Організація документообігу приватного підприємства

Всі реєстровані документи на підприємстві, що проходять через канцелярію, мають реєстраційний номер. Після чого кур'єри доставляють документацію за призначенням. Далі документ реєструється секретарем структурного підрозділу, в який він був направлений.

Внутрішнім документам: наказам, розпорядженням, вказівкам і ін. розпорядчим документам в день підписання привласнюється індивідуальний номер і дата, в розпорядчому документі по кадровій роботі після індивідуального номера ставиться маленька літера «к».

Основними реквізитами документа є:

- реєстраційний номер документа. Даний номер однозначно дозволяє послатися на документ, що пройшов через канцелярію. Структура реєстраційного номера може бути різна для всіх видів документів;

- джерело документа. Указує звідки отриманий документ. Для вхідних документів це стороння організація, для внутрішніх і документів, що виходять це або підрозділ або конкретна особа з керівництва підприємства;

- відповідальний виконавець документа. Вказується співробітник підприємства, якому доручено виконання даного документа або який розробив даний документ. Виконавець документа завжди один. Іноді зустрічаються два виконавця документа (для документів тривалого виконання при зміні кадрового складу підприємства);

- код документа по номенклатурі справ підприємства. Даний атрибут відносить документ до того або іншого круга типових питань, що вирішуються підприємством в своїй виробничій діяльності. Номенклатура справ - це формальний список справ підприємства, який затверджується заздалегідь на певний період часу (зазвичай на рік). Раніше дана номенклатура була достатньо статичною, в сучасних умовах номенклатура справ є високо динамічним документом, який може оновлюватися 1-4 рази на рік. Далі в документах можуть бути атрибути, специфічні для даного типу документа.

Вхідні документи мають, окрім базових атрибутів, ще:

- контрольний термін виконання. Даний атрибут береться або безпосередньо з вхідного документа (де він може бути вказаний) або з типу вхідного документа, яка визначає терміни відповіді на ті або інші вхідні;

- контролююча особа. Звичайно це одна з перших осіб підприємства, яке призначає конкретного виконавця документа і ставить резолюцію “Про виконання доповісти”. Даний атрибут проставляється не на всіх вхідних документах, а тільки на найбільш важливих, відповідальних.

Внутрішні документи окрім стандартних атрибутів можуть мати ще наступні:

- список підрозділів підприємства для ознайомлення;

- контрольний термін ознайомлення або виконання;

- список виконавців документа.

Документи, що виходять мають наступні додаткові атрибути:

- документ - основа. Цей атрибут є завжди, оскільки такі документи завжди породжуються на основі або з тих, що входять, або внутрішніх.

- список розсилки;

- контрольний термін відповіді.

Всі документи, що проходять через канцелярію, є зв'язаними документами, в тому сенсі, що більшість з них посилається на інші документи. Найбільш типовим випадком є вхідний документ, який практично завжди породжує відповідний йому вихідний.

Без зв'язків, як таких, можуть з'являтися тільки внутрішні документи. Вхідні документи можуть мати зв'язки як на ті, що виходять, так і на ті, що входять. Всі документи зв'язані як в системі управління документами, так і в системі контролю виконання. У цьому сенсі тут спостерігається деяке дублювання зв'язків.

Зв'язки в більшості випадків направлені за принципом: “головний -підлеглий”. Іноді зустрічаються не направлені зв'язки, які об'єднують споріднені документи (документи, присвячені одному питанню).

Основним процесом документообігу є проходження по підприємству вхідних документів. На підприємстві канцелярія відповідає за терміни виконання вхідних документів: хто і коли затримав виконання документа. При цьому існує два основні маршрути проходження документа:

- безпосередньо виконавцеві;

- на ухвалення рішення керівництвом.

Значна частина проблем канцелярії виникає через те, що вона зобов'язана контролювати тільки відповідальних виконавців, а не повний ланцюжок обробки документа. Повний ланцюжок обробки документа контролюється на рівні структурних підрозділів.

Для реєстрації всіх видів документів (що входять, внутрішніх, що виходять) застосовується єдина реєстраційна карта, що забезпечує облік, пошук і контроль виконання документів. На одній стороні картці реєструється вхідний, ініціативний документ і внутрішні документи.

Контроль виконання документів забезпечує своєчасне і якісне вирішення питань, що містяться в документі, обхват всіх контрольованих документів. Обов'язковому контролю підлягають: законодавчі акти; розпорядчі або нормативні документи вищестоящих організацій; основні документи установ - кореспондентів і власні документи по основній діяльності установи; пропозиції, заяви і скарги громадян. Контрольна технологія включає контроль: по суті питання, поставленого в документі; за термінами виконання; за формою виконання. Контроль по суті питання реалізує керівник підприємства. Контроль за термінами і формою виконання здійснює канцелярія. У цих цілях канцелярія перевіряє безпосередньо виконання документа, враховує результати контрольної роботи, аналізує використання та інформує про це керівництво.

Існують типові і індивідуальні терміни виконання документів. Індивідуальні терміни визначаються керівником підприємства або указуються в самому документі. Останні документи контролюються по типових термінах, що встановлюються для певних видів і категорій документів. Ці терміни розробляються в кожній установі і закріплюються в інструкції по діловодству. Типові терміни, як правило, мають бути орієнтовані на 10 днів. Триваліші терміни встановлюються для складних категорій документів. Термін виконання документа обчислюється з моменту його надходження на підприємство.

Терміни виконання можуть бути продовжені тільки з відома особи, що їх встановила. Продовження термінів виконання, якщо в цьому є необхідність, по отриманню документа повинно бути оформлено не менше чим за два-три дні до закінчення часу виконання. Контроль здійснюється як до закінчення терміну (попередній), так і після його закінчення (подальший).

Як правило, контроль виконання здійснюється по контрольних екземплярах реєстраційних карток. На таких картках ставиться умовний контрольний знак «К» або слово «Контроль», поміщаються вони в контрольну картотеку, що систематизується по термінах виконання документів. Контрольна картотека розділяється на секції: виконувані протягом місяця; виконані; виконувані в триваліший термін; прострочені документи. Дані про узагальнення документів за станом на перше число кожного місяця докладаються керівництву.

Контроль за виконання документів на підприємстві, як правило, здійснює співробітник канцелярії. У його основні обов'язки входять: перевірка відповідності документів, що готуються, документам вищестоящих органів; заповнення контрольних карток на накази і доручення керівництва і інші контрольовані документи; оцінка контрольної картотеки; сповіщення виконавців про терміни виконання; виявлення і повідомлення про причини невиконання документів у встановлений термін; підготовка аналітичних матеріалів про хід і причини затримки виконання документів. Цей співробітник може вимагати від виконавців інформацію про хід виконання документів.

На підприємстві існує технологія автоматизованого контролю виконання документів. В цьому випадку до контрольної роботи притягується відділ інформаційних технологій. Відповідні посадові особи відділу проводять роботу по кодуванню поставлених на автоматизований контроль документів, зокрема всіх обов'язкових реквізитів РКК (реєстраційно-контрольна картка), поповнення ними банку даних. У свою чергу встановлюється двосторонній зв'язок відділу із структурними підрозділами - виконавцями конкретного документа. У встановлений термін (квартал, місяць) відділ інформаційних технологій видає підрозділам - виконавцям документ з переліком і термінами контрольованих документів, а виконавці повідомляють в електронній формі стан виконання по кожному документу.

При автоматизованій формі контролю пошук необхідної інформації може здійснюватися за формальними ознаками (видом документа, даті, виконавцеві, кореспондентові, терміну виконання) і за змістом -- текстовим блокам (заголовки, анотації, частини тексту). У відділі інформаційних технологій пошук (зберігання масиву, пошук і видача інформації) здійснюється за допомогою збігу формальних ознак запиту формальним ознакам документа, що зберігається в пам'яті ЕОМ. Пошук по тексту здійснюється шляхом зіставлення текстів запиту з текстами схожих документів. Підсумком автоматизованого пошуку є виведення інформації або довідки про відсутність цієї інформації.

Ведення технологічного процесу документообігу на підприємстві покладається на відділ інформаційних технологій, який зобов'язаний:

- здійснювати дієвий контроль за термінами виконання документів, їх якісною підготовкою і оформленням;

- забезпечувати своєчасний розгляд документів, що йдуть на розгляд керівництву; перевіряти якість підготовки і оформлення документів, що йдуть на підпис керівництву;

- забезпечувати оформлення, друк і розсилку нормативно-розпорядчих документів;

- організовувати обслуговування документації діяльності колегій, постановку діловодства в підрозділах підприємства; запрошувати у керівників структурних підрозділів зведення про діловодну роботу;

- привертати фахівців структурних підрозділів до підготовки проектів документів для керівництва;

- повертати виконавцям документи, складені і оформлені з відступами від вимог документних нормативів.

Отже, як показав аналіз організація документообігу на підприємстві складає повний цикл обробки і руху документів з моменту їх створення до завершення виконання і відправки.

Вхідні документи реєструються і передаються на виконання.

Рух документів, що виходять на підприємстві реалізується в наступному порядку: підготовка проекту документа і його виготовлення; узгодження і візування документа; підписання; реєстрація; відправка.

Рух внутрішніх документів включає: підготовку, оформлення, узгодження і виконання. До внутрішніх документів відносяться: накази, протоколи, акти, інструкції, положення, правила, доповідні записки, пояснювальні записки, заяви, розпорядження, вказівки, довідки.

Основними атрибутами документа на підприємстві є:

- реєстраційний номер документа. Даний номер однозначно дозволяє послатися на документ, що пройшов через канцелярію;

- джерело документа. Вказує звідки отриманий документ. Для вхідних документів це стороння організація, для внутрішніх і тих, що виходять це або підрозділ або конкретна особа з керівництва підприємства;

- відповідальний виконавець документа. Вказується співробітник підприємства, якому доручено виконання даного документа або який розробив даний документ;

- код документа по номенклатурі справ підприємства. Даний атрибут відносить документ до того або іншого круга типових питань, що вирішуються підприємством в своїй виробничій діяльності.

На підприємстві існує технологія автоматизованого контролю виконання документів. Контроль виконання документів забезпечує своєчасне і якісне вирішення питань, що містяться в документі, обхват всіх контрольованих документів.

2.2 Рекомендації до вдосконалення організації документообігу приватного підприємства «Елефант»

На основі проведеного аналізу можна зродити висновки, що документообігу приватного підприємства «Елефант» організовано на належному рівні, але можна виділити ряд питань, розв'язання яких могло б вдосконалити організацію документообігу установи та зменшити витрати на деякі види операцій із документами

Важливим сучасним засобом вдосконалення документообігу є комп'ютеризація операцій не тільки складання, а й обробки документів. Основне значення його полягає в тому, що технічні засоби повинні застосуються на тих дільницях і такій продуктивності, які дозволяють, отримати економічний ефект, окупити витрати на їх придбання та експлуатацію. Комп'ютер став незамінним помічником. Використання комп'ютерів допомагає виконувати широке коло задач, таких як створення і редагування документів, реєстрація документів і контроль за їх виконанням, збереження і пошук поточних документів. Здійснюється архівне збереження документів, пошук необхідної інформації, прийом і передача документів по мережі (як локальної, так і глобальної), а також організація робочого часу користувача.

Визначаючи досвід організації документообігу, нормативну базу, яка забезпечує організацію роботи, можна надати рекомендації для використання в роботі даного підприємства локальної та глобальної комп'ютерної мережі, а також використання автоматизованих систем діловодства. Комп'ютерна мережа призначена для об'єднання декількох комп'ютерів з метою обміну даними. Мережа дає можливість використовувати загальні ресурси. Це можуть бути бази даних, програми, зовнішні пристрої. Використання автоматизованих систем сприяє покращенню організації документообігу, оформленню документів і в цілому організації діловодства на підприємстві.

Закон «Про електронний цифровий підпис» дає визначення: електронний документ - документ, у якому інформація представлена в електронно-цифровій формі.

Електронно-цифрова форма документа дозволяє розробляти, впроваджувати і використовувати прогресивні засоби електронної обчислювальної техніки.

Обсяг електронного документообігу постійно збільшується, особливо в зв'язку з розвитком всесвітньої мережі Інтернет і можливістю обміну документами по електронній пошті, а також зі зростаючою популярністю Інтернет [8, с.16].

Електронний документ повинний відповідати наступним вимогам:

- створюватися, оброблятися, зберігатися, передаватися і прийматися за допомогою програмних і технічних засобів;

- містити реквізити, що дозволяють підтвердити його дійсність і цілісність;

- бути відображеним (відтвореним) у формі, зрозумілої для сприйняття.

Електронний документообіг - процес руху, обробки, збереження й обміну електронними документами. Електронний документообіг регулюється різними нормативними актами: державними; міжгалузевими; галузевими і локальними актами підприємства.

При використанні автоматизованих систем у документообігу основне значення відводиться місцю та ролі техніки в загальній схемі руху документів. Побудова комп'ютерної мережі передбачає зміну потоків документів традиційної системи управління і все більшу їх реалізацію за допомогою комп'ютерних технологій. Важливе значення при цьому має прийнятий в системі управління порядок придання юридичної сили електронним документам, тобто документам, що створюються за допомогою електронно-обчислювальної техніки і особливо на машинних носіях.

Головне завдання полягає в тому, щоб уникнути паралельної участі в документообігу традиційної та електронної документації, що містить дубльовану інформацію. Тому для використання працівниками апарату управління рекомендується направляти тільки перероблену та систематизовану документну інформацію, а вихідну передавати на зберігання в архів безпосередньо після перенесення даних на комп'ютерний носій.

Неможливо побудувати ефективну систему управління на основі двох систем управління документаційної діяльності: формальної та функціональної. Вони повинні бути нерозривно зв'язані в єдине в масштабі всього підприємства. Це означає, що правила обліку і контролю за рухом документів повинні поширюватися на всі підрозділи і всіх робітників, що працюють з документами. У той же час при вирішенні різних функціональних завдань й обробці зв'язаних з ними документів повинні використовуватися спеціалізовані правила роботи з документами й інформацією, що утримується в них [25, с.60].

Якість автоматизації залишається найважливішим фактором як при виборі, так і при створенні системи. Автоматизовані системи обліку, створювані розроблювачами програмного забезпечення, постійно удосконалюються і поліпшуються, багато в чому полегшуючи працю.

Сьогодні одним з варіантів рішення задачі автоматизації роботи з паперовими документами є використання автоматизованих систем по діловодству. Важливим кроком автоматизації є раціональна організація управлінських процедур, зокрема створення сучасних систем діловодства.

Відомо, що раціональне управління документами приводить до зростання продуктивності роботи співробітників, полегшенню доступу до інформації для ухвалення управлінських рішень, поліпшенню виконавської дисципліни і, отже, загальному підвищенню якості управління.

Для поточної роботи необхідно вчасно одержувати копії окремих документів по основній діяльності. Системи по діловодству нададуть будь-яку інформацію, що знаходиться в базі даних системи [28, с.13].

При інтеграції системи обліку в систему автоматизації діловодства, коли внутрішня інструкція з діловодства допускає візування документів в електронному виді, система документообігу сама забезпечує проведення процесу візування. При необхідності візування на паперовому носії система по діловодству дозволить проконтролювати доставку документа всім особам, що візують, відстежити терміни узгодження і підписання, що украй важливо для підготовки наказів.

При залученні системи по діловодству всі зміни, внесені в документ який візується, фіксуються в електронній картці. При затвердженні документа керівник може переглянути етапи внесення змін у документ на стадії візування. При наявності на підприємстві спеціалізованих служб, що відповідають за внутрішній документообіг, фахівцю з проведення наказів служби управління персоналом залишається тільки контролювати проходження документа. На жаль, більшість систем документообігу, скоріше, забезпечують розсилання інформації, ніж керують реальним паперовим документообігом [23, с. 28].

Традиційно для доставки документів намагаються використовувати електронну пошту, тому що робота стандартних поштових систем, як правило, не задовольняє адміністративним вимогам. Використання системи діловодства для прийому первинних даних з підрозділів дозволяє вирішувати всі адміністративні проблеми передачі. Система не тільки допоможе розіслати запити на документи по підрозділах і проконтролювати їхнє відправлення, але і перевірить дійсність електронних цифрових підписів на документах, а також автоматично завантажить їх у базу даних. Процес паперової передачі даних (замість електронної) необхідний лише для підтвердження підпису відповідальної особи. Використання локальної мережі дозволить довіряти автоматичному завантаженню внутрішньої звітності і знизить працезатрати працівників.

Таким чином, майбутнє за інтеграцією професійної системи обліку і системи управління документообігом. Використання систем автоматизації дозволить:

- захистити передані дані. Практично вся кадрова інформація відноситься до конфіденційних зведень. Для одержання даних стороннім підрозділам або надається доступ до бази даних, або інформація висилається в електронному або паперовому виді;

- ще одною важливою перевагою інтеграції є механізми введення великих кількостей паперових документів. Якщо робоче місце обладнати сканером для завантаження копій документів у базу даних, це, безсумнівно, дасть виграш у продуктивності при наданні копій документів. Але максимальне зниження працезатрат дасть лише механізм використання потокового сканування документів, реалізований у деяких системах. При наявності підрозділу централізованої обробки документів система автоматично одержує і зберігає електронну копію документа.

При розсиланні по електронній пошті адресат одержує документ практично моментально після його відправлення. А потім електронний документ може бути відтворений у будь-якому виді та формі: відкритий на екрані комп'ютера, перенесений на паперовий носій, перенесений або скопійований на різні матеріальні носії інформації (дискети, CD-диски і т.д.).

Використання електронної пошти надає користувачам можливості:

- оперативної доставки електронних документів адресатам;

- одночасного розсилання будь-якій кількості адресатів;

- одержання підтвердження про доставку документів по призначенню;

- редагування отриманих документів, їхнього збереження і пересилання;

- дозвіл на друк отриманих документів.

Після одержання електронних документів їх необхідно зареєструвати. Перевірка дійсності електронного документа здійснюється з використанням засобів перевірки електронного цифрового підпису. Дійсність документа вважається підтвердженою, якщо в результаті перевірки електронного цифрового підпису встановлюється незмінність усіх реквізитів. Під електронним цифровим підписом розуміється реквізит електронного документа, призначений для його захисту від підробки, отриманий у результаті криптографічного перетворення інформації з використанням закритого ключа електронного цифрового підпису, який і дозволяє ідентифікувати власника сертифіката ключа підпису, а також відсутність перекручування інформації в електронному документі.

Потім керівник підприємства проставляє на документах резолюцію, і по внутрішній мережі підприємства вони розсилаються на робочі місця виконавців. Процес виконання електронних документів аналогічний виконанню документів на паперових носіях.

Правове регулювання в сфері обігу електронних документів спрямовано:

- на реалізацію єдиної державної політики в сфері обігу електронних документів;

- забезпечення безпеки і захисту інформації при її створенні, обробці, збереженні, передачі і прийомі;

- забезпечення прав і законних інтересів користувачів електронних документів;

- правове забезпечення технології створення, обробки, збереження, передачі і прийому електронних документів.

Термін збереження електронних документів такий, як і в паперових. І тому що довгострокове збереження великої кількості документів у пам'яті персонального комп'ютера складає деяку складність, доцільно формувати спеціальні архіви електронних документів на компакт-дисках [23, с.29].

При створенні електронних архівів повинні виконуватися наступні вимоги:

- електронні документи повинні бути захищені від несанкціонованого доступу і внесення змін;

- організація доступу до документів повинна вироблятися в порядку, передбаченому відповідними нормативними актами;

- користувачам повинна бути надана можливість представлення електронних документів у виді копії на паперовому носії;

- користувачам повинна бути надана можливість підтвердження дійсності електронних документів протягом усього терміну їхнього збереження.

Ведення електронної документації надає додаткові можливості для діловодства, роблячи процеси підготовки й обробки документів більш ефективними, але в той же час накладає деякі обмеження і висуває визначені вимоги до підприємства.

Сучасні системи автоматизації діловодної діяльності і документаційного забезпечення управлінської діяльності підприємства підтримують повний життєвий цикл документа.

У цілому, сучасні системи автоматизації діловодної діяльності тією чи іншою мірою забезпечують:

- реєстрацію всієї кореспонденції, що надходить, включаючи листи і звертання громадян;

- реєстрацію усієї вихідної кореспонденції і внутрішніх документів підприємства;

- введення резолюції, звітів про виконання, узгодження (візування) документів;

- списання документів у справу відповідно до номенклатури справ;

- контроль своєчасного виконання доручень, звертань громадян, а також резолюцій і вказівок керівництва; перевірку правильності і своєчасності виконання документів;

- пошук документів і одержання статистичних звітів по документообігу підприємства.

Спектр сучасних систем автоматизації діловодства й документообігу досить різноманітний щодо їх функціонального й технологічного рівня. Більшість вітчизняних систем документообігу побудовані на базі західних інформаційних систем, але на ринку вже з'явились і вітчизняні розробки, які відповідають державним стандартам і враховують специфіку вітчизняного діловодства (мову, традиції ведення та організації, нормативні вимоги, технологію автоматизації) [25, с.101].

У якості рекомендації для використання автоматизованих систем діловодства на підприємстві можна назвати такі:

«Бос-Референт» - виконує централізоване зберігання, пошук, пересилку складних документів будь-яких форматів і розмежування доступу до них.

«Євфрат-99» - забезпечує комплексну автоматизацію діловодства, охоплюючи реєстрацію, контроль виконання, організацію та обслуговування електронного архіву документів, отриманих із різних джерел. Пошук тексту за змістом документа й за реквізитами, морфологічний аналіз документів, підтримка широкого спектру графічних форматів. Підтримуються додаткові можливості: тестування баз даних, архівування, функції фільтрування інформації.

«Справа» - поняття предметної сфери діловодства, взяті із нормативних документів, інформаційна та функціональна моделі діловодства, побудовані з урахуванням міжнародних стандартів структурного аналізу і проектування систем з використання сучасних CASE-технологій. Розроблений Web-орієнтований варіант системи для розподіленої роботи з документами в Інтернеті.

«Крон» - забезпечує електронний підпис, спільне використання й контроль версій, поштову систему, систему реєстрації та виконання як простих, так і складних документів.

«Оптіма» - комплексна система управління потоками робіт і організації конфіденційного документообігу.

«Інтертраст» - система електронного документообігу й автоматизації діловодства підприємства.

Система містить у собі три підсистеми.

«Діловодство» -- комплект баз даних для автоматизації документообігу підприємства. Система забезпечує: реєстрацію всіх документів підприємства; контроль документів, резолюцій керівництва, доручень; статистичний аналіз виконавської дисципліни співробітників; автоматичну доставку електронних документів виконавцям; ведення електронного архіву документів.

«Малий офіс» -- комплект баз даних для автоматизації офісної діяльності підприємств. У комплект входять бази даних: Реєстрація документів, Договори, Адреси і телефони, Прайс - лист, Замовлення товарів і послуг, Наради і засідання, Звертання клієнтів, Проекти і заходи, Планування часу, Новини і дискусії, Електронна бібліотека документів, Відділ кадрів. Накази і розпорядження, Зовнішні контакти.

«Канцелярія» - система автоматизації документообігу підприємства. Система забезпечує: підготовку і збереження вихідної кореспонденції; підготовку розпорядчої документації; реєстрація вхідної і вихідної кореспонденції; контроль результатів і термінів виконання документів; контроль пере адресації документів по підрозділах; сортування і пошук документів, формування зведень і звітів.

«Optima-Workflow» - система призначена для автоматизації основних процедур діловодства: створення, обробки, тиражування і збереження документів, а також для конфіденційного документообігу. Система відслідковує і фіксує процес руху документів з урахуванням часу й імені виконавця. У системі підтримуються спеціальні стандарти захисту, використовуються сучасні методи криптографічного захисту і засоби електронного цифрового підпису для захисту від навмисного або випадкового втручання [23, с.29].

Враховуючи те, що придбання кожної із систем пов'язано з великими витратами й подальшою адаптацією до конкретних потреб, можна вважати, що доцільнішою є розробка власних систем автоматизації діловодства з урахуванням підходів і технологій найбільш конкурентоспроможних систем такого класу.

Отже, ефективність організації документообігу досягається за рахунок удосконалення і кооперації роботи, скорочення витрат часу на підготовку і пошук необхідних документів, використання передових автоматизованих систем. Документообіг документів на підприємстві можливо удосконалити шляхом раціоналізації та автоматизації; доставки документів; застосування засобів комп'ютерних технологій на всіх етапах руху документів.

Висновки

Сучасний процес управління являє собою безперервний процес соціально-економічних та організаційно-технічних перетворень, які здійснюються на основі різних підходів із використанням численних методів і засобів. Однак результативність цих перетворень в установі великою мірою визначається наявністю ефективної організації та функціонування роботи з документами.

Документообіг - це рух документів на підприємстві з моменту їх створення або отримання до завершення виконання або відправки. Документообіг є складаною частиною організації роботи з документами. Документообіг є важливою ланкою діловодства, оскільки визначає не тільки інстанції руху документів, але і швидкість цього руху. Організація документообігу включає в себе ряд питань, найважливішими з яких є: загальні правила документообігу; порядок проходження та виконання вхідних документів; порядок проходження вихідних та внутрішніх документів у процесі їх підготовки; організація доставки документів; порядок прийняття та передачі документів; виконання документів; облік обсягу документообігу.

Оперативність і надійність управління організацією пов'язана з швидкістю проходження документів. Тому прискорення документообігу досягається за рахунок чіткого розподілу функцій між структурними підрозділами і виконавцями, а також автоматизацією діловодства.

Вдосконалення документообігу тісно пов'язане з вдосконаленням структури управління. Головне правило документообігу - документи повинні проходити по найкоротшому шляху, без поворотних переміщень.

В результаті дослідження можна зробити наступні висновки:

- документ є семантичною інформацією (будь-якого характеру), вираженою на будь-якій мові, зафіксованою на будь-якому носієві з метою її включення в інформаційний процес: його передачу, прийом, обробку, зберігання, пошук, тиражування;

- документообігом є процес руху документів в організації з моменту їх отримання (або створення) до завершення (виконань або відправки);

- виділяють три основні потоки документів: що входять, що виходять, внутрішні;

- проходження документів на підприємстві має бути оперативним, цілеспрямовано регулюватися і оптимально здійснюватися;

- рух документації має бути максимально прямоточним, тобто проходити по найкоротшому шляху від місця її виникнення до місць виконання або використання;

- впорядкуванню документообігу на підприємстві сприяє розробка схем руху документів. При побудові схем документообігу необхідно враховувати основні документопотоки підприємства;

- організація документообігу на підприємстві «Східні ресурси» складає повний цикл обробки і руху документів з моменту їх створення до завершення виконання і відправки;

- вхідні документи реєструються і передаються на виконання;

- рух документів, що виходять реалізується в наступному порядку: підготовка проекту документа і його виготовлення; узгодження і візування документа; підписання; реєстрація; відправка;

- рух внутрішніх документів включає: підготовку, оформлення, узгодження і виконання.

Автоматизація документообігу необхідна для:

- формування загальної картини що відбувається на підприємстві;

- злагодженої роботи всіх підрозділів;

- поліпшення якості обслуговування клієнтів;

- ефективного використання людських, комунікаційних, інвестиційних і інших виробничих ресурсів.

Раціональне управління документами приводить до зростання продуктивності роботи співробітників, полегшенню доступу до інформації для ухвалення управлінських рішень, поліпшенню виконавської дисципліни і, отже, загальному підвищенню якості управління.

Список використаних джерел

1. Андреева В.И. Делопроизводство. Требования к документообороту фирмы [Текст] / Андреева В.И. - М.: Интел-Синтез, 1997. - 224 с.

2. Анодина Н.Н. Документооборот в организации [Текст]: Практ. пособ. / Анодина Н.Н. - М.: Омега - Л, 2006. - 172 с.

3. Березина Н.М. Современное делопроизводство [Текст] / Березина Н.М. - СПБ.: ПИТЕР, 2005. - 272 с.

4. Бондаренко Б.Б. Определение понятия «организация работы с документами» [Текст] / Бондаренко Б.Б., Красавин А.С., Мурахина М.В. // Проблемы классификации в архивоведении и документоведении: Сб. науч. тр. - М.: ВНИИДАД, 1987. - С.114-121.

5. Быкова Т.А. Делопроизводство [Текст]: Учебник / Т.А. Быкова, Л.М.Вялова, Л.В. Санкина: ред. доп. - М.: МЦФЭР, 2006. - 560 с.

6. Ватолина М.В. Организация работы с документами [Текст]: Учеб. пособ. для вузов. / Ватолина М.В. - Ростов н/Д: Феникс, 2004. - 320 с.

7. Глушков В.М. Основы безбумажной информации [Текст] / Глушков В.М. - М.: Наука, 1982. - 149 с.

8. Гусева Т.И. Персональные компьютеры в сфере информационных ресурсов [Текст]: Учебное пособие. / Гусева Т.И. - М.: Высш. шк., 1990. - 154 с.

9. Гутгарц Р.Д. Документирование управленческой деятельности [Текст]: Курс лекций. / Гутгарц Р.Д. - М.: ИНФРА-М, 2001. - 185 с.

10. Давыдова Э.Н. Делопроизводство [Текст]: Учеб. и практич. пособие. / Давыдова Э.Н., Рыбаков А.Е. - Минск: Тетра Системс, 1998. - 316 с.

11. Давыдова Э.Н. Делопроизводство [Текст] / Давыдова Э.Н. - М.: Тетра Системс, 2005. - 288 с.

12. Діденко А.Н. Сучасне діловодство [Текст]: Навч. посібник. / Діденко А.Н. - К.: Либідь, 2004. - 384 с.

13. Документоведение и делопроизводство [Текст]: Учеб. пособ. / А.В. Охотников, Е.А. Булавина. - М.: Март, 2004. - 288 с.

14. Документы и делопроизвосдтво [Текст]: Справ. пособие / Т.В. Кузнецова, М.Т. Лихачев, А.А. Райхцаум, А.В. Соколов. - М.: Экономика, 1991. - 271 с.

15. Діловодство й архівна справа: Терміни та визначення [Текст] / ДСТУ 2732 - 94; Чинний від 1995-07- 01. - К.: Держстандарт України, 1994. - 53 с.

16. Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення [Текст] / ДСТУ 2732-94.; Чинний від 1996-01-01. - К.: Держстандарт України, 1995. - 24 с.

17. Жуковська В.М. Діловодство. Практикум [Текст]: Навч. посіб. / Жуковська В.М. - К.: КНТЕV, 2004. - 151 с.

18. Іванова Т.В. Муніципальне діловодство [Текст]: Навч. посіб. / Іванова Т.В. Піддубна Л.П. - К.: Либідь, 2003. - 312 с.

19. Кавторева Я. Документооборот: организация и ведение. [Текст] / Я. Кавторева. - Х.: Фактор, 2002. - 164 с.

20. Кирсанова М.В. Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления [Текст]: Учебное пособие / Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. - М.: ИНФРА-М, 2000. - 287 с.

21. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство [Текст]: Учеб. пособ. / Кирсанова М.В. - М.: ИНФРА - М, 2005. - 312 с.

22. Кузнецова Т.В. Документационное обеспечение управления [Текст]: Учеб. - справ. пособие / Кузнецова Т.В. - М.: Изд-во ИМПЭ, 1998. - 126 с.

23. Куняев Н.Н. Методы и системы автоматизации документооборота [Текст] / Куняев Н.Н. // Делопроизводство. - 2003. - № 4. - С. 27-30.

24. Курантов А.П. Контроль исполнения документов в аппарате управления [Текст] / Курантов А.П., Предейн Е.В., Сокова А.Н. - М.: Экономика, 1977. - 198 с.

25. Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологи [Текст] / Ларин М.В. - М.: Научная книга, 1998. - 137 с.

26. Лихачев М.Т. Документы и делопроизводство [Текст]: Справочное пособие. / Лихачев М.Т. - М.: Экономика, 1991. - 247 с.

27. Митяев К.Г. История и организация делопроизводства [Текст] / Митяев К.Г.. - М.: МГИАИ, 1958. - 321 с.

28. Московская П. Введение в производство системы электронного документооборота [Текст] / Московская П. // Делопроизводство. - 2003. - № 1. - С. 12-13.

29. Нестеренко П.К. Атрибуты документов [Текст] / Нестеренко П.К. // Open Systems. - 2000. - № 8. - С. 14-18.

30. Нестеренко П.К. Регистрация документов [Текст] / Нестеренко П.К. // Open Systems. - 2000. - № 5. - С. 15-18.

31. Организация роботы с документами [Текст]: Учебник / Под ред. проф. В.А. Кудряева. - М.: ИНФРА - М, 2002. - 592 с.

32. Палєха Ю. Управлінське документування [Текст]: Навч.посіб.: У 2 ч. ч 1. Ведення загальної документації. / Ю. Палєха. - К.: Вид-во Європ. ун-ту, 2003. - 383 с.

33. Руководство по делопроизводству [Текст] / Под ред. А.С. Малитикова и Д.И. Сокольского. - М.: Экономика, 1972. - 294 с.

34. Стенюков М.В. Документоведение и делопроизводство [Текст] / Стенюков М.В. - М.: ПРИОР, 2006. - 176 с.

35. Татарников М.А. Делопроизводство в учреждениях, организациях и на предприятиях [Текст] / Татарников М.А. - М.: ИНФРА - М, 2006. - 208 с.

Размещено на Allbest.ru