Разработка системы менеджмента ОАО МПК "Пензенский"

Контроль за исполнением документов и принятых решений- одна из важнейших функций управления и является обязательной составной частью документационного обеспечения управления, а массив контрольных сведений входит в состав информационно- поисковой системы организации.

Цель контроля - содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, конкретных сотрудников. На предприятии ОАО МПК «Пензенский» основные требования к документации предъявляет система менеджмента качества.

Все исполнители в равной степени ответственны за своевременное и качественное исполнение приказов, распоряжений и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений).

Исполнитель знакомится с документами (либо устными распоряжениями) в день их получения. Для заданий с длительными сроками исполнения исполнитель намечает этапы исполнения, даты промежуточного контроля, сообщает их службе контроля или вводит в автоматизированную систему контроля исполнения.

При решении оперативных вопросов по телефону или лично на исполненном документе и в регистрационно-контрольной форме исполнитель делает отметку, содержащую справку об исполнении.

Если исполнение документируется, исполнитель готовит проект ответного документа. При подготовке проекта исполнитель должен учитывать содержание ранее изданных по данному вопросу документов и действующих нормативных актов.

Проект документа, напечатанный и оформленный в соответствии с действующими государственными стандартами, исполнитель согласовывает с руководителем, заинтересованными структурными подразделениями и организациями.

После согласования проект документа передается на подписание. Подписанный документ исполнитель передает на регистрацию и отправку.

При постановке на контроль документов, содержащих ряд заданий, различных исполнителей и сроков исполнения, контрольный входной формат заполняется на каждое контролируемое поручение или задание. На левом поле документа на уровне заголовков в ГОСТ 6-30-97 предусмотрено место для простановки специальной отметки о контроле исполнения.

При контроле устных поручений руководителя, незарегистрированных документов контрольный экземпляр входного формата заполняется в самой контрольной службе.

Наиболее наглядно результаты работы исполнителей выглядят, если в месячных сводках, представляемых руководству, указываются:

общее количество документов, находящихся в работе у исполнителя;

количество выполненных с опережением установленных сроков;

количество не выполненных или выполненных позднее установленных сроков;

задержки исполнения в рабочих долях;

причины задержек исполнения документов.

Характерными причинами неисполнения документов в срок являются:

слишком высокая степень централизации полномочий;

перегрузка исполнителей и руководителей разного уровня;

недисциплинированность сотрудников и подведомственных организаций;

недостаточные сроки для качественного исполнения;

нерациональная система документооборота.

На основе результатов анализа разрабатываются и принимаются меры по ускорению исполнения документов, повышению исполнительской дисциплины, совершенствованию организации контроля и управления в целом.

5. Организационный контроль

Контроль представляет собой одну из важных функций в менеджменте. Как неотъемлемая часть деятельности организации, контроль является непрерывным процессом, который строится на трех основных этапах:

выработки стандартов деятельности организации, подлежащих контролю;

измерения и анализ ее результатов, полученных в результате контроля;

корректировки хозяйственных, технологических, организационных и других процессов деятельности организации в соответствии со сделанными выводами контроля.

В практике используют три вида управленческого контроля: предварительный; текущий; итоговый.

Предварительный контроль (контроль по правилу рецептурных книг) по своему содержанию относится к организационному контролю, в задачу которого входит проверка готовности организации, ее персонала, производственного аппарата, системы управления к работе.

Управленческая система проверяется на соответствие существующей структуре организации, на качество принятых решений, подготовленных документов, степень ознакомления с ними исполнителей и усвоения ими стоящих задач. Контроль за персоналом призван определить готовность его к решению предусмотренных задач, понимание людьми целей своей деятельности, знание прав и обязанностей, норм выработки, условий поощрения. Предварительный контроль затрагивает состояние материальных и финансовых ресурсов организации или соответствующего подразделения, их наличия, соответствие потребностям по структуре и количеству, гарантированность поставок и пр.

Текущий контроль воплощается в формах стратегической и оперативной. Стратегический выявляет эффективность использования ресурсов организации с точки зрения достижения ее конечных целей как по количественным, так и по качественным показателям. Он сводится к сбору, обработке и оценке информации о производительности труда, внедрении и использовании достижений НТР, новых методах работы и др.

Оперативный контроль ориентирован на текущую производственную и хозяйственную деятельность, в частности соблюдение технологического процесса и графика работы, загрузку оборудования, наличие запасов, незавершенного производства и готовой продукции, уровень затрат, расходование денежных средств и т.д.

Итоговый контроль связан с оценкой выполнения организацией планов и составления новых, он предполагает всесторонний анализ не только конкретных результатов деятельности за истекший период, но и сильных и слабых ее сторон.

На ОАО МПК «Пензенский» введена система менеджмента качества, поэтому все виды контроля на предприятии существуют в соответствии с ней.

6. Кадровый менеджмент организации

Коллектив - это группа людей, объединенных по определенному принципу и включенных в систему управленческих отношений организации. Чтобы считаться коллективом, группа должна обладать несколькими признаками:

1. наличием совместной единой цели у всех членов коллектива (посетители у кабинета врача не могут считаться коллективом, поскольку имеют индивидуальные цели);

2. психологическим признанием и отождествлением членами коллектива друг друга на основе совместных интересов, идеалов, принципов и т.п.;

3. практическим взаимодействием людей, основанным на психологическом признании друг друга, в результате которого начинает работать синергия потенциала коллектива;

4. постоянством взаимодействия в коллективе, в результате которого становится возможным влияние друг на друга его членов.

В рамках коллектива между его членами могут возникать следующие типы отношений:

дружеская кооперация, взаимопомощь, основанные на доверии;

дружеское соревнование в рамках позитивных взаимоотношений;

невмешательство и дистанцирование при отсутствии как сотрудничества, так и соперничества;

соперничество, ориентация на индивидуальные цели, основанные на общем недоверии;

кооперация антагонистов и негативное отношение друг к другу.

Деятельность членов коллектива подчинена ряду законов, среди которых можно выделить два - закон сохранения личного положения, достоинства, социального статуса и закон компенсаций недостатка одних способностей другими. В соответствии с первым законом каждый член коллектива будет прикладывать максимум усилий, чтобы сохранить свое место "под солнцем", но действия могут быть весьма неоднозначными. С одной стороны, они могут выражаться в улучшении результативности, качества работы, в самосовершенствовании, с другой - сводиться к интригам, бюрократическим приемам и защите от всего, что несет возможность каких-либо изменений. Действия, исходящие из второго закона, также неоднозначны, ибо компенсировать недостаток можно также и лестью, угодничеством, "подсиживанием" соперников и др.

Как правило, большинство людей одновременно являются членами официального коллектива и неформальных групп, поэтому хорошее отношение с товарищами они ценят выше благодарности начальства. Если эти цели совпадают или не противоречат, то официальная линия будет охотно поддерживаться, в противном случае линия предпочтения будет отдаваться целям неформального коллектива.

На таком крупном предприятии как, ОАО МПК «Пензенский», где работает 850 человек, невозможно дать характеристику всему коллективу, поэтому ограничимся коллективом одного подразделения, например коммерческого отдела, в котором работает 9 человек.

Данное подразделение имеет некоторые совпадающие функции с отделом маркетинга, но отношение всего коллектива мясоптицекомбината к этим двум отделам совершенно различно. Так, любой работник предприятия понимает, что от работы коммерческого отдела зависит очень многое, в том числе и дальнейшая работоспособность «Пензенского». А маркетинговый отдел не полностью выполняет свои обязанности и поэтому соответственное к ним отношение. Результаты работы исследуемого отдела, намного выше, чем второго.

Внутри данного коллектива, как и в любом другом, есть неформальная группа, которая, в этом случае, совпадает с официальным коллективом. Поэтому здесь, хорошее отношение с коллегами ценится намного больше, чем благодарность руководства. В нерабочее время ими проводятся встречи с семьями, выезды за город, на день рождения или другие знаменательные праздники устраиваются мини- праздники. Такое отношение работников между собой повышает их работоспособность, любые сложные, ответственные задачи решаются совместными усилиями, поэтому любое недовольство начальства работой персонала, любая неудача коллеги воспринимается как личная.

Коллектив - это ячейка общества, в которой сочетаются общественные, групповые и индивидуальные интересы; организованная общность людей, объединенных конкретным видом деятельности и складывающимися в ходе этой деятельности отношениями, интересами и нормами поведения.

В традиционной схеме формирования коллектива сначала создается организационная структура, затем она "заполняется" людьми, отношения между которыми складываются стихийно, что является далеко не оптимальным.

Характеристика персонала:

1. Семейное положение (% от численности)

Мужчины Женщины

Холост 11.1% Не замужем 11.1%

Женат 22.2% Замужем 33.3%

Разведен 11.1% Разведена 0%

Вдовец 0% Вдова 11.1%

2. Национальный состав

Русские 77.7%

Татары 22.2%

3. Образовательная структура коллектива

Среднее общее (11 кл.) 22.2%

Среднее профессиональное 44,4 %

Высшее профессиональное 33.3%

4. Половозрастная структура коллектива

Всего

Мужчины 44,4% Женщины 55,6%

До 20 лет 0 % До 20 лет 0%

От 20 до 30 лет 22.2% От 20 до 30 лет 22.2%

От 30 до 40 лет 11.1% От 30 до 40 лет 22.2%

От 40 до 50 лет 11.1% От 40 до 50 лет 11.1%

По мере развития коллективы обычно проходят через определенный ряд последовательных этапов.

1. Притирка.

2. «Дворцовый» переворот.

3. Результативность.

4. Эффективность.

5. Мастерство.

6. Старение.

7. Смерть.

Если рассматривать выбранное для анализа подразделение «Пензенского» по этому ряду последовательных этапов, можно утверждать, что оно находится на стадии эффективности, медленно перетекающей в стадию мастерство. Это обстоятельство не является странным, т.к. данное подразделение существует около десяти лет, а в нынешнем составе около двух. Но не смотря на то, что данный коллектив уже сформировавшийся, сплоченный, вхождение в него достаточно безболезненно как для новичка, так и для самих сотрудник. Новый человек попадает в круговорот событий, сразу вовлекается в общую работу, а процесс адаптации проходит для него легчайшим образом.

Проанализировав коллектив коммерческого отдела, можно сделать следующий вывод. Работать в данной организации доставляет удовольствие каждому сотруднику. Каждый из членов команды способен легко и непринужденно выполнять, как минимум, одну, а возможно, и до нескольких командных ролей. Также сотрудники являются носителями вторичных, не совсем естественных ролей, которые могут, с некоторым усилием, исполняться

в интересах всей команды.

На основе анализа работы коммерческого подразделения ОАО МПК «Пензенский» можно предположить, что в организации, в целом, царит благоприятный фон для работы. Проводятся корпоративные мероприятия не только в отдельно взятых подразделениях, но и, в целом, для всего предприятия, что служит сближающим фактором для сотрудников организации. Практически для всех работников мясоптицекомбината проводятся обучение и повышение квалификации, также сотрудники посещают другие предприятия, входящие в состав ОАО АПК «Черкизовский» и делятся своим опытом. Но в отделах, организованных позже, чем другие (отдел маркетинга), данные мероприятия не проводятся, это временное затруднение и в ближайшее время оно будет решено.

Коллектив - это группа людей, объединенных по определенному принципу и включенных в систему управленческих отношений организации. Чтобы считаться коллективом, группа должна обладать несколькими признаками:

· наличием совместной единой цели у всех членов коллектива (посетители у кабинета врача не могут считаться коллективом, поскольку имеют индивидуальные цели);

· психологическим признанием и отождествлением членами коллектива друг друга на основе совместных интересов, идеалов, принципов и т.п.;

· практическим взаимодействием людей, основанным на психологическом признании друг друга, в результате которого начинает работать синергия потенциала коллектива;

· постоянством взаимодействия в коллективе, в результате которого становится возможным влияние друг на друга его членов.

Коллектив играет огромную роль, которую трудно переоценить, в жизни каждого человека. Прежде всего, в его рамках удовлетворяется естественная потребность человека в общении, деловом взаимодействии и принадлежности к группе себе подобных; в коллективе человек обретает поддержку и защиту; в коллективе он находит признание своих успехов и достижений. В зависимости от микроклимата коллектива его влияние на личность может быть как позитивным, так и негативным. В свою очередь человек также пытается воздействовать на коллектив, трансформировать его под свое видение достижения цели, а также стремится делать его более "удобным" для себя. Результативность такого воздействия зависит от силы обеих сторон. Сильная личность (лидер) может подчинить себе коллектив, слабая растворяется в нем.

Коллективы различаются между собой психологически, исходя из чего внутри них формируется определенный микроклимат, характеризующийся социально- психологической совместимостью. Социально-психологическая совместимость достигается:

· соответствием личных возможностей каждого структуре и содержанию его деятельности, что нивелирует зависть по отношению к успехам других;

· близостью и совпадением моральных позиций, создающих основу взаимного доверия между людьми;

· однородностью основных мотивов деятельности и индивидуальных устремлений членов коллектива, способствующих их лучшему взаимопониманию;

· возможностью взаимного дополнения и органического соединения способностей каждого в едином трудовом и творческом процессе (синергия);

· рациональным распределением функций между членами коллектива, при котором ни один не может добиться успеха за счет другого.

На восприятие влияют избирательность и глобальность. Восприятие окружающих во многом осложняется предсказуемостью их поведения, которое зависит от слишком многих, порой самых неожиданных обстоятельств, в том числе сознательных действий, направленных на защиту своего статуса, достоинства, внутренней жизни, сокрытия или искажения информации о себе, неспособности себя правильно преподнести и т.п. В результате человек или группа людей воспринимаются не такими, каковы они на самом деле, а такими, какими хотят себя показать или их хотят увидеть. В то же время именно адекватное восприятие людьми друг друга является важнейшим условием формирования сплоченного, работоспособного коллектива.

Рассмотрим полномочия которыми наделены сотрудники организации:

Ген. Директор и его заместители - Распорядительные, координационные, согласительные полномочия, рекомендательные.

Начальники отделов и их заместители - Рекомендательные; координационые; Контрольно-отчетные полномочия.

Разнорабочие - Исполнительные.

Рассмотрим распределение полномочий в процентном соотношении.

65% - Исполнительные;

20% - Согласительные; контрольно- отчетные;

15% - Распорядительные; координационные.

Проанализировав данные диаграммы составим диаграмму профильного статуса сотрудника.

1. - 15% сотрудников занимают высшие должности, имеют высшее образование и заработную плату от 8 до12 тыс.

2. - 25% сотрудников занимают средние должности, имеют неполное высшее образование и заработную плату от 6 до 8 тыс.

3. - 60% сотрудников занимают низкие должности, имеют средне-техническое образование и заработную плату от 3 до 6 тыс.

Степень социального контроля

Социальный контроль - это одно из свойств неформальных групп. Мое предприятие - формального типа и мы стремимся, что бы в нашей организации не возникало таких неформальных группировок, которые могли бы помешать эффективности работы, хотя полное их отсутствие может привести к ухудшению отношений в коллективе и ухудшению социально психологического климата организации.

На предприятии существует возможность для сотрудников расти как профессионально так и в плане карьерного роста

Как я уже говорила выше, мое предприятие уже достаточно зрелое и устойчивое, сформировавшейся коллектив дружелюбно принимает новых сотрудников. Социально психологический климат в организации положителен и хорошо влияет на эффективность работы в целом.

Понятие «команда» означает самый сплоченный и развитый коллектив.

Я считаю, что на моем предприятии очень сплоченный и дружный коллектив, не смотря на то что разные отделы находятся достаточно далеко друг от друга, сотрудники все равно дружат между собой. Руководство всячески способствует тому, чтобы не происходило нарушении уже сложившегося положительного социально-психологического климата в коллективе.

Заключение

После выполнения данной работы и проведения анализа некоторых сторон деятельности мясоптицекомбината «Пензенский», можно дать некоторые рекомендации.

На данном предприятии введена система менеджмента качества, которая была необходима и, на данный момент, вырабатывается самими предприятиями для наилучшей реализации и развития их потенциала. Если руководство будет следить за выполнением всех ее требований, предприятие будет продолжать нормально функционировать (система менеджмента качества; ответственность руководства; менеджмент ресурсов; процессы жизненного цикла продукции; измерение, анализ, улучшение.).

Также для более эффективной работы некоторых подразделений предприятия можно ввести дополнительное экономическое стимулирование сотрудников, например, для коммерческого отдела- если увеличивается объем совершаемых сделок, увеличивается и размер оплаты труда.

Из-за связи с крупным холдингом «Черкизовский», для «Пензенского» остается мало «пространства» для самостоятельной деятельности, возникает необходимость согласования всех своих действий с другими предприятиями, но это будет отрицательно действовать на результативность работы предприятия, т.к. для этого требуется время, а региональные конкуренты ждать не будут.

ОАО МПК «Пензенский» имеет потенциал для дальнейшего расширения, т.е. для образования дополнительных рабочих мест, поэтому правительству Пензенской области необходимо всячески поддерживать деятельность данного предприятия.

Список литературы

1. Менеджмент: Учебник для вузов / Под общ. ред. В.Д. Дорофеева. - 2006. - 400 с.

2. Основы современного менеджмента. Бочкарев В.К., Дорофеев Д.В. -Пенза., 1999.

3. Смирнов Э.А. Теория организации. М., 2002

4. Веснин В.Р, Основы менеджмента. - М., 1996

5. Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента. - М.: Дело, 1992.

6. Санталайнен Т. Управление по результатам. - М.: Прогресс, 1993.

7. Питерс Т., Уотерман Р.В поисках эффективного управления. М.: Прогресс, 1986.