Организация документационного обеспечения деятельности службы кадров и направления его совершенствования на примере Акционерного общества "Информационные спутниковые системы"

34. Демин Ю.М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов - 3-е изд., доп. и перераб./Ю. М. Демин. - СПб.: Питер, 2009.

35. Ефремова О.С.. Аттестация рабочих мест по условиям труда в организация. Рекомендации и нормативные документы. - М.: Альфа-Пресс, 2012. - 408 с.

36. Зайцев Г. Г. Управление персоналом: учебное пособие/Г.Г. Зайцев - Спб.: Северо-Запад, 2009.

37. Настольная книга кадровика/Под ред. Г.Ю. Касьяновой (2-е изд.,перераб. и доп. - М.: АБАК, 2009. - 432 с.

38. Настольная книга кадровика/под ред. Г.Ю. Касьяновой - 2-е изд., перераб. и доп. - М: АБАК, 2009.

39. Кафидов В. В. Управление человеческими ресурсами/ Учебное пособие. Стандарт третьего поколения.-С-Петербург: «Питер», 2012.

40. Управление персоналом организации: Учебник/под ред. А.Я. Кибанова - 4-е изд., доп. и перераб. - М: ИНФРА-М, 2010.

41. Ковалева В. Д., Хисамудинов В. В. Автоматизированное рабочее место экономиста/ Учебное пособие. Изд. Финансы и статистика, Инфра-М, 2009 - 366 с.

42. Конин Н. М.. Административное право России в вопросах и ответах/ Учебное пособие/ - М., 2010. - 196 с.

43. Красавин А.С. Документационное обеспечение управления кадрами: Практическое пособие/А.С. Красавин - 2-е изд., перераб. и доп. - М: ИНФРА-М, 2009.

44. Кузнецова, Т.В.; Степанов, Е.А.; Филиппов, Н.Г., «Делопроизводство и техническая документация».-М.: ДАНА, 2012.

45. Маслов Е.В. Управление персоналом предприятия: Учебное пособие/Е.В. Маслов - Москва - Новосибирск: ИНФРА-М, 2010.

46. Никифорова Н. А. Краткий курс по управлению персоналом.-М.: «Окей-книга», 2012.

47. Плешкевич, Е. А. "Документоведение" - новый учебник для высшей школы / Е. А. Плешкевич // Научные и технические библиотеки. -- 2009 .-- N 8 .-- С. 77-83 .

48. Труханович Л.В., Щур Д.Л. Справочник по кадровому делопроизводству.-М: Дело и Сервис , 2010 , 608 с.

49. Фабрицио Том, Тэппинг Дон. 5S для офиса. Как организовать эффективное рабочее место. - М.: Институт комплексных стратегических исследований, 2012. - 224 с.

50. Филина Ф.Н. Практический универсальный справочник работника кадровой службы./ Ф. Н. Филина. - М.: ГроссМедиа, РОСБУХ, 2008. - 424 с.

51. Черепанов В. В. Основы государственной службы и кадровой политики/ Учебник/ - М., 2011. - 678 с.

52. Яновская Ю.М. Перспективы развития службы персонала/ Ю. М. Яновская // Справочник по управлению персоналом . - 2004. - №8. - С. 79.

Размещено на http://www.allbest.ru

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

Структура АО «ИСС»

ПРИЛОЖЕНИЕ 2

Структурная схема управления по работе с персоналом АО «ИСС»

ПРИЛОЖЕНИЕ 3

ИНСТРУКЦИЯ (ПРОЕКТ)

по кадровому делопроизводству в

АО «ИСС» имени академика М.Ф. Решетнева

1 ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1 Настоящая Инструкция по кадровому делопроизводству (далее - Инструкция) устанавливает единые правила кадрового делопроизводства в акционерном обществе «Информационные спутниковые системы» имени академика М.Ф. Решетнева (далее - Общество) и направлена на совершенствование кадровой работы в Обществе.

1.2 Инструкция разработана в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

1.3 Ответственность за организацию кадрового делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с кадровыми документами в Обществе возлагается на отдел по работе с персоналом. Отдел по работе с персоналом является самостоятельным структурным подразделением и подчиняется заместителю генерального директора по управлению персоналом.

1.4 Ответственными за ведение кадрового делопроизводства являются руководители структурных подразделений отдела по работе с персоналом.

1.5 Ответственные за ведение кадрового делопроизводства несут персональную ответственность за выполнение требований Инструкции, сохранность находящихся у них служебных документов. Об их утрате немедленно докладывают руководителю структурного подразделения и сообщают заместителю генерального директора по управлению персоналом.

1.6 Права, обязанности ответственного за ведение кадрового делопроизводства в Обществе определяются должностными инструкциями.

2 СОСТАВ КАДРОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

2.1 Деятельность предприятия обеспечивает система взаимосвязанных управленческих документов, составляющих его документационную базу.

В соответствии с действующим законодательством в Обществе создаются следующие кадровые документы:

- приказ;

- инструкции;

- трудовые договоры;

- акты;

- письма;

- должностные инструкции;

- документы по личному составу;

- и другие.

2.2 Кадровые документы должны быть предельно краткими и ясными по содержанию, всесторонне обоснованными, не допускающими различные толкования.

2.3 Ответственность за качество подготовки документов и достоверность содержащихся в них сведений возлагается на лиц, подготовивших, завизировавших и подписавших такие документы.

2.4 Бланки организационно-распорядительных кадровых документов.

На предприятии введены следующие бланки:

- приказ генерального конструктора и генерального директора;

- приказ;

- общий бланк;

- распоряжение.

Состав видов бланков, применяемых на предприятии, утверждается генеральным конструктором и генеральным директором.

3 ПОДГОТОВКА ДОКУМЕНТОВ

3.1 При подготовке кадровых документов ответственные за ведение кадрового делопроизводства обязаны соблюдать правила оформления реквизитов, изложенные ниже.

3.2 Заголовок к тексту документа.

Заголовок к тексту документа должен быть кратким и точно передавать смысл текста. Заголовок составляется лицом, готовившим проект документа.

3.3 Дата документа.

- дата подписания или события, зафиксированного в документе (распорядительные документы, письма, акт),

- дата утверждения (для утверждаемого документа: инструкция, положение).

Все отметки на документе, связанные с его происхождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

3.4 Согласование документа.

Согласование документа оформляют визой на документе или грифом согласования.

Визирование проекта документа проводят при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его действующему законодательству и правовым актам.

Кадровый документ обязательно согласовывается с главным бухгалтером, начальником экономического отдела и начальником юридического отдела.

Визы включают в себя личную подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату.

3.5 Подпись документа.

Кадровые документы подписывает генеральный конструктор и генеральный директор или по его письменному распоряжению его заместители.

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы, фамилия).

3.6 Утверждение документа.

На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляют в правом верхнем углу первого листа документа.

При необходимости дополнительных предписаний и разъяснений документ может быть утвержден приказом генерального конструктора и генерального директора.

3.7 Использование печатей и штампов

Для удостоверения подлинности кадровых документов или соответствия копий кадровых документов на предприятии используются фирменные печати Общества.

4 ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ПО ОТДЕЛЬНЫМ КАДРОВЫМ ПРОЦЕДУРАМ

4.1 Приказы по личному составу

4.1.2 Приказы по личному составу являются первичными учетными документами, фиксирующими факт приема, перевода или увольнения работника, и основанием для начисления ему заработной платы и иных выплат.

4.1.3 Оформление приказов по личному составу (о смене фамилии, о замещении и т.п.) осуществляется отделом по работе с персоналом.

4.1.4 Приказы по личному составу издаются в одном экземпляре. Выдача оригиналов приказов по личному составу запрещается. По требованию работника или структурного подразделения, для выполнения стоящих перед ним задач кадровой службой выдаются заверенные надлежащим образом копии или выписки из приказов.

Копии или выписки из приказов по личному составу в установленных случаях передаются кадровой службой в бухгалтерию.

4.1.5 Приказ оформляется на бланке унифицированной формы или на бланке Общества.

4.1.6 Приказ подписывается генеральным директором и генеральным конструктором Общества или лицом, исполняющим его обязанности.

4.2 Акт

4.2.1 Акт - документ, составленный несколькими должностными лицами и подтверждающий факты, события (акт приема - передачи трудовой книжки), происходящие в Обществе.

4.2.2 Акт оформляется на общем бланке Общества.

4.2.3 Акт подписывается членами комиссии по актированию.

4.3 Деловая переписка

4.3.1 Деловая переписка - неотъемлемое средство связи с внешними организациями.

4.3.2 По содержанию и назначению письма могут быть: гарантийные, письма - запросы, письма - ответы и другие.

4.4 Должностная инструкция

4.4.1 Должностная инструкция - нормативный документ, в котором определены функции, права и обязанности работника Общества.

4.4.2 На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой договор с работником.

o 4.4.3 Должностная инструкция должна содержать следующие разделы:

- общие положения;

- квалификационные требования;

- должностные обязанности;

- права;

- ответственность.

4.5 Документы по установлению трудовых отношений

4.5.1 Прием на работу в Общество проводится на основании трудового договора, заключенного между работником и Обществом. Трудовой договор составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора хранится в отделе по работе с персоналом Общества, другой передается работнику.

Трудовой договор может быть заключен:

- на неопределенный срок;

- на определенный срок не менее одного года.

Внесение изменений и дополнений в трудовой договор, в том числе при переводе на другую работу, осуществляется сторонами трудового договора путем заключения дополнительного соглашения к трудовому договору.

Дополнительное соглашение к трудовому договору составляется между его сторонами в письменной форме, не менее чем в двух экземплярах.

4.5.2 Основаниями для приема на работу в Общество (заключения трудового договора) являются заявление кандидата о приеме его на работу.

Заявление о приеме на работу пишется кандидатом собственноручно, в соответствии с бланком Общества

4.5.3 Личный листок по учету кадров является документом, содержащим сведения анкетно-биографического характера о работнике.

Личный листок по учету кадров заполняется работником собственноручно без помарок и исправлений в одном экземпляре. Ответы на вопросы даются в соответствии с данными, которые содержатся в личных документах поступающего на работу.

4.5.4 Не позднее одного рабочего дня после заключения трудового договора работодатель обязан на основании трудового договора издать приказ о приеме работника на работу, который в срок не более 3 календарных дней доводится до сведения работника под роспись.

Приказ о приеме на работу оформляется в соответствии с унифицированной формой № Т-1.

Подлинник приказа о приеме на работу остается на хранении в отделе управления персоналом, копия передается в бухгалтерию для оформления лицевого счета и начисления заработной платы.

Унифицированная форма приказа № Т-1 является основанием для заполнения учетной формы «Личная карточка Т-2», внесения в трудовую книжку отметки о приеме на работу или ее выдачи (для поступающих на работу впервые).

4.5.5 Личная карточка Т-2 является основным учетным документом, составляется на каждого работника, принятого на работу, и служит основанием для учета состава и анализа движения персонала.

Личная карточка Т-2 заполняется на основании опроса вновь принятого работника и личных документов, предоставленных работником.

Все последующие изменения данных о работнике (об образовании, о перемене места жительства и др.) ответственным работником службы по управлению персоналом отражаются в личной карточке Т-2.

После заполнения личной карточки Т-2 вновь принятый работник подписывает личную карточку Т-2 и проставляет дату заполнения.

4.5.6 На основании заполненной личной карточки Т-2 ответственный работник кадровой службы производит запись в трудовой книжке работника (при ее наличии) в соответствии с требованиями, установленными актом уполномоченного государственного органа по труду.

4.5.7 Приказ о перемещении, переводе оформляется унифицированной формой № Т-5.

Форма Т-5 предназначена для документирования перевода на другую работу.

Основанием для издания приказа является заявление о переводе на другую работу, которое содержит следующие реквизиты: адресат (руководитель организации с указанием его должности, инициалов и фамилии), автор (должность, структурное подразделение, инициалы и фамилия), название вида документа (заявление), текст, подпись и дата. В тексте излагается просьба работника перевести его на другую должность, и (или) в другое структурное подразделение. На заявлении проставляются визы руководителей структурных подразделений Общества - по прежнему и новому месту работы и резолюция руководителя Общества.

Приказ о переводе объявляется работнику Общества под расписку. Подлинник приказа остается на хранение в отделе кадров Общества, копия передается в бухгалтерию.

4.5.8 Увольнение работника Общества, т.е. прекращение трудового договора, документируют формой № Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора с работником».

4.5.9 Заявление об увольнении является письменной формой предупреждения работодателя о расторжении трудового договора по инициативе работника. Заявление пишется от руки, адресуется руководителю, в тексте излагается просьба работника об увольнении, причина и дата увольнения. В документе обязательно должна содержаться дата подачи заявления. Заявление помещается в личное дело вместе с копией приказа об увольнении.

Дата увольнения является необходимым реквизитом приказа, так как в соответствии с Трудовым кодексом РФ днем увольнения работника во всех случаях является последний день его работы (ст.77 ТК РФ).

Проект приказа об увольнении визируют начальник отдела по работе с персоналом Общества, руководитель структурного подразделения, из которого увольняется работник, юрист, если увольнение производится по инициативе работодателя, приказ подписывает генеральный директор и генеральный конструктор Общества или лицо, им уполномоченное. Первый экземпляр приказа (распоряжения) остается в Управлении, второй передается в бухгалтерию для расчета с работником.

4.5.10 Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику оформляется унифицированной формой № Т-6.

Основанием для издания приказа о предоставлении отпуска служит заявление работника и график отпусков.

4.5.11 Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым генеральным директором и генеральным конструктором Общества или лицом, им уполномоченным, не позднее чем за 2 недели до наступления календарного года.

График отпусков составляется работниками отдела по работе с персоналом Общества, визируется руководителями структурных подразделений и утверждается генеральным директором и генеральным конструктором Общества или лицом, им уполномоченным.

При переносе срока отпуска на другое время с согласия работника и руководителя структурного подразделения в график отпусков вносятся соответствующие изменения.

О времени начала отпуска работник должен быть извещен не позднее чем за 2 недели до его начала.

4.5.12 Приказ (распоряжение) о поощрении работника Общества оформляется унифицированной формой Т-11.

Подлинник приказа остается на хранение в отделе по работе с персоналом Общества, на его основании сведения о поощрении заносятся в трудовую книжку, Личную карточку формы № Т-2 работника Общества.

4.5.13 Приказ о наложении дисциплинарного взыскания составляется в текстовой форме на бланке приказов на основании резолюции генерального директора и генерального конструктора Общества или лица, им уполномоченного, объяснительной и докладной записок

Приказ о наложении дисциплинарного взыскания с указанием мотивов его издания объявляется (сообщается) работнику, подвергнутому взысканию, под расписку в течении трех рабочих дней со дня его издания. В случае отказа работника подписать приказ составляется соответствующий акт.

Первый экземпляр приказа остается на хранение в отделе по работе с персоналом в деле приказов.

4.5.14 До применения взыскания должно быть затребовано от работника Общества объяснение в письменной форме. В случаях отказа работника дать такое объяснение составляется соответствующий акт. В объяснительной записке объясняются причины происшедшего - нарушение трудовой дисциплины, невыполнение какого-либо задания и др. Объяснительная записка пишется собственноручно, в одном экземпляре.

4.5.15 Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины составляется руководителем структурного подразделения Общества на основании объяснительной записки работника Общества. Резолюция пишется на докладной записке и должна содержать решение о виде дисциплинарного взыскания.

4.6 Документы по учету кадров

4.6.1 Трудовая книжка работника - основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Трудовые книжки ведутся в порядке, предусмотренном «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», утвержденными постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 (с изменениями от 6 февраля 2004 г.)

4.6.2 Личное дело - совокупность документов, содержащих полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личные дела ведутся с целью концентрации всей информации об одном работнике в отдельном комплексе (досье).

Личные дела ведутся на руководящих работников, специалистов, материально ответственных лиц.

Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу, формируется в течение всего срока работы работника и дополняется документами, характеризующими трудовую деятельность.

Документы в личном деле работника располагаются в хронологическом порядке (по дате их издания или составления).

Личные дела работников хранятся 75 лет, руководителей организации - постоянно.

Личные дела хранятся в отделе по работе с персоналом. как документы строгой отчетности. Ответственность за хранение личных дел возлагается на ответственного за ведение кадрового делопроизводства работника отдела по работе с персоналом.

4.6.3 При прекращении трудового договора работодатель обязан выдать работнику в день увольнения (последний день работы) трудовую книжку и по письменному заявлению работника копии документов, связанных с работой (ст.62 ТК РФ). Заявление составляется работником в письменной произвольной форме, с точным обозначением конкретных видов документов, копии которых желает получить работник, и обоснованием соответствующего требования ссылкой на ст.62 ТК РФ, и подается не позднее, чем за три дня до даты увольнения.

4.6.4 Трудовой кодекс РФ дополнительно предусматривает обязанность работодателя выдать работнику: надлежаще заверенную копию приказа (распоряжения) о приеме на работу (ч.2 ст.68 ТК РФ); трудовую книжку и другие документы, связанные с работой, при расторжении трудового договора по инициативе работника (ч.5 ст.80 ТК РФ); копии любых записей, содержащих персональные данные работника, за исключением случаев, предусмотренных федеральными законами (ст.89 ТК РФ).

Работодатель обязан выдать работнику по его требованию копии связанных с работой документов в течение трех дней со дня подачи соответствующего заявления без требования с работника платы.

4.6.5 Удостоверение копий, связанных с работой может производится, в зависимости от вида того или иного документа, кадровой службой или бухгалтерией Общества.

5 ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА

5.1 Вся поступающая в Управление Общества корреспонденция регистрируется в журнале входящих документов.

5.2 Документы, подписанные руководителем Общества по кадровым вопросам и предназначенные для отправки в сторонние организации, передаются в Общий отдел Общества, где производится их регистрация в журнале исходящих документов, подготовка к отправке и отправка.

Копии отправляемой кадровой корреспонденции с визами подшиваются в дела отдела по работе с персоналом Общества.

6 РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

6.1 Основой построения поисковых систем является регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

6.2 Регистрации подлежат все кадровые документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

6.3 Кадровые документы регистрируют один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения.

6.4 Регистрацию кадровых документов осуществляют централизовано. При этом все операции по регистрации кадровых документов производит отдел по работе с персоналом.

Регистрацию кадровых документов производят в пределах групп, в зависимости от вида документа.

6.5 Кадровые документы регистрируют как традиционным способом - карточка, журнал; так и в электронном виде.

6.6 Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, который может быть дополнен индексом дела по номенклатуре дел. Составные части регистрационного номера отделяют друг от друга тире или косой чертой.

7 КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

7.1 Исполнение документов осуществляется в соответствии со сроками, установленными законодательством РФ. Сроки исполнения документов, не предусмотренные законодательством РФ, исполняются в соответствии со сроками, установленными внутренними документами Общества.

Сроки исполнения исчисляются в календарных днях от даты подписания или утверждения документа. Срок исполнения документа может быть изменен лишь лицом, которое его установило.

7.2 Исполнение документа проводится в следующем порядке:

- сбор и обработка необходимой информации;

- подготовка проекта и оформление документа;

- согласование и передача документа на подпись генерального директора и генерального конструктора Общества;

- ознакомление с документом работников Общества.

8. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТОВ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ

8.1 Организация документов в кадровом делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, систематизацию документов, формирование и оформление дел в кадровом делопроизводстве и их передачу в архив Общества в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, а также методическими документами по архивному делу.

Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в кадровом делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел.

8.2 Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в Обществе, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

8.3 Группировка исполненных документов в дела осуществляется в соответствии с номенклатурой дел.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:

- помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

- помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

- группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

- раздельно группировать в дела документы постоянного хранения и временных сроков хранения. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики.

8.4 С момента заведения и до передачи в архив Общества дела хранятся по месту их формирования.

Выдача дел другим подразделениям или сторонним организациям производится с разрешения руководства. На выданное дело заводится карта - заменитель дела. Сторонним организациям дела выдаются по актам.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя общества с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

9 ПЕРЕДАЧА ДЕЛ НА АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ

9.1 Для определения ценности кадровых документов с целью отбора их на хранение в архив Общества и установления сроков хранения проводится экспертиза ценности документов.

Отбор кадровых документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Общества путем полистного просмотра дел.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

9.2 На завершенные дела постоянного, временного хранения и по личному составу Общества, прошедшие экспертизу ценности, оформленные в соответствии с настоящими требованиями, ежегодно составляются описи.

При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

- заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

- графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела.

Описи дел составляются по установленной форме в трех экземплярах.

9.3 Документы, образовавшиеся в деятельности кадровой службы Общества, имеющие историческое, социальное, экономическое значение, независимо от времени происхождения, места хранения, техники и способа закрепления информации подлежат передаче на хранение в Государственный Архив.

Передача дел производится по описям.

Размещено на Allbest.ru