Документирование процесса поощрения и наказания на предприятии

- лицам, награжденным орденами или медалями, либо удостоенным почетных званий СССР, РСФСР или РФ, либо награжденным ведомственными знаками отличия в труде и имеющим трудовой стаж, необходимый для назначения пенсии по старости или за выслугу лет;

- лицам, начавшим трудовую деятельность в несовершеннолетнем возрасте в период Великой Отечественной войны и имеющим трудовой стаж не менее 40 лет для мужчин и 35 лет для женщин.

Лица, претендующие на присвоение звания «Ветеран труда», подают в орган социальной защиты населения по месту жительства заявление и документы, подтверждающие основания для его присвоения.

Заявления и документы в 10-дневный срок направляются в соответствующий орган исполнительной власти субъекта РФ по месту жительства заявителя. Решение о присвоении звания «Ветеран труда» принимается в 15-дневный срок. Лицам, которым присвоено указанное звание, органами социальной защиты населения по месту жительства вручается удостоверение «Ветеран труда».

В соответствии с Положением о Почетной грамоте Правительства Российской Федерации, утв. постановлением Правительства РФ от 31.05.95 №547, награждению подлежат государственные служащие и другие граждане РФ, своим трудом заслужившие широкую известность благодаря личному вкладу в осуществление социальной и экономической политики государства. Представление о награждении Почетной грамотой Правительства РФ вносится в Правительство РФ федеральными органами исполнительной власти и органами исполнительной власти субъектов РФ. Ходатайство о награждении перед указанными органами могут подавать органы местного самоуправления, а также организации независимо от формы собственности.

За особые трудовые заслуги работники могут быть награждены государственными премиями в области литературы и искусства, науки и техники; премиями Президента РФ в области образования, литературы и искусства и премиями Правительства РФ.

Поощрения за особые трудовые заслуги по общественной значимости могут быть республиканскими, отраслевыми и ведомственными.

Указанные выше государственные награды (ордена, медали, почетные звания, премии) имеют республиканское значение. Отраслевые поощрения устанавливаются Правительством РФ или министерствами и ведомствами с разрешения Правительства РФ.

Отраслевой наградой является, например, нагрудный значок «Почетный дорожник России», награждение которым осуществляется в соответствии с постановлением Правительства РФ от 12.08.92 №578 «О нагрудном знаке и значках работников транспортно-дорожного комплекса». Указанным постановлением разрешено Федеральной дорожной службе России учредить нагрудный значок «Почетный дорожник России» нового образца для награждения лиц, отличившихся в работе дорожной отрасли и содействующих ее развитию. Федеральная дорожная служба России может награждать значком «Почетный дорожник России» своих работников, а также работников федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов РФ, предприятий и организаций по их представлению.

Ведомственные поощрения устанавливаются министерствами и ведомствами, которые определяют и порядок их применения.

Так, нагрудный знак «За безаварийный налет часов» является ведомственным знаком. В соответствии с Положением о нагрудном знаке гражданской авиации «За безаварийный налет часов», утв. приказом директора Федеральной авиационной службы России от 20.11.97 №251а, этим знаком награждаются:

- летный состав, работающий в центральном аппарате Федеральной авиационной службы России;

- начальники и заместители начальников региональных управлений ФАС России, выполняющие летную работу;

- летный состав, имеющий налет 10 000 ч и более (для эксплуатирующих воздушные суда I, II и III классов);

- летный состав, имеющий налет 7000 ч и более (для эксплуатирующих воздушные суда IV класса, вертолеты всех типов).

К ведомственным знакам отличия относятся и поощрения, применяемые министерствами (ведомствами) совместно с профсоюзными органами, например Почетная грамота Министерства путей сообщений Российской Федерации и Центрального комитета Независимого профсоюза железнодорожников и транспортных строителей России.

Однако поощрения, применяемые общественными организациями, в т. ч. и профсоюзами, не следует причислять к ведомственным знакам отличия и учитывать при присвоении звания «Ветеран труда», например: Почетную грамоту Совета представителей Независимого профсоюза горняков России «За активную работу по защите трудовых и социальных прав работников», Почетную грамоту Российского профсоюза работников культуры «За многолетнюю и плодотворную работу в Профсоюзе», нагрудный знак «Отличник санаторно-курортного комплекса профсоюзов России».

В трудовой книжке такие сведения фиксируются в двух разделах: «Сведения о поощрениях» и «Сведения о награждениях».

В раздел «Сведения о поощрениях» вносятся следующие данные:

- о поощрениях за успехи в труде на предприятии, в учреждении, организации, предусмотренные ст. 131 КЗоТ РФ, уставами и положениями о дисциплине, правилами внутреннего трудового распорядка (объявление благодарности, выдача премии, награждение ценным подарком или Почетной грамотой, занесение в Книгу почета и на Доску почета и др.);

- других поощрениях, согласно действующему законодательству, в т. ч. полученных работниками в других организациях за оказание им помощи по выполнению определенных работ;

- открытиях, на которые выданы дипломы, использованных изобретениях и рационализаторских предложениях и выплаченных в связи с этим вознаграждениях.

Сведения о премиях, предусмотренных системой заработной платы или выплата которых носит регулярный характер, в трудовых книжках не фиксируются, как и сведения о полученных в качестве поощрения преимуществах и льготах в области социально-культурного и жилищно-бытового обслуживания (получение путевок в санатории и дома отдыха, улучшение жилищных условий и т.п.).

В раздел «Сведения о награждениях» вносятся записи:

- о награждении орденами и медалями и присвоении почетных званий на основании указов Президента РФ;

- присвоении звания «Лауреат Государственной премии»;

- награждении Почетной грамотой Правительства Российской Федерации;

- награждении почетными грамотами и нагрудными знаками на основании постановлений ФНПР;

- присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами министерствами, ведомствами совместно или по согласованию с соответствующими профсоюзными органами (например, о присвоении звания «Почетный горняк», «Почетный металлург», «Почетный шахтер», присвоении звания лучшего работника по данной профессии, награждении Почетной грамотой министерства и ЦК профсоюза и др.).

Порядок внесения сведений о награждениях и поощрениях следующий:

- в графе 3 соответствующего раздела трудовой книжки пишется в виде заголовка наименование предприятия, учреждения или организации, а затем:

- в графе 1 - порядковый номер записи (нумерация, нарастающая в течение всего периода трудовой деятельности работника);

- графе 2 - дата награждения или поощрения;

- графе 3 - кем поощрен или награжден работник, за какие достижения и каким поощрением или наградой;

- графе 4 - на основании чего внесена запись (со ссылкой на дату, номер и наименование соответствующего документа).

Все записи о поощрениях должны вноситься в трудовую книжку после издания приказа (распоряжения) руководителя организации, а о награждениях - после получения работником соответствующих официальных документов, но не позднее недельного срока.

Порядок внесения сведений о поощрениях в трудовую книжку регулируется Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях, утв. постановлением Госкомтруда СССР от 20.06.74 №162.

Нематериальное поощрение требует следующих документов:

1. Представление на поощрение (докладная записка),

2. Приказ о поощрении (форма Т-11, Т-11а).

В случае оформления государственных наград, знаков и т.п.:

1. Ходатайства о награждении

2. Наградной лист

3. Характеристика на работника.

3. Документирование процесса наказания работников на предприятии

3.1 Виды наказания работников на предприятии

Как добросовестный, так и недобросовестный труд не остаются без внимания работодателя. В соответствии с Трудовым кодексом РФ работодатель, обладая правомочиями дисциплинарной власти, в случае совершения работником дисциплинарного проступка самостоятельно осуществляет выбор мер дисциплинарного взыскания.

Работодатель не вправе применять любые меры ответственности к работникам. Выбор работодателя жестко ограничен перечнем мер взыскания, установленным законом. Трудовой кодекс РФ предусматривает следующие виды дисциплинарных взысканий, которые могут быть применены работодателем по отношению к работникам, нарушившим трудовую дисциплину:

* замечание;

* выговор;

* увольнение по соответствующим основаниям.

Наиболее строгой и крайней мерой воздействия на нарушителей трудовой дисциплины является увольнение по соответствующим основаниям.

По сравнению с ранее действовавшим законодательством из перечня мер взысканий исключен строгий выговор.

Данный перечень взысканий, в отличие от мер поощрения, является исчерпывающим и расширению не подлежит.

Дополнительные меры взыскания возможны только в том случае, если на работника распространяется действие специальных законов. Например, в отношении государственных служащих в дополнение к общему перечню взысканий возможно применение такого взыскания как предупреждение о неполном должностном соответствии.

Таким образом, сами работодатели никаких дополнительных дисциплинарных взысканий, не предусмотренных Трудовым кодексом РФ и федеральными законами, устанавливать и применять не могут.

Дисциплинарные взыскания применяются при неисполнении или ненадлежащем исполнении работником своих обязанностей. При этом данные обязанности должны быть зафиксированы в трудовом договоре, должностной инструкции либо в локальных нормативных актах работодателя. Значит, прежде чем начинать процедуру привлечения работника к ответственности, нужно убедиться в том, что работник был ознакомлен с тем документом, положения которого он нарушил. Ознакомление работника с этими документами фиксируется его подписью (с указанием даты) на соответствующем документе.

Таким образом, применение взыскания возможно:

- за совершение работником действий, прямо запрещенных трудовым договором, должностной инструкцией, локальным актом;

- за не совершение необходимых действий, прямо предусмотренных этими документами;

- за совершение действий, не запрещенных трудовым договором, но вытекающих из смысла соблюдения трудовой дисциплины.

Примерами таких действий могут являться:

- неисполнение трудовой функции;

- невыполнение распоряжения руководителя;

- нарушение трудовой дисциплины (опоздание, отсутствие на рабочем месте без уважительных причин, отказ от прохождения медицинского осмотра, отказ от обучения основам охраны труда, нахождение на рабочем месте в состоянии опьянения и т.п.);

- совершение виновных действий (хищения, растраты, порчи и т.п.) в отношении имущества работодателя, установленных вступившим в законную силу приговором суда или постановлением судьи, органа, должностного лица, уполномоченных рассматривать дела об административных правонарушениях.

Дисциплинарное увольнение - крайняя мера дисциплинарного взыскания в виде расторжения трудового договора, возлагаемая работодателем за неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей.

Перечень случаев применения увольнения как дисциплинарного взыскания четко очерчен Трудовым кодексом и является исчерпывающим. Неправильное применение данного вида взыскания может привести к его обжалованию в суде и восстановлению работника в должности и, соответственно, выплате компенсации за вынужденный прогул. А оплата вынужденного прогула производится со дня издания приказа об увольнении: только с этого времени прогул является вынужденным.
Рассмотрим основания для применения увольнения как дисциплинарного взыскания.
Пункт 5 ст. 81 ТК РФ предусматривает расторжение трудового договора за неоднократное неисполнение работником без уважительных причин трудовых обязанностей, если он имеет дисциплинарное взыскание.

Для признания такого увольнения законным, необходимо соблюдение одновременно следующих обстоятельств:

1) работник имеет дисциплинарное взыскание за последний рабочий год, оно не снято и не погашено;

2) работник совершил дисциплинарный проступок без уважительных причин;

3) 3) работодатель затребовал у работника письменное объяснение причин трудового правонарушения не позднее месяца со дня обнаружения проступка и шести месяцев со дня его совершения (двух лет при ревизии)

4) 4) если работник является членом профсоюза, то должно быть учтено и мнение профсоюза.

Пункт 6 ст. 81 ТК РФ устанавливает следующие основания увольнения.

1. Прогул (пп. «а») - отсутствие на рабочем месте без уважительных причин в течение всего рабочего дня (смены) независимо от его (ее) продолжительности, а также отсутствие на рабочем месте без уважительных причин более четырех часов подряд в течение рабочего дня (смены). В п. 39 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.04.2004 №2 указано, что увольнение по этому основанию может быть произведено за следующие нарушения:

а) оставление работы без уважительной причины лицом, заключившим трудовой договор на неопределенный срок, без предупреждения работодателя о расторжении трудового договора, а равно до истечения двухнедельного срока предупреждения;

б) невыход на работу без уважительных причин, то есть отсутствие на работе в течение всего рабочего дня (смены) независимо от продолжительности рабочего дня (смены);

в) нахождение работника без уважительных причин более четырех часов подряд в течение рабочего дня вне пределов рабочего места;
г) самовольное использование отгулов, а также самовольный уход в отпуск.
К уважительным причинам отсутствия работника на рабочем месте суд обычно относит подтвержденные документами или свидетельскими показаниями:
- болезнь работника;

- задержку транспорта при аварии;

- аварии в жилище работника и т.п. обстоятельства.

2. Появление на работе в состоянии алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения (пп. «б»).

Работника, появившегося в любое время рабочего дня (смены) в состоянии опьянения, работодатель обязан отстранить от работы в этот день (смену). Отстранение работника оформляется приказом. Если же сотрудник не был отстранен от работы, доказательствами данного основания служат медицинское заключение, составленный в это время акт, свидетельские показания и другие доказательства. В любом случае необходимо составить акт о совершении проступка.

Отметим, что согласно закону доказать факт нахождения работника в состоянии опьянения можно и без медицинского заключения, однако на практике это достаточно проблематично.

3. Разглашение охраняемой законом тайны - государственной, коммерческой, служебной и иной, ставшей известной работнику в связи с исполнением им трудовых обязанностей, в том числе разглашение персональных данных другого работника (пп. «в»).

Здесь важно оценить следующие обстоятельства: существует ли в организации режим охраны коммерческой тайны, ознакомлен ли с ним работник, допущен ли работник к сведениям, составляющим коммерческую тайну и т.д. Если хоть один пункт ФЗ «О коммерческой тайне» не соблюден - увольнение по такому основанию будет признано незаконным.

4. Совершение по месту работы хищения (в том числе мелкого) чужого имущества, его растраты, умышленного уничтожения или повреждения, установленное вступившими в законную силу приговором суда или постановлением соответствующего административного (пп. «г»).

Здесь ключевым моментом является наличие и вступление в силу акта уполномоченного государственного органа - все внутренние документы (докладные записки, акты инвентаризации и т.п.) никакой силы для увольнения по данному основанию не имеют.

5. Нарушение работником требований охраны труда, если это нарушение повлекло за собой тяжкие последствия или заведомо создавало реальную угрозу наступления таких последствий (пп. «д»), если оно установлено комиссией или уполномоченным по охране труда.
К тяжким последствиям относятся: несчастный случай на производстве, авария, катастрофа, наличие которых (или наличие заведомо реальной угрозы их наступления) должен доказать при рассмотрении спора в суде работодатель.

Также Трудовой кодекс предусматривает следующие основания для увольнения за однократное грубое нарушение трудовых обязанностей.

Совершение виновных действий, дающих основание для утраты доверия к нему со стороны работодателя.

Уволить по этому основанию можно лишь работника, непосредственно обслуживающего денежные или товарные ценности, независимо от того, какой вид материальной ответственности (ограниченная или полная) на него возложен.

Недоверие к работнику должен доказать работодатель (акты об обсчете, обвешивании, недостаче и т.п.).

Совершение работником, выполняющим воспитательные функции, аморального проступка, несовместимого с продолжением данной работы.

Аморальным является проступок, противоречащий общепринятой морали (появление в общественных местах в нетрезвом состоянии, нецензурная брань, драка, унижающее человеческое достоинство поведение и т.д.). Проступок может быть совершен не только на работе, но и в быту.

Работодателю придется устанавливать как сам факт проступка, так и обстоятельства, препятствующие трудовой деятельности данного работника вследствие совершения такого проступка.

Увольнение руководителей организации (филиала, представительства), их заместителей и главных бухгалтеров за принятие ими необоснованного решения, повлекшего за собой нарушение сохранности имущества, неправомерное его использование или иной ущерб имуществу организации.

Необоснованность решения - понятие субъективное, поэтому ее оценивает работодатель. Однако при несогласии работника с этой оценкой и возникновении трудового спора указанной, именно работодатель должен будет доказать вину работника.

Однократное грубое нарушение своих трудовых обязанностей руководителями организаций (филиала, представительства), их заместителями, главными бухгалтерами.

Обязанность доказать, что такое нарушение в действительности имело место и носило грубый характер, также лежит на работодателе.

В соответствии с пунктом 49 Постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 №2 как грубое нарушение трудовых обязанностей руководителем организации (филиала, представительства), его заместителями следует, в частности, расценивать неисполнение возложенных на этих лиц трудовым договором обязанностей, которое могло повлечь причинение вреда здоровью работников либо причинение имущественного ущерба организации.

Повторное в течение года грубое нарушение устава образовательного учреждения педагогическим работником.

Спортивная дисквалификация на срок шесть и более месяцев, а также использование, в том числе однократное, допинговых средств и (или) методов спортсменами.

При увольнении работника по любому из указанных оснований должны быть соблюдены сроки и правила применения дисциплинарных взысканий, установленные статьями 192 и 193 ТК РФ.

Ответственность работодателя за нарушение порядка применения взыскания.

Если при проверке (в том числе проводимой по жалобе работника (ст. 193 ТК РФ)) обнаружится, что работодатель нарушил порядок применения дисциплинарного взыскания, либо применил взыскание без оснований, Федеральная инспекция труда может привлечь организацию к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ. Кроме того, примененное взыскание будет признано незаконным. Соответственно, если из-за этого взыскания работнику не были выплачены какие-либо суммы, их придется выплатить ему с уплатой процентов (денежной компенсации) за задержку выплаты.

Снятие взыскания. Снятие взыскания означает, что работник считается не имеющим дисциплинарных взысканий. Такое снятие может происходить автоматически или по инициативе работодателя.

И так Статьей 192 ТК РФ предусматриваются следующие виды дисциплинарных взысканий:

1. Выговор;

2. Замечание;

3. Увольнение по определенным основаниям.

3.2 Документы по наказаниям работников

Первое, что необходимо сделать для правильного применения взыскания к работнику - документально зафиксировать тот проступок (действие или бездействие), который является нарушением трудовых обязанностей или дисциплины и за который планируется применить взыскание.

Дисциплинарный проступок может выражаться в форме нарушения правил внутреннего трудового распорядка, должностных инструкций, положений, приказов руководителя, технических правил и др.

Неисполнение или ненадлежащее выполнение обязанностей по причинам, не зависящим от работника, не может считаться виновным (например, при отсутствии необходимых материалов).

Не является дисциплинарным проступком отказ работника выполнить указание работодателя личного характера или общественное поручение.

Перечень дисциплинарных взысканий содержится в ст. 192 ТК РФ:

- замечание;

- выговор;

- увольнение по соответствующим основаниям.

За каждый дисциплинарный проступок может быть применено только одно дисциплинарное взыскание. Отказ работника от дачи объяснений не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания.

Дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка (не считая времени болезни работника, пребывания его в отпуске). Дисциплинарное взыскание не может быть применено позднее шести месяцев со дня совершения проступка, а по результатам ревизии, проверки финансово-хозяйственной деятельности или аудиторской проверки - позднее двух лет со дня его совершения. В указанные сроки не включается время производства по уголовному делу.

До применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника объяснение в письменной форме (ст. 193 ТК РФ). Если по истечении двух рабочих дней указанное объяснение работником не предоставлено, то составляется соответствующий акт о факте нарушения трудовой дисциплины.

Докладная записка - это документ, который составляется с целью информировать руководство компании или структурного подразделения о сложившейся ситуации, имевших место фактах и т.п. и побудить к принятию определенного решения. Согласно классификатору управленческой документации докладная записка имеет код 0286041 по ОКУД.

Докладная записка может носить только информационный характер. В этом случае записки содержат информацию о ходе выполнения каких-либо работ или мероприятий. Отчетная докладная записка сообщает о выполнении заданий, планов, указаний, работ. Этим докладная записка обеспечивает связь объектов управления на вертикальном уровне - снизу вверх, и направляются от нижестоящего должностного лица вышестоящему должностному лицу.

Как отмечалось, докладная записка - это документ, адресованный руководителю организации или руководителю структурного подразделения. В докладной записке обстоятельно излагается какой-либо вопрос или ситуация с выводами и предложениями составителя. В свою очередь содержание докладной записки преследует цель побудить руководство к принятию определенного решения. Если докладные записки носят информационный характер о ходе выполняемых работ, то они могут составляться регулярно.

Оформляются докладные записки, адресованные руководителю организации, так же как и другие внутренние документы и могут составляться на стандартном листе бумаги формата А4. Записки, направляемые в вышестоящие инстанции, являются внешними документами, и их необходимо оформлять на фирменном бланке организации.

Содержание докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей. В первой части - констатирующей - излагаются причины, факты и события, которые послужили поводом для ее написания. Во второй части - анализирующей - содержит анализ сложившейся ситуации, возможные варианты ее решения. В третьей части - резюмирующей - включает в себя выводы и предложения конкретных действий, которые необходимо предпринять для решения сложившейся ситуации. Анализирующей части в докладной записке может не быть, в этом случае записка состоит лишь из описания ситуации, выводов и предложений составителя записки.

Докладная записка содержит следующие реквизиты:

· Адресат - Ф.И.О. должностного лица, которому адресована записка;

· Дата составления и номер регистрации документа;

· Место составления (географический адрес или наименование структурного подразделения);

· Собственно наименование документа - Докладная записка;

· Подзаголовок к тексту документа (обычно начинается со слов «О…», «Касательно…»);

· Непосредственно текст докладной записки;

· Персональные данные составителя (должность, фамилия, инициалы);

· Подпись автора - составителя.

В докладной записке о нарушении дисциплины труда могут приводиться:

- статистические данные (количество нарушений за определенный период времени, характер нарушений);

- анализ сложившейся ситуации, возможные варианты ее решения;

- выводы (субъективные и объективные причины нарушений);

- предложения (по исправлению сложившейся ситуации, определение комплекса мероприятий, направленных на устранение недостатков).

При применении мер дисциплинарного взыскания между должностным лицом, применившим взыскание и наделенным таким правом, и нарушителем часто возникают разногласия. С помощью докладной записки руководителю предприятия должностное лицо разъясняет свою точку зрения, приводит свои аргументы, свидетельствующие о правомерности привлечения работника к дисциплинарной ответственности.

Объяснительная записка - это документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия, адресованный вышестоящему должностному лицу.

Объяснительная записка, по сути, является документом, объясняющим вышестоящему непосредственному руководителю причины невыполнения поручения, факт нарушения трудовой или технологической дисциплины. Так же объяснительные записки используются как сопроводительные сообщения и сопровождают основной документ, например план или отчет. В этом случае объяснительная записка поясняет содержание отдельных положений основного документа, в этом случае записка оформляется на общем бланке организации.

Если объяснительные записки, отражают какие-либо происшествия, сложившуюся ситуацию, то они оформляются на стандартном листе бумаге и адресуются конкретному вышестоящему должностному лицу. В случае отправки записки по горизонтали используются служебные записки.

Обязательными реквизитами объяснительной записки являются:

· Наименование организации;

· Данные получателя записки, с указанием Ф.И.О. должностного лица;

· Само наименования - «Объяснительная записка»;

· Дата составления и зарегистрированный номер документа;

· Подзаголовок к тексту записки (например: «О…», «Касательно…»);

· Непосредственно текст пояснения;

· Составитель и подпись.

Документ по структуре состоит из двух частей:

· Фактическая часть, в которой указываются факты, послужившие поводом к ее написанию;

· Причины, объясняющие сложившуюся ситуацию или факт нарушения.

Трудовой кодекс РФ отводит работнику на представление объяснений два рабочих дня, которые считаются с даты, следующей за днем предъявления требования. Если по истечении этого срока работник не представил объяснений, то оформляется соответствующий акт. При наличии такого акта и документа, свидетельствующего о том, что объяснение у работника запрашивалось, дисциплинарное взыскание можно применить и без объяснительной записки работника.

Акт о факте нарушения трудовой дисциплины составляется руководителем структурного подразделения или непосредственным руководителем, которому подчиняется работник, совершивший дисциплинарный проступок в присутствии не менее двух членов трудового коллектива, являющихся свидетелями нарушения дисциплины. При отказе работника подписать указанный акт об этом делается особая отметка. Акт обычно составляется в двух экземплярах: первый экземпляр передается руководителю организации для решения вопроса о дисциплинарном взыскании, второй - работнику, нарушившему трудовую дисциплину. Количество экземпляров определяется наличием заинтересованных сторон.

Акт может составляться на трафаретном бланке или в произвольной форме. В акте указываются:

1. Дата, место и время составления. Для случаев опоздания или прогула время указывается с точностью до минут.

2. Кто составил акт.

3. В присутствии кого составлен акт.

4. Какое именно нарушение установлено.

5. Предварительные объяснения актируемого (излагаются в произвольной форме, т.е. дословно, за исключением нецензурных выражений (если таковые были допущены, об этом делается соответствующая отметка).

6. Подписи присутствовавших при составлении акта.

7. Подпись составителя акта.

Работника необходимо ознакомить с актом под расписку. Если он отказывается от подписи, об этом делается соответствующая отметка, а составитель и присутствующие при составлении еще раз проставляют свои подписи.

По факту появления в нетрезвом состоянии акт составляется в тот же день, а предоставляется для ознакомления на следующий.

К акту прилагается письменное объяснение нарушителя либо акт об отказе от дачи объяснений.

Акт об отказе от дачи объяснений необходимо составить по истечении двух рабочих дней с даты предъявления работнику соответствующего требования.

Согласно ст. 193 ТК РФ акт о том, что работник не представил объяснений по факту допущенного нарушения дисциплины, составляется по истечении двух рабочих дней со дня предъявления данного требования. Соответственно, если требование предъявлено в понедельник, то первым днем будет вторник, а вторым - среда. При этом в силу указанной нормы второй день должен истечь. Таким образом, если до 24 часов среды объяснений не поступило, то в четверг, можно составлять соответствующий акт. В случае представления работником объяснительной записки дальнейшие действия работодателя зависят от того, какие причины проступка в ней указаны. Если работодатель сочтет их уважительными, то дисциплинарное взыскание не применяется. В противном случае объяснительная записка становится одним из оснований для применения замечания или выговора.

Взыскание оформляется приказом за подписью руководителя предприятия.

Унифицированной формы приказа о наложении дисциплинарного взыскания не существует, за исключением приказов об увольнении по соответствующим основаниям (формы N Т-8 и Т-8а). В остальных случаях приказы о наложении дисциплинарного взыскания (замечание, выговор) составляются кадровой службой произвольно с включением обязательных сведений:

- фамилия, имя, отчество работника;

- должность работника, к которому применяется взыскание;

- структурное подразделение, где работает работник;

- проступок, который совершил работник, со ссылками на нарушенные пункты договора или должностной инструкции и на документы, подтверждающие это нарушение;

- время его совершения или обнаружения;

- документы, послужившие основой для издания приказа;

- обстоятельства совершения проступка, степень его тяжести и вины работника;

- вид налагаемого дисциплинарного взыскания (замечание или выговор).

Проект приказа визируется непосредственным руководителем работника, совершившего дисциплинарный проступок, руководителем структурного подразделения, руководителем кадровой службы.

Приказ о наложении дисциплинарного взыскания подшивается в приказы по личному составу, одна копия помещается в личное дело, вторая копия передается работнику. Работник должен быть ознакомлен с данным документом под роспись в течение трех рабочих дней со дня его издания, не считая времени отсутствия работника на работе. Если работник отказывается ознакомиться с указанным приказом под роспись, об этом составляется соответствующий акт.

Издать приказ о применении дисциплинарного взыскания можно, только если со дня совершения проступка прошло не более шести месяцев, а со дня его обнаружения - не более одного (ст. 193 ТК РФ). При этом днем обнаружения проступка считается день, когда об этом проступке стало известно непосредственному руководителю работника. И неважно, есть ли у этого руководителя право применять выговор или замечание.

Данные сроки продлеваются в следующих случаях:

- если нарушение обнаружено по результатам ревизии, проверки финансово-хозяйственной деятельности или аудиторской проверки, то срок, отсчитываемый с момента совершения проступка, увеличивается до двух лет;

- если проступок работника стал основанием для возбуждения уголовного дела, то время производства по нему не учитывается при расчете периода, прошедшего с момента совершения проступка;

- если работник болел, находился в отпуске, то время болезни работника, пребывания его в отпуске, а также время, необходимое на учет мнения профсоюзной организации, не учитывается при расчете месячного срока, отсчитываемого с момента обнаружения проступка.

Запись о дисциплинарном взыскании в трудовую книжку не вносится, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

В личную карточку запись о дисциплинарном взыскании вносить необязательно. Но при необходимости (для обеспечения внутреннего учета) данную информацию можно отразить в разделе 10 «Дополнительные сведения».

При наличии у работника дисциплинарного взыскания (неважно, замечания или выговора) работодатель вправе:

- не выплачивать работнику стимулирующих выплат полностью или частично, если в локальных нормативных актах предусмотрено, что указанные выплаты при наличии непогашенных дисциплинарных взысканий не производятся;

- при повторном (в течение года) нарушении трудовой дисциплины уволить работника.

Работник имеет право обжаловать дисциплинарное взыскание в государственной инспекции труда или органах по рассмотрению индивидуальных трудовых споров. В комиссию по трудовым спорам работник вправе обратиться с жалобой в течение трех месяцев со дня, когда он узнал или должен был узнать о нарушении своего права (ст. 386 ТК РФ). В случае если индивидуальный трудовой спор не рассмотрен комиссией по трудовым спорам в 10-дневный срок, работник имеет право перенести его рассмотрение в суд (ст. 390, 391 ТК РФ). Срок для обращения в суд - три месяца со дня, когда работник узнал или должен был узнать о нарушении своего права. При пропуске по уважительным причинам этот срок может быть восстановлен судом (ст. 392 ТК РФ).

Меры дисциплинарных взысканий, за исключением увольнения, носят временный характер.

Если в течение года со дня применения дисциплинарного взыскания работник не будет подвергнут новому дисциплинарному взысканию, он считается не имеющим дисциплинарного взыскания, оно снимается автоматически без издания какого-либо специального приказа (ст. 194 ТК РФ).

1. Автоматическое снятие взыскания. Примененное к работнику взыскание (выговор или замечание) автоматически снимается через год при условии, что в течение этого года работник не был подвергнут новому дисциплинарному взысканию. Каких-либо документов при этом работодатель оформлять не должен, поскольку Трудовой кодекс РФ этого не требует.

Если же работник в течение года совершает новый проступок, за который к нему применяется новое взыскание, то срок на снятие взыскания начинает отсчитываться заново с момента издания приказа о применении взыскания за новый проступок. Соответственно, через год, если работник не совершит новых проступков, он будет считаться не имеющим взысканий.

Считается ли нарушение трудовой дисциплины повторным, если работник был переведен на другую должность до совершения второго проступка?

Нарушение трудовой дисциплины будет считаться повторным, даже если работник переведен на другую должность при условии, что не истек срок действия первого дисциплинарного взыскания.

Согласно ч. 1 ст. 194 ТК РФ если в течение года со дня применения дисциплинарного взыскания работник не будет подвергнут новому дисциплинарному взысканию, то он считается не имеющим дисциплинарного взыскания. Работодатель также имеет право по своей инициативе снять с работника ранее наложенное дисциплинарное взыскание до истечения года. Трудовым кодексом РФ не установлено, что перевод на другую должность, другую работу у того же работодателя считается обстоятельством, освобождающим работника от ранее наложенного дисциплинарного взыскания. Соответственно, если с момента применения первого дисциплинарного взыскания не прошло 12 месяцев и в этот же период работник еще раз нарушает дисциплину труда, такое нарушение будет считаться повторным. Работодатель будет иметь все основания для того, чтобы уволить такого работника в связи с неоднократным неисполнением работником без уважительных причин трудовых обязанностей.

2. Оформление снятия взыскания досрочно по инициативе работодателя. Работодатель вправе снять взыскание с работника и до истечения года со дня его применения, причем сделать это он может как по собственной инициативе, так и по просьбе самого работника, его непосредственного руководителя или представительного органа работников.

Снятие взыскания оформляется приказом. Унифицированной формы данного приказа нет, поэтому организация разрабатывает его самостоятельно. В приказе нужно указать:

- фамилию, имя, отчество работника;

- должность работника и структурное подразделение;

- основания снятия дисциплинарного взыскания;

- дату снятия взыскания.

С приказом необходимо ознакомить работника под роспись.

Федеральными законами, уставами и положениями о дисциплине (ч. 5 ст. 189 ТК РФ) для отдельных категорий работников могут быть предусмотрены также и другие дисциплинарные взыскания. Указанные нормативные акты касаются, прежде всего, государственных служащих, военнослужащих, лиц, работающих в каких-либо специализированных областях (транспорт, рыбная промышленность, добыча нефти и газа и т.п.).

Таким образом, в ТК РФ строго оговаривается, что не допускается применение дисциплинарных взысканий, не предусмотренных федеральными законами, уставами и положениями о дисциплине.

Применение мер дисциплинарного взыскания в отношении работника в обязательном порядке должно быть задокументировано.

Унифицированной системой организационно-распорядительной документации предусмотрен ряд унифицированных форм документов - это приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора с работником Т-8, приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора с работниками Т-8а. Приказ вступает в силу с момента подписания обоими сторонами.

Приказы по личному составу хранят отдельно от приказов по основной деятельности. Их регистрируют и хранят в кадровой службе.

Оформление дисциплинарных взысканий происходит с использованием следующих документов:

1. Докладная записка

2. Объяснительная записка

3. Акт об отсутствии на рабочем месте/ появлении на работе в состоянии опьянения

4. Акт об отказе подписать акт работником

5. Акт об отказе предоставить письменные объяснения

6. Приказ о применении дисциплинарного взыскания

7. Акт об отказе подписать Приказ о применении дисциплинарного взыскания (выговор)

8. Акт об отказе подписать Приказ о расторжении трудового договора

9. Приказ о расторжении трудового договора (форма Т-8)

10. Записка-расчет о расторжении трудового договора (форма Т-61)

11. Уведомление о получении трудовой книжки

12. Акт об отказе получения трудовой книжки

13. Приказ о снятии дисциплинарного взыскания

При увольнение с основанием появлении на работе в состоянии опьянения дополнительно используются следующие документы:

14. Акт об отказе проходить медицинское освидетельствование

15. Приказ об отстранении от работы

Заключение

Обязательное ведение документации поощрения и наказания на любом предприятии предусмотрено соответствующими общегосударственными законодательными и нормативными актами: Трудовым Кодексом Российской Федерации, Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях, Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения, Типовыми нормами времени на работы по комплектованию и учету кадров и другими.

Содержание документов по оформлению поощрений и дисциплинарных взыскании и технологическая цепочка согласования во многом формируется практикой, принятыми в организации стандартами делопроизводства, образованием и опытом сотрудников кадровой службы.
Для того, чтобы облегчить работу кадровых работников и всех тех, кому приходится составлять эти документы, в данной работе приведен ряд правил и рекомендаций по их подготовке и оформлению.

Требования к делопроизводству установлены в ГОСТе Р 6.30-2003. Однако многие учреждения для конкретизации общих положений разрабатывают специальные локальные акты - инструкции по делопроизводству, в которых помимо требований к оформлению определяют порядок заполнения документов, сроки их хранения, визирования и т.п. Данные инструкции не должны противоречить законодательству РФ, в противном случае они не будут иметь законной силы.

Документы о поощрении работников можно отнести к документации по оплате труда, кадрам и личному составу. Поэтому они должны оформляться в соответствии с официально утвержденными унифицированными формами первичной учетной документации: №Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника» и Т-11а «Приказ (распоряжение) о поощрении работников», №Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)», №Т-8а «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)». Формы документов приводятся в постановлении Госкомстата России от 05.01.2004 №1.

Приказы по поощрениям и дисциплинарным взысканиям относят к приказам по личному составу. Приказы по личному составу служат основанием внесения соответствующих записей в трудовые книжки, личные карточки (форма №Т-2) и другие кадровые документы.

Поэтому работодатели и работники кадровой службы должны знать требования к оформлению приказов по личному составу, содержащиеся в обоих нормативных актах и уметь использовать их в практической деятельности.

Особенность оформления данных приказов обусловлена тем, что они являются первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет, и источником для налоговой отчетности. Поэтому при их оформлении необходимо учитывать требования «Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности в Российской Федерации», утвержденного Приказом Минфина Российской Федерации от 29 июля 1998 года №34н «Об утверждении положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации», а также Федерального закона от 21 ноября 1996 года 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Согласно части 2 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 года 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»:

«Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц».

Формы первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы первичных учетных документов, а также порядок их разработки и оформления могут быть разработаны организацией самостоятельно, но с учетом вышеуказанных требований об обязательных реквизитах, и закреплены в Положении об учетной политике организации.

Кроме того, говоря о порядке применения унифицированных форм первичной учетной документации, необходимо учитывать рекомендации, содержащиеся в Постановлении Госкомстата Российской Федерации от 24 марта 1999 года №20 «Об утверждении порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации»:

«В унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций), утвержденные Госкомстатом России, организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичной учетной документации остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа). Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается».

Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно - распорядительным документом.

Форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться в части расширения и сужения граф и строк, включения дополнительных строк и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации.

Иначе говоря, можно издать приказ о корректировке данных форм, а к нему приложить переработанные формы первичных учетных или кадровых документов.

Следовательно, одной из наиболее важных функций кадровой службы предприятия (или сотрудника, ответственного за работу с кадрами) является правильное документирование трудовых правоотношений.

Процедура поощрения и наложения дисциплинарных взысканий прописывается в следующих локальных нормативных актах:

- поощрения: в коллективном договоре, соглашении, правилах трудового распорядка, положении об оплате труда, положении о премировании, трудовом договоре, приказе;

- дисциплинарные взыскания: в коллективном договоре, соглашении, трудовом договоре, положении о дисциплине, трудовом распорядке, приказе.

Поощрения заносятся в личную карточку, личное дело, трудовую книжку. Дисциплинарные взыскания в личное дело.

При оформлении поощрений используются следующие документы:

1. Представление на поощрение.

2. Приказ о поощрении (форма Т-11).

Технологическая цепочка документирования представлена в Приложении 2.

Отсутствие в действующем законодательстве норм, позволяющих четко определить порядок осуществления премирования работников организаций, не относящихся к государственным и муниципальным учреждениям, объясняется объективной невозможностью, как на государственном уровне, так и на уровне местного самоуправления предусмотреть все нюансы систем оплаты труда, которые могут иметь место в конкретной организации.

На практике это приводит к необходимости регламентации условий и показателей премирования непосредственно на уровне организации. А те немногие нормы о премиях, которые были предусмотрены в первоначальной редакции Трудового кодекса РФ, претерпели изменения с октября 2006 года.

При этом ошибки, допущенные в процессе документального оформления, как порядка премирования, так и выплаты конкретной премии, могут иметь для организации последствия не только в виде исков со стороны работников и привлечения к административной ответственности за нарушение трудового законодательства, но и вызвать претензии налоговых органов.

Дисциплинарные взыскания строго оговариваются в ТК РФ, и не допускается применение, не предусмотренных федеральными законами, уставами и положениями каких-либо других дисциплинарных взысканий.

Право выбора меры дисциплинарного взыскания принадлежит нанимателю. При выборе меры дисциплинарного взыскания должны учитываться тяжесть дисциплинарного проступка, обстоятельства, при которых он совершен, предшествующая до нарушения работа и поведение работника.

Применение мер дисциплинарного взыскания в отношении работника в обязательном порядке должно быть задокументировано.

Особое внимание следует уделять наложению дисциплинарных взысканий в виде увольнение работника, они должны четко соответствовать правилам, формулировкам действующего законодательства.

При оформлении дисциплинарных взысканий используются следующие документы:

1. Докладная записка

2. Объяснительная записка

3. Акт об отсутствии на рабочем месте/ появлении на работе в состоянии опьянения

4. Акт об отказе подписать акт работником

5. Акт об отказе предоставить письменные объяснения

6. Приказ о применении дисциплинарного взыскания

7. Акт об отказе подписать Приказ о применении дисциплинарного взыскания (выговор)

8. Акт об отказе подписать Приказ о расторжении трудового договора

9. Приказ о расторжении трудового договора (форма Т-8)

10. Записка-расчет о расторжении трудового договора (форма Т-61)

11. Уведомление о получении трудовой книжки

12. Акт об отказе получения трудовой книжки

13. Приказ о снятии дисциплинарного взыскания

При увольнение с основанием появлении на работе в состоянии опьянения дополнительно используются следующие документы:

14. Акт об отказе проходить медицинское освидетельствование

15. Приказ об отстранении от работы.

Технологическая цепочка представлена в Приложении 3, 4.

Процесс документирования поощрений и дисциплинарных взысканий на предприятии рекомендуется закреплять локальным нормативным актом процедурой или положением с приложением инструкции о пошаговом документировании каждого вида поощрения или дисциплинарного взыскания (Приложение 2, 3,4). В каждой инструкции должны быть разработаны шаблоны документов, используемые при оформлении вышеуказанных процессов. Прописана технологическая цепочка, каждый шаг. Образцы документов (например: акты, представление, объяснение и т.п.) составляются с учетом требований оформления документации и законодательства. При оформлении документов нужно учитывать сроки оформления, которые указаны в Типовых нормах времени на работы. Проверяйте, стоят ли на приказах росписи работников и какие значатся даты.

Важным для администрации предприятия является использование документов кадровой службы при решении споров с работниками. Трудовые конфликты всегда сопровождаются представлением в суд документов, подготовленных в кадровой службе. Важнейшее значение при этом имеет не только правильное составление содержательной части каждого документа, но и его оформление в соответствии с действующими нормативными актами, то есть придание документу юридической силы. Именно ошибки, допускаемые при подготовке документов, отсутствие в них отдельных реквизитов или неверное их выполнение нередко приводят специалистов кадровой службы к неудаче в судебном споре с работником даже при хорошем знании статей Трудового кодекса РФ и правильном их применении.

Документирование трудовых отношений - неотъемлемая часть деятельности любой организации. Документированная информация составляет основу управления. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.