Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

• Вступ
• Розділ 1. Теоретичні аспекти теми дослідження
• 1.1 Керування документаційними процесами: сутність та переваги
• 1.2 Нормативно-правове забезпечення процесів керування документацією
• Розділ 2. Організація процесів керування документацією в державних органах влади
• 2.1 Характерні риси керування документаційними процесами в органах державної влади
• 2.2 Документаційні процеси та їх контролювання в організації
• 2.3 Особливості сучасних систем електронного документообігу в державних установах України
• Висновки
• Список використаних джерел і літератури

Вступ

Актуальність теми дослідження зумовлена зростанням ролі процесів керування документацією в системі підвищення ефективності діяльності як окремого підрозділу, так і установи в цілому.

В сучасних організаціях керування документаційними процесами стає високотехнологічним виробничим процесом, системою організаційного, інформаційного, аналітичного, правового, ретроспективного та прогнозного забезпечення їх функціонування, документування управлінської інформації й організації обігу службових документів, в т. ч. електронних. Воно об'єктивно виділяється у високооплачуваний вид професійної діяльності, отримує відповідне технологічне й організаційне оформлення й вимагає значного обсягу знань.

Служба діловодства, як серцевина організації, що відображає і забезпечує її діяльність, сьогодні мусить бути потужним інструментом, що в змозі через процеси керування документацією, орієнтувати всі інші підрозділи та окремих виконавців на спільні цілі, мобілізувати ініціативу співробітників, виховуючи в них почуття єдності і відданості своїй організації, поліпшувати процеси ділової комунікації й корегувати організаційну поведінку всіх її членів.

Об'єкт дослідження: керування документаційними процесами в державних установах України.

Предмет дослідження: організаційні засади керування документаційними процесами в органах державної влади України.

Мета курсової роботи: характеристика сучасної організації процесів керування документацією та виявлення перспективних напрямів її удосконалення.

Відповідно до визначеної мети було поставлено такі завдання:

1) вивчити зазначену проблему у відповідній науковій та науково-методичній літературі;

2) висвітлити сутність керування документаційними процесами та визначити переваги його функціонування в державних структурах;

3) розглянути нормативно-правову базу процесів керування документацією;

4) охарактеризувати особливості керування документаційними процесами в органах державної влади;

5) розглянути документаційні процеси та їх контролювання в організації;

6) ознайомитися з особливостями сучасних систем електронного документообігу в державних установах України.

Джерельну базу дослідження складають законодавчі та нормативні акти України, які стосуються регулювання процесів у сфері керування документацією. До таких актів належать: Закон України "Про електронні документи та електронний документообіг" від 22 травня 2003 р. № 851-IV, Закон України "Про електронний цифровий підпис" від 22 травня 2003 р. № 852-IV, Закон України "Про інформацію" від 10 травня 2011 р. № 2657-XII, Закон України "Про Концепцію Національної програми інформатизації" від 4 лютого 1998 р. № 75/98-ВР, Указ Президента України "Про першочергові завдання щодо впровадження новітніх інформаційних технологій" від 20 жовтня 2005 р. № 1497, Указ Президента України "Про заходи щодо розвитку національної складової глобальної інформаційної мережі Інтернет та забезпечення широкого доступу до цієї мережі в Україні" від 31 липня 2000 р. № 928, Наказ Державного комітету архівів України "Про стан впровадження технологій електронного діловодства та електронних документів в установах-джерелах комплектування державних архівів" від 16 листопада 2004 р. № 123, ДСТУ 2732: 2004 "Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять", ДСТУ 4423-1: 2005 "Інформація та документація. Керування документаційними процесами. Частина 1. Основні положення", ДСТУ 4423-2: 2005 "Інформація та документація. Керування документаційними процесами. Частина 2. Настанови".

При написанні роботи були опрацьовані праці В.Т. Савицького, В.В. Бездрабко, М.В. Ларіна, Ю.І. Палехи, І. Є. Антоненко, Т.В. Іванової, Л.П. Піддубної, І.С. Вовчака, О.М. Загорецької, С.В. Радченко, Писаренка В.П. та багатьох інших дослідників у даній галузі. Всі ці праці є дуже цінними і корисними для подальшого розвитку керування документаційними процесами як сфери практичної діяльності.

Методи дослідження. Під час написання курсової роботи використовувались історичний, порівняльний та поняттєвий загальнонаукові методи, а також методи системного аналізу та узагальнення.

Структура курсової роботи. Курсова робота складається зі вступу, двох розділів, п'яти підрозділів, висновків і списку використаних джерел та літератури.

електронний документообіг державна установа

Розділ 1. Теоретичні аспекти теми дослідження

1.1 Керування документаційними процесами: сутність та переваги

Керування документаційними процесами (records management) - галузь керування, яка відповідає за ефективний та систематичний контроль за створенням, прийманням, зберіганням, використанням, передаванням до архіву та вилученням для знищення службових документів, охоплюючи процеси відбирання та зберігання в документальній формі свідчень та інформації про ділову діяльність.

Керування документаційними процесами організовує практичну роботу як службових осіб, які керують документаційними процесами, так і будь-якої особи, яка створює службові документи або користується ними в процесі своєї ділової діяльності. Переваги керування документаційними процесами в органах державної влади охоплюють:

впровадження політики і застосовування стандартів;

визначення обов'язків і повноважень;

визначення процедур, інструкцій та ознайомлення з ними персоналу;

забезпечення низки послуг, пов'язаних із питаннями керування службовими документами та користування ними;

розробляння, реалізування та керування спеціалізованими системами для керування документаційними процесами;

інтегрування керування документаційними процесами у ділові системи та процеси [28, с.12].

Службові документи містять інформацію, що є цінним ресурсом та важливим чинником ділової діяльності. Щоб захистити та зберегти службові документи як свідчення дій для організацій та суспільства, застосовують системний підхід до керування документаційними процесами. Результатом реалізації системи керування документаційними процесами є джерело інформації про ділову діяльність, яке може забезпечити подальші дії, прийняття рішень, звітність нинішнім й майбутнім зацікавленим сторонам. Службові документи дають можливість організаціям: здійснювати ділову діяльність на засадах регулярності, ефективності та відповідальності, надавати послуги на засадах процесуальної послідовності та рівноправності, підтримувати та документувати формування політики організації та прийняття керівних рішень, забезпечувати послідовність, неперервність та продуктивність здійснення адміністративних дій та керування в організації, сприяти ефективному здійсненню діяльності в межах усієї організації, забезпечити неперервність діяльності організації у випадку надзвичайної ситуації, відповідати правовим та регуляторним вимогам, охоплюючи архівну, аудиторську та наглядову діяльність, забезпечити захист та підтримування в судових позовах, охоплюючи керування ризиками, пов'язане з наявністю або відсутністю свідчень організаційної діяльності, захистити інтереси організації та права працівників, клієнтів та нинішніх і майбутніх зацікавлених сторін, підтримувати та документувати поточну та майбутню дослідницьку і проектну діяльність, інші розробляння та науково-технічні результати, так само як й історичні дослідження, забезпечувати свідчення ділової, особистої та культурної діяльності, встановлювати ділову, особисту та культурну ідентичність, та зберігати корпоративну, особисту або колективну задокументовану пам'ять [23, с. 19].

Термінологічний комітет Міжнародної ради архівів дає таке визначення керуванню документації - галузь загального адміністративного керування, спрямована на економне та ефективне створення, користування і зберігання документів протягом їх життєвого циклу. Керування документацією розглядається у контексті інтенсивного використання інформаційних технологій, що забезпечують якісний менеджмент в управлінській сфері. Якщо діловодство створює та підтримує науково-технологічні основи управління, то керування документацією в межах установи виконує функції менеджменту. У зарубіжній традиції керування документацією охоплює весь життєвий цикл документа з моменту його створення, функціонування, тобто перебування в динамічному стані, до вилучення для знищення чи передавання в архів. Під "створенням документів" розуміють проектування та складання форм документів, їх назв, переліку (згідно з практичними потребами діяльності установи), окреслення функційного призначення, моніторинг їх користування, застосування новітніх інформаційних технологій. Формування справ, створення систем пошуку документної інформації, документів, розвиток систем транслювання інформації, копіювання та тиражування документів, передавання їх до архівів для зберігання становлять ще один "життєвий" цикл документів, який так само є об'єктом пізнання керування документацією. Передання документів в архів, що є процесом, передбачає наявність важливих складових елементів - формування переліку документів зі строками зберігання, їх експертизу, ідентифікацію й опис. Керування архівами розуміється як проектування та будівництво спеціалізованих споруд з архівосховищами, удосконалення методів консервації та реставрації документів, систематизації й описування архівних фондів, доступу по документів, розроблення довідкового апарату [31, с.24].

Таким чином, керування документацією в узагальненому варіанті тлумачиться як галузь керування, що відповідає за ефективний, системний і систематичний контроль за створенням, обігом, прийманням, зберіганням у відомчому архіві, передаванням до архіву (державного чи національного) та вилученням для знищення службових документів, включаючи процеси відбору й зберігання в документальній формі свідчень і інформації про управлінську діяльність. Управління (керування) документацією для країн пострадянського простору є новим напрямом наукових досліджень. У Національному стандарті України ДСТУ 2732: 2004 "Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять" вперше офіційно зафіксовано визначення поняття "керування документацією" як комплекс заходів, спрямованих на здійснювання процесів створення та функціонування службових документів [9, с.4]. Останні наукові публікації вчених України, Білорусі, Російської Федерації вказують на схильність ототожнювати керування документацією із теорією і практикою діловодства, управлінським документознавством, інформаційним (у т. ч. і документаційним) забезпеченням управління. Це свідчить про "завойовування" керуванням документацією місця в існуючій моделі науки, етап його становлення й утвердження як наукової дисципліни та напряму практичної діяльності в управлінській сфері. Залучаючи зарубіжний досвід та адаптуючи його для ефективного впровадження і застосування, науковці і практики свідомі щодо необхідності нагального розроблення концептуальних засад теорії та практики керування документацією.

Вивчення проблеми знайшло вихід в активному освоєнні зарубіжного досвіду - основних методів і принципів організації діловодства, пропонованими у руслі records management, їх адаптації до вітчизняних умов документування й функціонування документації (з поправкою на повний "життєвий цикл документа"). Помітніше входження до наукового обігу терміну "керування документацією", "управління документацією", а згодом - "керування документаційними процесами" засвідчило нагальність для вітчизняної науки і практики ідеї цілісності діловодних процесів і архівістики. Всеохопність "життєвого циклу документа", пропагована керуванням документацією, постулює фундаментальну єдність діловодства й архівної справи, що виражає себе на кожному з рівнів побутування документів й організації роботи з ними і складає об'єктно-предметну сферу документознавства. Це продукувало розширення кола симпатиків керування документаційними процесами. Фактами позитивної реакції, визнання доцільності удосконалення діловодних процесів з урахуванням досягнень records management стали, наприклад, потрапляння зарубіжного досвіду керування документаційними процесами у перелік дисертаційних тем, навчальну літературу, науководослідні програми провідних галузевих інституцій, обговорення теми на шпальтах спеціальної періодики і, зрештою, звершенням модифікованої національної версії ISO 15489 "Інформація та документація. Керування документацією" - ДСТУ 4423: 2005 "Інформація та документація. Керування документаційними процесами". Тлумачення поняття "керування документаційними процесами", подане в ДСТУ 4423: 2005, різниться від пропонованих раніше. Якщо у чинному термінологічному стандарті у сфері діловодства й справи до англомовного варіанту records management зустрічаємо україномовну версію керування документацією, то в ДСТУ 4423-1: 2005 розробники відмовляються від буквального перекладу терміну словосполучення, мотивуючи неадекватністю віддзеркалення змісту іншомовного терміну, а також некоректністю значень лексем. Тому, замість звичного "керування документацією" маємо модифіковану версію - "керування документаційними процесами" [17, с.118].

Таким чином, збагачення терміносистеми документознавства у прикладному сенсі стало свідченням стрімкого розвитку діловодства. Входження у науковий обіг термінів "документаційне забезпечення управління", "керування (управління) документацією" / "керування документаційними процесами" стало ознакою часу. Так склалося завдяки, по-перше, зростання ролі практичної сфери роботи з документами у суспільстві, по-друге, удосконалення інформаційних технологій продукування, розповсюдження, використання та збереження інформації, а, по-третє, освоєння відповідного зарубіжного досвіду. Це, в свою чергу, вплинуло на зміст документознавства як науки, зрослої на ґрунті досягнень роботи з документами. Проваджене термінологічне студіювання дозволить розкрити чинники еволюції документознавства, а відтак доповнити історію науки, її історіографію.

1.2 Нормативно-правове забезпечення процесів керування документацією

Процеси керування документацією організовуються за допомогою нормативно-методологічної бази, а саме:

- положень Конституції України;

- законів України;

- нормативно-правових актів Президента України, Кабінету Міністрів України, Ради міністрів АР Крим;

- інших методичних документів.

Нормативно-правова база керування документаційними процесами включає в себе:

- законодавчі акти України у сфері інформації, документації та документування;

- укази та розпорядження Президента України, постанови та розпорядження Уряду України, які регламентують питання документаційного забезпечення управління в Україні;

- правові акти органів виконавчої влади (міністерств, відомств, комітетів) як загальногалузевого, так і відомчого характеру;

- правові акти нормативного та інструктивного характеру;

- методичні документи з діловодства закладів, організацій, підприємств;

- державні стандарти на документацію;

- уніфіковані системи документів;

- класифікатори техніко-економічної і соціальної інформації [26, с.34].

Методичні документи регламентують технологію створення, обробки, зберігання, використання документів в організації, роботу служби діловодства, її структуру, функції, штат, технічне забезпечення тощо.

Крім того, архівні установи надають суб'єктам керування документацією організаційно-методичну допомогу щодо вдосконалення та організації процесів управління документацією, розробляють та затверджують обов'язкові для виконання всіма підприємствами, установами, організаціями нормативно-правові акти з питань організації документів у діловодстві, мають право перевіряти ведення діловодства в них і вимагати від їх керівників усунення виявлених внаслідок перевірок недоліків [24, с.80].

Сучасну законодавчу базу керування документаційними процесами складають:

1) закони, що регламентують загальні засади політики держави в галузі інформації взагалі та діловодства зокрема: Закон України "Про інформацію" 1992 р. та 2011 р. (визначає основні види інформації та інформаційної діяльності, визначає інформацію за режимом доступу на відкриту і з обмеженим доступом), Закон України "Про державну таємницю", Закон України "Про національний архівний фонд і архівні установи" (визначає роль архівних установ в управлінні діловодством), Закон України "Про електронні документи та електронний документообіг", Закон України "Про електронний цифровий підпис";

2) законодавчі акти, що регламентують спеціальне діловодство (наприклад, Закон України "Про судоустрій" (регламентує організацію діловодства в судах)).

Нормативну базу керування документацій ними процесами складають: нормативні акти, що мають міжвідомчий характер: Примірна та Типова інструкції з діловодства 1997 р. та 2011 р. відповідно, Інструкція з діловодства за зверненнями громадян 1997 р., Правила роботи архівних підрозділів 2001 р., Перелік типових документів 1998 р. з доповненнями 2001 р., Державні стандарти ДСТУ 4423, ДСТУ 2732-94, ДСТУ 2732: 2004, ДКУД ДК 010-98, ДСТУ 3843-99 - ДУСД. Основні положення, ДСТУ 3844-99 - ДУСД. Формуляр-зразок, ДСТУ 4163: 2003 - ДУСД УСОРД. Вимоги до оформлення документів; відомчі нормативні акти (Інструкції з діловодства конкретних установ, розроблені на основі Примірної інструкції та Інструкції з діловодства за зверненням громадян, відомчі (галузеві) переліки документів, наприклад Національного банку України); нормативні акти, що регламентують спеціальне діловодство (наприклад, Правила ведення нотаріального діловодства, Інструкція з діловодства у відділах реєстрації актів цивільного стану, затверджені Мін`юстом) [1-11].

Основними перспективними напрямами нормативно-правового забезпечення організації керування докуметаційними процесами в Україні є:

прийняття Закону України "Про діловодство";

розроблення нормативних документів, спрямованих на вдосконалення діловодства із застосуванням електронного документообігу в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, зокрема, нормативного документа, що регламентує організацію зберігання електронних документів у діловодстві та архівному підрозділі установи,

підготовка збірника форм ОРД;

перероблення ДКУД у межах розділу, що стосується ведення ОРД;

підготовка відомчих (галузевих) переліків документів зі строками їх зберігання та примірних номенклатур справ для установ різних галузей діяльності та форм власності тощо [26, с.40].

Реалізації завдань щодо розроблення нормативно-правого забезпечення організації процесів керування документацією має сприяти інтеграція творчих зусиль працівників архівних установ, науково-дослідних інституцій, навчальних закладів, а також служб діловодства органів державної влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій усіх форм власності.

На підставі аналізу нормативно-правової бази документування та організації роботи з документами у радянський час та за період незалежності України стверджується, що Україна, зберігши протягом певного періоду чинність радянських нормативно-правових актів у галузі архівної справи та діловодства, тим самим забезпечила історико-юридичне наступництво і наявність правової основи для подальшої нормотворчості з метою формування власної національної бази нормативно-правового регулювання документаційних процесів в держаних структурах.

Можна відзначити, що напрацьована у нашій державі за час незалежності нормативно-правова база охоплює більшість найосновніших відносин у сфері керування документаційними процесами. Поряд із Конституцією України, нормативно-правове регулювання у даній сфері здійснюється низкою законів України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, спеціально уповноваженого центрального органу виконавчої влади у сфері архівної справи та діловодства, національними та галузевими стандартами, сукупністю актів міжгалузевої та галузевої дії центральних органів влади, актами місцевих органів виконавчої влади та органів місцевого самоврядування.

Оцінюючи нормативно-правову базу керування документаційними процесами як таку, можна сказати, що вона може вважатися у даний час мінімально достатньою, але її ще не можна назвати системою, оскільки правовим регулюванням охоплена не вся сукупність найосновніших відносин у даній сфері; певна частина нормативно-правових актів, що регулюють цю галузь, містить суперечливі норми і потребує узгодження; відсутній стержневий законодавчий акт, який би комплексно визначав основні засади правового регулювання відносин у даній сфері; не визначені першочергові завдання та перспективи розвитку нормативно-правового забезпечення документостворення та організації роботи з документами; спостерігається повільність законопроектної роботи та значна тривалість узгоджувальних процедур у нормотворенні. Не враховуються реальні якісні зміни у сфері документозабезпечення, що склалися об'єктивно, прикладом чого є відсутність офіційного визнання в Україні керування документаційними процесами як функції державного управління, сфери документування та організації роботи з документами і відповідного історичного етапу їх розвитку [28, с.67].

Отож, серед основних завдань концепції, спрямованих на вдосконалення і розвиток нормативно-правового регулювання у сфері керування документаційними процесами, вбачаються: усунення наявних у нормативних актах різної юридичної сили та рівнів протиріч; прийняття нових актів із метою унормування неврегульованих відносин; законодавче визначення суб'єктного складу керування документаційними процесам, чітке закріплення його статусу і розмежування повноважень; реформування системи державного управління у даній галузі; гармонізація національної нормативно-правової бази з нормами міжнародного права та міжнародними стандартами у цій сфері.

Розділ 2. Організація процесів керування документацією в державних органах влади

2.1 Характерні риси керування документаційними процесами в органах державної влади

У сучасному керуванні документаційними процесами відбуваються значні зміни, зумовлені здобуттям Україною незалежності, активним впровадженням в управлінську діяльність новітніх інформаційних технологій та інтенсивним курсом України на інтеграцію у світовий інформаційний простір. Зазначені фактори викликають необхідність створення національної нормативно-правової бази керування документаційними процесами, яка б не лише формально замінила систему унормування цієї сфери, але й відповідала б потребам сучасної системи державного управління в Україні, регулювання процесів автоматизації управлінської діяльності, створювала правові засади участі України у глобальних системах.

Сучасний етап розвитку української держави характеризується необхідністю посилення ролі державного управління, одним із важливих напрямів оптимізації якого є подальше вдосконалення документаційного забезпечення діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування. Із удосконаленням управлінської праці, її розподілом, спеціалізацією і автоматизацією процесів керування документацією стає важливою сферою управлінської діяльності. Вирішення актуальних завдань сьогодення щодо виведення України на шлях стабільного і динамічного розвитку зумовлює посилення комплексного документаційного забезпечення потреб державного управління [33, с.6].

Аналіз стану наукової розробки проблем керування документацією показав, що керування документаційними процесами в органах державної влади та місцевого самоврядування як важливий інструмент впливу на процес та результат управлінської діяльності, як один з визначальних чинників забезпечення функціонування владних та самоврядних органів вивчене фрагментарно і потребує системних наукових досліджень.

На сьогоднішній день актуальною є необхідність впорядкування понятійно-термінологічного апарату керування документаційними процесами та організації роботи з документами шляхом усунення наявних суперечностей; подальшого розвитку та удосконалення уніфікації і стандартизації документів із метою адаптації керування документаційними процесами до загальноєвропейської системи та включення його у міжнародний інформаційний обмін на основі сумісності національних та міжнародних стандартів у сфері документації, уніфікації даних та передавання інформації [12, с.2].

Існує також потреба удосконалення чинної в Україні системи державного управління та формування і реалізації державної політики у галузі керування документаційними процесами. Реформування у цій сфері могло б здійснюватися:

шляхом розподілу повноважень із питань управління документаційним забезпеченням між Державним комітетом архівів України і службами документаційного забезпечення як вищих органів у системах органів відповідних гілок державної влади, так і відповідними службами центральних органів виконавчої влади за галузевим принципом;

шляхом створення принципово нової системи - системи органів державного управління у сфері керування документацією в органах державної влади та місцевого самоврядування.

Одними з основних шляхів оптимізації діяльності служб керування документаційними процесами в органах державної влади та місцевого самоврядування могли б бути:

впорядкування системи служб керування документаційними процесами в органах державної влади та місцевого самоврядування всіх рівнів на відповідній нормативно-правовій основі, забезпечуючи при цьому: однотипність їх назв відповідно до змісту виконуваної діяльності у поєднанні з організаційними формами, що відповідають відповідним рівням управління; визначення структури, чисельного та посадового складу служб керування документаційними процесами відповідних рівнів на науково обгрунтованих нормативах функціональної самодостатності та керованості;

налагодження системи кадрового забезпечення служб керування документаційними процесами шляхом: продовження здійснення підготовки фахівців за спеціальністю 5.020107 "Діловодство" освітньо-кваліфікаційного рівня "молодший спеціаліст" для роботи на посадах технічного та обслуговуючого персоналу; нововведення у галузі "Державне управління" спеціальності "Документаційне забезпечення управління" або "Керування документацією" з метою підготовки фахівців з базовою вищою освітою освітньо-кваліфікаційного рівня "бакалавр" для роботи на посадах фахівців, а також для підготовки фахівців із повною вищою освітою освітньо-кваліфікаційних рівнів "спеціаліст" та "магістр" для роботи на посадах керівників структурних підрозділів та керівників служб керування документаційними процесами; запровадження системи періодичної перепідготовки та підвищення кваліфікації працівників служб керування документаційними процесами у регіональних центрах перепідготовки державних службовців, а також у Національній академії державного управління при Президентові України та її регіональних інститутах [39, с.4].

Отож, практична реалізація керування документаційними процесами в органах державної влади та місцевого самоврядування повинна базуватися на активному впровадженні новітніх інформаційних технологій документування, документообігу, контролю за виконанням, пошуку, використання та зберігання документів, оснащенні служб керування документацією сучасною комп'ютерною технікою та обладнанням із дотриманням вимог щодо сумісності засобів автоматизації і програмного забезпечення.

2.2 Документаційні процеси та їх контролювання в організації

Визначання того, які службові документи треба долучати до документаційної системи, базується на результатах аналізування вимог регуляторного середовища, вимог ділової діяльності та звітності, ризику не долучити службові документи. Залежно від типу організації, правового і соціального контексту, в якому вона діє, ці вимоги можуть відрізнятися.

Службові документи створюють і отримують на різноманітних носіях, використовуючи постійно змінювані технології. Первинна характерна ознака службових документів - це їх динамічна природа. Їх можуть створювати різні автори, їх можна представити різними версіями у різних форматах, у різні періоди часу.

Коли ділові чи особисті дії зобов'язують організацію або особу діяти, роблять організацію або особу підзвітними чи документують дію, рішення або процес прийняття рішень, їх потрібно долучати до документаційної системи у вигляді службових документів та пов'язати з метаданими, що характеризують їх специфічний діловий контекст.

Рішення про те, як довго треба зберігати службові документи в документаційних системах, базуються на оцінюванні вимог регуляторного середовища, вимог ділової діяльності й звітності та ризиків. Попередньо для прийняття таких рішень потрібно залучити підрозділ, що здійснює специфічну ділову діяльність, призначену посадову особу, яка керує документаційними процесами, та, за потреби, інших працівників згідно із зовнішньою та внутрішньою політикою та нормами керування документаційними процесами, вимогами до службових документів, пов'язаними із специфічною діловою діяльністю. Статутні або інші регулятивні вимоги можуть встановлювати мінімальні строки зберігання або підпорядковування рішенню таких повноважних органів, як архів або аудитории [10, с.15].

Під час визначання строків зберігання службових документів треба враховувати права і інтереси всіх зацікавлених сторін. Не треба приймати рішення для того, щоб обмежити права доступу [20, с.21].

Процесом зберігання службових документів треба керувати, щоб:

відповідати поточним та майбутнім потребам ділової діяльності:

1) зберігати інформацію про минулі і нинішні рішення та діяльність як частини корпоративної пам'яті для інформаційного забезпечення прийняття рішень та діяльності в теперішньому і в майбутньому часі;

2) зберігати свідчення про минулу та теперішню діяльність для задоволення звітних зобов'язань;

3) ліквідувати систематично і санкціоновано якомога раніше непотрібні службові документи;

4) зберігати контекст службового документа, що зробить можливим для майбутніх користувачів оцінити автентичність та достовірність службових документів, навіть у випадках, коли документаційні системи, в яких вони зберігаються, були закриті або зазнали значних змін;

відповідати правовим вимогам, забезпечивши відповідне оформлення документів, розуміння та виконання вимог регуляторного середовища, яке застосовується під час керування документаційними процесами специфічної ділової діяльності, та

відповідати поточним і майбутнім потребам внутрішніх і зовнішніх зацікавлених сторін:

1) визначати законні та позовні інтереси зацікавлених сторін у зберіганні службових документів довше, ніж це потрібно самій організації. Зацікавлені сторони можуть бути діловими партнерами, клієнтами та іншими особами, яких торкаються рішення або дії організацій тощо, яким організація може надавати доступ до своїх службових документів згідно з вимогами звітності, наприклад, аудитори, регулятивні органи та слідчі органи, архівні установи або дослідники;

2) визначати та оцінювати правові, фінансові, політичні, соціальні або інші позитивні вигоди від зберігання службових документів з метою слугувати інтересам науки і суспільства в цілому;

3) дотримуватися інструкцій відповідних архівних органів у разі їх придатності [10, с.17].

До службових документів тривалого зберігання належать такі, що:

забезпечують свідчення та інформацію про політику і діяльність організації;

забезпечують свідчення та інформацію про взаємодію організації з клієнтами, яких вона обслуговує;

документують права й обов'язки фізичних осіб та організацій;

сприяють формуванню документальної пам'яті організації для наукових, культурних та історичних цілей;

містять свідчення та інформацію про діяльність, що представляє інтерес для внутрішніх і зовнішніх зацікавлених сторін.

Метою долучання службових документів до документаційних систем є:

встановлювання взаємозв'язків між службовим документом, автором та службовою потребою, що зумовила його створення;

розміщування службового документа з його взаємозв'язками в документаційній системі;

встановлювання його зв'язків з іншими службовими документами

Цей процес можна провести через розміщення детальних метаданих, які містять, доповнюють, пов'язують інформацію про певний службовий документ незалежно від його формату. На стадії розробляння цей процес долучають до процедур документаційної системи. Такі метадані є суттєвими для відстежування, повноважень, статусу, структури та цілісності службового документа в будь-який момент та подання його зв'язків з іншими службовими документами [34, с.92].

Перелік методів, що забезпечують долучання службових документів, може бути таким:

класифікування та індексування, що дають можливість встановити відповідні зв'язки, групування, найменування, забезпечення секретності, дозвіл на користування та пошук, передавання до архіву та вилучання для знищування і виявляння службових документів, життєво важливих для діяльності організації;

систематизування у логічній послідовності, незалежно від виду носія: фізичний чи електронний, що полегшує наступне користування і одержування довідок;

реєстрування, що засвідчує наявність службового документа в документаційній системі;

функціювання систем, які в процесі ділової діяльності мають:

1) забезпечувати створення метаданих, що описують діловий контекст;

2) забезпечувати свідчення того, де знаходиться службовий документ;

3) виявляти, яка дія невиконана;

4) виявляти, хто має доступ до службового документа;

5) виявляти, коли цей доступ мав місце;

6) забезпечувати свідчення дій, що здійснювалися зі службовим документом.

У документаційній системі, де застосовують процеси реєстрування:

службові документи реєструють, коли долучають їх до документаційної системи;

до закінчення реєстрування жоден процес не може впливати на службовий документ.

Основна мета реєстрування - засвідчити, що службовий документ було створено або долучено до документаційної системи, а додатковою перевагою є те, що реєстрування полегшує пошук службових документів. Воно містить запис короткої описової інформації або метаданих про службовий документ та надання службовому документу ідентифікатора - умовної познаки, унікальної для цієї системи. Реєстрування формалізує долучення службового документа до документаційної системи [10, с.18].

Службові документи треба реєструвати тільки на одному рівні у межах документаційної системи. В електронному середовищі документаційні системи можна проектувати так, щоб реєстрування службових документів відбувалося автоматично, прозоро для користувача діловою системою, до якої службовий документ долучають, та без втручання фахівця з керування документаційними процесами.

Класифікування напрямів ділової діяльності є важливим засобом, що допомагає здійснювати ділову діяльність і здебільшого стосується керування документаційними процесами, охоплюючи:

забезпечування зв'язків між окремими службовими документами, що нагромаджуються, для того, щоб забезпечити безперервне документування діяльності;

забезпечування уніфікації під час визначання назв службових документів;

допомогу в пошуку всіх службових документів, які стосуються певної функції або напряму діяльності;

визначання ступенів таємності та доступу для груп службових документів;

встановлювання дозволу користувачам на доступ або роботу з певними групами службових документів;

розподіл відповідальності за керування певними групами службових документів;

поділ службових документів для роботи, та

визначання відповідних строків зберігання та дій з передавання службових документів до архіву або вилучання їх для знищування.

Системи класифікації відображають діяльність організації і зазвичай будуються на основі аналізу цієї діяльності. Системи можна використовувати для забезпечування різноманітних операцій керування документаційними процесами. Організаціям треба визначити ступінь класифікаційного контролю, необхідний для їх діяльності [10, с. 19].

Системи класифікації та індекси можуть бути забезпечені словниковим контролем, що відображає спеціальну лексику комплексу службових документів організації. Такий словниковий контроль пояснює вживання специфічних для організації понять або термінів.

Індексування можна робити вручну або автоматично. Воно може відбуватися на різних рівнях групування в документаційній системі.

Настанови з індексування можна знайти у стандарті ISO 5963 Documentation - Methods for examining documents, determining their subjects, and selecting indexing terms. Звичайно застосовують умовні позначки на службових документах, що відрізняються від назви службового документа. Розміщування номерів або індексів звичайно роблять на сукупності службових документів.

Надання індексів пов'язано з проведенням пошуку, де номер чи індекс зазначають "адресу" службового документа. Службовий документ можна знайти, точно вказавши місце його розташування в документаційній системі.

Службові документи зберігають на носіях, придатних для користування, які забезпечують достовірність, автентичність та збереженість так довго, як це потрібно. Питання зберігання, обробляння та збереженості службових документів виникають вже під час їх активного функціювання, а не лише тоді, коли вони стають неактивними [33, с.8].

Службові документи потребують таких умов зберігання і процесів обробляння, в яких ураховано їхні специфічні фізичні та хімічні властивості. Службові документи тривалої цінності, незалежно від формату, потребують якіснішого зберігання та обробляння, щоб забезпечити їхню збереженість так довго, наскільки це відповідає їхній цінності. Умови зберігання та процеси обробляння проектують таким чином, щоб захистити службові документи від несанкціонованого доступу, втрати або знищування, а також викрадання і стихійного лиха.

Організація повинна розробити політику та інструкції щодо конвертування або переміщування службових документів з однієї документаційної системи до іншої.

Системи для електронних документів розробляють таким чином, щоб ці документи залишалися доступними, автентичними, достовірними та придатними для користування за будь-яких змін у системі. Це може бути переміщування у зв'язку із застосуванням іншого програмного забезпечування, відображення у форматах емуляції або інші майбутні способи відображання службових документів. Якщо такі процеси відбуваються, потрібно зберігати свідчення про них, разом із подробицями будь-яких змін в інформації та форматі службових документів.

Організації повинні мати формальні інструкції, які встановлюють, хто має дозвіл на доступ до службових документів та за яких обставин.

Вимоги регулятивного середовища, відповідно до яких діє організація, встановлюють низку принципів щодо прав, умов або обмежень доступу, які мають враховуватись під час функціювання документаційних систем. Це може бути спеціальне законодавство, що охоплює: забезпечення таємниці приватної інформації, безпеки, свободи інформації та роботу архівів. Службові документи можуть містити особисту, комерційну або іншу важливу для діяльності організації інформацію [32, с.75].

У певних випадках не можна дозволяти доступ до службових документів або до інформації про них.

Обмежування доступу можна застосовувати як у межах організації, так і для зовнішніх користувачів. Службові документи з обмеженим доступом треба визначати лише тоді, коли цього потребує діяльність або згідно з вимогами регулятивного середовища. Обмежування треба накладати на визначений період, щоб додаткове відстежування, необхідне для цих службових документів, проводили не пізніше, ніж це потрібно. Характер встановлених обмежень доступу може з часом змінюватися.

Забезпечування відповідного контролю за доступом здійснюють шляхом встановлення статусу доступу як для службових документів, так і для суб'єктів.

Керування процесами доступу встановлює таке:

службові документи поділяють на категорії відповідно до їх рівня доступу у певний час;

доступ до службових документів мають лише уповноважені особи;

засекречені службові документи можна читати лише за потреби та за наявності повноважень;

усі дії зі службовими документами здійснюють лише ті суб'єкти, хто має на це повноваження;

дозвіл на доступ до службових документів певної сфери відповідальності визначають підрозділи організації, що відповідають за цей напрям діяльності.

Відстежування та відображання у вигляді переліку користувачів із рівнями доступу та їхніми функційними робочими обов'язками має здійснюватися постійно в усіх документаційних системах, незалежно від видів документів та їх носіїв. Документаційні електронні системи, особливо ті, що територіально віддалені, можуть використовувати протоколи ідентифікації користувачів з інших програм [37, с.18].

Контролювання руху службових документів та користування ними в документаційній системі необхідне, щоб:

визначити, які невиконані дії треба виконати;

уможливити пошук службових документів;

запобігти втратам службових документів;

контролювати використання систем безпеки і зберігання та ведення обліку дій зі службовими документами (тобто долучання або реєстрування, класифікування, індексування, зберігання, доступ та користування, переміщування, передавання до архіву або вилучання для знищування);

e) підтримувати здатність визначити операційне походження деяких службових документів, якщо системи об'єдналися або були переміщені.

Контролювати строки виконання дій можна у документаційних системах лише для процесів, для яких організацією чи для організації встановлено строки виконання певних дій. Контроль строків виконання дій:

мінімізує кількість процесів, які треба зробити відповідно до рішень або дій, зазначених у службовому документі,

покладає відповідальність за дію на призначену особу, та

документує дату, до якої потрібно здійснити визначену дію, та дату, коли дія відбулася.

Контроль строків виконання дій може бути ефективним лише тоді, коли службовий документ зареєстровано в документаційній системі до передавання особам, яким він призначений для виконання.

Рух службових документів треба документально оформити, щоб, за потреби, службові документи завжди можна було знайти. Для контролювання можна документувати умовну познаку (ідентифікатор), назву, особу або підрозділ, де перебуває службовий документ, та час (дату) переміщування.

Система має простежити вихід службового документа, передавання від однієї особи до іншої та вертання у вихідне місце або у сховище, а також вилучання для знищування або передавання на постійне зберігання до архіву чи до будь-якої іншої уповноваженої сторонньої організації.

Повноваження щодо передавання службових документів до архіву або вилучання їх для знищування, якими керуються для вилучення службових документів з операційних систем, застосовують до них систематично і у встановленому порядку в процесі повсякденної діяльності. Жодна дія з передавання службових документів на зберігання або вилучання для знищування не проводиться без упевненості, що службовий документ більше непотрібен, усю роботу виконано, немає судових позовів та не ведуться слідства, які б потребували службових документів як доказів [10, с.21].

Дії з передавання службових документів на зберігання або вилучання для знищування можуть охоплювати:

вилучання з документаційної системи, списання та фізичне знищування службових документів на підставі проведення експертизи їхньої цінності;

зберігання протягом тривалого періоду в підрозділі організації;

передавання до відповідного сховища або носія під організаційним контролем;

передавання іншій організації, яка набула відповідальності за діяльність внаслідок реорганізування, ліквідування, продажу або приватизування;

передавання відповідальності за керування до відповідного повноважного органу, тоді як фізичне зберігання службових документів залишається за організацією, що їх створила,

передавання до сховища, яким керує від імені організації незалежний постачальник, з яким укладено відповідну угоду,

передавання до архіву організації;

передавання до сторонньої архівної установи.

Під час фізичного знищування службових документів треба керуватися такими принципами:

- знищування завжди має бути санкціонованим;

- не знищують службові документи, задіяні в незакінчених судово-слідчих діях;

- знищування службових документів здійснюють способом, який зберігає конфіденційність інформації, яку вони містять;

- всі копії службових документів, санкціонованих до знищування, охоплюючи страхові копії, копії для користування та резервні копії, знищують.

Документація, що описує керування документаційними процесами, має відповідати правовим, організаційним та технічним вимогам. Треба мати чітко визначені повноваження щодо документаційних процесів, таких, як класифікування, індексування, аналізування для визначання цінності та передавання службових документів до архіву або вилучання їх для знищування.

Щоб визначити вимоги до методики, аналізування, аудиту та перевіряння керування документаційними процесами, треба мати розроблені відповідні законодавчі акти, норми та політику. Треба приділити значну увагу іншим інформаційним системам та інформаційній політиці організації, щоб підтримати корпоративну цілісність середовища інформаційного керування [39, с.4-5].

Отже, усі рішення щодо того, які службові документи треба долучати до документаційної системи та як довго зберігати, документують з належною точністю та зберігають. Рішення можна представити у вигляді номенклатури справ, що надає повноваження щодо передавання службових документів до архіву або вилучання їх для знищування. Документацію про результати аналізування цінності або іншої оцінки, що впливає на прийняття рішень про долучення та зберігання службових документів, подають вищому керівництву на затвердження. Ця документація має містити інформацію про особливості діяльності та службові документи, що є результатом кожного напряму діяльності, а також точно і однозначно визначити періоди їх зберігання та дії з передавання службових документів до архіву або вилучання їх для знищування. Потрібно чітко визначити події, що ініціюють або роблять можливими дії з передавання службових документів до архіву або вилучання їх для знищування. Також можуть бути інструкції про передавання службових документів на підставі альтернативних форм зберігання. У цьому разі таку документацію подають на розгляд для необхідного схвалення сторонньому уповноваженому органу, такому як архівна установа, аудитори тощо. Якщо службові документи були передані до архіву або вилучені для знищування, треба зберігати документ, що засвідчує такі дії.

2.3 Особливості сучасних систем електронного документообігу в державних установах України

Основним джерелом ухвалення управлінських рішень для якісної реалізації державної політики є достовірна та повна задокументована інформація про діяльність усіх державних органів. Оперативне отримання такої інформації на сьогодні можливе лише за допомогою сучасних інформаційно-телекомунікаційних технологій.

Ефективність управління державних органів у сучасних умовах значною мірою залежить від вирішення завдань оперативного створення електронних документів, контролю за їх виконанням, від організації збереження, а також пошуку і використання. Електронний документообіг дозволяє суттєво підвищити ефективність роботи, можливість скоротити часові витрати на розв'язання задач, пов'язаних із діяльністю державних органів.

Автоматичний контроль виконання документів підвищує якість роботи виконавців, робить результати підготовки документів більш прогнозованими і керованими [36, с.30].

Система електронного документообігу (далі - СЕД) - це організаційно-технічна система, що забезпечує процес створення, управління доступом і поширення електронних документів у комп'ютерних мережах, а також забезпечує контроль за потоками документів в організації.

Головне призначення СЕД - автоматизувати весь комплекс робіт із електронними документами: введення у систему, їх реєстрацію, розподіл і розсилання, редагування, оперативне збереження, пошук і перегляд, відтворення, контроль виконання, розмежування доступу до них тощо. Впровадження СЕД сприяє підвищенню культури діловодства, забезпеченню суттєвої економії коштів на тиражування та пересилання значної кількості документів, що вкрай актуально нині за умов обмеженого фінансування державних органів. Крім цього, застосування СЕД дозволяє прискорити терміни опрацювання документів, удосконалити механізм організації та виконання документів, автоматизувати виконання однотипних операцій, спростити використання інформації документів за рахунок розширення можливостей їхнього пошуку.

На цей час існує два альтернативних підходи до автоматизації завдань документообігу в державних органах. Перший полягає у послідовній реалізації окремих програм, що автоматизують конкретні ділянки управління документообігу. Другий - у впровадженні платформи для реалізації комплексної системи автоматизації документообігу та управління процесами і створення на цій базі модулів, інтегрованих в єдиний комплекс [37, с. 19].

Перший підхід реалізує фіксовану функціональність (реєстрація вхідних, вихідних, внутрішніх документів та контроль за їх виконанням тощо). Прикладами таких модулів є системи автоматизації канцелярії, засоби автоматизації контролю виконання та ін. Основна перевага даної реалізації у відносно невисокій вартості та досить швидкому ефекті від впровадження відповідних модулів. Програми цієї групи ідеально підходять для автоматизації спеціалізованих робочих місць, орієнтованих на виконання однотипних операцій.

Потреби оперативного одержання і обробки великих обсягів різнопланової інформації, колективної роботи з підготовки документів, створення і надання електронних адміністративних послуг визначають об'єктивну необхідність впровадження в управлінській діяльності державних органів комплексної автоматизації документаційних процесів.