Организация службы документационного обеспечения управления

Категория сотрудника по характеру труда

Наименование должности

Квалификационная характеристика должности

руководители

заведующий архивом

должностные обязанности:

· возглавляет работу по организации и ведению архивного дела на предприятии, в учреждении, организации;

· обеспечивает в соответствии с установленным порядком прием, регистрацию, систематизацию, хранение и использование документов;

· руководит работой по составлению справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов;

· оказывает методическую помощь в поиске необходимых документов;

· инструктирует работников структурных подразделений о порядке формирования, подготовки и сдачи дел в архив;

· контролирует своевременность поступления в архив документов, законченных делопроизводством;

· обеспечивает проведение работы по экспертизе ценности архивных документов, формированию документов в дела постоянного и временного хранения;

· руководит работой по составлению описей дел для передачи документов в государственные архивы, составлению актов об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли;

· осуществляет контроль за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов;

· организует работу по ведению учета документооборота и количества дел, выдаче архивных справок на основе данных, имеющихся в документах архива;

· составляет установленную отчетность;

· принимает участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела.

должен знать:

· постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся работы архивов;

· Единую государственную систему делопроизводства;

· порядок оформления документов, поступающих в архив, и действующую систему их классификации;

· структуру предприятия, учреждения, организации;

· основы организации производства, труда и управления;

· законодательство о труде;

· правила внутреннего трудового распорядка;

· правила и нормы охраны труда.

требования к квалификации:

· среднее профессиональное образование и стаж работы по делопроизводству не менее 2 лет.

заведующий канцелярией

должностные обязанности:

· организует работу канцелярии;

· обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению;

· осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением;

· организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства (в том числе приказов и распоряжений руководства), по формированию дел и их сдаче на хранение;

· разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства на предприятии, в учреждении, организации и организует их внедрение;

· принимает меры по обеспечению работников службы делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда;

· осуществляет методическое руководство организацией делопроизводства в подразделениях, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов;

· обеспечивает печатание и размножение служебных документов;

· участвует в подготовке созываемых руководством совещаний и организует их техническое обслуживание, оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку;

· руководит работниками канцелярии.

должен знать:

· постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся организации делопроизводства;

· Единую государственную систему делопроизводства;

· стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

· структуру предприятия, учреждения, организации;

· организацию делопроизводства;

· схемы документооборота;

· порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности;

· сроки и порядок сдачи дел в архив;

· системы организации контроля за исполнением документов;

· оргтехнику и другие технические средства управленческого труда;

· основы экономики, организации производства, труда и управления;

· законодательство о труде;

· правила внутреннего трудового распорядка;

· правила и нормы охраны труда.

требования к квалификации:

· среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 3 лет.

заведующий копировально-множительным бюро

должностные обязанности:

· обеспечивает своевременное и качественное выполнение копировальных и множительных работ, в том числе микрофильмирование технической документации для всех структурных подразделений предприятия, учреждения, организации;

· организует прием технической и служебной документации для копирования, размножения, учет поступления материалов от подразделений;

· определяет расход материалов и выдачу готовой продукции заказчикам;

· составляет графики выполнения копировальных и множительных работ;

· распределяет работу между исполнителями в соответствии с их специальностью и квалификацией и инструктирует работников;

· определяет потребность бюро в оборудовании, материалах и обеспечивает составление заявок на их получение;

· осуществляет контроль за сроками и качеством выполнения копировальных и множительных работ, а также комплектностью сдаваемого заказчикам материала;

· принимает участие в разработке инструкций, правил и других нормативных документов по технике выполнения копировальных и множительных работ;

· принимает меры по совершенствованию организации труда работников бюро, внедрению передовых приемов и методов работы с целью снижения затрат, расхода материалов, улучшения использования оборудования и повышения производительности труда;

· обеспечивает сохранность принятой в работу документации;

· контролирует состояние рабочих мест, оборудования и его своевременный ремонт, соблюдение правил эксплуатации оборудования и охраны труда при выполнении копировальных и множительных работ;

· изучает причины, вызывающие брак при выполнении копировальных и множительных работ, и принимает меры по их предупреждению.

должен знать:

· постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся выполнения копировальных и множительных работ;

· методы и средства выполнения копировальных и множительных работ;

· конструкцию, принципы работы, правила монтажа и эксплуатации копировального и множительного оборудования;

· виды материалов, используемых при копировальных и множительных работах, их свойства и технические характеристики;

· стандарты, инструкции и другие руководящие документы по оформлению технической документации;

· нормы и расценки на выполнение копировальных и множительных работ;

· передовой отечественный и зарубежный опыт выполнения копировальных и множительных работ;

· основы организации труда;

· законодательство о труде;

· правила внутреннего трудового распорядка;

· правила и нормы охраны труда.

требования к квалификации:

· среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 3 лет.

заведующая машинописным бюро

должностные обязанности:

· осуществляет руководство работой машинописного бюро;

· принимает материал для печатания, распределяет его между машинистками, ведет учет выработки, сдает выполненную работу;

· обеспечивает контроль за сроками и качеством выполнения машинописных работ, сохранность принимаемых документов и фонограмм;

· обеспечивает машинисток необходимыми для работы техническими средствами и материалами;

· следит за состоянием пишущих машинок, диктофонов и принимает меры по устранению их неисправностей;

· в свободное от перечисленных обязанностей время выполняет машинописные работы.

должен знать:

· постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся ведения делопроизводства;

· основные положения Единой государственной системы делопроизводства;

· машинопись;

· порядок учета машинописных работ;

· правила орфографии и пунктуации;

· порядок расположения материала при печатании различных документов;

· стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

· правила эксплуатации пишущих машинок, диктофонов;

· основы организации труда;

· законодательство о труде;

· правила внутреннего трудового распорядка;

· правила и нормы охраны труда.

требования к квалификации:

· среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 3 лет.

заведующая экспедицией

должностные обязанности:

· осуществляет руководство работой экспедиции;

· организует работу по приему, обработке, отправлению по назначению поступающих грузов, документов и корреспонденции, обеспечению их сохранности и своевременной доставки адресатам;

· составляет инструкции по сопровождению грузов и документов, проходящих через экспедицию;

· участвует в проверке сохранности упаковки (тары) и наличия вложений в соответствии с сопроводительными документами, в необходимых случаях - в составлении актов на обнаруженную недостачу или порчу;

· принимает меры по обеспечению работников экспедиции средствами механизации труда, инвентарем, специальным оборудованием, следит за их правильной эксплуатацией и технически исправным состоянием;

· осуществляет контроль за наличием необходимых видов транспорта, организацией правильной транспортировки, проведением погрузочно-разгрузочных работ, размещением и укладкой грузов, документов и корреспонденции, правильностью оформления приемо-сдаточной документации;

· организует работу по ведению учета, составлению установленной отчетности, подготовке справок о соблюдении сроков доставки;

· обеспечивает необходимый режим хранения и сохранность грузов, документов и корреспонденции при их транспортировке.

должен знать:

· постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся организации делопроизводства;

· структуру предприятия, учреждения, организации;

· приемы и методы обработки корреспонденции;

· организацию делопроизводства;

· организацию погрузочно-разгрузочных работ;

· порядок приема и сдачи грузов; адреса основных поставщиков грузов, их складов;

· формы документов на прием и отправку грузов и правила их оформления;

· порядок составления требований на транспорт, особенности транспортировки, складирования и хранения экспедируемых материалов;

· порядок регистрации отправителей и получателей грузов, документов и корреспонденции, организацию контроля за их доставкой;

· установленную отчетность;

· средства механизации труда;

· специальное оборудование и инвентарь;

· основы экономики, организации труда и управления;

· законодательство о труде;

· правила внутреннего трудового распорядка;

· правила и нормы охраны труда.

требования к квалификации:

· начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и стаж работы в должности экспедитора не менее 1 года.

специалисты

документовед

должностные обязанности:

· разрабатывает и внедряет технологические процессы работы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа);

· принимает участие в планировании, организации и совершенствовании деятельности службы документационного обеспечения управления, осуществляет контроль за состоянием делопроизводства;

· подготавливает предложения по обеспечению эргономических условий труда, рационализации рабочих мест работников службы документационного обеспечения управления;

· разрабатывает унифицированные системы документации и табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации;

· организует внедрение систем ведения документации;

· принимает меры по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков;

· участвует в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов;

· принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем и систем управления, а также в разработке новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), базирующихся на применении вычислительной и микропроцессорной техники, проектировании и актуализации баз и банков данных;

· изучает и обобщает передовой отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления, разрабатывает нормативно-методические документы по вопросам документационного обеспечения;

· принимает участие в работе по подбору, расстановке и повышению квалификации кадров службы документационного обеспечения управления.

должен знать:

· законодательные и нормативные правовые акты, постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся документационного обеспечения управления;

· порядок планирования, проектирования и технологию работы на базе организационной и вычислительной техники служб документационного обеспечения управления;

· методы исследования, анализа, проектирования и развития документационных систем;

· порядок оформления, классификации, хранения, экспертизы ценности документов;

· организацию архивного дела;

· нормативные и методические документы по проектированию и эксплуатации автоматизированных информационных систем управления; основы программирования;

· методы проектирования и актуализации баз и банков данных;

· основы эргономики, социальной психологии, социологии;

· документообразование;

· отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления;

· основы экономики, организации труда и управления;

· законодательство о труде;

· правила внутреннего трудового распорядка;

· правила и нормы охраны труда.

требования к квалификации:

· документовед I категории: высшее профессиональное образование и стаж работы в должности документоведа II категории не менее 3 лет.

· документовед II категории: высшее профессиональное образование и стаж работы в должности документоведа не менее 3 лет.

· документовед: высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы.

инспектор по контролю за исполнением поручений

должностные обязанности:

· осуществляет контроль за своевременным исполнением приказов, поручений и распоряжений руководителя предприятия;

· проверяет соответствие подготавливаемых на предприятии проектов приказов и распоряжений документам вышестоящих организаций, на основе которых они издаются;

· заполняет контрольные карточки и ведет картотеки учета приказов, распоряжений и других документов, а также поручений, требующих контроля за их исполнением;

· ведет оперативный учет прохождения документов;

· определяет причины несвоевременного выполнения поручений;

· информирует руководителя предприятия о состоянии их исполнения;

· принимает участие в подготовке предложений по совершенствованию делопроизводства на предприятии, разработке мероприятий по рационализации документооборота.

должен знать:

· постановления, распоряжения, приказы, методические и нормативные материалы по организации делопроизводства на предприятии;

· формы и методы контроля исполнения документов;

· структуру предприятия и его подразделений;

· стандарты унифицированной системы делопроизводства, организационно-распорядительную документацию;

· основы трудового законодательства;

· основы экономики, организации труда и управления;

· средства вычислительной техники, коммуникаций и связи;

· правила и нормы охраны труда.

требования к квалификации:

· среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование, специальная подготовка по установленной программе и стаж работы по профилю не менее 3 лет, в том числе на данном предприятии не менее 1 года.

№п/п

Наименование профессии (специальности)

Штатная категория

Кол-во штатных ед.

Примечание

I

Административная группа -- управление службы ДОУ

1

Начальник службы

Руководитель

1

2

Заместитель начальника службы

Руководитель

1

Может не вводиться

3

Инспектор по контролю исполнения поручений

Специалист

1

4

Документовед

Специалист

1

5

Секретарь-машинистка

Техн. исполн.

1

Может не вводиться

№п/п

Наименование профессии (специальности)

Штатная категория

Кол-во штатных ед.

Примечание

II

Группа технической подготовки и тиражирования документов

1

Начальник группы

Руководитель

1

Может не вводиться

2

Старшая машинистка -- оператор ПК

Техн. исполн.

1

3

Машинистка оператор ПК

Техн. исполн.

2-5 и более

Зависит от объема работы

III

Группа делопроизводства

1 ,

Начальник группы

Руководитель

1

Может не вводиться

2

Ст. делопроизводитель

Техн. исполн.

1

3

Делопроизводитель

Техн. исполн.

2-5 и более

Зависит от объема работы

IV

Группа хранения документов

1

Начальник группы

Руководитель

1

Может не вводиться

2

Старший архивариус

Техн. исполн.

1

3

Архивариус

Техн. исполн.

2-5 и более

Зависит от объема работы

V

Группа обеспечения

1

Начальник группы

Руководитель

1

Может не вводиться

2

Секретарь-стенографист

Техн. исполн.

1-2

3

Экспедитор-курьер

Техн. исполн.

1-2

ИТОГО:

В целом по службе ДОУ

По категориям

Руководитель

Специалист

Техн. исполн.

15-26

1-6

2

12-20 и более