Управление инновационными проектами

Операции по укреплению команды

Укреплению команды способствует проведение регулярных (раз в неделю) совещаний, обсуждений хода проекта, совместная работа над задачами, посещение репетиций, корректировка, обсуждение плана фестиваля. Совместные действия способствуют укреплению командного духа. Поощряется неформальные взаимоотношения в группе и проведение неформальных совместных мероприятий (например, проведение репетиций не только в установленное время и в установленном месте), поскольку они способствуют укреплению атмосферы доверия в коллективе и установлению хороших деловых взаимоотношений.

Принципы

Важным принципом является посещение репетиций в актовом зале в заранее установленное время. Своевременное посещение репетиций повысит производительность труда и качество фестиваля в целом. Все члены команды проекта принимают на себя обязанности по соблюдению установленных правил.

Со-расположение

Совместное размещение подразумевает размещение членов команды проекта в актовом зале, чтобы укрепить их способность работать как единой команде. В актовом зале будут проводиться репетиции, подготовка к фестивалю и пройдет фестиваль. Совместное размещение предусматривается на определенное время в период с 20.02.12 по 23.03.12. Стратегия со-расположения способствует взаимному общению и укреплению чувства коллективизма.

Поощрение и премирование

После проведения фестиваля организаторы и участники фестиваля будут награждаться грамотами за активное участие в жизни кафедры с присуждением звания самых инициативных студентов специальности. Грамоту вручат менеджеру проекта, четырем танцевальным, двум вокальным коллективам, одному коллективу, организовавшим сценку, одному коллективу организовавшим приглашения гостям, одному студенту, смонтировавшему видеоролик, ведущим. Также поощрением будет упоминание личных достижений в отзыве кафедры, признание со стороны кафедры и студентов. Это поможет стимулировать и поддержать желаемую производительность людей, занятых в проекте. Также поощрение проводится для стимулирования участия студентов в следующих проектах кафедры.

2.6.4 Управление проектной командой

Управление командой проекта включает в себя контроль за деятельностью членов команды проекта, обеспечение обратной связи, решение проблем и координацию изменений, направленных на повышение эффективности исполнения проекта. Менеджер наблюдает за деятельностью команды, улаживает конфликты, решает проблемы и дает оценку работе членов команды, обеспечивает обратную связь между куратором проекта и командой проекта.

Менеджер проекта, для регистрации этапов выполнения работ, организует планерки, совещания один раз в неделю, на которых будет обсуждаться, и разбираться полученная информация о ходе подготовки к проведению фестиваля, будет отслеживаться численность команды, посещение репетиций, график работ, результаты выполнения работ команды, текущее состояние проекта, будут приниматься решения о корректировке.

Мотивациями для организации и проведения фестиваля являются мотивация вознаграждением, получение опыта, чувство ответственности за результат, чувство товарищества. После проведения фестиваля организаторы и участники фестиваля будут награждаться грамотами за активное участие в жизни кафедры с присуждением звания самых инициативных студентов специальности. Также поощрением будет упоминание личных достижений в отзыве кафедры, признание со стороны кафедры и студентов. Это поможет поддержать желаемую производительность людей, занятых в проекте. Также поощрение проводится для мотивирования участия студентов в следующих проектах кафедры.

Наблюдение и обсуждение

Менеджер проекта будет посещать репетиции для наблюдения процесса выполнения работ и настроений, царящих среди членов команды проекта, созваниваться раз в неделю с командой проекта, для получения информации о ходе выполнения работ, определять и решать проблемы, вызванные межличностными противоречиями. На совещаниях, которые будут проводиться один раз в неделю, будут обсуждаться полученная информация и, в случае необходимости, определяться корректирующие действия. Если менеджер проекта сомневается в принятии решений, то он обсуждает информацию с куратором проекта. Куратор проекта принимает наиболее важные решения при организации фестиваля. Менеджер проекта информирует всех участников фестиваля о результатах решения.

Оценка эффективности проекта

Менеджер проекта проводит совещания, созванивается с членами команды для того, чтобы узнать о ходе выполнения работ, о достигнутых результатах, о трудностях и др. Менеджер оценивает и анализирует полученную информацию, обсуждает ее с куратором. Члены команды проекта в качестве обратной связи получают информацию об оценке их работы над проектом от менеджера, который осуществляет надзор за их деятельностью.

Урегулирование конфликтов

Если возникают конфликты по каким-либо вопросам, то члены команды проекта сначала должны сами постараться решить свои конфликты. Если происходит обострение конфликта, то менеджер проекта информируется о конфликте, выслушивает мнения сторон, и принимает решение, устраивающее все вовлеченные в конфликт стороны. Если менеджер не может найти решение, устраивающее все стороны, то он обращается к куратору проекта, который выносит решение по урегулированию конфликта. Менеджер сообщает результаты обсуждения конфликтующим сторонам.

Журнал регистрации проблем

Если в процессе управления командой проекта количество проблем возрастает, то менеджер проекта заводит журнал регистрации проблем, где в письменной форме указывает проблему и конкретных людей, в обязанности которых входит решение конкретных проблем к определенному сроку. Журнал поможет членам команды следить за тем, как и когда, будут решены те или иные проблемы.

Запрошенные изменения

Изменения в кадровых назначениях, как вследствие выбора, так в силу непредвиденных обстоятельств, могут оказать влияние на остальную часть плана проекта. Если проблемы, вызванные кадровыми назначениями, оказывают воздействие на план проекта (например, требуется увеличение сроков в расписании проекта или увеличение ресурсов), то оформляется запрос на изменения, который рассмотрен в рамках процесса общего управления изменениями (раздел 2.1.6).

Рекомендованные корректирующие действия

К корректирующим действиям по управлению человеческими ресурсами относятся кадровые перестановки, найм нового персонала, проведение дополнительных совещаний. К кадровым перестановкам могут относиться назначения людей на другие должности, передача определенных работ на выполнение другим членам команды и замещение образовавшихся вакансий новыми членами.

Рекомендованные предупреждающие действия

Если команда менеджер проекта обнаруживает потенциальные или возникающие проблемы, относящиеся к человеческим ресурсам, то для того, чтобы снизить вероятность возникновения и/или последствия, вызванные такими проблемами, необходимо предпринять предупреждающие действия еще до того, как они возникли. К предупреждающим действиям могут относиться совещания, целью которых является снижение проблем, возникающих в случае отсутствия некоторых членов команды, дополнительное разъяснение отдельных ролей, чтобы убедиться, что выполняются все должностные обязанности.

Активы организационного процесса (обновления)

Входы для оценки эффективности работы организации. Для оценки эффективности работы организации менеджер проекта должен быть подготовлен для предоставления информации о каждом члене команды проекта.

Документация о накопленных знаниях. Все накопленные знания, приобретенные во время проекта, оформляются в виде документов для того, чтобы они стали частью исторической базы данных кафедры. Накопленные знания в области человеческих ресурсов включают в себя:

- Организационная диаграмма проекта, описание ролей и планы управления обеспечением проекта персоналом.

- Принципы, методы урегулирования конфликтов и признание определенных заслуг.

- Процедуры по созданию со-расположения, результаты совещаний.

- Специальные навыки и квалификация определенных членов команды, обнаруженные в процессе исполнения проекта.

- Проблемы и способы их решения, зафиксированные в журнале регистрации проблем проекта.

План управления проектом

Одобренные запросы на изменения и корректирующие действия, которые в качестве обновлений можно внести в план управления обеспечением проекта персоналом, являющегося частью плана управления проектом. Информацией, вносимой в план в качестве обновления, является новые роли членов команды проекта, новые члены команды, дополнительные решения о премировании сотрудников и др.

2.7 Управление коммуникациями проекта

2.7.1 Планирование коммуникаций

Методологии передачи информации между участниками проекта могут существенно различаться. Например, команда управления проектом может использовать самые разные способы коммуникации: e-mail, SMS, телефонограммы, факсы, социальные сети в Интернете, встречи, совещания и т.п.

В таблице 17 представлен план управления коммуникациями при реализации данного проекта.

Таблица 17- План коммуникаций

Информация и документы (предмет коммуникации)	Цель коммуникаций	Отправитель	Получатель	Частота	Метод или технология коммуникаций
Требования и пожелания заказчика	Получить требования и пожелания заказчика	Заказчик	Менеджер проекта - Петрова Р.И.	Вначале проекта	встречи
Заявки об участии в организации и проведении фестиваля, сведения о концертных номерах и распределение ролей	Сбор заявок об участников фестиваля и сведений о концертных номерах, определение ведущих, ответственны за создание видеоролика, за информационные приглашения гостям, определение списка участников в концертных номерах	Старосты групп 1-5 курсов	Менеджер проекта - Петрова Р.И.	В течение 7 дней с момента объявления о сборе сведений (с 10.10.11 по 17.10.11)	e-mail, SMS, телефонограммы, встречи
План проведения репетиций	Определение времени проведения репетиций и фестиваля	Менеджер проекта - Петрова Р.И.	Руководитель проекта: ассистент кафедры - Иванова И.В., команда проекта	В течение 2 дней с момента распределения ролей	e-mail, SMS, телефонограммы, встречи, совещания
Заявление об аренде актового зала	Аренда актового зала	Менеджер проекта - Петрова Р.И., Ипатов М.А.	Гузаиров М.Б., Кочкин А.В.	В течение 2 дней после разработки плана проведения репетиций	Заявление
Заявка об аренде аудио- и видеооборудования	Арренда аудио- и видеооборудования	Менеджер проекта - Петрова Р.И., Ипатов М.А.	Чернышев А.А.	В течение 1 дня после разработки плана проведения репетиций	e-mail, встречи
Информационные приглашения гостям	Приглашение на фестиваль	Менеджер проекта - Петрова Р.И., Кодак Ю.А., Федорова Е.А.	Гости фестиваля	В течение 8 дней после разработки плана проведения репетиций	e-mail, факсы, телефонограммы
Сценарий фестиваля	Согласование сценария фестиваля	Менеджер проекта - Петрова Р.И., ведущие - Нафиков М.Р., Мухаметова Э.Р.	Руководитель проекта: ассистент кафедры - Иванова И.В.	В течение 3 дней после отправки приглашений гостям	e-mail, телефонограммы, встречи
Видеоролик	Согласование видеоролика	Цандеков С.А.	Менеджер проекта - Петрова Р.И., Руководитель проекта: ассистент кафедры - Иванова И.В.	По мере необходимости еженедельно	e-mail, телефонограммы, встречи
Отчеты по проекту	Согласование результатов	Команда проекта	Менеджер проекта	1-2 раза в неделю	e-mail, телефонограммы, встречи
Отчеты по проекту	Согласование результатов	Менеджер проекта	Руководитель проекта: ассистент кафедры - Иванова И.В.	1 раз в неделю	e-mail, телефонограммы, встречи
Отчет по проекту	Подведение итогов фестиваля	Менеджер проекта - Петрова Р.И.	Руководитель проекта: ассистент кафедры - Иванова И.В., заказчик проекта - кафедра «Управление инновациями»	После завершения фестиваля	Отчет, встречи

2.7.2 Распространение информации

В рамках процесса коммуникации отправитель отвечает за ясность и полноту информации (так, чтобы получатель мог правильно ее воспринять) и за обеспечение ее понимания получателем. Получатель отвечает за правильное получение всей информация и за ее правильное понимание. Коммуникации при реализации данного проекта могут принимать различные формы:

- Письменное и устное, слушать и говорить.

- Внутреннее (в пределах проекта) и внешнее (газета «Авиатор»).

- Официальное (отчеты) и неофициальное (записки, спонтанные беседы).

- Вертикальное (вниз и вверх по иерархии организационной структуры) и горизонтальное (на одном уровне).

Распространение информации включает в себя сбор информации, обеспечение доступа к ней для совместного использования и ее распространение среди участников проекта на протяжении всего жизненного цикла проекта. Распространение информации при реализации данного проекта может производиться различными способами:

- электронная почта (e-mail),

- телефон,

- SMS,

- факсы,

- встречи,

- совещания.

Менеджер проекта должен быть информирован о результатах проекта. Для этого он связывается различными способами с ключевыми участниками проекта. Анализ результатов включает в себя определение успехов и неудач проекта, а также выработку рекомендаций, направленных на улучшение выполнения проекта.

Документация о накопленных знаниях содержит:

- Документация проекта. К документации проекта могут относиться записки, документы, содержащие описание проекта, заявления, заявки, письма и др. Члены команды проекта могут также вести персональные записи по проекту.

- Отчеты по проекту. Официальные и неофициальные отчеты по проекту содержат информацию о состоянии проекта.

- Презентации проекта. Команда проекта предоставляет информацию официально или неофициально менеджеру проекта.

- Уведомление участников проекта. Участники проекта могут получать уведомления о решенных проблемах, одобренных изменениях и об общем состоянии проекта.

2.7.3 Отчетность по исполнению

Отчетность по исполнению - сбор и распространение информации участникам проекта о выполнении работ. Обычно такая информация относится к текущему использованию ресурсов для достижения целей проекта. Отчетность по исполнению должна содержать информацию о содержании, сроках, стоимости, качестве, рисках, поставках.

Отчеты могут предоставляться различными способами:

- по электронной почте (e-mail),

- по телефону,

- по SMS,

- по факсу,

- на встречах,

- на совещаниях.

Отчетность по исполнению может быть как в устном, так и в письменном виде и предоставляться менеджеру один раз в неделю или по выполнении работы.

Менеджер проекта организует совещания по оценке текущего состояния - это плановые регулярные события, имеющие целью обмен информацией по проекту. Совещания с командой управления проектом по оценке текущего состояния проводятся еженедельно, а с заказчиком раз в две недели. Результаты совещаний менеджер проекта предоставляет руководителю проекта после каждого собрания.

В отчетах об исполнении представляется в упорядоченном и суммированном виде собранная информация и анализ по результатам сравнения с базовым планом исполнения.

Анализ эффективности исполнения проекта часто порождает запросы на изменения, касающиеся отдельных аспектов проекта. Эти запрошенные изменения затем обрабатываются в рамках общего управления изменениями (раздел 2.1.6).

Если результаты отчетов команды проекта не соответствует требованиям или плану, то менеджер или руководитель вносит корректирующие действия, которые предусматривают внесение изменений, направленных на приведение ожидаемого будущего исполнения проекта в соответствие с планом исполнения проекта.

2.7.4 Управление коммуникациями проекта

Управление участниками проекта относится к управлению коммуникациями для удовлетворения потребностей участников проекта и решения возникающих проблем. Активное управление участниками проекта повышает вероятность того, что не произойдет сбоя исполнения проекта из-за нерешенных проблем с участниками проекта, способствует укреплению слаженности работы сотрудников, а также снижает вероятность нарушения нормального хода исполнения проекта. Управление участниками проекта входит в обязанности менеджера проекта.

В управлении участниками проекта используются методы коммуникации, определенные для каждого участника проекта в плане управления коммуникациями (таблица 17). Наиболее эффективным методом коммуникации и решения проблем участников проекта является организация совещаний с их участием. Если совещания с участием конкретных участников проекта по каким-либо причинам невозможно или нецелесообразно организовать, для обмена информацией и ведения диалогов можно использовать телефонную связь, электронную почту и другие средства коммуникации.

Если возникает проблема, то она формулируется и излагается таким образом, чтобы она могла быть решена. Определяется лицо, поставившее проблему, и обычно назначается срок, в течение которого она должна быть решена. Нерешенные проблемы могут стать серьезным источником конфликта и задержек в исполнении проекта.

Выработанные менеджером или руководителем проекта корректирующие действия предусматривают внесение изменений, направленных на то, чтобы дальнейшее исполнение проекта соответствовало плану проекта. Оформляется документация о накопленных знаниях, которая содержит информацию о причинах возникновения проблем, обоснование предпринятых корректирующих действий, а также иные накопленные знания, относящиеся к управлению участниками проекта. Накопленные знания документально оформляются, чтобы их можно было использовать в качестве части исторических баз данных при реализации следующих проектов. Менеджер обновляет план управления проектом, для того чтобы в нем нашли свое отражение изменения, внесенные в плане управления коммуникациями.

2.8 Управление качеством проекта

2.8.1 Планирование качества

В качестве показателей качества проекта можно выделить:

1) для заказчика - кафедры «Управление инновациями»:

- участие в организации и проведении фестиваля как можно большего числа студентов;

- проект должен быть осуществлен в установленные сроки;

- на фестиваль должны быть приглашены потенциальные работодатели (руководители организаций), руководители УГАТУ, абитуриенты, родители абитуриентов, студентов;

- на фестивале должны присутствовать все приглашенные гости;

2) для абитуриентов, родителей, руководителей организаций:

- фестиваль должен разъяснять смысл специальности;

- актовый зал дожжен быть комфортным и теплым;

- концертные номера должны быть познавательными, разнообразными, интересными, веселыми;

- интересный и продуманный смысл видеоролика;

- высокое качество изображения видеоролика;

- на фестивале должно быть высокое качество музыкального сопровождения;

- красивые декорации и украшения зала;

3) для студентов:

- на фестиваль должны быть приглашены потенциальные работодатели (руководители организаций);

4) для организаторов:

- должна быть организованная работа команды проекта;

- присутствие всех участников фестиваля на репетициях;

- своевременное выполнение работ проекта;

- присутствие на фестивале всех студентов специальности, преподавателей, гостей;

- спланированное выступление участников (согласно сценарию);

- видео- и аудиоборудование должно быть рабочим;

- видеоролик должен быть с участием студентов 1-5 курсов специальности и преподавателями кафедры.

2.8.2 Обеспечение качества

Процесс обеспечения качества - это принятие плановых систематических мер, обеспечивающих выполнение всех предусмотренных процессов, необходимых для того, чтобы проект удовлетворял требованиям по качеству.

Наблюдение за процессом обеспечения качества поручается менеджеру проекта. Менеджер организует систематические еженедельные совещания, созванивается с членами команды проекта для выяснения о ходе организации фестиваля, о результатах выполнения работ. Также менеджер анализирует полученные результаты, сравнивает их с планом качества и корректирует процессы для повышения качества. Проект будет удовлетворять требованиям по качеству, если все члены команды будут придерживаться плана организации фестиваля.

Постоянный процесс улучшения способствует снижению количества излишних или бесполезных операций, что, в свою очередь, повышает уровень производительности команды проекта. Улучшение процесса производится вследствие изучения, анализа и внесения изменений в организационные процессы.

2.8.3 Контроль качества

Процесс контроля качества включает в себя мониторинг результатов работ проекта для того, чтобы установить, удовлетворяют ли они соответствующим показателям качества, и определить пути устранения причин, вызывающих неудовлетворительные результаты. Управление качеством производится менеджером на всех этапах выполнения проекта. Контроль качества может включать в себя операции по устранению причин, вызывающих неудовлетворительное исполнение проекта.

Мониторинг производится менеджером проекта на протяжении всего проекта и проводится один-два раза в неделю. Менеджер посещает репетиции и созванивается со старостами, организаторами мероприятия, чтобы узнать о ходе подготовки к проведению фестиваля. Мониторинг включает в себя сбор и регистрацию данных о ходе подготовки мероприятия. После получения информации менеджер проекта анализирует данные, определяет отклонения показателей от установленных требований, в случае необходимости разрабатывает корректирующие действия, согласовывает результаты с руководителем проекта - Иванова И.В.

2.9 Корпоративная система управления проектами

2.9.1 Рекомендации по внедрению основных элементов и этапам создания корпоративной системы управления проектами

В целях решения проблем, связанных с конфликтами целей, приоритетов, сроков, назначений, ресурсов и отчетности в условиях комплексных работ (проектов) создается корпоративная система управления проектами, включающая в себя организационные изменения в компании (офис управления проектами), методологическую базу и информационную систему управления проектами.

Наличие корпоративной системы управления проектами и проектного документооборота, построенной на основе гибких и удобных в использовании инструментов позволяет обеспечить прогнозируемое и эффективное выполнение проектов в заданные сроки и в рамках бюджета.

Задачи, решаемые корпоративной системой управления проектами:

- Поддержка унифицированных (однотипных) бизнес-процессов управления проектами.

- Централизованное хранение описаний выполняемых и завершенных предприятием проектов.

- Предоставление доступа к планам проектов для менеджеров проектов, исполнителей и руководства.

- Предоставление унифицированного способа отчетности для исполнителей работ.

- Поддержка коллективной работы менеджеров проектов и исполнителей

- Централизованное хранение проектных документов и нормативно-справочной информации для выполнения работ по проекту, предоставление доступа к ним пользователям.

- Предоставление оперативного доступа к отчетам по проектам для руководства.

Корпоративная система управления проектами позволяет:

- повысить управляемость проектной деятельности компании за счет введения комплекса организационных, методических и информационных средств, формализующих и поддерживающих процессы управления проектами;

- использовать актуальную информацию о статусе проектов для контроля за проектной деятельностью и для принятия решений о существенных изменениях на основании оперативных данных по всем проектам;

- применять единый эффективный подход и средства управления проектами с четким разделением полномочий и ответственности ролей в проектном управлении;

- накапливать историческую информацию - базу знаний по проектам - для будущих проектов;

- повысить эффективность использования ресурсов компании, в том числе - упростить процедуру «вхождения в работу» нового руководителя проекта;

- усилить контроль качества, сроков и бюджета проектов.

Программная платформа предлагаемого решения базируется на Microsoft Office Project - одной из лучших систем управления проектами. Решение включает в себя следующие продукты и технологии:

- Microsoft Office Project Server - платформа для централизованного хранения описаний проектов и предоставления доступа к ним.

- Microsoft Windows SharePoint Services (Microsoft Office SharePoint Portal Server) - платформа для организации коллективной работы в рамках проектов, поиска информации и хранения проектной документации.

- Microsoft Office Project Professional - клиентский инструмент менеджера проекта, позволяет вводить сведения о календарном плане проекта и занятых ресурсах и публиковать эти сведения на сервере Project Server.

- Microsoft Office Project Web Access - Web-приложение для доступа к Project Server, предназначен как для менеджеров проектов, так и для исполнителей и руководства.

В рамках внедрения решения проводятся следующие работы:

- Анализ потребностей Заказчика и разработка технического задания на внедрение системы управления проектами.

- Разработка системной и прикладной конфигурации системы управления проектами, разработка дополнительных программных модулей. Разработка регламентов эксплуатации, резервного копирования и восстановления. Планирование интеграции со сторонними программными комплексами.

- Подготовка сетевой инфраструктуры Заказчика к развертыванию компонент системы управления проектами.

- Установка и настройка Project Server, а также сопутствующих инфраструктурных решений. Тестирование функционирования системы

- Обучение пользователей системы, а также технических специалистов.

2.9.2 Проектный офис и управляющий комитет

Офис управления проектом (Project management office, PMO) - это подразделение, осуществляющее централизацию и координацию управления приписанных к нему проектов. Проектным офисом является кафедра «Управление инновациями». Проектный офис руководит управлением проектами. Проектный офис оказывает поддержку менеджеру проекта по сбору и обработке информации и выполнению управленческих функций.

Среди ключевых функций можно выделить следующие:

-?Управление и координирование ресурсов всех проектов, управляемые PMO.

-?Определение и разработка методологии, наилучших практик и стандартов управления проектами.

-?Централизованный конфигурационный менеджмент для всех проектов.

-?Централизованное управление для общих и уникальных рисков для всех проектов

- Централизованная координация управления коммуникациями между различными проектами.

-?Обучающая платформа для менеджеров проектов

- Централизованный мониторинг всех бюджетов и графиков проектов PMO.

-?Координация общих стандартов качества проектов.

Команда управления проектом объединяет членов команды проекта, которые непосредственно вовлечены в управление проектом и принятие управленческих решений. Команда управление проектом включает менеджера проекта - студентку 4 курса специальности «Управление инновациями» Петрова Р.И. и куратора проекта - ассистента кафедры Иванова И.В.

Члены команды (исполнители) отчитываются перед менеджером проекта и несут ответственность за реализацию запланированных работ и результатов. Менеджер отчитывается перед куратором или проектным офисом.

2.9.3 Менеджер проекта

Менеджер проекта - лицо, ответственное за управление проектом и достижение целей прокта. Менеджер проекта несет ответственность за достижение целей проекта в рамках бюджета, в срок и с заданным уровнем качества Менеджер проекта может получать поддержку со стороны офиса проекта. При организации и проведении фестиваля менеджером проекта является студентка 4 курса специальности «Управление инновациями» Петрова Р.И. Функции менеджера проекта:

- Формирует организационную структуру проекта.

- Решает вопросы привлечения ресурсов на проект.

- Участвует в подборе, подготовке и мотивации персонала.

- Определяет ответственность, содержание работ и цели для каждого участника команды.

- Разрабатывает и согласует план проекта.

- Обеспечивает исполнение плана проекта.

- Координирует и принимает участие в работах по заключению контрактов в проекте и контролирует их своевременное исполнение и закрытие.

- Устанавливает все необходимые коммуникационные связи.

- Обеспечивает формирование эффективных информационных потоков в проекте, составление и предоставление отчетности.

- Поддерживает постоянную связь с заказчиком, разрешает все возникающие у него вопросы и обеспечивает получение всей необходимой информации от него для качественного выполнения работ по проекту.

- Контролирует и анализирует текущее состояние работ по проекту, прогнозирует возможные проблемы и предпринимает корректирующие действия.

- Координирует деятельность всех участников и контролирует изменения.

- Обеспечивает полное и своевременное закрытие проекта.

Проектный офис будет поддерживать менеджера проекта либо через куратора проекта Иванова И.В., либо напрямую с помощью заведующего кафедрой. Члены команды проекта будут отчитываться напрямую перед менеджером проекта. Менеджер проекта отчитывается напрямую перед куратором или проектным офисом.

2.9.4 Информационная система управления проектами

На кафедре «Управление инновациями» в настоящее время внедрена система оперативного управления «Мотив». При реализации данного проекта можно воспользоваться данной системой.

Она позволяет создать электронный документооборот на кафедре, электронный архив для хранения данных, контроль исполнения поручений, проектов. Доступ к системе может осуществляться через Интернет.

Для работы с электронным документооборотом достаточно обладать минимальным умением работы с офисными приложениями. Применение данного модуля обеспечивает:

* возможность коллективной работы над документами;

* значительное ускорение поиска и выборки документов (по различным атрибутам);

* улучшение контроля над исполнением документов;

* повышение безопасности документов;

* повышение сохранности документов;

* повышение удобства их хранения;

* интеграция со службами доставки электронной почты и SMS сообщений.

Данная система позволит создавать иерархическую структуру взаимодействия команды проекта между собой, организовывать совместную работу над проектами и документами, генерировать отчеты о ходе выполнения проектов и задач, позволит менеджеру, куратору и заказчику контролировать процесс реализации проекта.

Для повышения оперативности в информировании команды проекта о различных событиях, система «Мотив» интегрирована со службами доставки электронной почты и SMS-сообщений. Пользователи могут самостоятельно настраивать систему для получения разных типов уведомлений, чем обеспечивается свободный выбор уровня информированности каждым членом команды проекта. Благодаря этому можно обеспечить мгновенный обмен информацией между менеджером, командой проекта, руководителем и заказчиком проекта.

Программное обеспечение для управления проектами - это комплексное программное обеспечение, включающее в себя приложения для планирования задач, составления расписания, контроля цены и управления бюджетом, распределения ресурсов, совместной работы, общения, быстрого управления, документирования и администрирования системы, которое используются совместно для управления проектами.
Одной из наиболее распространенных возможностей является возможность планирования событий и управления задачами. Требования могут различаться в зависимости от того, как используется инструмент. Наиболее распространенными являются:

планирование различных событий, зависящих друг от друга;

планирование расписания работы сотрудников и управление ресурсами;

расчет времени, необходимого на решение каждой из задач;

сортировка задач в зависимости от сроков их завершения;

управление нескольким проектами одновременно.

Программное обеспечение для управления проектами предоставляет большое количество требуемой информации, такой как:

список задач для сотрудников и информацию распределения ресурсов;

обзор информации о сроках выполнения задач;

ранние предупреждения о возможных рисках, связанных с проектом;

информации о рабочей нагрузке;

информация о ходе проекта, показатели и их прогнозирование.

Одним из типов программного обеспечения для управления проектами являются Desktop (Десктопные). Программное обеспечение находится на десктопе каждого пользователя. Это предоставляет наиболее гибкий интерфейс. Такие приложения обычно позволяют сохранять информацию в файл, который в дальнейшем может быть выложен в общий доступ для других пользователей или же данные хранятся в центральной базе данных. Как пример, можно привести приложение Microsoft Project.

В ходе реализации проекта была составлена структурная декомпозиции работ в виде диаграммы Ганта при помощи Microsoft Project.

Microsoft Project создан, чтобы помочь менеджеру проекта в разработке планов, распределении ресурсов по задачам, отслеживании прогресса и анализе объёмов работ.

2.10 Управление стоимостью проекта

корпоративный управление инновация

2.10.1 Стоимостная оценка

Смета затрат на организацию и проведение фестиваля представлена в таблице 18.

Таблица 18 - Смета затрат на организацию и проведение фестиваля

Наименование работ	Наименование затрат	Количество	Цена	Стоимость, руб.
Звонки старостам групп для сбора заявок	Мобильная связь	10 звонков по 7 минут	0,99	69,30
Звонки руководителю проекта	Мобильная связь	10 минут	0,99	9,90
Покупка канцелярских Принадлежностей (ручки, бумага)	Канцелярские принадлежности (ручки, бумага)	1	10, 35	45
Покупка грамот	Грамоты	11	17	187
Украшение актового зала	Воздушные шары (по одному от каждого студента группы)	88	8	704
	Плакаты от каждой группы	5	20	100
Установка Видео- и аудиооборудования	Батарейки для микрофонов	10 (по 2 батарейки от каждой группы студентов)	40	400
Аренда оборудования	Арендная плата оборудования	-	-	-
Аренда актового зала	Арендная плата актового зала	-	-	-
Оплата электроэнергии	Электроэнергия
Оплата заработной платы	Затраты на оплату труда	-	-	-
Отчисления на социальные страхования	Социальные страхования
Оплата отопления	Отопление	-	-	-
Оплата Интернет	Интернет	-	-	-
Итого	1515,20

Затраты на организацию и проведение фестиваля составят 1515,2 руб.

2.10.2 Разработка бюджета расходов

Бюджет проекта «Организация и проведение фестиваля» представлен в таблице 19.

Таблица 19 - Бюджет проекта

№	Статья	10.10.2011	17.10.2011	23.03.2012	Итого
1	Взносы студентов 1-5 курсов			1760
2	Взносы менеджера	130
3	Взносы кафедры			200
4	Итого доходы (1+2)	130		1960	2090
5	Звонки старостам групп	34,65	34,65
6	Звонки руководителю проекта		9,90
7	Воздушные шары			704
8	Плакаты от каждой группы			100
9	Канцелярские принадлежности (ручки, бумага)	45
10	Батарейки для микрофонов			400
11	Грамоты			187
12	Итого расходы (4+5+6+7+8+9)	79,65	44,55	1391	1515,20
13	Прибыль (3-10)	50,35	-44,55	569	574,80
	Прибыль с нарастающим итогом	50,35	5,80	574,80

Из таблицы видно, что прибыль составила 574,80 руб., которая останется в резерве кафедры. Она будет использована при организации следующего фестиваля специальности «Управление инновациями».

2.10.3 Управление стоимостью проекта

Управление стоимостью проекта включает в себя:

- Воздействие на факторы, вызывающие изменения базового плана по стоимости.

- Проверка того, что запрошенные изменения получили одобрение.

- Управление изменениями по мере их возникновения.

- Обеспечение того, что потенциальное превышение стоимости не приведет к увеличению расходов сверх пределов финансирования, как периодических, так и проекта в целом.

- Осуществление мониторинга выполнения стоимости с целью обнаружения и анализа отклонений от базового плана по стоимости.

- Точное фиксирование и ведение записей всех соответствующих изменений в затратах, имеющих отличия от базового плана по стоимости.

- Информирование команды проекта об утвержденных изменениях.

- Выполнение действий, необходимых для того, чтобы превышения стоимости затрат оставались допустимых пределах (покупка более дешевых ресурсов).

Все выше перечисленные действия выполняет менеджер проекта, который в частности осуществляет мониторинг выполнения стоимости, следит за приобретением всех необходимых ресурсов, следит за тем, чтобы не происходило превышение стоимости затрат, информирует команду проекта об изменениях в затратах и, в случае необходимости, осуществляет сбор средств на дополнительные расходы.

Метод освоенного объема -- интегрированный анализ исполнения календарного плана проекта и бюджета по стоимостным оценкам, наиболее распространенный метод измерения исполнения проекта и его управления (освоенный объем задачи -- это утвержденный бюджет, выделенный на ее решение).

Так как запланированными и фактически выполненными работами являются звонки старостам групп для сбора заявок, звонки руководителю проекта и покупка канцелярских принадлежностей, то рассчитаем необходимые показатели только для этих работ.

При использовании метода освоенного объема необходимо рассчитывать следующие ключевые значения для каждой плановой операции, пакета работ и контрольного счета:

- Плановая стоимость запланированных работ или плановый объем (PV) - это бюджетная стоимость работы, которая согласно расписанию должна быть выполнена в результате операции или элемента ИСР к определенному сроку. Алгоритм вычисления планового объема: необходимо вычислить сумму прямых расходов по проекту (по всем задачам), умноженных на плановый процент выполнения работ. Таким образом, если работа по плану должна быть выполнена полностью, то плановый процент выполнения составляет 100%, если работа в соответствии с планом не должна быть начата к дате мониторинга, то плановый процент равен 0% (130 руб.).

- Плановая стоимость выполненных работ или освоенный объем (EV) - это указанный в бюджете объем работы, действительно выполненный в результате плановой операции или элемента ИСР в течение определенного периода времени. Вычисление освоенного объема осуществляется следующим образом: вычисляется сумма запланированных прямых расходов по проекту (по всем задачам), умноженных на фактический процент выполнения работ (130 руб.).

- Фактическая стоимость выполненных работ (AC) - это общая стоимость выполнения работы в результате плановой операции или элемента ИСР в течение определенного периода времени (124,20 руб.).

Ключевыми показателями методики освоенного объема являются:

1) Отклонение по стоимости (CV): равно разнице между плановой стоимостью выполненной работы и ее фактической стоимостью:

CV = EV - AC, (1)

где CV - отклонение по стоимости;

EV - освоенный объем;

AC - фактическая стоимость выполненной работы.

Подставляя данные в формулу (1) рассчитаем отклонение по стоимости:

CV = 130-124,20=5,80 руб.

Так как ОПС>0, то произошла экономия средств.

2) Отклонение по срокам (SV): равно разнице между плановой стоимостью выполненной работы и плановой стоимостью запланированных работ:

SV = EV - PV, (2)

где SV - отклонение по срокам;

EV - освоенный объем;

PV - плановая стоимость запланированных работ.

Подставляя данные в формулу (2) рассчитаем отклонение по стоимости:

SV =130-130=0 руб.

Так как SV=0, то запланированные работы выполнены в срок.

3) Коэффициент выполнения бюджета (или индекс выполнения стоимости) - CPI вычисляется по формуле:

, (3)

Подставляя данные в формулу (3) рассчитаем коэффициент выполнения бюджета:

.

Если индекс выполнения стоимости больше 1, это означает, что фактическая стоимость оказалась меньше плановой.

3) Коэффициент выполнения календарного плана (или индекс выполнения сроков) - SPI.

, (4)

Подставляя данные в формулу (4) рассчитаем коэффициент выполнения календарного плана:

Значение коэффициента равно 1.0, это означает, что завершены все работы, которые запланированы.

Оптимизация проекта по времени, ресурсам, стоимости не требуется.

3. Описание моделей

На рисунке 9 представлена контекстная диаграмма функциональной модели проекта «Организация и проведение фестиваля специальности «Управление инновациями». Построение функциональных моделей (стандарт IDEF0) осуществляется в программе BPwin.

Рисунок 9 - Контекстная диаграмма функциональной модели проекта «Организация и проведение фестиваля специальности «Управление инновациями»

Вход: требования заказчика, актовый зал, аудио- и видеооборудование, украшения (воздушные шары, плакаты), грамоты участникам и организаторам, фотографии студентов 1-5 курсов и преподавателей.

Управление: стандарт PMBOK 2004, методические указания по курсовой работе.

Механизмы: заказчик, менеджер проекта, руководитель проекта, команда проекта.

Выход: подготовленный проект по организации и проведению фестиваля.

На рисунке 10 представлена декомпозиция контекстной диаграммы.

Рисунок 10 - Декомпозиция контекстной диаграммы

На рисунке 11 представлена декомпозиция блока «Выполнить инициацию проекта».

Рисунок 11 - Декомпозиция блока «Выполнить инициацию проекта»

На рисунке 12 представлена декомпозиция блока «Выполнить планирование».

Рисунок 12 - Декомпозиция блока «Выполнить планирование»

На рисунке 13 представлена декомпозиция блока «Осуществить исполнение проекта».

Рисунок 13 - Декомпозиция блока «Осуществить исполнение проекта»

На рисунке 14 представлена декомпозиция блока «Выполнить мониторинг и контроль».

Рисунок 14 - Декомпозиция блока «Выполнить мониторинг и контроль»

Построение информационных моделей (стандарт IDEF1X) осуществляется в программе ERwin.

Список использованных источников

1. Project Management Institute (PMI), Руководство к Своду знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK®). - USA: Project Management Institute, Inc., 2004. - 388с.

2. Все о менеджменте и IT [Электронный ресурс] Режим доступа: http://vernikov.ru/management/project-management/pmbok-2004.html, свобод-ный. Яз. рус. Описание основано на версии, датированное 14.12.2011.

3. Управление проектами [Электронный ресурс] Режим доступа: http://ru.wikipedia.org/wiki/Управление_проектами, свобод-ный. Яз. рус. Описание основано на версии, датированное 14.12.2011.

4. Проект [Электронный ресурс] Режим доступа: http://ru.wikipedia.org/wiki/Проект, свобод-ный. Яз. рус. Описание основано на версии, датированное 14.12.2011.

5. Мустаев И.З., Методические рекомендации по выполнению курсовой работы по дисциплине «Управление инновационными процессами» / Сост. Мустаев И.З.-- Уфа: УГАТУ, 2009.-- 16с.

Размещено на Allbest.ru