Анализ организационно-экономической структуры на примере предприятия ЗАО "ДМС-Барнаул"

Размещено на http://www.allbest.ru/

СОДЕРЖАНИЕ

Введение

1. ОРГАНИЗАЦИОННАЯ СТРУКТУРА И ЕЕ ВЛИЯНИЕ НА УСПЕХ ОРГАНИЗАЦИИ

1.1 Сущность и классификация организационных структур управления

1.2 Бюрократические организационные структуры управления

1.3 Адаптивные организационные структуры управления

1.4 Принципы построения организации

2. ЭКОНОМИКО-ОРГАНИЗАЦИОННАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ПРЕДПРИЯТИЯ ЗАО «ДМС-БАРНАУЛ»

2.1 Характеристика организации и анализ основных показателей эффективности коммерческой деятельности ЗАО «ДМС-Барнаул»

2.2 Анализ технико-экономических показателей

2.3 Конкуренты компании «Проктер энд Гэмбл»

2.4 Сбытовая политика «Проктер энд Гэмбл»

2.5 Ценовая политика

Выводы и предложения

Список используемой литературы

ВВЕДЕНИЕ

Меня заинтересовала именно эта тема, потому что человечество развивается и движется по спирали научно-технического и культурного прогресса только благодаря способности к организации и самоорганизации. По сути, всякая продуктивная человеческая деятельность носит организационный характер. Это значит, что всякую человеческую деятельность - техническую, общественную, познавательную, художественную - можно рассматривать как некоторый материал организационного опыта и исследовать с организационной точки зрения. Моя курсовая работа посвящена именно этому: исследованию структуры организации и оценке использования того или иного типа организационной структуры для решения поставленной перед нами задачи.

Целью курсовой работы является изучить не только основные типы организационных структур управления, но и пути их совершенствования. Для реализации этой цели были поставлены следующие задачи:

1. рассмотреть теоретические аспекты организационной структуры: понятие, сущность, типы и принцип построения организационной структуры;

2. провести анализ организационно-экономической структуры на примере предприятия ЗАО "ДМС-Барнаул";

3. Предложить мероприятия по повышению эффективности коммерческой деятельности компании ЗАО «ДМС-Барнаул».

Актуальность выбранной мною темы определяется необходимостью рассмотрения теоретических положений для разработки практических рекомендаций, для реализации механизма формирования и развития организационной структуры управления предприятием в условиях неопределенности, обеспечивающего повышение эффективности функционирования предприятия в целом.

Актуальность проблемы, недостаточная научная разработанность отдельных ее аспектов определили выбор темы, цель и задачи данного курсового проекта.

Как показывает мировой опыт, огромное значение имеет постижение науки и искусства менеджмента.

В упрощенном понимании, менеджмент - это умение добиваться поставленных целей, использовать труд, интеллект, мотивы поведения других людей. Менеджмент - это "управление" - функция, вид деятельности по руководству людьми в самых разнообразных организациях. Менеджмент - это также область человеческого знания, помогающего осуществить эту функцию.

Подавляющее большинство российских компаний для продолжения успешного функционирования в изменившихся условиях нуждаются в грамотном, профессиональном менеджменте. В современных кризисных условиях руководитель должен уметь анализировать различные варианты развития производств, видеть перспективу своей компании на рынке, обладать волей и способностью вовлекать коллектив в реализацию намеченных целей. Сегодня наравне с грамотным, серьезным подходом к самому процессу управления, необходимо четко и ясно видеть структуру собственной фирмы, понимать, почему этой фирме подходит именно эта структура, и знать, к каким результатам она приведет в обозримом будущем.

В данной работе согласно теме проведен анализ существующих основных типов организационных структур управления и изучены их особенности существования и функционирования.

Во введении я рассказала о необходимости совершенствования организационной системы управления, чем подчеркиваем актуальность выбранной темы.

Соответственно целям и задачам основная часть курсовой работы состоит из двух глав:

В первой главе рассмотрены основные типы организационных структур, их достоинства и недостатки, принципы ее создания и факторы воздействия на организационную структуру управления.

Во второй главе дается общая характеристика ЗАО "ДМС-Барнаул", проведен анализ экономико - организационной структуры.

В заключении подведены итоги выполнения курсовой работы и сделаны выводы по существующему состоянию предприятия.

организационный структура сбытовой ценовой

1. ОРГАНИЗАЦИОННАЯ СТРУКТУРА И ЕЕ ВЛИЯНИЕ НА УСПЕХ ОРГАНИЗАЦИИ

1.1 Сущность и классификация организационных структур управления

Организационную структуру можно определить как совокупность управленческих органов, между которыми существует система взаимосвязей, обеспечивающих выполнение необходимых функций управления для достижения целей предприятия (организации).

Исходными данными и обязательными условиями при формировании организационной структуры управления служат:

- цели и задачи организации;

- производственные и управленческие функции организации;

- факторы внутренней среды (внутренние переменные);

- факторы внешней среды;

Основными элементами организационной структуры предприятия являются его подразделения (отделы), уровни управления и связи между ними. Все элементы взаимосвязаны между собой. При этом различают горизонтальные и вертикальные связи.

В организационную структуру включают такие понятия, как разделение работ (по функциональным признака и уровням управления), соотношение ответственности и полномочий, делегирование полномочий, централизация и децентрализация управления, ответственность и контроль, нормы управляемости и другие понятия, определяющие ее содержательную сторону. В общем случае содержание организационной структуры определяется целями, которым она служит, и какие управленческие процессы она призвана обеспечивать в конкретной организации.

Все виды организационных структур имеют общие характеристики, определяющие их назначение и отличительные свойства (признаки) по отношению к другим элементам (категориям, понятиям), связанным с организацией эффективного управления предприятием.

Общие характеристики организационной структуры могут быть сформулированы следующим образом:

1. Структура организации обеспечивает координацию всех функций менеджмента при осуществлении любой хозяйственной деятельности предприятия, связанной с достижением его целей.

2. Структура организации определяет права и обязанности на всех управленческих уровнях посредством определения (делегирования) полномочий и установления ответственности руководителей всех рангов.

3. Структура, принятая в конкретной организации, определяет поведение ее сотрудников (стиль менеджмента, организационная культура и эффективность труда сотрудников).

4. Организационная структура определяет эффективность деятельности предприятия, его выживание и процветание, определяемые как его успех.

Приведенные характеристики отражают назначение и способность организационных структур влиять на достижение ожидаемых результатов предприятия, определяемых его целями. Кроме того, существуют внутренние свойства структуры, которые определяют условия рационального использования конкретных видов структур с учетом различных ситуационных факторов (внешних и внутренних), имеющих место в конкретной организации.

Виды и классификация организационных структур.

Организационные структуры имеют большое разнообразие видов и форм. Рассмотрим два наиболее общих подхода к классификации структур.

Первый подход предусматривает разделение организационных структур на формальные и неформальные структуры.

Формальная структура -- это структура, выбранная и установленная менеджерами высшего уровня путем соответствующих организационных мероприятий, приказов, распределения полномочий, правовых норм и т.д.

Формальная структура определяется (проектируется) в процессе организации хозяйственной деятельности предприятия с учетом организации и координации конкретных работ по решению производственных и социальных задач, направленных на достижение его целей.

Неформальная структура возникает на основе взаимоотношений членов коллектива, единства или противоречия их взглядов, интересов, личных целей и целей предприятия, подразделения и т.д. Неформальная структура отражает межличностные отношения в рамках формальной структуры.

Второй подход связан с разделением организационных структур на механистические и органические структуры. В основе такого деления лежит соотношение внутренних компонентов организационной структуры, определяющее сущность ее построения. Основными внутренними компонентами (свойствами) организационных структур являются: сложность, формализация и степень централизации (децентрализации) управления предприятием, корпорацией.

Сложность структуры означает степень дифференциации (то есть разделения) видов управленческой деятельности, в том числе функций управления (разделение по горизонтали и вертикали). Чем выше степень дифференциации, тем сложнее структура.

Формализация структуры определяется степенью унификации (однотипности) управленческих правил и процедур. Чем больше установленных правил и процедур, тем сложнее структура.

Степень централизации (децентрализации) управления предприятием зависит от того, на каких уровнях менеджмента принимаются конкретные решения. Чем больше ответственных решений принимается на подчиненных уровнях управленческой иерархии, тем более децентрализована структура управления и, наоборот, чем меньше решений принимается на нижних уровнях управления, тем более централизована структура.

В зависимости от степени выраженности указанных выше компонентов (сложности, формализации и централизации) структуры менеджмента делятся на две группы: механистические и органические (адаптивные) структуры.

Механистическая структура является жесткой иерархией (пирамидой) управления. Органическая структура в отличие от нее является гибкой, адаптивной формой управления. Для нее характерно небольшое число управленческих уровней, правил и инструкций, большая самостоятельность в принятии решений на низовых уровнях.

1.2 Бюрократические организационные структуры управления

Начнем с бюрократической структуры управления первой, систематически разработанной моделью организационной структуры, остающейся еще пока се основной и доминирующей формой.

Бюрократия. Слово «бюрократия» обычно вызывает в памяти картины канцелярской волокиты, плохой работы, бесполезной деятельности, многочасовых ожиданий для получения справок и форм, которые уже отменены, и попыток борьбы с муниципалитетом. Все это действительно бывает. Однако первопричиной всех этих негативных явлений является не бюрократия как таковая, недостатки в реализации правил работы и целей организации, обычные трудности, связанные с размером организации, поведением сотрудников, несоответствующим правилам и задачам организации. Концепция бюрократии, первоначально сформулированная в начале 1900-х годов немецким социологом Максом Еебером, по крайней мере, в идеале, -- это одна из наиболее полезных идей в истории человечества.

Теория Вебера не содержала описаний конкретных организаций. Вебер предлагал бюрократию скорее как некую нормативную модель, идеал, к достижению которого организации должны стремиться.

Таким образом, бюрократическая организационная структура характеризуется высокой степенью разделения труда, развитой иерархией управления, цепью команд, наличием многочисленных правил и норм поведения персонала, и подбором кадров по их деловым и профессиональным качествам. Вебер называл такую структуру «рациональной», поскольку предполагается, что решения, принятые бюрократией, имеют объективный характер. Вебер полагал, что личные прихоти собственников организации и ее сотрудников не должны входить в противоречие с целями организации.

Если описание рациональной бюрократии покажется читателю знакомым, то это объясняется тем, что практически все, то мы говорили об организациях и об управлении ими, в основном касалось именно рациональных бюрократических структур. Бюрократию часто называют также классической или традиционной организационной структурой. Большинство современных организаций представляют собой варианты бюрократии. Причина столь длительного и широкомасштабного использования бюрократической структуры состоит в том, что ее характеристики еще достаточно хорошо подходят для большинства промышленных фирм, организаций сферы услуг и всех видов государственных учреждений. Объективность принимаемых решений позволяет эффективно управляемой бюрократии адаптироваться к происходящим изменениям. Продвижение сотрудников на основе их компетентности позволяет обеспечивать постоянный прыток в такую организацию высококвалифицированных и талантливых технических специалистов и административных работников.

Концепция социального равенства, заложенная в бюрократической структуре, очень хорошо совпадает с системами ценностей как демократических, так и коммунистических стран. Государственная служба в США, например, является бюрократией, созданной первоначально для того, чтобы обуздать политический патронаж и преобразовать правительственные органы в соответствии с идеалами бюрократической системы. Короче говоря, как отметил видный специалист в теории управления Джон Чайлд: «Анализ бюрократических структур, проведенный Максом Вебером, продолжает оставаться уникальным и наиболее значительным описанием сущности современных организаций».

1.3 Адаптивные организационные структуры управления

Для адаптивных (гибких, органических) организационных структур характерно отсутствие бюрократической регламентации деятельности органов управления, отсутствие детального разделения труда по видам работ, размытость уровней управления и небольшое их количество, гибкость структуры управления, децентрализация принятия решений, индивидуальная ответственность каждого работника за общие результаты деятельности.

По сравнению с дивизиональными структурами управления адаптивные структуры являются более гибкими, лучше приспособленными к динамичным изменениям и требованиям производства.

Кроме того адаптивные организационные структуры, как правило, характеризуются следующими признаками:

- способностью сравнительно легко менять свою форму, приспосабливаться к изменяющимся условиям;

- ориентацией на ускоренную реализацию сложных проектов, комплексных программ, решение сложных проблем;

- ограниченным действием во времени, т. е. формированием на временной основе на период решения проблемы, выполнения проекта, программы;

- созданием временных органов управления.

К разновидностям структур адаптивного типа можно отнести проектные, матричные, программно-целевые, проблемно-целевые, структуры, основанные на групповом подходе (командные, проблемно-групповые, бригадные), сетевые организационные структуры.

Проектные структуры - это структуры управления комплексными видами деятельности, которые из-за их решающего значения для компании требуют обеспечения непрерывного координирующего и интегрирующего воздействия при жестких ограничениях по затратам, срокам и качеству работ.

Проектные структуры в компании, как правило, применяются тогда, когда возникает необходимость разработать и осуществить организационные проект комплексного характера, охватывающий, с одной стороны, решение широкого круга специализированных технических, экономических, социальных и иных вопросов, и, с другой стороны, деятельность различных функциональных и линейных подразделений. К организационным проектам можно отнести любые процессы целенаправленных изменений в системе, например, реконструкцию производства, разработку и освоение новых видов продукции и технологических процессов, строительство объектов и т.д.

Под проектной структурой управления понимается временная структура, создаваемая для решения конкретной комплексной задачи (разработки проекта и его реализации). Смысл проектной структуры управления состоит в том, чтобы собрать в одну команду самых квалифицированных сотрудников разных профессий для осуществления сложного проекта в установленные сроки с заданным уровнем качества и в рамках, выделенных для этой цели материальных, финансовых и трудовых ресурсов.

Проектная структура управления предполагает обеспечение централизованного управления всем ходом работ по каждому крупному проекту.

Существует несколько типов проектных структур. В качестве одной из их разновидностей можно привести так называемые чистые или сводные проектные структуры управления, подразумевающие формирование специального подразделения - проектной команды, работающей на временной основе. Временная группа специалистов, в сущности, представляет собой уменьшенную по масштабам копию постоянной функциональной структуры данной компании.

В состав временных групп включают необходимых специалистов: инженеров, бухгалтеров, руководителей производства, исследователей, а также специалистов по управлению. Руководитель проекта наделяется проектными полномочиями (полной властью и правами контроля в рамках конкретного проекта). Руководитель отвечает за все виды деятельности от начала до полного завершения проекта или какой-либо его части. В его функции входит определение концепции и целей проектного управления, формирование проектной структуры, распределение задач между специалистами, планирование и организация выполнения работ, координация действий исполнителей. Ему полностью подчинены все члены команды и все выделенные для этой цели ресурсы.

В число проектных полномочий руководителя проекта входит ответственность за планирование проекта, за составление графика и ход выполнения работ, за расходование выделенных ресурсов, в том числе и за материальное поощрение работающих. После завершения работ по проекту структура распадается, а персонал переходит в новую проектную структуру или возвращается на свою постоянную должность (при контрактной работе - увольняется) (Приложение 1).

Чисто проектные структуры, как правило, используются для решения каких-либо особенно крупномасштабных задач. В случае менее крупных проектов затраты на дублирование уже существующих в компании служб в проектной структуре управления становятся нерациональными. В таких относительно небольших проектах его руководитель может выступать в качестве консультанта высшего руководства фирмы. Или же кто-нибудь из высшего руководящего состава компании координирует реализацию проекта в рамках обычной линейно-функциональной структуры.

В качестве важнейших преимуществ такого вида структур управления можно назвать:

- интеграцию различных видов деятельности компании в целях получения высококачественных результатов по определенному проекту;

- комплексный подход к реализации проекта, решению проблемы;

- концентрацию всех усилий на решении одной задачи, на выполнении одного конкретного проекта;

- большую гибкость проектных структур;

- активизацию деятельности руководителей проектов и исполнителей в результате формирования проектных групп;

- усиление личной ответственности конкретного руководителя как за проект в целом, так и за его элементы.

К недостаткам проектной структуры управления можно отнести следующее:

- при наличии нескольких организационных проектов или программ проектные структуры приводят к дроблению ресурсов и заметно усложняют поддержание и развитие производственного и научно-технического потенциала компании как единого целого;

- от руководителя проекта требуется не только управление всеми стадиями жизненного цикла проекта, но и учет места проекта в сети проектов данной компании;

- формирование проектных групп, не являющихся устойчивыми образованиями, лишает работников осознания своего места в компании;

- при использовании проектной структуры возникают трудности с перспективным использованием специалистов в данной компании;

- наблюдается частичное дублирование функций.

Одной из наиболее сложных структур управления адаптивного типа признается матричная структура. Матричная структура возникла как реакция на необходимость проведения быстрых технологических изменений при максимально эффективном использовании высококвалифицированной рабочей силы.

Матричная структура отражает закрепление в организационном построении фирмы двух направлений руководства, двух организационных альтернатив (Приложение 2).

Вертикальное направление - управление функциональными и линейными структурными подразделениями компании. Горизонтальное - управление отдельными проектами, программами, продуктами, для реализации которых привлекаются человеческие и иные ресурсы различных подразделений компании.

При такой структуре устанавливается разделение прав менеджеров, осуществляющих управление подразделениями, и менеджеров, руководящих выполнением проекта, и важнейшей задачей высшего руководящего состава компании в этих условиях становится поддержание баланса между двумя организационными альтернативами.

Учитывая вышеизложенное, отличительной чертой организационной структуры управления матричного типа является наличие у работников одновременно двух руководителей, обладающих равными правами. С одной стороны, исполнитель подчиняется непосредственному руководителю функциональной службы, которая наделен необходимыми проектными полномочиями для осуществления процесса управления в соответствии с запланированными сроками, выделенными ресурсами и требуемым качеством. Возникает система двойного подчинения, базирующаяся на сочетании двух принципов - функционального и проектного (продуктового).

Матричная структура чаще всего представляет собой наложение проектной структуры на постоянную для данной компании линейно-функциональную структуру управления. Порой такого вида структура образуется в результате постепенной модификации дивизиональной структуры, она может быть результатом наложения функциональной структуры на дивизиональную. Образуется как бы двойная структура (матрица), представляющая собой решетчатую организацию, построенную на принципе двойного подчинения исполнителей.

Основополагающим принципом в матричном подходе к построению организационных структур управления является не совершенствование деятельности отдельных структурных подразделений, а улучшение их взаимодействия в целях реализации того или иного проекта или эффективного решения определенной проблемы.

Это требование выполняется здесь за счет того, что в матричной структуре параллельно с функциональными и линейными подразделениями создаются специальные органы (проектные группы) для решения конкретных производственных задач. Эти проектные группы формируются за счет специалистов подразделений, находящихся на различных уровнях управленческой иерархии. Таким образом, главным принципом формирования матричной структуры является развитая сеть горизонтальных связей, многочисленные пересечения которых с вертикальной иерархией образуются за счет взаимодействия руководителей проектов с руководителями функциональных и линейных подразделений.

Матричные структуры управления могут быть двух видов. В первом случае руководитель проекта взаимодействует с двумя группами подчиненных: с постоянными членами проектной группы и с другими работниками функциональных подразделений, которые подчиняются ему на временной основе и по ограниченному кругу вопросов. При этом сохраняется подчиненность этих исполнителей непосредственным руководителям подразделений, отделов, служб. Во втором случае руководителю проекта могут подчиняться временно только исполнители из соответствующих функциональных подразделений.

Руководители проектов в матричных структурах, также как и в рассмотренных выше проектных, обладают так называемыми проектными полномочиями. Причем эти полномочия могут выражаться в прямых противоположностях: от всеобъемлющей линейной власти над всеми деталями проекта до практически чисто консультационных полномочий. Выбор конкретного варианта определяется тем, какие права делегирует ему высшее руководство компании.

Руководители проектов в матричной структуре отвечают в целом за интеграцию всех видов деятельности и ресурсов, относящихся к данному проекту. Для того чтобы они смогли добиться этого, все материальные и финансовые ресурсы по данному проекту передаются в их полное распоряжение. Руководители проектов сохраняют за собой право определять приоритетность и сроки решения той или иной задачи, в то время как руководители структурных подразделений могут лишь выбирать конкретного исполнителя и методику решения.

Достоинствами матричной структуры являются:

- интеграция различных видов деятельности компании в рамках реализуемых проектов, программ;

- получение высококачественных результатов по большому количеству проектов, программ, продуктов;

- значительная активизация деятельности руководителей и работников управленческого аппарата в результате формирования проектных (программных) команд, активно взаимодействующих с функциональными подразделениями, усиление взаимосвязи между ними;

- вовлечение руководителей всех уровней и специалистов в сферу активной творческой деятельности по реализации организационных проектов и, прежде всего, по ускоренному техническому совершенствованию производства;

- сокращение нагрузки на руководителей высшего уровня управления путем передачи полномочий принятия решений на средний уровень при сохранении единства координации и контроля над ключевыми решениями на высшем уровне;

- усиление личной ответственности конкретного руководителя как за проект (программу) в целом, так и за его элементы;

- достижение большей гибкости и скоординированности работ, чем в линейно-функциональных и дивизиональных организационных структурах управления, то есть лучшее и более быстрое реагирование матричной структуры на изменение внешней среды;

- преодоление внутриорганизационных барьеров, не мешая при этом развитию функциональной специализации.

Недостатками матричной структуры являются:

- сложность матричной структуры для практической реализации, для ее внедрения необходима длительная подготовка работников и соответствующая организационная культура;

- структура сложна, громоздка и дорога не только во внедрении, но и в эксплуатации;

- она является трудной и порой непонятной формой организации;

- в связи с системой двойного подчинения подрывается принцип единоначалия, что часто приводит к конфликтам; в рамках этой структуры порождается двусмысленность роли исполнителя и его руководителей, что создает напряжение в отношениях между членами трудового коллектива компании;

- в рамках матричной структуры наблюдается тенденция к анархии, в условиях ее действия нечетко распределены права и ответственность между ее элементами; для этой структуры характерна борьба за власть, т. к. в ее рамках четко не определены властные полномочия;

- для данной структуры характерны чрезмерные накладные расходы в связи с тем, что требуется больше средств для содержания большего количества руководителей, а также порой на разрешение конфликтных ситуаций; мешает достижению высококачественных результатов двусмысленность и потеря ответственности;

при использовании матричной структуры возникают трудности с перспективным использованием специалистов в данной компании;

- наблюдается частичное дублирование функций; несвоевременно принимаются управленческие решения; как правило, характерно групповое принятие решений;

отмечается конформизм в принятии групповых решений;

- нарушается традиционная система взаимосвязей между подразделениями;

в условиях матричной структуры затрудняется и практически отсутствует полноценный контроль по уровням управления;

- структура считается абсолютно неэффективной в кризисные периоды.

При этом следует отметить, что переход к матричным структурам, как правило, охватывает не всю компанию, а лишь какую-то часть. И хотя мы привели достаточно много недостатков этого вида структур, масштабы их применения или использования отдельных элементов матричного подхода в компаниях довольно значительные.

1.4 Принципы построения организации

Построение организационной структуры включает формулировку целей и задач, определение состава и места подразделений, их ресурсное обеспечение, разработку регламентирующих процедур, документов, положений, закрепляющих и регулирующих формы, методы и процессы, которые осуществляют в организациях систему управления.

Процесс формирования организационной структуры, условно организуются по трем стадиям:

- формирование общей структуры схемы аппарата управления;

- разработка состава основного подразделения и связи между ними;

- регламентация организационной структуры.

На третьей стадии разрабатываются количественные характеристики аппарата управления и процедуры управленческой деятельности.

Для регламентации организационной структуры определяется состав внутренних элементов базовых подразделений, определяют проектную численность подразделений, трудоёмкость основных видов работ, квалификацию исполнителей, распределяют задачи и работы между конкретными исполнителями, устанавливают ответственность за выполнение задачи работников, разрабатывают порядок процедур выполнения управленческой работы в подразделении. Рассчитывают затраты на управление и делают расчёты показателей управления в условиях проектируемой организационной структуры. Совокупность документов разрабатывают на всех стадиях проектирования вместе с пояснительной запиской, составляется проект организационной структуры.

Построение структуры основано:

- на принципе сопряжения и соответствия целей, функций, полномочий и ответственности;

- на соразмерности всех звеньев по трудоёмкости и объёму деятельности (для равномерной загрузки и ритмичности работы);

- на иерархической рациональности;

- ориентированности на определённый уровень компетенции персонала и информационной обеспеченности;

- создания формального и неформального управления;

- применения эффективного контроля;

- применение адаптивности.

В действующей организации при совершенствовании структуры, определяется диапазон изменений набора функций. Для совершенствования организации:

- создается группа развития организации на конкретной основе;

- составляют набор функций управлений и производства;

- проверка набора функций управления по методике функциональной стоимости анализа;

- распределение функций на: активизирующие, тормозящие, потенциальные и нейтральные, проведение их анализа;

- составляется функциональная структура управления;

- сравнивается эта структура с существующими;

- вносятся коррективы в набор функций;

- вносятся коррективы в структуру управления организации.

При формировании новой организации распределяется набор функций:

- на направленные на реализацию текущих программ;

- на тормозящие (старые традиции);

- на потенциальные (направленные на реализацию стратегических программ);

- на нейтральные (оказывает линейное влияние на социальные сферы);

- создаётся функциональная структура управления;

- на базе функциональной создаётся условная структура управления.

Существуют три главных этапа в построении любой организации:

1.Определение характера выполняемой работы;

2.Распределение работы между отдельными позициями менеджмента;

3.Классификация позиций менеджмента, построение на этой основе логических групп управления.

Определение характера выполняемой работы. Для выполнения этой задачи, данную стадию создания организации полезно также разбить на подпункты, предусматривающие определенные этапы и виды работ. Например, постановка задач, расчет необходимого объема работ для решения поставленных задач, устранение бесполезной работы и дублирования, разработка самого процесса, проверка (чтобы не опустить важную составляющую часть работы). Автор известных книг по вопросам предпринимательства профессор Друкер выделяет три этапа и направления анализа, который необходимо провести на рассматриваемом нами этапе построения организации. Они включают анализ:

- деятельности, определение той работы, которая должна осуществляться, и способов координации взаимодействия;

- решений, какого вида решения будут приниматься, и какое участие в этом будет принимать тот или иной менеджер;

- отношений, то есть определение того вклада в общее дело, который должен внести менеджер; лиц, с которыми менеджер должен взаимодействовать; влияния, оказываемого на менеджера другими лицами, принимающими решения.

Распределение работ между отдельными элементами менеджмента. Этот этап включает в себя: установление норм, стандартов (например, расчет допустимого объема должностных обязанностей для каждого руководителя любого уровня); технические приемы в рамках научных методов управления (например, анализ рабочего времени, изучение методов и организации труда и т.п.); установление полного сотрудничества всех лиц, работающих в рамках организации.

Классификация элементов менеджмента, построение логических групп. В данном вопросе важно, чтобы элементы управления были сгруппированы согласно виду выполняемой работы, а не по другим критериям (например, вокруг пользующихся авторитетом руководителей). Этот способ известен как «принцип ориентации». Распределение производственных обязанностей и формирование логических групп должны неизбежно привести к созданию отделов (подразделений), то есть коллективов людей, выполняющих некоторую аналогичную работу, как правило, под единым руководством начальника.

Ниже приведены принципы создания хорошей организации, которые были сформулированы А. Файолем.

Единство управления. Независимо от структуры организации, степени децентрализации и делегирования полномочий нести полную и абсолютную ответственность за деятельность всего предприятия должен один человек.

Скалярный метод передачи полномочий. Полная и абсолютная ответственность означает право не только управлять, но и передавать, делегировать часть полномочий другим лицам по линии руководства.

Единство подчинения. У любого служащего (работника) может быть только один руководитель.

Принцип соответствия. Делегированные полномочия должны соответствовать уровню ответственности. Если на лицо возлагаются определенные обязанности, то его необходимо наделить и соответствующими полномочиями, необходимыми для выполнения этих обязанностей.

Масштабы управления. Число лиц, находящихся в эффективном управлении, лимитировано. Это зависит от ряда обстоятельств, от характера выполняемой работы.

Коммуникации, система связи. Как формальные, так и неформальные линии связи должны быть установлены и постоянно поддерживаться.

Принцип ориентирования. Организации должны строиться в соответствии с характером возложенных на них задач и не зависеть от субъективных факторов.

Принцип избирательности. Руководство должно получать лишь ту информацию, которая выходит за рамки плана и является исключительной, то есть либо благоприятной, либо неблагоприятной для ведения бизнеса. Таким образом, можно будет отсечь лишнюю, непригодную к использованию информацию.

Дифференциация работы. Различные виды работы имеют разные характеристики, что необходимо предусмотреть при создании организации. Например, высококвалифицированный индивидуальный труд требует иных условий, чем полуквалифицированные повторяющиеся операции.

Разбивка сложного элемента на простые составляющие, специализация и стандартизация. Эти методы должны найти свое применение в организации, так как позволяют снизить затраты.

Контроль над осуществлением операций. Эта функция должна быть поручена четко обозначенному для этой цели аппарату. Определенная часть администрации должна следить за ежедневным ходом выполнения операций. Творческий подход к делу должен поощряться.

Планирование должно всегда предшествовать выполнению работы.

Гибкость. Структура организации должна позволять вносить в нее коррективы в связи с изменением методов, задач, целей, масштаба коммерческой деятельности, появлением новых технологий и ресурсов. Конечно, внесение значительных изменений требует всестороннего исследования.

Доступность всех уровней организации. Любой сотрудник (работник) организации должен иметь право и возможность подать жалобу, высказать замечания или предъявить рекламации соответствующему руководителю.

2. ЭКОНОМИКО-ОРГАНИЗАЦИОННАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ПРЕДПРИЯТИЯ ЗАО «ДМС-БАРНАУЛ»

2.1 Характеристика организации и анализ основных показателей эффективности коммерческой деятельности ЗАО «ДМС-Барнаул», официального представителя компании «PROCTER & GAMBEL»

Официальный день рождения Компании "ДМС" 24 декабря 1994 года.

С июня 1994 года имеет статус официального дистрибьютора компании PROCTER & GAMBEL ( Проктер энд гембел) на территории Западной Сибири (Новосибирской, Омской, Томской, Тюменской, Курганской области, Алтайскому краю, ХМАО и ЯНАО). Руководство компании не только подписали значимый контракт, но и переняли передовой опыт ведения бизнеса, сформировали систему обучения специалистов, выбрали свою стратегию ведения бизнеса, правильность которой подтверждена успешным ростом и развитием уже на протяжении 16 лет.

В марте 1996 года компания начинает активно осваивать регионы и открывает филиал в г. Томске.

Ноябрь 1996 - открытие филиала в Омске и начало программы «Van Selling»( ван шелинг - торговля напрямую с машины), первой в России Компания запустила продажу с колес, определив целью высокий сервис и своевременную доставку.

С 1998 по 2001 демонстрируя опережающие темпы роста, Компания открывает филиалы в Куйбышеве, Барнауле, Славгороде, Бийске, сразу запуская программу «Van Selling» в каждом городе.

В 2003 году Компании присваивается почетное звание лучшего дистрибьютора 2002/2003 года.

В июле 2004 года в Компании сформирована команда функциональных директоров. Цель изменения структуры - усиление функции стратегического планирования развития организации, оптимального управления инвестициями, повышении общей стоимости бизнеса.

В январе 2005 бизнес компании был секторизован на LC&P и HABC (условно: сектор чистоты и сектор красоты), что позволило разработать новые, наиболее оптимально удовлетворяющие потребности клиентов торговые условия.

Февраль 2005 в существующий бизнес компании интегрированы бренды Wella & Londa. За успешную секторизацию и запуск на рынок, через свою дистрибьюторскую сеть, новых брендов Компания получила статус Best Beauty Distributor (лучший дистрибьютор товаров по уходу за красотой).

За лучшие показатели по результатам запуска направления Beauty в честь Компании названа звезда девятой величины в созвездии Льва по имени ДМС.

На рубеже 2005-2006 годов Компания рада представить своим заказчикам новый бренд Olay (Олей) представленный серией средств по уходу за кожей лица.

С 2006 года в Омском, Томском, Алтайском филиале мы предлагаем нашим клиентам продукцию Gillett (Жилетт).

Компания «ДМС» имеет высокий уровень менеджмента и оптимальную организационную структуру, позволяющую поддерживать высокий уровень сервиса и хороший уровень корпоративной культуры.

Компания «ДМС» является дистрибьюторской Компанией с филиальной сетью и выделенным управленческим аппаратом в виде ДМС-дирекции.

Приоритетный партнер - компания Procter & Gamble, крупнейший производитель парфюмерии, косметики, бытовой химии и средств гигиены. Компания работает на рынке более 160 лет и имеет распространенную сеть дистрибьюторов. Метод продаж P&G имеет успех во всем мире, в том числе и в России.

Компания ООО «Проктер энд Гэмбл» является обществом с ограниченной ответственностью. Основные направления деятельности ООО «Проктер энд Гэмбл» - производство товаров с высокими потребительскими свойствами в 5 основных категориях: косметические и парфюмерные средства и товары личной гигиены, товары для ухода за домом, товары для заботы о здоровье, товары семейного пользования и средства для ухода за ребенком. Среди них широко известны моющие и чистящие средства Tide, Ariel, «Миф», Ace, Mr. Clean, Lenor, Comet, Fairy, детские подгузники Pampers, средства женской гигиены Always, Alldays, Tampax, Discreet, средства для ухода за волосами Head & Shoulders, Pantene, Shamtu, Herbal Essense, Wella, средства для ухода за телом Camay, Safeguard, Secret, Old Spice, Olay, Hugo Boss, средства для ухода за полостью рта Blend-a-Med, Oral-B, косметические средства Cover Girl, Max Factor, чипсы Pringles, бритвы Gillette, Venus, батарейки Duracell, бытовая техника BRAUN.

В настоящее время ООО «Проктер энд Гэмбл» в России имеет 1 офис в Москве (в том числе подразделение, занимающееся профессиональными средствами для ухода за волосами и подразделение, занимающееся престижной парфюмерией), 3 завода (в Новомосковске, Дзержинске и Санкт-Петербурге), а также 3 региональных представительства (в Новосибирске, Ростове-на Дону и Екатеринбурге).

Сегодня компания производит свою продукцию на трех производственных объектах:

- ООО «Проктер энд Гэмбл - Новомосковск» в г. Новомосковске Тульской области, специализирующееся на производстве чистящих и моющих средств Ariel, Tide, «Миф», Tix, Ace, Lenor, Comet, Fairy, Mr.Proper, а также детских одноразовых подгузников Pampers.

- ООО «Капелла» в г. Дзержинске Нижегородской области, производящее средства для ухода за волосами - средства для мытья волос Shamtu, краски для волос и средства для укладки волос линий Wella и Londa,

- ЗАО «Петербург Продактс Интернешнл» в г. Санкт-Петербурге, специализирующееся на производстве одноразовых бритвенных станков, сменных картриджей и традиционных двусторонних лезвий Gillette.

Также, компания заключила договор с ОАО «Свобода» (Москва) на контрактное производство своей продукции - туалетного мыла Camay и Safeguard.

В России «Проктер энд Гэмбл» имеет постоянные трудовые контракты с более чем 2300 человек. Большинство ключевых позиций в компании занимают российские граждане, фактически управляя бизнесом компании. В целом, «Проктер энд Гэмбл» создает 14000 рабочих мест в компаниях-поставщиках и компаниях - деловых партнерах. В частности, региональные компании, занимающиеся распространениям продукции, дают работу около 10000 россиян.

«Проктер энд Гэмбл» - крупный инвестор в российскую экономику. Объем инвестиций Компании в российскую экономику приближается к 300 миллионам долларов США, они охватывают Тульскую и Нижегородскую области.

Ежедневно жители более чем в 160 странах мира используют продукцию компании «Проктер энд Гэмбл». В настоящее время достаточно тяжело представить свою жизнь без товаров, производимых компанией.

2.2 Анализ технико-экономических показателей

Деятельность предприятия характеризуется такими абсолютными показателями деловой активности, как объем реализации услуг и прибыль, на их основе определяется рентабельность деятельности предприятия. Рост производительности труда также является важнейшим показателем эффективности работы и использования трудовых ресурсов. Чем выше уровень и темпы роста производительности труда, тем меньше при заданных объемах работы потребность в рабочей силе.

Сведения о финансово-экономической деятельности за отчетный период 2013 г. (Приложение 3).

Анализируемые показатели представлены, на основе данных, полученных из Форм №1 Бухгалтерский баланс за 2013 года и Формы №2 Отчет о прибылях и убытках.

Как видно из таблицы 1, за отчетный период выручка от реализации услуг увеличилась на 15 % и к концу периода составила 31 793 446 тыс. руб.

В 2013 году производительность труда по сравнению с аналогичным периодом 2012 года возросла на 18%. Причиной этого является рост объема реализации услуг на фоне незначительного уменьшения численности работников на 3 % (132 чел. - 2012 г., 128 чел. - 2013 г.).

Фонд оплаты труда в 2013 году составил 41407.2 тыс. руб., темп роста - 3,6%. Таким образом, среднегодовая заработная плата на одного работника за отчетный период увеличилась на 4,9 %.

В 2013 году на фоне увеличения объема реализации услуг произошло увеличение себестоимости услуг на 20%, а затраты на 1 рубль реализации выросли на 4%.

Рост объема реализации услуг повлек за собой увеличение прибыли от продаж на 7%, которая к концу отчетного периода составила 11 286 541 тыс. руб.

Показатель рентабельности деятельности в отчетном периоде снизился на 11 % , рентабельность продаж также сократилась до 7% .

Среднегодовая стоимость основных производственных фондов в 2008 году снизилась на 28 % и составила 219 404 тыс. руб., что вызвано сокращением существующих основных фондов.

Из проведенного анализа можно сделать вывод о росте таких показателей, как объем продаж и прибыль, производительность труда. Однако на этом фоне все же наблюдается снижение рентабельности деятельности и продаж и увеличение себестоимости. Это свидетельствует о том, руководству предприятия необходимо принять меры по повышению рентабельности бизнеса, за счет выбора эффективной маркетинговой стратегии и оптимизации ассортимента товаров. Под оптимизацией ассортимента понимается принятие решений о сокращении нерентабельных товаров и введении новых прибыльных позиций ассортимента. Для этого необходим всесторонний анализ рынка и потребностей целевого потребителя - что выгодно или не выгодно производить сегодня с учетом последних рыночных тенденций.

2.3 Конкуренты компании «Проктер энд Гэмбл»

I. Первый, и один из основных конкурентов P&G является компания Henkel

Концерн Henkel (Henkel-Konzern) -- немецкая химическая компания, работающая в трёх направлениях: чистящие и моющие средства, косметика и средства личной гигиены, технология склеивания.

Компания имеет более чем 120-летнюю историю. Штаб-квартира находится в городе Дюссельдорф, Германия.

В группу Henkel входят 340 заводов в 70 странах мира. Schwarzkopf & Henkel - косметическое отделение Henkel Group.

Основное направление - средства ухода за волосами. После 2 мировой войны впервые выпустило «жидкую сетку для волос» Taft и средства для холодной (химической) завивки волос.

Выручка Henkel в 2012 году, составила 13,1 млрд евро (в 2011 году - 12,7 млрд евро), чистая прибыль - 921 млн евро (855 млн евро). В 2013 году компания запустила программу экономии, на которую уже в первый год существования программы было потрачено порядка 500 млн евро. Один из пунктов программы - сокращение числа сотрудников концерна. В результате Henkel надеется уже с 2011 года получать финансовую отдачу в размере 150 млн. евро ежегодно.

В настоящее время российский офис компании относится, наряду с 30 другими странами, к подразделению по Центральной и Восточной Европе, руководство которым расположено в Вене, Австрия. Согласно отчёту компании, продажи этого подразделения в 2007 году составили 2,214 млрд евро. Из них наибольшая доля продаж - 18,8 % - приходилось на Россию, на втором месте Польша (13,7 %), на третьем - Турция (12,2 %).

По сообщениям компании, рост продаж в 2011 году в России составил 30 %. В России компания «Хенкель» представлена следующими брендами:

1) Моющие и чистящие средства - Persil, Pril, Bref, Vernel, ПЕМОЛЮКС, ПЕМОС, Ласка, Дени, LOSK;

2) Косметика и средства личной гигиены - Fa, Taft, Schauma, Gliss Kur, Diademine, Palette, got2b, Brillance, IGORA System, Natural Styling, Bonacure, OSiS, SEAH, SILHOUETTE, INDOLA;

3) Клеи и технологии - Момент, Metylan, Pritt, CERESIT (строительные сухие смеси), Thomsit, Makroflex, Teroson, Liofol, Dorus, Technomelt, Optal, Loctite, P3.

4) Герметики для микроэлектроники, флюсы, паяльные пасты и припои - HYSOL, MULTICORE

По итогам 2012г. на российском рынке стиральных порошков компания занимает 25 % в денежном выражении. В секторе бытовых клеев -- 36 %, косметики - более 17,2 %.

В России у компании несколько производств:

1) Завод Хекель-ЭРА (Тосно, Ленинградская область), где производят продукцию подразделения «клеи и технологии». В 2009 году компания продала производство бытовой химии в Тосно компании ООО «Интерфилл» и с апреля 2009 г. размещает на этом производстве заказы на свою продукцию.

2) Заводы в Перми и Энгельсе производят товары категории «Чистящие и моющие средства».

3) Заводы по производству промышленных материалов: ООО «Хенкель Баутехник» (город Коломна, Московская область) и филиал ООО «РУСХЕНК» в Сызрани.

II. Второй по величине конкурент P&G - компания Unilever.

Unilever - британо-нидерландская компания, один из мировых лидеров на рынке продуктов питания и товаров бытовой химии (в том числе парфюмерии). Штаб-квартиры в Лондоне и Роттердаме.

В числе основных продуктов компании - мороженое Breyers и Magnum, сыр Boursin, чай Lipton, мыло Dove и Lux, средства для ухода за полостью рта Close Up и Vaseline. До слияния ООО «Проктер энд Гэмбл» и Gillette компания была крупнейшим производителем потребительских товаров в мире.

Подразделение компании по производству косметики Unilever Cosmetics International (выпускало парфюмерию под торговыми марками Calvin Klein, Cerruti, Vera Wang, Chloe, Lagerfeld) в 2005 г. было продано американской компании Coty за $800 млн.

В 2000 году компания приобрела компанию Ben & Jerry's Homemade Holdings, Inc, производителя мороженого марки Ben & Jerry's.

Численность персонала - 174 тыс. человек. В 2012 году выручка компании выросла на 0,8 % до €40,523 млрд, прибыль выросла на 27,7 % до €5,285 млрд.

Более 44 % продаж компании осуществляется в развивающихся странах (на 2011г.). Подразделение компании по производству чистящих средств и средств личной гигиены обеспечивает 45 % продаж группы и около 2/3 бизнеса в развивающихся странах.

С 2007г. проводит реструктуризацию подразделений в целях эффективного управления корпорацией.

В России известны следующие торговые марки (бренды), принадлежащие компании Unilever:

Бытовая химия и личная гигиена:

Dove, Rexona, Axe, Timotei, Domestos, OMO, Cif, Sunsilk, Sunlight

III. Третий конкурент компании - Нэфис Косметикс

Моющие и чистящие средства:

1) "AOS" (стиральный порошок, средство для посуды);

2) "BiMAX Bi 10" (стиральный порошок, гель для стирки);

3) "Sorti" (стиральный порошок, средство для мытья посуды, чистящий порошок и чистящий крем);

4) "Биолан" (стиральный порошок, средство для мытья посуды, чистящий порошок);

5) "Перышко" (кондиционер для белья);

Туалетное мыло, косметическая продукция:

6) "Love Secrets"(шампунь, гель для душа, мыло);

7) "PolzaVit" ( шампунь, гелья для душа, пена для ванн );

8) "Лесная полянка" (шампунь, мыло);

9) "Крем-мыло 2в1" (мыло);

10) "Целебные травы" (шампунь, мыло);

11) "Осенний вальс" (мыло);

12 "Фруктовая аллея" (мыло);

13) "Sorti 1+1"(мыло);

14) "SORTI natural"(пена для ванн);

15) Туалетное мылов п/п пленке;

16) "Мои кудряшки" (шампунь);

17) детское (мыло).

Для рынка характерно, что разделение всей совокупности бытовых средств на средства отечественного и зарубежного производства весьма условно, так как крупные зарубежные компании-производители предпочитают располагать свои производственные мощности в тех странах, на территории которых они торгуют. Так, в начале 90-х гг. на российский рынок пришли сначала «Проктер энд Гэмбл», выкупив самое крупное предприятие по производству моющих средств - Новомосковскбытхим, а затем Henkel - предприятие «Эра» в городе Тосно и городе Энгельсе. В 2001 Henkel приобретает третье российское предприятие ОАО «Пемос» в городе Пермь. Ещё одна иностранная фирма - « Uniliver» владеет ЗАО « Аист». Импортируют, прежде всего, фирмы Reckitt Benckiser и Cussons.