Законодавчо-нормативна база керування документацією в Україні

В основі складання документування в Україні знаходиться Закон України «Про стандартизацію» від 01.12.2005 р. Закон України «Про стандартизацію» встановлює правові та організаційні засади стандартизації в Україні і спрямований на забезпечення єдиної технічної політики у цій сфері.

Стандартизація -- діяльність, що полягає у встановленні положень для загального і багаторазового застосування щодо наявних чи можливих завдань з метою досягнення оптимального ступеня впорядкування у певній сфері, результатом якої є підвищення ступеня відповідності продукції, процесів та послуг їх функціональному призначенню, усуненню бар'єрів у торгівлі і сприянню науково-технічному співробітництву.

Нормативний документ -- документ, який установлює правила, загальні принципи чи характеристики різних видів діяльності або їх результатів. Цей термін охоплює такі поняття як “стандарт”, “кодекс усталеної практики” та “технічні умови". Стандарт -- документ, розроблений на основі консенсусу та затверд жений уповноваженим органом, що встановлює призначені для загального і багаторазового використання правила, інструкції або характеристики, які стосуються діяльності чи її результатів, включаючи продукцію, процеси або послуги, дотримання яких є необов'язковим. Стандарт може містити вимоги до термінології, позначок, пакування, маркування чи етикетування, які застосовуються до певної продукції, процесу чи послуги;

Закон регулює відносини, пов'язані з діяльністю у сфері стандартизації та застосуванням її результатів, і поширюється на суб'єкти господарювання незалежно від форми власності та видів діяльності, органи державної влади, а також на відповідні громадські організації. Дія цього Закону не поширюється на ядерні матеріали, фармацевтичну продукцію, стандарти медичного обслуговування, бухгалтерського обліку, освіти, а також інші соціальні стандарти, сфера дії яких встановлюється відповідними законами.

Законодавство України у сфері стандартизації складається з цього Закону та інших нормативно-правових актів, що регулюють відносини у цій сфері.

Об'єктами стандартизації є продукція, процеси та послуги, зокрема матеріали, складники, обладнання, системи, їх сумісність, правила, процедури, функції, методи чи діяльність, персонал і органи, а також вимоги до термінології, позначення, фасування, пакування, маркування, етикетування.

Метою стандартизації в Україні є забезпечення раціонального використання природних ресурсів, відповідності об'єктів стандартизації їх функціональному призначенню, інформування споживачів про якість продукції, процесів та послуг, підтримка розвитку і міжнародної конкурентоспроможності продукції та торгівлі товарами і послугами. Державна політика у сфері стандартизації базується на таких принципах:

· забезпечення участі фізичних і юридичних осіб в розробленні стандартів та вільного вибору ними видів стандартів при виробництві чи постачанні продукції, якщо інше не передбачено законодавством;

· відкритості та прозорості процедур розроблення і прийняття стандартів з урахуванням інтересів усіх заінтересованих сторін, підвищення конкурентоспроможності продукції вітчизняних виробників;

· доступності стандартів та інформації щодо них для користувачів;

· відповідності стандартів законодавству;

· адаптації до сучасних досягнень науки і техніки з урахуванням стану національної економіки;

· пріоритетності прямого впровадження в Україні міжнародних та регіональних стандартів;

· дотримання міжнародних та європейських правил і процедур стандартизації;

· участі у міжнародній (регіональній) стандартизації;

· прийняття і застосування органами стандартизації на території України Кодексу доброчинної практики з розроблення, прийняття і застосування стандартів відповідно до Угоди СОТ про технічні бар'єри в торгівлі, що є додатком до Маракеської угоди про заснування Світової організації торгівлі 1994 року”.

Суб'єктами стандартизації є:

· центральний орган виконавчої влади з питань стандартизації;

· рада стандартизації та технічного регулювання;

· технічні комітети стандартизації;

· інші суб'єкти, що займаються стандартизацією.

Центральний орган виконавчої влади з питань стандартизації організовує, координує та провадить діяльність щодо розроблення, схвалення, прийняття, перегляду, зміни, розповсюдження національних стандартів відповідно до цього Закону і як національний орган стандартизації представляє Україну в міжнародних та регіональних організаціях із стандартизації.

Центральний орган виконавчої влади з питань стандартизації виконує такі основні функції:

· забезпечує реалізацію державної політики у сфері стандартизації, у тому числі вживає обґрунтованих заходів для прийняття і застосування органами стандартизації на території України, а також регіональними органами стандартизації, створеними на території України, членами яких вони є, Кодексу доброчинної практики з розроблення, прийняття і застосування стандартів відповідно до Угоди СОТ про технічні бар'єри в торгівлі, що є додатком до Маракеської угоди про заснування Світової організації торгівлі 1994 року”;

· вживає заходів щодо гармонізації розроблюваних національних стандартів з відповідними міжнародними (регіональними) стандартами;

· бере участь у розробленні і узгодженні технічних регламентів та інших нормативно-правових актів з питань стандартизації;

· встановлює правила розроблення, схвалення, прийняття, перегляду, зміни та втрати чинності національних стандартів, їх позначення, класифікації за видами та іншими ознаками, кодування та реєстрації;

· вживає заходів щодо виконання зобов'язань, зумовлених участю в міжнародних (регіональних) організаціях стандартизації;

· співпрацює у сфері стандартизації з відповідними органами інших держав;

· приймає рішення щодо створення та припинення діяльності технічних комітетів стандартизації, визначає їх повноваження та порядок створення;

· організовує надання інформаційних послуг з питань стандартизації;

· забезпечує адаптацію стандартів, процедур оцінки відповідності, процедур сертифікації та практики відповідно до сучасних досягнень науки і техніки;

· встановлює процедуру та приймає рішення щодо створення та припинення діяльності технічних комітетів стандартизації, визначає їх повноваження та порядок створення;

· забезпечує відповідність національних стандартів цьому Закону;

· встановлює символи або знаки, що засвідчують відповідність продукції національним стандартам (далі -- знак відповідності стандартам);

· бере участь у розробленні технічних регламентів та підготовці робочої програми з технічних регламентів;

· бере участь у підготовці міжнародних і регіональних стандартів, які розробляються відповідними міжнародними та регіональними організаціями, та підготовці рекомендацій для процедур оцінки відповідності, забезпечуючи врахування інтересів України;

· співпрацює та проводить консультації з відповідними органами у сфері стандартизації інших держав, у разі потреби вживає заходів для розв'язання суперечок або скарг, які виникають;

· формує програму робіт з стандартизації та не рідше одного разу на шість місяців публікує актуалізовану програму;

· веде реєстр стандартів та документів з стандартизації;

· організовує створення і ведення національного фонду нормативних документів та Національного інформаційного центру міжнародної інформаційної мережі (ISONET);

· організовує розповсюдження офіційних публікацій національних стандартів, правил усталеної практики і класифікаторів та іншої друкованої продукції стосовно прийнятих національних стандартів, стандартів та документів відповідних міжнародних та регіональних організацій стандартизації, членами яких він є чи з якими співпрацює відповідно до положень цих організацій або відповідних договорів, а також делегує ці повноваження іншим організаціям;

· забезпечує і сприяє співробітництву між виробниками, постачальниками, споживачами продукції, процесів і послуг та відповідними державними органами у сфері стандартизації.

Центральний орган виконавчої влади з питань стандартизації може виконувати інші функції та повноваження згідно із законами України. Центральний орган виконавчої влади з питань стандартизації вносить подання до Кабінету Міністрів України щодо делегування повноважень стосовно організації розроблення, схвалення, прийняття, перегляду та зміни національних стандартів у галузі будівництва та промисловості будівельних матеріалів центральному органу виконавчої влади в цій сфері діяльності. Центральний орган виконавчої влади з питань стандартизації створює технічні комітети, на які покладаються функції з розроблення, розгляду та погодження міжнародних (регіональних) та національних стандартів. Технічні комітети стандартизації формуються з урахуванням принципу представництва всіх заінтересованих сторін. До роботи в технічних комітетах стандартизації залучаються на добровільних засадах уповноважені представники органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, суб'єктів господарювання та їх об'єднань, науково-технічних та інженерних товариств (спілок), товариств (спілок) споживачів, відповідних громадських організацій, провідні науковці і фахівці. Організаційне забезпечення діяльності технічних комітетів здійснюють їх секретаріати. Положення про технічні комітети затверджує центральний орган виконавчої влади з питань стандартизації.

Технічні комітети стандартизації не можуть мати на меті одержання прибутку від своєї діяльності. Членство в технічних комітетах стандартизації є добровільним. Центральні органи виконавчої влади та організації мають право у відповідних сферах діяльності та в межах повноважень з урахуванням своїх господарських та професійних інтересів організовувати і виконувати роботи із стандартизації, зокрема:

· розробляти, схвалювати, приймати, переглядати, змінювати стандарти відповідного рівня та припиняти їх дію, встановлювати правила їх розроблення, позначення та застосування;

· представляти Україну у відповідних спеціалізованих міжнародних та регіональних організаціях стандартизації, виконувати зобов'язання, передбачені положеннями про ці організації;

· створювати і вести реєстри нормативно-правових актів та нормативних документів для забезпечення своєї діяльності та інформаційного обміну;

· видавати і розповсюджувати свої стандарти, документи спеціалізованих відповідних міжнародних та регіональних організацій стандартизації, членами яких вони є чи з якими співпрацюють на підставі положень про ці організації або відповідних договорів, а також делегувати ці повноваження іншим організаціям.

Центральні органи виконавчої влади та організації повинні інформувати центральний орган виконавчої влади з питань стандартизації про роботи із стандартизації за своїми напрямами для виконання Кодексу доброчинної практики з розроблення, прийняття та застосування стандартів відповідно до Угоди СОТ про технічні бар'єри в торгівлі, що є додатком до Маракеської угоди про заснування Світової організації торгівлі 1994 року. Міністерство оборони України, враховуючи особливості цієї сфери, визначає порядок застосування стандартів для задоволення потреб оборони України відповідно до покладених на нього функцій.

Державний комітет України з питань технічного регулювання та споживчої політики згідно наказу Держспоживстандарту України
від 7 квітня 2003 р. N 55 затверджено Національний Стандарт України «Державна уніфікована система документації уніфікована система організаційно-розпорядчої документації».

Цей стандарт поширюється на організаційно-розпорядчі документи -- постанови, розпорядження, накази, положення, рішення, протоколи, акти, листи тощо, створювані в результаті діяльності:

· органів державної влади України, органів місцевого самоврядування;

· підприємств, установ, організацій та їх об'єднань усіх форм власності.

Цей стандарт установлює:

· склад реквізитів документів;

· вимоги до змісту і розташовування реквізитів документів;

· вимоги до бланків та оформлювання документів;

· вимоги до документів, що їх виготовляють за допомогою друкувальних засобів.

Вимоги цього стандарту щодо оформлювання реквізитів можна поширювати на всі класи уніфікованих систем документації. Цей стандарт не поширюється на процеси створювання та обігу електронних організаційно-розпорядчих документів.

У цьому стандарті використані такі стандарти та інші нормативні документи:

· ДСТУ 2732-94 Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення

· ДК 010-98 Державний класифікатор управлінської документації (ДКУД)

· ГОСТ 9327-60 Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы.

Готуючи та оформлюючи документи, використовують такі реквізити:

01 - зображення Державного Герба України, герба Автономної Республіки Крим

02 - зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування)

03 - зображення нагород

04 - код організації

05 - код форми документа

06 - назва організації вищого рівня

07 - назва організації

08 - назва структурного підрозділу організації

09 - довідкові дані про організацію

10 - назва виду документа

11 - дата документа

12 - реєстраційний індекс документа

13 - посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь

14 - місце складення або видання документа

15 - гриф обмеження доступу до документа

16 - адресат

17 - гриф затвердження документа

18 - резолюція

19 - заголовок до тексту документа

20 - відмітка про контроль

21 - текст документа

22 - відмітка про наявність додатків

23 - підпис

24 - гриф погодження документа

25 - візи документа

26 - відбиток печатки

27 - відмітка про засвідчення копії

28 - прізвище виконавця і номер його телефону

29 - відмітка про виконання документа і направлення його до справи

30 - відмітка про наявність документа в електронній формі

31 - відмітка про надійдення документа до організації

32 - запис про державну реєстрацію.

Виготовляючи бланки документів, використовують такі реквізити: 01, 02, 03, 04, 05, 06, 07, 08, 09, 10, а також можливі відмітки для розташування реквізитів: 11, 12, 13, 14, 16, 19, 20, 21. У разі застосування трафаретних текстів документів використовують реквізит 21. Документи, що їх складають в організації, повинні мати такі обов'язкові реквізити: назва організації (07), назва виду документа (10) (не зазначають на листах), дата (11), реєстраційний індекс документа (12), заголовок до тексту документа (19), текст документа (21), підпис (23). Оформлюючи різні види документів відповідно до нормативних документів, крім зазначених обов'язкових реквізитів, використовують такі: 01, 02, 03, 04, 05, 06, 08, 09, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 22, 24, 25, 26, 27, 28, 29, 30, 31, 32. Приклади наведено в додатку В. У документах, що їх оформлюють на двох і більше сторінках, реквізити 22 - 28 проставляють після тексту (21), а 29-31 - на нижньому березі першої сторінки документа. Зображення Державного Герба України розміщують на бланках документів відповідно до Постанови Верховної Ради України "Про Державний герб України"; герба Автономної Республіки Крим - відповідно до нормативно-правових актів Автономної Республіки Крим. Зображення Державного Герба України, герба Автономної Республіки Крим на бланках із кутовою розташованістю реквізитів розміщують на верхньому березі бланка над серединою рядків з назвою організації, а на бланках із поздовжньою розташованістю реквізитів - у центрі верхнього берега. Розмір зображення: висота - 17мм, ширина - 12мм.

Зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування) відповідно до статуту (положення про організацію) розміщують з лівого боку від назви організації. Зображення емблеми реєструють згідно з установленим порядком. Емблему не відтворюють на бланку, якщо на ньому розміщено зображення Державного Герба України. На бланках документів недержавних організацій дозволено розташовувати зображення емблеми на верхньому березі документа, де на бланках документів державних організацій розміщують зображення Державного Герба. Зображення нагород відтворюють на бланках документів згідно із законодавством і розміщують на лівому березі бланка на рівні реквізитів 07 і 08.

Код організації проставляють за ЄДРПОУ після реквізиту довідкові дані про організацію (09). Код форми документа (якщо він є) проставляють згідно з ДК 010 вище реквізиту назва виду документа (10). Назву організації вищого рівня зазначають скорочено, а у разі відсутності офіційно зареєстрованого скорочення - повністю. Назва організації - автора документа повинна відповідати назві, зазначеній у його установчих документах. Скорочену назву організації зазначають тоді, коли її офіційно зафіксовано в статуті (положенні про організацію). Скорочену назву подають у дужках (або без них) нижче повної, окремим рядком у центрі. Назву філії, територіального відділення, структурного підрозділу організації зазначають тоді, коли вони - автори документа, і розміщують нижче реквізиту 07. Довідкові дані про організацію містять: поштову адресу та інші відомості (номери телефонів, факсів, телексів, рахунків у банку, адресу електронної пошти тощо). Їх розміщують нижче назви організації або структурного підрозділу. Назва виду документа має відповідати переліку форм, які використовують в організації. Перелік містить назви уніфікованих форм документів згідно з ДК 010 та назви інших документів, що відповідають організаційно-правовому статусу організації.

2. Нормативні документи із стандартизації і застосування стандартів

Залежно від рівня органу, який приймає чи схвалює нормативні документи із стандартизації, вони поділяються на:

· національні стандарти, правила усталеної практики та класифікатори, прийняті чи схвалені центральним органом виконавчої влади з питань стандартизації, а також видані ним каталоги та реєстри загальнодержавного застосування;

· стандарти, технічні умови та правила усталеної практики, прийняті чи схвалені іншими органами та організаціями, що займаються питаннями стандартизації, а також видані ними каталоги.

Стандарти застосовуються безпосередньо чи шляхом посилання на них в інших документах. Стандарти застосовуються на добровільній основі, за винятком випадків, коли застосування цих стандартів вимагають технічні регламенти. Стандарти повинні бути викладені таким чином, щоб їх неможливо було використовувати з метою введення в оману споживачів продукції якої стосується стандарт, чи надавати перевагу виробнику продукції або продукції залежно від місця її виготовлення. Порядок розроблення, перегляду, внесення змін, прийняття та опублікування стандартів встановлюється Законом України “Про стандарти, технічні регламенти та процедури оцінки відповідності

Центральний орган виконавчої влади з питань стандартизації має право встановлювати знак відповідності продукції національним стандартам. Національний знак відповідності продукції національним стандартам -- знак, який засвідчує відповідність позначеної ним продукції всім вимогам стандартів, які поширюються на цю продукцію. Опис та правила застосування національного знака відповідності продукції національним стандартам встановлюються центральним органом виконавчої влади з питань стандартизації. Відповідність продукції національним стандартам добровільно підтверджується у порядку, встановленому центральним органом виконавчої влади з питань стандартизації.

Право власності на національні стандарти, правила усталеної практики, класифікатори та каталоги належить державі. Від імені держави права власника на ці документи здійснює центральний орган виконавчої влади з питань стандартизації. Право власності на стандарти, технічні умови та кодекси усталеної практики, прийняті чи схвалені іншими органами та організаціями, що займаються стандартизацією, належить організаціям, установам, за кошти яких вони створені або яким воно передано в установленому законом порядку. Стандарт може розроблятися на продукцію і процес, які є об'єктами стандартизації та одночасно об'єктами інтелектуальної або промислової власності, якщо розробник стандарту отримав дозвіл від власника прав на продукцію або процес у встановленому законом порядку. Забороняється повністю чи частково відтворювати, тиражувати і розповсюджувати як офіційні видання будь-які стандарти, кодекси усталеної практики, класифікатори або їх частини без дозволу їх власника чи уповноваженої ним особи, крім випадків, передбачених Законом. У разі відтворення чи розповсюдження стандарту, правила усталеної практики без дозволу їх власника чи уповноваженої ним особи орган чи організація, яка прийняла стандарт, не несе відповідальності за невідповідність тексту розповсюджуваного документа його офіційному тексту чи за наслідки, спричинені застосуванням розповсюдженого документа. Власник об'єкта права власності має право на відшкодування збитків, завданих йому недозволеним розповсюдженням стандарту, правил усталеної практики, класифікатора та каталогу, відповідно до закону.

Національні стандарти, правила усталеної практики, класифікатори та каталоги оприлюднюються, видаються та розповсюджуються центральним органом виконавчої влади з питань стандартизації. Видання та розповсюдження документів відповідних міжнародних і регіональних організацій, членом яких є Україна, здійснюються центральним органом виконавчої влади з питань стандартизації, іншими органами та організаціями з питань стандартизації відповідно до положень про них. Для надання інформації заінтересованим сторонам центральний орган виконавчої влади з питань стандартизації функціонує як Національний інформаційний центр міжнародної інформаційної мережі (ISONET) та веде каталог національних стандартів. Органи та організації, які розробляють та приймають стандарти, що можуть створювати бар'єри для торгівлі, надають копії проектів і прийнятих стандартів центральному органу виконавчої влади з питань стандартизації, який надає цю інформацію заінтересованим сторонам через Національний інформаційний центр міжнародної інформаційної мережі (ISONET). Інформаційні послуги надаються шляхом опублікування офіційних текстів стандартів, інформаційних та довідкових видань, а також їх розповсюдження інформаційними мережами в порядку ініціативи та на замовлення.

Висновки