Главная База знаний "Allbest" Менеджмент и трудовые отношения Организация документационного обеспечения деятельности службы кадров и направления его совершенствования на примере Акционерного общества "Информационные спутниковые системы"

Организация документационного обеспечения деятельности службы кадров и направления его совершенствования на примере Акционерного общества "Информационные спутниковые системы"

Нормативно-правовые основы деятельности службы кадров в РФ. Организационная структура и распорядительные нормативно-правовые документы АО "ИСС" им. М.Ф. Решетнева. Основные регламенты документооборота предприятия, документирование трудовых отношений.

Рубрика Менеджмент и трудовые отношения
Вид дипломная работа
Язык русский
Дата добавления 08.07.2015
Размер файла 725,1 K

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Страница:

В соответствии с Законом стандартизация - это деятельность по установлению норм, правил и характеристик в целях обеспечения:

1) безопасности продукции, работ и услуг для окружающей среды, жизни, здоровья и имущества;

2) технической и информационной совместимости, а также взаимозаменяемости продукции;

3) качества продукции, работ и услуг в соответствии с уровнем развития науки, техники и технологий, единства измерений;

4) экономии всех видов ресурсов;

5) безопасности хозяйственных объектов с учетом риска возникновения природных и техногенных катастроф и других чрезвычайных ситуаций;

6) обороноспособности и мобилизационной готовности страны.

Закон определяет порядок проведения работ по стандартизации, виды документов по стандартизации и их применение, осуществление государственного контроля и надзора за соблюдением требований государственных стандартов, ответственность за нарушение положений закона, порядок финансирования работ по стандартизации и др.

К нормативным документам по стандартизации, действующим на территории Российской Федерации Закон относит:

1) государственные стандарты Российской Федерации, применяемые в установленном порядке международные (региональные) стандарты, правила, нормы и рекомендации по стандартизации, общероссийские классификаторы технико-экономической информации;

2) стандарты отраслей, стандарты предприятий, стандарты научно-технических, инженерных обществ и других общественных организаций.

В нормативных документах по стандартизации в делопроизводстве закреплены требования к построению, изложению и оформлению документов, проведению унификации и применению унифицированных систем документации; созданию и использованию классификаторов технико-экономической и социальной информации; автоматизации информационных процессов в управлении, техническим средствам обработки информации; терминологии, применяемой при работе с документами.

В соответствии с Законом, формирование и реализацию государственной политики в области стандартизации, осуществление государственного контроля и надзора за соблюдением стандартов, участие в работе по международной стандартизации и некоторые другие вопросы возложены на Комитет Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации (Госстандарт России). Комитет принимает государственные стандарты и общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации, обязательные для всех государственных органов управления и субъектов хозяйственной деятельности, которые вводятся в действие после их государственной регистрации.

Вопросы использования государственного языка Российской Федерации и государственных языков субъектов РФ в делопроизводстве регулирует Закон РФ от 25 октября 1991 г. N 1807-I «О языках народов Российской Федерации» (ред. 12.03.2014).

В соответствии с этим законом официальное делопроизводство может вестись на государственном языке Российской Федерации - русском, государственных языках субъектов и народов Российской Федерации, определяемых законодательством субъектов РФ. Официальная переписка между государственными органами, организациями, учреждениями и предприятиями субъектов РФ с адресатами в Российской Федерации ведется на русском языке.

Ответы на обращения граждан, направленные в государственные органы Российской Федерации, даются на языке обращения и только в случае невозможности дать ответ на языке обращения - на русском языке.

Документы, удостоверяющие личность, записи актов гражданского состояния, документы об образовании, документы по трудовым отношениям, военные билеты на территории субъектов РФ, установивших свой национальный язык в качестве второго государственного языка, оформляются наряду с русским языком на государственном языке субъекта РФ.

В промышленности, связи, на транспорте и в энергетике на всей территории России применяется только русский язык.

Использование эмблем организаций или товарных знаков (знаков обслуживания) в официальной документации определяется Законом РФ от 23 сентября 1992 г. N 3520-I «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров» (ред. 24.12.2002 г.).

Классификаторы технико-экономической и социальной информации - нормативные документы, содержащие систематизированный свод наименований объектов, представленных как классификационные группировки, и присвоенные им коды.

Классификации и кодированию подлежат социальные и экономические объекты и их свойства, информация о которых используется в деятельности органов власти и управления и содержится в унифицированных формах документов.

Совокупность классификаторов технико-экономической и социальной информации, научно-методических и нормативно-технических документов по их разработке, ведению и внедрению, а также служб, осуществляющих работы по классификации и кодированию, составляет Единую систему классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСККТЭСИ).

В зависимости от области применения классификаторы подразделяются на общероссийские, отраслевые и классификаторы предприятий.

Все классификаторы в зависимости от содержания подразделяются на следующие группы.

1. Классификаторы информации об управленческих документах, задачах, решаемых в автоматизированных системах управления, видах деятельности, экономических и социальных показателях:

- Общероссийский классификатор стандартов (ОКС);

- Общероссийский классификатор продукции (ОКП);

- Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД);

- Общероссийский классификатор валют (ОКВ);

- Общероссийский классификатор единиц измерения (ОКЕИ) и т. д.

2. Классификаторы информации об организационных структурах:

- Общероссийский классификатор органов государственной власти и управления (ОКОГУ);

- Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО);

- Общероссийский классификатор экономических районов (ОКЭР);

- Общероссийский классификатор отраслей народного хозяйства (ОКОНХ) и др.

3. Классификаторы информации о населении и кадрах:

- Общероссийский классификатор информации по социальной защите населения (ОКИСЗН);

- Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО);

- Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) и др. http://www.telenir.net/delovaja_literatura/deloproizvodstvo_kompanii/p2.php

Таким образом, нормативно-методическая база делопроизводства регламентирует создание и обращение документов, описывает структуру и функции служб делопроизводства. ПОСТАНОВЛЕНИЕ от 16 апреля 2003 г. N 225 (ред. от 25.03.2013) http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_144282/ © КонсультантПлюс, 1992-2015

В АО «ИСС» прием на работу оформляется приказом работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. Содержание приказа должно соответствовать условиям заключенного договора. Приказ работодателя о приеме на работу объявляется работнику под подпись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа.

На основании приказа о приеме на работу:

- вносится запись в трудовую книжку;

- заполняется личная карточка работника формы № Т-2;

- работник ставится на табельный учет (присваивается табельный номер);

- открывается лицевой счет работника.

При приеме на работу в АО «ИСС» работодатель обязан:

- ознакомить работника с порученной работой, условиями и оплатой труда, разъяснить его права и обязанности;

- ознакомить работника с действующими в Обществе: Коллективным договором, правилами внутреннего трудового распорядка и иными локальными нормативными актами под подпись;

- проинструктировать работника по вопросам охраны труда, производственной санитарии и гигиены труда, пожарной и электробезопасности и др. с оформлением контрольного листа.

Трудовые отношения возникают между работником и работодателем (представителем работодателя) на основании трудового договора, заключаемого ими.

Трудовой договор - соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные ТК РФ, федеральными законами и иными нормативными правовыми актами, Коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию и соблюдать действующие в обществе правила внутреннего трудового распорядка и локальные нормативные акты Общества.

Сторонами трудового договора являются: работник - физическое лицо, вступившее в трудовые отношения с работодателем, и работодатель - представитель юридического лица (Общества), вступивший в трудовые отношения с работником.

Права и обязанности работодателя в трудовых отношениях осуществляются генеральным директором АО «ИСС», действующим на основании Устава и уполномоченными им лицами, как то: заместителями ГД и генерального конструктора (ГК), начальниками отделений, управлений и самостоятельных структурных подразделений (цехов, отделов, лабораторий, служб, участков и т.п.) в пределах предоставленных им полномочий.

В трудовом договоре указываются: фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя (фамилия, имя, отчество руководителя - физического лица), заключивших трудовой договор.

Существенными условиями трудового договора являются:

- место работы (с указанием структурного подразделения);

- дата начала работы;

- наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием организации или конкретная трудовая функция;

- права и обязанности работника;

- права и обязанности работодателя;

- характеристики условий труда, компенсации и льготы работникам за работу в тяжелых, вредных и (или) опасных условиях;

- режим труда и отдых (если он в отношении данного работника отличается от общих правил, установленных в организации);

- условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или должностного оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты);

- виды и условия социального страхования, непосредственно связанные с трудовой деятельностью. Красавин А.С. - Документационное обеспечение управления кадрами: Практическое пособие - М: ИНФРА-М, 2009.

В трудовом договоре АО «ИСС» имеется пункт о неразглашении ставших известными работнику сведений, относящихся к коммерческой тайне и к охраняемой законом государственной тайне.

Изменение определенных сторонами условий трудового договора, в том числе перевод на другую работу, допускается только по соглашению сторон трудового договора, за исключением случаев, предусмотренных ТК РФ. Соглашение об изменении определенных сторонами условий трудового договора заключается в письменной форме.

В АО «ИСС» трудовой договор составляется в двух экземплярах, каждый из которых имеет одинаковую юридическую силу. Один экземпляр хранится в отделе по работе с персоналом, а другой находится у работника. Трудовой договор вступает в силу со дня его подписания обеими сторонами.

В соответствии с трудовым договором АО «ИСС» работник приступает к исполнению своих трудовых обязанностей на рабочем месте по истечению двух рабочих дней после подписания трудового договора. За это время работник обязан пройти все необходимые инструктажи.

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (ст. 66 ТК РФ).

На основе трудовой книжки устанавливаются все виды трудового стажа для назначения государственных пенсий (в том числе на льготных условиях и в льготных размерах), пособий по социальному страхованию, а также должностных окладов (в случаях, когда это зависит от продолжительности трудового стажа), выплаты вознаграждения за выслугу лет, процентные надбавки за работу в районах Крайнего Севера и в приравненных к ним местностях и т. д.

Бланки трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, введены в действие с 1 января 2004 года.

В АО «ИСС» трудовые книжки ведутся на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней.

Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей конкретизируют этот срок для работников, принятых на работу впервые, и определяют, что не позднее недельного срока со дня приема на работу работодатель оформляет трудовую книжку на такого работника. В соответствии с требованиями п. 3 Правил, трудовые книжки ведутся только на тех сотрудников, для которых работа в данной организации является основной.

В Правилах указывается, какие сведения о работнике вносятся в трудовую книжку при ее заполнении, а в Инструкции не только указано, как пишутся эти сведения, но и на основании каких документов они вносятся в трудовую книжку.

На титульном листе трудовой книжки указывают:

- ФИО, дату рождения (на основании документа удостоверяющего личность);

- Образование (на основании документов об образовании);

- Запись о специальности.

Правила установлены в Инструкции по заполнению трудовых книжек. Затем на титульном листе обязательно ставится подпись лица, выдавшего трудовую книжку, и печать предприятия, где она была впервые заполнена. Алимова Н.А. Большой справочник кадровика/ Н. А. Алимова. - М.: Дашков и К, 2010. - 534 с.

При изменении каких-либо анкетных данных: фамилии, имени, отчества, соответствующие изменения должны быть внесены в трудовую книжку.

Документы, которые служат основанием для внесения изменений:

- паспорт;

- свидетельство о рождении;

- свидетельство о браке;

- свидетельство о расторжении брака;

- свидетельство об изменении фамилии, имени, отчества и др.

В трудовую книжку вносятся сведения о приеме на работу, переводе, увольнении, о награждениях и поощрениях на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока.

В разделе «Сведения о работе» первоначально указывается полное наименование организации. Записи о наименовании работы или должности, на которую принят работник, производится для служащих в соответствии с наименованиями должностей, указанных в штатном расписании. В таком же порядке оформляется перевод работника на другую постоянную работу в той же организации.

Работа по совместительству по желанию работника указывается в трудовой книжке отдельной строкой. Запись о работе по совместительству и о ее окончании производится работодателем по месту основной работы. Красавин А.С. - Документационное обеспечение управления кадрами: Практическое пособие - М: ИНФРА-М, 2009.

Как указано в ст. 191 ТК РФ, работодатель может разными способами поощрять работников, добросовестно исполняющих трудовые обязанности (объявить благодарность, выдать премию, наградить ценным подарком, почетной грамотой, представить к званию лучшего по профессии и т.д.).

Другие виды поощрений работников за труд определяются коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка, а также уставами и положениями о дисциплине. За особые трудовые заслуги перед обществом и государством работники могут быть представлены к государственным наградам (ст. 191 ТК РФ).

Сведения о награждении (поощрении) за успехи в работе вносятся в трудовую книжку (ст. 66 ТК РФ и п. 4 Правил ведения и хранении трудовых книжек).

Основанием внесения в трудовую книжку записи о награждении (поощрении) является приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма № Т-11) или приказ (распоряжение) о поощрении работников (форма № Т_11а).

Виды награждений (поощрений), сведения о которых вносятся трудовую книжку, определены в п. 24 Правил ведения и хранения пудовых книжек. К ним относятся:

- награждение государственными наградами, в том числе присвоение государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений;

- награждение почетными грамотами, присвоение званий и насаждение нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимое работодателями;

- другие виды поощрения, предусмотренные законодательством Российской Федерации, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка, уставами и положениями о дисциплине. Касьянова Г.Ю. - Настольная книга кадровика - 2-е изд., перераб. и доп. - М: АБАК, 2009.

Особого внимания требует запись при увольнении сотрудника. Запись о причине прекращения трудового договора делается в точном соответствии с формулировками ТК РФ. Пункт 15 Правил и ст. 5.2 Инструкции четко определяют, что при прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным ст.77 ТК РФ (за исключением п.п.4 и 10 этой статьи), в трудовую книжку вносят запись об увольнении со ссылкой на соответствующий пункт этой статьи ТК РФ.

Согласно п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, при оформлении записи в трудовой книжке об увольнении работника должны стоять не только подпись лица, ответственного за ее ведение, но и подпись самого работника, а также печать организации.

В последний день работы работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку, другие документы, связанные с работой, по письменному заявлению работника и произвести с ним окончательный расчет.

Во всех случаях днем увольнения работника является последний день его работы.

Перевод на другую работу - это постоянное или временное изменение трудовой функции работника и (или) структурного подразделения, в котором работает работник, при продолжении работы у того же работодателя, а также перевод на работу в другую местность вместе с работодателем.

Как указано в ст. 72 Трудового кодекса РФ, перевод на другую постоянную работу допускается только с письменного согласия работника. Кроме того, с работником подписывается дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором отражаются необходимые изменения.

Временный перевод на другую работу также допускается только с письменного согласия работника, за исключением случаев, предусмотренных частями второй и третьей ст. 72.2 ТК РФ.

Запрещается переводить и перемещать работника на работу, противопоказанную ему по состоянию здоровья.

В случае перевода на другую работу с работником подписывается дополнительное соглашение к трудовому договору. Касьянова Г.Ю. - Настольная книга кадровика - 2-е изд., перераб. и доп. - М: АБАК, 2009.

Перевод работника на другую работу в АО «ИСС» оформляется приказом генерального директора.

На основании приказа (распоряжения) о переводе на другую работу (формы № Т-5 или № Т-5а) сотрудник отдела по работе с персоналом делает:

- отметку о переводе в личной карточке работника (форма № Т-2);

- отметку о переводе в лицевом счете работника (форма № Т-54 или № Т_54а);

- соответствующую запись в трудовой книжке.

Отпуск - это промежуток времени, в течение которого работник свободен от исполнения трудовых обязанностей.

В АО «ИСС» предоставляются следующие виды отпусков:

- ежегодный оплачиваемый отпуск;

- отпуск за работу с вредными и (или) опасными условиями труда;

- отпуск без сохранения заработной платы;

- отпуск по уходу за ребенком;

- отпуск по беременности и родам;

- учебный отпуск.

Ежегодный оплачиваемый отпуск в АО «ИСС» составляет 28 календарных дней и 8 календарных дней дополнительного.

Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев непрерывной работы в Обществе. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения шести месяцев (ст.122 ТК РФ).

Отпуск за второй и последующие годы работы предоставляется в соответствии с графиком отпусков с учетом индивидуального исчисления стажа работы, дающего право на ежегодный оплачиваемый отпуск (ст.121, 122 ТК РФ).

На основании ст. 125 ТК РФ ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части. Такое разделение может быть произведено только по соглашению между работником и работодателем. При этом хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней.

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (унифицированная форма № Т-6) и записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (унифицированная форма № Т-60) оформляются на основании уведомления или заявления работника о предоставлении ему отпуска, но не позднее, чем за две недели до начала предстоящего отпуска.

Оплачиваемый отпуск работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, предоставляется:

- только за время, фактически отработанное в таких условиях (ч. 3 ст. 121 ТК РФ);

- вместе с основным отпуском (ч. 2 ст. 120 ТК РФ).

Отпуск без сохранения заработной платы в АО «ИСС» предоставляется работнику по его письменному заявлению. Продолжительность отпуска определяется по соглашению между работником и работодателем.

Отпуск по уходу за ребенком в АО «ИСС» предоставляется работникам, которые фактически ухаживают за ребенком (родители, опекуны).

Началом отпуска считается день рождения ребенка, окончанием - достижение ребенком возраста от полутора до трех лет.

Для получения отпуска по уходу за ребенком работник должен написать заявление на имя ЗГД по управлению персоналом, завизировать у руководителя структурного подразделения и приложить к нему свидетельство о рождении ребенка.

В заявлении указывается период действия листка нетрудоспособности по беременности и родам. Также эти данные заносятся в личную карточку (форма № Т-2) в раздел об отпусках.

Кроме того, в АО «ИСС» работникам предоставляется учебный отпуск.

Для этого работник должен предоставить в управление по работе с персоналом справку-вызов из учебного заведения (в ней указывается продолжительность учебного отпуска) и письменное заявление о предоставлении учебного отпуска.

На основании предоставленных документов составляется приказ (формы № Т-6), где указывается номер справки-вызова. Данные об учебном отпуске также фиксируются в личной карточке работника.

Законодательство РФ предусматривает оплату учебного отпуска если:

- образование данного уровня работник получает впервые (ч.1 ст.177 ТК РФ);

- работник обучается успешно (ч.1 ст.173 ТК РФ);

- отпуск связан со сдачей экзаменов или защитой диплома (ч.1 ст.173 ТК РФ);

- образовательное учреждение имеет государственную аккредитацию (ч.1 ст.173 ТК РФ).

После окончания учебного отпуска работник должен предоставить в управление по работе с персоналом справку-подтверждение, которая является доказательством того, что работник использовал учебный отпуск по назначению.

2.2 Документирование трудовых отношений в АО «ИСС»

Дисциплина труда - обязательное для всех работников подчинение правилам поведения, определенным в соответствии с настоящим Кодексом, иными законами, коллективным договором, соглашениями, трудовым договором, локальными нормативными актами организации. Анисимов В.М. - Кадровая служба и управление персоналом организации: Практическое пособие кадровика - М: Экономика, 2009.

В АО «ИСС» существует ряд требований, которые необходимо соблюдать работнику. Эти требования прописаны в правилах внутреннего трудового распорядка. Не выполнение работниками Общества этих требований является нарушением трудовой дисциплины. К работникам, нарушившие требования, применяются меры дисциплинарной ответственности, предусмотренные трудовым законодательством.

За совершение дисциплинарного проступка, то есть неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей и требований правил внутреннего трудового распорядка, работодатель, в соответствии с ТК РФ, имеет право применить к работнику следующие дисциплинарные взыскания:

- замечание;

- выговор;

- увольнение по соответствующим основаниям.

По факту совершения дисциплинарного проступка самостоятельным структурным подразделением готовятся соответствующие документы:

- докладная непосредственного руководителя и (или) лица, осуществляющего ведение табельного учета в самостоятельном структурном подразделении (табельщика) на имя руководителя самостоятельного структурного подразделения по выявленному факту нарушения(отсутствие работника на работе по неизвестным причинам);

- акт (в случае появления, обнаружения либо нахождения работника на работе, как в рабочее, так и в нерабочее время, в состоянии алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения).

До применения дисциплинарного взыскания, в последующий рабочий день (смену) работодатель обязан затребовать от работника письменное объяснение. Если по истечении двух рабочих дней указанное объяснение работником не представлено, то составляется соответствующий акт. Не предоставление работником объяснения не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания.

Дисциплинарное взыскание оформляется приказом по Обществу. В отдельных случаях, дисциплинарное взыскание может оформляться приказом по самостоятельному структурному подразделению в порядке, установленном в Обществе. При оформлении приказа в самостоятельном структурном подразделении о привлечении работника к дисциплинарной ответственности не зависимо от характера дисциплинарного проступка, необходимо обязательно ссылаться на соответствующие статьи ТК РФ.

Руководители самостоятельных структурных подразделений в течение 7 рабочих дней с момента выявления нарушения трудовой дисциплины во вверенном им подразделении, обязаны подготовить проект приказа по Обществу о применении дисциплинарного взыскания, согласовать его с юридическим отделом и направить с приложением соответствующих документов (докладная, объяснительная, акт и др.) на подпись заместителю генерального директора по управлению персоналом, либо в тот же срок издать приказ по подразделению о применении дисциплинарного взыскания с согласованием его с юридическим отделом и отделом по работе с персоналом.

Приказ работодателя или руководителя самостоятельного структурного подразделения о применении дисциплинарного взыскания объявляется работнику под подпись в течение трех рабочих дней со дня его издания. В случае отказа работника письменно ознакомиться с приказом о применении дисциплинарного взыскания составляется соответствующий акт.

В случае причинения работодателю материального ущерба, связанного с нарушением работником производственной, технологической, финансовой и иной специфичной дисциплины, до издания приказа о применении дисциплинарного взыскания, руководитель самостоятельного структурного подразделения работника нарушившего соответствующую дисциплину, обязан направить в бухгалтерию Общества все необходимые в связи с этим документы для определения размера материального ущерба.

Дисциплинарное взыскание может быть обжаловано работником в государственную инспекцию труда или в комиссию по рассмотрению индивидуальных трудовых споров (КТС) Общества.

Среди мер по обеспечению дисциплины труда важное место занимает поощрение работников.

Поощрение - публичное признание результатов труда работника. http://www.audit-it.ru/articles/personnel/a110/43879.html

В АО «ИСС» поощряют работников за добросовестное исполнение своих трудовых обязанностей, повышение производительности труда, улучшение качества и снижение себестоимости продукции, продолжительную и безупречную работу, новаторство в труде и другие достижения в работе путем:

- объявления благодарности;

- помещения фотографии работника на Доску почета АО «ИСС»;

- выплаты премии;

- награждения ценными подарками;

- награждения Золотым знаком;

- награждения Почетной грамотой;

- награждения Благодарственным письмом;

- присвоения почетных званий «Кадровый работник», «Ветеран труда», «Заслуженный ветеран труда», «Лучший молодой работник».

Поощрения объявляются приказом по Обществу (формы № Т-11) и заносятся в трудовую книжку работника.

За особые трудовые заслуги перед Обществом и государством работники могут быть представлены к награждению Государственными и ведомственными наградами (Почетные грамоты, нагрудные знаки, медали, ордена, Почетные звания), а также к поощрениям Губернатора Красноярского края, Законодательного Собрания Красноярского края и органов местного самоуправления ЗАТО г. Железногорск, в соответствии с положениями о данных наградах, соблюдением последовательности и иерархичности награждений.

Работники могут быть представлены к награждению не чаще одного раза в год, исходя из годовой квоты на поощрение работников АО «ИСС», утвержденной ГД.

Вывод: Для правильной организации работы с кадрами в АО «ИСС» были составлены и утверждены в установленном порядке в соответствии с действующим законодательством все необходимые кадровые документы.

Правильное ведение кадровой документации, соблюдение трудового законодательства и иных нормативно-правовых актов - основная деятельность сотрудников отдела по работе с персоналом АО «ИСС».

2.3 Пути совершенствования ДОУ службы кадров АО «ИСС»

В процессе деятельности отделу по работе с персоналом АО «ИСС» приходиться работать с множеством документов. Работа с документами включает следующие основные процедуры:

- подготовка документов;

- обработка документов;

- хранение документов.

Выполнение каждой из названных процедур регламентируется путем разработки соответствующего локального нормативного акта - инструкции по кадровому делопроизводству.

В АО «ИСС» существует такой документ как «Инструкция по делопроизводству», она устанавливает общие требования по документированию управленческой деятельности и организации работы с документами. Соблюдение требований инструкции осуществляет канцелярия Общества. Эта инструкция не рассматривает специфики кадровой документации и особенностей работы с ней. Поэтому для эффективности работы отдела по работе с персоналом АО «ИСС» целесообразно разработать Инструкцию по кадровому делопроизводству.

Текст Инструкции по кадровому делопроизводству, как правило, включает следующие разделы:

1. Общие положения

Это вводная часть Инструкции, где указывается: в соответствии с какими нормативно-методическими документами она разработана, на какие системы документации распространяется, кто отвечает за ведение кадрового делопроизводства в организации и контролирует работу с кадровыми документами, как осуществляется процедура приема-передачи дел кадровой службы.

2. Состав кадровой документации

В разделе называются системы и виды документов, используемых для документирования трудовых отношений. Материалы этого раздела являются основой для разработки Табеля форм документов, разрешенных к применению в отделе кадров.

В Табеле форм документов должны быть представлены все создаваемые в кадровой службе документы, сгруппированные по отдельным кадровым функциям, задачам, ситуациям. В Табеле определяется необходимое и достаточное количество форм документов для юридического оформления конкретных ситуаций. Форма Табеля определяется работодателем и может включать: наименование формы документа, код формы документа (при наличии у документа унифицированной формы), основные требования к заполнению формы. Наименования документов в Табеле форм систематизируются по функциональному признаку.

3. Подготовка документов

В разделе рассматриваются требования к составлению и оформлению служебных документов: состав реквизитов и правила их написания, виды бланков документов, порядок придания документам юридической силы.

С учетом материалов данного раздела разрабатываются Альбом форм документов отдела кадров и Сборник типовых и трафаретных текстов кадровых документов.

В Альбом включаются примеры оформления (образцы) как унифицированных форм документов, так и документов, самостоятельно разработанных работодателем.

Сборник типовых и трафаретных текстов документов отдела кадров отражает специфику деятельности этого подразделения и помогает быстро и качественно составлять и оформлять документы по кадровым вопросам. Типовые тексты, как правило, разрабатываются для многостраничных документов - положений, договоров и др. Трафаретные тексты составляются для небольших по объему документов, многократно создаваемых в течение календарного года или периодически подготавливаемых из года в год.

4. Особенности оформления документов по отдельным кадровым процедурам

В этом разделе работодатель закрепляет особенности создания, движения и хранения кадровых документов по отдельным кадровым процедурам (прием на работу, изменение условий трудового договора, перевод на другую работу, предоставление отпуска, увольнение и др.) с учетом специфики своей деятельности, организационной структуры, численности работников отдела кадров и пр.

5. Организация документооборота

В этой части Инструкции характеризуется движение потоков документов (входящих, исходящих и внутренних) - от создания или получения до исполнения или отправки. Материалы данного раздела Инструкции являются основой для разработки Графика документооборота отдела кадров.

В Графике документооборота отражаются следующие технологические процедуры обработки кадровых документов:

· подготовка проекта документа;

· согласование документа;

· подписание документа;

· утверждение документа;

· регистрация документа;

· передача документа на исполнение;

· контроль исполнения документа;

· оперативное хранение документа;

· передача документа на хранение в архив организации.

В Графике должны быть показаны все действия, осуществляемые в процессе работы с документом. Указаны их исполнители и приведены необходимые характеристики выполняемых процедур (например: основание для создания документа, периодичность создания, количество необходимых экземпляров и т. д.).

6. Регистрация документов

В Инструкции должны быть показаны регистрационные формы, используемые отделом кадров, принятая система индексации документов, порядок регистрации документов.

7. Контроль исполнения документов

Раздел содержит описание системы постановки документов на контроль и ведения контроля, а также порядок снятия документов с контроля.

8. Организация документов в делопроизводстве

В данном разделе раскрываются вопросы систематизации документов в соответствии с разработанной номенклатурой дел, описывается порядок формирования документов в дела, перечисляются признаки заведения дел, приводятся правила формулирования заголовков дел и их индексации.

9. Передача дел на архивное хранение

В Инструкцию обязательно включаются вопросы проведения экспертизы ценности документов, организации деятельности экспертной комиссии и оформления результатов ее работы.

Кроме того, в разделе приводится порядок составления описей дел, отбора документов на уничтожение, передачи документов длительных и постоянного сроков хранения в архив организации, отбора и передачи документов в государственные и муниципальные архивы.. http://www.pro-personal.ru/journal/202/4592

Вывод: введение электронного документооборота на предприятии значительно повлияет на сроки и качество обработки объемов документации. Значительное сокращение времени на обработку, редактирование и контроль качества обработки, исключение существенного объема ошибок, за счет готовых форм и шаблонов для заполнения. А также возможность быстрого просмотра интересующей документации: внутренних приказов, личного дела сотрудника, новых введенных положениях предприятия, контроль нумерации и дат приказов и положений, с отображением действующих или утративших свое действие.

С применением специализированных лицензионных программ электронного документооборота, обеспеченным в режимном предприятии, строго внутри закрытой локальной сети, с применением и обеспечением безопасности, принятием мер для защиты информации, контролем заполнения ответственными лицами.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В ходе выполнения дипломной работы была изучена организация документационного обеспечения управления отдела по работе с персоналом АО «ИСС».

Основной задачей отдела по работе с персоналом АО «ИСС» является: формирования высококвалифицированного и мотивированного коллектива.

Функции по организации труда и регламентированию трудовых отношений в АО «ИСС» выполняет бюро организационного проектирования, которое входит в состав отдела по работе с персоналом, являющимся структурным подразделением управления по работе с персоналом. Управление по работе с персоналом АО «ИСС» подчиняется заместителю генерального директора по управлению персоналом.

В своей деятельности отдел по работе с персоналом руководствуется Трудовым кодексом РФ, законодательными актами и постановлениями, нормативно-правовыми актами, нормативными и методическими материалами, относящимися к хозяйственной деятельности учреждения, локальными нормативными актами, регламентирующими деятельность АО «ИСС».

Документы, относящиеся к кадровому делопроизводству и оформляемые отделом по работе с персоналом АО «ИСС»:

- организационные документы (устав, правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание, положение об оплате труда и премировании, положение о персональных данных, должностные инструкции, инструкция по охране труда);

- распорядительные документы по личному составу (приказы);

- учетные документы по кадрам (личная карточка, приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, график отпусков);

- информационно-справочные документы по кадрам (акт, справка, докладная и служебная записки, объяснительная записка).

В процессе своей деятельности отдел по работе с персоналом АО «ИСС» использует как унифицированные формы документов, так и бланки, разработанные и утвержденные самим предприятием, для которых предполагается создать расширенные формы шаблонов, для наиболее быстрого и удобного заполнения, а так же исключения ошибок при заполнении или неполном заполнении отдельных пунктов и форм.

В АО «ИСС» существует единый порядок оформления приема, перевода, увольнения, поощрения работника, наложения дисциплинарного взыскания на работника, предоставление отпуска работнику. Все эти процедуры регулируются ТК РФ и другими законодательными и локальными нормативными актами, который предлагается автоматизировать для наиболее быстрого и удобного учета работы и профессионального роста кадров, для дальнейшего создания истории каждого из них в наиболее удобном и быстром для доступа электронном формате.

Для совершенствования системы ДОУ отдела по работе с персоналом АО «ИСС» необходимо разработать Инструкцию по кадровому делопроизводству, которая поможет избежать ошибок при оформлении, регистрации, постановки на контроль и хранении кадровых документов, а также существенно увеличит качество подбора кадров и увеличения скорости обработки данных организации делопроизводства.

Существенным упрощением был предложен программный метод расширения предлагаемых шаблонов и специалитета электронного документооборота, с возможностью быстрого перевода в электронный формат, обеспеченный пересылкой внутренней закрытой почтой и разграниченного по типу форм документов (программы быстрого распознавания текста, программы для создания автоматически документов на основании стандартизированных и специализированных шаблонов приказов, распоряжений, актов и иных форм документов).

Снизить риск утраты бумажной документации и риск ошибок в бумажных экземплярах (трудовая книжка, личное дело сотрудника), путем готовых программных продуктов, например, DoсsVision.

А так же путем создания общей электронной базы личных дел, c возможностью просмотра информации о сотруднике - резюме, справок, допусков и приказов (в целом статистики работника, поощрений и взысканий ОТ и ТБ, мед. осмотров), с ограничением в праве редактирования работниками кадровой службы.

Организация в каждом подразделении рабочего места руководителя автоматизированным рабочим местом, с набором предложенных программ, с возможностью взаимодействия с отделом кадров. А именно, включением оперативной обратной связи непосредственного руководителя о фактически отработанном времени в табель сотрудника.

А так же существенная положительная динамика предоставления и обработке информации по внутренней электронной почте об имеющихся вакансиях и возможностью просмотра резюме кандидата на вакантную должность.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

Источники

1. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 31.12.2014).

2. Конституция Российской Федерации от 12.12.1993 (с учетом поправок, внесенных Законами РФ о поправках к Конституции РФ от 30.12.2008 N 6-ФКЗ, от 30.12.2008 N 7-ФКЗ, от 05.02.2014 N 2-ФКЗ, от 21.07.2014 N 11-ФКЗ)

3. Федеральный закон от 27.07.2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных" (ред. от 21.07.2014).

4. Федеральный закон от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» (ред. от 21.07.2014).

5. Федеральный закон от 1 июня 2005 г. N 53-ФЗ "О государственном языке Российской Федерации" (ред. от 05.05.2014).

6. Российское законодательство Постановление Правительства ЗФ от 17.10.2009 № 822 «Об утверждении Положения об особенностях стандартизации».

7. Федеральным законом от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (ред. от 04.11.2014).

8. Федеральный закон от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ред. от 04.10.2014).

9. Положения «Об утверждении Административного регламента исполнения Федеральной службой по оборонному заказу (Рособоронзаказ) государственной функции по рассмотрению жалоб на действия (бездействия) государственных заказчиков, уполномоченных органов, специализированных организаций, операторов электронных площадок, конкурсных, аукционных или котировочных комиссий при размещении заказов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг для федеральных государственных нужд, которые не относятся к государственному оборонному заказу и сведения о которых составляют государственную тайну» приказ от 12. 03.2013 № 27

10. Закон РФ «О коллективных договорах и соглашениях» от 11.03.92 № 2490-1 в редакции Федерального закона от 24.12.95 № 176-ФЗ. Ч. II Редакция Москва Законы и Кодексы Российской Федерации 2011-2014, ТК РФ, Глава 7 Ст. 49, Ст. 50, Ст. 51.

11. Постановление Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 №225 «О трудовых книжках» (ред. от 25.03.2013).

12. Постановление Минтруда Российской Федерации от 10.10.2003 №69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек», зарегистрирован 11.11.2003 № 5219.

13. Федеральный закон "О безопасности" принят Государственной Думой от 07.12.2010 г., одобрен Советом Федерации 15.12.2010 г.

14. Федеральный закон "Об акционерных обществах" (АО) от 26.12.1995 N 208-ФЗ ред. от 22.12.2014 г.

15. Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР), утвержденный Приказом Росстата от 29.08.2013 N 349 (ред. от 01.02.2015) "Об утверждении статистического инструментария для организации федерального статистического наблюдения за численностью, условиями и оплатой труда работников, деятельностью в сфере образования.

16. Единый тарифно-квалифицированный справочник работ и профессий рабочих (ЕТКС) принятый Постановлением Правительства РФ от 31.10.2002 N 787 (ред. от 20.12.2003)

17. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (КСД), утвержден Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 г. N 37 (ред. от 12.02.14).

18. «Общероссийский классификатор управленческой документации» ОК 011-93, утвержденном Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 30.12.1993 года № 299 (далее ОКУД) (ред. от 25.06.14).

19. ГОСТ - Приказ Госстандарта РФ от 30.04.1999 N 203 (ред. от 08.01.2002) "О совершенствовании работы Госреестра" (а так же "Положением о Государственном реестре", "Правилами по сертификации. Временный порядок ведения в Государственном реестре объектов и участников Системы сертификации ГОСТ Р").

20. ГОСТ Р 6.30-2003 - Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст "О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации".

21. ГОСТ Р 7.0.8-2013 Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст)

22. . Устав Акционерного общества «Информационные спутниковые системы» имени академика М.Ф. Решетнева.

23. Правила внутреннего трудового распорядка для работников АО «ИСС».

24. Положение о персональных данных работников АО «ИСС».

25. Положение об отпусках работников АО «ИСС».

26. Инструкция по делопроизводству в АО «ИСС».

Литература

27. Андреева И.Н.. Управление кадрами. Руководство для персонала и топ-менеджмента. - СПб.: БХВ-Петербург, 2012. - 416 с.

28. Анисимов В.М. Кадровая служба и управление персоналом организации: Практическое пособие кадровика/В.М. Анисимов; Центр кадрологии и эффективного персонал-менеджмента - М: ЗАО « Издательство «Экономика», 2009.

29. Алимова Н.А. Большой справочник кадровика/ Н. А. Алимова. - М.: Дашков и К, 2010. - 534 с.

30. Венделева М.А., Вертакова Ю.В.. Информационные технологии управления. - М.: Юрайт, 2012. - 464 с.

31. Гущина, И. А. Кадровое делопроизводство / И. А. Гущина // Справочник кадровика. - 2011. - № 10. - С. 112.

32. Гущина, И. А. Личное дело: особенности оформления и ведения / И. А. Гущина // Справочник кадровика. - 2012. - № 3. - С. 99 -109.

33. Дегтярева, И. А. Доступ к архивным документам по личному составу и их использование / И. А. Дегтярева // Справочник кадровика. - 2012. - № 1. - С. 58 - 69.

Страница:


Подобные документы

Работы в архивах красиво оформлены согласно требованиям ВУЗов и содержат рисунки, диаграммы, формулы и т.д.
PPT, PPTX и PDF-файлы представлены только в архивах.
Рекомендуем скачать работу.

© 2000 — 2023, ООО «Олбест» Все права защищены