Организация документационного обеспечения деятельности службы кадров и направления его совершенствования на примере Акционерного общества "Информационные спутниковые системы"

Нормативно-правовые основы деятельности службы кадров в РФ. Организационная структура и распорядительные нормативно-правовые документы АО "ИСС" им. М.Ф. Решетнева. Основные регламенты документооборота предприятия, документирование трудовых отношений.

Рубрика Менеджмент и трудовые отношения
Вид дипломная работа
Язык русский
Дата добавления 08.07.2015
Размер файла 725,1 K

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru

Размещено на http://www.allbest.ru

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования

РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ГУМАНИТАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ (РГГУ)

ИСТОРИКО-АРХИВНЫЙ ИНСТИТУТ

Факультет документоведения и технотронных архивов

Кафедра документоведения

Организация документационного обеспечения деятельности службы кадров и направления его совершенствования на примере Акционерного общества «Информационные спутниковые системы»

Специальность «Документоведение и документационное обеспечение управления»

Дипломная работа

студент 5-го курса заочной формы обучения

Максимов Алексей Александрович

Москва 2015

ОГЛАВЛЕНИЕ

  • ВВЕДЕНИЕ
  • ГЛАВА 1. ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ АО «ИСС» ИМЕНИ АКАДЕМИКА М.Ф. РЕШЕТНЕВА
    • 1.1 Нормативно-правовые основы деятельности службы кадров в Российской Федерации
    • 1.2 Организационная структура и распорядительные нормативно-правовые документы АО «ИСС» им. М.Ф. Решетнева
    • 1.3 Кадровая служба АО «ИСС»
  • ГЛАВА 2. АНАЛИЗ ОСОБЕННОСТЕЙ ОРГАНИЗАЦИИ ДОУ СЛУЖБЫ КАДРОВ АО «ИСС»
    • 2.1 Основные регламенты документооборота АО «ИСС»
    • 2.2 Документирование трудовых отношений в АО «ИСС»
    • 2.3 Пути совершенствования ДОУ службы кадров АО «ИСС»
  • ЗАКЛЮЧЕНИЕ
  • Список использованных источников и литературы
  • ПРИЛОЖЕНИЕ 1
  • ПРИЛОЖЕНИЕ 2
  • ПРИЛОЖЕНИЕ 3

ВВЕДЕНИЕ

  • документационный кадры распорядительный регламент
  • Повышение роли персонала и изменение отношения к нему связано, прежде всего, с глубокими преобразованиями в производстве. Стабилизация производственных процессов давала возможность широко применять труд низкой квалификации, что позволяло экономить на издержках, связанных с наймом, обучением и оплатой рабочей силы. Научные концепции организации труда и управления исходили из этих требований.
  • Научно-технический процесс в последние десятилетия стал причиной крупных изменений в трудовой деятельности. Современное производство все более требует от рабочих качеств, которые не только не формировались в условиях поточно-массового производства, но и преднамеренно сводились к минимуму, что позволяло упростить труд и удешевить стоимость рабочей силы. Одной из отличительных черт современного производства выступает его сильная зависимость от качества рабочей силы, форм ее использования, степени вовлеченности в дела организации. Управление персоналом приобретает все более важное значение, как фактор повышения конкурентоспособности, долгосрочного развития. Характерная черта в организации работы с персоналом в нынешних условиях - стремление кадровых служб к интеграции всех аспектов работы с человеческими ресурсами, всех стадий их жизненного цикла с момента найма до выплаты пенсионного вознаграждения.
  • До последнего времени само понятие «управление персоналом» в нашей управленческой практике отсутствовало. Правда, система управления каждой организации имела функциональную подсистему управления кадрами и социальным развитием коллектива, но большую часть объема работ по управлению кадрами выполняли линейные руководители подразделений.
  • Основным структурным подразделением по управлению кадрами в организации является служба кадров, на которую возложены функции по приему и увольнению работников, а также по организации их обучения, повышения квалификации и переподготовки. Для выполнения последних функций нередко создаются отделы подготовки кадров или отделы технического обучения.
  • Службы кадров не являются ни методическим, ни информационным, ни координирующим центром кадровой работы. Они структурно разобщены с отделами организации труда и заработной платы, отделами охраны труда и техники безопасности, юридическими отделами и другими подразделениями, которые выполняют функции управления кадрами. Кибанов А.Я. - Управление персоналом организации. Учебник. - 4-е изд. - М: ИНФРА-М, 2010.
  • Кадровым службам при осуществлении деятельности в организациях приходится сталкиваться с такими вопросами как организация труда, управление трудовыми отношениями между работником и работодателем и регулированию этих вопросов. Примером регулирования является комплекс документов - кадровая документация.
  • В настоящее время важное значение имеет решение проблемы ДОУ, с помощью которого процессы организации документов, документооборота на предприятии приобретают нормативный и упорядоченный характер. Систематизация документов позволяет создать информационный ресурс о деловой деятельности и обеспечить отчетность организациям и обществу.
  • Актуальность данной темы заключается в том, что значение кадровых служб в структуре управления предприятием возросло, правильная организация ее деятельности ведет к улучшению отбора кадров и как следствие повышению общего потенциала предприятия.
  • Объект исследования - кадровая служба акционерного общества «Информационных спутниковых систем » (АО «ИСС»).
  • Предмет исследования - комплекс документов и процесс организации ДОУ отдела кадров АО «ИСС».
  • Цель дипломной работы: провести комплексный анализ организации документационного обеспечения деятельности службы кадров АО «ИСС» и разработать предложения по его совершенствованию.
  • Задачи дипломной работы:
  • 1. Изучить законодательные, нормативные акты, организационно-распорядительные документы, регламентирующие организацию кадровой службы, научно-методическую и специальную литературу;
  • 2. Рассмотреть организационную структуру АО «ИСС» и кадровую службу в качестве компонента данной структуры;
  • 3. Проанализировать организацию документационного обеспечения и деятельность кадровой службы АО «ИСС»;
  • 4. Разработать предложения по направлениям совершенствования деятельности организации ДОУ кадровой службы АО «ИСС».
  • Как и любое другое направление деятельности, работа кадровой службы обязательно документируется. Составление, оформление документов, работа с ними и хранение регламентированы законодательными и нормативно_правовыми актами, выполнение которых обязательно для любой кадровой службы вне зависимости от ее размеров. Кроме того, на каждом предприятии разрабатываются локальные нормативные акты, регламентирующие работу кадровой службы данной организации. Ежегодно кадровой службой готовится номенклатура дел, формирование которых также признается обязательным для сотрудников кадровой службы.
  • Значение кадровых документов определяется тем, что в них зафиксированы сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и т.д. Поэтому кадровая служба предприятия должна руководствоваться законами, постановлениями, инструкциями и другими документами, содержащими нормы трудового права. За нарушение норм, содержащихся в этих правовых актах, стороны трудовых отношений могут быть привлечены к различным видам юридической ответственности. Алимова Н.А. Большой справочник кадровика/ Н. А. Алимова. - М.: Дашков и К, 2010. - 534 с.

Вопросы реализации кадровой политики и осуществления кадровой работы в организациях различных организационно-правовых форм собственности рассматриваются в книге «Кадровая служба и управление персоналом организации» В.М. Анисимова. В издании содержится набор конкретных документов, инструкций, рекомендаций, форм, справок, образцов приказов (распоряжений) по личному составу и других сведений, относящихся к кадровому делопроизводству и работе с персоналом. Анисимов В.М. - Кадровая служба и управление персоналом организации: Практическое пособие кадровика - М: Экономика, 2009.

В издании Г.Ю. Касьяновой «Настольная книга кадровика» приведены практические рекомендации по организации работы кадровой службы и кадровому делопроизводству. Книга содержит большое количество конкретных примеров и образцов документов. Касьянова Г.Ю. - Настольная книга кадровика - 2-е изд., перераб. и доп. - М: АБАК, 2009.

Вопросы нормативно-правовой базы документационного обеспечения управления кадрами, процессы документирования трудовой деятельности работников и классификации документов по кадрам подробно изложены в книге А.С. Красавина «Документационное обеспечение управления кадрами. Практическое пособие». Красавин А.С. - Документационное обеспечение управления кадрами: Практическое пособие - М: ИНФРА-М, 2009.

Для проведения анализа работы кадровой службы АО «ИСС» были изучены внутренние документы предприятия: устав, положения, приказы по личному составу и другие документы, на основании которых были сделаны соответствующие выводы.

Практическая значимость дипломной работы заключается в том, что предложения по совершенствованию деятельности кадровой службы могут быть предложены руководству организации для повышения качества и эффективности работы данного подразделения.

Структура работы: введение, 2 основные главы, заключение, список использованной литературы, приложения.

Во введении обусловлена актуальность темы, представлен ряд основных источников литературы, обозначены цель и задачи работы.

В первой главе данной работы рассмотрены понятие и функции кадровой службы, теоретические основы деятельности, нормативно_правовое обеспечение.

Во второй главе изложены основные понятия, виды документов кадровой службы (документы при принятии на работу, увольнении, поощрение работника и т.п.) предприятия АО «ИСС».

В конце второй главы предложены рекомендации по совершенствованию процесса организации работы кадровой службы, которые позволят увеличить скорость продвижения и исполнения служебных документов в АО «ИСС».

В заключении подведены основные итоги дипломной работы.

В приложениях представлены структуры предприятия и кадровой службы АО «ИСС», а также проект Инструкции по кадровому делопроизводству, которую предлагается ввести на предприятие.

При написании дипломной работы нами были использованы следующие методы: метод изучения документов организации, метод наблюдения метод результатов обследования; метод сравнения; статистические методы.

Практическая значимость заключается в том, что предложения по совершенствованию деятельности кадровой службы могут быть предложены руководству организации для повышения качества и эффективности работы данного подразделения.

ГЛАВА 1. ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ АО «ИСС» ИМЕНИ АКАДЕМИКА М.Ф. РЕШЕТНЕВА

АО «Информационные спутниковые системы» имени академика М.Ф. Решетнева - одно из ведущих предприятий российской космической отрасли. В своей деятельности Общество руководствуется законодательством Российской Федерации, а также уставом Общества. В дальнейшем, АО «ИСС», является юридическим лицом.

Руководство текущей деятельностью Общества осуществляется генеральным директором Общества (единоличным исполнительным органом), который подотчетен совету директоров и общему собранию акционеров Общества.

На предприятии работают более 8000 человек. Структура АО «ИСС» представлена в приложении 1.

АО «ИСС» имеет свою кадровую политику, целью которой является: формирование высококвалифицированного и мотивированного коллектива, способного повысить конкурентоспособность и укрепить лидирующие позиции фирмы на рынке космической техники.

Основные задачи кадровой политики предприятия:

- определение стратегии, целей управления персоналом, формирование идеологии кадровой работы;

- планирование потребностей организации в персонале;

- поиск и привлечение персонала, отбор и обучение, руководство коллективом;

- формирование и работа с кадровым резервом на руководящие должности;

- оценка потенциала работников предприятия;

- переподготовка и повышение квалификации персонала;

- определение рабочих мест, условий труда, построение рабочего процесса в целом.

Принципы кадровой политики:

- привлечение лучших специалистов с помощью целевого набора в вузы страны из числа наиболее одаренных выпускников школ города по востребованным для предприятия специальностям с предоставлением возможности прохождения всех видов практик и дипломирования непосредственно на предприятии;

- поощрение высоких результатов, совершенствование системы мотивации персонала;

- развитие навыков и обучение сотрудников за счет налаженной и выстроенной системы подготовки, переподготовки и повышения квалификации персонала;

- объективная оценка работы всего персонала предприятия;

- планирование карьеры сотрудников путем формирования кадрового резерва на руководящие должности;

- забота о здоровье и благополучии персонала путем соблюдения принципа социально-ответственного бизнеса.

Всеми этими вопросами занимается управление по работе с персоналом, в котором на данный момент насчитывается 56 человек. Структурная схема управления по работе с персоналом АО «ИСС» представлена в приложении 2.

Документационным обеспечением управления занимается отдел по работе с персоналом, а именно, входящее в его состав бюро организационного проектирования. Рассмотрим основные функции отдела по работе с персоналом и входящего в его состав бюро организационного проектирования.

Согласно положению «Об управлении по работе с персоналом АО «ИСС», основной задачей отдела является: формирование высококвалифицированного и мотивированного коллектива, способного повысить конкурентоспособность и укрепить лидирующие позиции АО ИСС» на рынке спутниковых услуг.

Отдел по работе с персоналом для осуществления поставленных задач и решения возникающих проблем выполняет следующие функции (виды деятельности):

- реализация кадровой политики Общества и формирование идеологии кадровой работы;

- формирование планов потребностей в персонале на кратко-, средне- и долгосрочный период совместно со структурными подразделениями Общества;

- поиск, привлечение и отбор персонала;

- формирование и работа с кадровым резервом на руководящие должности;

- оценка потенциала работников Общества;

- совершенствование программ и методов морального и материального стимулирования персонала и политики в области социального развития;

- совместно с первичной профсоюзной организацией Общества и советом молодых специалистов АО «ИСС»: организация и проведение корпоративных мероприятий, сопровождение деятельности самодеятельных коллективов Общества, взаимодействие с учреждениями культуры города и края;

- оформление документов работникам Общества для выезда в загранкомандировки и оформление документов иностранным гражданам, посещающим АО «ИСС»;

- участие в проведении Обществом политики в области качества.

Структурное подразделение отдела по работе с персоналом - бюро организационного проектирования:

- осуществление деятельности по организационному проектированию с целью повышения эффективности деятельности в области управления персоналом;

- проведение мониторинга эффективности существующих организационных структур и кадрового обеспечения. Разработка предложений по их совершенствованию;

- разработка и совершенствование системы мотивации в Обществе;

- прием, переводы и увольнение руководителей, специалистов, рабочих и служащих, ведение табельного учета руководителей;

- оформление анкет на лиц, принимаемых на работу;

- прием, заполнение, хранение и выдача трудовых книжек;

- оформление приемных, переводных и обходных листов, выдача справок;

- разноска сведений в личные дела, оформление дополнений к анкетам;

- оформление отпусков и учет их использования;

- оформление единовременных разовых пособий при рождении ребенка;

- ведение карточек формы Т-2;

- оформление представлений к наградам, почетным званиям в соответствии с трудовым кодексом РФ;

- постановка и снятие с воинского учета работников Общества, бронирование, взаимодействие с городским военкоматом;

- оформление и ведение учета научных кадров;

- организация проведения аттестации специалистов и руководителей в структурных подразделениях Общества;

- формирование планов потребностей в персонале;

- сопровождение электронной базы данных человеческих ресурсов;

- учет и контроль наличия положений о структурных подразделениях, должностных и производственных инструкций работников Общества;

- актуализация структурной схемы управления Общества.

В своей деятельности бюро организационного проектирования руководствуется Трудовым кодексом РФ, законодательными актами и постановлениями, нормативно_правовыми актами, нормативными и методическими материалами, относящимися к хозяйственной деятельности учреждения, локальными нормативными актами, регламентирующими деятельность АО «ИСС».

1.1 Нормативно-правовые основы деятельности службы кадров в Российской Федерации

Кадровая служба предприятия - это совокупность специализированных структурных подразделений в сфере управления предприятием вместе с занятыми в них должностными лицами (руководители, специалисты, исполнители), призванными управлять персоналом в рамках избранной кадровой политики.

Главное назначение кадровой службы состоит в том, чтобы не только руководствоваться в осуществлении кадровой политики интересами предприятия, но и действовать с учетом трудового законодательства, реализации социальных программ, принятых как на федеральном, так и на территориальном уровне.

Функции, структура и задачи кадровой службы тесно связаны с характером развития экономики, пониманием руководством предприятия (организации) роли персонала в выполнении целей и задач, стоящих перед производством (организацией).

В условиях ориентации экономики на использование экстенсивных методов кадровая служба была представлена чаще всего немногочисленным отделом кадров, отделом подготовки кадров (технического обучения), службой быта.

Функции отдела кадров на отечественных предприятиях сводились в основном к найму и увольнению рабочей силы, ведению делопроизводства. Это низвело отдел кадров до второстепенного структурного подразделения, фактически выполняющего лишь указания руководства предприятия и заказы руководителей структурных подразделений в отношении набора рабочей силы со стороны.

В то же время различными видами кадровой работы были заняты другие подразделения заводоуправления: отдел труда и заработной платы (расчет численности, организация, нормирование и оплата труда), плановый отдел (планирование численности, планирование затрат на рабочую силу), партком (резерв на выдвижение, подбор руководящих кадров, воспитательная работа в коллективе), профсоюзная организация (организация быта, отдыха, культурного времяпрепровождения), отдел техники безопасности, служба главного технолога (формирование операционного разделения труда, определяющего подготовку рабочих и их расстановку, содержание труда), отдел технического обучения (подготовка кадров) и др.

Для корректного функционирования организации необходим контроль документации в независимости от организационно-правовой формы и формы собственности.

Специалисты кадровой службы ведут кадровая документацию напрямую связанную с деятельностью учреждения и несут персональную ответственность за ведение, сохранность и первичное оформление документов.

Оформление документов проходит согласно порядка, предусматривающего корректное составление, доведение их до исполнителей и исполнение, а также организацию ведения делопроизводства регламентированным рядом законодательных и подзаконных нормативно-правовых актов, действующих на всей территории Российской Федерации

Основополагающими являются:

- Конституция Российской Федерации, статья 37 провозглашает право на свободный труд, выбор деятельности; право на условия труда, соответствующие санитарно-гигиеническим требованиям; право на решение трудовых споров законными способами, включая право на забастовку;

- Трудовой Кодекс Российской Федерации, регламентирующий регулирование трудовых правоотношений учреждения с работником Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ в (ред. от 31.12.2014). // Справочно-правовая система Консультант плюс.. Единый порядок документирования трудовых отношений в учреждении устанавливается на основании статей Трудового кодекса, где перечислены законодательные и иные нормативные и правовые акты, в которых регулируются трудовые отношения (ст. 5).

К ним отнесены:

- трудовое законодательство (включая законодательство об охране труда), Трудовой кодекс, иные федеральные законы и законы субъектов Российской Федерации, содержащие нормы трудового права;

- иные нормативные правовые акты, содержащие нормы трудового права;

- указы Президента Российской Федерации;

- постановления Правительства Российской Федерации и нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти;

- нормативные правовые акты органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации;

- нормативные правовые акты органов местного самоуправления и регламентированный внутренний Устав организации.

Отдельно обособлен раздел Трудового кодекса (10) посвящен основам охраны труда в Российской Федерации в организациях.

Персональным данным и их защите полностью посвящен Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных". Цель Закона - "обеспечение защиты прав и свобод человека и гражданина при обработке его персональных данных, в том числе защиты прав на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну". Работника кадровой службы должен руководствоваться положением ст.1 Закона, в которм регулируются отношения, связанные с обработкой персональных данных, с использованием средств автоматизации и без использования таких средств - то есть положения Закона распространяются и на традиционные технологии работы с документами, содержащими персональные данные.

Статья 7 Закона подчеркивает конфиденциальность персональных данных, на основании которой служба кадров организации разрабатывает свое положение о работе с персональными данными.

Федеральный закон от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» регулирует отношения, возникающие при осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации, т.е. сведений (сообщений, данных) независимо от формы их представления, применении информационных технологий, обеспечении защиты информации.

Согласно изложенным принципам правового регулирования отношений в сфере информации, информационных технологий и защиты информации: свобода поиска, получения, передачи, производства, распространения информации законным способом; достоверность, своевременность, открытость; равноправие языков при создании информации; обеспечение безопасности и неприкосновенность частной жизни, недопустимость сбора, хранения, использования и распространения информации о частной жизни лица без его согласия.

К законодательным актам, регулирующими процесс документирования, относится Федеральный закон от 1 июня 2005 г. N 53-ФЗ "О государственном языке Российской Федерации". Он определяет использование государственного языка при составлении и оформлении служебных документов. Согласно ст.68 Конституции РФ: "государственным языком Российской Федерации на всей ее территории является русский язык".

Хранение и использование документов в текущей деятельности учреждения, экспертиза ценности и сдача документов на архивное хранение так же входит в понятие кадрового делопроизводства.

Федеральный закон от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» регулирует отношения, возникающие при организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства.

Для кадровых служб коммерческих организаций, не передающих документы на государственное хранение, а хранящих их у себя, Правила регулируют организацию правил ведения их архива.

Важно выделить для деятельности коммерческих организаций значение следующих законов:

- Федеральный закон "Об акционерных обществах" определяет порядок создания и правовое положение акционерных обществ, права и обязанности их акционеров, а также обеспечивает защиту прав и интересов акционеров Федеральный закон от 26.12.1995 N 208-ФЗ (ред. от 22.12.2014) "Об акционерных обществах"// Справочно-правовая система Консультант плюс..

- Федеральным законом «О коммерческой тайне» Федеральный закон от 29.07.2004 N 98-ФЗ (ред. от 12.03.2014) "О коммерческой тайне"// Справочно-правовая система Консультант плюс. регулируются отношения, связанные с отнесением информации к коммерческой тайне, передачей такой информации, охраной ее конфиденциальности и предупреждением недобросовестной конкуренции. Действие Закона распространяется на информацию, составляющую коммерческую тайну, независимо от вида носителя, на котором она зафиксирована.

- Оформление и учет личного состава осуществляется в соответствии с Унифицированными формами первичной учетной документации, утвержденными постановлением от 5 января 2004 г. N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Представленные в нем формы первичной учетной документации должны использоваться всеми юридическими лицами, осуществляющими деятельность на территории Российской Федерации. В документе также даны рекомендации по заполнению предлагаемых форм.

- Федеральным законом от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ (ред. от 04.11.2014)"О бухгалтерском учете".// Справочно-правовая система Консультант плюс. установлено, любой документ компания вправе разработать самостоятельно, независимо от того, есть его форма в альбомах унифицированных форм или нет. Главное, чтобы в бланке присутствовали обязательные реквизиты, среди которых: наименование документа и дата его составления; название организации; вид документа; описание кадрового действия и величина его измерения в натуральном и (или) денежном выражении, наименование должностей ответственных лиц и их подписи с расшифровкой фамилии и инициалов (п. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).

Новый закон не запрещает использовать унифицированные формы «Т» - ими можно пользоваться и дальше.

Только два бланка по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда остаются обязательными в 2013 году: расчетно-платежная ведомость (форма № Т-49) и платежная ведомость (форма № Т-53). Эти формы упоминаются в действующем Положении № 373-П, следовательно, вместо них нельзя использовать собственный документ. URL:http://www.glavbukh.ru/art/20689.

Постановление Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 №225 «О трудовых книжках» и Постановление Минтруда Российской Федерации от 10.10.2003№69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек» закрепляют основные правила работы с трудовыми книжками работников кадровых служб.

Требования к оформлению документов организационно-распорядительной документации, закреплены в ГОСТе Р 6.30-2003. Область распространения данного стандарта включают организационно-распорядительные документы такие как: постановления распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. документы, включенные в ОКУД (класс 020000). Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации» (вместе с «ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»). // Справочно-правовая система Консультант плюс. Со всеми этими документами работают сотрудники службы кадров.

В деятельности службы кадров также используются: Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР), Единый тарифно-квалифицированный справочник работ и профессий рабочих (ЕТКС) и Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (КСД). Классификаторы предназначены для решения задач, связанных с оценкой численности рабочих и служащих, учётом состава и распределением кадров по категориям персонала, уровню квалификации, а также служат основаниями для разработки должностных инструкций.

В законодательных и правовых нормативных документах описаны различные стороны документирования, регламентированы виды документов и требования к их оформлению, даются определения понятий, сроки и порядок их хранения, обработки и уничтожения.

Оформление документов идет строго в соответствии с комплексом законодательных правовых актов, особенно руководством трудовых отношений в организации.

1.2 Организационная структура и распорядительные нормативно-правовые документы АО «ИСС» им. М.Ф. Решетнева

Документы, относящиеся к кадровому делопроизводству и оформляемые кадровой службой предприятия (организации), подразделяются на:

- организационные документы по кадрам (персоналу);

- распорядительные документы по личному составу (по кадрам или по персоналу);

- учетные документы по кадрам (персоналу);

- информационно-справочные документы по кадрам (персоналу).

Для правильной организации работы с кадрами на любом предприятии или в организации изначально должны быть составлены и утверждены в установленном порядке организационные документы по персоналу. Касьянова Г.Ю. - Настольная книга кадровика - 2-е изд., перераб. и доп. - М: АБАК, 2009.

К основным организационным документам ОА «ИСС» относятся:

- устав;

- правила внутреннего трудового распорядка;

- штатное расписание;

- положение об оплате труда и премировании работников;

- положение о персональных данных работников;

- должностные инструкции работников;

- инструкции по охране труда.

Устав - один из основных учредительных документов юридического лица (организации), определяющий правовое положение компании, ее наименование, местонахождение, порядок управления деятельностью компании, предмет и цели ее деятельности, а также иные существенные сведения, предусмотренные законом для юридических лиц соответствующего вида.

Содержание устава зависит от формы собственности компании и способа управления ее деятельностью. Устав акционерного общества утверждается собранием учредителей общества. Демин Ю.М. - Делопроизводство. Подготовка служебных документов - СПб.: Питер, 2009.

Устав АО «ИСС» содержит следующие разделы:

- общие положения;

- наименование и место нахождения Общества;

- правовое положение Общества. Права и обязанности Общества;

- цели и предмет деятельности Общества;

- ответственность Общества;

- филиалы и представительства Общества. Дочерние и зависимые общества;

- уставный капитал;

- акции Общества. Права акционеров;

- облигации и иные эмиссионные ценные бумаги Общества;

- отчуждение акций акционерам;

- дивиденды Общества. Фонды и чистые активы Общества;

- реестр акционеров Общества;

- органы управления и контроля Общества. Научно-технический совет;

- общее собрание акционеров;

- совет директоров Общества; исполнительный орган Общества;

- ответственность членов совета директоров и генерального директора Общества;

- учет и отчетность Общества. Документы Общества;

- контроль за финансово-хозяйственной деятельностью Общества;

- реорганизация и ликвидация Общества.

Устав в новой редакции был утвержден распоряжением Федерального агентства по управлению государственным имуществом 18 апреля 2013 года.

Правила внутреннего трудового распорядка - локальный нормативный акт, разработанный и действующий в соответствии с ТК РФ, иными федеральными законами и нормативно-правовыми актами РФ, регламентирующий порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режимы работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрений и дисциплинарных взысканий за нарушение трудовой дисциплины, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений.

Правила внутреннего трудового распорядка АО «ИСС» содержат следующие разделы:

- общие положения;

- порядок приема и увольнения работников;

- основные права и обязанности работников и работодателя;

- рабочее время и время отдыха;

- дисциплина труда;

- поощрения работников за успехи в работе;

- отстранение от работы.

Каждый трудящийся обязан выполнять возложенную на него работу с подчинением внутреннему трудовому распорядку.

Штатное расписание - документ, утверждаемый руководителем организации и содержащий сведения о численности работников соответствующих категорий (штатных единицах) по каждой должности, наименования должностей, должностные оклады и надбавки к ним. Кибанов А.Я. - Управление персоналом организации. Учебник. - 4-е изд. - М: ИНФРА-М, 2010.

Штатное расписание АО «ИСС» содержит перечень структурных подразделений, наиме-нования должностей и квалификации, количество штатных единиц, размер должностного оклада и надбавок.

В соответствии с уставом Общества, генеральный директор определяет организационную структуру АО «ИСС» и утверждает штатное расписание.

Положение «Об оплате труда и премировании работников АО «ИСС» включает в себя следующие разделы:

- общие положения;

- аттестация работников;

- должностные оклады работников;

- дополнительные виды оплаты труда;

- компенсационные выплаты;

- стимулирующие выплаты. Вознаграждения;

- ответственность работодателя.

Кроме основного Положения «Об оплате труда и премировании работников АО «ИСС» в организации действуют и другие положения о премировании:

- Положение о премировании за основные результаты хозяйственной деятельности;

- Положение о премировании за основные результаты финансово-хозяйственной деятельности;

- Положение о стимулировании за поиск дополнительных (инициативных) работ;

- Положение о премировании за выполнение особо важных работ;

- Положение о выплате вознаграждений за содействие созданию и использованию изобретений и рационализаторских предложений.

Положение «О персональных данных работников АО «ИСС» является внутренним локальным нормативным актом Общества, обязательным для выполнения работодателем и всеми работниками Общества.

Положение определяет порядок получения, обработки, хранения, использования и защиты персональных данных работников Общества в соответствии с действующим законодательством РФ.

Положение разработано в соответствии с Конституцией РФ, Трудовым кодексом РФ, Федеральным законом «О персональных данных» №152-ФЗ от 27.07.2006, распоряжением Федерального космического агентства №ВД-19 от 13.02.2007, другими действующими нормативно-правовыми актами Российской Федерации.

Положение «О персональных данных работников АО «ИСС» включает в себя следующие разделы:

- общие положения;

- термины, определения, используемые в положении;

- понятие и состав персональных данных;

- сбор, обработка и хранение персональных данных работника;

- доступ к персональным данным работника;

- защита персональных данных работника;

- права и обязанности работника в области защиты персональных данных;

- согласие работника на обработку персональных данных;

- ответственность за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных работника.

Положение доводится до сведения всех работников Общества под роспись. В случае отказа или уклонения работника от ознакомления с Положением под роспись составляется соответствующий акт.

Должностная инструкция - локальный нормативный акт, регламентирующий вопросы осуществления деятельности конкретного должностного лица (категории должностных лиц (работников) - руководящего состава, специалистов, технических исполнителей и т. п.) компании и устанавливающий порядок применения указанными лицами (работниками) в процессе осуществления своей деятельности положений соответствующих законодательных и нормативных правовых актов, а также локальных нормативных актов компании. Демин Ю.М. - Делопроизводство. Подготовка служебных документов - СПб.: Питер, 2009.

Должностная инструкция содержит:

- общие положения;

- квалификационные требования;

- должностные обязанности;

- права;

- ответственность.

Каждого работника при устройстве на работу знакомит с должностной инструкцией под роспись начальник подразделения.

Инструкция по охране труда устанавливает требования безопасности для работников.

В соответствии со статьей 212 Трудового кодекса Российской Федерации обязанности по обеспечению безопасных условий и охраны труда в АО «ИСС» возлагаются на работодателя - генерального директора.

В АО «ИСС» существует общая инструкция по охране труда, а также отдельные инструкции по профессиям и видам работ.

Основные разделы, которые включает в себя общая инструкция по охране труда:

- общие требования охраны труда;

- общие правила охраны труда при следовании на работу и с работы;

- общие правила охраны труда при движении на территории Общества;

- общие правила охраны труда при движении внутри производственных и административных зданий;

- требования охраны труда перед началом работы;

- требования охраны труда при выполнении работ;

- требования охраны труда в аварийных ситуациях;

- требования охраны труда по окончании работы;

- расследование несчастных случаев на производстве;

- расследование профессиональных заболеваний (отравлений);

- возмещение вреда причиненного жизни и здоровью работнику;

- расследование иных несчастных случаев;

- заключение.

Инструкции по охране труда по профессиям и видам работ включают в себя лишь некоторые разделы, предназначенные только для конкретных категорий работников:

- общие требования охраны труда;

- требования охраны труда перед началом работы;

- требования охраны труда при выполнении работ;

- требования охраны труда в аварийных ситуациях;

- требования охраны труда по окончании работы.

За нарушение требований законодательных и иных нормативных актов об охране труда работники Общества могут быть привлечены к дисциплинарной, а в соответствующих случаях к материальной, гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности в порядке, установленном Законодательством РФ.

К распорядительным документам по кадрам (персоналу) относятся приказы (распоряжения) руководителя предприятия о:

- приеме на работу, переводе на другую работу и увольнении работников;

- предоставлении отпуска работнику (работникам);

- поощрениях и взысканиях;

- внесении изменений в трудовую книжку (изменение фамилии, изменение должности и т.д.). Касьянова Г.Ю. - Настольная книга кадровика - 2-е изд., перераб. и доп. - М: АБАК, 2009.

Приказ - это документированное управленческое решение нормативного характера, издаваемое директором компании с целью регламентации действий его подчиненных, как правило, по двум и более вопросам основной (повседневной) деятельности. Демин Ю.М. - Делопроизводство. Подготовка служебных документов - СПб.: Питер, 2009.

Отдел по работе с персоналом АО «ИСС» использует следующие формы приказов:

1) о приеме на работу:

- № Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу»;

- № Т-1а «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу».

2) приказы о переводе:

- № Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу»;

- № Т-5а «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу».

3) приказы об увольнении:

- № Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)»;

- № Т-8а «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)».

4) приказы о награждении:

- № Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника»;

- № Т-11а «Приказ (распоряжение) о поощрении работника».

5) приказы о предоставлении отпуска:

- № Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику»;

- № Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику».

Проекты приказов по кадровым вопросам АО «ИСС» готовит Управление по работе с персоналом на основании соответствующих представлений, визирует начальник управления по работе с персоналом (начальник отдела по работе с персоналом).

Генеральный директор АО «ИСС» подписывает приказы:

- о приеме на работу всех категорий руководителей;

- о переводе на другую работу и перемещении (от заместителя руководителя самостоятельного структурного подразделения и выше);

- о прекращении трудовых договоров по основаниям, предусмотренных ст.77 Трудового Кодекса (ТК) РФ, с руководителями (от заместителя руководителя самостоятельного структурного подразделения и выше);

- о предоставлении (отзыве, продлении, переносе) ежегодных оплачиваемых отпусков, отпусков без сохранения заработной платы руководителям прямого подчинения ГД и др.

Заместитель генерального директора по управлению персоналом АО «ИСС» подписывает приказы:

- о приеме на работу рабочих и специалистов, а также студентов и учащихся на период прохождения всех видов практик и дипломирования;

- о переводе (перемещении) на другую работу, в том числе временном переводе (перемещении) руководителей, специалистов и рабочих, , а также студентов и учащихся в период прохождения всех видов практик и дипломирования;

- о переводе на другую работу в соответствии с медицинским заключением;

- о прекращении трудовых договоров по основаниям, предусмотренным ст.77 ТК РФ с рабочими, специалистами и руководителями, а также со студентами и учащимися по окончании периода прохождения всех видов практик и дипломирования и др.

До начала согласования проекты приказов должны быть представлены в канцелярию Общества для проверки на соответствие требованиям инструкции по делопроизводству. После проведения вышеуказанной проверки, на проекте приказа специалистами канцелярии Общества делается отметка или проставляется соответствующий штамп.

1.3 Кадровая служба АО «ИСС»

Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Делопроизводство охватывает весь комплекс работ по созданию и оформлению документов, их исполнению и контролю сроков исполнения, по учету документов, формированию дел из исполненных документов, хранению и использованию текущих дел, подготовке их к сдаче в архив.

В настоящее время термин «делопроизводство» чаще звучит как «документационное обеспечение управления» (ДОУ), выполняется специальной службой, действующая на правах самостоятельного структурного подразделения. Это может быть: управление делами, общий отдел, канцелярия или секретариат.

Документационное обеспечение управленческой деятельности организации - важнейшая обслуживающая функция управления, от рациональной организации которой зависят скорость и качество принятия управленческих решений, эффективность работы организации в целом, и зависит от решения руководства и самой службы ДОУ. Регламентация выбранной формы работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству.

Работа кадровой службы обязательно документируется. Составление, оформление документов, работа с ними и хранение регламентированы законодательными и нормативно-правовыми актами, выполнение которых обязательно для любой кадровой службы вне зависимости от ее размеров. Кроме того, на каждом предприятии разрабатываются локальные нормативные акты, регламентирующие работу кадровой службы данной организации. Ежегодно кадровой службой готовится номенклатура дел, формирование которых также признается обязательным для сотрудников кадровой службы. Алимова Н.А. Большой справочник кадровика/ Н. А. Алимова. - М.: Дашков и К, 2010. - 534 с.

Нормативно-методическая база - это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности организации, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.

Нормативно-методическую базу делопроизводства составляют:

1) законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;

2) указы и распоряжения Президента РФ, постановления Правительства РФ;

3) нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти, регламентирующие правовые вопросы документационного обеспечения управленческой деятельности;

4) государственные стандарты на документы;

5) общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

6) унифицированные системы документации;

7) нормативно-правовые акты, а также методические документы по делопроизводству, издаваемые руководством организаций и предприятий.

В нормативно-методическую базу делопроизводства входят также законодательные акты субъектов РФ и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектов РФ. Эти акты должны учитываться при организации делопроизводства, прежде всего органами представительной и исполнительной власти субъектов РФ, а также организациями и предприятиями, действующими на их территории. http://www.telenir.net/delovaja_literatura/deloproizvodstvo_kompanii/p2.php

В первую очередь работники, отвечающие за делопроизводство по личному составу, должны знать Трудовой кодекс Российской Федерации (в дальнейшем - ТК РФ). На основании статей ТК РФ на предприятии устанавливается единый порядок оформления документов кадровой службы. Алимова Н.А. Большой справочник кадровика/ Н. А. Алимова. - М.: Дашков и К, 2010. - 534 с.

Трудовой кодекс РФ от 30 декабря 2001 г. № 197-ФЗ - основной законодательный акт, основанный на общепризнанных принципах и нормах международного права и Конституции РФ, он регулирует отношения в трудовой сфере.

Ведение кадрового делопроизводства позволяет эффективно решить сразу несколько задач:

- Документально оформить трудовые отношения, формализовать кадровые процедуры у конкретного работодателя;

- Построить стройную систему управления персоналом, отвечающую стратегическим задачам руководства;

- Регламентировать взаимоотношения работника и работодателя. Ведение кадровой документации позволяет добиться определенного «баланса» во взаимоотношениях работодателя и работников путем четкой регламентации их прав и обязанностей, (например, должностные инструкции регламентируют, чем конкретно должен заниматься каждый работник, его круг прав, обязанностей, объем ответственности);

- Создать организационно-правовые основы трудовой деятельности, как для работников, так и для работодателя. С одной стороны кадровые документы поддерживают интересы работодателя, а с другой - направляют его для недопущения игнорирования требований трудового законодательства. Наличие грамотно составленных кадровых документов взаимовыгодно обеим сторонам трудового договора;

- Разрешить трудовые споры. От качества оформления кадровых документов зависит успех позиции работодателя при возникновении конфликтных ситуаций, особенно когда кадровая документация выступает как одно из письменных доказательств в судебном разбирательстве по трудовым спорам.

- В процессе возникновения и установления трудовых отношений в кадровой службе образуется множество документов под обобщающим названием «кадровая документация». Весь комплекс этих документов можно систематизировать по различным признакам.

Например, по целевой принадлежности выделяют две больших группы кадровых документов:

1. Документы по учету личного состава работников, к которым относятся приказы о приеме на работу, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, увольнении, личная карточка работника и другие. Основная часть документов по личному составу вошла в состав унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

2. Вторую группу составляют документы, связанные с осуществлением функций по управлению персоналом и организацией труда (правила внутреннего трудового распорядка, положение о структурном подразделении, должностные инструкции, структура и штатная численность, штатное расписание). В «Общероссийском классификаторе управленческой документации» ОК 011-93, утвержденном Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 30 декабря 1993 года № 299 (далее ОКУД) эти документы получили название «документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия».


Подобные документы

Работы в архивах красиво оформлены согласно требованиям ВУЗов и содержат рисунки, диаграммы, формулы и т.д.
PPT, PPTX и PDF-файлы представлены только в архивах.
Рекомендуем скачать работу.