Електронний документообіг на підприємстві (в установі)

Размещено на http://www.allbest.ru/

КУРСОВА РОБОТА

з дисципліни "Спеціальне діловодство"

на тему: Електронний документообіг на підприємстві (в установі)



Зміст

Список скорочень слів та словосполучень

Вступ

Розділ І. Основні поняття про систему електронного документообігу (СЕД)

1.1 Призначення СЕД

1.2 Особливості збереження документів

1.3 Особливості маршрутизації документів

1.4 Відстеження версій і підверсій документів

1.5 Очікувальні результати впровадження

1.6 Впровадження систем електронного документообігу

Розділ ІІ. Особливості загальної організації діловодства в установі

2.1 Реєстрація вхідних та внутрішніх документів

2.2 Розроблення та надсилання вихідної кореспонденції

2.3 Електронний підпис і сертифікація документів

Розділ ІІІ. Практична реалізація електронного документообігу на прикладі ТОВ"Діловий центр"

3.1 Автоматизація діловодних процесів

3.2 Приймання та електронна реєстрація документів

3.3 Реєстраційно-контрольні картки

3.4 Документообіг офіційних документів

3.5 Організація контролю за виконанням документів

3.6 Програмне забезпечення електронного документообігу в установі

Висновки

Список використаної літератури

Додатки

електронний документообіг маршрутизація кореспонденція



Список скорочень слів та словосполучень

АІС - Автоматизована інформаційна система

БДД - База даних діловодства

ЕЦП - Електронний цифровий підпис

ІТ - Інформаційні технології

ПК - Персональний комп'ютер

РК - Реєстраційна картка

СЕД - Система електронного документообігу

ЦКУ - Цивільний кодекс України

ЦСК - Центр сертифікації ключів



Вступ

Актуальність теми курсової роботи роботи. Електронний документообіг - високотехнологічний і прогресивний підхід до суттєвого підвищення ефективності роботи фірми, установ та організацій. Сьогодні необхідно мати доступ до інформаційних ресурсів і скоротити часові витрати на розв'язання задач, не пов'язаних з обслуговуванням громадян. Відсутність необхідності вручну розмножувати документи, відслідковувати переміщення паперових документів всередині організації, контролювати порядок передачі конфіденційної інформації істотним образом знижує трудовитрати діловодів. Наскрізний автоматичний контроль виконання на всіх етапах роботи з документами кардинально підвищує якість роботи виконавців, робить терміни підготовки документів більш прогнозованими і керованими.

Спільне використання систем електронного діловодства і сховищ інформації дозволяє систематизувати і поєднувати інформацію, що полегшує її аналіз і складання звітів. Для пошуку прихованих закономірностей у великих масивах даних можна приймати більш ефективні рішення і дії, що базується на відповідних технологіях діставання інформації з даних (data mining techniques). Усе це можливо тільки в системі управління, побудованій на основі електронного документообігу. Інформаційні безпаперові технології полегшують процес управління знаннями. Вони створюють основу рішень, що забезпечують автоматизований і централізований обмін знаннями і дістають лише необхідну інформацію з усіх доступних джерел.

Системи електронного діловодства і документообігу можуть сприяти створенню нової організаційної культури в фірмі, зробивши роботу працівників більш легкою, цікавою і значимою. Інформаційні технології дозволяють працювати не тільки над виконанням внутрішньовідомчих задач, але і спільними зусиллями вирішувати більш широкий спектр проблем. Саме тому ефективність управління підприємствами й організаціями не в останню чергу залежить від коректного рішення задач оперативного і якісного формування електронних документів, контролю їхнього виконання, а також продуманої організації їхнього збереження, пошуку і використання.Значний внесок в теорію електронного документообігу зробив П.Марченко, який в своїх працях аналізує основні напрями діяльності фірми для вдосконалення системи електронного документообігу.

Також існує ряд вчених, які велику увагу приділяють впровадженню електронних документів в організації - це П.М.Марченко, Д.Романов, А.Колесов, О.Захаров, що розробляють підходи до впровадження системи електронного документообігу, розробляють методи та досліджують їх застосування на практиці.

Мета курсової роботи полягає у вивченні особливостей електронних документів фірми.

Завдання курсової роботи обумовлені її метою:опрацювати тему курсової роботи;розкрити сутність основних понять;визначити роль і місце електронних документів;охарактеризувати організацію системи електронного діловодства на фірмі.

Методи дослідження: обумовлені об'єктом і предметом дипломної роботи. Для розв'язання визначених завдань, досягнення мети застосовано комплекс взаємодоповнюючих методів дослідження: методи системного аналізу, методи причинно-наслідкового аналізу, методи прямого структурного аналізу.

Теоретична та практична цінність курсової роботи полягає в тому, що в дослідженні комплексно проаналізований та узагальнений матеріал про сутність електронних документів, електронного цифрового підпису, системи електронного діловодства ТОВ "Діловий центр"адміністрації.



Розділ І. Основні поняття і призначення СЕД

В даному розділі розповідається про призначення і поняття систем електроного документообігу,основні особливості,переваги використання СЕД. Впровадження на підприємстві.

1.1 Призначення СЕД

На думку галузевих аналітиків, електронний документообіг включає: створення документів, їхню обробку, передачу, збереження, вивід інформації, що циркулює в організації чи підприємстві, на основі використання комп'ютерних мереж. Під керуванням електронним документообігом у загальному випадку прийнято розуміти організацію руху документів між підрозділами підприємства або організації, групами користувачів чи окремих користувачів. При цьому, під рухом документів мається на увазі не їхнє фізичне переміщення, а передача прав на їхнє застосування із повідомленням конкретних користувачів і контролем за їхнім виконанням.ІDC у такий спосіб визначає поняття СЕД (маючи у вигляді EDMS - Electronic Document Management Systems): "СЕД забезпечують процес створення, керування, доступу і розповсюдження великих обсягів документів у комп'ютерних мережах, а також забезпечують контроль над потоками документів в організації. Часто ці документи зберігаються в спеціальних сховищах або в ієрархії файлової системи.

Типи файлів, що, як правило, підтримують СЕД, включають: текстові документи, зображення, електронні таблиці, аудіо дані, відео дані і Web-документи. До загальних можливостей СЕД відносяться: створення документів, керування доступом, конвертація даних і забезпечення безпеки даних". Головне призначення СЕД - це організація збереження електронних документів, а також роботи з ними (зокрема , їхнього пошуку як по атрибутах, так і по змісту). У СЕД повинні автоматично відслідковуватися зміни в документах, терміни виконання документів, рух документів, а також контролюватися всі їхні версії і підверсії.

Комплексна СЕД повинна охоплювати весь цикл діловодства підприємства чи організації - від постановки завдання на створення документа до його списання в архів, забезпечувати централізоване збереження документів у будь-яких форматах, у тому числі, складних композиційних документів. СЕД повинні поєднувати розрізнені потоки документів територіально віддалених підприємств у єдину систему. [25, c. 42] Вони повинні забезпечувати гнучке керування документами як за допомогою жорсткого визначення маршрутів руху, так і шляхом вільної маршрутизації документів. У СЕД повинне бути реалізоване тверде розмежування доступу користувачів до різних документів у залежності від їхньої компетенції, займаної посади і призначених їм повноважень. Крім того, СЕД повинна настроюватися на існуючу організаційно-штатну структуру і систему діловодства підприємства, а також інтегруватися з існуючими корпоративними системами.

Основними користувачами СЕД є великі державні організації, підприємства, банки, великі промислові підприємства і всі інші структури, чия діяльність супроводжується великим обсягом створюваних, оброблюваних і збережених документів.

1.2 Особливості збереження документів СЕД

СЕД працюють, переважно, на базі розподілених архітектур і використовують різноманітні комбінації технологій збору, індексування, збереження, пошуку і перегляду електронних документів. У більшості СЕД реалізована ієрархічна система збереження документів (за принципом "шафа /папка"). Кожен документ міститься в папку, що, у свою чергу, знаходиться на полиці і т.д. Кількість рівнів вкладення при збереженні документів не обмежений. Той самий документ може входити до складу декількох папок і полиць за рахунок застосування механізму посилань (вихідний документ у цьому випадку залишається незмінним і зберігається на місці, визначеному адміністратором СЕД). У ряді СЕД реалізовані ще більш могутні можливості збереження за рахунок організації зв'язків між документами (ці зв'язки можна встановлювати і редагувати в графічному виді).

Будь-якому документові в СЕД властивий певний набір атрибутів (наприклад, його назва, автор документа, час його створення й ін.). Набір атрибутів може змінюватися від одного типу документа до іншого (у межах одного типу документів він зберігається незмінним). У СЕД атрибути документа зберігаються в реляційній базі даних. Для кожного типу документів за допомогою візуальних засобів створюється шаблон картки, де в зрозумілому графічному вигляді представлені найменування атрибутів документа. При введенні документа в СЕД береться необхідний шаблон і заповнюється картка (заносяться значення атрибутів). Після заповнення картка виявляється зв'язаною із самим документом.Деякі галузеві аналітики навіть вважають, що СЕД цілком можуть стати основою корпоративної інформаційної системи підприємства чи організації. СЕД працюють, переважно, на базі розподілених архітектур і використовують різноманітні комбінації технологій збору, індексування, збереження, пошуку і перегляду електронних документів. У більшості випадків, серверна частина СЕД складається з наступних логічних компонентів (які можуть розташовуватися як на одному , так і на декількох серверах):

1. Сховища атрибутів документів (карток);

2. Сховища документів;

3. Сервісів повнотекстової індексації.

Під сховищем документів звичайно розуміється сховище вмісту документів. Сховище атрибутів і сховище документів часто поєднують під загальною назвою "архів документів". Слід зазначити, що великими перевагами СЕД є збереження документів у вихідному форматі й автоматичне розпізнавання безлічі форматів файлів.Останнім часом все більшу популярність здобуває збереження документів разом з атрибутами в базі даних. Такий підхід має свої переваги і недоліки. Перевагою є значне підвищення безпеки доступу до документів, а основним недоліком - низька ефективність роботи з документами при великому обсязі збереженої інформації. При даному підході також потрібне використання могутніх серверів з великими обсягами оперативної пам'яті і жорстких дисків. Крім того, у випадку збою бази даних відновити документи, що зберігалися в ній, буде дуже непросто.

1.3 Особливості маршрутизації документів

Модулі СЕД , що відповідають за документообіг, прийнято називати модулями маршрутизації документів. У загальному випадку використовуються поняття "вільної" і "твердої" маршрутизації документів. При "вільній" маршрутизації будь-який користувач, що бере участь у документообігу, може за своїм розсудом змінити існуючий маршрут проходження документів (або задати новий маршрут). При "твердій " маршрутизації маршрути проходження документів строго регламентовані, і користувачі не мають права їх змінювати.

Однак при "твердій " маршрутизації можуть оброблятися логічні операції, коли маршрут змінюється при виконанні яких-небудь аздалегідь заданих умов (наприклад, відправленню документа керівництву при перевищенні конкретним користувачем своїх посадових повноважень).

У СЕД реалізовані надійні засоби розмежування повноважень і контролю за доступом до документів. У більшості випадків з їхньою допомогою визначаються наступні види доступу (набір повноважень, що задаються, залежить від конкретної СЕД):

- Повний контроль над документом;

- Право редагувати, але не знищувати документ;

- Право створювати нові версії документа, але не редагувати його ;

- Право анотувати документ, але не редагувати його і не створювати нові версії;

- Право читати документ, але не редагувати його ;

- Право доступу до картки, але не до вмісту документа;

- Повна відсутність прав доступу до документа ( під час роботи із СЕД кожна дія користувача протоколюється, і, таким чином, вся історія його роботи з документами може бути легко проконтрольована). [46, c. 17].

1.4 Відстеження версій і підверсій документів

При одночасній роботі із документом відразу декількох користувачів (особливо, якщо його необхідно погоджувати в різних інстанціях) дуже зручною функцією СЕД є використання версій і підверсій документа. Припустимо, виконавець створив першу версію документа і передав її на розгляд наступному користувачеві. Другий користувач змінив документ і створив на його основі вже нову версію. Потім він передав свою версію документа в наступну інстанцію третьому користувачеві, що створив уже третю версію. Через певний час, ознайомившись із зауваженнями і виправленнями, перший виконавець документа вирішує допрацювати вихідну версію і на її основі створює підверсію першої версії документа.

Достоїнством СЕД є реалізована в них можливість автоматичного відстеження версій і підверсій документів (користувачі завжди можуть визначити, яка саме версія документа є найбільш актуальною один по одному або часові їхнього створення).

При організації групової роботи над документами досить корисна можливість їхнього анотування. Тому що в деяких випадках користувачі позбавлені права на внесення яких-небудь змін у документ у процесі його узгодження, то вони можуть скористатися з можливості його анотування. У більшості СЕД анотування реалізується за рахунок включення в картку документа атрибута для анотації і передачі користувачам прав на редагування такого поля картки. Але таке рішення не завжди прийнятне (особливо при анотуванні графічного документа).

У зв'язку з цим, у деяких СЕД існує так називана функція "червоного олівця", за допомогою якої можна графічно вказати недоліки на самому зображення.

За даними Forrester Research, 38% компаній зі списку Fortune 500 вважають що придбання сучасної СЕД є критично важливим для успішного ведення їхнього бізнесу. Відповідно до думки галузевих аналітиків (таких думок, що відрізняються у визначених моментах одна від одної, існує досить велика кількість) користь для корпоративних користувачів при впровадженні СЕД досить значуща. Наприклад, за даними Sіemens Busіness Servіces, при використанні СЕД:

1.Продуктивність праці персоналу збільшується на 20-25%;

2.Вартість архівного збереження електронних документів на 80%, щонижче в порівнянні із вартістю збереження паперових архівів. [35, c. 73]

Прийнято також вважати, що при впровадженні СЕД здобуваються тактичні і стратегічні вигоди. Тактичні вигоди визначаються скороченням витрат при впровадженні СЕД, зв'язаним із: звільненням фізичного місця для збереження документів; зменшенням витрат на копіювання і доставку документів у паперовому вигляді; зниженням витрат на персонал і устаткування та ін. До стратегічного відносяться переваги, зв'язані з підвищенням ефективності роботи підприємства або організації. До таких переваг можна віднести: поява можливості колективної роботи над документами (що неможливо при паперовому діловодстві).

Значне прискорення пошуку і вибірки документів (по різних атрибутах), підвищення безпеки інформації за рахунок того, що робота в СЕД з незареєстрованної робочої станції неможлива, а кожному користувачеві СЕД призначаються свої повноваження доступу до інформації, підвищення схоронності документів і зручності їхнього збереження, тому що вони зберігаються в електронному виді на сервері, поліпшення контролю за виконанням документів.

1.5 Очікувані результати впровадження

Забезпечення більш ефективного керування документами за рахунок автоматичного контролю виконання, прозорості діяльності організації на всіх рівнях.Підтримка ефективного накопичення, керування і доступу до інформації і знань. Забезпечення кадрової гнучкості за рахунок більшої формалізації діяльності кожного співробітника і можливості збереження всієї передісторії його діяльності.Усунення дублювання і багаторазового перетворення інформації.Забезпечення чіткої авторизації доступу до комерційної інформації, за рахунок чого підвищується персональна відповідальність співробітників за виконані дії строго в рамках наданих повноважень.Протоколювання діяльності підприємства в цілому (внутрішні службові розслідування, аналіз діяльності підрозділів, виявлення "гарячих точок" у діяльності).Оптимізація бізнес-процесів і автоматизація механізму їхнього виконання і контролю.Виключення або максимально можливе скорочення обороту паперових документів на підприємстві.

Економія ресурсів за рахунок скорочення витрат на керування потоками документів в організації.Виключення необхідності чи істотне спрощення і здешевлення збереження паперових документів за рахунок наявності оперативного електронного архіву.Єдиний інформаційний простір Рішення з автоматизації діловодства та контролю виконання документів надає можливість територіально розгалуженому підприємству "Головне підприємство - Районні управління" функціонувати в єдиному інформаційному просторі. Це забезпечується створенням в підприємстві актуальної центральної бази даних, яка оперативно оновлюється інформацією з баз даних управлінь.

Кожен документ чи об`єкт вводиться в систему один раз і після збереження стає доступним всім іншим підсистемам.Створення електронного архіву. Створення довготривалого збереження документів та управління електронним архівом, враховуючи процедури списання, та знищення документів.

Створення надійного єдиного сховища для документів і знань, до якого працівники та клієнти фірми мали б зручний доступ звідусіль та у будь-який час. Забезпечення атрибутивного та повнотекстового пошуку. Можливість настроювати кожним користувачем індивідуально результати пошуку. Забезпечення миттєвого доступу до інформації із різних репозиторіїв за допомогою єдиного запиту. Одне запитання "прозоро" адресується до сховищ документів Word/Excel/PowerPoint, файлових систем, Microsoft Exchange, Lotus Notes, SQL-баз даних та іnternet/intranet, повністю зберігаючи при цьому розмежування прав доступу.

1.6 Впровадження систем електронного документообігу

Людський фактор: Консерватизм співробітників

Системи електронного документообігу (СЕД) мають якусь особливість: система або повинна бути впроваджена повсюди, на всіх робочих місцях, пов'язаних зі створенням, редагуванням і зберіганням інформації, або ефективність від її використання буде мінімальною. Така постановка питання відразу виявляє одну з основних проблем впровадження: у будь-якій організації знайдуться люди, що прагнуть уникнути чого-небудь нового. Консерватизм персоналу звичайно обумовлений небажанням навчатися й перенавчатися, а також, можливо, низькою освіченістю.

Ця проблема може завести в тупик увесь процес впровадження. Особливо це стосується організацій, у яких сама кадрова політика дуже консервативна й ніхто, навіть керівник, не вільний у переміщенні або відновленні кадрів. Як розв'язувати цю проблему? Робота з людьми - це завжди політика на рівні всієї організації й психологія на рівні конкретних людей. У багатьох випадках потрібен індивідуальний підхід до кожній людині, облік його особливостей - як вікових, так і професійних, і особистих.

Треба розуміти, що люди роками звикали до одного способу роботи, а ви пропонуєте різко перейти на інший, зовсім їм незвичний, причому не знижуючи навантаження. Що можна зробити, щоб полегшити людям цей перехід? По-перше, перехід можливо зробити поступовим. Наприклад, спочатку запровадити тільки електронну пошту. Модель роботи електронної пошти досить зрозуміла, люди легко до неї звикають. Потім можливо побудувати нескладну Інтранет- систему й поступово привчати співробітників організації шукати необхідні їм довідкові матеріали (номера внутрішніх телефонів, дати й повістки нарад, протоколи, накази, розпорядження, внутрішні нормативні документи й т.п.) на внутрішньому інтранет-сервері. Завдяки цьому люди потроху звикнуть читати документи з екрана, працювати з електронними документами, роздруковувати тільки те, що потрібно. Такий підхід у кожному разі скоротить тиражування паперових документів, полегшить їхнє відновлення. Дуже бажано (але, на жаль, не завжди можливо), щоб засоби електронної пошти й доступу до інформації з самого початку були частинами майбутньої системи документообігу. У цьому змісті певну перевагу надає середовище Lotus Notes, у якому зазначені компоненти є в базовій поставці. Якщо ж ви встановите, приміром, пошту на основі Outlook Express і SMTP/POP 3-сервера, а потім - систему документообігу, у якій є інтегрований клієнт, що працює по протоколу MAPI, то прийдеться привчати людей до іншого клієнтського програмного забезпечення з його особливостями, переносити всі існуючі поштові скриньки з однієї системи в іншу і т.д. По-друге, на етапі підготовчої роботи треба спробувати знайти прихильників- ентузіастів, які будуть допомагати "відстаючим" освоювати нову безпаперову технологію роботи. Це повинні бути дружелюбні люди, мотивовані не прагненням показати свою перевагу над навколишніми, а, навпаки, бажанням допомогти іншим легше освоїти те, що самі вони вже знають.

Відповідно до цього принципу повинні бути організовані курси навчання. Дуже корисно, щоб споконвічно курси були практично добровільними. Співробітники, що прийшли на курси по своїй волі, при правильному підході до їхньої організації, будуть досить захоплені, щоб стати вашими вірними прихильниками. Потім, при масовому впровадженні, навчання повинне стати обов'язковим, однак на той час у людей уже виникне інтерес і з'явиться певна інформація, яку вони одержали від тих, хто першим пройшов навчання.

Фактор керівництва - найважливіший. Відсутність волі керівників організації може привести до наслідків різного рівня ваги. Звичайно при цьому система виявляється впровадженої тільки в деяких підрозділах, або тільки на деяких рівнях, або тільки для деякого класу бізнес-процесів. У найгіршому разі вона не буде впроваджена зовсім.Однією із прихованих причин двоїстого відношення до впровадження СЕД керівника організації й керівників різних рівнів в ієрархії є острах прозорості власної діяльності як для керівництва, так і для підлеглих, яка виникає після впровадження системи електронного документообігу.

Є ще так званий фактор директора "радянського типу" - небажання безпосереднє працювати з комп'ютером, переглядати й редагувати документи. Керівники такого типу воліють мати справа з живими людьми, постійно викликаючи їх до себе "на килим", а не з документами, у зміст яких необхідно вникати. Але таких керівників стає усе менше.Який розв'язок у таких проблем? Одне: переконувати керівника. Питання в тому - як. Автор сподівається, що ця стаття допоможе виробити аргументи, здатні переконати керівника й зробити його прихильником впровадження системи документообігу.Об'єктивні фактории, нижче наведені дійсно об'єктивні фактори, на відміну від тих, які звичайно прийнято брати в лапки й на які посилаються в спробі виправдати провал справи. Ці перераховані фактори повинні бути враховані на етапі планування впровадження, інакше надалі вони можуть стати непереборними.Структурна чехарда, одним із складних для подолання факторів є постійні структурні зміни в організації і, як наслідок, слабка формалізація бізнес-процесів. Цікаво, що вже впроваджена система електронного документообігу здатна суттєво спростити реалізацію цих структурних змін.

Наявність СЕД дозволяє уникнути складностей, що виникають при передачі масивів інформації на папері з одного підрозділу в інший, наприклад у знову утворений (усі, хто зустрічався з подібним, знають, яка це важка робота), втрати знань, що неминуче супроводжує будь-які структурні й кадрові перестановки і т.д. Але впровадження СЕД у живе середовище, що постійно змінюється, нагадують спробу надягти вузду на коня, що скакає. Однак сказане не значить, що впровадження системи електронного документообігу в таких випадках неможливе взагалі.

Просто необхідно впроваджувати тільки ті компоненти СЕД, які адекватні даному стану організації. Наприклад, навіть при наявності досить неформалізованої структури організації можливо побудувати цілком ефективний електронний архів, який дозволить упорядкувати зберігання документів, версій документів, доступ до них різних співробітників і створити додаткові можливості, як то: дистанційний доступ до документів, економію дискового простору за рахунок міграції застарілих документів на більш дешеві носії і т.д. На більш пізніх етапах можливо починати формалізацію документообігу в тих підрозділах, які максимально встоялися. При зазначеному підході дуже важливо знайти компанію-партнера по впровадженню системи, яка орієнтована на довгострокову роботу, а не на одномоментный контракт із максимальною сумою. Крім того, обрана система повинна бути модульною, що допускає нарощування функціонала в процесі експлуатації. Відсутність документообігу в організації.Відсутній документообіг як такий, навіть паперовий? У такій ситуації є свої переваги. У першу чергу ця відсутність необхідності кого-небудь перевчати. Крім того, є об'єктивні передумови до того, щоб переконати керівництво впроваджувати систему документообігу.

Зрозуміло, що, якщо ви надасте вибір: впроваджувати архаїчну паперову систему або сучасну електронну, цілком імовірно, що буде обрано друге. Серйозна проблема полягає в тому, що якщо більша організація не має взагалі ніякого формалізованого документообігу, то в ній постійно виникає безліч проблем, і керівництво не завжди розуміє, що їх джерелом є саме відсутність формалізованої схеми ведення справ.

У результаті на керівників постійно валиться купа проблем і їм не до "якихось там систем документообігу". Ситуація ця дуже важка, але, як показує досвід, не завжди безнадійна. Рішення у цьому випадку просте. Необхідно запустити пілотний проект. Для цього потрібно проаналізувати діяльність організації й виявити проблемні ділянки, які найбільше страждають від відсутності формалізації у веденні справ. Потім, коли пілотний проект успішно впроваджений і ви маєте підтримку керівників підрозділів, проблеми яких вирішені (помітьте, не ви їх дозволили, а вони, завдяки впровадженню системи), можливо сміливо наполягати на проведенні наради щодо цього питання.

Коли відомо, що робити, є явно вдоволені роботою із системою керівники підрозділів і складений розумний кошторис витрат на реалізацію системи в цілому по організації, навіть дуже зайняте керівництво знайде час для ухвалення рішення. Керівникам завжди приємно брати участь у нарадах, які проходять під прапором доповіді про успіхи, і легко підтримувати починання, які, як їм здається, мають досить прихильників, а виходить, будуть реалізовані без істотних зусиль із боку керівника.



Розділ ІІ. Особливості загальної організації діловодства в установі

В даній курсовій роботі дослідження будуть проводиться на базі системи документообігу ТОВ "Діловий центр"(ДЦ), де мені доведеться проходити практику. Усі співробітники відповідають за здійснення своїх функцій згідно з розподілом обов'язків та посадових інструкцій, затверджених головою.Виконавчий апарат адміністрації забезпечує здійснення повноважень, наданих їй Конституцією України та Законами України. Виконавчий апарат здійснює організаційне, правове, інформаційне, аналітичне, матеріально-технічне забезпечення діяльності адміністрації, її органів, депутатів, сприяє здійсненню взаємодії і зв'язків з територіальними громадами, органами виконавчої влади, органами та посадовими особами місцевого самоврядування. Структура і чисельність виконавчого апарату, витрати на утримання встановлюються радою за поданням її голови. Виконавчий апарат очолює голова цього ж апарату.

Спостерігаючи за роботою служби діловодства можна зауважити, що документи, які циркулюють в організації переважно офіційно-гозпорядчого характеру, хоча разом з тим циркулює фінансово-облікова, кадрова та звітна документація. Документи, що використовуються в роботі Адміністрації: накази, інструкції, протоколи, положення, статути, акти, службові листи, довідки, доповідна записка, телеграми, договори, доповіді, пояснювальні записки, звіти, зведення тощо.

2.1 Реєстрація вхідних та внутрішніх документів

Реєстрації підлягають всі документи, що потребують виконання і використання з довідковою метою (розпорядчі, планові, звітні, облікові, статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо), як ті, що створюються і використовуються в установі та його підрозділах, так і ті, що надходять від інших організацій, установ і приватних осіб. Реєстрації підлягають як паперові, так і магнітні або цифрові носії інформації в електронному вигляді. Реєстрація документів в електронному вигляді здійснюється на загальних засадах з визначенням найменування носія: "магнітний диск", "магнітна стрічка", "оптичний диск" тощо.Основним принципом реєстрації документів є однократність. Кожний документ реєструється в загальному відділі лише один раз: вхідні - у день надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час. У разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу в інший він повторно реєструється. Новий виконавець документа зобов'язаний розписатися в його отриманні у відомості обліку в загальному відділі.

Під час реєстрації документу йому надається умовне позначення - реєстраційний номер, який складається з порядкового номеру в межах групи документів і доповнюється індексами підрозділу та типу документа. Індекси структурних підрозділів на наступний рік надаються Управлінням справами відповідно до затверджених штатних розписів. При реєстрації вхідних службових документів на правому верхньому куті першої сторінки ставиться штамп з датою реєстрації й реєстраційним номером документу. Зареєстровані документи передаються у день їх надходження під розпис у відомості обліку документів не пізніше 16-ї години відповідному помічнику для підготовки проектів резолюцій і передачі їх на розгляд Голові відповідного відділу. Виконавець одержує документ під розпис у відомості обліку документів. Відомості залучаються до відповідної справи, яка зберігається 5 років . До внутрішніх документів, які підлягають реєстрації в загальному відділі Управління справами, відносяться такі, що створені для користування в установі, накази та розпорядження, протоколи нарад за участю Голови Адміністрації, а також засідань ради, доручення Голови Адміністрації або інші документи внутрішнього використання, які мають резолюцію Голови. Внутрішні документи реєструються у тому ж порядку, що й вхідні документи.

Відповідальність за правильну реєстрацію вхідних та внутрішніх документів та своєчасну відправку їх адресатам, передачу на розгляд керівництву, конкретним виконавцям покладається на загальний відділ Управління справами. Схеми обігу вхідних та внутрішніх документів дивиться.(Додаток А)

2.2 Розроблення та надсилання вихідної кореспонденції

До вихідних документів, що створюються в установі переважно належать службові листи. Отже, перш за все за окремою вимогою Голови адміністрації вся вихідна кореспонденція з підписами підлеглих йому посадових осіб може бути надана йому для обов'язкового узгодження. У разі наявності такої вимоги, загальний відділ не має права відправляти вихідну кореспонденцію без наявного штампу встановленого зразку "Погоджено". Вихідні документи в тому числу і на ПК обробляються загальним відділом Управління справами (діловодом) і надсилаються централізовано в день їх одержання від структурних підрозділів або не пізніше наступного робочого робочого дня.

Після реєстрації друкується відомість обліку вихідних документів. Не допускається надсилання або передача документів без реєстрації в загальному відділі (діловодом).Під час приймання від виконавців документів обов'язково перевіряється правильність написання та оформлення документу з усіма їх реквізитами, правильність зазначення адреси, наявність усіх необхідних підписів (віз) на документі, відповідність кількості примірників кількості адресатів тощо. На оригіналах документів, які підлягають поверненню, на верхньому правому полі першої сторінки ставиться штамт "Підлягає поверненню".У реєстраційній картці зазначається реєстраційний номер вихідного документу, дата реєстрації, заголовок (короткий зміст) документу.Документи, виготовлені на ПК, надсилаються із супровідним листом в упаковці, що відповідає технічним вимогам збереження носіїв записаної на них інформації. Копія супровідного листа підшивається до справи на загальних умовах. Схему обігу вихідних документів дивиться (Додаток Б)

2.3 Електронний підпис і сертифікація документів

Електронний цифровий підпис по правовому статусі прирівнюється до власноручного підпису (печатки) у випадку, якщо:

- електронний цифровий підпис підтверджений з використанням посиленого сертифіката ключа за допомогою надійних засобів цифрового підпису;

- під час перевірки використовувався посилений сертифікат ключа, що діяв на момент накладення електронного цифрового підпису;

- особистий ключ подписанта відповідає відкритому ключу,- зазначеному в сертифікаті.

Електронний підпис не може бути визнаним недійсним лише через те, що він має електронну чи форму, яка не базується на посиленому сертифікаті ключа. Такий підпис призначений для забезпечення діяльності фізичних і юридичних осіб, що ведуть бухгалтерський облік з використанням електронних документів і застосовується ними для ідентифікації підписанта і підтвердження цілісності даних в електронній формі (додадок В). Використання електронного цифрового підпису не змінює порядку підписання договорів і інших документів, установленого законом для здійснення правовідносин у письмовій формі. Це стосується також документів з господарської і фінансової діяльності суб'єктів господарювання, за допомогою яких ведеться бухгалтерський облік. [4]Нотаріальні дії з посвідчення дійсності електронного цифрового підпису на електронних документах відбуваються відповідно до порядку, що встановлений законом.Органи державної влади і місцевого самоврядування, підприємства, установи й організації державної форми власності для засвідчення дії відкритого ключа використовують лише посилений сертифікат ключа. Інші юридичні і фізичні особи можуть на договірних засадах засвідчувати дія відкритого ключа сертифікатом ключа, сформованою центром сертифікації ключів, а також використовувати електронний цифровий підпис без сертифіката ключа.Порядок застосування електронного цифрового підпису органами державної влади і місцевого самоврядування, підприємствами, установами й організаціями державної форми власності визначається нормативними документами Уряду. Порядок застосування цифрового підпису в банківській діяльності визначається Національним банком України.Центром сертифікації ключів може бути юридична особа, незалежна від форми чи власності фізична особа, що є суб'єктом підприємницької діяльності, яка надає послуги електронного цифрового підпису і засвідчила свій відкритий ключ у центральному органі, що засвідчує, або центрі, що засвідчує. Обслуговування фізичних і юридичних осіб здійснює центр сертифікації ключів на договірних засадах. [за зразком -5].



Розділ ІІІ. Практична реалізація електронного документообігу на прикладі ТОВ "Діловий центр"

3.1 Автоматизація діловодних процесів

Автоматизація діловодних процесів є обов'язковою умовою раціональної організації діловодства та її підрозділах, засобом підвищення ефективності та здешевлення управлінської діяльності. Можна помітити, що автоматизація використовується на всіх етапах діловодного процесу: підготовка документів, їх копіювання, оперативне зберігання і транспортування, контроль за виконанням тощо.Програмно-технічні засоби автоматизації діловодних процесів сумісні і передбачають їх об'єднання в єдину Корпоративно обчислювальну мережу "Діловий центр".

З метою інтегрування документального середовища в єдиний інформаційний простір АІС "Адміністрація", а також оптимізації завантаження технічних засобів, запобігання їх простою, використовуються обчислювальні інформаційні мережі та технологія "клієнт-сервер". Комплекс програмно-технічних засобів Підсистеми діловодства та контролю АІС "Адміністрація" забезпечує збирання, обробку та передачу інформації в електронному вигляді, сумісному з інформаційними системами органів державного урядування. Керівництво Адміністрації та її підрозділів несе відповідальність за ефективність та дотримання посадовими особами правил використання засобів автоматизованої обробки інформації, а також знання посадовими особами правил користування в межах їх службових обов'язків програмно-технічними засобами АІС "Адміністрація".



3.2 Приймання та електронна реєстрація документів

Реєстрація документу є фіксуванням факту створення або надходження документу шляхом позначення на ньому реєстраційного номеру з подальшим веденням в електронній базі даних діловодства "Документ" (далі - ДЦ"Документ"), відповідних відомостей про цей документ. Приймання вхідних документів, що надійшли до центрального апарату ДЦ та призначені для опрацювання здійснюється в загальному відділі Управління справами спеціально призначеними для цього працівниками (діловодами) або іншим співробітником за вказівкою працівника підрозділу.

Рух документів за резолюціями керівника в межах підрозділу фіксується діловодом в ДЦ "Документ" центрального функціонального вузла Автоматизованої інформаційної системи (далі - АІС "Адміністрація").Реєстрації підлягають всі документи, що потребують виконання і використання з довідковою метою (розпорядчі, планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо), як ті, що створюються й використовуються уДЦ, так і ті, що надходять від інших організацій, установ і приватних осіб. Реєстрації підлягають як паперові документи, так і магнітні або цифрові носії інформації в електронному вигляді.

Документи, що підлягають реєстрації, розподіляються в ДЦ"Документ" згідно з класифікатором за: видом, обмеженням доступу, типом та категорією контролю. Деякі документи реєстрації не підлягають. В інформаційному середовищі ДЦ "Документ" документи ідентифікуються за усіма їх реєстраційними атрибутами, передбаченими структурою інформаційного фонду Підсистеми діловодства та контролю АІС "Адміністрація" . Автоматизована реєстрація документів здійснюється централізовано у загальному відділі Управління справами. Для реєстрації всіх документів застосовується єдина електронна реєстраційно-контрольна картка.(Додаток Д).Склад обов'язкових реквізитів електронної реєстраційно-контрольної картки визначається проектно-технічною документацією АІС "Адміністрація"(Додаток Е). До центрального банку даних заносяться закони України, постанови ВРУ, акти та доручення Президента України, рішення Кабінету Міністрів України, а також інші документи, які надійшли та зареєстровані у ДЦ.Інформаційний фонд ДЦ "Документ" забезпечує працівників Комітету відомостями про всі документи, місце їх знаходження, стан виконання. Всі користувачі підсистеми діловодства та контроля мають право безпосередньо або за допомогою адміністратора ДЦ"Документ" отримати необідну їм інформацію щодо документообігу без права внесення змін в резолюції співробітників, старших за займаною посадою.При передачі оригіналу документу наступному виконавцю, вноситься відповідний запис в ДЦ"Документ", а новий виконавець розписується у відомості обліку документів нижче підпису попереднього виконавця з визначенням свого прізвища та дати отримання документу.

3.3 Реєстраційно контрольні картки

Основною одиницею обліку в системі є РК документа, повнота реквізитів якої забезпечує можливість формування статистичних і аналітичних звітів по різних інформаційних зрізах, легкість під час пошуку. При цьому основний набір реквізитів РК може бути розширений довільним набором додаткових реквізитів, визначеним для кожної групи документів. За додатковими реквізитами РК можна нарівні з основними реквізитами робити пошук і відбір даних при формуванні звітів. При одержанні електронного вхідного документа його реєстрація здійснюється в автоматизованому режимі. Для отриманого в результаті обміну між двома системами ЕДД документу більша частина реквізитів РК формується автоматично. Електронний образ документу прикріплюється до РК. При цьому засвідчується ідентичність документу, що має ЕЦП і криптозахист.Після реєстрації РК із прикріпленим документом пересилається по мережі посадовій особі, відповідальній за ухвалення рішення по виконанню документу, а далі -- виконавцям документу відповідно до реквізитів винесеної резолюції. При цьому кожен керівник чи виконавець наділяється певними правами, що дозволяють забезпечити організацію роботи з документами, максимально наближену до традиційної роботи за столом, на якому по папках розкладені документи, що знаходяться в компетенції тільки роботи співробітника і які або чекають початку виконання (у папці "Надійшли"), або прийняті співробітником до виконання (у папці "На виконанні"), або передані підлеглим із зазначенням контрольного терміну виконання (у папці "На контролі").У ході роботи з електронними документами забезпечується комбінований повнотекстовий і атрибутивний пошук необхідного документа, у тому числі і за допомогою веб-доступу до документальної бази даних систем.Файли з текстами (образами) вихідних і внутрішніх документів за стандартною технологією також прикріплюються до РК. Вихідний документ, супроводжуваний реквізитами РК, може бути захищений ЕЦП, зашифрований . Таким чином, у сукупності з можливістю реєстрації документів, що надійшли по лініях зв'язку, забезпечується корпоративний електронний документообіг. Виконані документи формуються в справи і передаються на архівне збереження.

3.4 Документообіг офіційних документів

Основною метою при розробці технологій електронного документообігу було досягнення максимальної наступності правил і прийомів паперового документообігу і журнально-картотечного діловодства, що дозволяє забезпечити безболісний перехід від традиційних технологій до сучасних.Системою діловодства обробляються документи, які зберігаються в єдиному сховищі документів органу влади. Це дозволяє включити документи, оброблювані офіційним документообігом, у єдиний інформаційний простір органу влади.Технологію електронного документообігу підтримують наступні функціональні можливості системи:

1.Реєстрація в автоматизованому режимі переданих електронною поштою або через Інтернет-портал вхідних документів, у тому числі таких, що мають електронний цифровий підпис (ЕЦП) і криптозахист;

2.Сканування і розпізнавання паперових документів за допомогою вбудованої OCR-технології;

3.Прикріплення до реєстраційної картки (РК) електронного образу документу у вигляді файлу (файлів) будь-якого формату;

4.Розмежування прав доступу до прикріплених файлів електронного образу документу;

5.Надання кожній посадовій особі -- учаснику діловодного-- свого особистого віртуального кабінету, чим досягається доступ посадової особи тільки до документів, що відноситься до її компетенції;

6.Розсилання електронних документів і доручень по них по мережі (по кабінетах посадових осіб);

7.Забезпечення,узгодження (візування) проектів документів;

8.Повнотекстовий і атрибутивний пошук електронних документів, включаючи віддалений повнотекстовий пошук;

9.Відправлення електронною поштою або публікація на Інтернет-порталі органу влади електронних вихідних документів (з використанням будь-якої електронної пошти, що підтримує MAPI), захищених ЕЦП і шифруванням за допомогою сертифікованих засобів;

10.Формування і оформлення справ, тобто групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ і систематизацією документів всередині справи;

11.Архівне збереження електронних документів, справ органу влади.



3.5 Організація контролю за виконанням документів

Управлінням справами здійснюється контроль за виконанням документів лише таких, що є зареєстрованими в Підсистемі діловодства та контролю АІС "Адміністрація". Відповідальність за виконання документів, в яких визначено відповідальним за кінцевий результат, несуть керівники. Безпосередній контроль за виконанням документів здійснює загальний відділ (адміністратор ДЦ"Документ" Підсистеми діловодства та контролю АІС "Адміністрація", у структурних підрозділах контроль здійснює відповідальний за діловодство співробітник (діловод).У центральному апараті контроль за виконанням документів здійснюється за допомогою Підсистеми діловодства та контролю за видом документу, датою, виконавцем, терміном виконання і змістом.

Відповідальний за контроль працівник загального відділу (діловод), користуючись комп'ютерними даними або контрольною картотекою, за 10 днів до закінчення терміну виконання документу з'ясовує стан обот из ним і тримає це питання на контролі до його вирішення. Якщо в процесі опрацювання документу з'ясувалося, що немає можливості його виконати у зазначений термін, виконавець негайно узгоджує питання про перенесення терміну виконання. Інформація про вирішення питання перенесення терміну доводиться до відома спеціаліста загального відділу, який здійснює контроль адміністратор ДЦ"Документ" Підсистеми діловодства та контролю .

(Додаток Г).Зняття документу з контролю здійснюється адміністратором ДЦ"Документ" лише за умови наявності письмового підтвердження виконання документу, доручення, протокольного рішення посадовою особою, яка встановила контроль, або посадовою особою, якій вона підпорядкована.

Для здійснення цієї процедури до письмового підтвердження виконання документу обов'язвово додається сам документ з відповідною резолюцією керівника. Реєстрація вихідного документу не може бути здійснена без заповнення в ДЦ"Документ" обов'язкового реквізиту, який встановлює логічний зв'язок між вихідним документом та таким, що є засадою для його відправлення.Попередження про виток термінів виконання щоденно розсилаються адміністратором ДЦ "Документ" по робочих станціях Локальної обчислювальної мережі центрального функціонального вузла АІС "Адміністрація" . Раз на тиждень Голові комітету доповідається статистичний аналіз щодо виконавської дисципліни в роботі з документами.Документ, який знято з контролю, з матеріалами до нього і контрольною карткою повертається до загального відділу, де діловодний контроль закінчується відміткою про виконання на контрольній картці в графі "Відмітки про виконання" та зняттям документу з контролю в базі даних "Документ" Підсистеми діловодства та контролю АІС "Адміністрація".

3.6 Програмне забезпечення електронного документообігу в установі

Впровадження і використання системи ДЦ"Документ" в практичній діяльності установи дозволило, з одного боку, значно полегшити виконання задач виконавцям робіт, які займаються обробкою інформації та приймають участь у технологічних робіт, а з іншого боку, забезпечує керівникам і персоналу, відповідальному за організацію процесів обробки і руху документів, досягнення нового якісного рівня в рішенні наступних задач: Організація єдиного централізованого сховища документів, його оптимальна систематизація, що забезпечить зручний доступ користувачів до самої свіжої й актуальної інформації, дозволить організувати єдину, що базується на ресурсах операційної системи службу копіювання-відновлення. Це дозволяє включити документи, оброблювані офіційним документообігом, у єдиний інформаційний простір органу влади, формалізація правил виконання технологічних процесів створення й обробки документів, актуальність і вірогідність їхніх маршрутних схем, що виключає можливість випадкових відхилень і невірного тлумачення корпоративних нормативів і інструктивних вказівок; поліпшення засобів контролю над ходом виконання технологічних процесів обробки документів, регулювання і керування системою документообігу, що забезпечить скорочення термінів виконання робіт, істотне підвищення продуктивності праці; підвищення ступеня захищеності даних, залучених у документообіг, забезпечення їхньої конфіденційності за рахунок застосування будь-яких, у тому числі ліцензованих (сертифікованих) ФАПСІ, засобів шифрування інформації; досягнення високого ступеня незалежності роботи над документами від особистих якостей персоналу, за рахунок автоматичного виконання більшості формальних дій; можливість створення і керування ланцюжками завдань; можливість одержання статистичних і аналітичних зведень, що характеризують різні аспекти діяльності виконавців і результати виконання робіт з обробки документів і виконання ланцюжків завдань.

Основною метою при розробці технологій електронного документообігу було досягнення максимальної наступності правил і прийомів паперового документообігу і журнально-картотечного діловодства, що дозволяє забезпечити безболісний перехід від традиційних технологій до сучасних.Однією з позитивних рис програми БДД "Документ" є легкість її використання. Програма призначена для реєстрації вхідних та вихідних документів із внесенням поправок та змін щодо відомостей про виконання документів, із зазначенням авторів чи виконавців, короткого змісту, дати, номеру, рівня доступу, РК документу та інше. [4,C.20]Вхід до програми. Кожен користувач програми повинен зареєструватися, вказавши своє ім'я, посаду та пароль. Якщо програма віднайде у списку такого користувача вона автоматично відкриється з привітанням. З метою захисту після 3-х невірних спроб вводу пароля програма автоматично блокується.Функції доступні в програмі. При вдалому вході в систему на головній сторінці програми можна побачити головне меню та панель управління з функціонуючими кнопками:

Довідка

Інформація про програму

Сховище

Користувачі

Журнал реєстрації документів

Архів

Пошук

Головне меню, крім вищеперерахованих функцій, дає доступ до режимів настройки програми та адміністрування користувачів (тільки для адміністратора системи).

ДОВІДКА:

З допомогою цієї функціональної кнопки можна переглянути інформацію щодо користування системою.Інформація про програму.Інформація щодо авторських прав на програму, рік створення 2000.

СХОВИЩЕ:

Режим Сховище використовується для перегляду, синхронізації й адміністрування (додавання, видалення, перейменування місць обробки і збереження документів системи (сховищ). Також у даному режимі можливе призначення користувачам доступних сховищ. На відміну від режиму Користувачі, режим Сховище є більш кращим у тих випадках, коли декільком користувачам потрібно призначити в якості доступного те саие сховище. Має вкладки "Призначення доступних сховищ" та "Призначення сховищ, дозволених для адресації". Після створення користувача системи документообігу і визначення його прав, адміністратор повинен призначити йому доступні сховища, тобто ті сховища, що будуть "видимі" користувачу, і вміст яких буде доступний йому для перегляду й обробки. Якщо користувач є Клієнтом системи, йому рекомендується призначити одне єдине доступне сховище відповідно до його функціональної приналежності до того чи іншого підрозділу в структурі установи. Обмеження кількості доступних сховищ не є обов'язковою умовою і, у кінцевому рахунку, визначається самим адміністратором чи відповідною уповноваженою посадовою особою . Крім доступних сховищ адміністратор повинний призначити користувачу сховища, дозволені для адресації, у які він зможе розсилати документи при роботі з технологічними процесами вільної маршрутизації. Для цього необхідно в правій частині вікна вибрати закладку "Адреса" , натиснути кнопку Додати /Видалити й у вікні, що з'явилося, "Місця збереження документів" відзначити сховище, в яке буде додано. Користувачі.