Оформлення документів при звільненні з роботи

Трудова книжка заповнюється одночасно українською та російською мовами, й окремо завіряються обидва тексти.

Власник або вповноважений ним орган зобов'язаний видати працівникові його трудову книжку в день звільнення із внесеним у неї записом про звільнення.

У разі затримки видачі трудової книжки з вини власника або вповноваженого ним органу працівникові сплачується середній заробіток за весь час вимушеного прогулу. Днем звільнення в такому разі вважається день видачі трудової книжки Про новий день звільнення видається наказ і вноситься запис у трудову книжку працівника Раніше внесений запис про день звільнення визнається недійсним у встановленому порядку.

Якщо працівник був відсутній на роботі у день звільнення, то власник або вповноважений ним орган у цей день надсилає йому поштове повідомлення про необхідність одержати трудову книжку [3, с. 54].

У тих випадках, коли в трудовій книжці заповнені всі сторінки відповідних розділів, трудова книжка доповнюється вкладкою. Він ушивається в трудову книжку, заповнюється і ведеться в тому ж порядку, що і трудова книжка і без неї він недійсний.

Працівник, який відповідає за кадрову документацію, веде книгу обліку трудових книжок і вкладишів до них, бухгалтерією ведеться - прибутково-видаткова книга з обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них. При отриманні трудової книжки у зв'язку із звільненням працівник розписується в особистій картці (форма №Т-2) та в книзі обліку. Книга обліку повинна бути пронумерована, прошнурована і скріплена підписом і печаткою.

Таким чином, правильне оформлення, ведення і зберігання трудових книжок грає величезну роль у житті кожної людини, тому що це найважливіший документ, що підтверджує трудову діяльність працівника.

Висновки

Обов'язок власника або вповноваженого ним органу видати працівнику в день звільнення належно оформлену трудову книжку та провести з ним розрахунок. Причому в разі звільнення працівника з ініціативи власника або вповноваженого ним органу останній зобов'язаний також у день звільнення видати працівнику копію наказу про звільнення з роботи. В інших випадках звільнення (за власним бажанням, за угодою сторін тощо) копія наказу видається на вимогу працівника.

При звільненні працівника виплата сум, що належать йому від установи, організації, проводиться в день звільнення. Якщо працівник у день звільнення не працював, то зазначені суми мають бути виплачені не пізніше наступного дня після пред'явлення звільненим працівником вимоги про розрахунок. У разі спору про розмір сум, що належать працівнику, власник або вповноважений ним орган повинен у зазначений строк виплатити суму, що не викликає заперечень.

Документи, які необхідно оформити при звільненні:

Під час оформлення документів працівнику у зв'язку із його звільненням слід керуватися Кодексом, «ЗУ «Про оплату праці» та «Інструкцією №58». Зокрема, чинне законодавство вимагає дотримання такої процедури:

· видати наказ про звільнення, де має бути точно зазначено дату звільнення (останній робочий день);

· зробити запис у трудовій книжці, де обов'язково слід вказати причину звільнення, номер наказу про звільнення, має бути підпис відповідальної особи і печатка підприємства чи відділу кадрів;

· видати трудову книжку працівнику в останній робочий день (у наказі про звільнення треба зробити відмітку, що працівник трудову книжку отримав, зазначити дату і підпис працівника; також необхідно зробити відмітку, що працівник книжку отримав, у особовій картці працівника та в журналі реєстрації трудових книжок, якщо такий є на підприємстві);

· на вимогу працівника роботодавець або уповноважений ним орган зобов'язаний також видати довідку про роботу працівника із зазначенням спеціальності, кваліфікації, посади, часу роботи і розміру заробітної плати.

В даний час правова безграмотність працівників, страх втратити і не знайти роботу в цій непростій ситуації багато в чому сприяють тому, що трудові права працівників порушуються, навіть якщо працівник звільняється за власної ініціативи. До проблем оформлення документації, що супроводжується звільненням працівника з роботи можна віднести:

· Звільнення працівника не відображено в документах - заяві або службовій записці чи наказі про звільнення.

· На підставі особистої заяви або службової записки не складено проект наказу.

· Працівник не ознайомлений з наказом і не поставив свою візу.

· Відсутній відповідний запис в особистій картці (форма Т-2).

· У трудовій книжці не зроблений запис про припинення трудової діяльності із зазначенням дати та причини звільнення або книжка не видалася на руки особи, що звільняється.

· Звільнений працівник не розписався в журналі реєстрації трудових книжок про її отриманні та ін.

Серед шляхів усунення даних проблем ми виділяємо наступні:

· Знання працівниками своїх трудових прав і обов'язків дозволить їм протистояти порушенням у трудовому законодавстві.

· Виконання обома сторонами трудового договору Кодексу законів про працю України.

· При незаконному звільненні подання позовної заяви до суду.

· Керівнику варто також пам'ятати, що за незаконне звільнення працівника він зобов'язаний відшкодувати весь збиток, заподіяний підприємству, оплатою часу змушеного прогулу працівника та ін.

І на закінчення хочемо нагадати, що порушення, пов'язані з наявністю та веденням кадрової документації та дотриманням установлених строків при звільненні працівника, є законною підставою для надання їм позову до суду. Без наявності заяви працівника звільнення може бути здійснене з ініціативи роботодавця, наприклад, на підставах, передбачених пунктами 2 й 6-8 статті 36 КЗпП. Однак у цьому випадку необхідно ознайомити працівника, що звільняється, з оригіналом наказу про звільнення під розписку. У випадку звільнення відповідно до ст. 36 КЗпП працівник або особисто пише заяву про звільнення, або на оригіналі наказу ставить свій підпис, дату ознайомлення і запис «З наказом ознайомлений. Заперечень не маю». Днем звільнення вважається останній день роботи. Якщо день звільнення припадає на неробочий день, останнім днем вважається перший після неробочого робочий день.

Список використаних джерел

1. Бибик С.П., Сюта Г.М. Ділові документи та правові папери / Художники-оформлювачі Б.П. Бублик, В.А. Мурликін. - Харків: Фоліо, 2005. - 493 с.

2. Волкотруб Г.Й. Стилістика ділової мови: Навч. посіб. - К.: МАУП, 2002. - 208 с.

3. Глущик С.В. Сучасні ділові папери: Навч. посібник. - К.: А.С.К., 2000. - 174 с.

4. Глущик С.В., Дияк О.В., Шевчук С.В. Сучасні ділові папери: Навч. посібник. - К.:А.С.К., 2003. - 324 с.

5. Головач А.С. Зразки оформлення документів: Для підприємств та громадян. - Донецьк: Стакер, 1999. - 352 с.

6. Деловая переписка с зарубежным партнёром / Сост. А.В. Плотников. - К.: Мир, 1999. - 126 с.

7. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): Учебник для вузов / Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова и др.; - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2002. - 359 с.

8. Діденко А.Н. Сучасне діловодство: Навч. посібник. - К.: Либідь, 2002. - 215 с.

9. Зубков М. Сучасне українське ділове мовлення: Навч.посібник - Харків: Торсинг, 2001. - 290 с.

10. Інструкція з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації. - К., 1997. - 64 с.

11. Інструкція про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави. - К., 1998. - 94 с.

12. Інформація та документація. Базові поняття. Терміни та визначення: ДСТУ 2392-94. - (Чинний від 01.01.95). - К.: Держстандарт України, 1994. - 184 с.

13. Кавторева Я.В. Документооборот: организация и ведение. - X.: Фактор, 2000. - 164 с.

14. Кодекс законів про працю України / Відп. ред. О.П. Товстенко. - К.: Юрінком Інтер, 2000. - 255 с.

15. Короріз В.П., Лапицька Н.І. Загальне і кадрове діловодство: Навч. посіб. - К.: МАУП, 2002. - 168 с.: іл.

16. Кузнецов С.Л. Компьютеризация делопроизводства. - М.: Бизнес-школа Интел-Синтез, 1999. - 206 с.

17. Лоза О.В. Діловодство та документування управлінської діяльності: Навч. посібник. - К: УАДУ, 2002. - 217 с.

18. Организация работы с документами: Учебник / В.А. Кудряев и др. - М.: ИНФРА - М, 1998. - 575 с.

19. Палеха Ю.І. Управлінське документування: Навч. посібник: У 2 ч. - К.: Вид-во Європейського ун-ту, 2003. - 680 с.

20. Примірна інструкція з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади // Офіц. вісн. України. - 1997. - №43. - С. 50-103.

21. Пустозерова В.М., Соловйов А.А. Прийом та звільнення працівників. - М.: Приор, 1996. - 284 с.

22. Рожнов В.С. Загальне і кадрове діловодство. - К.: ТТК Персонал, 1996. - 315 с.

23. Універсальний довідник з ділових паперів та ділової етики. - К.: Довіра, 2003. - 623 с.

Размещено на Allbest.ru