Организация документационного обеспечения деятельности службы кадров и направления его совершенствования на примере Акционерного общества "Информационные спутниковые системы"

Кроме того, разработчики вышеуказанного классификатора применяют и другой принцип систематизации кадровой документации, а именно по основным кадровым процедурам различают следующие виды кадровых документов:

1. Документация по приему на работу: заявление о приеме на работу; контракт о назначении на должность; приказ о приеме на работу; протокол общего собрания трудового коллектива о приеме на работу.

2. Документация по переводу на другую работу: заявление о переводе на другую работу; представление о переводе на другую работу; приказ о переводе на другую работу.

3. Документация по увольнению с работы: заявление об увольнении; приказ об увольнении; протокол общего собрания трудового коллектива об увольнении.

4. Документация по оформлению отпусков: график отпусков; заявление о предоставлении отпуска; приказ о предоставлении отпуска.

5. Документация по оформлению поощрений: представление о поощрении; приказ о поощрении; протокол общего собрания трудового коллектива о поощрении.

6. Документация по оформлению дисциплинарных взысканий: докладная записка о нарушении трудовой дисциплины; объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины; приказ о наложении дисциплинарного взыскания; протокол общего собрания трудового коллектива о наложении дисциплинарного взыскания.

Исходя из основных управленческих задач, комплекс кадровых документов можно также представить в виде системы, включающей в себя следующие, связанные единством происхождения и различающиеся по функциональному назначению группы (подсистемы) документов:

1. Организационно-правовая документация:

- правила внутреннего трудового распорядка;

- штатное расписание;

- положение о структурном подразделении;

- график отпусков;

- должностные инструкции.

2. Персональная документация:

- трудовая книжка;

- личное дело;

- личная карточка работника.

3. Договорная документация:

- коллективный договор (соглашение);

- трудовой договор.

4. Распорядительная документация (приказы по личному составу).

5. Учетная кадровая документация:

- учетные формы (книги, журналы и др.) кадровой документации;

- документация по учету рабочего времени и расчетов с персоналом.

6. Информационно-справочная документация.

Состав документов кадровой службы в реальности значительно шире, он включает переписку с другими сторонними организациями, контролирующими организациями, отчетную, плановую документацию, а также значительный объем нормативной и нормативно-справочной документации.

Нормативная и нормативно-справочная документация регламентирует единообразную практику применения норм права и является правовой основой деятельности кадровой службы. http://fimir.ru/about/articles/176

В подсистеме управления персоналом, как и в системе управления, всей организацией, внедрены и ведутся следующие унифицированные системы документации:

- плановой (плановые задания по кадровым вопросам, заявки на молодых специалистов, наряды, плановые расчеты по численности, оплате труда и т.п.);

- первичной учетной (по учету труда и заработной платы);

- отчетно-статистической (по численности, балансу рабочего времени и т.п.);

- по социальному обеспечению (по пенсиям, пособиям, льготам и т.п.);

- организационно-распорядительной (акты, письма, докладные записки и т.п.).

Каждое подразделение службы управления персоналом разрабатывает, оформляет, исполняет ту документацию, которая соответствует его функциональному назначению. Так, отдел кадров в обязательном порядке ведет следующие кадровые документы:

- личные дела работников организации, включающие личный листок, анкету, автобиографию, копии документов об образовании, рекомендации и т.п.;

- личные карточки;

- трудовые книжки, пенсионные дела, трудовые договоры и т.д.

Порядок работы с этими документами регламентирован, как правило, отраслевыми и ведомственными нормативно-методическими материалами.

В подразделениях управления персоналом составляется ряд документов в соответствии с вышеприведенной классификацией: проекты приказов по кадровым вопросам (о приеме на работу и увольнении, переводе, перемещении, о награждении и т.д.), план (отчет) по подготовке и повышению квалификации персонала, справки о состоянии трудовой дисциплины, данные по текучести кадров, график отпусков, предложения по формированию резерва кадров на выдвижение, план по численности работников с распределением по подразделениям и категориям, штатное расписание, табели учета рабочего времени работников, заявки на требуемое количество специалистов и рабочих, трудовые договоры, графики прохождения аттестации сотрудников, направления на трудоустройства специалистов и рабочих и т.д.

Большая часть документации носит внутренний для организации характер. Порядок работы с ней регулируется внутренними правилами и положениями. Особое внимание уделяется контролю за исполнением кадровых документов, который осуществляет либо руководитель системы управления персоналом, его секретарь, либо руководители подразделений кадровой службы.

К учетным документам по кадрам (персоналу) относятся:

- личная карточка;

- приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

- книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;

- график отпусков;

- другие документы.

Личная карточка работника - основной документ системы учета личного состава, оформляется на всех работников предприятия, принятых на работу на условиях трудового договора независимо от того, является ли данное место работы основным или работник принят по совместительству, принят он на постоянную, временную или сезонную работу. Она ведется на всех предприятиях независимо от форм собственности в продолжение всего периода трудовой деятельности работника в данной организации и закрывается только при увольнении.

В ОА «ИСС» сотрудник отдела по работе с персоналом заполняет личную карточку формы Т-2. Хранятся карточки формы Т-2 в отдельной запираемой комнате отдела по работе с персоналом.

Личные карточки формы Т-2 заполняются на сотрудников, принятых на работу, на основании приказа о приеме. Для этого используются сведения из документов, предъявляемых работником (в соответствии со ст. 65 ТК РФ): паспорта, трудовой книжки, страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, документов воинского учета (для военнообязанных), документа об образовании, а также дополнительной информации, которую сообщает о себе работник.

Кроме того, требуются такие сведения, которые нельзя почерпнуть из документов. Контактный телефон, состав семьи, даты рождения родственников, уровень владения иностранными языками - эту информацию сотрудник должен сообщить о себе сам. Поэтому необходимо, чтобы работник присутствовал при оформлении личной карточки (а не сам заполнял ее). Личная карточка формы Т-2 является документом строгой отчетности, и ответственность за ее правильное оформление несет работник кадровой службы.

Личная карточка формы Т-2 сотрудника изготавливается в количестве 1 экземпляра. Хранится данный документ в течение 75 лет, отдельно от личных дел.

Приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее в АО «ИСС» ведет бухгалтерия. В ней регистрируются все операции получения и расходования бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.

Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них в АО «ИСС» ведет сотрудник отдела по работе с персоналом. В данной книге регистрируют все трудовые книжки сотрудников, которые работают в Обществе. Стоимость бланка трудовой книжки и вкладыша к ней оплачивается работником.

Бланки трудовых книжек выдаются ответственным за ведение трудовых книжек лицам только по заявкам. Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек и вкладышей к ним несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом работодателя. По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек (сотрудник кадровой службы), обязано представить в бухгалтерию отчет о наличии бланков и о суммах, которые получены за трудовые книжки. При этом подотчетное лицо должно приложить приходный ордер кассы организации.

Формы приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, а также книги учета движения трудовых книжек и вкладышей приведены соответственно в Приложении № 2 и Приложении № 3 к Постановлению Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

Все страницы книги делятся на необходимые графы, нумеруются, регистрационная форма сшивается (прошнуровывается), заверяется подписью (начальника отдела кадров, заместителя руководителя предприятия по персоналу, руководителя предприятия) и скрепляется печатью. Книга учета движения трудовых книжек заверяется только подписью руководителя предприятия. Алимова Н.А. Большой справочник кадровика/ Н. А. Алимова. - М.: Дашков и К, 2010. - 534 с.

График отпусков - документ, определяющий очередность предоставления отпусков работникам.

В АО «ИСС» отпуска предоставляются в соответствии с графиками отпусков самостоятельных структурных подразделений Общества. График отпусков ежегодно утверждается работодателем с учетом мнения выборного профсоюзного органа Общества не позднее, чем за две недели до наступления календарного года. В нем отражаются сведения о времени распределения оплачиваемых отпусков работников на календарный год.

График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника (ч.2 ст. 123 ТК РФ).

Для отражения сведений о распределении ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений применяется унифицированная форма № Т-7 (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1).

График отпусков в самостоятельных структурных подразделениях Общества составляется с помощью программы АСУ ФЭЗ.

Согласно положению «Об отпусках работников АО «ИСС» в срок до 15 ноября каждого года готовые графики отпусков передаются самостоятельными структурными подразделениями в отдел по работе с персоналом в количестве двух экземпляров. График отпусков согласовывается начальником отдела по работе с персоналом не позднее 14 декабря каждого года, и первый экземпляр документа хранится в отделе по работе с персоналом. Второй экземпляр согласованного графика отпусков возвращается в самостоятельное структурное подразделение.

Если в графике отпусков запланирована конкретная календарная дата отпуска, то не позднее, чем за две недели до начала отпуска работодатель обязан известить об этом работника под подпись (ч.3 ст.123 ТК РФ). Если в графике отпусков не указана конкретная дата начала отпуска, то не позднее, чем за пятнадцать дней до его начала работник вправе написать заявление о предоставлении ему отпуска в установленном графиком отпусков месяце на имя непосредственного руководителя самостоятельного структурного подразделения с указанием конкретной даты начала отпуска.

В случае изменения (переноса) периода ежегодного оплачиваемого отпуска (отдельных его частей) по инициативе работника или в связи с производственной необходимостью, а также в случае отзыва работника из ежегодного оплачиваемого отпуска, указанные изменения подлежат внесению в утвержденный график отпусков.

Руководитель самостоятельного структурного подразделения несет дисциплинарную ответственность за своевременность и правильность составления графика отпусков, его соблюдение, а также за внесение в него соответствующих изменений в случаях.

К информационно-справочным документам в кадровой работе относятся:

- акты;

- справки;

- докладные, служебные записки;

- объяснительные записки и др.

Эти документы предназначены либо для передачи информации от одного адресата другому, либо для фиксации каких-либо сведений. На основе резолюции руководителя такие документы могут послужить основанием для принятия отдельных решений или подготовки распорядительных документов. Касьянова Г.Ю. - Настольная книга кадровика - 2-е изд., перераб. и доп. - М: АБАК, 2009.

Информационно-справочные документы в АО «ИСС» издают по вопросам, предусмотренным Уставом предприятия и положениями о его структурных подразделениях.

Акт - документ, составляемый несколькими лицами и подтверждающий установленные ими факты или события.

Акты отличаются разнообразием по своему назначению и содержанию:

- сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов);

- обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности, условий труда, результатов деятельности);

- выделения к уничтожению (материальных ценностей, документов);

- передачи (документов);

- нарушения установленных правил;

- расследования аварий, несчастных случаев и т.д.

Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей). Нередко акты составляются комиссиями специально создаваемыми, состав которых утверждается распорядительным документом руководителя организации. Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении.

Лицо, несогласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии следует оформлять на отдельном листе и прилагать к акту. http://www.edou.ru/enc/razdel23

Управление по работе с персоналом АО «ИСС» оформляет акты на бланке Общества с логотипом предприятия, которые содержат обязательные реквизиты:

- Цех (отдел), составляющий акт;

- наименование вида документа;

- дата и регистрационный номер;

- место составления;

- заголовок (содержание);

- подписи.

Обычно отделом по работе с персоналом с АО «ИСС» оставляются акты по вопросам связанным с дисциплиной, такие как:

- акт об отказе ознакомления с приказом;

- акт об отказе ознакомления с приказом и получения экземпляра акта;

- акт об отказе предоставить письменное объяснение по факту отсутствия на рабочем месте;

- акт о проведении служебного расследования по поводу утери документа режимного характера - служебного пропуска (пластиковой карты) для прохода на территорию Общества.

В справках описываются или подтверждаются различные факты и события. Обычно справки бывают двух видов:

· содержащие информацию, необходимую в процессе управления (например, бухгалтерские справки, справки по персоналу);

· подтверждающие те или иные юридические факты и выдаваемые заинтересованным лицам.

Справки могут быть внутренними и внешними. Внутреннюю справку подписывает исполнитель, а справки, составляемые по запросам внешних организаций, подписывает руководитель предприятия.

Согласно ст. 62 Трудового кодекса РФ администрация обязана выдать работнику по его просьбе справку о работе в данной организации с указанием специальности, квалификации, должности, времени работы и размера заработной платы. Касьянова Г.Ю. - Настольная книга кадровика - 2-е изд., перераб. и доп. - М: АБАК, 2009.

Управление по работе с персоналом АО «ИСС» чаще всего выдает именно эти справки. Оформляется справка на листе формата А4.

Обязательные реквизиты справки:

- наименование организации (для внутренней - наименование структурного подразделения);

- наименование вида документа;

- дата и регистрационный номер;

- место составления (для внешней справки);

- адресат;

- заголовок (содержание);

- подпись;

- печать.

Докладная записка - документ, адресованный руководителю вышестоящей организации, руководителю подразделения или организации и излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.

Служебная записка - записка о выполнении какой-либо работы, направляемая должностным лицом другому должностному лицу. http://www.edou.ru/enc/razdel23

Служебная записка является разновидностью докладной записки.

Докладные и служебные записки АО «ИСС» печатают на установленных формах бланков с логотипом предприятия и реквизитами предприятия.

При оформлении записки на двух и более страницах, вторая и последующие страницы нумеруют в середине верхнего поля листа.

Текст докладной или служебной записки, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

Объяснительная записка - документ, составляемый для пояснения отдельных положений выполненной работы (проекта, разработки, отчета).

Объяснительные записки бывают двух видов:

- в записках первого вида поясняют содержание отдельных положений основного документа;

- в записках второго вида работники предприятия пишут о причинах своих поступков или комментируют какие-либо события.

Объяснительные записки оформляются аналогично докладным запискам (только не содержат выводов и предложений) и подписываются составителем с указанием должности и расшифровки подписи. Касьянова Г.Ю. - Настольная книга кадровика - 2-е изд., перераб. и доп. - М: АБАК, 2009.

Так как АО «ИСС» является режимным предприятием, где применяется система автоматизированного учета рабочего времени, то наиболее частой причиной, по которой управлением по работе с персоналом АО «ИСС пишется докладная записка - совершение дисциплинарного проступка.

Определенных правил по написанию объяснительной записки не существует, работник может писать ее от руки или напечатать на компьютере в произвольной форме. Он должен указать факт, послуживший поводом для написания докладной записки и причины, которые смогли бы объяснить данную ситуацию.

Управление по работе с персоналом АО «ИСС» играет важную роль на предприятии, т.к. ему приходится создавать огромное количество различных документов, которые необходимы для организации работы Общества.

Таким образом, можно сделать вывод, что вся документация, которую разрабатывает и использует служба кадров, стоит назвать нормативно-методическим обеспечением системы управления персоналом.

Нормативно-методическое обеспечение создает условия для эффективного процесса подготовки, принятия и реализации решений по вопросам управления персоналом. Оно состоит в организации разработки и применения методических документов, а также ведении нормативного хозяйства в системе управления персоналом.

Ответственность за обеспечение системы управления персоналом нормативно-методическими документами несут соответствующие подразделения аппарата управления организации (отдел стандартизации, отдел организации управления, юридический отдел).

На основе типовых документов с учетом особенностей организации работники службы управления персоналом разрабатывают документы для внутреннего пользования. Так, важным организационно-распорядительным документом являются правила внутреннего трудового распорядка, которые регулируют трудовой распорядок в организации. В соответствии с Трудовым кодексом РФ трудящийся обязан выполнять возложенную на него работу с подчинением внутреннему трудовому распорядку.

Важнейшим организационным документом является коллективный договор, разрабатываемый при непосредственном участии подразделений службы управления персоналом (отдела кадров, отдела организации труда и зарплаты, юридического отдела).

Коллективный договор - это соглашение, заключаемое трудовым коллективом с администрацией по урегулированию их взаимоотношений в процессе производственно-хозяйственной деятельности на срок от одного до трех лет.

Порядок и условия заключения коллективного договора определяются Законом РФ «О коллективных договорах и соглашениях» от 11.03.92 № 2490-1 в редакции Федерального закона от 24.12.95 № 176-ФЗ. Ч. II Редакция Москва Законы и Кодексы Российской Федерации 2011-2014, ТК РФ, Глава 7 Ст. 49, Ст. 50, Ст. 51.

К документам организационно-методического и методического характера относятся регламентирующие выполнение функций по управлению персоналом. Сюда входят: положение по формированию кадрового резерва в организации; положение по организации адаптации работников; рекомендации по организации подбора и отбора персонала; положение по урегулированию взаимоотношений в коллективе; положение по оплате труда; инструкция по соблюдению правил техники безопасности и др. Разработку этих документов осуществляют работники соответствующих звеньев системы управления персоналом.

Для разработки этих и других документов, а также для выполнения ряда функций по управлению персоналом используется такой нормативный документ, как Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный Минтруда РФ в 1998 г. (в новой редакции от 2007 г.). Призванный регламентировать организацию труда этих категорий работников, обеспечивать рациональный подбор, расстановку и использование кадров, устанавливать оплату труда работникам в зависимости от уровня их квалификации. Справочник включает квалификационные характеристики должностей, каждая из которых имеет следующие разделы:

- Должностные обязанности;

- Должен знать;

- Требования к квалификации.

Для характеристики рабочих должностей, тарификации работ, присвоения квалификационных разрядов рабочим, составления программ подготовки и повышения квалификации рабочим используется такой нормативный документ, как Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих (ЕТКС). Тарифно-квалификационные характеристики профессий рабочих даются по разрядам и состоят из разделов:

- «Характеристика работ» - перечень трудовых навыков, которыми должен обладать рабочий для получения соответствующего выполняемой работе разряда;

- «Должен уметь» - минимум специальных знаний и навыков, требующихся для работы по данному разряду;

- «Примеры работы» - перечень наиболее типичных для данной профессии и данного тарифного разряда работ Кибанов А.Я. - Управление персоналом организации. Учебник. - 4-е изд. - М: ИНФРА-М, 2010..

Вывод: таким образом, ДОУ находится под регулированием законодательных нормативных актов, устанавливающих общие требования к документированию деятельности организации, а также работе с этими документами, корректности их ведения и заполнения. Учитывая ведение личного дела каждого сотрудника с внесением отметок в личное дело и трудовую книжку.

Составление Приказов и распорядительных документов строго в соответствии со стандартизированными формами (например, формы Т и др.) и положениями делопроизводства и кадрового управления, оговоренными в законодательстве и учитывая внутреннюю распорядительную документацию предприятия.

АО «ИСС» является режимным предприятием, где применяется система автоматизированного учета рабочего времени, с учетом принципов систематизации кадровой документации по основным кадровым процедурам.

ГЛАВА 2. АНАЛИЗ ОСОБЕННОСТЕЙ ОРГАНИЗАЦИИ ДОУ СЛУЖБЫ КАДРОВ АО «ИСС»

На предприятии действуют положения и пункты согласно Закону РФ «О государственной тайне» от 21.07.1993 (ред. от 21.12.2013 г.) и Федеральный Закон «О коммерческой тайне» от 29.07.2004 №98-ФЗ, (ред. от 12.03.2014).

Вопросы использования информации, относимой к государственной тайне, и иной конфиденциальной информации определяет Закон РФ от 21 июля 1993 г. N 5485-I «О государственной тайне» (08.11.2011 г.).

Закон определяет перечень сведений, составляющих государственную тайну, и устанавливает полномочия государственных органов и должностных лиц, призванных обеспечивать сохранение и защиту государственной тайны. Законодательство Российской Федерации регулирует и другие сферы деятельности, тесно связанные с документационным обеспечением.

Правовые акты, принимаемые Президентом РФ и Правительством РФ, развивают положения, зафиксированные в законодательных актах по вопросам информации и документации.

Ряд указов Президента РФ направлены на обеспечение защиты информации:

- Указ Президента РФ от 24 января 1998 г. № 61 «О перечне сведений, отнесенных к государственной тайне»,

- Указ Президента РФ от 6 марта 1997 г. № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера» (с изм. и доп. от 23 сентября 2005 г.),

- постановление Правительства РФ от 4 сентября 1995 г. № 870 «Об утверждении Правил отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным сведениям секретности».

- постановление Правительства РФ от 17.10.2009г. № 822 ч.III «Особенности стандартизации оборонной продукции (работ, услуг), используемой в целях защиты сведений, составляющих государственную тайну…», в том числе указзный в п. 27 Государственной корпорацией об атомной энергетике «Росатом».

Указы Президента РФ и постановления Правительства РФ регулируют вопросы подготовки, издания, государственной регистрации и введения в действие нормативных правовых актов, издаваемых органами государственного управления. Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации утверждены постановлением Правительства РФ от 13 августа 1997 г. N 1009 (ред. 11.12.2014 г.)

Положения «Об утверждении Административного регламента исполнения Федеральной службой по оборонному заказу (Рособоронзаказ) государственной функции по рассмотрению жалоб на действия (бездействия) государственных заказчиков, уполномоченных органов, специализированных организаций, операторов электронных площадок, конкурсных, аукционных или котировочных комиссий при размещении заказов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг для федеральных государственных нужд, которые не относятся к государственному оборонному заказу и сведения о которых составляют государственную тайну» приказ от 12. 03.2013 № 27

Федеральный Закон «О коммерческой тайне» от 29.07.2004 №98-ФЗ, (ред. от 12.03.2014) регулирует отношения, связанные с установлением, изменением и прекращением режима коммерческой тайны в отношении информации, которая имеет действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности ее третьм лицам часть 1 в ред. Федерального закона от 12.03.2014 N 35-ФЗ). Статьи данного Закона и редакции определяют перечень сведений, составляющих коммерческую тайну, и устанавливает полномочия государственных органов и должностных лиц, призванных обеспечивать сохранение и защиту коммерческой тайны, в том числе предусматривает уголовную ответственность за разглашение.

Правовые акты, предусмотренные Федеральным законом зафиксированные в законодательных актах по вопросам информации и регламентированию ведения документации, порядок доступа ограниченного круга лиц, охрана конфиденциальности в рамках трудовых отношений организации и ее контрагентов.

Положения настоящего Федерального закона распространяются на информацию, составляющую коммерческую тайну, независимо от вида носителя, на котором она зафиксирована.

Ст. 3. Основные понятия, используемые в настоящем Федеральном законе

Для целей настоящего Федерального закона используются следующие основные понятия:

1) коммерческая тайна - режим конфиденциальности информации, позволяющий ее обладателю при существующих или возможных обстоятельствах увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить положение на рынке товаров, работ, услуг или получить иную коммерческую выгоду (п. 1 в ред. ФЗ от 18.12.2006 N 231-ФЗ),

2) информация, составляющая коммерческую тайну, - сведения любого характера (производственные, технические, экономические, организационные и другие), в том числе о результатах интеллектуальной деятельности в научно-технической сфере, а также сведения о способах осуществления профессиональной деятельности, которые имеют действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности их третьим лицам, к которым у третьих лиц нет свободного доступа на законном основании, и в отношении которых, обладателем таких сведений, введен режим коммерческой тайны.

Где сотрудник фирмы - обладатель информации, составляющей коммерческую тайну, - лицо, владеющее информацией, составляющей коммерческую тайну, на законном основании, ограничило доступ к этой информации и установило в отношении ее режим коммерческой тайны.

А передача информации, составляющей коммерческую тайну, и зафиксированной на материальном носителе, ее обладателем контрагенту на основании договора в объеме и на условиях, которые предусмотрены договором, включая условие о принятии контрагентом установленных договором мер по охране ее конфиденциальности (сотрудник несет ответственность, как административную, так и уголовную, в случае ее передаче третьим лицам, утечке и разглашении).

Разглашение информации, составляющей коммерческую тайну, - действие или бездействие, в результате которых информация, составляющая коммерческую тайну, в любой возможной форме (устной, письменной, иной форме, в том числе с использованием технических средств) становится известной третьим лицам без согласия обладателя такой информации либо вопреки трудовому или гражданско-правовому договору.

Ст. 4. Право на отнесение информации к информации, составляющей коммерческую тайну, и способы получения такой информации

Право на отнесение информации к информации, составляющей коммерческую тайну, и на определение перечня и состава такой информации принадлежит обладателю такой информации с учетом положений настоящего Федерального закона.

Информация, составляющая коммерческую тайну, обладателем которой является другое лицо, считается полученной незаконно, если ее получение осуществлялось с умышленным преодолением принятых обладателем информации, составляющей коммерческую тайну, мер по охране конфиденциальности этой информации, а также, если получающее эту информацию лицо знало или имело достаточные основания полагать, что эта информация составляет коммерческую тайну, обладателем которой является другое лицо, и что осуществляющее передачу этой информации лицо не имеет на передачу этой информации законного основания.

Ст. 6. Предоставление информации, составляющей коммерческую тайну

1. Обладатель информации, составляющей коммерческую тайну, по мотивированному требованию органа государственной власти, иного государственного органа, органа местного самоуправления предоставляет им на безвозмездной основе информацию, составляющую коммерческую тайну. Мотивированное требование должно быть подписано уполномоченным должностным лицом, содержать указание цели и правового основания затребования информации, составляющей коммерческую тайну, и срок предоставления этой информации, если иное не установлено федеральными законами.

2. В случае отказа обладателя информации, составляющей коммерческую тайну, предоставить ее органу государственной власти, иному государственному органу, органу местного самоуправления данные органы вправе затребовать эту информацию в судебном порядке.

3. Обладатель информации, составляющей коммерческую тайну, а также органы государственной власти, иные государственные органы, органы местного самоуправления, получившие такую информацию в соответствии с частью 1 настоящей статьи, обязаны предоставить эту информацию по запросу судов, органов предварительного следствия, органов дознания по делам, находящимся в их производстве, в порядке и на основаниях, которые предусмотрены законодательством Российской Федерации.

Статья 6.2. Обладатель информации, составляющей коммерческую тайну, имеет право:

1) устанавливать, изменять, отменять в письменной форме режим коммерческой тайны в соответствии с настоящим Федеральным законом и гражданско-правовым договором;

2) использовать информацию, составляющую коммерческую тайну, для собственных нужд в порядке, не противоречащем законодательству Российской Федерации;

3) разрешать или запрещать доступ к информации, составляющей коммерческую тайну, определять порядок и условия доступа к этой информации;

4) требовать от юридических лиц, физических лиц, получивших доступ к информации, составляющей коммерческую тайну, органов государственной власти, иных государственных органов, органов местного самоуправления, которым предоставлена информация, составляющая коммерческую тайну, соблюдения обязанностей по охране ее конфиденциальности;

5) требовать от лиц, получивших доступ к информации, составляющей коммерческую тайну, в результате действий, совершенных случайно или по ошибке, охраны конфиденциальности этой информации;

6) защищать в установленном законом порядке свои права в случае разглашения, незаконного получения или незаконного использования третьими лицами информации, составляющей коммерческую тайну, в том числе требовать возмещения убытков, причиненных в связи с нарушением его прав.

Режим коммерческой тайны считается установленным после принятия обладателем информации, составляющей коммерческую тайну, мер, указанных в части 1, а так же меры по охране конфиденциальности информации признаются разумно достаточными, если:

1) исключается доступ к информации, составляющей коммерческую тайну, любых лиц без согласия ее обладателя;

2) обеспечивается возможность использования информации, составляющей коммерческую тайну, работниками и передачи ее контрагентам без нарушения режима коммерческой тайны.

1. В целях охраны конфиденциальности информации, составляющей коммерческую тайну, работодатель обязан:

1) ознакомить под расписку работника, доступ которого к этой информации, обладателями которой являются работодатель и его контрагенты, необходим для исполнения данным работником своих трудовых обязанностей, с перечнем информации, составляющей коммерческую тайну;

2) ознакомить под расписку работника с установленным работодателем режимом коммерческой тайны и с мерами ответственности за его нарушение;

3) создать работнику необходимые условия для соблюдения им установленного работодателем режима коммерческой тайны.

2. Доступ работника к информации, составляющей коммерческую тайну, осуществляется с его согласия, если это не предусмотрено его трудовыми обязанностями (ред. 29 июля 2004 г № 98-ФЗ).

Основные положения об организации архивного хранения документов изложены в Положение о Федеральном архивном агентстве (утв. постановлением Правительства РФ от 17 июня 2004 г. N 290). Документ регулирует вопросы формирования, организации хранения, учета, использования архивов и архивных фондов и управления ими, определяет статус, основные задачи и функции Федерального архивного агентства.

Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ред. от 04.10.2014 г.) устанавливает предельные сроки ведомственного хранения документов, составляющих государственную часть Архивного фонда Российской Федерации.

Нормативные правовые акты, издаваемые федеральными органами исполнительной власти (министерствами, комитетами, управлениями, службами, агентствами), являются ведомственными нормативными актами и в зависимости от сферы действия подразделяются на общие, отраслевые и межотраслевые.

Нормативные правовые акты общего характера рассчитаны на многократное применение ко всем предусмотренным ими случаями, акты отраслевого характера действуют в рамках одной отрасли, межотраслевые - в нескольких или всех отраслях.

Общее методическое руководство организацией архивного дела и документационным обеспечением управленческой деятельности на территории России возложено на Федеральное архивное агентство Российской Федерации.

Деятельность в сфере издания нормативных правовых актов по вопросам делопроизводства и архивного дела возложены на Министерство культуры и массовых коммуникаций РФ и обязательны для применения всеми организациями, учреждениями, предприятия независимо от их организационно-правовой формы.

В 1991 г. Росархивом разработана и внедрена Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ).

ГСДОУ - это совокупность правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и организациях.

Основная цель ГСДОУ - упорядочение документооборота организаций, сокращение количества и повышение качества документов, создание наиболее благоприятных условий для применения технических средств и современных технологий сбора, обработки, использования и хранения информации, совершенствование работы аппарата управления.

ГСДОУ распространяется на все системы документации органов государственного управления, суда, прокуратуры, арбитража, учреждений, организаций и предприятий, включая документы, создаваемые средствами вычислительной техники.

Положения ГСДОУ конкретизированы в «Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», утвержденными постановлением Правительства Российской федерации от 15 июля 2009 г. № 477, а также в «Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», утвержденными приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. №76.

Государственный стандарт (ГОСТ) - это нормативный документ, разработанный заинтересованными сторонами на основе согласия по существенным вопросам, утвержденный уполномоченным органом, устанавливающий для всеобщего и многократного использования правила, общие принципы, характеристики, требования или методы, касающиеся определенных объектов, и направленный на достижение оптимальной степени упорядочения в определенной области.

Все государственные стандарты, действующие на территории Российской Федерации, объединены в единую Государственную систему стандартизации (ГСС), представляющую иерархически организованную систему классификации и кодирования самих государственных стандартов.

Серия 1 (ГСС) содержит комплекс стандартов, в которых закреплены положения о порядке их разработки, построении, изложении, оформлении, утверждении, регистрации и введении в действие стандартов, внесения в них изменений.

Серия 6 (ГСС) содержит комплекс стандартов на унифицированные системы документации и Единую систему классификации и кодирования технико-экономической информации.

К серии 6 (ГСС) принадлежит:

ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов;

ГОСТ Р 7.0.8-2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

В стандартах этой серии закреплены требования к форме документа, бланкам документов, составу реквизитов и их оформлению, правила унификации и стандартизации документов и применения унифицированных систем документации, используемая в документационном обеспечении терминология, требования к техническим средствам обработки информации и др.

Под унификацией в широком теоретическом смысле понимают оптимальное сокращение числа элементов в объектах, составляющих какой-либо комплекс или систему. Основная цель унификации и стандартизации управленческой документации - создание системы документов, которая может дать экономический эффект. Экономическая эффективность унификации и стандартизации документов достигается в результате снижения затрат на составление, изготовление и оформление документов, их передачу, обработку, хранение и уничтожение. Таким образом, унификация документов -- это комплекс задач по совершенствованию их форм и содержания.

Содержание документа, применяемого в управлении, определяется составом и значением реквизитов, которые в него входят. Таким образом, объектами унификации и стандартизации документа является как его форма, так и состав включаемых в нее реквизитов.

Унифицированные системы документации (УСД) определяют совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в определенной сфере деятельности задачами и расположенных на носителе информации в определенном порядке.

В настоящее время на территории России действуют следующие УСД:

1) унифицированная система организационно-распорядительной документации;

2) унифицированная система банковской документации;

3) унифицированная система учетной и отчетной документации;

4) унифицированная система отчетно-статистической документации;

5) унифицированная система документации по труду;

6) унифицированная система документации пенсионного фонда РФ;

7) унифицированная система внешнеторговой документации.

Разработка УСД ведется соответствующими министерствами и ведомствами, которым поручена эта работа.

Основой построения всех перечисленных систем является унифицированная система организационно-распорядительной документации. Основным нормативным документом, регламентирующим функционирование данной системы является Государственный стандарт РФ «ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». ГОСТ определяет состав реквизитов документов и требования к их оформлению, требования к бланкам документов, языку и стилю деловой документации и является обязательным для любой организации при ведении делопроизводства.

Одновременно с формированием УСД разрабатываются классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в УСД.

2.1 Основные регламенты документооборота АО «ИСС»

Трудовые отношения предполагают, что между работником и работодателем достигнута договоренность о личном выполнении работником за плату трудовой функции (работы, должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретного вида поручаемой работнику работы) и подчинении работника правилам внутреннего трудового распорядка. Работодатель, в свою очередь, обязан обеспечить работнику условия труда, которые предусмотрены трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором (ст. 15 ТК РФ).

Таким образом, в соответствии со ст. 20 Трудового кодекса РФ сторонами трудовых отношений являются работник и работодатель.

Работником может быть только физическое лицо, которое вступил в трудовые отношения с работодателем.

Работодателем может быть физическое либо юридическое лицо (организация), вступившее в трудовые отношения с работником (ст. 20 ТК РФ).

Началом трудовых отношений между работником и работодателем следует считать момент заключения между ними трудового договора (ст. 16 ТК РФ). Трудовые отношения между работником и работодателем возникают также на основании фактического допущения работника к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя в случае, когда трудовой договор не был надлежащим образом оформлен. Касьянова Г.Ю. - Настольная книга кадровика - 2-е изд., перераб. и доп. - М: АБАК, 2009.

При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю:

- паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

- трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;

- страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

- документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

- документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;

- в отдельных случаях с учетом специфики работы ТК РФ, иными федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ может предусматриваться необходимость предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов.

При заключении трудового договора впервые трудовая книжка и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляется работодателем.

Лицо, желающее устроиться на работу в АО «ИСС», подает резюме в отдел по работе с персоналом и письменное заявление о приеме на работу на имя начальника структурного подразделения, в котором он хотел бы работать.

В АО «ИСС» работают со сведениями, составляющими государственную тайну, поэтому начальник структурного подразделения, в которое устраивается работник, должен указать форму допуска к секретным данным для работника. После того, как начальник дает согласие (ставит свою подпись) о принятии работника, начинается процесс трудоустройства.

Отдел по работе с персоналом выдает работнику анкету для заполнения. В ней указываются: ФИО работника; паспортные данные; образование; семейное положение; близкие родственники, их место рождения и работы; судимые родственники; родственники, проживающие за границей; факты и цели выезда за границу. Кроме того, работник должен предоставить фотографию для вклеивания в анкету. Время проверки анкеты составляет 1-2 месяца.

Каждый работник в АО «ИСС» при устройстве на работу в обязательном порядке проходит предварительный медицинский осмотр. Направление на медосмотр выдает сотрудник отдела по работе с персоналом, где указываются вредные факторы, с которыми столкнется сотрудник при выполнении своих обязанностей. Медосмотр является платным, и устраивающийся работник при прохождении оплачивает его сам с последующей компенсацией стоимости медосмотра предприятием.

После проведения всех необходимых операций с работником заключается трудовой договор.

В Трудовом кодексе определены основные цели трудового законодательства - это:

- гарантии трудовых прав и свобод гражданина;

- создание благоприятных условий труда для работников;

- защита прав и интересов работника и работодателя;

В кодексе определены основные принципы правового регулирования трудовых отношений:

- свобода труда;

- запрет принудительного труда;

- защита от безработицы;

- равенство прав всех работников;

- обеспечение права каждого работника на своевременную заработную плату и др.

Структура Трудового кодекса РФ:

1. Первая часть включает в себя 2 главы, где раскрываются понятия, принципы и цели трудового законодательства и отношений.

2. Вторая часть состоит из 29 глав. Они посвящены социальному партнерству в сфере труда. Особое внимание уделено коллективным переговорам, договорам и соглашениям.

3. Третья часть содержит 5 глав, где отражены основные положения, понятия, сроки и содержание трудового договора.

4. В четвертой части размещены 15 глав, которые определяют регулирование труда отдельных категорий работников: женщин; лиц, не достигших 18 лет; лиц работающих вахтовым методом и т.д.

5. Главы пятой части посвящены защите трудовых прав и свобод, рассмотрению и разрешению трудовых споров.

6. Шестая часть - это заключительные положения данного кодекса, сроки и порядок введения его в действие. http://mosmetod.ru/metodicheskoe-prostranstvo/srednyaya-i-starshaya-shkola/geografiya/ normativnye-dokumenty/trudovoj-kodeks-rossijskoj-federatsii.html

Законодательство Российской Федерации регламентирует общие принципы организации документационного обеспечения управления организаций и предприятий.

Основным законом, регулирующим порядок создания и использования информации (информационных ресурсов), является Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (с изм. и доп. от 21 июля 2014 г.).

Закон устанавливает правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов, таких как:

1) порядок документирования информации;

2) право собственности на отдельные документы и отдельные массивы документов в информационных системах;

3) категории информации по уровню доступа к ней;

4) порядок правовой защиты информации.

Информационные ресурсы могут быть государственной и негосударственной собственностью и находиться в собственности граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций и общественных объединений.

Граждане, органы государственной власти, органы местного самоуправления, организации и общественные объединения обязаны представлять документированную информацию органам и организациям, ответственным за формирование и использование государственных информационных ресурсов.

Государство имеет право выкупа документированной информации у физических и юридических лиц в случае отнесения этой информации к государственной тайне. Собственник информационных ресурсов, содержащих сведения, отнесенные к государственной тайне, вправе распоряжаться этой собственностью только с разрешения соответствующих органов государственной власти.

Документы и массивы документов, созданные за счет средств физических и юридических лиц, а также приобретенные ими на законных основаниях, полученные в порядке дарения или наследования, являются собственностью данных юридических лиц и физических лиц.

Объектами международного информационного обмена может быть документированная информация, информационные ресурсы, информационные продукты, информационные услуги, средства международного информационного обмена. Субъектами международного информационного обмена являются: Российская Федерация, субъекты Российской Федерации, органы государственной власти и местного самоуправления, физические и юридические лица.

Закон устанавливает право собственности на информационные продукты и средства международного информационного обмена, вводит ограничения на вывоз документированной информации, определяет порядок защиты конфиденциальной информации и регулирует другие вопросы международного информационного обмена. Закон о персональных данных (ред. 10 марта 2015 года).

Правовые основы стандартизации в Российской Федерации устанавливает Федеральным законом от 27 декабря 2002 г. N 184-ФЗ «О техническом регулировании» (с изм. и доп., вступ. в силу с 22.12.2014).