Електронний документообіг на підприємстві (в установі)

КОРИСТУВАЧІ:

Режим Користувачі дозволяє адміністратору в будь-який момент змінювати раніше в ведені дані про користувачів, включаючи видалення користувача із системи. Для зміни пароля користувача, обраного в списку, адміністратор повинен вибрати закладку "Пароль", увести новий пароль і після повторного введення пароля натиснути кнопку "Застосувати".Має вкладки "Призначення прав користувачу" та "Зміна прав та повноважень". Для призначення прав користувачу, адміністратор повинний вибрати в правій частині вікна закладку "Права" і проставити оцінки роботи тих пунктів, що у сукупності будуть визначати права користувача системи. Визначення прав користувача завершується натисканням кнопки "Змінити". Після натискання кнопки "Змінити" графічне позначення користувача приймає вид, що відповідає призначеним йому правам. Журнал реєстрації документів. Має вкладки "вхідні документи" та "Вихідні документи". Обравши одну з вкладок відкриється таблиця зі списком зареєстрованих документів; текстові поля для відображення реквізитів вибраного документу, функціональні кнопки дій, які можна виконати з обраним документом,списки, що розгортаються для вибору направлення, відділу, типу документів, за допомогою яких можна накладати фільтри на журнал документів. Щоб вибрати документ для детального перегляду або редагування (не всі користувачі мають право на це - в залежності від рівня доступу) потрібно підвести курсор "мишки" до необхідного документу в табличній частині і натиснути ліву клавішу. На екрані з'явиться меню з пунктами "редагування", "знищити", "друк документу", "друк супроводжувального листа" і т. д. Для перегляду інформації документа, потрібно 2 рази нажати на ньому лівою клавішою мишки. Для повернення до списку документів потрібно натиснути "основні відомості". Щоб додати новий документ необхідно натиснути кнопку на панелі інструментів "Новий документ".

АРХІВ:

Своерідна база, що містить відомості про документи, які зберігаються в архіві, їх розміщення, номер справи, опис, термін зберігання (програма автоматично видає інформацію, що стосується строку зберігання документів та повідомляє, які документи підлягають знищенню). Завдяки цій функції проглянути сам документ неможливо, можна лише отримати інформацію про нього.

ПОШУК:

Для активації режиму адміністратор повинний вибрати в меню пункт Пошук натиснути кнопку панелі інструментів. В цьому режимі можна відшукати документ за будь-яким його реквізитом (назвою, номером, виконавцем, датою,коротким змістом) і отримати повну інформацію необхідну для роботи.

Висновок

Основна перевага електронної технології складається не стільки в підвищенні продуктивності праці обліковців і якості документів, скільки у формуванні на машинних носіях облікових даних, що описують предметну сферу (фактичний стан господарювання) у реальному масштабі часу. Саме це є визначальним з позиції можливості інформування різних фахівців для оперативного втручання. Таким чином, інформаційні технології на підприємствах різних форм власності і видів діяльності повинні розвиватися за електронною технологією шляхом створення інтегрованого банку даних для задоволення інформаційних потреб користувачів у реальному масштабі часу.Підсумовуючи дану тему курсової роботи необхідно зауважити, що упровадження СЕД варто здійснювати поступово, починаючи з найбільш важливої ланки документообігу: опису, автоматизація якого дозволить швидко одержати позитивний ефект. У процесі впровадження СЕД необхідно забезпечити можливість роботи як за новою, так і за старою технологією, щоб не заважати повсякденній діяльності підприємства. Дуже важливу роль грає реальна підтримка керівництвом підприємства проекту впровадження (так називаний "фактор першої особи"). При відсутності такої підтримки, у кращому випадку, система буде впроваджена лише в окремих підрозділах підприємства (навряд від цього можна чекати якого-небудь помітного повернення інвестицій). Проблему "опору змінам" можна вирішити шляхом поступового і планомірного впровадження елементів електронного документообігу, починаючи з найпростішого (наприклад, навчання співробітників роботі з електронною поштою й intranet - мережею , організації електронного архіву та ін.) і проведення необхідної роз'яснювальної роботи. У ході впровадження СЕД обов'язково варто організувати тренінги для співробітників підприємства, а також консультації для його посібника з організації переходові на електронну форму діловодства.Термін "документообіг" на поточний момент вживається надзвичайно широко і зустрічається в описі практично кожної інформаційної системи. Автоматизація документообігу реалізується багатьма системами, і кожна з них претендує на "комплексний підхід до автоматизації документообігу". При цьому розмаїтість систем є надзвичайно широкою: від систем складського обліку до ПЗ контролю за технологічними процесами .У дані роботі терміни "документообіг", "діловодство" та ін. Розглядаються винятково в контексті організації роботи органів державної влади і місцевого самоврядування. Відповідно терміни трактуються винятково з використанням загальнодержавних нормативних актів у застосуванні до роботи органів влади. Відсутність необхідності вручну розмножувати документи, відслідковувати переміщення паперових документів всередині організації, контролювати порядок передачі конфіденційної інформації істотним образом знижує трудовитрати діловодів. Наскрізний автоматичний контроль виконання на всіх етапах роботи з документами кардинально підвищує якість роботи виконавців, робить терміни підготовки документів більш прогнозованими і керованими.

Список використаної літератури

1.Україна. Верховна РадаПро інформацію: Закон від 02.10.1992 №2657-ХІІ Україна. Верховна Рада

2.Про електронний цифровий підпис: Закон від 22.05.2003 №852-IV Україна. Верховна Рада

3.Про електронний документообіг: Закон від 22.05.2003 №851-IV

4. Примірна інструкція з діловодства в місцевих органах виконавчої влади. - К.: КМУ. - 2010. - 94с.

5. Правила роботи архівних органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій. Затверджено наказом Державного комітету архівів України

6. Макарчук О. Документообіг як основа діяльності органу влади 2011.

Додаток А

Маршрутизація вхідних та внутрішніх документів

Додаток Б

Маршрутизація вихідних документів

Додаток В

Стандарти цифрового підпису

Додаток Г

Контроль виконання

Додаток Д

ПОВІДОМЛЕННЯ про прийняття і реєстрацію електронного документа

До ___________________________ (назва органу виконавчої влади)

на адресу ___________________ (електронна і поштова)

________________________ надійшов ________________________________ (дата і час надходження) (вид документа) в електронній формі від ________ за N ___________________________, (дата) (реєстраційний номер)

відправлений ____________________ (назва органу виконавчої влади та його електронна

___________________________________ і поштова адреса)

Справжність накладеного на електронний документ електронного цифрового підпису (підписів) та цілісність цього документа підтверджено.

Документ прийнято і зареєстровано _______________ (дата, час і номер реєстрації) __________ Примітка. Дата фіксується трьома парами розділених крапкою арабських цифр (число, місяць, рік), а час - двома парами розділених двокрапкою арабських цифр (години, хвилини).

Додаток Е

ПЕРЕЛІК обов'язкових реквізитів реєстраційно-контрольної картки

------------------------------------------------------------------

Реквізит | Пояснення

------------------------------------------------------------------

Вид документа заповнюється відповідно до назви документа, що реєструється. Під час реєстрації листів графа не заповнюється

Відправник під час реєстрації документа, що надійшов, (адресат) записується найменування органу виконавчої влади - відправника документа. Під час реєстрації документа, що відправляється, записується найменування органу виконавчої влади - адресата. Допускається застосування скороченого найменування органу виконавчої влади

Дата дата, зазначена на документі органом виконавчої влади - відправником

Реєстраційний реєстраційний номер, наданий документові, що номер надійшов або відправляється, органом виконавчої влади

Дата і час дата і час надходження документа до органу надходження виконавчої влади

Вхідний реєстраційний номер, наданий документу органом реєстраційний виконавчої влади - адресатом. Після виконання номер документа доповнюється номером справи згідно з номенклатурою справ або іншими індексами

Дата і час дата і час реєстрації вихідного документа реєстрації органом виконавчої влади - адресатом згідно з адресатом повідомленням про прийняття та реєстрацію документа

Реєстраційний реєстраційний номер, наданий вихідному номер у документу органом виконавчої влади - адресатом адресата згідно з повідомленням про прийняття та реєстрацію документа

Заголовок або згідно із заголовком, зазначеним на документі. стислий зміст У разі відсутності заголовка формулюється стислий зміст документа

Резолюція основний зміст доручення згідно з документом "Резолюція", прізвище посадової особи органу виконавчої влади, яка його склала, і дата, зазначена на документі

Відповідальний ініціали та прізвище відповідального виконавця виконавець згідно з документом "Резолюція" із зазначенням номера телефону (за наявності)

Строк кінцева дата виконання документа. Під час виконання реєстрації документа, створеного за ініціативою органу виконавчої влади - відправника, записується очікувана дата одержання відповіді

Відмітка про стисло викладається зміст питання по суті або виконання дата і реєстраційний номер документа-відповіді

______________ Примітка. Дата фіксується трьома парами розділених крапкою арабських цифр (число, місяць, рік), а час - двома парами розділених двокрапкою арабських цифр (години, хвилини).

Размещено на Allbest.ru