунке 5.



Рисунок 5 - Блок схема разработки документа

Планы работы отдела разрабатываются начальником отдела по установленной Департаментом форме (приложение В) и включают в себя:

Мероприятия;

Сроки выполнения;

Ответственных за организацию работ.

Отчеты о работе отдела составляется начальником отдела, они содержат:

Размер средств краевого бюджета израсходованных на оказание социальной поддержки жителям Первореченского района;

Общее количество получателей мер социальной поддержки и социальных услуг;

Информацию о том, сколько было выдано социальных паспортов.

3.5 Описание процессов работ и их взаимодействие

Деятельность отдела регламентируется следующей документацией:

Должностные инструкции;

Положение об отделе;

Приказ о совершенствовании работы отдела;

Методические рекомендации по организации работ отделений.

Должностные инструкции разрабатываются Департаментом Социальной Защиты населения и утверждаются Вице-губернатором Приморского края и содержат следующие пункты:

Общие положения (кому непосредственно подчиняется работник, занимающий данную должность; квалификационные требования (требования к образованию, стажу работы, специальные требования к квалификации, например: наличие аттестатов или иных, подтверждающих квалификацию, документов); порядок назначения и освобождения от должности; краткий перечень руководящих и нормативных документов, которыми должен руководствоваться работник; знаниями в каких областях должен обладать при работе на данной должности.)

Основные задачи и обязанности (перечисляются все основные обязанности работника, вытекающие из задач, стоящих перед организацией.)

Права (описание полномочий работника, необходимых для выполнения действий, предписанных ему)

Ответственность (В разделе формулируется, за что работник несет ответственность)

Квалификационные требования (у работника должно быть Высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы)

Согласовываются должностные инструкции с директором Департамента Социально Защиты Населения. Ставится подпись сотрудника ознакомившегося с инструкцией.

Положение об отделе утверждено приказом Департамента и оформлено в соответствии с распоряжением начальника Департамента. Содержит следующие структурные элементы:

Общие положения (Содержит следующие сведения: кому непосредственно подчиняется подразделение; краткий перечень руководящих и нормативных документов, в соответствии с которыми подразделение должно осуществлять свою деятельность.)

Функции отдела (В разделе перечисляются основные функции отдела)

Организация деятельности (Информация о начальнике отдела, его правах, обязанностях, ответственности, о правах, обязанностях, ответственности работников отдела)

Порядок прекращения деятельности (информация о том в связи с чем деятельность отдела может быть прекращена)

Положение имеет подписи начальника Департамента, а так же начальника ОСЗН.

Приказ о совершенствовании работы отдела разработан начальником ОСЗН в целях повышения исполнительской дисциплины, улучшения качества работы отдела, и обслуживании граждан, усиления контроля за своевременным назначением социальных выплат и предоставлению мер социальной поддержки населению Первореченского района.

Методические рекомендации по организации работ отделений Составлены Департаментом Социальной Защиты Населения. В них представлены рекомендации по оформлению социальных паспортов и других документов, приему граждан по социальным вопросам, а так же рекомендации по начислению льгот, субсидий и других выплат.

3.6 Обеспечение организационной структуры и ресурсов, необходимых для поддержки стратегических планов предприятия

Департамент социальной защиты обеспечивает отдел всеми необходимыми для работы ресурсами, такими как оргтехника, мебель, канцелярские принадлежности и другими материальными ценностями. Для организации работ обеспечения существуют следующие документы:

Приказ Департамента о передаче имущества по краевой целевой программе «Электронное Приморье»;

Инвентаризационные описи;

Ведомости по сверке имущества;

Счет фактуры, ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения;

акты приемки-передачи.

Приказ Департамента о передаче имущества по краевой целевой программе «Электронное Приморье разработан в целях рационального использования имущества Приморского края, поступившего по краевой целевой программе «Электронное приморье» на 2005-2010 годы» на 2008 год, в соответствии с государственным контрактом на поставку компьютерной техники для обеспечения территориальных отделов и отделений приема населения по социальным вопросам департамента социальной защиты населения, реализации на территории Приморского края государственной политики в области социальной защиты малообеспеченных граждан, нуждающихся в поддержке государства.

3.7 Осуществление оценки удовлетворенности потребителей и доведение информации до персонала

Показателем удовлетворенности потребителей является Отсутствие жалоб потребителей в Департамент Социальной Защиты Населения. Регулярные проверки работы отдела осуществляет Прокуратура Приморского края и Пенсионный фонд.

Для организации работы по выявлению удовлетворенности потребителей существуют следующие документы:

Бланки опроса потребителей;

Письменно оформленные жалобы потребителей;

Справки о проведении проверки;

Приказ о контроле за качеством работы отделений;

Акты проверки работы ОСЗН.

Акт проверки отделения приема граждан по социальным вопросам содержит:

Соблюдение режима работы;

Качество оформления социальных паспортов;

Количество граждан обслуженных на момент проверки;

Количество клиентов в очереди;

Численность обслуживаемых в час;

Количество поступивших жалоб;

Состояния помещения, в котором находится отделение;

Пожарное состояние рабочих мест инспекторов;

Оформление информационных стендов;

Проведение технической учебы с инспекторами;

Наличие и содержание в отделении нормативно-правовой документации;

Знание инспекторами отделения законодательной базы;

Состояние делопроизводства (ведение журналов);

Состояние технических средств связи;

Уровень навыков владения техникой работы с базой данных;

Культура общения и полнота консультирования;

Внешний вид инспектора.

Акт составляется начальником ОСЗН, на нем ставится дата проведения проверки и подпись проверяющего. Акт хранится в отделе и предъявляется при проверках работ отдела руководством департамента социальной защиты населения и специалистами департамента.

3.8 Актуализация документов

Причинами внесения изменений в документы могут быть следующие:

изменение условий выполнения регламентированной документом работы;

изменение требований к выполнению работы;

решения начальника Департамента;

предложения начальников отделений, сотрудников и исполнителей;

любые другие обоснованные случаи.

Решение о необходимости внесения изменений в документ принимает начальник департамента.

Ответственным за разработку изменений к документу является начальник ОСЗН. При необходимости, разработка изменений может быть поручена другим исполнителям.

Изменение документов осуществляются посредством:

издания новой версии документа, если изменений более 3-х или они затрагивают принципиальные требования, изложенные в документе;

замены отдельных положений документа, изъятием их, внесением и уточнением отдельных пунктов (с заменой листов/страниц), если изменений не более 3-х, и они не носят принципиального характера.

При издании новой версии документа вносятся изменения и изменяется год издания документа.

Порядок разработки, согласования изменений к документам аналогичен порядку разработки и согласования самих документов. Утверждает изменения начальник ОСЗН. Датой введения изменений в действие является дата их утверждения.

При введении изменений в учтенных экземплярах документа производится корректировка согласно изменениям, а в листе регистрации изменений этого документа производится отметка о внесенных изменениях.

Замененные листы копий документов уничтожаются.

Заменённый документ (устаревшая версия) хранится в кабинете у начальника ОСЗН.

Начальник ОСЗН осуществляет контроль за:

внесением изменений во все учтенные копии документа;

регистрацией изменений в листе регистрации изменений;

ознакомлением всех заинтересованных лиц с изменением к документу.

3.9 Анализ со стороны руководства

Начальник ОСЗН составляет:

планы работы отдела (ежемесячный, квартальный, годовой)

отчеты о работе отдела (ежемесячные, годовые)

План работы отдела - это организационный документ постоянного действия. Он регламентирует на определенный период времени не только выполнение мероприятий, но и определяет ответственность работников отдела за осуществление ими функциональных обязанностей в соответствии с этими мероприятиями.

Деятельность отдела осуществляется в соответствии с перспективными (на год) и текущими (на квартал) планами работы, которые разрабатываются в целях лучшей организации и дальнейшего развития социальной защиты населения района.

Перспективный план работы утверждается руководителем Департамента Социальной Защиты Населения. Для подготовки проекта перспективного плана работы инспекторы отдела представляют предложения начальнику отдела в соответствии с их функциональными обязанностями за 20 дней до начала следующего года. С учетом полученных от специалистов предложений начальник отдела в течение 10 дней разрабатывает и за 7 дней до начала следующего календарного года передает руководителю департамента, проект перспективного плана на рассмотрение. При отсутствии замечаний руководитель департамента утверждает план. План работы отдела на квартал разрабатывается на основе и в соответствии с перспективным планом работы отдела и утверждается руководителем департамента не позднее 25 числа последнего месяца текущего квартала.

Начальник отдела несет Персональную ответственность за своевременное представление предложений по проекту перспективного и текущего планов.

Перспективный и текущий планы работы отдела включают в себя разделы по направлениям деятельности в соответствии с задачами, возложенными на отдел: реализация государственной политики по социальной защите семьи, женщин и детей, ветеранов, инвалидов, граждан, уволенных с военной службы, и членов их семей, организация социального обслуживания населения, и другие.

Каждый раздел планов включает в себя: название вопроса (мероприятия), дату рассмотрения (проведения), ответственных исполнителей. План составляется по установленной Департаментом форме.

В план могут включаться следующие разделы:

вопросы для рассмотрения у главы администрации города;

вопросы для рассмотрения на коллегии администрации города;

информационно-методическая работа;

работа с кадрами, проведение семинаров и совещаний;

работа с письменными и устными обращениями граждан;

исполнительская дисциплина;

взаимодействие с фондами, общественными, благотворительными и другими организациями, средствами массовой информации.

Планы, программы, сценарии проводимых массовых мероприятий утверждаются руководителем департамента. Список лиц, приглашенных на эти мероприятия, также согласовывается с ним. Срок представления материалов по запланированному мероприятию - за 7 дней до даты проведения.

В отчетах о работе приводится следующая информация:

Общее количество получателей мер социальной поддержки и социальных услуг

Сколько социальных паспортов было оформлено

Количество получателей льгот, едв, субсидий, пособий, компенсационных выплат, единовременных денежных выплат

Количество граждан оказавшимся в трудной ситуации которым предназначена материальная

С целью оценки эффективности действующей системы социальной поддержки населения проводится мониторинг уровня бедности семей, который включает информацию о том, сколько обратилось в отдел семей со среднедушевым доходом ниже величины прожиточного минимума и какое количество семей стало после назначения всех выплат и льгот.

В заключительной части отчета приводятся предпринятые действия по результатам анализа. С целью повышения качества обслуживания посетителей два раза в месяц проводится учеба со специалистами отделений по изучению новых нормативных документов, по рассмотрению ошибок, выявленных в результате проводящихся проверок, по разъяснению порядка расчета субсидий и льгот и умению специалистами отделения приема объяснить посетителю суммы начисленных выплат, и другим вопросам.

В отделении назначения и учета социальных выплат сформированы 12 участков в зависимости от места жительства заявителей. Инспектор на участке назначает все виды социальных пособий согласно поступившему заявлению.

В целях контроля правильности назначения выплат каждым инспектором ведутся журналы по всем видам выплат, где фиксируется каждая сумма текущей выплаты и сумма доплат за прошлое время. Ведущий инспектор, проверяющий назначение мер соцподдержки, также ведет контроль записей в журнале и ставит свою подпись.

В обязательном порядке производится проверка на соответствие неоплаченных сумм согласно отчетам, сформированным на выплатном участке, с отчетами, предоставленными ФГУП «Почта России».

Ведется сверка базы данных «Адресная социальная помощь» с базой данных загса на наличие умерших среди получателей ЕДВ; сверка краевого регистра с федеральным на выявление граждан, состоящих на учете в обоих регистрах; сверка пенсионной базы данных с базой краевого регистра на выявление получателей ЕДВ, которым прекращена выплата пенсии; сверка получателей ЕДВ краевого регистра за текущий месяц с получателями ЕДВ за прошлый месяц; сверка получателей детских пособий до 1,5 лет с программой «Логический контроль» Фонда социального страхования и электронными списками получателей пособия по безработице из центра занятости.

Совместно со специалистами Почтамта проводятся совместные проверки почтовых отделений, осуществляющих выдачу денежных средств гражданам.

Отчет о работе отдела подписывается начальником ОСЗН,копия отчета отправляется в Департамент социальной защиты населения. Форма отчета представлена в альбоме форм документов (Приложение А).

В целях повышения исполнительской дисциплины, улучшения качества работы отдела и обслуживания граждан, усиления контроля за своевременным назначением социальных выплат и предоставлением мер социальной поддержки населению Первореченского района, начальником ОСЗН разработан приказ о совершенствовании работы отдела.

3.10 Сопоставление записей требуемых стандартом МС ИСО 9001:2008 с записями, ведущимися в отделе

Для сравнения записей требуемых стандартом МС ИСО 9001:2008 с записями ведущимися в ОСЗН была составлена таблица.

Таблица 2 - Сопоставление записей требуемых стандартом с записями предприятия.

№ пункта стандарта	Записи требуемые МС ИСО 9001:2008	Записи ведущиеся в отделе
5.6.1	Записи об анализе со стороны руководства должны поддерживаться в рабочем состоянии.	Не ведутся в связи со спецификой
6.2.2 д	Организация должна поддерживать в рабочем состоянии записи об образовании, подготовке, навыках и опыте.	дипломы об образовании
7.1 г	Записи, необходимые для обеспечения свидетельства того, что процессы жизненного цикла продукции и продукция соответствуют требованиям.	Журнал регистрации социальных паспортов
7.2.2	Записи результатов анализа и последующих действий, вытекающих из анализа, должны поддерживаться в рабочем состоянии.	Не ведутся в связи со спецификой
7.3.2	Входные данные, относящиеся к требованиям к продукции, должны быть определены, а записи должны поддерживаться в рабочем состоянии.	Не ведутся в связи со спецификой
7.3.4	Записи результатов анализа проекта и разработки и всех необходимых действий должны поддерживаться в рабочем состоянии	Не ведутся в связи со спецификой
7.3.5	Записи результатов верификации и всех необходимых действий должны поддерживаться в рабочем состоянии.	Не ведутся в связи со спецификой
7.3.6	Записи результатов валидации и всех необходимых действий должны поддерживаться в рабочем состоянии.	Не ведутся в связи со спецификой
7.3.7	Записи результатов анализа изменений и любых необходимых действий должны поддерживаться в рабочем состоянии.	Не ведутся в связи со спецификой
7.4.1	Записи результатов оценивания и любых необходимых действий, вытекающих из оценки (поставщиков) должны поддерживаться в рабочем состоянии.	Не ведутся в связи со спецификой
7.5.2г	Осуществление валидации процессов производства и обслуживания продукции в соответствии с установленными организацией требованиями	Акты проверки отделений
7.5.3	Осуществление валидации продукции и ее регистрации для обеспечения прослеживаемости продукции	Журналы регистрации обращений граждан
7.5.4	Если собственность потребителя утеряна, повреждена или признана непригодной для использования, потребитель должен быть об этом извещен, а записи должны поддерживаться в рабочем состоянии.	Не ведутся в связи со спецификой
7.6а	Регистрация метрологической базы, используемой для калибровки или поверки устройств для мониторинга и измерений (при отсутствии международных или национальных эталонов)	Не ведутся в связи со спецификой
7.6	Регистрация правомочности предыдущих результатов измерения, если обнаружено, что оборудование не соответствует требованиям	Не ведутся в связи со спецификой
7.6	Результаты калибровки и поверки устройств для мониторинга и измерений	Не ведутся в связи со спецификой
8.2.2	Ответственность и требования к планированию и проведению аудитов, а также к отчетности о результатах и поддержанию в рабочем состоянии записей должны быть определены в документированной процедуре.	Отчеты о работе отдела Акты проверок Департамента
8.2.4	Свидетельства соответствия критериям приемки должны поддерживаться в рабочем состоянии.	Социальный паспорт
8.2.4	Записи должны указывать лицо (а), санкционировавшее (ие) выпуск продукции.	Должностные инструкции
8.3	Записи о характере несоответствий и любых последующих предпринятых действиях, включая полученные разрешения на отклонения, должны поддерживаться в рабочем состоянии.	Отчеты о работе отдела
8.5.2	Записи результатов предпринятых корректирующих действий.	Отчеты о работе отдела
8.5.3	Записи результатов предпринятых предупреждающих действий.	Отчеты о работе отдела

Как показывает таблица, в ОСЗН ведутся все записи требуемые стандартом за исключением тех, в которых нет необходимости.

3.11 Рекомендации и выводы

Анализ системы управления документацией и записями в Отделе Социальной Защиты Населения по АТУ Первореченского показал, что начальник отдела помимо своей основной деятельности занимается делопроизводством отдела и это уменьшает скорость обработки документов и управления документацией в целом. В связи с этим рекомендуется ввести должность секретаря или делопроизводителя.

В отделении по работе с предприятиями и учреждениями рекомендуется доработать уже имеющиеся журналы регистрации входящих и исходящих документов, а так же разработать журнал регистрации внутренней документации. У распорядительной документации отсутствует форма листа согласования документов, которую так же необходимо разработать (Приложение В).

С целью определения и понимая взаимодействия и обмена информации сотрудников с другими должностными лицами в подразделении, между подразделениями и с «внешними» организациями в должностные инструкции рекомендуется ввести раздел «Взаимодействие» (приложение А).

Форма акта проверки отдела является неудобной в заполнении, Рекомендуется изменить форму акта проверки отдела (Приложение В).

Для разработки маршрутов движения документов рекомендуется ввести частичный электронный документооборот. Использование маршрутов позволило бы определить последовательность операций, производимых с документом, и путь его движения на начальном этапе подготовки проекта или при поступлении документа в Отдел.

Для быстрого и правильного документирования работы отдела рекомендуется разработать альбом форм документов (Приложение В).

Заключение

В ходе написания выпускной квалификационной работы была достигнута цель, а так же выполнены поставленные задачи. Были рассмотрены такие вопросы как: что такое управление документацией; управление документацией и записями по МС серии ИСО 9000; роль документации при создании СМК. Анализируя систему управления документацией и записями в ОСЗН, было изучено управление документацией в ОСЗН, после чего была построена структура документации.

На основе организационной структуры были построены схемы потоков входящих, исходящих и внутренних документов. Рассматривая этапы разработки внутренней документации, была составлена блок схема этапов разработки распорядительных документов. Была изучена документация регламентирующая деятельность процесса управления документацией; описания процессов работ, документация обеспечения организационной структуры и ресурсов, необходимых для поддержания стратегических планов предприятия. Так же изучена документация оценки удовлетворенности потребителей и результатов анализа со стороны руководства.

В ходе анализа записей ведущихся в отделе была оставлена таблица сопоставления записей требуемых МС ИСО 9001:2008 и записей ведущихся в отделе. После анализа системы управления документацией и записями были сделаны выводы и даны рекомендации, а так же был разработан альбом форм документов и для должностной инструкции был разработан пункт «Взаимодействие».

Система управления документацией и записями в отделе позволяет более эффективно выполнять существующие виды работ. Управление документопотоками в целом способствует организации процессов отдела.