Анализ системы управления документацией и записями на примере предприятия ОСЗН Первореченского района г. Владивостока

Повышение уровня организации и эффективности управленческого труда во многом зависит от того, насколько рационально поставлено в отделе делопроизводство и насколько профессионально ведется документация.

Библиография

1. Андреева В.И. Работа с документами в делопроизводстве. Документооборот фирмы (на основе ГОСТов РФ). - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1997. - 144 с.

2. Бадьина А.В. Электронный документооборот фирмы // Делопроизводство 1999. №1. С. 34-39.

3. Вялова Л.М. Организация движения документов // Секретарское дело 2000. №2. С.16-20.

4. ГОСТ Р ИСО 9000:2001. „Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь. - М.: Изд-во стандартов. -105

5. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., Издательство стандартов, 1998

6. Гузилова Г.В. Документирование в историческом аспекте [Текст] / Г.В. Гузилова // Делопроизводство: информационно-аналитический журнал. - М., 2008. -- № 2. -- С. 21-36

7. Делопроизводство (Организация и технология документационного обеспечения управления): Учебник / Под ред. Т.В. Кузнецовой. М., 2005. 359 с.

8. Документы и делопроизводство: Справ. Пособие/ Т.В. Кузнецова, М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум; Сост.: М.Т. Лихачев. М.: Экономика, 1991. - 271 с.

9. Енковская В. Систематизация приказов (распоряжений) // Секретарь-референт. -2007.-№8. - С20-23

10. Инструкция по делопроизводству ОСЗН Приморского края-2006 г

11. Ларин М.В. О современных проблемах ДОУ в Российской Федерации и мире [Текст] / М.В. Ларин // Справочник секретаря офис-менеджера: информационный журнал. - М., 2008. -- № 3. -- С. 25-31.

12. МС ИСО 9001:2008 «Системы менеджмента качества. Требования»

13. Румынина Л.А. Документационное обеспечение управления, М., 2004.

14. Рысков О.И. Управление документами в европейских странах. Обзор нормативной базы [Текст] / О.И. Рысков // Делопроизводство: информационно-аналитический журнал. - М., 2006. -- № 4. -- С. 8-14

15. Притикова В. Современное делопроизводство // Делопроизводство и документооборот.-2009-№3-32-34

16. Т.М. Полховская, Ю.П. Адлер, И.Г. Назарова и др. Еще раз о процессном подходе и системе менеджмента качества организации // Стандарты и качество. - 2004. - № 5

17. Ларин М.В. Проблемы совершенствования документационного обеспечения управления в современных условиях // Делопроизводство и документооборот.-2008. №5-С 2-6

18. Шпер В. Роль документации при создании эффективной системы менеджмента качества [Электронный ресурс] / В. Шпер. - Электрон. дан. - Режим доступа: http:// quality.eup.ru

Приложение А

Новый раздел для должностной инструкции

Взаимодействия:

Для достижения общих целей организации и для эффективного исполнения своих обязанностей сотрудник на данной должности взаимодействует и регулярно обменивается следующей информацией:

6.1 с другими сотрудниками своего подразделения

№ п/п	Содержание информации, кому передает	Срок и периодичность получения	Содержание информации, от кого получает	Срок и периодичность получения

6.2 с сотрудниками других подразделений внутри компании

№ п/п	Содержание информации, кому передает	Срок и периодичность получения	Содержание информации, от кого получает	Срок и периодичность получения

6.3 с другими организациями

№ п/п	Содержание информации, кому передает	Срок и периодичность получения	Содержание информации, от кого получает	Срок и периодичность получения

Приложение В

Администрация Приморского края

Департамент социальной защиты населения

Отдел социальной защиты населения по административно территориальному управлению

Первореченского района

УТВЕРЖДАЮ

Начальник ОСЗН

В.И. Доронина

АЛЬБОМ

форм документов

г. Владивосток

2009

Инструкция по применению

Альбом находится у ответственного лица за внесение изменений формы документов, который назначен начальником отдела. Альбом форм передается в электронном виде в каждое подразделение.

Каждый из сотрудников при необходимости может предложить изменение форм. Все предложения передаются ответственному, который согласует изменения с начальником отдела, после чего изменения вносят и передают в электронном виде сотрудникам.

Новые формы документов предложенные департаментом так же включаются в альбом.

Данный альбом содержит следующие виды документов и записей:

Регистрация входящей, исходящей, внутренней документации и электронной почты (формы журналов).

Ведение делопроизводства (форма номенклатуры дел; учет количества документов, форма справки).

Документы по стратегическому и оперативному планированию (форма плана работы отдела; форма отчета о работе отдела).

Организационно распорядительная документация (образец приказа по основной деятельности).

Справочно-информационная документация (акт проверки отдела; форма протокола; форма журнала регистрации писем, предложений, заявлений и жалоб граждан).

Документация по вопросам материально технического снабжения (форма акта приемки-передачи; форма записи распределения оргтехники среди сотрудников).

1 Регистрация входящей и исходящей документации

1.1 Форма журнала регистрации исходящих и внутренних документов

Дата	№	Корреспондент	Заголовок или краткое содержание	Срок исполнения	Отметка об исполнении документа
1	2	3	4	5	6

Форма журнала регистрации входящих документов

Дата	№	Корреспондент	Заголовок документа или краткое содержание	Резолюции	Исполнитель	Срок исполнения	Отметка об исполнении	Отметка о направлении документа в дело
1	2	3	4	5	6	7	8	9

Форма журнала регистрации электронной почты

Дата	№	Организация отправитель	Краткое содержание
1	2	3	4

2 Ведение делопроизводства

2.1 Форма номенклатуры дел

Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Количество дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и №№ статей по перечню	Примечания
1	2	3	4	5

2.2 Учет количества документов. Форма справки

СПРАВКА

об объеме документооборота

за ___________ 20___ г.

(месяц)

Документы	Количество документов	Всего
	подлинники	тираж

Наименование должности

Руководителя службы ДОУ Подпись

Дата

3 Документы по стратегическому и оперативному планированию

3.1 Форма плана работы отдела

№ п/п	Мероприятия	Срок выполнения	Ответственные	Примечание
1	2	3	4	5

3.2 Форма отчета о работе отдела

Общее количество получателей мер социальной поддержки

№ п/п	Категория	Кол-во получателей	Кол-во получателей	%

Льготы по оплате услуг жилищно-коммунального хозяйства.

№ п/п	Категория	Виды льгот	Количество получателей	Объем средств
				млн. руб.
Средства краевого бюджета
Средства федерального бюджета
Итого:

Ежемесячные денежные выплаты (ЕДВ)

№ п/п	Категория получателей ЕДВ	Размер 2008/2007 руб	Кол-во получателей 2008/2007, чел.	Объем средств 200../200..
				млн. руб. %
Итого:

Субсидии на оплату жилищно-коммунальных услуг

Вид выплаты	Кол-во получателей 20../20.., семей	Средний размер на 1 семью в месяц 20../20.., руб.	Объем средств 200../200..
			млн. руб.	%

Государственные пособия гражданам, имеющим детей

№ п/п	Категория	Размер, руб.	Кол-во получателей 20../ 20.., чел.	Объем средств 20../20..
				млн. руб.
I. Ежемесячное пособие на ребенка малоимущим семьям
1.
2.
3.
Итого:
II. Пособия на ребенка, за счет средств Фонда социального страхования
1.
2.
III. Ежемесячное пособие, за счет средств федерального бюджета
1.

№ п/п	Виды компенсаций	Размер	Кол-во получателей
1.
2.
3.
4.

Компенсационные выплаты малоимущим многодетным семьям

Единовременные денежные выплаты

№ п/п	Вид выплаты	Размер, руб.	Кол-во получателей 20../20.., чел.	Объем средств 20../20..
				млн. руб.
1.
2.
3.
4.
6.

Социальные выплаты

№ п/п	Вид выплаты	Размер 20../20.., руб.	Кол-во получателей 20../20.., чел.	Объем средств 20../20..
				млн. руб.
1.
2.

Мониторинг бедности

Работа с семьями и детьми, находящимися в социально опасном положении, многодетными семьями и малообеспеченными семьями по оздоровлению детей.

№	Наименование	20.. год	20.. год
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

Оформление престарелых граждан и инвалидов в дома-интернаты.

№№	Наименование	20.. год	20.. год
1.
2.

Выдачей субсидий на приобретение жилья федеральными льготниками по сертификатам.

№	Наименование	20.. год	20.. год
1.
2.

Анализ обращений граждан.

№	Наименование	20.. год	20.. год
		количество	% к общей численности населения	количество	% к общей численности населения
1.
2.
3.

Общие вопросы

(в виде текста описываются все предпринятые действия, т.е. что было выполнено по общим вопросам)

4 Организационно распорядительная документация

4.1 Образец приказа по основной деятельности

Администрация Приморского края

Департамент социальной защиты населения

Отдел социальной защиты населения по административно территориальному управлению

Первореченского района

ПРИКАЗ

«___» _____________ 2009г. № __

г. Владивосток

[О введении инструкции по делопроизводству]

В целях совершенствования работы с документами в отделе и обеспечения их сохранности

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в отделе.

2. Ввести в действие Инструкцию по делопроизводству с

"__"_________ 20_ г.

3. Всем структурным подразделениям и работникам предприятия с

"___"_________ 20_ г. руководствоваться Правилами работы с

документами, закрепленными в Инструкции по делопроизводству.

4. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на

__________________________________.

(должность, ф.и.о.)

Начальник ОСЗН __________________ ____________________

(личная подпись) (расшифровка)

Оборотная сторона последнего листа

СОГЛАСОВАНО:

______________________ _______________________

(должность) (подпись, расшифровка)

______________________

(дата)

______________________ _______________________

(должность) (подпись, расшифровка)

______________________

(дата)

____________________ _______________________

(должность) (подпись, расшифровка)

______________________

(дата)

5 Справочно-информационная документация

5.1 Акт проверки отдела

«__»_______20__г. № 3

Акт проверки

Отделения приема граждан по социальным вопросам

ОСЗН по АТУ Первореченского района

г. Владивостока

Критерии проверки	Оценка критериев
1.Соблюдение режима работы ЕСО
Качество оформления СПД
2.Срок проверки СПД и передачи в отделение назначения и учета выплат
3.Количество граждан, обслуженных на момент проверки
4.Количество клиентов в очереди
5.Численность обслуженных в час
6.Количество поступивших жалоб
7.Состояние помещения в к4отором находится отделение
8.Противопожарное состояние
9.Состояние рабочих мест инспекторов оформление информационных стендов
10.Проведение технической учебы с инспекторами
11.Наличие и содержание в ЕСО нормативно-правовой документации
12.Знание инспекторами отделения законодательной азы
13.Состояние делопроизводства (ведение журналов)
14.Состояние технических средств связи
15.Уровень навыков владения техникой, работы с базами данных
16.Культура и полнота общения
17.Внешний вид инспектора

_______________________ ______________ ____________

(должность проверяющего) (ФИО) (подпись)

5.2 Форма протокола

ПРОТОКОЛ

«____» ______________ 200 г №

Председатель:
Секретарь:

Присутствовали:
Повестка дня: 1 _____________________________________________________________________ 2 _____________________________________________________________________ 3 _____________________________________________________________________ 4 _____________________________________________________________________ 5 _____________________________________________________________________
СЛУШАЛИ: ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ВЫСТУПИЛИ:
______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________
ПОСТАНОВИЛИ: ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ Подписи: Председатель Секретарь

5.3 Форма журнала регистрации писем, предложений, заявлений и жалоб граждан

ЖУРНАЛ

регистрации писем, предложений, заявлений и жалоб граждан

Регистрационный номер	Ф.И.О. Место работы	Краткое содержание	Кому направлен документ для исполнения, срок исполнения	Кем исполнено	Краткое содержание ответа	Дата отправки ответа, индекс дела где находится документ и копия ответа
1	2	3	4	5	6	7

6 Документация по вопросам материально технического снабжения

6.1 Форма акта приемки-передачи

Акт приемки-передачи

№	наименование	количество
1	2	3

Принял Сдал

__________ __________ _______________ ____________

(должность) (ФИО) (должность) (ФИО)

________________ ________________

(дата, подпись) (дата, подпись)

6.2 Форма записи распределения техники среди сотрудников

Распределения оргтехники среди сотрудников

№	Наименование орг техники	Дата получения	Ф.И.О сотрудника	Роспись
1	2	3	4	5

Размещено на Allbest.ru