Информационные технологии обеспечения управленческой деятельности

Размещено на http://www.allbest.ru

Размещено на http://www.allbest.ru

Введение

Для процветания фирм необходимо качественное и своевременное управление их деятельностью. Главным условием правильности принимаемых решений является исчерпывающая осведомленность. Выполнение этого условия в настоящее время возможно только на базе современных информационных технологий. Поэтому сейчас все фирмы, от организаций малого и среднего бизнеса до крупных промышленных комплексов, разрабатывают и внедряют автоматизированные информационные системы поддержки своей деятельности. Внедрение подобных систем повышает оперативность и достоверность получаемой информации, сокращается время на текущий сбор и обработку информации, а это приводит к высвобождению рабочего времени, как руководителей и специалистов для решения перспективных проблем, так и рядовых сотрудников для более качественного и продуктивного выполнения своих функций. Появляется возможность периодического анализа информации и выявления проблемных ситуаций.

Целью работы является изучение теоретических основ информационных технологий обеспечения управленческой деятельности, рассмотрение на конкретном примере основных наиболее значимых достижений информационной технологии в сфере управления организацией. Для достижения цели, были поставлены следующие основные задачи:

рассмотреть роль IT-технологий в процессе управления организацией;

охарактеризовать сущность, цели и задачи информационных технологий в компании;

провести обзор программных продуктов в сфере управления;

выявить проблемы внедрения программных продуктов и их необходимость.

Предметом исследования данной курсовой работы является информационные технологии обеспечения управленческой деятельности, а объектом исследования применение информационных технологий на примере ОАО «Нижнекамскнефтехим».

Данная курсовая работа состоит из введения, 2 глав, заключения, списка литературы. Курсовая работа проиллюстрирована рисунками и таблицами в приложениях. В первой главе дается теоретические основы информационного обеспечения управления предприятием. Вторая глава - практическая, где на конкретном предприятие показан процесс внедрения и использования системы SAP ERP и СЭД в управлении.

Глава I. Теоретические основы информационного обеспечения управления предприятием

1.1 Роль IT-технологий в процессе управления организацией

Важнейший фактор повышения эффективности производства в любой отрасли является улучшение управления. А различные информационно-технические новшества становятся средством сокращения и удешевления аппарата управления.

До недавнего времени управление рассматривалось как индивидуальное искусство межличностного общения, а не как глобальный механизм координации деятельности участников экономических процессов Проблемы компьютерных информационных систем предприятий и пути их решения [Текст] / И. В. Бычков, В. Ф. Андрусик, Ю. В Ващук // Открытые информационные и компьютерные интегрированные технологии. - Харьков: НАКУ «ХАИ», 2007. Вып. 16. - С. 16.. Сегодня лишь немногие руководители могут позволить себе пренебрежительно относиться к методам работы с информацией. В условиях, когда растет значение информационной составляющей окружающей среды предприятий, полноценное их существование становится невозможным без соответствующих изменений во всех значимых сторонах их жизнедеятельности с точки зрения управляемости и эффективности.

Любое предприятие для анализа возникающих проблем, принятия решений, контроля операций, создания новых продуктов или услуг нуждается в информации. Под информацией понимаются осмысленные и переработанные данные, которые используются для решения управленческих задач Информационные технологии в управлении [Текст]: Учебник/ Под ред. А.Н. Гущин. - М.:УГАХА, 2010. - С. 23. Данные отражают события, происходящие как в самой организации, так и за ее пределами. Для того чтобы получить информацию, необходимую для успешного функционирования предприятия, требуется собрать данные, передать их на обработку, привести их в форму, удобную для последующего использования, и передать пользователям полученные результаты. Пользователи могут уточнять, какие данные нужно собирать, а также скорректировать методы их обработки с точки зрения полноты, достоверности и формы представления получаемых результатов. Весь этот сложный процесс можно облегчить с помощью применения информационных технологий, а, следовательно, ИТ-технологиям отводится широкая роль в управлении (см. Приложение 1).

1.2 Сущность, цели и задачи информационных технологий в компании

Согласно определению, принятому ЮНЕСКО, информационная технология -- это комплекс взаимосвязанных, научных, технологических и инженерных дисциплин, изучающих методы эффективной организации труда людей, занятых обработкой и хранением информации; вычислительную технику и методы организации и взаимодействия с людьми и производственным оборудованием Информационные технологии в управлении [Текст]: Учебник/Под ред. А.Н. Гущин. - М.:УГАХА, 2010. - С. 3. Сами информационные технологии требуют сложной подготовки, больших первоначальных затрат и наукоемкой техники.

Информационные технологии в управлении - это комплекс методов переработки разрозненных исходных данных в надежную и оперативную информацию механизма принятия решений с помощью аппаратных и программных средств с целью достижения оптимальных рыночных параметров объекта управления Информационные технологии в управлении [Текст]:Учебник/Под ред. В. В. Трофимова. - М.:ОСНОВЫ НАУК, 2011. - С.343.

Целью информационной технологии управления является удовлетворение информационных потребностей всех без исключения сотрудников фирмы, имеющих дело с принятием решений Там же, С.344. Она может быть полезна на любом уровне управления.

Системы информационного обеспечения решают следующие задачи:

определение потребителей информации, ее состава, периодичности циркуляции (обеспечение информационного сопровождения управленческой, производственной и других видов деятельности), форм представления (в виде диаграмм, графиков, текста, таблиц в форме, удобной для руководителей);

определение источников информации, обеспечение доступа к ней из внутренних и внешних источников;

унификация и организация процессов и средств сбора, регистрации, обработки, хранения, обновления, передачи и использования информации, распределение этих задач между подразделениями;

организация потоков информации, формирование комплекса технических средств для организации информационных потоков (информационно-телекоммуникационных систем, систем диспетчеризации и мониторинга), развитие и создание новых информационных и телекоммуникационных технологий и поэтапное формирование единого информационного пространства организации, обеспечение управления информацией в разнородных (многоплатформных) комплексах;

организация хранения массивов информации (разработка системы классификаторов, хранение данных и информации в унифицированных форматах);

формирование унифицированной системы документации, разработка документооборота и технологических процессов формирования документов, установление порядка их составления, оформления, регистрации, согласования и утверждения;

формирование и эксплуатация системы взаимодействия информационной системы и менеджеров, организация использования информации для оценки тенденций, альтернатив решений и действий, разработки прогнозов, выработки стратегии;

организация обратной связи - осуществление коррекции входной информации по информации, переработанной в организации Информационные технологии в управлении [Текст]: Учебник/Под ред. В. В. Трофимова. - М.:ОСНОВЫ НАУК, 2011. - С.344.

Информационная технология, как и любая другая, должна отвечать следующим требованиям:

обеспечивать высокую степень расчленения всего процесса обработки информации на этапы (фазы), операции, действия;

включать весь набор элементов, необходимых для достижения поставленной цели;

иметь регулярный характер. Этапы, действия, операции технологического процесса могут быть стандартизованы и унифицированы, что позволит более эффективно осуществлять целенаправленное управление информационными процессами Иванов, Д.И. Создание информационной системы. Углубление и расширение детализации аналитических данных [Текст]/ Д.И. Иванов// Современные аспекты экономики. - 2007. - №20 - С. 11.

Одним из видов использования информационных технологий в управлении является использование в управлении Корпоративных информационных систем.

Информационная система - человеко-компьютерная система для поддержки принятия решений и производства информационных продуктов, использующая компьютерную информационную технологию Информационные технологии в управлении [Текст]: Учебник/ Под ред. В. В. Трофимова. - М.:ОСНОВЫ НАУК, 2011. -С. 344..

Информационные системы могут значительно различаться по типам объектов, характером и объемом решаемых задач и рядом других признаков.

Одной из наиболее популярных является классификация их по масштабу:

Персональная ИС - предназначена для решения некоторого круга задач одного человека.

Групповая ИС - ориентирована на коллективное использование информации членами рабочей группы или подразделения.

Корпоративная ИС - в идеале охватывает все информационные процессы целого предприятия, достигая их полной согласованности и прозрачности. Такие системы иногда называют системами комплексной автоматизации предприятия Там же, С. 344..

Корпоративная информационная система (КИС) -- управленческая идеология, объединяющая бизнес-стратегию и информационные технологии Корпоративные информационные системы в России [Электронный ресурс] // Сайт «Корпоративные информационные системы». - Режим доступа: http://www.cfin.ru/software/kis/index.shtml, свободный.. Следует помнить, что КИС, в первую очередь, это система, и только в частном случае - информационная технология. Именно эти системы широко внедряются в крупных компаниях с целью повышения эффективности предприятия.

К основным типам информационных систем можно отнести:

системы поддержки деятельности руководителя (Executive Support Systems - ESS), помогающие принимать неструктурированные решения на стратегическом уровне управления компанией и проводить системный анализ информации из внешней среды;

управляющие информационные системы (Management Information Systems - MIS), обслуживающие управленческий уровень, при этом они обеспечивают менеджеров среднего и высшего звена текущей информацией о выполнении основных бизнес-процессов в компании и о некоторых изменениях во внешней среде;

системы поддержки принятия решений (Decision Support Systems - DSS), работающие со всеми типами данных и позволяющие проводить аналитические исследования, строить модели и разыгрывать сценарии для решения слабоструктурированных и вообще не структурированных проблем в инновационных проектах;

рабочие системы знания (Knowledge Work Systems - KWS), целью которых является аккумулировать знания и опыт;

системы диалоговой обработки трансакций (Transaction Processing Systems - TPS) - базовые деловые системы, обслуживающие исполнительский (эксплуатационный) уровень организации и предназначенный для автоматического выполнения большого числа трансакций, составляющих стандартный бизнес-процесс этого уровня;

системы автоматизации делопроизводства (OAS), работающие почти с формализованными данными, их функции - дополнять и контролировать работу систем TPS на эксплуатационном уровне и документооборот на уровне организации Корпоративные информационные системы в России [Электронный ресурс] // Сайт «Корпоративные информационные системы». - Режим доступа: http://www.cfin.ru/software/kis/index.shtml , свободный..

1.3 Класс ERP-систем

Готовые программные комплексы, одновременно охватывающие функции управления предприятиями в целом, предлагают на российском рынке пока преимущественно западные фирмы.

ERP-система (англ. термин Enterprise Resource Planning System - система планирования ресурсов предприятия) представляет собой корпоративную информационную систему, которая предназначена для автоматизации учета и управления ERP-система [Электронный ресурс] // Сайт «Все о ERP». - Режим доступа: http://erp.ru/, свободный. (см. Приложение 2). Стоит отметить, что термин ERP впервые был применен в производственной сфере на Западе, так как первые подобные системы разрабатывались непосредственно для автоматизации промышленных предприятий. Современные системы планирования ресурсов уже давно вышли за пределы производства и обеспечивают выполнение всех основных функций предприятия, какой бы деятельностью оно не занималось.

Принцип работы ERP-продуктов основывается на модульном построении системы управления предприятием. Система автоматизации охватывает все ключевые процессы деятельности компании. Другими словами, ERP позволяет использовать одну интегрированную программу управления, вместо нескольких разрозненных, отвечающих исключительно за определенную сферу деятельности предприятия. Единая автоматизированная система управления позволяет упорядочить процессы производства, логистики, дистрибуции, закупки, доставки, выставления счетов, а также бухгалтерского учета Там же.

Для интеграции всех данных и процессов компании в единую систему, ERP может использовать множество различных программных и аппаратных компонентов. Но основой большинства ERP-систем является единая база данных, в которой хранится информация различных системных модулей (см. Приложение 3). Единый DATA-центр обеспечивает одновременный доступ к массиву данных любого количества сотрудников предприятия, которые наделены соответствующими полномочиями ERP-система [Электронный ресурс] // Сайт «Все о ERP». - Режим доступа: http://erp.ru/, свободный.. Таким образом, для управления информацией вместо изолированных баз данных каждого отдельного подразделения компании, предполагается использовать общую базу данных, что позволяет руководящему менеджменту и остальным сотрудникам в разных отделах всегда иметь доступ к актуальной и единой информации.

Изменение данных в ERP производится посредством функциональных возможностей системы. Основными функциями систем автоматизации процессов управления являются:

ведение конструкторских и технологических спецификаций, определяющих состав производимых изделий, а также материальные ресурсы и операции, необходимые для их изготовления;

формирование и корректировка планов продаж и производства;

планирование потребностей в материалах и комплектующих, сроков и объемов поставок для выполнения плана производства продукции;

управление запасами и закупками: ведение договоров, реализация централизованных закупок, обеспечение учета и оптимизации складских и цеховых запасов;

планирование производственных мощностей от укрупненного планирования до использования отдельных станков и оборудования;

оперативное управление финансами (составление финансового плана и осуществление контроля его исполнения, финансовый и управленческий учет и т.д.);

управления проектами, в том числе и планированием этапов и ресурсов Там же.

Стоит отметить, что ERP-системы являются серьезными программными продуктами, внедрение которых связано со значительными финансовыми и временными затратами. Подбор необходимой ERP-системы, ее приобретение и внедрение, требуют тщательного планирования в рамках длительного проекта, в котором, помимо самого предприятия, принимают участие партнерские компании, которыми могут быть как поставщик ERP, так и консалтинговая организация.

Использование ERP-систем способствует увеличению сегмента рынка и росту продаж Возможности интеграции бизнес-процессных моделей и ERP-систем [Текст]/ Г.В. Ващенко, Д.В. Капулин// ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ.- 2012. -№1, с. 15. Кроме того, система позволит снизить расходы различных структурных подразделений компании. ERP сможет увеличить производительность труда, снизить потребности предприятия в оборотных средствах за счет повышения скорости и качества работы Там же, с. 15. Наконец, автоматизация с помощью ERP повысит общую культуру управления, обеспечит снижение бумажного документооборота и использование оптимальных схем построения бизнес-процессов (см. Приложение 4).

Что касается стоимости EPR-систем и их внедрения, то она в зависимости от сферы использования варьируется от нескольких тысяч до сотен миллионов долларов. Необходимо отметить, что стоимость ERP-системы включает в себя стоимость лицензий, затраты на внедрение и сопровождение продукта. Например, стоимость лицензий для среднего предприятия достигает 20-50 тыс. долларов, а для крупного - порядка 100 тыс. долларов и более. Недешевы и услуги консультантов по внедрению ERP-систем - затраты на это, как правило, составляют около 100-200% от стоимости лицензий. Доработка программы под конкретного заказчика также приводит к удорожанию проекта на 30-40% от стоимости приобретенных лицензий ERP-система [Электронный ресурс] // Сайт «Все о ERP». - Режим доступа: http://erp.ru/, свободный.. Эксперты утверждают, что верхнего предела стоимости доработок ERP не существует. Поэтому неудивительно, что некоторые крупные компании тратят на автоматизацию управления сотни миллионов долларов.

По стоимости ERP системы можно разделить на три группы:

ERP-системы стоимостью до 100 тыс. долларов. Такие системы предназначены для малых и средних предприятий, численность которых составляет от нескольких человек до нескольких сотен работников. Процесс внедрения такой ERP проходит достаточно оперативно и редко занимает более месяца. В данной ценовой нише предлагают свои решения такие компании как 1С, Microsoft, выпускает продукты для данного сегмента и SAP, Парус, Компас, а также другие разработчики ERP-система [Электронный ресурс] // Сайт «Все о ERP». - Режим доступа: http://erp.ru/, свободный..

ERP-системы стоимостью от 100 тыс. до 1 млн. долларов. Данные системы предназначены для средних и некоторых крупных компаний. Срок внедрения такой системы может достигать нескольких месяцев. В этой ценовой категории свои системы также предлагают 1С, Microsoft, SAP, Oracle и несколько отечественных разработчиков Там же.

ERP-системы стоимостью более 1 млн. долларов. Данные системы предназначены для крупных компаний и холдингов, занимающихся промышленным производством. В силу сложной инфраструктуры крупных компаний, внедрение ERP-систем занимает, как правило, много времени - от полугода до нескольких лет, особенно в том случае, если внедрение системы производится поэтапно. Внедренных ERP-решений такой стоимости в России насчитывается несколько десятков. К таким продуктам автоматизации управления на предприятии относятся ERP-системы SAP, Oracle, а также Microsoft Dynamics AX Корпоративные информационные системы в России [Электронный ресурс] // Сайт «Корпоративные информационные системы». - Режим доступа: http://www.cfin.ru/software/kis/index.shtml, свободный..

На сегодняшний день наиболее популярными решениями ERP в России являются продукты компаний 1C, Microsoft, Компас, SAP, Epicor Software Corporation, Галактика, Интеллект-Сервис, Парус, Oracle, Инфософт и ряда других. В общей сложности на российском рынке представлено несколько десятков отдельных ERP-продуктов Там же (см. Приложение 5).

В рамках ERP - систем можно произвести интеграцию с системой Электронного документооборота.

Система электронного документооборота представляет собой единый механизм по работе с электронными документами предприятий, организаций, структур (см. Приложение 6).

Функции системы:

Создание, хранение и регистрация документов;

настройка регламентов документооборота предприятия;

создание документов с использованием различных приложений (тексты, таблицы, изображения, аудио-файлы, видео);

обмен документами и сообщениями между удаленными подразделениями;

создание маршрутов согласования;

ведение архива документов и организация корпоративной базы знаний;

потоковое сканирование документов;

создание документов путем клонирования/по шаблону;

делегирование полномочий;

формирование статистических и аналитических отчетов;

параметрический поиск документов, поиск по вложениям;

использование встроенных и внешних словарей и справочников;

разграничение полномочий и прав доступа при работе с документами;

протоколирование событий и хранение истории работы с документами;

наличие механизма мгновенных оповещений и напоминаний;

формирование различных форматов регистрационных номеров;

многоуровневая защита информации, содержащейся в документах;

штрихкодирование документов;

передача документов в дело и архив Корпоративные информационные системы в России [Электронный ресурс] // Сайт «Корпоративные информационные системы». - Режим доступа: http://www.cfin.ru/software/kis/index.shtml, свободный..

Интеграция ERP-систем с СЭД обеспечивает поддержку бизнес-процессов всего предприятия - через оперативное управление документами, образами, потоками работ, корпоративными отчетами и др. (см. Приложение 7). C помощью СЭД внутри ERP-систем становится доступной вся необходимая информация и данные - запросы клиентов (документы, факсы и сообщения электронной почты), чертежи и др. В данном случае СЭД выступает в качестве своеобразного концентратора, обеспечивающего доступ пользователей к необходимой информации. Большим достоинством интеграции СЭД с ERP-системами является и предоставление возможности для пользователей работать в среде привычных им приложений.

1.4 Проблемы внедрения программных продуктов

Одна из наиболее часто встречающихся ошибок, допускаемых при выборе КИС, является то, что неверно оцениваются потребности предприятия в сравнении с теми потребностями, на которые рассчитана избранная конфигурация и состав информационной системы. Среди КИС можно выделить три группы, разделенные по признаку масштаба функциональности: крупные, средние и малые. К крупным интегрированным системам можно отнести SAP R/3, BAAN, Oracle Applications. К средним интегрированным системам относят JD Edwards, MFG-Pro, и некоторые другие. К малым интегрированным системам относится множество российских разработок, таких как Парус, Галактика, и т.д., и зарубежных, таких как Axapta, Platinum, Concorde XAL и пр. Кроме того, существует ряд так называемых локальных систем, которые интегрированными назвать нельзя, но, тем не менее, они способны обслуживать потребности предприятий в части бухгалтерского и управленческого учета. Это такие программные продукты, как 1С, БЭСТ, ИНФИН, и т.д. Корпоративные информационные системы в России [Электронный ресурс] // Сайт «Корпоративные информационные системы». - Режим доступа: http://www.cfin.ru/software/kis/index.shtml, свободный..

Следующая причина - это выбор информационной системы без учета отраслевой специфики предприятия. Особенно это касается специфики производственного учета, что в свою очередь должно обязательно найти отражение в информационной системе. В зависимости от того, какое производство: непрерывное или дискретное, единичное или массовое, и т.д., существенным образом изменяются требования к системе.

Информационная система также должна обладать способностью к гибкой настройке либо модификации своей конфигурации, особенно это касается тиражируемых разработок. Внешняя среда, в которой находятся предприятия, меняется очень быстро: растет конкуренция, изменяются цены, вводятся новые нормативные акты и т.п. Чтобы выжить в таких условиях, предприятия вынуждены перестраивать свои бизнес-процессы, а корпоративная информационная система должна поддерживать такие изменения.

Более того, в реальной жизни могут встречаться и такие ситуации: менеджеры по продаже обещают большую функциональность, а при внедрении выясняется, что эту функциональность в системе только предстоит реализовать. Либо произносятся обещания полностью доработать систему под заказчика, но делается это столь медленно и неэффективно, что заказчик в результате отказывается от внедрения вовсе.

Что касается группы причин, связанных с компетентностью внедренческой команды, то они следующие. В первую очередь следует обратить внимание на используемую методику внедрения. Информационная система управления предприятием - это довольно сложный программный продукт, который может быть внедрен только совместными усилиями предприятия и разработчика. Информационная система - это инструмент, и как всякий инструмент, требует умения им пользоваться. А это означает, что персонал предприятия, работающий с системой, как минимум должен быть в ходе внедрения обучен представителями разработчика системы.

Следует также обратить внимание на профессиональную подготовку специалистов, которые участвуют во внедрении со стороны разработчика или поставщика. В области информационных технологий успех проекта во многом определяется профессиональной компетенцией специалистов и менеджеров. Поэтому когда во внедрении информационной системы участвуют малоопытные сотрудники, это может существенно ухудшить ожидаемые результаты, а то и вовсе привести к провалу.

Но большинство причин, из-за которых проваливаются проекты внедрения, связаны все же с самим предприятием, на котором внедряется та или иная система. Эти причины следующие.

На первом месте стоит не совсем корректная постановка руководством предприятия тех целей и задач, ради которых и происходит внедрение корпоративных информационных систем. Информационные технологии являются всего лишь инструментом, позволяющим делать бизнес более эффективным, однако до сих пор приходится сталкиваться с ситуациями, когда от внедрения системы ждут получения «большой красной кнопки», после нажатия на которую бизнес предприятия внезапно станет приносить прибыль Возможности интеграции бизнес-процессных моделей и ERP-систем [Текст]/ Г.В. Ващенко, Д.В. Капулин// ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ.- 2012. -№1 , С. 17.

Иногда бывают ситуации, когда высшее руководство не оказывает поддержки во внедрении КИС, переваливая все это на плечи отдела АСУ. Но отдел АСУ, как правило, неясно представляет себе реальные потребности бизнеса в целом, в результате проект по определению не может дать желаемых результатов.

Более того, зачастую информационные технологии на предприятиях находятся в гораздо менее развитом состоянии, чем производственные. Соответственно нет отработанной технологии использования КИС.

При попытках реального внедрения систем часто приходится сталкиваться с ситуацией неприятия системы персоналом предприятия «из принципа». Иногда и сотрудники отдела АСУ предприятия изначально негативно воспринимают новую систему по вполне объяснимым причинам. Во-первых, у отдела АСУ, как правило, уже имеются свои разработки в области автоматизации деятельности, и от них им сложно отказаться. Однако, как правило, все попытки автоматизации своими силами приводят к созданию набора очень слабо связанных между собой набора автоматизированных рабочих мест (АРМ), из-за чего и приходится в конечном итоге внедрять интегрированную информационную систему. Во-вторых, они боятся, что с внедрением новой информационной системы они останутся не у дел, или просто будут уволены по сокращению штатов. Поэтому следует позаботиться о том, чтобы сделать отдел АСУ предприятия союзником во внедрении системы. Отдел АСУ после внедрения системы будет заниматься ее текущей поддержкой, обучением пользователей, разработкой каких-то специфических отчетов и т.п. Достаточно серьезной причиной неудач при внедрении является отказ предприятия от проведения соответствующей реорганизации своих бизнес-процессов.

Можно выделить следующие ключевые факторы, определяющие успех проекта внедрения корпоративной информационной системы:

Четкое понимание руководством предприятия целей и задач, для осуществления которых внедряется система. Необходима, в том числе, четкая политика руководства в области информационных технологий.

Во внедрении участвует совместная команда специалистов и со стороны разработчика КИС, и со стороны предприятия.

Готовность руководства предприятия к проведению неизбежных изменений в своих управленческих процессах из-за внедрения КИС, а также решительность и последовательность в проведении таких изменений.

Правильное понимание всеми участниками проекта внедрения возможностей информационной системы, с одной стороны, и предъявляемых к ней требований, с другой. В то же время следует на этапе внедрения по возможности следует избегать удовлетворения непринципиальных требований по доработке системы, так как это существенно замедлит внедрение и увеличит стоимость проекта.

При внедрении обязательно должен пройти этап опытной эксплуатации системы, возможно, на ограниченном количестве рабочих мест. Но при этом опытная эксплуатация должна охватывать все участки учета и управления на предприятии, поскольку только таким образом можно адекватно оценить пригодность внедряемой информационной системы для потребностей бизнеса предприятия Куприянов, Ю.В., Таратухин. В.В. Принципы управления выгодами на проектах внедрения корпоративных информационных систем [Текст]/ Ю.В. Куприянов, В.В. Таратухин// ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ. - 2011. - №6, С. 16.

Глава II Система автоматизированного управления предприятием SAP ERP на примере ОАО «Нижнекамскнефтехим»

2.1 Общая характеристика компании ОАО «Нижнекамскнефтехим»

ОАО «Нижнекамскнефтехим» - крупнейший в Европе комплекс нефтехимических производств, свыше 30 лет действующий на рынке товарной продукции. Он создан на базе использования углеводородного сырья нефтяных месторождений Татарстана и Западной Сибири.

В составе компании 10 заводов, 26 управлений и 21 вспомогательный цех. Дата государственной регистрации Общества:

18 августа 1993 г., зарегистрировано Министерством финансов Республики Татарстан и внесено в реестр акционерных Обществ, создаваемых на территории Республики Татарстан, за номером 388.

Перерегистрировано межрайонной инспекцией № 20 МНС РФ по РТ 5 ноября 2008 г. И внесено в Единый Государственный Реестр юридических лиц за основным государственным номером 1021602502316 Новости ОАО «Нижнекамскнефтехим» [Электронный ресурс] // Сайт ОАО «Нижнекамскнефтехим». - Режим доступа: http://www.nknk.ru/, свободный..

Уставный капитал ОАО «Нижнекамскнефтехим» на 01.01.2012 г. составляет 1 830 239 750 руб. и разделен на 1 830 239 750 шт. акций номинальной стоимостью 1 руб. каждая, в том числе 1 611 256 000 шт. обыкновенных (голосующих) именных акций и 218 983 750 шт. привилегированных именных акций. Все акции размещены; не полностью оплаченные размещенные акции отсутствуют. Уставный капитал оплачен полностью Там же.

Общий объем произведенной в 2011 году продукции оценивается в 121 млрд. рублей, что на 31 млрд. рублей больше, чем в 2010 году. Темп роста промышленного производства составил 107,6%. В течение года заводы предприятия работали стабильно и на оптимальных нагрузках, благодаря чему достигнуты максимальные выработки по основным видам продукции. Увеличение объемов выпуска и отгрузки позволило получить более 14 млрд. руб. чистой прибыли Новости ОАО «Нижнекамскнефтехим» [Электронный ресурс] // Сайт ОАО «Нижнекамскнефтехим». - Режим доступа: http://www.nknk.ru/, свободный. (см. Приложение 8).

Продолжается работа по внедрению комплексной системы управления на базе программного продукта R/3 (фирмы SAP AG). Успешно внедряется программа энергосбережения.

Традиционно ОАО «Нижнекамскнефтехим» входит в список 200 крупнейших компаний Российской Федерации по рейтингу «Эксперт РА». По рейтингу оценки надежности эмитентов корпоративных облигаций, разработанному банком «Зенит» и журналом «КОМПАНИЯ», Обществу присвоен наивысший рейтинг В+ Годовой отчет за 2010 [Электронный ресурс] // Сайт ОАО «Нижнекамскнефтехим». - Режим доступа: http://nknh.ru/year_rep.asp, свободный.. Все это подтверждает высокую деловую репутацию ОАО «Нижнекамскнефтехим», которая базируется на прозрачности и открытости компании, на мировой известности торговой марки Общества и высокой кредитоспособности - это обеспечивает высокую конкурентоспособность Общества в Российской Федерации и в мире.

В ассортименте выпускаемой продукции - более ста наименований. Основу товарной номенклатуры составляют:

синтетические каучуки общего и специального назначения;

пластики: полистирол, полипропилен и полиэтилен;

мономеры, являющиеся исходным сырьем для производства каучуков и пластиков;

другая нефтехимическая продукция (окись этилена, окись пропилена, альфа-олефины, поверхностно-активные вещества и т.п.) Новости ОАО «Нижнекамскнефтехим» [Электронный ресурс] // Сайт ОАО «Нижнекамскнефтехим». - Режим доступа: http://www.nknk.ru/, свободный..

Продукция акционерного общества экспортируется в 52 страны Европы, Америки, Юго-Восточной Азии. Доля экспорта в общем объеме отгрузок продукции составляет около 50% Годовой отчет за 2010 [Электронный ресурс] // Сайт ОАО «Нижнекамскнефтехим». - Режим доступа: http://nknh.ru/year_rep.asp, свободный.. К наиболее крупнотоннажным продуктам, реализуемым на экспорт, относятся синтетические каучуки, пластики, стирол, изопрен, полиэтиленгликоль и неонол, на совокупную долю которых приходится 94 % экспортируемой продукции Новости ОАО «Нижнекамскнефтехим» [Электронный ресурс] // Сайт ОАО «Нижнекамскнефтехим». - Режим доступа: http://www.nknk.ru/, свободный..

На сегодняшний день акционерное общество занимает ведущую позицию среди отечественных производителей синтетических каучуков. С пуском в эксплуатацию третьего агрегата выделения и сушки каучука «Велдинг» суммарный объем выработки всех видов каучуков в 2011 году стал максимальным за всю историю работы компании: 559 тысяч тонн Там же.

Предприятие успешно выполняет задачу по увеличению степени передела углеводородного сырья в продукцию с более высокой добавленной стоимостью, такой как пластики. В 2011 году произведено 593 тыс. тонн всех видов пластиков Там же. В ближайшей перспективе мощности по их выпуску увеличатся за счет организации производств АБС-пластиков.

Благодаря реализации мероприятий в рамках проекта по реконструкции и модернизации этиленового комплекса в 2011 году достигнута рекордная выработка в 601 тыс. тонн этилена Там же.

Стратегическая программа развития компании разработана в интеграции с основными направлениями Президентской программы развития нефтегазохимического комплекса Республики Татарстан и полностью соответствует ее целям и задачам. Она также корреспондируется со Стратегией развития химической и нефтехимической промышленности России на период до 2015 г., реализацию которой осуществляет Министерство промышленности и торговли РФ.

С целью взаимовыгодной промышленной кооперации, в рамках содействия малому бизнесу и для создания зоны устойчивого потребления полимерной продукции, на базе «Нижнекамскнефтехима» был создан «Нижнекамский промышленный округ» Новости ОАО «Нижнекамскнефтехим» [Электронный ресурс] // Сайт ОАО «Нижнекамскнефтехим». - Режим доступа: http://www.nknk.ru/, свободный.. Сегодня предприятия, входящие в состав округа, успешно функционируют на территории Республики Татарстан. Они выпускают широкий спектр полимерных и резиновых профильных изделий, автокомпонентов, экструзионного полистирола, а также различные полимерные пленки и нити.

Ярким примером динамики развития Нижнекамского промышленного округа является создание Индустриального парка «Камские Поляны» в рамках государственно-частного партнерства с использованием средств Инвестиционного фонда России. В 2011 году ООО «Управляющая компания «Индустриальный парк «Камские Поляны» выработано более 22,5 тыс. тонн продукции, общий объем выручки составил около 1,5 млрд. руб. Там же

Для финансирования программы капитальных вложений ОАО «Нижнекамскнефтехим» использует собственную прибыль, а также заемные средства. Акционерным обществом привлекаются средства мировых финансовых институтов, в том числе долгосрочные кредиты под гарантии западных Экспортных Кредитных Агентств.

Выработанная в компании стратегия развития предприятия, занимающего ведущее положение в нефтегазохимическом комплексе Республики Татарстан, наличие высококвалифицированных кадров и мощной производственной базы являются гарантией дальнейшей успешной работы ОАО «Нижнекамскнефтехим». Выбранный путь позволит закрепить позиции акционерного общества на освоенных сегментах российского и зарубежного товарных рынков, повысить конкурентоспособность выпускаемой продукции и, соответственно, уровень доходов работников и акционеров предприятия, увеличить величину налоговых отчислений в бюджеты всех уровней, что повлечет за собой возрастание вклада компании в развитие города Нижнекамска, экономики Республики Татарстан и Российской Федерации Там же.

2.2 Процесс внедрения SAP ERP

Для компании современные информационные системы и технологии в настоящее время являются важнейшим инструментом для эффективного управления организацией в условиях постоянно меняющейся внешней и внутренней среды. Система ERP фирмы SAP представляет собой интегрированное решение, состоящее из организационно-экономических приложений для всех областей бизнеса.

Прошло десять лет с того дня, как руководство ОАО «Нижнекамскнефтехим», рассматривая перспективу развития предприятия, приняло решение о создании современной, охватывающей все бизнес-направления деятельности, эффективной системы управления предприятием, базирующейся на решениях SAP ERP для химической отрасли, содержащей передовой мировой и российский опыт внедрения на крупных нефтехимических предприятиях.

16 января 2001 года началась реализация проекта по внедрению системы SAP R/3 в ОАО «Нижнекамскнефтехим». Причем изначально была поставлена задача внедрения не столько системы учета, сколько системы управления предприятием с применением современных информационных технологий Годовой отчет за 2002 [Электронный ресурс] // Сайт ОАО «Нижнекамскнефтехим». - Режим доступа: http://nknh.ru/year_rep.asp, свободный. (см. Приложение 9).

В том же году между ОАО «НКНХ» и SAP AG был заключен лицензионный контракт, а так же договор с ООО «САП Консалт СНГ» на услуги по консалтингу и подготовке пользователей программного обеспечения SAP Там же.

Перед началом работ по внедрению совместно с представителями САП СНГ была определена первоначальная организационная структура проекта, которая по мере проведения работ видоизменялась и модернизировалась, но оставалась без кардинальных изменений (см. Приложение 10).

При внедрении решений SAP строго придерживались методологии ASAP Годовой отчет за 2002 [Электронный ресурс] // Сайт ОАО «Нижнекамскнефтехим». - Режим доступа: http://nknh.ru/year_rep.asp, свободный. (см. Приложение 11).

С апреля 2001 по 2002 год проводилось обучение членов проектных групп по направлениям на курсах в учебном центре SAP (в частности, будущих администраторов, настройщиков системы и ABAP-программистов) Там же. Одновременно в этот период ключевые пользователи, привлеченные в проект R/3, занимались описанием бизнес-процессов «как есть» и «как будет». В этот же период в рамках проекта активно работали консультанты от САП СНГ, которые объясняли логику системы, показывали основы системных настроек и разработок. Надо подчеркнуть, что консультанты привлекались только на начальной стадии реализации проекта, далее полное изучение системы проводилось самими настройщиками непосредственно в среде системы R/3.

3 декабря 2001 года были утверждены устав и концептуальный проект, к подготовке документов по которым были привлечены как члены проекта, так ведущие специалисты предприятия Годовой отчет за 2006 [Электронный ресурс] // Сайт ОАО «Нижнекамскнефтехим». - Режим доступа: http://nknh.ru/year_rep.asp, свободный.. Принимая во внимание специфику химического производства, и исходя из поставленных задач, в первую очередь, описывали и начали реализовывать учет товарно-материальных потоков на производство с применением модуля РР-РI. Работа проводилась с привлечением функционала подразделений и позволила создать справочник материалов по условно-переменной части затрат, справочники технологических рецептур, ресурсов, спецификации материалов и производственных складов.

С 5 мая 2003 года запустили типовые рабочие места финансового управления Там же. Опытная эксплуатация банковских операций, поступлений и выплат денежных средств проводились на примере двух коммерческих банков: «Спурт» и «Сити». Электронные платежи осуществлялись благодаря связке операций «Автоматическая программа платежей» - «Клиент-Банк» - «Электронная банковская выписка».

С июня 2003 года передали в опытную эксплуатацию рабочее место «Касса» Годовой отчет за 2006 [Электронный ресурс] // Сайт ОАО «Нижнекамскнефтехим». - Режим доступа: http://nknh.ru/year_rep.asp, свободный..

В январе 2004 года в систему R/3 были загружены данные по основным средствам. На рабочих местах бухгалтеров заводов этилена, окиси этилена и СПС были установлены программы по учету основных средств в системе R/3, где и проводились текущие работы (приход, выбытие и перемещение основных средств) Там же. Работники центральной бухгалтерии по учету основных средств, совместно с настройщиками группы, параллельно вели ежемесячный расчет и анализ амортизации основных средств, находящихся на балансе общества.

Как видно из хронологии проекта, период от заключения контракта и до запуска в продуктивную среду функциональности SAP R/3 несколько затянулся. Руководство предприятия, понимая серьезность и важность данного дела, поддерживало группу, что позволило лучше изучить систему, сформировать квалифицированную команду внедрения и избежать возможные ошибки.

К 1 января 2005 года была подготовлена и окончательно принята новая учетная политика предприятия по принципу «Директ-кост» - метод раздельного учета условно-постоянных и условно-переменных затрат с использованием планово-нормативного метода учета затрат Там же. Применение данной системы и метода учета затрат одобрено и согласовано с Минфинансов РФ.

Целый год проводилась параллельная работа двух систем в режиме опытно-промышленной эксплуатации с применением новой учетной политики предприятия. В опытно-промышленной эксплуатации находились модули CO, FI, MM, PP-PI и SD с централизованным ведением нормативно справочной информации. К этому же времени была создана круглосуточная служба поддержки пользователей.

С 1 января 2006 года по решению Координационного Совета система была запущена в продуктивную эксплуатацию, к находящимся в эксплуатации модулям, добавились модуль PS и часть функциональности РМ Годовой отчет за 2009 [Электронный ресурс] // Сайт ОАО «Нижнекамскнефтехим». - Режим доступа: http://nknh.ru/year_rep.asp, свободный..

В марте 2007 года осуществлена интеграция системы SAP ERP с системой распознавания регистрационных номеров автомобилей «Поток» для контроля автотранспорта на КПП Там же.

В июле 2007 года квалификационная комиссия SAP СНГ, рассмотрев все предоставленные материалы и проведя аудит практической деятельности ОАО «Нижнекамскнефтехим», присвоила акционерному обществу статус центра компетенции клиента с вручением соответствующего сертификата, который подтверждает соответствие мировым стандартам SAP всех аспектов эксплуатации нашей системы SAP ERP.

В конце 2007 году выполнена автоматизация процесса взвешивания, передачи данных в систему SAP ERP и печати товарно-сопроводительных документов на автомобильном весовом посту первой промышленной зоны Там же. Это был первый успешный опыт интеграции системы R/3 с внешними системами низшего уровня (Метлер Толледо) в режиме реального времени. Это позволило полностью исключить «человеческий фактор» при определении веса отгружаемой продукции. Реализовано ведение финансово-хозяйственной деятельности дочерних предприятий ОАО «Нижнекамскнефтехим» в системе SAP ERP.

В апреле завершены работы по созданию центра оперативного управления предприятием (диспетчерской) ОАО «Нижнекамскнефтехим». Смонтированы две видеостены и установлены АРМ диспетчеров. На видеостене были представлены технологические схемы производств, тренды и графики в режиме реального времени, а так же установлена сигнализация состояния основного оборудования, остановка которого может привести к останову производства. информационный управление программный

В июле была реализована и запущена в эксплуатацию процедура партионного учета на заводах СКИ, БК, Полистиролов, Полиолефинов, а в декабре 2008 года разработана функциональность автоматического формирования сертификатов качества продукции, который позволил получить реальную картину состояния партий на складах Годовой отчет за 2010 [Электронный ресурс] // Сайт ОАО «Нижнекамскнефтехим». - Режим доступа: http://nknh.ru/year_rep.asp, свободный..

С 1 января 2009 года началась продуктивная эксплуатация модуля HR «Зарплата и кадры» в результате в системе SAP ERP началось администрирование персонала и расчет заработной платы по всем подразделениям объединения Там же. В продуктивном режиме начала работать система бюджетирования ОАО «Нижнекамскнефтехим», использующая принцип лимитирования и управления денежными потоками (cash flow). В виде программных ограничений были установлены лимиты на всех этапах бизнес-процесса снабжения.

Весной 2009 года завершен ввод в промышленную эксплуатацию планов предупредительного ТОРО технологического оборудования основной группы подразделений ОАО «Нижнекамскнефтехим». В апреле завершена разработка системы оптимального производственного планирования на базе программного продукта Aspen PIMS, позволяющая по заданным условиям выбрать наиболее рентабельный план производства Там же.

В 2009 году запустили в промышленную эксплуатацию компонент «Управление наличностью и ликвидностью» (TR-CM), что позволило быстро получать достоверную информацию о предстоящих входящих, исходящих платежах и сальдо на банковских счетах, отслеживание ликвидности или возможного бюджетного дефицита.

В октябре введены в промышленную эксплуатацию планы технического обслуживания и ремонта энергетического оборудования (ТОРО) подразделений первой промышленной зоны Там же.

В ноябре 2009 года реализовано электронное соединение системы ERP ОАО «Нижнекамскнефтехим» с ERP системой компании Continental AG, крупнейшего потребителя нашей продукции Годовой отчет за 2010 [Электронный ресурс] // Сайт ОАО «Нижнекамскнефтехим». - Режим доступа: http://nknh.ru/year_rep.asp, свободный. Интеграция ERP-систем ОАО «НКНХ» и фирмы «Continental» позволило:

1. Обеспечить долгосрочную стабильность сбыта каучуков;

2. Получить конкурентное преимущество перед другими поставщиками каучуков, не включенными в сеть RubberNetwork;

3.Снизить издержки коммуникаций с Производителями шин;

4.Оптимизировать процессы сбытовой деятельности и сделаны более клиентоориентированными;

5. Повысить эффективность использования SAP ERP (см. Приложение 12).

1 января 2010 года было положено начало продуктивной эксплуатации модуля HR в дочерних предприятиях ОАО «НКНХ» с формированием необходимой отчетности и документов из базы данных SAP ERP. В феврале - введена в промышленную эксплуатацию задача «Фактическая калькуляция» позволяющая автоматически сформировать полную фактическую себестоимость по каждому продукту, различные бухгалтерские своды, своды рентабельности и многие другие виды отчетов в среде BW (бизнес-хранилище данных) системы SAP ERP 6.0. Разработан отчет «Углеводородный баланс подразделений ОАО «Нижнекамскнефтехим»», который позволяет автоматически, после закрытия периода, определить потери при переработке сырья по ОАО «Нижнекамскнефтехим» в заданный период времени.

Произведена интеграции автоматизированной системы бюджетирования ТАИФ (АСБ-ТАИФ) и системы SAP ERP ОАО «Нижнекамскнефтехим» и автоматической передаче данных на сервер АСБ-ТАИФ.

Разработан «Монитор управления партиями для отгрузки». Программа предназначена для оптимизации процесса отгрузки готовой продукции.

Начиная с 1 января 2010 г., все необходимые для таможни данные передаются из системы ERP автоматически, что позволило предотвратить неоправданное увеличение издержек и сохранить оперативность оформления экспортируемой продукции в таможенном отношении.

Передан в промышленную эксплуатацию комплекс программ по автоматическому планированию закупки учета и выдачи спецодежды и спецобуви. Данная задача позволяет формировать более точный и обоснованный план обеспечения работников Общества средствами индивидуальной защиты и спецодежды с учетом антропометрических данных работников, срока носки и дат фактического получения.

С целью совершенствования организации пропускной системы на контрольно-пропускные пункты в Бюро пропусков и на въездных КПП выведена информация о фактической готовности партий реализуемой продукции для погрузки во въезжающие автотранспортные средства.

В связи с окончанием срока сертификации Центра Компетенции Клиента SAP в феврале 2010 года проведена ресертификация, которая подтверждает соответствие стандартам SAP всех аспектов эксплуатации нашей системы SAP ERP. В результате ОАО «НКНХ» получило статус Центра Экспертизы Клиента SAP.

В феврале введены в промышленную эксплуатацию планы технического обслуживания и ремонта энергетического оборудования (ТОРО) подразделений второй промышленной зоны и цехов общего назначения.

В августе 2010 года началась реализация комплекса задач «Учет железнодорожного подвижного состава» в SAP ERP. Этим проектом планируется заменить старую систему учета в УЖДТ, а также одновременно решить множество проблем, которые возникают между УЖДТ, заводами и управлениями сбыта и экспорта по части постановки вагонов под погрузку продукции и т.д. А уже в сентябре стартовал проект по внедрению решения SAP для управления недвижимым имуществом, благодаря чему появится возможность управлять каждой стадией жизненного цикла недвижимого имущества ОАО «НКНХ»: покупкой, продажей, арендой, а также эксплуатацией объектов недвижимости.

С целью повышения информативности и обоснованности выбора поставщика с октября 2010 года начата разработка и тестирование комплекса задач «Входной контроль качества при закупках и аттестация поставщиков» в системе SAP ERP Новости ОАО «Нижнекамскнефтехим» [Электронный ресурс] // Сайт ОАО «Нижнекамскнефтехим». - Режим доступа: http://www.nknk.ru/, свободный..

Для обеспечения оперативного контроля и учета материальных потоков проводится опытная эксплуатация новой версии задачи «Типовое рабочее место ПТО».

В ноябре 2010 года ОАО «Нижнекамскнефтехим» стало лауреатом российской общенациональной премии «Российские Созидатели» в номинации «Инновации в информационных технологиях».

В ноябре 2011 года IBIS Prof. Thome AG, ИФ «Мехатрон» и ОАО «Нижнекамскнефтехим» объявляют об успешном завершении проекта анализа эффективности эксплуатации информационной системы SAP ERP и документирования всех процессов в SAP Solution Manager. 29 февраля 2012 года Департаментом информационных технологий ОАО «Нижнекамскнефтехим» получен сертификат, подтверждающий соответствие всех аспектов эксплуатации и развития системы SAP ERP в акционерном обществе мировым стандартам SAP. Данный сертификат означает, что компания обладает единым центром, компетентным по всем вопросам, связанным с технологиями компании SAP AG и подтверждает статус Центра Экспертизы Клиента SAP (ЦЭК SAP) (см. Приложение 13).