· Соответствие "Методическим рекомендациям по оценке эффективности инвестиционных проектов, утвержденным Минэкономики РФ, Минфином РФ и Госстроем РФ от 21 июня 1999 г. № ВК 477;

· Наличие защиты программы;

· Простота внедрения, освоения и использования программы;

· Дополнительная консультационная поддержка программного продукта;

· Интеграция процессов разработки проекта (возможность совместной работы над одним проектом с нескольких рабочих мест).

Общее программное обеспечение включает в себя:

MS WINDOWS XP;

MS Office XP (Word, Excel, Access Visual Basic of Applications и т.д.);

MS Internet Explore;

Norton Utilities;

Fine Reader;

Антивирусные программы (Norton antivirus);

Программы для архивации данных (WinRar, WinZip).

Основой любой информационно-вычислительной сети является операционная система. Сегодня на рынке программного обеспечения находится огромное количество различных операционных систем. Но большинство из них не адаптировано для работы в России. Наиболее популярными и адаптированными являются операционные системы Microsoft Windows. Одной из последних версий является Microsoft Windows ХР. Многие современные программы (последние версии) поддерживаются только в данной версии Microsoft Windows. А также данная версия имеет полный набор общих драйверов для поддержки технических устройств. В связи с этим целесообразно выбрать именно эту операционную систему

Использование Internet требует использования программы Internet Explore.

Внедрение безбумажной технологии управления невозможно без системы оптического распознавания текстов. Для этого наиболее целесообразно использование программы Fine Reader. Данная система распознает не только печатный текст, но и рукописный.

В работе ЭВМ и при работе с ней возникают неизбежные ошибки. Для устранения ошибок и оптимизации работы операционной системы, внутренних систем ЭВМ необходимо использовать программный комплекс фирмы Sуmantec Norton Utilities.

С учетом вышеперечисленных требований, я рекомендую следующее специальное программное обеспечение управления (табл. 3.2).

Таблица 3.2. Выбор специального программного обеспечения управления

4. Проектные решения

4.1 Проектное решение №1. Переход на процессный метод управления

Обследование подсистемы управления ЗАО “Регул” показало, что управление данной подсистемой не осуществляется с учетом современных требований, а именно:

- не осуществлен переход на процессное управление, которое предусматривается системой стандартов ИСО серии 9000;

- отсутствует классификация и модели бизнес-процессов управления.

На сегодняшний день процессный подход к управлению является одним из наиболее прогрессивных методов построения системы эффективного управления. Он заключается в выделении в организации сети бизнес-процессов и управлении этими бизнес-процессами для достижения максимальной эффективности деятельности организации. Таким образом, концепцией совершенствования системы управления проектами в ЗАО “РЕГУЛ” является переход организации на процессный метод управления, который заключается в первую очередь в выделении, описании бизнес-процессов, а также их моделировании. Методика создания системы процессного управления основана на принципах системы менеджмента качества, определенных в международных стандартах ИСО 9000:2000, что является особенно актуальным и интересным.

4.1.1 Бизнес-процессы: термины и определения

Для начала ознакомимся с системой терминов процессного подхода. Бизнес - процесс представляет собой систему последовательных, целенаправленных и регламентированных видов деятельности, в которой посредством управляющего воздействия и с помощью ресурсов входы процесса преобразуются в выходы, результаты процесса, представляющие ценность для потребителей.

Выделить бизнес-процесс означает дать описание существенных характеристик и деятельности на уровне современных требований: назвать определенный вид работ, обозначить его начало и конец, найти владельца процесса и определить требуемый результат (в том числе показатели качества и эффективности). Модель - это представление бизнес-процесса на специализированном языке. Это могут быть язык графики, язык схем, таблицы или текстовые описания. Модель бизнес-процесса помогает понять, как устроена работа, позволяет регламентировать эту работу, то есть зафиксировать порядок ее исполнения. Модель бизнес-процесса помогает управлять: если известен порядок исполнения работы, можем задавать ее параметры, планы, ресурсы, сроки исполнения работ, планировать эти параметры, обеспечивать организацию их исполнения, регулировать ход исполнения.

Для управления бизнес-процессом необходимо назначить должностное лицо, ответственное за выполнение процесса и его результат. Чтобы должностное лицо могло управлять процессом, в его распоряжении должны быть выделены ресурсы, необходимые для проведения процесса, делегированы права и полномочия. Каждый процесс существует не сам по себе, а выполняет какие-либо функции в организации и является подконтрольным высшему руководству организации. Поскольку в ряде случаев процессом может управлять не один сотрудник, а коллегиальный орган управления, то определение владельца процесса будет следующим. Владелец процесса - это должностное лицо или коллегиальный орган управления, имеющий в своем распоряжении ресурсы, необходимые для выполнения процесса, и несущий ответственность за результат процесса.

Для того чтобы вести управление процессом, владелец процесса должен получать информацию о ходе процесса и информацию от потребителя (клиента) процесса. Поэтому одной из составляющих частей процессного управления является система поступления информации владельцу процесса. Соответственно, вышестоящему руководству должна поступать регулярная отчетность о ходе процесса.

Определим еще несколько понятий, а именно:

· Выход (продукт) процесса;

· Вход процесса;

· Ресурс процесса.

Выход (продукт) процесса - материальный или информационный объект или услуга, являющийся результатом выполнения процесса и потребляемый внешними по отношению к процессу клиентами.

Выход процесса всегда имеет потребителя. В случае, если потребителем является другой процесс, то для него этот выход является входом. Выход процесса также может использоваться в качестве ресурса при выполнении другого процесса. К выходам процесса могут относиться: готовая продукция, документация, информация, услуги и т.д.

Вход бизнес-процесса - продукт, который в ходе выполнения преобразуется в выход.

Вход всегда должен иметь своего поставщика. К входам процесса могут относиться: сырье, материалы, документация, информация, услуги и т.д.

Ресурс бизнес-процесса - материальный или информационный объект, постоянно используемый для выполнения процесса, но не являющийся входом процесса.

К ресурсам процесса могут относиться: информация, персонал, оборудование, программное обеспечение, среда, транспорт, связь и т.д. Владелец процесса в ходе планирования и управления процессом производит распределение и перераспределение ресурсов для достижения наилучшего результата процесса. Отнесение информации одновременно ко входам и ресурсам процесса не является ошибкой.

Кратко рассмотрим базовую методику управления процессом. На рисунке 3.1 показана схема управления процессом, основанная на определении процесса. Процесс, представленный на рисунке, имеет входы и выходы. Для выполнения процесса используются ресурсы (персонал, оборудование, инфраструктура и т.д.). Управление процессом осуществляется владельцем процесса. Все ресурсы, необходимые для выполнения процесса, находятся в его распоряжении.

Процесс не может существовать отдельно от организации. Для работы процессов вышестоящее руководство должно определить назначение процесса, поставить перед владельцем процесса цели и утвердить плановые значения показателей результативности и эффективности процесса.

Рис. 4.1.1. Схема управления процессом

Таким образом, на рисунке 3.1. представлена достаточно сложная схема процесса, учитывающая взаимосвязь горизонтальных материальных потоков и ресурсов и вертикальных информационных потоков и управленческих взаимодействий.

Под определением “процесс”, как было указано выше, может пониматься деятельность организации, так и деятельность, выполняемая внутри одного подразделения.

4.1.2 Процессный подход в стандарте ISO серии 9000

Одним из способов эффективного использования резервов управления является внедрение в организациях СМК в соответствии с требованиями международных стандартов ИСО серии 9000, что позволяет улучшить качество управления организацией, управляя качеством всех процессов и видов деятельности. Сочетание принципов управления организацией и методов менеджмента качества позволяет организации любого уровня сложности построить систему эффективного управления каждым процессом, увязать отдельные процессы в единую систему и встроить в эту систему управления механизм непрерывного улучшения деятельности организации.

Внедрение СМК является общепризнанным действенным методом современного практического менеджмента, который позволяет обеспечить упорядочение деятельности компании, повышение качества процессов и эффективности использования ресурсов.

В условиях ограниченности ресурсов возрастает роль менеджмента эффективности и качества их использования, потому что издержки, обусловленные некачественным менеджментом, растут из-за затрат на исправление ошибок, недостатков и некачественной продукции.

Получение международного сертификата увенчивает труд по внедрению СМК. Наличие сертификата ИСО является объективной гарантией и свидетельством того, что организация управляется согласно международным стандартам, повышает свою финансовую и техническую надежность и привлекательность для инвесторов. Это требует внедрения новых подходов к организации управления компанией, результат которого - выход на новый качественный уровень организации деятельности компании.

Согласно ИСО 9000: 2000 желаемый результат достигается эффективнее, когда деятельностью организации управляют как процессами. Процессный подход - это применение в организации системы процессов наряду с их идентификацией и взаимодействием, а также менеджмент процессов. Преимущество процессного подхода состоит в обеспечении непрерывного управления, которое он обеспечивает в том числе на стыке между отдельными процессами в рамках всей системы, а также при их комбинации и взаимодействии.

Система стандартов ИСО 900 (рис. 3.2.1) предусматривает применение принципа “процессного подхода” при разработке, внедрении и улучшении результативности СМК. Для того, чтобы ход процесса был организован оптимальным образом, необходимо четко определить спецификацию на выходы процесса.

Рис. 4.1.2. Процессный подход в стандарте ИСО серии 9000

Огромное значение имеет согласованность действий и отсутствие проблем на стыках процессов. Как правило, руководители подразделений при согласовании внутреннего взаимодействия должны договориться между собой о том, кто, что, кому и когда передает и представляет. Одним из удобных средств документального регламентирования взаимодействия на стыках процессов служат “Положения о подразделениях” c разделом, описывающим порядок взаимодействия подразделений в рамках деловых процессов.

Для того, чтобы построить в организации систему управления бизнес-процессами, необходимо оценить, готова ли организация к серьезным переменам и каким требованиям она должна отвечать, чтобы перейти к процессному управлению.

Ответ на этот вопрос содержится в стандарте МС ИСО 9000:2000. В этом стандарте сформулированы восемь принципов менеджмента качества. Выполнение организацией этих принципов будет говорить о том, что организация может создать у себя систему эффективного процессного управления и достигнуть успеха.

Принцип 1. Фокус на потребителя. Организация - изготовитель продукта (услуги) должна выяснить все требования конечного потребителя продукта (услуги) и выполнить их, даже если между организацией и конечным потребителем нет прямых контактов, и в роли заказчика выступает торговая или посредническая фирма.

Принцип 2. Лидерство руководства. Основные причины неудач реинжиниринга заключены в том, что руководитель организации не возглавляет реинжиниринг. В соответствии с принципами ИСО 9000: 2000 руководитель обязан обеспечить единство команды организации и лично возглавляет процессы улучшения. Иногда руководитель возлагает слишком большие надежды на знания приглашенных консультантов. Фактическое же состояние дел таково, что ни один посторонний консультант не может улучшить положение дел в организации, так как он не обладает таким количеством информации о проблемах и возможных способах их решения, как сотрудники организации.

Если обратиться к опыту успешных фирм, во всей литературе подчеркивается, что они достигли прогресса путем ежедневного, неустанного труда при непосредственном участии руководителя, путем вовлечения всего персонала фирмы в процесс улучшения деятельности. Поэтому следующий обязательный принцип - вовлечение персонала.

Принцип 3. Вовлечение персонала. Опыт внедрения улучшений в различных странах говорит о том, что преобразования начинаются тогда, когда примерно 20-25% персонала готовы к переменам и принимают в их разработке и внедрении непосредственное участие.

Принцип 4. Процессный подход. Планируемый результат достигается эффективнее, когда деятельностью и соответствующими ресурсами управляют как процессом. Процессный подход заставляет руководителя определить источники и систему поступления информации о процессе, правила работы и принятия управленческих решений.

Принцип 5. Системный подход к менеджменту. В основе деятельности любого руководителя лежит необходимость создания системы управления. Система управления должна охватывать всю деятельность организации, увязывать между собой деятельность различных процессов и подразделений для достижения максимального эффекта.

Принцип 6. Постоянное улучшение. Система управления должна быть направлена на повышение эффективности организации. Это значит, что следует создать систему анализа результатов деятельности и принятия решений, которая не только устраняет причины несоответсвий, но и работает над выявлением и предупреждением потенциальных отклонений. Для этого необходимо вести непрерывный мониторинг результативности процессов, качества продукции и удовлетворенности потребителей и повышать их.

Принцип 7. Принятие решений, основанное на фактах. Принятие управленческих решений должно основываться только на достоверной информации. Обработка информации должна быть построена по принципу обеспечения достоверности и наглядности.

Принцип 8. Взаимовыгодные отношения с поставщиками. Стабильные долгосрочные отношения с поставщиком ведут к тому, что поставщик будет в большей степени заботиться о качестве поставок.

Таковы философские основы построения в организации системы процессного управления. Если в организации выполняются первые три принципа, то можно начинать внедрять процессный подход. В таком случае, необходима программа действий по внедрению процессного подхода.

4.1.3 Классификация бизнес-процессов

Для того чтобы определить, какие процессы будут выделены в организации, необходимо их классифицировать. Выделяют следующие бизнес-процессы: основные, вспомогательные (поддерживающие), процессы управления и процессы развития (табл. 4.1.1).

Таблица 4.1.1 Классификация бизнес-процессов в системе управления

На рисунке 4.1.3 представлено графическое отображение классификации процессов на основные, поддерживающие и процессы управления.

Основные бизнес-процессы:

· Образуют добавленную стоимость продукта (услуги);

· Создают продукт (услуги), представляющие ценность для клиента;

· Сфокусированы на получении прибыли.

Основные бизнес-процессы являются источниками доходов, определяют профиль бизнеса и имеют стратегическое значение для компании. Поэтому когда компания формирует свою стратегию, одним из главных блоков, образующих стратегию, является блок деловой стратегии, то есть стратегии развития основных процессов. Основные бизнес-процессы определяются исходя из анализа и описания основных этапов создания объектов инфраструктуры в разных отраслях.

Вспомогательные (поддерживающие) процессы напрямую не добавляют ценности, но увеличивают стоимость изделия. Они направлены на предоставление необходимых внутренних продуктов, внутренних услуг для направлений бизнеса. Поддерживающие бизнес-процессы:

· Направлены на предоставление необходимых внутренних продуктов, внутренних услуг для направлений бизнеса;

· Обеспечивают функционирование инфраструктуры компании.

Рис. 4.1.3. Основные и поддерживающие бизнес-процессы

Бизнес-процессы развития

· нацелены на получение прибыли в долгосрочной перспективе;

· обеспечивают совершенствование деятельности компании.

К процессам управления относят циклическое исполнение управленческой деятельности. Процессы управления нацелены на управление всеми тремя группами бизнес-процессов, то есть управление основными, поддерживающими бизнес-процессами и бизнес-процессами развития.

С учетом общей теории дадим классификацию бизнес-процессов при управлении ИСП:

1. Процессы управления:

· Управление персоналом;

· Управление финансовыми ресурсами;

· Управление стратегией;

· Менеджмент качества.

· Управление связями с общественностью.

1. Основные бизнес-процессы:

· Маркетинг;

· Проектирование;

· Изготовление материалов и конструкций;

· Поставки;

· Возведение;

· Продажа объекта;

· Эксплуатация.

2. Поддерживающие бизнес-процессы:

· НИОКР;

· Административно-хозяйственное обеспечение;

· Юридическое и нормативно-правовое обеспечение;

· ИТ-обеспечение;

· Безопасность;

· Делопроизводство и документооборот.

3. Процессы развития:

· Проекты развития.

Определив, какие типы процессов нужны организации, можно переходить к моделированию этих процессов и построению системы управления.

4.1.4 Моделирование бизнес-процессов

Моделирование бизнес-процессов - это отражение субъективного видения реально существующих в организации процессов при помощи графических, табличных, текстовых способов представления.

Моделирование - это процесс отражения реальной деятельности организации при помощи специальной методологии.

Модель бизнес-процесса помогает понять, как устроена работа, позволяет регламентировать эту работу, то есть зафиксировать порядок ее исполнения. Модель бизнес-процесса помогает управлять: если известен порядок исполнения работы, можем задавать ее параметры, планы, ресурсы, сроки исполнения работ, планировать эти параметры, обеспечивать организацию их исполнения, регулировать ход исполнения.

Еще одно важное применение, или сфера, в которой модели БП очень помогают, - это сфера автоматизации. Описанный в виде моделей БП можно автоматизировать. Это касается потоков информации, которые возникают и используются в ходе исполнения БП, можно обеспечить исполнение отдельных работ или комплексов работ по ходу БП.

Поэтому модель - это описание БП на специализированном языке или его представление в виде таблиц, схем, текстов. Оно помогает понять процесс, управлять им, регламентировать и автоматизировать его.

Специалисты выделяют два способа описаний бизнес-процессов. Первый способ связан с представлением процессов как алгоритмов исполнения работ, например, их блок-схем. Такое описание БП удобно использовать, когда речь идет о необходимости регламентации деятельности, когда нужно объяснить, как реализуется процесс, кто это делает, в какой последовательности, какие документы создаются в ходе исполнения этой последовательности.

Другая модель представления БП связана с описанием процесса как потока объектов. Ими могут быть информация, документы, материальные поставки, другие ресурсы. Такие потоковые модели применяются в рамках рассмотрения отдельных задач и рассмотрения деятельности компании как “вход-выход”. На вход поступают ресурсы, на выходе получаем продукты (услуги). Именно для отслеживания того, что происходит с поставками от начала до конца, от входа к выходу, и служат процессные, потоковые модели процессов.

Специалисты, которые используют модели БП, - это прежде всего менеджеры, руководители и исполнители, включенные в организацию и исполнение БП. Модели БП помогают им отвечать на следующие вопросы: