Документаційне забезпечення управління

Размещено на http://www.allbest.ru/

ВСТУП

Зміст поняття «керування документацією» Термінологічний комітет Міжнародної ради архівів дає таке визначення керуванню документації - галузь загального адміністративного керування, спрямована на економне та ефективне створення, користування і зберігання документів протягом їх життєвого циклу. Керування документацією розглядається у контексті інтенсивного використання інформаційних технологій, що забезпечують якісний менеджмент в управлінській сфері.

Об'єктом дослідження є діловодство яке створюється та підтримує науково-технологічні основи управління, то керування документацією в межах установи виконує функції менеджменту. У зарубіжній традиції керування документацією охоплює весь життєвий цикл документа з моменту його створення, функціонування, тобто перебування в динамічному стані, до вилучення для знищення чи передавання в архів.

Метою курсової роботи є вивчити та проаналізувати керування документаційним процесами їх терміни й вид управлінської діяльності який розвинутий за кордоном в Україні, в нашій державі робить «перші кроки». Закордонні фахівці діляться досвідом з нами і ми намагаємось застосовувати здобутки і напрацювання закордонних колег.

Предмет дослідження є документ в якому розуміють проектування та складання форм документів, їх назв, переліку (згідно з практичними потребами діяльності установи), окреслення функційного призначення, моніторинг їх користування, застосування новітніх інформаційних технологій. Формування справ, створення систем пошуку документної інформації, документів, розвиток систем транслювання інформації, копіювання та тиражування документів, передавання їх до архівів для зберігання становлять ще один "життєвий" цикл документів, який так само є об'єктом пізнання керування документацією.

Передання документів в архів, що є процесом, передбачає наявність важливих складових елементів - формування переліку документів зі строками зберігання, їх експертизу, ідентифікацію й опис. Керування архівами розуміється як проектування та будівництво спеціалізованих споруд з архівосховищами, удосконалення методів консервації та реставрації документів, систематизації й описування архівних фондів, доступу по документів, розроблення довідкового апарату. Керування документаційними процесами координує всі етапи роботи: від проектування до контролю над виконанням рішення. З документами в органах державного й місцевого самоврядування зв'язана діяльність всіх працівників апарата керування - від технічних виконавців до керівників підрозділів. Одні з них створюють документи, інші забезпечують їхнє оформлення й передачу в архів, використають діючі документи й на їхній основі приймають управлінські рішення. З кожним документом в апарату керування державної установи й органа місцевого самоврядування проводиться більша робота щодо складання, вичитування, обліку (реєстрації), сортування, зберігання, пошуку, переробки інформації, що зберігається в них, копіювання, переносу відомостей, транспортування документа усередині й поза апаратом керування організацією.

1. Історико-теоретичний аналіз керування документаційними процесами

Управлінське документознавство як наукова дисципліна має досить молодий вік, незважаючи на те, що базується на найдавнішому об'єкті: управлінському документі, який пройшов багатовікову історію і залишається одним з найрозповсюдженіших видів документів до нашого часу.

Історіографія традиція позаминулого століття практично не залишила досліджень, що містять теоретичне узагальнення практичних задач процесу роботи з документами. Фундаментальні основи управлінського документознавства були закладені в першій половині ХХ ст. в навчальному курсі професора Московського державного історико-архівного інституту (далі - МДІАІ) М.П. Вишневського «Теорія і практика архівної справи» (1936), який містив розділ «Загальне діловодство». Його зміст склали питання з історії діловодства, класифікації документів в управлінській сфері, методики їх вивчення. Автором нової редакції даного курсу в середині минулого століття став професор К.Г. Мітяєв (1902-1969). Він деталізував свої підходи до науки про документ у курсах «Історія і організація діловодства в СРСР” та «Теорія і практика архівної справи”, одним з розділів якого було «Загальне документознавство”. Уперше поняття «документознавство» як термін з'явилося в доповіді вченого під назвою «Розвиток радянського архівознавства за 25 років” на конференції архівістів СРСР, що відбулась в червні 1942 року.

Професор К.Г.Мітяєв запропонував вважати документознавство архівознавчою дисципліною, що може стати вступом до теорії і практики архівної справи. Він наголошував, що документознавство мусить бути науковою теорією, яка призначена розв'язувати проблеми загальної класифікації та історії розвитку різних видів документації.

Зміна назви розділу мало вплинула на його сутнісне наповнення, що засвідчило певне ототожнення К.Г. Мітяєвим понять «загальне діловодство» і «загальне документознавство». Розділ «Загальне документознавство» у курсі «Теорія і практика архівної справи» за статусом був пропедевтичним і являв собою своєрідний вступ до вивчення документів, систем і способів документування в історичній ретроспекції діловодної практики. Варто зазначити, що стрижневим об'єктом виступав управлінський документ.

Таким чином, загальне документознавство для К.Г. Мітяєва, оперуючи сучасною термінологією, за змістом було тотожним управлінському документознавству. Поступово вивчення документів та систем документування, розпочате вченим в архівознавчому аспекті, стало виокремлюватися в самостійну наукову дисципліну. Документи в ній стали вивчатися як об'єкти оперативної дії та соціальної функції, заради виконання якої були створені.

У своїх подальших публікаціях К.Г. Мітяєв визначав документознавство як «наукову дисципліну, що вивчає в історичному розвитку способи, окремі акти і системи документування явищ об'єктивної дійсності і створювані в результаті документування окремі документи, їхні комплекси і системи».

Отже, створення передумов тісної інтеграції діловодства й архівознавства спродукувало появу нових галузей знань: управлінського документознавства, документознавства у мета науковому розумінні, що зосереджені на комплексному вивчені історії, теорії, методики дослідження документа в цілому, управлінського зокрема.

Спеціальне документознавство (синоніми «адміністративне», «традиційне» або «класичне»), що існувало у радянські часи, теорію документа цілісно не розглядало.

У 1960-1970-х рр. історичний аспект досліджень документів значно поступається вивченню технології діловодства, яке, за словами К.Г. Мітяєва, дедалі більше почали сприймати як історично утворені системи документування та документаційного забезпечення управлінської діяльності державних і громадських інституцій. Дедалі частіше документи стали аналізувати відповідно до їхньої основної соціальної функції, заради виконання якої були створені: оперативної дії. Зрештою, дослідження документів і систем документування, розпочаті в діловодному й архівознавчому аспектах, стали виокремлюватися в самостійну наукову дисципліну під назвою «документознавство», зміст якого, говорячи мовою сучасної науки, відповідав традиційному, або управлінському документознавству.

Серед головних напрямів наукових досліджень управлінського документознавства можна виділити такі: теоретико-фундаментальні, теоретико-прикладні, історичні, науково-технологічні.

В умовах реорганізації системи державного управління одним із першочергових питань раціональної організації документообігу стало формування систем документації, у тому числі - управлінської.

Особливу увагу управлінське документознавство приділяє організаційно-розпорядчій документації, що є підсистемою управлінської документації, яка забезпечує виконання організаційної та розпорядчої функцій управління.

Таким чином, за більш ніж двохсотрічну історію діловодство, завдячуючи прикладним та фундаментальним дослідженням управлінського документознавства, мало змогу пройти шлях від локальних проектів до системних рішень, що охоплюють процеси керування документами і їх комплексами в окремих організаціях, корпораціях і галузях державного управління.

Сформувався ринок інформаційних технологій і інформаційних послуг, який дає змогу обрати оптимальний варіант системи керування документацією в цілому в організації. На наш погляд, створено передумови для відходу від традиційних форм ведення діловодства, від класичного поділу документації «за системами» і переходу до створення високоефективних систем керування повним комплексом інформаційно-документаційних ресурсів, що використовують сучасні науково-технічні досягнення на всіх стадіях життєвого циклу документів, для реалізації стратегічних і оперативних цілей управління в будь-яких організаціях, особливо в державному управленні. Така система називається системою керування документацією і ґрунтується на принципах економічності, ефективності і на широкому використанні нових, що дає змогу врахувати інтеграційні тенденції, домінуючі в суспільному процесі.

1.1 Сутність документаційного процесу

Термінологічний комітет Міжнародної ради архівів дає таке визначення керуванню документації - галузь загального адміністративного керування, спрямована на економне та ефективне створення, користування і зберігання документів протягом їх життєвого циклу.

Сутність керування документацією розглядається у контексті інтенсивного використання інформаційних технологій, що забезпечують якісний менеджмент в управлінській сфері.

Якщо діловодство створює та підтримує науково-технологічні основи управління, то керування документацією в межах установи виконує функції менеджменту. У зарубіжній традиції керування документацією охоплює весь життєвий цикл документа з моменту його створення, функціонування, тобто перебування в динамічному стані, до вилучення для знищення чи передавання в архів.

Під "створенням документів" розуміють проектування та складання форм документів, їх назв, переліку (згідно з практичними потребами діяльності установи), окреслення функційного призначення, моніторинг їх користування, застосування новітніх інформаційних технологій. Формування справ, створення систем пошуку документної інформації, документів, розвиток систем транслювання інформації, копіювання та тиражування документів, передавання їх до архівів для зберігання становлять ще один "життєвий" цикл документів, який так само є об'єктом пізнання керування документацією.

Передання документів в архів, що є процесом, передбачає наявність важливих складових елементів - формування переліку документів зі строками зберігання, їх експертизу, ідентифікацію й опис.

Керування архівами розуміється як проектування та будівництво спеціалізованих споруд з архівосховищами, удосконалення методів консервації та реставрації документів, систематизації й описування архівних фондів, доступу по документів, розроблення довідкового апарату.

Таким чином, керування документацією в узагальненому варіанті тлумачиться як галузь керування, що відповідає за ефективний, системний і систематичний контроль за створенням, обігом, прийманням, зберіганням у відомчому архіві, передаванням до архіву (державного чи національного) та вилученням для знищення службових документів, включаючи процеси відбору й зберігання в документальній формі свідчень і інформації про управлінську діяльність.

Управління (керування) документацією для країн пострадянського простору є новим напрямом наукових досліджень. У Національному стандарті України ДСТУ 2732:2004 "Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять " вперше офіційно зафіксовано визначення поняття "керування документацією" як комплекс заходів, спрямованих на здійснювання процесів створення та функціонування службових документів. Останні наукові публікації вчених України, Білорусі, Російської Федерації вказують на схильність ототожнювати керування документацією і» теорією і практикою діловодства, управлінським документознавством, інформаційним (у т.ч. і документаційним) забезпеченням управління. Це свідчить про "завойовування" керуванням документацією місця в існуючій моделі науки, етап його становлення й утвердження як наукової дисципліни та напряму практичної діяльності в управлінській сфері. Залучаючи зарубіжний досвід та адаптуючи його для ефективного впровадження і застосування, науковці і практики свідомі щодо необхідності нагального розроблення концептуальних засад теорії та практики керування документацією.

1.2 Законодавчо-нормативна база керування документацією в Україні

Закон України «Про стандартизацію» від 01.12.2005 р. Закон України «Про стандартизацію» встановлює правові та організаційні засади стандартизації в Україні і спрямований на забезпечення єдиної технічної політики у цій сфері. Стандартизація - діяльність, що полягає у встановленні положень для загального і багаторазового застосування щодо наявних чи можливих завдань з метою досягнення оптимального ступеня впорядкування у певній сфері, результатом якої є підвищення ступеня відповідності продукції, процесів та послуг їх функціональному призначенню, усуненню бар'єрів у торгівлі і сприянню науково-технічному співробітництву. Нормативний документ - документ, який установлює правила, загальні принципи чи характеристики різних видів діяльності або їх результатів. Цей термін охоплює такі поняття як “стандарт”, “кодекс усталеної практики” та “технічні умови".

Стандарт - документ, розроблений на основі консенсусу та затверджений уповноваженим органом, що встановлює призначені для загального і багаторазового використання правила, інструкції або характеристики, які стосуються діяльності чи її результатів, включаючи продукцію, процеси або послуги, дотримання яких є необов'язковим.

Стандарт може містити вимоги до термінології, позначок, пакування, маркування чи етикетування, які застосовуються до певної продукції, процесу чи послуги; Закон регулює відносини, пов'язані з діяльністю у сфері стандартизації та застосуванням її результатів, і поширюється на суб'єкти господарювання незалежно від форми власності та видів діяльності, органи державної влади, а також на відповідні громадські організації.

Дія цього Закону не поширюється на ядерні матеріали, фармацевтичну продукцію, стандарти медичного обслуговування, бухгалтерського обліку, освіти, а також інші соціальні стандарти, сфера дії яких встановлюється відповідними законами.

Законодавство України у сфері стандартизації складається з цього Закону та інших нормативно-правових актів, що регулюють відносини у цій сфері.

Об'єктами стандартизації є продукція, процеси та послуги, зокрема матеріали, складники, обладнання, системи, їх сумісність, правила, процедури, функції, методи чи діяльність, персонал і органи, а також вимоги до термінології, позначення, фасування, пакування, маркування, етикетування.

Метою стандартизації в Україні є забезпечення раціонального використання природних ресурсів, відповідності об'єктів стандартизації їх функціональному призначенню, інформування споживачів про якість продукції, процесів та послуг, підтримка розвитку і міжнародної конкурентоспроможності продукції та торгівлі товарами і послугами. Державна політика у сфері стандартизації базується на таких принципах: * забезпечення участі фізичних і юридичних осіб в розробленні стандартів та вільного вибору ними видів стандартів при виробництві чи постачанні продукції, якщо інше не передбачено законодавством; * відкритості та прозорості процедур розроблення і прийняття стандартів з урахуванням інтересів усіх заінтересованих сторін, підвищення конкурентоспроможності продукції вітчизняних виробників; * доступності стандартів та інформації щодо них для користувачів; * відповідності стандартів законодавству; * адаптації до сучасних досягнень науки і техніки з урахуванням стану національної економіки; * пріоритетності прямого впровадження в Україні міжнародних та регіональних стандартів; * дотримання міжнародних та європейських правил і процедур стандартизації; * участі у міжнародній (регіональній) стандартизації; * прийняття і застосування органами стандартизації на території.

1.3 Керування документаційними процесами в Україні

Серед найактуальніших питань в умовах глобалізації інформаційного суспільства компетентно називають нормативне забезпечення керування документаційними процесами (далі - КДП). Розвиток КДП показує, що вирішення проблем організації роботи з документами набуло міжнародного характеру і стало складовою модерного інформаційного суспільства.

Пошуки законодавчого, науково-методичного, нормативного забезпечення функціонування сучасних документів потребує спільних зусиль фахівців різних країн. Яскравими прикладами такої співпраці стали діяльність міжнародних фахових організацій, міжнародні DLM-форуми, започатковані ЄС. Утім, якщо зарубіжні колеги розробляють згадану тему вже не одне десятиліття, то для вітчизняної науки її актуалізація припадає на кінець ХХ ст. Одними із перших, хто звернувся до теми КДП в межах умовно «вітчизняного» досвіду, були російські дослідники В.Д. Банасюкевич і А.М. Сокова. Їм належить першість у науково-практичній апробації ідей records management.

Ученим удалося привернути увагу колег до закордонного досвіду керування документацією й оволодіння інформацією, до того ж, у найрізноманітніших варіаціях його існування - records management, gestion des documents, Schriftgutverwaltung та ін.,що сприяло продукуванню новітніх тематичних досліджень, автором значної частки яких був тоді Всесоюзний, а нині - Всеросійський науково-дослідний інститут документознавства й архівної справи.

Керування документаційними процесами, його мету, завдання, основні положення; * розглянути поняття інформаційної безпеки та шляхи несанкціонованого доступу, класифікація способів і засобів захисту інформації. Історіографія досліджуваного питання. Аналізуючи сучасну ситуацію у сфері керування документацією, слід відмітити, що вагомий внесок у розроблення проблем теорії і технологій керування документацією здійснили вчені та практики США, Канади, Великої Британії, Австралії.

РОЗДІЛ 2. Досвід керування документацією в різних країнаХ

Якщо у вітчизняній науці і практичній діяльності установ вживання поняття "керування широкого поширення, то за кордоном воно має тривалу історію документацією" ще не набуло становлення та сутнісного розмежування змісту з подібними до нього означеннями. В американській, британській традиціях поняття "керування документацією" - це records management, франкомовній - gestion des documents, російській - керування документацією, українській - керування управління документацією.

Найзагальніше в зарубіжній і вітчизняній історіографії тлумачення поняття «керування документацією» звучить так - це наукова дисципліна й організаційна функція керування документами з метою забезпечення оперативних потреб усіх сфер життя держави і суспільства.

Історично термін "керування документацією" зароджується в Сполучених Штатах Америки. Керування документацією розглядали як складову загального управління установою. Витоки технологій керування документацією можна відстежити у США, починаючи з 1880-х рр., проте перші колективні розробки тематичної проблематики датуються початком XX ст.

Значну роль у вирішенні проблеми керування документацією відіграла Комісія з дослідження невиробничих втрат у промисловості (т.зв. Комісія Гувера), створення якої було продиктовано необхідністю упорядкування інформаційних ресурсів у вигляді документів, скорочення ємності роботи з ними в держав них, муніципальних установах.

Із 1930-х років розпочинається новий етап розвитку керування документацією. Це було зумовлено зростанням обсягів документних потоків. Для раціонального їх структурування й упорядкування потребувалося спеціальне відомство. Від початку цією проблемою опікувався Національний архів США у структурі якого було організовано відділ керування документацією. 1934 р. відділ розробив принципи і методи роботи з документа ми для всіх федеральних відомств. Теоретичні напрацювання Комісії Гувера та інших інституцій було покладено в основу Закону про керування федеральними документами (1950), який, у свою чергу, став правовою базою для розроблення Закону про Національний архів США (1984)4 і Закону про скорочення обсягів роботи з документами (1980, 1989). Закон США про керування федеральними документами 1950 р. установлював відповідальність за організацію роботи з урядовими документами, поклавши її на Національний архів США та установи, що створюють документи.

Згідно з вимогами Закону були відкриті центри документації для тимчасового зберігання службових документів, які втратили оперативне значення. Закон зобов'язував урядові установи розробляти та впроваджувати чітку програму реалізації керування документацією.

Розуміння необхідності упорядкування сфери керування документацією привело до прийняття законів і в інших країнах. Укажемо на типовість проблем керування документацією, інформацією в країнах світу, що позначилося на змісті тематичних нормативних документів. Найбільша кількість законів у цій сфері прийнята в країнах із високим рівнем розвитку економіки (США, Велика Британія, Франція, Німеччина, Норвегія, Швеція, Данія, Австралія та ін.). Ці акти встановлюють правові норми створення та функціонування різних видів документації, зокрема банківської, фінансової, комерційної, зовнішньоторговельної і т.д., у традиційному й електронному вигляді.

Правові норми, що стосуються організації загального діловодства, як правило, є складовою різних законів (кодексів) або державних (урядових) програм чи систем, а також національних стандартів. Так, у Німеччині норми загального діловодства викладено в Законі про загальні правила роботи федеральних міністерств, Великій Британії - Земельному кодексі, Урядовій програмі з керування документацією. Зміцнення нормативно-правової сфери забезпечення керування документацією сприяє унормуванню процесів створення документів, документообігу, раціоналізації експертизи - цінності документів та організації їх зберігання.

Теоретичні та організаційні засади КД, сформовані у 1950 - першій половині 1960-х рр., стали основою для його подальшого розвитку. Впровадження електронно-обчислювальних машин (із другої половини 1960-х рр.) сприяло серйозним змінам форми та змісту процесів керування документацією. Особливу увагу було звернуто на кінцевий етап "життєвого циклу документа", пов'язаний із визначенням складу документів, які підлягають передаванню до архіву, методикою їх зберігання, а також практику дослідження документів, створених за допомогою ЕОМ.

Це продукувало започаткування спеціальних програм із керування електронною документацією, призначених для розроблення методів вивчення нових видів документів, їх систематизації, формування умов і визначення строків зберігання. Першими розробниками та провідниками відповідних програм стали національні архіви США та Канади. На початку 1970-х рр.

2.1 Керування документацією в міжнародному стандарті

документація керування стандарт електронний

Керування документацією в міжнародному стандарті розглядається як частина системи керування якістю, що ґрунтується на вимогах стандартів ISO 9001 та ISO14001.

Терміносистема стандарту ISO 15489-2001 базується на термінах, регламентованих стандартом ISO 5127 "Документація й інформація. Словник термінів". У стандарті подано визначення 21 основного терміна, у т.ч. і понять "документ", "керування документацією". Відмітимо, що у визначенні поняття "документ" акцент зроблено не на його формальних ознаках, а функційності. Так, п. 3.15 визначає документ як "інформацію, створену, відправлену, одержану чи ту, що зберігається організацією або фізичною особою як свідчення, дані для виконання правових обов'язків чи в ході службової діяльності". Під "керуванням документацією", як зазначалося вище, розуміють галузь управлінської діяльності, що відповідає за ефективний і систематичний контроль за створенням, одержанням, збереженням, користуванням і знищенням документів, включаючи процеси "захоплення" і зберігання у вигляді документів свідчень і даних про хід службової діяльності і службових операцій":

Структурно 180 15489-2001 складається з двох частин:

Частина перша - Загальні положення (керування документацією).

Частина друга - Практичне керівництво (з керування документацією).

У першій частині стандарту "Загальні положення" містяться основні принципи з керування документацією в державних і недержавних установах, які створюють документи. Тут же об ґрунтовано необхідність керування документацією, схарактеризовано середовище, в якому здійснюється це керування, визначено загальні принципи державної, корпоративної політики щодо організації документообігу (у т.ч. й електронного), головні умови та вимоги її реалізації, процеси формування та функціонування системи КД, їх перспективи розвитку, викладено вимоги до документування процесів КД, їх моніторингу та по операційного перевіряння, а також змісту основних положень щодо організації навчання фахівців із КД.

У другій частині стандарту в узагальнюючому вигляді представлено технологію практичної реалізації процедур (реєстрація, контроль, класифікація, зберігання документів і т.д.), зазначених у першій частині стандарту, з описом процедур, що допомагають забезпечувати керування документацією. Організація технологічних циклів КД у різних країнах має специфіку, що зумовлена історичними умовами розвитку держави і суспільства. Це визначає загальний характер рубрикації та формульованих норм 180. Проте маємо визнати, що завдяки старанням міжнародних організацій (ЮНЕСКО - Програма RАМР, Міжнародна рада архівів, Міжнародна рада з керування документа цією, Міжнародна федерація з керування документацією, Міжнародна організація зі стандартизації та ін.) керуванню документацією, як зазначалося, надано деякі загальні риси.

2.2 Напрямки розвитку електронного документообігу

Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» прийнятий у травні 2003 року. Цей Закон встановлює основні організаційно-правові засади електронного документообігу та використання електронних документів. У контексті Закону електронний документ розглядається як документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа, а електронний документообіг (обіг електронних документів) як сукупність процесів створення, оброблення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання та вилучення електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності та у разі необхідності з підтвердженням факту одержання таких документів.

Електронний підпис є обов'язковим реквізитом, який використовується для ідентифікації автора та/або підписувача електронного документа іншими суб'єктами електронного документообігу.

Юридична сила електронного документа не може бути заперечена виключно через те, що він має електронну форму. Закон регламентує правові відносини у питаннях:

електронного підпису;

електронного цифрового підпису;

оригіналу електронного документа;

правового статусу електронного документа та його копії;

відправлення та передавання електронних документів;

одержання електронних документів;

перевірки цілісності електронного документа;

зберігання електронних документів та про архіви електронних документів;

організації електронного документообігу;

обігу електронних документів, що містять інформацію з обмеженим доступом;

права та обов'язки суб'єктів електронного документообігу;

вирішення спорів між суб'єктами електронного документообігу;

відповідальності за порушення законодавства про електронні документи та електронний документообіг.

Документообіг в державі є системою, що матеріалізує процеси збору, перетворення, зберігання інформації, а також процеси управління: підготовку та прийняття рішень, контроль за їх виконанням.

Поняття „електронне урядування" на сьогодні вже не є цілком невідомим і новим, як це було кілька років тому.

Пов'язуючи його з доступом до публічної інформації, можна сказати, що воно є ефективним засобом забезпечення інформування та доступу до інформації фізичними та юридичними особами, а отже, сприяє прозорості та ефективності діяльності влади.

Реалізація ідеї електронного урядування викликає величезний інтерес у всьому світі. США, Великобританія, Швеція, Данія, Норвегія, Латвія, Естонія та багато інших країн уже застосовують або починають застосовувати методи електронного урядування.

Зокрема, уряд США надає громадянам різноманітні послуги через мережу Інтернет: видачу ліцензій, сплату штрафів тощо. В Англії реєстрація фірм потребує заповнення через мережу тільки однієї форми. Позитивні приклади запровадження та функціонування електронних урядів в інших країнах, допоможуть підкреслити реальні переваги цих систем та всебічно реалізувати електронне урядування в Україні.

На сьогодні, в нашій державі існує досить велика кількість нормативно-правових актів, що регулюють відносини у сфері інформаційних технологій.

Проте значна частина з них потребує внесення змін та доповнень, оскільки тією чи іншою мірою не узгоджується між собою та не в змозі адекватно вирішувати проблеми, що виникають.

2.3 Методика керування документаційними процесами

Хоча основною сферою застосування стандарту є робота з документами у різних галузях економіки, проте, він може мати місце, наприклад, у роботі з науково-технічною документацією. Стандарт не торкається питань, пов'язаних із керуванням архівними документами в архівних закладах, незважаючи на те, що в деяких країнах поняття «керування документаційними процесами» охоплює й керування архівними документаційними процесами. З огляду на зміст стандарту, під «керуванням документаційними процесами» розуміють:

1) керування континуумом документів (континуум документів) - графічною і теоретичною моделлю, що охоплює послідовний і взаємопов'язаний режим роботи з документацією від моменту проектування системи роботи з документацією, її створення і до зберігання та користування документами в архіві. Режимом роботи з документацією (18 називається система правил створення і зберігання документів певної сфери, починаючи від проектування системи роботи з документацією і до передачі в архів чи знищення документа;

2) забезпечення послуг у галузі керування та користування документами для задоволення потреб і захисту інтересів установи та її клієнтів;

3) створення повної, точної, достовірної, придатної для користування документації, що відображає діяльність установи;

4) керування документаційними процесами як цінним майном і інформаційними ресурсами;

5) підвищення ефективності, раціоналізація керування документацією, діяльності установи шляхом правильного окреслення практичної роботи з документацією. документаційний процес документація глобалізація

Після набуття чинності 180 15489-2001 у багатьох країнах Європи, Азії, Америки до групи нормативних документів з інформації та документації ввійшли національні аналоги міжнародного узагальнюючого нормативного документа у сфері керування документацією 180 15489-2001. Випадки копіткої адаптації загальних інтернаціональних положень у сфері КДП до конкретних національних умов його застосування, зокрема щодо технологій реалізації, засвідчили зворотній напрям дій фахівців на державному рівні: від міжнародного до національного.

З метою пристосування спеціальної термінології 180 15489-2001 до традицій уживання понятійно-категоріального апарату КДП провідні галузеві інституції різних країн розробили спеціальні термінологічні словники чи доповнили текст документа додатковими супутніми роз'ясненнями, як це трапилося, наприклад, у Латвії 20.

Стрімка реорганізація діловодства в Україні останнього десятиліття, викликана процесами державотворення, формуванням власної законодавчої бази, реорганізацією економічної інфраструктури, впровадженням новітніх інформаційних технологій, змусила уважніше вивчати міжнародний досвід із керування документацією. Закономірним і неминучим кроком у цьому напрямі стало студіювання 180 15489-2001 з'ясування можливостей його застосування, шляхів упровадження.

Із моменту затвердження 180 15489-2001 на рівні національної системи стандартизації України активно взялися за втілення ідеї розроблення модифікованої версії. Серед чинників необхідності якнайшвидшого його впровадження називалися:

1) глобалізація сучасних економічних і суспільних процесів, що зумовлюють необхідність міжнародної уніфікації та стандартизації інформаційних рухів;

2) поширення прогресивних інформаційних технологій;

3) необхідність ефективної організації керування документаційними процесами у внутрішньому та зовнішньому напрямах;

4) врегулювання засадничих положень КДП на нормативно-правовому рівні.

До того ж, укоріненню ідеї розроблення норм міжнародного стандарту 180 15489-2001 сприяла офіційна державна політика, спрямована на входження України до європейського політичного, інформаційного, економічного і правового простору23. Утім, вирішальною і над вагомою шалькою на терезах прибічників 180 15489-2001 в Україні, на думку І.Є. Антоненко, була відсутність нормативного документа, що регламентував би організацію роботи з усіма документами, особливо у приватному секторі24.

На сьогодні методи розроблення керування документаційними процесами є такими:

* порядку розроблення, впровадження та актуалізації;

* системи позначень (нумерації) документів;

* затвердження документів як відповідних перед введенням їх в дію;

* забезпечення ідентифікації змін та статусу чинної версії;

* порядку зберігання;

* порядку обліку та забезпечення наявності робочих версій чинних документів в місцях застосування;

* порядку зберігання ненавмисному застосуванню застарілих документів та знищення анульованих документів.

ВИСНОВОК

В даній роботі мною були вивчені та дослідженні питання історичних передумов становлення системи управління документаційними процесами. Термінологічні зміни, що відбуваються з означенням практичної сфери документознавства, виявилися достатньо показовими для увиразнення особливостей побутування та розвитку науки.

Відтак метою даної розвідки є висвітлення змісту термінів “діловодствo", “документаційне забезпечення управління", “керування документаційними процесами" у другій половині ХХ ст. як віддзеркалення стану прикладного шляху накопичення знань про документ у документознавчому контексті.

Незважаючи на певні успіхи, досягнуті наприкінці 1980-х рр. - на початку 1990-х рр. у сфері управління документаційними процесами, А.М. Сокова критично оцінювала їх, зважаючи на суттєві, типові недоліки організації роботи з документами на рівні конкретних установ чи у державному масштабі.

Таким чином, збагачення терміносистеми документознавства у прикладному сенсі стало свідченням стрімкого розвитку діловодства. Входження у науковий обіг термінів “документаційне забезпечення управління", “керування (управління) документацією", “керування документаційними процесами" стало ознакою часу.

Управлінське документознавство як наукова дисципліна має досить молодий вік, незважаючи на те, що базується на найдавнішому об'єкті: управлінському документі, який пройшов багатовікову історію і залишається одним з найрозповсюдженіших видів документів до нашого часу. Але збереглися деякі традиції, щодо управління документацій них процесів, які постійно змінювались, під плином тих чи інших факторів.

А також дослідила традиції та новітні технології дослідження управління документацій ними процесами в державі, і можу сказати, що традиції відіграють не аби - яку роль у керуванні документарних процесів, основними з яких можна виділити, такі як: національно-релігійні, історичні, моральні, психологічні, соціальні, мовні та інші. Таким чином можна зробити узагальнюючі висновки, що традиції відіграють важливу роль у керування документацій ними процесами так, як вони передавалися людьми з року в рік, набуваючи певної чинності та досвіду, задля полегшення подальшої діяльності та доцільності документарних процесів.

Головну роль у розвитку керування документацій ними процесами, посідає Єдина державна система діловодства, що дає змогу упорядковувати та оптимізувати документаційні процеси, являється засобом удосконалення управлінської діяльності. У наш час підготовлена і діє як нормативно-методичний документ нова редакція ЄДСД, яка отримала назву Державної системи документаційного забезпечення управління (ДСДЗУ). Ця система базується вже на ЕОМ, але водночас враховує і можливості традиційного ручного опрацювання документів.

Дослідження течій управління документаційними процесами, призвело нас до впровадження методів та прийомів інноваційного управління, та ресурсним обміном. Але на сьогодні ще не сформована дана течія, яка б об'єднувала наукові результати досліджень в тій чи інших галузях. Саме тому, постало питання необхідності у побудові цілісної концепції. Яка дала б змогу повністю оволодіти всією документаційною системою, ефективно управляти нею та залучати нові тенденції

Сьогодні в Україні не існує відповідний нормативний документ, який би систематизував та врегулював організацію роботи з документацією. Одним з відповідних актів нормативно-правової форми, який регулює документацій ний процес, являється - «Примірна інструкція», яка відповідає відповідній організації загальної документації та сферах ї застосування, яка обмежується відповідними установами, що зазначені в її назві та організаціями, які знаходяться в її координуванні (підпорядкованості).

Однією з перспектив впровадження новітніх технологій, я вважаю створення стандарту ISO 15489:2001, вона сприяє до виникнення позитивних змін по відношенню до документації та діловодства загалом, тому що, керування документацією - це є певна розроблена система.

СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ

1.Блощинська В.А. Сучасне діло ведення. Навч. посіб. - Ів.-Франкіськ. Інст. менедж. та економіки, 2000. - 270 с.

2. Головач А.С. Оформлення документів. - К.; Донецьк: Вища школа, 1983. - 352.

3. Віденко А.Н. Сучасне діловодство. - К.: Вища школа, 1998. - 157 с.

4. Документи і діловодство: Довідковий посібник. - М.: Економіка, 1991. - 245 с.

5. Губенко Л.Г., Нємцов В.Д. Ділові папери в менеджменті: Навч. посібник. - К.: ТОВ “УВПК “ЕксОб”, 2002. - 272 с.

6. Кірочок О.Г. Правила складання та оформлення організаційно-розпорядчих документів. - Рівне.: “БМ-ТУР”, 199.- 532 с.

7. Кірочок О.Г., Корбутяк В.І. Документування у менеджменті: Підручник. - Київ: Центр навч. л-ри, 2003. - 216 с.

8. Палеха Ю.І. Документацій не забезпечення управління: Підручник. - К.: МАУП, 1997. - 344 с.

9. Фельзер А.Д., Миссерман М.А. Делопроизводство: Справочное пособие. - К.: Вища школа, 1988 - 558 с.

10. Асєєв Г. Управління сучасним документообігом: теорія, структура, методи Вісник Книжкової палати. - 2004. - № 4. - C. 26 - 29.

11. Беспянська Г. Організаційно-розпорядчі документи на підприємстві : Види документів. Порядок створення та затвердження. Загальний огляд реквізитів // Секретар-референт. - 2007. - № 1. - С. 9-16.

12. Беспянська Г. Раціоналізація документообігу на підприємстві // Секретар-референт. - 2007. - № 10. - С. 21-25.

13. Бірюкова О.Л., Швабська Ю.Г., Красніцька Г.М. Раціоналізація документообігу на підприємстві // http://intkonf.org/biryukova-ol-shvabska-yug-krasnitska-gm-ratsionalizatsiya-dokumentoobigu-na-pidpriemstvi.

14. Валентинова Т. Документообіг на підприємстві: основа основ // Все про бухгалтерський облік. - 2007. - 22 травня. - "47. - С. 3-4.

15. Виноградова О. Б. Науково методичні засади навчальної дисципліни Діловодство "'Бібліотекознавство. Документознавство. Інформологія.-2005.- №1.- С. 65-67.

15. Візування документів на підприємстві //Дебет-Кредит. - Школа бухгалтера. - 2007. - №24.

17. Грабова Н.М. Теорія бухгалтерського обліку: Навчальний посібник / Під ред. М.В. Кужельного. - 5-те видання, доповнене і перероблене. - К.: А.С.К., 2001. - 223 с.

18. Гуйда Л. Як правильно налагодити документообіг на підприємстві // Дебет-Кредит. - 2000. - №41.

19. Даньків Й.Я., Лучко М.Р., Остап'юк М.Я. Бухгалтерський облік у галузях економіки: Навч. посіб. Київ "Знання-Прес", 2003.

20. Документалістика Кунченко-Харченко В.І. Документалістика. - Черкаси: ЧДТУ, 2006.-147 с.

21. ДСТУ 2732:2004. Діловодство й архівна справа : Терміни та визначення понять. - К.: Держспоживстандарт України, 2005. - 111 с.

22. Котдієва Я.І. Документообіг: організація та ведення . - 3-тє вид., перероб. і доп. - Х.: Фактді, 2002. - 163 с.

23. Кужельний М.В., Лінник В.Г. Теорія бухгалтерського обліку: Підручник. - К.: КНЕУ, 2001. - 334 с.

Размещено на Allbest.ru