Начальник отдела материально-технического обеспечения товарищества с ограниченной ответственностью "КМК Профиль"

Размещено на http://www.allbest.ru/

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РЕСПУБЛИКИ КАЗАХСТАН

КАРАГАНДИНСКИЙ ИНДУСТРИАЛЬНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

КАФЕДРА ЭКОНОМИКИ И БИЗНЕСА

Курсовая работа по дисциплине: «Управление персоналом»

На тему: «Начальник отдела материально-технического обеспечения товарищества с ограниченной ответственностью «КМК Профиль»»

Выполнил: ст- т гр. УиА-21 С Арепьева Н.В.

Принял: Доцент Силаева О.В.

Темиртау, 2022



Содержание

Введение

1. Методологические основы разработки описания работы и требования к кандидатам

1.1 Составление описания работы и её спецификации

1.2 Должностные инструкции

1.3 Понятие анализа работы, его сущность и необходимость

1.4 Выбор и обоснование методики анализа

2. Определение требований к кандидатам

2.1 Понятие и методы определения требований к кандидатам

2.2 Требования к кандидатам на должность начальника отдела материально-технического обеспечения

3. Анализ и описание работы начальника отдела материально-технического обеспечения в ТОО «КМК Профиль»

3.1 Краткая характеристика ТОО «КМК Профиль»

3.2 Анализ работы начальника отдела материально-технического обеспечения

3.3 Описание работы инспектора по кадрам

Заключение

Список используемой литературы

Приложение



Введение

Достижение определенного результата деятельности отдельного сотрудника, группы или организации в целом зависит от многих факторов. Одним из важнейших является работа, выполняемая отдельным сотрудником, т.е. трудовая деятельность, которая имеет как содержательную сторону, так и процессуальную, технологическую сторону осуществления деятельности. Все это в совокупности позволяет выделить и описать ту или иную область работы, которую в данном контексте можно назвать рабочим местом.

Определение основных характеристик и требований к должности (или рабочему месту) и к работнику осуществляется при анализе должности и ее описания.

Эта тема актуальна, так как анализ работы и рабочего места необходим для выполнения многих функций управления персоналом.

Целью курсовой работы является углубленное изучение содержания работы исходя из должности начальника отдела материально-технического обеспечения через раскрытие таких вопросов, как анализ должности, должностная инструкция, определение требований к кандидатам.

Исходя из поставленной цели в работе решаются следующие задачи:

1) дать описание анализа работы;

2) изучить методы сбора информации для анализа работы;

3) изучить процесс написания должностной инструкции;

4) определить роль должностных инструкций в анализе;

5) проанализировать работу начальника отдела материально-технического обеспечения ТОО «КМК Профиль» и составить должностную инструкцию;

6) определить требования к кандидатам на исследуемую должность.

Предметом исследования в работе является анализ и описание работы и рабочего места.

Объектом исследования является работа и рабочее место начальника отдела материально-технического обеспечения ТОО «КМК Профиль».

1. Методологические основы разработки описания работы и требования к кандидатам

1.1 Составление описания работы и её спецификации

Содержание (описание) работы - это состав и объем трудовых функций, действия работника, которые определяют к нему профессиональные и квалификационные требования.

Должностная инструкция - это фиксация данных о содержании конкретной работы (обязанности, права, ответственность) и ее параметрах. К параметрам работы относятся ее масштаб, сложность и взаимосвязи (связи). Описание должности основано на информации, собранной в ходе анализа вакансии. Последовательность и цель анализа и описание работы показаны на рис.1.

Рис.1. Последовательность и назначение анализа и описания работы

Описание должности включает следующие типовые разделы:

1) название должности (места работы);

2) кому подчиняется работник;

3) за кого работник несет прямую ответственность;

4) общая цель работы;

5) основные направления деятельности и задачи (их количество ограничено основными задачами, которые характеризуют ключевые аспекты работы и отражают действия сотрудника с помощью глаголов: ответы, проверки, составления и т. д. По возможности, задачи должны быть определены в конкретных параметрах, таких как стоимость, производительность, время, скорость, потребление и т. д.);

6) условия труда и производственная среда - температура, освещение, вредное воздействие и т.д .;

7) рабочие отношения, т.е. наиболее значимые контакты данной работы (рабочего места) с другими людьми как внутри организации, так и за ее пределами;

8) показатели ответственности (за подчиненных, результаты работы и др.).

Должностные инструкции могут и должны использоваться на благо всей организации и сотрудника. Они используются организацией для определения задач отдельного исполнителя; изучение производительности труда; создание спецификаций сотрудников, доработка структуры организации; определение категории работы (ее иерархия); организация оптимального обучения, обучения и повышения квалификации кадров; определение непригодности подрядчика и, при необходимости, его увольнение, аргументация в суде в случае трудового конфликта.

Работнику дается описание того, что от него ожидается и по каким критериям будет оцениваться его работа; возможность участвовать в определении стандартов (критериев) работы и решении проблем, связанных с его трудовой деятельностью.

Параметры работы определяются на основании ее анализа. Масштаб работы напрямую связан с ее содержательной стороной и представляет собой количество задач или операций, которые должен выполнить сотрудник, ответственный за эту работу. Сложность работы в основном носит качественный характер. Он отражает степень самостоятельности в принятии решений и степень владения трудовым процессом. Рабочие отношения относятся к установлению межличностных отношений между исполнителями работы и другими сотрудниками, как в отношении самой работы, так и в связи с другими видами работы в организации. Рабочие отношения - это «мост» к формированию структуры организации, главным первичным элементом которой является «должность». Основой для составления должностной инструкции для каждой должности является анализ и описание работы на эту должность.

Считается, что ответственность за составление должностной инструкции (рабочего места) ложится на исполнителя и его непосредственного руководителя. Здесь различают два подхода:

1) лучше всего подходит тот случай, когда исполнитель сам составляет черновик описания своего произведения, обсуждает и согласовывает его со своим непосредственным руководителем. Затем, чтобы обеспечить согласованность с более широкими задачами, проект должен быть рассмотрен и утвержден менеджером следующего уровня;

2) когда исполнитель работы не может самостоятельно подготовить эскизное описание, проект составляется и согласовывается совместно исполнителем и его непосредственным руководителем, затем утверждается руководителем следующего уровня [5].

Описание должности - это письменный документ, содержащий информацию о том, чем на самом деле занимается сотрудник, выполняющий работу, как он это делает и в каких условиях выполняется работа. Затем эта информация используется для формулирования спецификации работы, в которой излагаются знания, способности и навыки, необходимые для удовлетворительного выполнения работы.

Таким образом можно определить характеристики человека, необходимые для выполнения работы. Этот метод более правильный, чем субъективный подход. Законодательство запрещает использование необоснованных критериев при оценке качества работы.



1.2 Должностные инструкции

Четкое описание трудовых функций позволяет определить, что руководители хотят от того или иного сотрудника в процессе работы, а сотруднику - понимать свои задачи в конкретном рабочем процессе.

Должностная инструкция является основным документом, регулирующим назначение и место сотрудника в системе управления, его функциональные обязанности, права, обязанности и формы стимулирования. Это самые распространенные документы, потому что их нужно разрабатывать для каждой должности управленческого персонала.

Исходными данными для разработки должностных инструкций являются: начальник должностной кандидат

· организационная структура,

· функциональная структура,

· классификатор функций управления,

· классификационный справочник должностей руководителей, специалистов и сотрудников,

· стандарты управленческой работы,

· положения о структурных подразделениях,

· результаты экспертных и социологических опросов сотрудников и др.

Должностные инструкции разработаны для каждой должности управленческого персонала в соответствии со штатным расписанием и являются логическим продолжением и развитием положения о структурном подразделении. Их утверждает руководитель организации.

Основные разделы должностной инструкции:

· общая часть;

· карта функциональных обязанностей;

· права;

· обязанность;

· поощрение.

В должностных инструкциях разрешено:

· рационально распределять функциональные обязанности между сотрудниками;

· повысить своевременность и надежность выполнения задач за счет введения количественных показателей периодичности, трудоемкости, продолжительности и календарных сроков их выполнения;

· улучшить социально-психологический климат в коллективе, исключить конфликты между руководителями и подчиненными;

· четко определить функциональные связи сотрудника и его взаимоотношения с другими специалистами;

· конкретизировать права сотрудников в части подготовки и принятия управленческих решений и использования ресурсов;

· повысить коллективную и личную ответственность сотрудников за своевременное и качественное выполнение функциональных обязанностей;

· повысить эффективность морального и материального стимулирования сотрудников за счет использования методики комплексной оценки управленческого труда;

· организовать равномерную загрузку работников на периоды с минимальными потерями рабочего времени и перезагрузками [2].

Должностная инструкция Начальника отдела материально-технического обеспечения представлена в Приложении А.

1.3 Понятие анализа работы, его сущность и необходимость

Основа любого предприятия - это определенное количество рабочих мест (производственных процессов) и операций, выполняемых его сотрудниками. Все эти процессы и операции должны быть скоординированы, скоординированы и напрямую связаны с целями предприятия. Поэтому анализ рабочих мест, процессов и операций является обязательной частью работы по управлению персоналом [7].

Есть несколько определений термина «анализ работы». Согласно исследованию Британского института стандартизации, анализ работы - это определение наиболее важных характеристик работы. Министерство труда США расширило это определение. Согласно его интерпретации, анализ работы определяется как «любой процесс организации и оценки информации», относящийся к работе или сотруднику. Информация может отражать содержание работы, выраженное в терминах конкретных рабочих функций и процедур, или может состоять из характеристик сотрудника (практических навыков, знаний, способностей, допусков и т. д.). Необходимых для компетентного выполнения работы [9].

Анализ работы - это процесс систематического исследования работы с целью определения ее наиболее значимых характеристик, а также требований, предъявляемых к исполнителям этой работы.

Таким образом, анализ позволяет получить данные о требованиях к работе, которые затем используются для описания работы (т.е. описания обязанностей, прав, ответственности), и составления личной спецификации (т.е. требований к сотруднику).

Анализ работы может иметь два аспекта:

1) целенаправленный анализ - для определения ответственности, подотчетности, методов работы и т. д .;

2) анализ, ориентированный на сотрудников - для определения характеристик поведения сотрудников, необходимых для успешного выполнения работы.

Различие между аспектами, ориентированными на работу и ориентированными на рабочих, довольно очевидно. Первые представляют собой описания содержания работы, которые связаны с технологическими аспектами работы и в целом отражают то, что делает сотрудник. Аспекты с ориентацией на сотрудника характеризуют связанное с ним обобщенное человеческое поведение [5].

В связи с этим в анализе рассматриваются следующие аспекты работы:

· Трудовая деятельность. Собирается информация о фактических рабочих действиях, таких как уборка, шитье или покраска. Иногда такой список содержит описание того, как, почему и когда сотрудник выполняет каждый вид работы.

· Человеческое поведение. Может быть включена информация о человеческом поведении, например о чувствительности, общении, принятии решений и творческих способностях. Это должно включать информацию, касающуюся требований к человеку напрямую, с точки зрения затрат энергии человеком, необходимости ходить на большие расстояния и т. д.

· Механизмы, оборудование, инструменты и другие приспособления, используемые в работе. Этот раздел должен включать данные о производимых продуктах, обрабатываемых материалах, применяемых знаниях (например, о законах физики) и предоставляемых услугах (например, консультации или ремонт).

· Стандарты производительности. Собирается информация о показателях производительности (с точки зрения количества, качества или времени, затраченного на каждый вид работы), о показателях и критериях, по которым будет оцениваться работа.

· Рабочая среда. Этот раздел должен включать информацию о таких аспектах, как физическая рабочая среда, график работы, а также организационная и социальная среда - например, о людях, с которыми сотруднику придется взаимодействовать во время работы. Информация о финансовых и нефинансовых стимулах также может быть включена в этот раздел.

· Требования к человеку. Обычно предоставляется информация о таких требованиях к потенциальному сотруднику, как знания и навыки, а также требуемые личные характеристики (интересы, склонности, способности и т. д.).

· Информация, полученная в ходе анализа работы, используется как основа в различных взаимосвязанных видах деятельности по управлению персоналом:

· Набор и отбор. Анализ рабочего места позволяет получить информацию о том, какой вид деятельности соответствует данному рабочему месту и каковы требования к потенциальному сотруднику, которому придется работать на этом рабочем месте. Эта информация является основанием для принятия решения о приеме.

· Компенсация. Чтобы оценить затраты и назначить оплату, необходимо четкое понимание того, над чем идет работа. Заработная плата (оклад и премии) обычно зависит от требуемых навыков, уровня образования, вредности - от всех факторов, которые определяются при анализе работы. Наличие этих факторов позволяет классифицировать работы по категориям для получения данных о стоимости каждого вида работ.

· Оценка эффективности. Оценка выполнения работы предполагает сравнение фактического качества выполнения работы каждым сотрудником с желаемым. Часто именно при анализе работы технологи и другие специалисты определяют нормы производительности труда и перечень выполняемых работ.

· Тренировка. Необходимо использовать информацию, полученную в ходе анализа работы, для разработки программ обучения и повышения квалификации, поскольку анализ работы и составленная на ее основе должностная инструкция показывают, какой тип навыков, а, следовательно, и обучение, требуются в данной работе [6].

1.4 Выбор и обоснование методики анализа

Проведение надежного анализа рабочих мест - дело хорошо подготовленных профессионалов, которые должны понимать людей и рабочий процесс, иметь представление об общей организационной структуре предприятия и характере взаимосвязи между процедурами управления персоналом и общей структурой предприятия.

Аналитик рабочего процесса должен выбрать лучшие способы и методы для проведения анализа. Основанием для этого выбора является предварительный обзор организации и взаимодействия отдельных служб, отделов и рабочих мест.

Информацию, необходимую для анализа рабочего процесса, можно получить с помощью следующих методов:

1) Интервью. Для сбора данных, необходимых для анализа работы, используются три типа интервью: индивидуальное интервью с каждым сотрудником; групповые интервью с группой сотрудников, выполняющих одинаковые обязанности; и интервью с менеджерами, которые хорошо осведомлены об анализируемой работе.

2) Собеседование - это наиболее распространенный способ определения обязанностей и ответственности на рабочем месте, и его распространенность красноречиво свидетельствует о его преимуществах. Наиболее важным преимуществом является то, что опрос позволяет сотруднику рассказать о своем поведении и рабочей деятельности, которые иначе никогда бы не были обнаружены. Кроме того, опрос может помочь объяснить необходимость и функции анализа работы. Опрос также позволяет респонденту открыто выражать мнения и жалобы, которые в противном случае могли бы остаться незамеченными руководителем. Основная проблема этого метода - искажение информации как из-за явной фальсификации, так и из-за честного непонимания. Анализ работы часто используется как первый шаг при изменении заработной платы. Поэтому работники склонны преувеличивать одни обязанности и преуменьшать другие. Таким образом, получение правильной информации может быть медленным и полезным процессом.

3) Наблюдение. Когда работа открыта, прямое наблюдение за тем, что делает сотрудник, может предоставить большую часть информации, необходимой для ответа на вопросы о самой работе и для оценки требований к сотруднику. Наблюдение может быть непрерывным и выборочным, причем второе более сложное, чем первое. При выборочном наблюдении за операциями, выполняемыми на рабочем месте, информация собирается через произвольные промежутки времени в течение полного рабочего цикла. Целью каждого наблюдения является получение моментального снимка того, что сотрудник делает в исследуемый интервал, и запись частоты выполнения исследуемых операций. Метод наблюдения довольно прост и эффективен.

4) Интервью. Большинство интервью носят индивидуальный характер - прямой диалог между аналитиком и сотрудником и его руководителем. Когда имеется значительное количество одинаковых рабочих мест, тогда можно применять «групповые» собеседования - собеседование с группой рабочих, выполняющих одну и ту же работу. Одним из условий эффективного использования метода интервью при анализе работы является четкое планирование интервью заранее, его общая схема, последовательность задаваемых вопросов. Также полезно при подготовке к собеседованию составить чек-листы вопросов, предварительно разделив анализируемую работу на блоки, основные направления деятельности. Ссылки, инструкции и таблицы помогают установить последовательность операций.

5) Анкеты. В некоторых случаях анкеты представляют собой хорошо структурированные анкеты. Каждому сотруднику предоставляется список различных обязанностей и задач. Его просят ответить, выполняет ли он каждую задачу из списка, и если да, то сколько времени он обычно тратит на каждую из них. В других анкетах этот лист состоит из чисто «открытых» вопросов и просит работника «описать основные обязанности на рабочем месте». На практике лучший вопросник представляет собой нечто среднее между этими двумя крайними случаями. Анкеты имеют важное и очевидное преимущество в том, что они структурированы и могут быть составлены таким образом, чтобы охватить набор этапов работы.

6) Дневник / журнал респондента. Работников могут попросить вести дневник / журнал респондента или перечислить задачи, которые они выполняют в течение дня. Для каждого действия, в котором он участвует, сотрудник записывает это действие (и затраченное время) в журнал. Это даст очень полное представление о работе. Работник может попытаться преувеличить некоторые задания и преуменьшить значение других. Однако сам характер подробного прошедшего журнала будет препятствовать этому.

Интервью, анкеты, наблюдения и дневники / журналы - самые популярные методы сбора информации для анализа работы. Все они предоставляют достоверную информацию о том, чем человек, ответственный за данный вид работы, фактически делает на рабочем месте.

Количественные методы анализа работы. Большинство работодателей используют опросы, анкеты, наблюдения или журналы для сбора информации, необходимой для анализа работы. Но есть много случаев, когда эти описательные методы не подходят. Например, когда необходимо сравнить виды работ для определения уровня заработной платы. Затем каждому типу нужно присвоить определенное количество баллов. Этот «количественный» подход может быть лучшим. Есть три самых популярных метода:

1) позиционная анкета для анализа работы,

2) отдел трудового распорядка

3) функциональный анализ работы.

Анкета анализа позиции (PAQ) представляет собой хорошо структурированную анкету. Его заполняет специалист по анализу вакансий, который уже должен быть знаком с конкретной анализируемой работой.

Преимущество PAQ заключается в том, что он позволяет количественно оценить или раскрыть профиль любой работы в баллах, присвоенных пяти основным позициям:

1) Принятие решения;

2) Профессиональные навыки;

3) Физическая активность;

4) Управление транспортным средством / оборудованием;

5) Обработка информации.

Основным преимуществом PAQ является то, что он позволяет классифицировать задания, то есть количественно оценивать каждую работу на основе таких характеристик, как требования к принятию решений, действия, основанные на навыках, упражнения, обращение с транспортными средствами / оборудованием и обработка информации. Таким образом, вы можете использовать результаты, полученные с помощью PAQ, чтобы сравнивать работы друг с другом и, например, определять, какая работа более престижна. Затем эту информацию можно использовать для определения ставки или уровня заработной платы на каждой работе [1].

При выборе метода сбора информации для анализа необходимо учитывать цели и задачи анализа, а также специфику анализируемой деятельности. Лучшим подходом к анализу работы является сочетание этих методов.



2. Определение требований к кандидатам

2.1 Понятие и методы определения требований к кандидатам

Для заполнения вакантной должности в компании необходимо определить требования к кандидатам на эту должность. Если список предъявляемых к ним требований слишком велик, то поиск подходящего специалиста может стать крайне сложной, а порой и невыполнимой задачей. Максимальное смягчение требований, их обобщение и нечеткость также усложняют подбор персонала, вынуждая рекрутера использовать в качестве критериев только психологические характеристики кандидата и делать выводы о его пригодности или несоответствии предложенной должности, руководствуясь собственными интуиция.

Требования работодателя к кандидату в большинстве случаев касаются:

* половые и возрастные характеристики;

* образование;

* специальные навыки (знание определенных компьютерных программ, степень владения иностранным языком и т. д.);

* опыт (стаж работы на определенной должности, в конкретной сфере бизнеса, в фирме-конкуренте или, наоборот, в фирме, не являющейся конкурентом);

* медицинские показания (противопоказания к условиям труда, возможная аллергия, физическая выносливость, отношение к курению);

* психологические данные (темперамент, способности, совместимость с коллегами и др.);

* социальные характеристики (место жительства, семейное положение, национальность и др.).

В каждом конкретном случае из этого списка выбираются те должности, которые наиболее важны для конкретной должности и организации, и к ним добавляются конкретные качества, которыми должен обладать претендент на эту конкретную должность. Выбирая наиболее важные качества для определения требований к кандидатам на конкретную должность, следует различать качества, необходимые при приеме на работу, и качества, которые можно приобрести достаточно быстро, освоив работу после назначения на должность. [5].

Существует три основных метода определения требований к кандидатам на должность:

1) Использование результатов анализа и должностных инструкций

2) Экспертные оценки

3) На основе статистического анализа

Анализ и должностная инструкция являются основой для разработки требований к кандидатам. Однако использовать только этот метод нельзя, поскольку он основан на субъективном мнении исполнителя. Очевидно, что человек без специального образования будет утверждать, что опыт бесценен для выполнения его работы. И наоборот, молодой специалист будет утверждать, что знания чрезвычайно важны для успешного выполнения им заданий. Таким образом, при определении требований к кандидатам обязательно используются анализ и должностная инструкция, однако необходимо применять другие методы, позволяющие сформулировать требования к знаниям, навыкам, опыту и характеру кандидатов.

Метод экспертных оценок основан на субъективном мнении эксперта. Суть его заключается в том, что по результатам анализа работы эксперты должны ответить на вопрос: «Каковы требования к образованию, интеллекту, навыкам и т. д., чтобы хорошо выполнять эту работу?» Очевидно, что для обеспечения сопоставимости экспертных заключений по конкретной должности необходимо заранее определить структуру требований к кандидатам. Примером может служить следующая структура требований:

· Интеллект

· Эрудиция (общая, экономическая и юридическая)

· Профессиональные знания и навыки

· Организационные способности и навыки

· Коммуникативные навыки и навыки

· Личные способности (психологический портрет)

· Здоровье и работоспособность

· Внешний вид и манеры

· Мотивация (готовность и заинтересованность выполнять предложенную работу в данной организации).

Определение требований к кандидатам с помощью статистического анализа - очень точный, но в то же время очень дорогостоящий метод. Он основан на гипотезе о том, что будущее поведение зависит от прошлых действий и опыта. Если можно выделить основные моменты биографии, то можно сформировать большие группы поступающих со схожими предварительными данными, для которых всегда можно спрогнозировать одинаковые показатели эффективности. Использование этого метода оправдано и окупается только при большом количестве сотрудников и частом найме новых сотрудников, а также в тех случаях, когда критерии успеха определяются относительно просто.

Требования к кандидату могут быть эффективно использованы в практике управления персоналом только при соблюдении ряда условий:

· недопущение необоснованного завышения требований;

· полнота требований;

· достаточная определенность требований;

· соблюдение закона.

Таким образом, все требования работодателя должны быть обоснованы предыдущим анализом работы [3].



2.2 Требования к кандидатам на должность начальника отдела материально-технического обеспечения

В качестве основы для разработки требований к кандидатам в данной курсовой работе будет использован анализ и описание работы начальника отдела материально-технического обеспечения. Требования к кандидатам оформляются в виде таблицы с выделением разделов и подразделов, а также традиционным подходом к описанию работы и определению требований к исполнителю является подготовка должностных инструкций (Таблица 1).

Таблица 1. Требования к претендентам на должность начальника отдела материально-технического обеспечения

Требования к претендентам	Градация по важности 1 - очень важно 2 - важно 3 - желательно
1. Профессиональная подготовка
1.1 Высшее экономическое или инженерно-экономическое образование	3
1.2 Опыт работы с документами	2
1.3 Профессиональное знание законодательных и нормативных актов Республики Казахстан по материально-техническому обеспечению предприятия	3
1.4 Знание офисных компьютерных программ	1
1.5 Владение английским языком	3
2. Опыт профессиональной деятельности в следующих областях:
2.1 Стаж работы в области материально-технического обеспечения не менее 1 года	2
3. Личностные предпосылки:
3.1 Самостоятельность, навыки планирования	3
3.2 Аккуратность	1
3.3 Внимательность	1
3.4 Исполнительность, организованность	2
3.5 Стрессоустойчивость	1
3.6. Умение доводить порученное дело до конца	2
3.7. Коммуникабельность, бесконфликтность	1
4. Возможные другие предпосылки:
4.1 Трудолюбивый;	2
4.2 Умение выполнять любые задания с высоким качеством, без ошибок;	1
4.3 Обладать хорошим здоровьем и работоспособными качествами	3
4.4 Обладать достаточным жизненным и производственным опытом, чтобы справляться с порученным делом	3
4.5 Обладать широким кругозором, эрудицией, общительностью, склонностью к убеждению, лидерству	3

В целом в должностной инструкции могут быть указаны следующие квалификационные требования:

На должность начальника отдела материально-технического обеспечения назначается лицо, имеющее высшее образование с предъявлением требований к опыту работы или высшее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 1 года.

Дополнительные требования.

Личные качества:

· внимательность,

· аккуратность,

· коммуникабельность,

· стрессоустойчивость.

Дополнительные знания и навыки: компьютерные знания (офисный пакет).



3. Анализ и описание работы начальника отдела материально-технического обеспечения в ТОО «КМК Профиль»

3.1 Краткая характеристика ТОО «КМК Профиль»

ТОО «КМК Профиль» зарегистрирован в Управлении юстиции города Темиртау Департамента юстиции Карагандинской области, с 2008 года. Основной вид деятельности - оптовая торговля чугуном, сталью и их литьем, проф.лист, метало-черепица, а также грузоперевозки. Компания расположена по адресу: г. Темиртау, ул. Абая, 219; офисное помещение и производственный цех, а также склады арендуются.

Директором ТОО и единственным учредителем является - Иванов Петр Васильевич (1980 г.р.), уроженец Карагандинской обл. В 2008 году, организовал ТОО «КМК Профиль», стартовым капиталом послужили заемные средства третьих лиц, в размере 80 000 долл.США.

В настоящий момент компания арендует помещение производственного цеха, где осуществляется производство на арендуемом оборудовании, фасонных изделий (проф.лист, метало- черепица, фасонка для крыши) и холодный склад для хранения закупленного металла. На одну тонну металла, купленного на АО «Арселор Митал Темиртау» за 300 000 тенге, получается 300 кв.м. металлопродукции, которую реализуют по цене 1600-1700 тенге/ кв.м, из них в среднем 40 000 тенге /кв.м. это себестоимость.

Так же в частности имеется грузовой автотранспорт (5 ед.), на котором осуществляется доставка товара, второй вид деятельности компании-грузоперевозки. Деятельность осуществляется на территории РК и за ее пределами. Закуп металла осуществляется у крупных поставщиков: АО «Арселор Миттал Темиртау», ТОО «Кармет LTD», на основании заключенных договоров/ контрактов. Закуп осуществляется в среднем в месяц 2-3 раза, на сумму 10 -12 млн тенге.

В большом количестве металл не складируется, потребителями вывозится как самостоятельно, так и с доставкой от ТОО «КМК Профиль». Основными потребителями продукции являются казахстанские компании: ТОО «Автообъединение», ТОО «Профиль Metals LTD», ТОО "СТРОЙ КОМПЛЕКТ-7", ИП «Хисравшина Вера Петровна» и др., заключено более 25 договоров. Ниже приведена таблица с крупными потребителями (Таблица 2):

Таблица 2 Крупные потребители ТОО «КМК Профиль»

№	Номер и дата контракта	Заказчик	Сумма контракта, тенге	Форма оплаты	Выполнено, тенге	Оплачено, тенге
1	№89 от 16.03.2015г.	ИП «Хисравшина Вера Петровна»	согласно спецификациям	нал/ безнал	83 518 456,06	83 518 456,06
2	№93 от 07.04.2015г.	ТОО «Профиль Metals LTD»			28 645 000,00	28 645 000,00
3	№02-17 от 01.01.2017г.	ТОО «Автообъединение»			137 720 040,00	137 720 040,00
4		ТОО "СТРОЙ КОМПЛЕКТ-7"			13 227 827	13 227 827
ИТОГО:			263 111 323,06	263 111 323,06

ТОО «КМК Профиль» не является монополистом, основными конкурентами являются: ТОО «Лебо», ТОО «Жанарту», ТОО «СТС», ТОО «Металлосклад» и т.п. Основным преимуществом ТОО «КМК Профиль» является - постоянная клиентская база потребителей, с которыми фирма ТОО «КМК Профиль» сотрудничает на протяжении многих лет (более 5 лет), компания заняла свою собственную небольшую, но стабильную нишу на рынке сбыта металла за пределами Карагандинской области.

Организационную структуру Товарищества формируют подразделения и службы, изображённой на рисунке 2.

Рисунок 2 - Организационная структура ТОО «КМК Профиль»

Основными структурными подразделениями Товарищества являются отдел материально-технического снабжения, отдел труда и заработной платы.

Материально-техническим обеспечением Товарищества занимается отдел материально-технического снабжения. Все работники отдела несут персональную ответственность, в том числе материальную за выполнение своих должностных обязанностей, согласно должностных инструкций и индивидуального трудового договора. Начальник отдела материально-технического обеспечения относится к категории руководителей. В своей деятельности начальник отдела материально-технического обеспечения руководствуется действующими законодательными и нормативными актами РК, Уставом и внутренними организационными документами ТОО «КМК Профиль», приказами и распоряжениями руководства Товарищества, Положением о Подразделении и должностной инструкцией.

Основными функциями отдела материально-технического обеспечения деятельности - это выполнение ряда последовательных и взаимосвязанных задач:

1) Планирование потребности организации в ресурсах. В основе лежат данные по двум производственным показателям - капиталоемкости и материалоемкости. Информация определяет оптимальные запасы ресурсов, необходимых для конкретного производственного цикла или отдельного выпуска конкретной партии товаров / услуг.

2) Задача на закупку (заготовительная задача). МТО проводит производственно-закупочные работы на базе предприятия в соответствии с планами потребностей. Также контролирует процессы заключения договоров поставки, анализирует «ошибки» производства.

3) Хранение материалов и подготовленного сырья. Организация складского характера. Кроме того, отдел отвечает за разработку инструкций и руководств по хранению и использованию запасов.

4) Учет заготовленных ресурсов. Строгий контроль за их выдачей структурным подразделениям [8].

Помимо основных задач, отделом осуществляется оперативная работа по материально-техническому обеспечению, которая заключается в следующем:

1) Поступление, а также учет различных товарных накладных на распределенную продукцию (более характерно для централизованных предприятий).

2) Через МТО организация заказывает поступление сырья от поставщиков, заключает с ними договоры о сотрудничестве и контролирует их выполнение.

3) Спецификация производственных фондов. Другими словами, определение потребности предприятия в любом сырье, материалах по специальной номенклатуре-ценнику. Там все ресурсы распределены по типам, размерам, профилям и другим характеристикам.

4) Количественный и качественный прием необходимого сырья.

5) Процесс организации снабжения цехов, производственных единиц.

6) Организация доставки материалов и оборудования в мастерские.

Материально-техническая поддержка - это как снабжение организации необходимым сырьем и оборудованием, так и планирование внутреннего движения ресурсов по цехам. Успех всего предприятия во многом зависит от его грамотной организации, выбора желаемой формы управления поставками.

3.2 Анализ работы начальника отдела материально-технического обеспечения

В данной курсовой работе будет использован один из самых распространенных методов сбора информации - интервью для изучения должности начальника материально-технического отдела. Его распространенность красноречиво свидетельствует о его преимуществах: опрос позволяет сотруднику рассказать о своем поведении и рабочей деятельности, которые в противном случае никогда бы не были обнаружены. Имеющийся недостаток данного метода (возможность искажения информации из-за преувеличения или занижения некоторых своих обязанностей) не будет причиной неточной информации, поскольку написание данной курсовой работы не повлечет трансформаций в практической деятельности опрашиваемого сотрудника.

Чтобы собеседование было эффективным, необходимо правильно обозначить цель собеседования перед опрашиваемым исполнителем. В этой статье основная цель интервью: анализ работы с акцентом на поставленную задачу для определения обязанностей, ответственности, методов выполнения работы начальника материально-технического отдела.

Анализ работы с акцентом на самого сотрудника для определения характеристик сотрудника, необходимых для успешного выполнения поставленных перед ним задач.

Анкета структурированного собеседования для анализа исследуемой должности начальника материально-технического отдела оформлена в специальных формах ответов.

В таблице 3 представлена форма для записи общей информации о должности.

Таблица 3. Форма для фиксации общей информации по должности

Наименование работы (должности)	Начальник материально-технического отдела
Где работает	Отдел м/т снабжения
Вышестоящая должность	Директор
Нижестоящая должность	Кладовщик

Для проведения собеседования был составлен список вопросов для выявления интересующей нас информации, которая станет основой нашего анализа и описания работы. Список вопросов и ответы на них во время собеседования представлены в таблице 4.

Таблица 4. Вопросник для проведения интервью

Вопросы	Ответы
Как называется Ваша должность?	Начальник материально-технического отдела
В каком отделе Вы работаете?	Отдел м/т снабжения
Какие должности работы непосредственно выше Вашей?	Директор
Какие должности работы непосредственно ниже Вашей?	Кладовщик
Кто является Вашим непосредственным руководителем?	Директор
Есть ли персонал, подчиняющийся Вам непосредственно?	Кладовщик
Какой Вы себе представляете главную цель Вашей работы?	Осуществление бесперебойного м/т обеспечения предприятия.
Каковы Ваши основные задачи и обязанности?	Планировать потребности организации в ресурсах, осуществлять закупки м/т ресурсов, контролировать их хранение и расход.
Должны ли Вы заполнять какие-либо формы или вести какие записи, отчеты, письма?	Проекты договоров с поставщиками, согласование условий и сроков поставок, претензии к поставщикам при нарушении ими договорных обязательств.
Приведите примеры и расскажите, как они заполняются?	Составляется договор, в котором прописывается стоимость и количество необходимого товара, сроки поставки. Если же условия были не выполнены, то согласно договору составляется претензия к поставщику.
Кому Вы обычно пишите письма, служебные записки, отчеты?	Отправление писем и необходимых документов осуществляется в компании поставщиков, обслуживающие компании и в другие учреждения при необходимости. А так же отчеты директору и руководителям подразделений внутри компании.
Каково обычно содержание этой письменной работы?	В основном это списки необходимых для производства м/т ресурсов и их стоимость. Отчёты о потраченных средствах.
Как часто приходится Вам их писать?	Ежемесячно
Какие расчеты Вам приходится выполнять?	Расчет необходимой стоимости закупки м/т ресурсов.
Какой Вам требуется самый высокий уровень математических, компьютерных знаний?	Математические и компьютерные знания на среднем уровне
Как часто Вы работаете с цифрами, компьютерными программами?	С компьютерными программами ежедневно
С какими программными обеспечениями Вы знакомы?	Знание компьютерных программ: офисного пакета Microsoft, ПОИСК, электронной почты.
Какие аспекты Вашей работы, если таковые имеются, требуют от Вас точности или аккуратности в работе?	Планирование и оформление необходимых закупок м/т ресурсов, составление отчетов.
Каковы были бы последствия, если бы Вы были не точны или неаккуратны в этих областях?	Ошибки в планировании могут затормозить производственный процесс.
Как много Вас контролируют?	Директор предприятия
Сколько у Вас контактов с Вашим непосредственным руководителем?	Ежедневно, в течение всего рабочего дня
Как узнает Ваш руководитель, что Ваша работа по качеству ниже стандартных требований?	Может произойти простой производства из-за отсутствия необходимых м/т ресурсов, а так же частой поломки каких-либо запчастей в связи с низким их качеством.
Сколько человек контролируете Вы?	1
В чем заключается этот контроль?	В проверке расходуемых и поступающих м/т ресурсов.
Что Вам приходится планировать или организовывать?	Закупку и расход м/т ресурсов.
Каким образом Вы определяете порядок выполнения своей работы (то есть она заранее определена или Вы свободно устанавливаете свои собственные приоритеты)?	Порядок выполнения работы определяется самостоятельно исходя из степени важности и срочности
С какими людьми в данной организации Вы контактируете?	Директор, главный бухгалтер, руководители подразделений, кладовщик.
Насколько важен этот контакт с каждым из этих людей?	От этих людей получаю всю необходимую информацию по работе.
Как часто Вы вступаете в контакт с этими людьми?	Со многими ежедневно.
С какими людьми вне данной организации Вы вступаете в контакты? По какой причине?	С работниками других компаний и начальниками отделов продаж для получение услуг по закупке и поставке необходимых м/т ресурсов.
Как часто Вы вступаете в контакты с каждым из этих людей?	По мере необходимости.
Участвуете ли Вы в каких-либо переговорах, собеседованиях, обучении, публичных выступлениях?	Регулярно участвую в переговорах по закупке и поставке м/т ресурсов.
Каковы основные формы контактов (например, личное общение, по телефону, через письма, записки и т.д.)?	Формы контактов - личное общение, по телефону, через письма, договоры.
Насколько важны эти формы контактов?	Обмен необходимой информацией.
Большая часть Вашей работы выполняется в помещении или вне помещения?	Вся работа происходит в помещении.
Со сколькими людьми Вы работаете большую часть времени?	Большая часть времени происходит в личном кабинете, всё общение сводится к дистанционной форме (по телефону).
Каковы физические условия работы (например, освещение, температура, шум, площадь рабочего места и т.д.)?	Все в норме
Каковы перспективы дальнейшего развития?	Возможно расширение сферы деятельности организации и в связи с этим увеличение работы и заработной платы.
Какая требуется квалификация и опыт для выполнения работы?	Высшее экономическое или инженерно-экономическое образование, стаж работы в сфере снабжения не менее 5лет.
Каковы условия найма, например, заработная плата, отпуск, рабочие часы, оплата больничных листов, пособия, льготы?	Оклад 150 000 тенге. Отпуск 30 дней. Рабочий день с 9: 00 до 18: 00, обед с 12: 00 до 13: 00. Выходные суббота, воскресенье. Больничные листы оплачиваются в соответствии с законодательством РК. Полный соц.пакет.

Получив необходимую информацию от самого сотрудника и изучив его должностную инструкцию, можно выделить его основные обязанности и задачи, а также оценить их с точки зрения важности каждой из них и количества времени, потраченного на их выполнение. реализация. Таблица 5 показывает форму для записи информации по каждой из основных обязанностей интервьюируемого. Оценка интересующих нас параметров (важность и количество затраченного времени) носит балльный характер со шкалой значений от 1 до 4.

Таблица 5. Форма для регистрации информации по каждой основной обязанности работника

Основные обязанности	Важность (1 2 3 4)	Количество затрачиваемого времени (1 2 3 4)
Оформление организации обеспечения производства м/т ресурсами	4	2
Руководство разработкой проектов перспективных и текущих планов и балансов материально-технического обеспечения	4	2
Обеспечение подготовки заключения договоров с поставщиками	4	2
Организация изучения оперативной маркетинговой информации и рекламных материалов о предложениях	3	2
Обеспечение доставки материальных ресурсов в соответствии с условиями, предусмотренными в договорах	4	2
Подготовка претензии к поставщикам при нарушении ими договорных обязательств	4	2
Руководство по разработке стандартов организации по материально-техническому обеспечению	2	1
Обеспечение контроля за состоянием запасов материалов и комплектующих изделий	2	1
Руководство по разработке и внедрению мероприятий по повышению эффективности использования материальных ресурсов	2	1
Организация работы складского хозяйства	2	1
Обеспечение необходимого уровня механизации и автоматизации транспортно-складских операций	4	3
Организация учета движения материальных ресурсов на складах организации	3	4
Составление установленной отчетности	3	4

В ходе анализа выяснилось, что работа начальника отдела материально-технического обеспечения носит чисто исполнительский характер, с присутствием минимальных элементов творчества, что можно считать определенным недостатком данной должности. Однако начальника отдела материально-технического обеспечения выполняет одну из важнейших функций в компании - ведет контроль за материально-техническим обеспечением производства, что сказывается на беспрерывной работе предприятия. Как видите, основная часть его рабочего времени приходится на документальное обслуживание и общение с представителями торговых компаний и мелко-розничных магазинов.

3.3 Описание работы инспектора по кадрам

1) Название должности. Начальник отдела материально-технического обеспечения, относится к категории руководители. Дата составления описания - 4, 5, 6 декабря 2022 г.

2) Подразделение. Отдел материально-технического обеспечения, непосредственно подчиняется директору.

3) Цель работы. Осуществление бесперебойного м/т обеспечения предприятия.

4) Виды деятельности.

· Планирование потребности организации в ресурсах.

· Задача на закупку (заготовительная задача).

· Хранение материалов и подготовленного сырья.

· Организация складского характера.

· Кроме того, отдел отвечает за разработку инструкций и руководств по хранению и использованию запасов.

· Учет заготовленных ресурсов. Строгий контроль за их выдачей структурным подразделениям

5) Функции, обязанности и ответственность по каждому виду деятельности приведены в таблице 6.



Таблица 6

Виды деятельности	Функции, обязанности и ответственности
1. Организация обеспечения м/т ресурсами предприятия	1.1 Разработка текущих и проектных планов по обеспечению м/т ресурсами предприятия 1.2 Анализ торговых и маркетинговых предложений крупных торговых предприятий и мелко-розничных магазинов 1.3 Ведение переговоров 1.4 Оформление договоров о поставках м/т ресурсов 1.5 Контроль за сроками и качеством поставок м/т ресурсов 1.6 При необходимости оформление претензий
2. Организация ведения складского хозяйства	2.1 Контроль движения м/т ресурсов 2.2 Контроль составления и ведения установленной отчётности
3. Составление отчетов по запросам руководителей структурных подразделений

6) Распределение времени между видами деятельности.

Таблица 7

Вид деятельности	Затраты времени, % к итогу
1. Организация обеспечения м/т ресурсами предприятия	70
2. Организация ведения складского хозяйства	10
3. Составление отчетов по запросам руководителей структурных подразделений	20

7) Отношения с другими людьми, возникающие при выполнении функций. Взаимодействует с директором, главным бухгалтером, кладовщиком, цеховыми мастерами, представителями торговых организаций.

8) Условия труда и окружающая среда. Исходя из гигиенических критериев, условия труда на рабочем месте начальника отдела логистики относятся к оптимальным условиям труда, при которых сохраняется здоровье рабочего и создаются предпосылки для поддержания высокого уровня производительности. Установлены оптимальные нормативы факторов производства по микроклиматическим параметрам и факторам трудового процесса. К вредным производственным факторам, которые могут повлиять на работника и вызвать профессиональное заболевание, можно отнести только его постоянное нахождение за монитором компьютера, которое вредит его глазам. Физические факторы, такие как температура, влажность, тепловое излучение, электромагнитное излучение, уровень шума, естественное, искусственное освещение, являются нормальными. Факторы трудового процесса, характеризующие интенсивность труда: интеллектуальное, эмоциональное напряжение, режим работы, соответствуют гигиеническим нормам условий труда.



Заключение

Анализ работы - это процесс систематического исследования работы с целью определения ее наиболее значимых характеристик, а также требований, предъявляемых к исполнителям этой работы.

Таким образом, анализ позволяет получить данные о требованиях к должности, которые затем используются для описания работы (т.е. описания обязанностей, прав, ответственности) и составления личной спецификации (т.е. требований к сотруднику).

Должностная инструкция - это фиксация данных о содержании конкретной работы (обязанности, права, ответственность) и ее параметрах. Содержание работы - это состав и объем трудовых функций, действия работника, определяющие к нему профессиональные и квалификационные требования.

К параметрам работы относятся ее масштаб, сложность и взаимосвязи (связи). Описание должности основано на информации, собранной в ходе анализа должности. Должностные инструкции могут и должны использоваться на благо всей организации и сотрудника. Они используются организацией для определения задач отдельного исполнителя; изучение производительности труда; создание спецификаций сотрудников, доработка структуры организации; определение категории работы (ее иерархия); организация оптимального обучения, обучения и повышения квалификации персонала; определение непригодности исполнителя и, при необходимости, его увольнение, доведение до суда в случае трудового конфликта.

И в ходе данной курсовой работы поставленные цели и задачи были достигнуты: проведен анализ работы на примере должности начальника отдела материально-технического обеспечения, на основе этого анализа проведено описание работы и требования к кандидатам на эту должность были разработаны.

Информация, полученная в результате анализа работы, используется как основа в различных взаимосвязанных видах деятельности по управлению персоналом.



Список используемой литературы