Подготовка документации по трудовым отношениям, финансам, снабжению и сбыту

Коммерческие акты составляются при несоответствии между наименованием, массой или количеством мест груза или багажа в натуре и данными, указанными в перевозном документе; порче и повреждении груза; обнаружении груза без документов или документов без груза; возвращении железной дорогой похищенного груза; не передаче железной дорогой на железнодорожный подъездной путь груза в течение 24 ч после оформления в товарной конторе выдачи груза по документам. В этом случае коммерческий акт составляется только по требованию грузополучателя.

Железная дорога обязана составить коммерческий акт, когда она сама обнаружила перечисленные факты или когда на наличие хотя бы одного из этих обстоятельств указал получатель или отправитель груза.

Коммерческие акты составляются в трех экземплярах: первый направляется в управление дороги, второй выдается под расписку грузополучателю, третий остается в делах станции.

Претензионные письма

Согласно действующему законодательству предприятия и организации обязаны принять меры к непосредственному урегулированию разногласий путем предъявления претензий.

Претензия -- это требование о добровольном устранении нарушения законодательства. В целях урегулирования споров виновной стороне направляются претензионные письма. В претензионном письме кроме общих реквизитов письма должны быть указаны: требования, предъявляемые заявителем организации, которой направляется претензия, и подробный расчет сумм, которые заявитель просит перечислить ему; основания требований заявителя; срок для ответа на претензии, если этот срок не установлен специальным нормативным актом; при необходимости -- банковские реквизиты заявителя.

Руководители предприятий и организаций, получив претензионное письмо, обязаны своевременно рассмотреть претензии, удовлетворить обоснованные требования и дать мотивированные ответы при отклонении претензий.

При удовлетворении претензии, подлежащей денежной оценке, к ответу на претензию прилагается поручение банку на перечисление денежных средств с отметкой об исполнении (принятии к исполнению).

При полном или частичном отказе в удовлетворении претензии заявителю должны быть возвращены подлинные документы, которые были приложены к претензии, а также направлены документы, обосновывающие отказ, если их нет у заявителя претензии. Ответ на претензию отправляется заказным или ценным письмом, по телеграфу, телетайпу, а также с использованием иных средств связи, обеспечивающих фиксирование отправления ответа на претензии, либо вручается под расписку.

В случае полного или частичного отказа в удовлетворении претензии или неполучения в срок ответа на претензию заявитель в праве предъявить иск в Арбитражный суд.

Исковое заявление -- это требование к компетентному органу о защите нарушенного права организации, предприятия, учреждения.

Исковое заявление подлежит оплате государственной пошлиной.

Оно направляется в арбитражный суд области, края, республики по месту нахождения ответчика.

Исковые заявления подаются в арбитраж с просьбой о взыскании с ответчиков в принудительном порядке претензионных сумм.

Подавая исковое заявление в арбитраж, истец обязан отправить ответчику копии исковых материалов и приложить к исковому заявлению документ, удостоверяющий отсылку копий исковых материалов ответчику, а также документы, подтверждающие, что истцом были приняты меры к урегулированию спора.

Ответчику могут не направляться лишь копии тех документов, которые были высланы ему ранее с претензией и которые должны иметься у ответчика.

Заключение

Организация документационного обеспечения управлением влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.

Основой управленческой деятельности является информация, а сам процесс управления представляет собой непрерывный процесс сбора, обработки и передачи информации. Наиболее распространённым носителем информации является бумага. Информация, зафиксированная на бумаге и снабженная необходимым реквизитом становится документом. Осуществление функций любого предприятия связана с составлением, получением, направлением документов. Вот почему, эффективность их управленческой деятельности связана с вопросами документирования и организации работы с документами.

Документы закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и с другими организациями и нередко служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых гражданскими, арбитражными и третейскими судами.

Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы не отвлекать работников от главных производственных целей предприятия. Неважно, на каком уровне будет вестись делопроизводство: традиционным способом или современным безбумажным обменом электронными документами - в любом случае документирование и работа с документами осуществляется по установленным правилам.

Информационно-документационное обслуживание является основной обеспечивающей функцией управления, выполнение которой требует профессиональных знаний. Таким образом, систематизация знаний о современном документировании деятельности учреждений, что и являлось целью реферата, может служить в качестве средства повышения эффективности управления.

Список использованной литературы

Делопроизводство: Учеб./ Е.Н. Басовская, Т.А. Быкова, Л.М. и др. Вялова. -2-е изд.-М.: Акад., 2005;

Делопроизводство: документационное обеспечение управления/ Т.В. Кузнецова.-М.: Бизнес-школа Интел-Синтез, 2005.

Делопроизводство: Учеб. пособие/ В.А.Спивак. -СПб.: Питер, 2005.

Документационное обеспечение управления (делопроизводство)/ А.В. Пшенко. -М.: Форум; М.: ИНФРА-М, 2005.

Мельникова А.С. Документы и делопроизводство. - М, 2000

ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: Госстандарт России, 1998.,с.3.

ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Издательство стандартов, 2003. конфиденциальный документ трудовой

Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» // СЗ РФ № 79.

Размещено на Allbest.ru