Создание молодежной библиотеки

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РФ

ФГБОУ ВПО «ПОВОЛЖСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ

ТЕХНОЛОГИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ»

Кафедра управления и права

Курсовой проект

по дисциплине «Управление проектами»

«Создание молодежной библиотеки»

Выполнила:

Самойлова В.Л.

Йошкар-Ола

Содержание

Введение

1. Аннотация проекта

2. Анализ проблем проекта

3. Анализ целей проекта

4. Анализ альтернатив проекта

5. Анализ участников проекта

6. Логико-структурная матрица проекта

7. Календарный план проекта

8. Смета проекта

Заключение

Список используемых источников

Введение

Популярность библиотек сейчас значительно упала. Очень многие перестали ценить книгу как объект, перешли на электронные ридеры или же вообще почти забросили такой вид деятельности, как чтение литературы. Между тем дорогая современная профлитература в магазинах стоит большие деньги, как, впрочем, и хорошие издания художественной, а библиотеки, которые в силах решить эту проблему самым, что ни на есть волшебным образом -- дав доступ к этим книгам совершенно бесплатно -- эту роль на себя никак не берут.

Целью данной работы является создание молодежной библиотеки в г. Йошкар-Ола. Реализация данного проекта поможет решить эту проблему.

Для достижения этой цели необходимо решение следующих задач:

- выявить и проанализировать проблемы проекта;

- определить цели проекта;

- выявить и проанализировать альтернативы проекта;

- определить и провести анализ участников проекта;

- построить логико-структурную матрицу проекта;

- расписать календарный план проекта;

- составить смету проекта.

- сформулировать выводы по итогам выполнения работы.

библиотека образование молодежь знание

1. Аннотация проекта

В наше время необходим другой подход к библиотечному делу и другой взгляд на эти учреждения. Библиотеки нужно рассматривать не как книгохранилище, а прежде всего как источник доступной информации. Если сегодняшнее общество предпочитает получать информацию из интернета, нужно обеспечить ему бесплатный доступ в сеть и открыть максимальные возможности, подобрать самые интересные и полезные ресурсы по различным сферам деятельности и помочь, таким образом, в получении информации. Если у него популярны аудиокниги и кинофильмы -- установить качественное необходимое оборудование, организовывать неформатные показы, встречи с актёрами и режиссёрами. Если оно ценит комфорт, не нужно его обвинять в потребительском отношении к жизни и материализме, ожидая, когда оно образумится и валом повалит в аскетичные условия советских читальных залов с жёсткими стульями и обшарпанными столами. Нужно создать желаемые условия, в которых реальному современному молодому человеку захочется находиться и в которых ему удобно будет получать знания. Помимо этого, библиотека как культурный и образовательный центр может стать площадкой для выставок и образовательных мероприятий в виде лекций и семинаров известных профессионалов. Ведь важен результат, важно выполнение библиотеками своей задачи.

Посетитель должен рассматривать библиотеку как многофункциональное заведение -- сюда можно прийти не только за книжкой из списка литературы на лето, но и сделать домашнее задание, посидеть в соцсетях или, быть может, написать стихотворение, рассказ, роман... Или же просто побыть в приятной спокойной обстановке и почитать свежую прессу.

Проектная идея - повысить уровень образованности, профессионализма и культуры за счёт предоставления информации.

Целевой группой данного проекта является молодежь г. Йошкар-Ола.

Стратегической целью данного проекта является заинтересованность молодежи к повышению уровня знаний.

Тактической целью проекта является открытие «молодежной библиотеки».

Мероприятия проекта:

- реорганизация национальной библиотеки им С.Г. Чавайна -- наиболее «передовую», открытую к новым идеям и неформальным начинаниям;

- ремонт - создать удобное пространство для работы и мысли;

- отбор персонала;

- закупка оборудования, дающее читателям больше возможностей в получении знаний, самостоятельно работать с библиотечным фондом.

2. Анализ проблем проекта

При разработке и управлении проектом необходимо начинать с анализа проблем в исследуемой области, что позволяет создать модель существующей ситуации.

Инструментом логического анализа проблем является построение «дерева проблем». «Дерево проблем» представляет собой структурированное визуальное представление существующих взаимосвязей между проблемами, которые рассматривает проект.

Алгоритм построения дерева проблем:

1. Определение центральной проблемы. В её формулировке необходимо описать негативную ситуацию, а также указать тех, к кому эта ситуация относится - целевую группу.

В данном проекте центральной проблемой является низкий уровень образования. Целевая группа - население г. Йошкар-Ола.

2. Определение проблем, которые являются причинами центральной проблемы. Они будут являться причинами 1-го порядка и размещаться под центральной проблемой.

Причинами 1-го порядка центральной проблемой являются:

- слабая материально-техническая база;

- незаинтересованность молодежи в получении знаний;

- труднодоступность получения информации и материалов;

3. Определение проблем, которые являются причинами возникновения причин 1-го порядка. Они будут являться причинами 2-го порядка и располагаться в «дереве проблем» под причинами 1-го порядка.

Причины 2-го порядка являются:

- низкий уровень финансирования;

- однообразие условий в получении знаний

- неразвитое справочно-информационное обслуживание населения;

- незаинтересованность гос. органов РМЭ

4. Определение проблем, которые являются следствиями центральной проблемы. Они будут являться следствиями 1-го порядка.

Следствиями 1-го порядка являются:

- увеличение неквалифицированных работников;

- неумение пользоваться полученными знаниями в практике;

5. Выявление проблем, которые являются следствиями 2-го порядка «дерева проблем». Они будут располагаться выше следствий 1-го порядка и являться следствиями 2-го порядка.

Следствия 2-го порядка:

- некачественное выполнение своих должностных обязанностей;

- увеличение безработицы.

6. Упорядочивание выявленных проблем путем выявления взаимосвязей между ними.

В общем виде «дерево проблем» выглядит следующим образом.

Рис. 1. Дерево проблем

3. Анализ целей проекта

Анализ целей проекта осуществляется посредством логического анализа и построения «дерева целей» проекта. В качестве основы для построения «дерева целей» используется построенное «дерево проблем» проекта.

В качестве основы для проведения анализа целей используется построенное «дерево проблем». Каждое негативное утверждение «дерева проблем», начиная с центральной проблемы, преобразуется в положительное утверждение. Таким образом, каждая проблема превращается в цель, формируя «дерево целей», а каждая пара «причина-следствие» превращается в пару «средство-эффект».

Алгоритм построения «дерева целей»:

1. Формулируется цель проекта. Для этого негативное утверждение, являющееся центральной проблемой в «дереве проблем», преобразуется в позитивное.

Цель проекта - повышение уровня образования.

2. Причины центральной проблемы 1-го порядка из «дерева проблем» преобразуются в средства 1-го порядка «дерева целей».

Средствами 1-го порядка являются:

- сильная материально-техническая база;

- заинтересованность молодежи в получении знаний;

- доступность в получении информации и материалов;

3. Формулируются средства 2-го порядка путем преобразования негативных утверждений причин 2-го порядка из «дерева проблем» в позитивные утверждения.

Средствами 2-го порядка являются:

- достаточное финансирование данной проблемы;

- разнообразие условий в получении знаний

- развитое справочно-информационное обслуживание населения;

- заинтересованность гос. органов РМЭ

4. Формулируются эффекты 1-го и 2-го порядка, которые располагаются выше целей проекта. Для этого следствия центральной проблемы преобразуются в позитивные утверждения.

Эффектами 1-го порядка являются:

- снижение уровня неквалифицированных работников;

- умение пользоваться полученными знаниями в практике;

Эффектами 2-го порядка являются:

- качественное выполнение своих должностных обязанностей;

- уменьшение безработицы.

В итоге построения «дерева целей» каждая пара «причина-следствие» преобразуется в пару «средство-эффект»

В законченном виде «дерево целей» представляет собой картину желаемой ситуации в будущем.

В общем виде «дерево целей» выглядит следующим образом:

Рис. 2. Дерево целей

4. Анализ альтернатив проекта

Альтернатива - это вариант решения проблемы проекта и достижение его целей. Анализ альтернатив проводится с целью выбора стратегии реализации проекта. Стратегия представляет собой план действий по достижению целей проекта.

Из-за ограниченности ресурсов приходится выбирать вариант, который станет основой стратегии проекта. Для этого в «дереве целей» на уровне средств нужно выделить возможные варианты достижения основной цели (альтернативы) и присвоить им условные названия.

Альтернативами достижения основной цели данного проекта являются:

1-я альтернатива: создание «молодежной библиотеки».

2-я альтернатива: «Целевая программа».

Полученные альтернативы сравниваются по критериям посредством заполнения таблицы. Каждый критерий для каждой альтернативы нужно сравнить по 5-бальной шкале. Коэффициенты значимости критериев определяются экспертным методом, их сумма должна быть равна единице. Затем баллы суммируются, и определяется, какая альтернатива набрала большее количество баллов.

Итогом анализа альтернатив является выбранная стратегия разрабатываемого проекта.

Альтернативы достижения основной цели проекта выглядят следующим образом:

Рис. 3. Альтернативы достижения основной цели проекта

Таблица 1 - Показатели, характеризующие альтернативы реализации проекта

По данным таблицы 1, итогом анализа двух альтернатив является первая альтернатива - создание «Молодежной библиотеки»

5. Анализ участников проекта

Анализ участников проекта предполагает анализ организаций, учреждений, объединений частных лиц, на которых повлияет проект и которые будут участвовать в реализации проекта.

При анализе участников будет использоваться следующая схема:

1. Необходимо выявить лица, организации, группы и органы власти, затрагиваемые проблемной областью проекта.

2. Определить бенефициариев (целевую группу реализации проекта для которой он осуществляется).

Целевой группой проекта является население г. Йошкар-Ола

3. Определить ключевых участников - стейкхолдеров.

4. Определить, какие специалисты нужны для того, чтобы эффективно реализовать проект.

5. Привести реальные организации, учреждения и т.д., откуда возможно пригласить необходимых специалистов для реализации проекта.

6. Предложить все возможные стимулирующие факторы и механизмы (за исключением финансовых) мотивирования участников проектного коллектива.

Команда проекта - это группа специалистов, обладающих определенной квалификацией, знаниями, умениями, навыками и качествами, необходимыми для эффективного достижения поставленной перед ними целей по разработке и реализации проекта.

Команда проекта создается руководителем проекта. Задачи руководителя проекта при формировании проектного коллектива является подбор такой команды проекта, которая обеспечивала бы:

- соответствие количественного и качественного состава команды целям проекта;

- эффективную командную работу по управлению проектом;

- психологическая совместимость членов команды проекта и формирование единой внутри проектной культуры;

- свободное внутри командное общение и выработка оптимальных коллективных решений проблем, возникающих во время реализации проекта.

Руководитель проекта назначает менеджера проекта, осуществляющего общее управление проектом, проводящего регулярный мониторинг, а также координирующего деятельность членов команды проекта.

Состав команды данного проекта представлен в таблице 2.

Таблица 2 - Команда проекта

№	Специалист	Организация	Стимулирующие факторы и механизмы
Штатные:
1	Руководитель проекта		Получение опыта в реализации проектов
2	Заместитель руководителя по библиотечному развитию		доверие со стороны руководства, возможность показать себя, чтобы в дальнейшем самому быть руководителем к.л. проекта
3	Бухгалтер		Опыт и навыки бухгалтерского дела, доверие со стороны руководства
4	Инженер - программист		Повышение квалификации
Приглашенные:
1.	Дизайн-центр	GolDDisain, дизайнерско-ремонтная компания (г. Йошкар-Ола)	Опыт, престиж

6. Логико-структурная матрица проекта

Логико-структурная матрица является инструментом анализа, разработки и оформления, который позволяет определить, что необходимо достичь, каким образом это будет осуществлено, что для этого требуется, и какие могут возникнуть проблемы. Логико-структурная матрица представляет собой таблицу, включающую основные элементы стратегии проекта, логику его реализации, индикаторы успешности (показатели) и средства их проверки, а также допущения и требуемые для начала проекта предварительные условия (таблица 3).

Составление логико-структурной матрицы:

1. Заполнить первую колонку, двигаясь по ней вертикально вниз.

1.1. Сформулировать цель развития, которая показывает, почему проект важен обществу с точки зрения долгосрочной выгоды для целевой группы.

1.2. Сформулировать цель проекта - состояние, позитивную ситуацию, ради которой разрабатывается проект.

1.3. Определить ожидаемые результаты - выполненные задачи проекта, совокупность которых позволяет достичь цели проекта. Их формулировки должны звучать как достигнутые подцели.

1.4. Прописать мероприятия, которые необходимо реализовать для того, чтобы вышеперечисленные результаты были достигнуты. Мероприятия, реализация которых приведет к достижению результатов, должны иметь последовательную нумерацию, причем первая цифра соответствует номеру результата, вторая определяет логический порядок мероприятия по выполнению данного результата.

1.5. В разделе «Ресурсы» логико-структурной матрицы укрупнено описать все необходимые для реализации проекта ресурсы. Ресурсы также нумеруются и разделяются по категориям (кадровые, материально-технические, финансовые, транспортные и т.д.).

2. Затем заполняется вторая колонка объективно проверяемых индикаторов. Это объективно проверяемые количественные и качественные показатели, по которым можно судить о том, достигнуты ли и в какой степени достигнуты цель и результаты проекта.

3. Для каждого показателя следует указать источники и средства проверки. Источники и средства проверки - это конкретные документы, содержащие информацию, необходимую и достаточную для проверки индикаторов успешности проекта.

4. Далее заполняется колонка допущений и предварительных условий. Допущения - это внешние факторы, влияющие на проект и неконтролируемые командой проекта напрямую, но необходимые для начала проекта, проведения запланированных мероприятий, достижения запланированных результатов и поставленных целей. В качестве предварительных условий рассматриваются внешние условия, необходимые для начала реализации проекта.

Проверка логико-структурной матрицы проводится, начиная с нижнего правого угла матрицы, ход проверки должен быть следующим: если предварительные условия выполнены, ресурсы достаточны и допущения выполняются, то мероприятия осуществляются; если мероприятия осуществляются и допущения выполняются, то результаты будут получены; если результаты получены, то цель проекта и цель развития достигаются.

Таблица 3 - Логико-структурная матрица проекта

Элементы стратегии	Логика осуществления проекта	Объективно проверяемые индикаторы	Источники и средства проверки	Допущения и исходные данные
Цель развития	Улучшение качества образования	После реализации проекта повысится уровень образования населения
Цель проекта	Создание «Молодежной библиотеки»	01 сентября 2015 года открытие «Молодежной библиотеки	Отчеты министерства образования и здравоохранения	Необходимость усовершенствования предоставления информационной базы библиотеки
Ожидаемые результаты	достаточное финансирование Разнообразие условий в получении знаний	привлечение большого количества молодёжи, рост интереса к чтению, рост уровня профессионализма и образованности Создание уникальной площадки с неповторимой творческой атмосферой	Отчет руководителя проекта	Ситуация в образовании будет улучшаться.
Мероприятия	1. Ремонт здания 2. Оснащение материально- технической базой 3. Поиск персонала 4. Продвижения «Молодежной библиотеки»	1. Заключение договора с дизайнерским центром 2. Найм персонала через службу занятости 3. Заключение договора со СМИ	1. Договор с Дизайн-центром 2. Договор с ЦЗН 3. Договор со СМИ
Ресурсы	Трудовые ресурсы Материально технические Финансовые ресурсы	Заключение трудовых договоров с работниками Приобретены материально-технические ресурсы. Оснащение библиотеки Создание желаемых условий и удобства в получении знаний	ТД с работниками Отзывы посетителей

7. Календарный план проекта

Календарный план является инструментом планирования времени, реализации проектов мероприятий

Календарный план проекта составлен на 1 месяц в виде таблицы (табл. 4), следующим образом:

1. В левую колонку таблицы переносятся все мероприятия из логико-структурной матрицы (при необходимости проводится дополнительная детализация действий).

2. В средней части таблицы необходимо визуально отразить распределение времени осуществления каждого мероприятия в рамках проекта. Для этого необходимо:

2.1. Определить начало реализации проекта и его общую продолжительность.

2.2. Выявить логическую последовательность и взаимозависимость мероприятий.

2.3. Установить начало и продолжительность выполнения каждого мероприятия.

2.4. Определить время промежуточного и итогового контроля реализации проекта.

3. В последней колонке таблицы указывается исполнитель или ответственный за реализацию конкретного мероприятия.

Таблица 4 - Календарный план проекта

Мероприятия	С 1 января 2015 г. по 31 августа 2015 г.
	январь	февраль	март	апрель	май	июнь	июль	август	сентябрь	Участники
	1	2	3	4	1	2	3	4	1	2	3	4	1	2	3	4	1	2	3	4	1	2	3	4	1	2	3	4	1	2	3	4	1	2	3	4
Создание «Молодежной библиотеки»																																					руководитель
Ремонт здания																																					Дизайн - центр
Оснащение материально-технической базой																																					Руководитель, Инженер - программист
Продвижение библиотеки																																					СМИ
Подбор сотрудников																																					ЦЗН, руководитель.
Промежуточный отчёт																																					Руководитель
Итоговый отчёт																																					Руководитель,

8. Смета проекта

Смета проекта является инструментом планирования расходов по реализации проекта.

Алгоритм построения сметы проекта:

1. Необходимые для реализации проекта ресурсы, которые определены в логико-структурной матрице, распределить по статьям расходов.

2. Определить единицы измерения ресурсов и общее количество требуемых единиц для реализации проекта.

3. Указать стоимость каждой единицы ресурсов.

Согласно таблице 5, для реализации данного проекта необходимо 688 065 рублей. Денежные средства на создание «Молодежной библиотеки» предоставляют спонсоры республики.

Таблица 5 - Смета проекта

Статьи расходов	Единицы измерения	Количество единиц	Стоимость единицы, руб.	Всего, руб.
1. Ремонт здания
1.1 Дизайн - центр (за косметический ремонт и используемые материалы)	месяц	8	109 000	872000
Итого:				872000
2. материально техническая база
2.1. информационные киоски	Шт.	2	22000	44000
2.2. RFID Cтанции самообслуживания	Шт.	1	29000	29000
2.3. Станция книговозврата	Шт.	1	12000	12000
2.4. Аппарат «Копиркин»	Шт.	1	38000	38000
2.5. ЖК телевизор	Шт.	2	5200	10400
2.6.Виниловый проигрыватель	Шт.	1	2300	2300
2.7. Компьютер	Шт.	4	21000	84000
Итого:				313300
4. СМИ
Итого:				20000

Заключение

При реализации данного проекта будет достигнута главная цель - улучшить уровень образования населения, заинтересовать молодежь в получении знаний.

В ходе проектной работы поставленная цель была достигнута, задачи выполнены:

- сформулирована проектная идея;

- определены стратегическая и тактическая цели проекта;

- определена целевая группа проекта и детально расписаны мероприятия проекта;

- проанализированы проблемы, цели, альтернативы, а также участники проекта;

- составлена логико-структурная матрица и смета проекта;

- разработан календарный план проекта.

На основе проделанной работы можно сделать вывод, что реализация данного проекта важен всего без исключения населения п. Килемары.

Список использованных источников

1. Моспанова Е.В. Управление проектами: методические указания к выполнению курсового проекта для студентов направления подготовки бакалавров «Государственное и муниципальное управление» 081100.62 очной и заочной форм обучения / Е.В. Моспанова.- Йошкар-Ола: ПГТУ, 2013.

2. Сайт «Российской государственной библиотеки для молодежи; URL: http://www.rgub.ru

Размещено на Allbest.ru