Информационно-документационное обеспечение принятия стратегических решений в организации (на примере ОАО "Родина")

Бизнес-история становления и развития предприятия. Анализ и оценка эффективности работы документационного обеспечения управления. Автоматизация принятия стратегических решений в ОАО. Формирование требований к системе электронного документооборота.

Рубрика Менеджмент и трудовые отношения
Вид дипломная работа
Язык русский
Дата добавления 13.01.2015
Размер файла 1,2 M

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Рисунок 6 - Динамика показателей эффективности использования ресурсов ОАО «Родина» в 2009-2012 гг.

Производительность труда на предприятии превышает средние показатели по отрасли и составляет около 2 млн.руб. на работника.

Выручка предприятия наименьшее значение имеет в 2009 г., после чего она постоянно возрастает. Наиболее высокий рост - на 24,9% - происходит в 2012 г. Темпы прироста себестоимости наиболее высоки в 2010 г., вместе с тем, существенное влияние на показатели рентабельности оказывают прочие доходы и расходы компании. Налоговые расходы не оказывают столь существенного влияния на показатели прибыли, так как ОАО «Родина» находится на льготном режиме налогообложения единым сельскохозяйственным налогом. Рентабельность компании за исследуемый период несколько снижается, но связано это не столько с ухудшением финансового положения исследуемой компании, сколько с общей ситуацией на рынке, а также с многочисленными отраслевыми рисками (влияние на урожайность погодных и климатических условий и др.).

Динамика показателей прибыли ОАО «Родина» в 2009-2012 гг. приведена на рисунке 7.

Рисунок 7 - Динамика показателей прибыли ОАО «Родина» в 2009-2012 гг.

Динамика показателей рентабельности ОАО «Родина» в 2009-2012 гг. приведена на рисунке 8.

Рисунок 8 - Динамика показателей рентабельности ОАО «Родина» в 2009-2012 гг.

В целом можно отметить достаточно высокий ресурсный потенциал, стабильную коммерческую деятельность, рост товарооборота, исследуемой организации, что свидетельствует о ее достаточно устойчивом положении на сельскохозяйственном рынке Кубани, в то же время можно отметить и ряд негативных тенденций, в частности снижение рентабельности компании в последние годы.

2.2 Анализ действующей системы документационного обеспечения

Как было показано в теоретической части выпускной квалификационной работы документационное обеспечение управления - это деятельность, охватывающая организацию документирования и управления документацией в процессе реализации функций учреждения, организации и предприятия. Она перманентно присуща любой организации, вне зависимости от ее отраслевой принадлежности, формы собственности и наличия ресурсов.

В то же время, отраслевая специфика оказывает значительное влияние на организацию работы в сфере ДОУ. Так, аграрные предприятия отличают такие особенности как «разобщенность» и удаленность подразделений. Например, при формировании первичной производственной и финансовой документации большинство документов формируются непосредственно в подразделениях хозяйства (бригады, склады и т.п.) после чего передаются в соответствующие вышестоящие структуры организации, что осложняет возможности использования компьютеров. В результате даже при высоком уровне автоматизации в организации в целом, на уровнях аккумуляции информации сосредоточивается большой объем документов, данные с которых вручную вводится в компьютер. Определенной спецификой обладает и процесс формирования документов в управленческом аппарате компании, а также движения документов внутри корпорации.

Многие авторы отмечают определенную «отсталость» аграрного комплекса в части внедрения современных технологий в сфере документационного обеспечения. Так, например, Е. В. Климова [26], Т. А. Михалева [27] отмечают, что именно в сфере АПК медленно внедряются новые технологии, крайне слабо организуется как внутрикорпоративное информационное пространство, так и его коммуникации с внешней средой. Например, Т.А. Михалева отмечает, что «…создан целый ряд мировых сельскохозяйственных узлов, обеспечивающих бизнес актуальной информацией (сайты различных международных информационных организаций в сфере аграрной отрасли, в частности: FAO, IAALD), тогда как в России подобные проекты находятся только в стадии разработки» [27].

Анализ ситуации, складывающейся в аграрном секторе Кубани, показывает, что, по крайней мере, применительно к нашему региону подобный вывод представляется недостаточно объективным. В Краснодарском крае ведется достаточно активная работа не только по автоматизации сельскохозяйственных предприятий, но и по формированию единого информационного пространства в агарном секторе края. Еще в 1996 г. было начато формирование краевой информационно-консультационной службы в рамках международного инвестиционного проекта по поддержке осуществления реформ в сельском хозяйстве России (РАИС). В этот период было организовано государственное учреждение (ГУ) «Управление международных инвестиционных проектов, ценового мониторинга и информационно-консультационного обслуживания АПК». В структуру ГУ «Инвестинформсервис АПК» была включена единая краевая диспетчерская служба агропромышленного комплекса в городах и районах Краснодарского края, были созданы два отдела: информационно-консультационная служба и служба информации о рынке.

За время существования «Инвестинформсервис АПК» была создана и функционирует единая краевая служба рыночной информации и ценового мониторинга; сформирована центральная краевая информационно-консультационная служба, которая собирает и обобщает информацию из городов и районов Краснодарского края, регионов России и других стран; налажен ежедневный выпуск информационно-аналитического бюллетеня «Экспресс-сводка»; ведется работа по консультированию аграрных организаций, в том числе и по актуальным вопросам управления [28].

В 2005 г. государственное учреждение Краснодарского края «Инвестинформсервис АПК» было переименовано в государственное учреждение Краснодарского края «Кубанский сельскохозяйственный информационно-консультационный центр». Система информационно-консультационного обеспечения организуется на двух уровнях: краевом и уровне районного муниципального учреждения. На данный момент в крае организовано 38 информационно-консультационных центров во всех районах Кубани. Большинство информационно-консультационных центров оказывает услуги в сфере менеджмента, бухгалтерского учета, по юридическим вопросам, во взаимоотношениях с финансово-кредитным сектором. При тесном сотрудничестве с ГУ «Кубанский сельскохозяйственный ИКР» районные центры получили возможность доведения до сельхозтоваропроизводителей всех форм собственности и граждан, ведущих личные подсобные хозяйства, научной, технологической и рыночной информации. Таким образом, именно электронные ресурсы АПК Краснодарского края представляют на сегодняшний день одни из наиболее успешных российских проектов.

Большинство предприятий края используют и самые современные технологии в процессе организации документооборота.

Так, в ОАО «Родина» используется следующее программное обеспечение:

- 1С КУСХП (комплексный учет сельскохозяйственного предприятия), включающий электронные базы сотрудников, используемый для бухгалтерского и налогового учета на предприятии, формирования бухгалтерской, налоговой и статистической отчетности и т. д.;

- 1С спутниковый мониторинг (для планирования и учета полевых работ, для учета за расходом топлива в баках сельхозтехники и заправочных емкостях, для мониторинга сельхозтехники (GPS навигация);

- Microsoft Office;

- Open Office;

- СПС Консультант плюс;

- Selex производство ООО «Плинор» (программа, позволяющая создать замкнутый цикл обработки информации по крупному рогатому скоту в хозяйстве, при этом в базе данных накапливаются все необходимые данные по животным;

- AfiFarm - продукт компании Afimilk (программа управления стадом, используемая на молочных фермах),

- Team Viewer (программа, обеспечивающая удаленное управление, администрирование и техническую поддержку всей локальной сети предприятия (см. таблицу 1).

Таблица 1 - Программное обеспечение, используемое в процессе организации документооборота в ОАО «Родина»

Тип программы

Сфера применения

Подразделения компании, использующие программное обеспечение

Microsoft Office, Open Office

Формирование документов

Секретарь Инженерный отдел, Юридический отдел, отдел управления персоналом и др.

1С КУСХП

Производственный учет: Финансовый, налоговый, статистический учет; Управление финансовыми средствами; Управление запасами на складе; Управление персоналом; Регулирование отношений с клиентами; Расчет заработной платы

Бухгалтерия, Планово-экономический отдел, Директорат, Секретарь, Отдел управления персоналом, и др.

1С спутниковый мониторинг

Планирование и учет полевых работ, Учет расхода топлива в баках сельхозтехники и заправочных емкостях, Мониторинг сельхозтехники

Производственные подразделения

Консультант плюс

Нормативные документы

Юридический отдел, Секретарь

Selex, AfiFarm

Обработка информации по КРС, Управление стадом

Животноводческий цех, МТФ

Team Viewer

Удаленное управление и техническая поддержка корпоративной сети

Все подразделения компании

Из данных, приведенных в таблице 1, видно, что уровень автоматизации документооборота в компании достаточно высок.

ОАО «Родина» - предприятие с эффективно организованной структурой и достаточным штатом, работа по организации документационного обеспечения осуществляется по нескольким каналам. Так, управленческая информация, создаваемая высшим менеджментом организации, обрабатывается секретарем организации. Финансовые документы аккумулируются в рамках бухгалтерии и планово-экономического отдела, производственные документы и документы, регистрирующие факты хозяйственной жизни - в производственных подразделениях компании.

Рассмотрим принципы работы секретаря ОАО «Родина». Документационный поток в компании движется по нескольким каналам: входящие, исходящие и внутриорганизационные документы.

Отправляемые ОАО «Родина» документы называются исходящими.

Проект исходящего документа составляется исполнителем, правильность его оформления проверяется руководителем соответствующего подразделения, либо директором ОАО «Родина» (его заместителями).

Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре. Юридически значимые документы в обязательном порядке проверяются юридическим отделом ОАО «Родина». Такое согласование оформляется визой.

После подписания руководителем, исходящий документ передается секретарю для регистрации. Регистрация исходящих документов ведется в журнале, содержащем следующие графы (см. таблицу 2).

Таблица 2 - Форма журнала регистрации исходящих документов

Дата документа

Исход. №

Адресат

Краткое содержание/ кто подписал

Исполнитель

20.01.2013

658/04

ООО «Камета»

О приеме материалов/ Приходько

Иванова

Регистрация документов - важнейший этап работы с документами и определяется как «запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения». Задачи регистрации не исчерпываются только учетом документов. Так как в регистрационные формы вносятся главные сведения о документах, создается база данных всех зарегистрированных документах. В процессе регистрации создается информационно-поисковая система по всем документам организации, которую затем можно использовать для справочной работы и контроля за исполнением документов.

В ОАО «Родина» принята смешанная система регистрации, при которой часть документов регистрируется централизованно секретарем, а другая ее часть в структурных подразделениях.

В ОАО «Родина» регистрация входящих документов, происходит в следующем порядке: секретарь разбирает входящую корреспонденцию и заносит данные о поступивших документах в регистрационный журнал. При этом (из-за отсутствия перечня документов, не подлежащих регистрации) регистрируются практически все поступающие в ОАО документы, включая приглашения, поздравительные письма, прайс-листы и т.д.

На входящем документе штампом в правом нижнем углу проставляется дата поступления и номер по порядку. Регистрация входящих документов ОАО «Родина» осуществляется путем занесения данных в Журнал регистрации входящих документов, который ведется и в традиционной (на бумажном носителе) и в электронной форме (MS Excel).

Все внутренние документы, поступающие на имя Генерального директора, а также приказы по основной и административно-хозяйственной деятельности регистрирует секретарь руководителя.

Переходя к анализу документационного обеспечения управления, необходимо заметить, что, как и любая другая сфера деятельности, управление документационным потоком в организации может оцениваться с точки зрения ее эффективности. В международной практике в качестве критериев деятельности предприятия, помогающих организации в достижении стратегических и тактических целей деятельности разрабатываются, так называемые Ключевые показатели эффективности (KPI) [29].

Чтобы получить полную картину эффективности ДОУ, выделяют категории количественных и качественных показателей. Так, среди количественных показателей наиболее важны:

- объем документооборота (сумма документопотоков поступающих, отправляемых и внутренних документов, проходящих через службу ДОУ);

- штатная численность службы ДОУ;

- нормы выработки (соблюдение нормативов времени) в процессе выполнения делопроизводственных операций.

В числе основных качественных показателей можно назвать:

- количество (наличие или отсутствие) фактов утраты или потери документов;

- соблюдение требований, установленных нормативными и методическими документами в сфере ДОУ;

- отсутствие нареканий на деятельность службы ДОУ со стороны руководства организации;

- отсутствие жалоб на работу и организацию взаимодействия службы ДОУ с другими подразделениями со стороны сотрудников организации.

В рамках процессов современного корпоративного планирования в оценку деятельности службы ДОУ вводятся экономические показатели, позволяющие комплексно учесть в оценке штатную численность, фонд оплаты труда, объём документооборота, нормы выработки, что позволяет оценивать не только деятельность службы ДОУ, но и эффективность организации документооборота по всей системе управления.

Для оценки эффективности системы ДОУ ОАО «Родина» была использована вышеуказанная система показателей. Так, исследовались объем документооборота, штатная численность аппарата управления, соблюдение нормативов времени в процессе выполнения делопроизводственных операций, наличие фактов утраты документов, соблюдение требований нормативных документов при организации системы документообеспечения.

Анализируя документооборот ОАО «Родина» за последние 4 года, была выявлена тенденция к его росту. В документационном обеспечении организации выделяют три группы документов:

- поступающие (входящие);

- отправляемые (исходящие);

- внутренние (см. таблицу 3, рисунок 9).

Таблица 3 - Динамика документооборота ОАО «Родина» в 2009-2012 гг.

Год

Количество входящих документов

Количество исходящих документов

Количество внутренних документов

Итого

2009

522

589

221

1332

2010

619

688

251

1558

2011

786

794

279

1859

2012

815

824

298

1937

Стабильное увеличение объема документооборота связано, прежде всего, с развитием деятельности акционерного общества. Значительный объем документов в компании формируется в электронном виде. Внедрение электронного документооборота способствует и сокращению расходов на документооборот, повышая при этом его качество. Так, если до 2010 г. организационно служба ДОУ включала двух человек, объединенных в общий отдел, то в настоящий момент весь объем работы выполняет один секретарь.

В таблице 4 представлена информация о штатной численности аппарата ДОУ, а также расходов на его содержание.

Таблица 4 - Динамика показателей деятельности по документационному обеспечению управления ОАО «Родина» в 2009-2012 гг.

Год

Общий объем обработанных документов

Численность персонала, занятого в процессе ДОУ

ФОТ персонала, занятого в процессе ДОУ

Кол-во фактов нарушений при работе с документами

2009

1332

2

486

18

2010

1558

2

518

14

2011

1859

1

288

11

2012

1937

1

296

8

Рисунок 9 - Динамика показателей документооборота ОАО «Родина» в 2009-2012 гг.

Как видно из приведенных данных, если до 2010 г. в состав общего отдела входили два сотрудника, то в настоящее время весь поток документов обрабатывается уже одним. Если мы сопоставим показатели работы секретариата в 2009 и 2012 г., то увидим, что эффективность его работы существенно возросла. Если в 2009 г. один сотрудник обрабатывал ежегодно в среднем 666 документов, то в 2012 г. - 1937, т.е. в 2,7 раза больше. При росте объема обрабатываемых документов в 1,5 раза затраты на содержание секретариата сократились на 40%, на 56% снизились факты брака в работе секретариата. Таким образом, можно констатировать, что эффективность работы системы ДОУ в ОАО «Родина» возросла (см. рисунки 10, 11).

Рисунок 10 - Динамика показателей работы службы ДОУ ОАО «Родина» в 2009-2012 гг.

Рисунок 11 - Количество брака в работе службы ДОУ ОАО «Родина» в 2009-2012 гг.

В целом, подводя итог анализу работы документационного обеспечения управления ОАО «Родина» были сделаны следующие выводы:

- система документационного обеспечения в ОАО «Родина» организована на достаточно высоком уровне. На предприятии формируется необходимый массив документов, выделены должностные лица, уполномоченные контролировать документарный поток, получаемые и формируемые документы проходят все необходимые процедуры регистрации. Основные потоки документов концентрируются на уровне секретаря ОАО «Родина». Процесс формирования документов носит смешанный характер - значительная их часть формируется в структурных подразделениях компании. Процессы формирования, регистрации и согласования документов организованы и в соответствии с действующей нормативно-правовой базой. Несмотря на то, что ОАО «Родина» является предприятием сельскохозяйственной специализации, уровень информатизации документообеспечения в компании достаточно высок. Можно констатировать, что в ОАО «Родина» сформировано полноценное единое корпоративное информационное пространство. Этот вывод подтверждается высоким уровнем компьютеризации всех производственных процессов, включая такие специфические, как животноводческая и растениеводческая деятельность;

- оценка эффективности работы ДОУ показывает, что с компьютеризацией она существенно возросла: снизилась численность сотрудников службы при увеличении общего объема документооборота, сократились расходы на организацию процессов документодвижения, снизился процент брака. В числе недостатков действующей системы, влияющих на эффективность работы ДОУ: отсутствие системы электронного документооборота, низкий уровень внутренней регламентации деятельности по работе с документами, встречаются отдельные нарушения правил оформления и подготовки документов, а также их утраты.

2.3 Постановка проблем развития системы информационно-документационного обеспечения управления в ОАО «Родина». Выбор актуальных проблем развития информационно-документационного обеспечения при принятии стратегических решений

В результате проведённого анализа системы документооборота ОАО «Родина», необходимо выделить главные проблемы в организации документооборота в ОАО «Родина».

Одним из недостатков в работе ДОУ можно считать отсутствие документов, регулирующих деятельность в данной сфере. В этой связи можно считать, что способствовать повышению эффективности работы службы может разработка и утверждение соответствующих документов, в частности, инструкции по документационному обеспечению системы управления ОАО «Родина», предложенной автором в приложении Б.

Кроме того, пожалуй, самой значимой проблемой в системе документооборота ОАО «Родина» является не только проблема не только контроля за исполнением документов, но и стратегического управления. По мнению автора выпускной квалификационной работы, данные два вопроса являются непосредственно взаимосвязанными друг с другом. Ведь, как мы знаем, контроль исполнения решения является важной частью жизненного цикла стратегического решения.

Рассматривая жизненный цикл управленческого решения как специфический процесс, можно представить его, с учетом принятой классификации функций управления, а также подобрать документы, соответствующие каждому из этапов (см. рисунок 12) [30].

Каждое решение должно быть юридически, экономически, тактически обоснованно. Лучшим выходом для данного рода требований является документирование процесса принятия не только стратегических, как в нашем случае, но и тактических решений.

Рисунок 12 - Соответствие документов этапам жизненного цикла управленческого решения

Соответственно, любое принятое решение без грамотного его исполнения является для организации любо рода деятельности бесполезным.

Как показал проведенный анализ, что контроль исполнения документов не носит системного характера. Для ведения контроля исполнения используется компьютерная базы данных, сформированная в программе Microsoft Excel, в которую заносятся все документы, требующие исполнения. В структурных подразделениях контроль исполнения документов ведется на общих основаниях. Естественно, что многие документы исполняются не вовремя, либо просто «забываются» в общей массе документного массива, который имеется в такой большой организации, как общество с ограниченной ответственностью.

Система электронного документооборота решила бы проблемы не только контроля исполнения документов, создаваемых в процессе принятия стратегических решений, но и решения оперативных задач управления.

Делопроизводство - важнейшая составляющая системы управления любой организации, в том числе и открытого акционерного общества.

Поэтому любой сбой в системе делопроизводства немедленно вызывает соответствующий сбой в системе стратегического управления ОАО «Родина».

Можно выделить ряд проблем, возникающих при работе с документами традиционным способом, т.к. в управлении кадров нет системы электронного документооборота:

- документы теряются;

- накапливается множество документов, назначение и источник которых неясны;

- документы и информация, содержащаяся в них, попадают в чужие руки;

- тратится масса рабочего времени на поиск нужного документа и формирование тематической подборки документов;

- вместо того чтобы использовать уже имеющиеся документы, затрачивается время на их повторное создание;

- много времени тратится на согласование, утверждение документов и их рассылку;

- отсутствует контроль исполнительской дисциплины и мониторинг местонахождения документов [31].

Учитывая процедуры движения документа, можно выделить ряд возможных сбоев в системе документооборота (см. таблицу 5) [32].

В основе данной таблицы лежит так называемый «человеческий» фактор, ведь документооборот не может быть полностью электронным. Существуют процедуры согласования и подписания проекта документа. Однако даже самая лучшая СЭД автоматизирует только рутинные операции, а не весь цикл документооборота.

Источниками вышеперечисленных сбоев могут быть четыре категории лиц: разработчик документа (тот, кто создает документ и согласовывает проект документа с визирующими инстанциями), визирующая инстанция (в рамках ОАО - это не одно лицо), секретарь, а также лицо, принимающее решение (Генеральный директор, который подписывает / утверждает документ либо накладывает резолюцию).

Таблица 7 - Классификация сбоев в системе документооборота

Класс

Тип сбоя

Вид документа

I

Неверная/ неточная резолюция на документе

Входящий

II

Некорректное содержание/ неправильный стиль изложения (проекта) документа

Внутренний, исходящий

III

Неправильное оформление проекта документа

Внутренний, исходящий

IV

Неполное/ неправильное согласование проекта документа

Внутренний, исходящий

V

Нарушение сроков прохождения (проекта) документа, в том числе постановки документа на контроль / снятия с контроля, передачи документа в архив, уничтожения документа

Входящий, внутренний, исходящий

VI

Недокомплект пакета документов

Исходящий

VII

Ошибочная / неполная рассылка документов

Внутренний, исходящий

Особое внимание следует уделить секретарю. Данное лицо занимает самое важное место в документообороте открытого акционерного общества, так как секретарь обязательно является конечной инстанцией создания документа.

Кроме того, секретарь ОАО «Родина» осуществляет методическое руководство ведением документооборота в обществе, а также контроль и руководство им. Текучесть документов в приемной Генерального директора - самая высокая в организации. Следовательно, деятельность по документационному обеспечению управления - одна из наиболее трудоемких в ОАО «Родина». Именно поэтому здесь особенно высоки документационные сбои.

Автоматизация принятия стратегических решений в ОАО - это один и важных вопросов в организации, т.к. само направление говорит о своей значимости. Только автоматизируя данную деятельность, можно повысить оперативность решения поставленных задач путем вывода необходимой информации в краткие сроки. Кроме того, установив специализированное программное обеспечение на рабочие станции в Правлении, можно воспользоваться огромным количеством электронных справочников и документов, которые необходимы в работе. Наличие шаблонов основных документов позволит в кратчайшие сроки произвести их заполнение, а их регистрация в общей базе данных не даст затеряться ни одному документу.

Данная система контроля исполнения документов позволяет обеспечить своевременное и качественное выполнение поручений, содержащихся в документах, получить аналитическую информацию, необходимую для оценки деятельности подразделений и отдельных исполнителей.

На рисунке 13 представлены цели системы документооборота [33], в нашем случае указанное изображение полностью отражает требования, предъявляемые к СЭД

Рисунок 13 - Цели системы документооборота

Подводя итог, можно сделать вывод, что ОАО «Родина» - динамично развивающаяся организация. Для ее еще большего развития, для повышения эффективности стратегических решений, необходимо внедрение в рамках существующего информационного поля акционерного общества системы электронного документооборота, несущее за собою массу преимуществ, а также регламентировать деятельность ДОУ инструкцией по делопроизводству.

3. Разработка технологии информационно-документационного обеспечения принятия стратегических решений в ОАО «Родина»

3.1 Выбор и разработка проекта информационной системы для принятия стратегических решений

3.1.1 Формирование требований к системе электронного документооборота

Тенденции развития систем электронного документооборота (СЭД) определяются не только новациями в области информационных технологий, но в первую очередь изменяющимися требованиями бизнеса, переосмыслением ролей пользователей (участников документооборота), сменой их интересов и предпочтений, новым видением задач и требований к управлению документами. До недавнего времени делопроизводство, документооборот, документационное обеспечение управления (ДОУ) были вспомогательными, обеспечивающими процессами, стоящими в стороне от ключевых процессов -- "создания добавленной стоимости". Соответствующим было и отношение высшего руководства, ключевых работников предприятия к процессам, связанным с документированием, и их автоматизации. Системы электронного документооборота предназначались исключительно для обеспечения оперативной деятельности соответствующей категории персонала, отвечающего за учет документов и контроль исполнения [34].

Система электронного документооборота управления кадров должна быть универсальной и позволять настройку на используемые в университете типы документов. Другие важные требования -- интеграция с программами, применяемыми для подготовки и редактирования документов (в нашем случае - это средства MS Office и Open Office), возможность коллективной работы, дистанционного доступа (что особенно существенно в случае распределенной структуры) и, разумеется, приемлемая цена в сочетании с простотой обслуживания [35].

Тем временем основными тенденциями для выбора СЭД продолжают оставаться следующие:

1) выбор комплексных систем управления корпоративным содержанием (ECM). Компании с небольшим бюджетом на IT-решения стремятся извлечь максимальную пользу от инвестиций во внедрение, поэтому выбирают продукт с необходимым набором функций, следуя четкой цели оптимизировать бизнес-процессы, а не только упорядочить документооборот.

2) интеграция, адаптация и масштабирование являются важным условием при вложении средств в систему. Заказчик сегодня не может позволить себе внедрение, чтобы попробовать и не использовать затем систему в работе: она должна быть совместима с имеющимся ПО и обеспечивать единое информационное поле, при этом должна оставаться возможность настроить «под себя» и развить корпоративную систему со временем.

3) доступная стоимость и окупаемость проекта по внедрению корпоративной системы. Еще два года назад важным считалась именно окупаемость, теперь доступность проекта по стоимости становится лидирующей.

Таким образом, можно выделить следующие критерии, которые являются наиболее значимыми сегодня при выборе СЭД:

- функционал СЭД

- простота работы в СЭД

- невысокие затраты на обслуживание

- доступная стоимость

Основными задачами внедрения СЭД являются:

- эффективное управление документопотоками в организации;

- централизованное хранение документов;

- повышение контроля исполнения работ по документам;

- увеличение продуктивности работы сотрудников управления;

- облегчение доступа к информации для принятия управленческих решений;

- информационная безопасность учреждения [37].

Современная система электронного документооборота должна быть:

- гибкой (работать как в локальной сети, так и иметь возможность подключения удаленных рабочих мест через Интернет);

- настраиваемой (если в организации изменился порядок обработки документов, то перенастройка в соответствии с новой формой системы не должна занимать много времени);

- функционально полной (работать с разными видами и контурами документооборота);

- работающей с различными программно-аппаратными платформами и операционными системами.

Таким образом, выбор системы электронного документооборота - задача достаточно сложная, и подойти к ней необходимо со всей ответственностью. Желательно, чтобы данным вопросом занималось лицо, компетентное в вопросах автоматизации документооборота.

3.1.2 Выбор системы электронного документооборота

Современный рынок систем электронного документооборота в последние годы является одним из самых динамично развивающихся сегментов отечественной ИТ-индустрии. Развитию рынка способствует растущая с каждым годом потребность российских предприятий в оптимизации своего документооборота.

На российском рынке присутствует несколько десятков отечественных и зарубежных СЭД. До недавнего времени отечественные СЭД были во многом сориентированы на автоматизацию функций канцелярского документооборота, с одной стороны, и на небольшие предприятия, с другой. Однако в последние несколько лет ситуация изменилась. В результате изменений на рынке после экономического кризиса крупные компании стали чаще выбирать системы российского производства, которые в свою очередь стали ориентироваться все больше на корпоративного потребителя, которые подходят к проекту автора впускной квалификационной работы.

Рассмотрим некоторые, наиболее распространенные программы автоматизации работы с кадровыми документами организации.

Одной из известных СЭД является «Е1 ЕВФРАТ» Система позволяет автоматизировать регистрацию документов и заданий, обеспечивает взаимодействие пользователей во время работы над документами (с разграничением прав доступа), даёт возможность поиска информации. Может производиться контроль за выполнением работ, а также отслеживание состояния процессов.

Подсистема взаимодействия удалённых серверов создана для обеспечения возможности взаимодействия между филиалами, а внутренняя почта позволяет общаться с использованием почтовых программ [38].

Фиксированная стоимость лицензии на одно рабочее место - 5 000 руб. Стоимость серверной версии: 15 000 руб. Общая стоимость внедрения данной системы: 5 600*10 + 15 000 = 71 000 руб.

Следующее программное решение носит название «OPTIMA-Workflow» - комплексное решение, которое интегрируется с различными электронными системами, созданными для автоматизации бизнес-процессов и оптимизации деятельности на предприятии. Электронный документооборот ускоряет обработку документации, увеличивая эффективность.

Внедрение системы электронного документооборота на базе OPTIMA-WorkFlow позволяет отказаться от бумажного ведения дел, что существенно оптимизирует деятельность компаний и государственных учреждений. Благодаря четкой организации системы, структурированию и классификации документов, электронный архив OPTIMA-WorkFlow становится оптимальным решением для компаний разного масштаба [39].

Фиксированная стоимость лицензии на одно рабочее место - 7 500 руб. Стоимость модуля «Документооборот»: 75 000 руб. Общая стоимость внедрения данной системы: 7 500*10 + 75 000 = 150 600 руб.

Еще один программный продукт - СЭД «DIRECTUM». Данная СЭД поддерживает полный жизненный цикл управления документами, при этом традиционное бумажное делопроизводство органично вписывается в электронный документооборот. Таким образом, обеспечивается «безболезненный» переход компании на электронный документооборот и быстрая адаптация сотрудников.

Разработка готовых к применению бизнес-решений, опора на российские стандарты в сфере делопроизводства, постоянное совершенствование технологий гарантируют максимальный эффект от внедрения системы электронного документооборота [40].

Фиксированная стоимость пакета из 10 клиентских лицензий + серверной лицензии системы - 56 050 руб.

Следующим предложением на рынке ПО является 1С: Документооборот 8, который является преемником программного продукта «1С:Архив 3»

«1С:Документооборот 8» не имеет отраслевой специфики и может эффективно использоваться как в бюджетном секторе, так и на коммерческих предприятиях, будь то распределенная холдинговая структура с большим количеством пользователей или небольшое предприятие. Будучи универсальной, программа легко может быть настроена и адаптирована под специфику конкретной организации [41].

Фиксированная стоимость пакета из 10 клиентских лицензий: 30 000. Стоимость версии «Делопроизводство»: 34 500 руб. Общая стоимость внедрения данной системы: 30 000 + 34 500 = 64 500 руб.

Последней СЭД, которую следует представить в данном перечне - это СЭД «ДЕЛО» -- комплексное промышленное решение, обеспечивающее автоматизацию процессов делопроизводства, а также ведение полностью электронного документооборота организации. Система используется как в небольших коммерческих компаниях, так и в распределенных холдинговых или ведомственных структурах.

Система электронного документооборота «ДЕЛО» функционально относится к классу систем управления корпоративным контентом (ECM) . Она обеспечивает как автоматизацию процедур общего документооборота компании, так и автоматизацию контроля исполнения поручений, а также произвольных регламентированных бизнес-процессов [42].

Фиксированная стоимость лицензии на одно рабочее место - 9 000 руб. Стоимость серверной версии: 12 600 руб. Общая стоимость внедрения данной системы: 9 000*10 + 12 600 = 102 600 руб.

В приложении Г приведены сравнения вышеуказанных СЭД. Как видно из таблицы, две системы электронного документооборота практически сходны по функционалу: Е1 ЕВФРАТ и DIRECTUM. Исходя из меньшей стоимости продукта, выбор падает на СЭД DIRECTUM.

Данная программа не обладает ярким дизайном, но она очень функциональна. В то же время в программе нет ничего лишнего, что могло бы каким-либо образом тормозить ее работу. Она занимает на жестком диске рабочей станции немного места по сравнению с другими, более тяжелыми программами (например, ДЕЛО).

К стоимости внедрения СЭД необходимо прибавить расходы на обучение сотрудников пользованию данной системы, что составляет 10 240 руб.

3.1.3 Мероприятия по внедрению СЭД DIRECTUM в ОАО «Родина»

Выбор и приобретение системы электронного документооборота - это только первый шаг на пути построения электронного документооборота в организации. Прежде чем система заработает и реально начнет приносить эффект, предстоит процесс внедрения.

Зачастую только использование системы электронного документооборота без изменения бизнес-процессов не позволяет добиться желаемых результатов. Для получения действительно существенного эффекта необходимо провести ряд подготовительных работ. Частью полномасштабного внедрения является бизнес-консалтинг, включающий исследование и анализ, разработку модели «как есть», оптимизацию и разработку модели «как будет», разработку проектных решений, предложений по использованию технических и организационных инноваций с учетом предметной области и особенностей бизнеса конкретного заказчика.

Бизнес-консалтинг позволяет достичь эффекта от внедрения более высокого уровня за счет взаимоувязки целей и задач проекта со стратегическими целями, задачами бизнеса заказчика и их показателями, а не только исходя из необходимости получить локальные улучшения и удобства для пользователей. Консалтинг проводится не в отрыве, а дополняет процесс внедрения информационной системы. Проектные решения закрепляются технически в системе и организационно в разработанных регламентах, проходят проверку на практике, становятся неотъемлемой частью текущей деятельности предприятий.

Как показывает практика, если предприятие небольшое, полный цикл внедрения занимает 1-2 месяца. Для средних предприятий этот срок составляет 2-3 месяца, а на крупном предприятии - 3-4 месяца.

Так как на новую систему электронного документооборота удобнее всего переходить с начала года, то заключительный этап внедрения должен заканчиваться в декабре текущего года. Наглядным примером внедрения СЭД является диаграмма Ганта (см. рисунок 14).

Таким образом, внедрение системы электронного документооборота рекомендуется проводить июле - августе, т.к. на загрузку данных может уйти достаточно большое количество времени. Из всей процедуры внедрения проекта, загрузка данных в таблицы - самое длительное мероприятие, т.к. установка системы на рабочие станции и настройка ее под пользователя - несложная процедура, что было одним из критериев выбора системы электронного документооборота.

Рисунок 14 - Диаграмма Ганта для внедрения СЭД «DIRECTUM» в ОАО «Родина» [43]

3.2 Выбор критериев и показателей и проведение оценки эффективности предлагаемого проектного решения

Внедрение системы электронного документооборота обеспечивает экономию ресурсов любой компании, улучшение деловых коммуникаций и, кроме того, получение прибыли (либо уменьшение рисков получения убытков). При этом вполне возможно четкое определение ключевых показателей эффективности системы, в т. ч. их числовая оценка.

Особо следует подчеркнуть, что ключевые показатели эффективности системы должны оцениваться в течение всего срока ее использования со времени завершения опытной эксплуатации СЭД. Это позволит не только понять эффективность внедрения СЭД, но и спланировать ее дальнейшее развитие:

- развитие функциональных возможностей системы с целью поддержания соответствия ее функциональности изменениям в бизнес-процессах;

- необходимость подключения к системе электронного документооборота ранее не работавших с ней подразделений с целью расширения областей ее использования в наиболее важных в данный момент бизнес-процессах [44].

Оценка эффективности от внедрения СЭД - возможно, наиболее сложно формализуемый аспект внедрения системы электронного документооборота. В первую очередь потому, что эта система, с одной стороны, не является осознанной крайней необходимостью (как, например, торговая система для супермаркета или база данных для реестра населения), а с другой, -- требует определенных расходов на внедрение и сопровождение.

Как для любой автоматизированной системы, эффект от СЭД делится на две части: прямой эффект от внедрения системы, связанный с экономией средств на материалы, рабочее время сотрудников и т. д., и косвенный эффект, связанный с теми преимуществами для функционирования организации, которые дает СЭД (прозрачность управления, контроль исполнительской дисциплины, возможность накопления знаний и др.).

Эффект второго типа оценить в общем случае очень сложно. Сложность эта не в том, что его невозможно оценить, а в том, что, оценка всегда будет экспертной, а такую оценку можно очень легко поставить под сомнение. Парадокс состоит в том, что в действительности этот эффект существенно превышает непосредственную экономию от внедрения СЭД в виде неизрасходованной бумаги или уменьшения трудозатрат [45].

Оценивать необходимо только реально внедренную систему. Если внедрение не закончено или прошло неудачно, то скорее всего эффект будет низким или вообще отсутствовать. Поэтому, прежде чем рассчитывать отдачу от проекта, нужно понять, действительно ли система внедрена и полноценно вписалась в повседневную работу предприятия.

Рассмотрим показатели, которые могут использоваться для оценки качества внедрения.

Отношение количества электронных документов, созданных в системе, к количеству карточек регистрации бумажных документов. При комплексном внедрении все входящие документы должны переводиться в электронный вид, а исходящие -- сразу создаваться в системе, и если отношение количества электронных документов к количеству карточек регистрации бумажных документов меньшее 100%, то это говорит о том, что часть документов обрабатывается только в бумажном виде, то есть нет комплексного охвата. По статистике в компаниях с большим внешним документооборотом этот показатель близок к 200%, а в компаниях, где объем внутреннего документооборота существенно превышает объем внешнего, этот показатель может приближаться к 1000%.

Охват сотрудников. При комплексном внедрении в системе работают почти все сотрудники, связанные с документами, и отношение количества фактических пользователей системы к общему количеству управленцев или инженерно-технических работников, чья деятельность связана с документами, должно приближаться к 100%.

Отношение числа документов, имеющих электронно-цифровую подпись, к числу исходящих карточек регистрации. Значение показателя больше 100% означает, что удалось сократить число подписываемых, а значит печатаемых и сканируемых бумажных документов. Ведь достичь такого значения возможно лишь в том случае, когда часть документов остается только в электронном виде и в бумажный не переводится, а следовательно не требует заведения карточек регистрации.

Интеграция с существующими системами. При комплексном внедрении все существующие на предприятии системы рано или поздно интегрируются в определенном объеме, например, единые справочники, совместная работа с договорными документами, заявками. Это показатель внедрения и показатель класса системы, ибо не все системы легко могут быть интегрированы.

3.3 Экономическое обоснование разработанного проекта

Как уже говорилось в разделе 3.2, эффект от внедрения СЭД делится на две части: прямой эффект от внедрения системы, связанный с экономией средств на материалы, рабочее время сотрудников и т. д., и косвенный эффект, связанный с теми преимуществами для функционирования организации, которые дает СЭД.

В первую очередь установим, что прямая экономия средств включает только стоимость бумаги, сэкономленной при внедрении системы DIRECTUM, и стоимость сэкономленного рабочего времени сотрудников. Это постоянные расходы, поэтому посчитаем расходы в месяц, чтобы затем оценить сроки окупаемости. Эти расходы существенно варьируются в зависимости от вида деятельности организации, и расчеты будут носить характер усредненных оценок.

Максимальную стоимость расходуемой в месяц бумаги можно подсчитать по формуле:

(1),

где - Д - количество рабочих дней в месяце (в данном случае - 22);

- среднее число прочитанных страниц печатного текста одним сотрудником;

Р - стоимость одного листа бумаги с нанесенной информацией

N - количество сотрудников

Таким образом, ежемесячный расход бумаги составляет: 21*25*0,75*10 = 3937.5 рублей в месяц.

Стоимость сбереженного рабочего времени (C) складывается из следующих факторов:

1) экономия усилий за счет повторного использования существующих, типовых документов.

2) экономия времени на поиск нужных документов за счет систематизации в хранении документов и эффективных средств поиска информации.

3) ускорение всех бизнес-процессов за счет их автоматизации, формализации и сокращения времени согласования документов.

Для оценки количественных показателей повышения эффективности работы с документами после внедрения СЭД можно использовать методику расчета по таблице 6.

Данная таблица наглядно демонстрирует снижение трудоемкости и время выполнения операций, связанных с обработкой документов.

Таблица 6 - Расчет затрат на типовые операции с документами компании до и после внедрения СЭД для компании [46]

Выполняемая операция

Среднее время до внедрения СЭД (мин)

Среднее время после внедрения СЭД (мин)

Число сотрудников, выполняющих операцию

Ежемесячное кол-во операций

Суммарные затраты времени на операцию до внедрения СЭД (человеко-дни)

Суммарные затраты времени на операцию после внедрения СЭД (человеко-дни)

Регистрация входящего документа

3

1

1

75

3

1

Регистрация внутреннего документа

3

1

1

25

3

1

Регистрация исходящего документа

3

1

1

67

4

2

Размножение документа по резолюции

5

0

1

200

5

0

Поиск документов с известными атрибутами

7

1

1

120

1,2

0,4

Поиск документов с неизвестными атрибутами

37

1

1

14

20

1

Подготовка типового документа

40

7

10

75

62

47

Согласование типового документа

36

18

10

60

31

25

Организация и подготовка совещаний

60

45

10

12

10

7,5

Выдача напоминаний о приближении срока исполнения документа

17

1

1

72

14

1

Передача документа на исполнение или ознакомления

15

1

1

90

14

1

Преобразование бумажного документа в электронный вид

10

0

1

60

6

0,5

Время, сэкономленное на повторном использовании (создании) типовых документов (), рассчитывается по формуле (2):

(2),

где - время на создание типовых документов до внедрения СЭД, мин;

- время на создание типовых документов после внедрения СЭД, мин;

k - количество указанных документов в месяц.

Получим: (40-7)75=33*75=2475 (мин) - экономия времени сотрудников на использовании типовых документов после внедрения СЭД.

По подобной формуле рассчитываем экономию времени сотрудников на поиск нужных документов за счет систематизации в хранении документов и эффективных средств поиска информации

(3),

где - время, затрачиваемое сотрудников на поиск нужных документов до внедрения СЭД, мин;

- время, затрачиваемое сотрудником после внедрения СЭД, мин;

k - количество указанных документов в месяц;

получим: (7-1)120=6*120=720 (мин) - экономия времени сотрудников на поиск нужных после внедрения СЭД.

Если исходить, что - время, затрачиваемое сотрудником на сбор подписей при согласовании документа, до внедрения СЭД, мин;

- время, затрачиваемое сотрудником на организацию согласования документа, после внедрения СЭД, мин;

k - количество документов, согласуемых в месяц, то экономию времени сотрудников на согласование документов после внедрения СЭД () можно рассчитать по формуле:

(4),

Получаем: (36-18)60=18*60=1080 (мин) - экономия времени сотрудников на согласование документов после внедрения СЭД .

Таким образом, общая сумма сэкономленного рабочего времени секретаря ОАО «Родина» составляет:

С = И+П+Т (5),

выходит: 2475+720+1080 =4275 (мин), что составляет 8,9 рабочих дней секретаря.

Стоимость 1 рабочего дня секретаря ОАО «Родина» составляет 682 руб.

Исходя из этого, 6069 руб. 80 коп - стоимость сбереженного рабочего времени секретаря ОАО «Родина».

Таким образом, прямая выгода от внедрения СЭД в месяц будет определена по формуле:

В = С + Х (6),

что составляет 6069,8+3937.5=10007 руб. 20 коп -

Исходя из полученных данных, система электронного документооборота DIRECTUM окупится в течение полугода.

Таким образом, можно увидеть, что несмотря на затраты, система экономически выгодна для ОАО «Родина».

Помимо прочего, автоматизация электронного документооборота дает организациям следующие тактические преимущества [47]:

- физическое освобождение места;

- уменьшение затрат на копирование;

- уменьшение затрат на доставку информации в бумажном виде;

- уменьшение затрат на ресурсы: люди и оборудование;

- уменьшение затрат на бумагу;

- повышение продуктивности работы: более быстрое выполнение работ, увеличение общего количества выполняемых работ, улучшение работы с данными/записями (документами, имеющими юридические обязательства), возможность выполнения новых типов работ или выполнения работ по-другому.

Что касается стратегических преимуществ, то они заключаются в следующем:

1) появление возможности коллективной работы над документами (что невозможно при бумажном делопроизводстве);

2) значительное ускорение поиска и выборки документов (по различным атрибутам);

3) повышение безопасности информации за счет того, что работа в СЭД с незарегистрированной рабочей станции невозможна, а каждому пользователю СЭД назначаются свои полномочия доступа к информации;

4) повышение сохранности документов и удобства их хранения, так как они хранятся в электронном виде на сервере;

5) улучшение контроля исполнения документов.

Но главным результатом автоматизации документооборота остается наведение порядка в работе с документами, существенная оптимизация бизнес процессов, сокращение сроков принятия стратегических решений и повышение эффективности работы ОАО «Родина» в целом. После внедрения СЭД руководство Общества получает эффективный инструмент управления, необходимый для развития бизнеса в современных условиях.

Заключение

В условиях рыночной экономики руководители и специалисты российских предприятий и коммерческих структур должны осваивать адекватные методы и процедуры управления. К их числу относится стратегический менеджмент, обеспечивающий предприятиям (компаниям, фирмам, организациям) эффективное достижение перспективных целей на основе удержания конкурентных преимуществ и соответствующего реагирования на изменения внешней среды [48].

Любое управленческое решение должно быть обязательно представлено оформленным документом.

Значение документационного обеспечения заключается в том, что в общем объеме управленческой работы (по разным оценкам) до 60-70% занимают операции с документами. Информация, которая в них содержится, может быть использована только после проведения ряда делопроизводственных операций (фиксации, обработки, систематизации и т.п.) [49].

В целом, подводя итог анализу работы документационного обеспечения управления ОАО «Родина» были сделаны следующие выводы:

- система документационного обеспечения в ОАО «Родина» организована на достаточно высоком уровне. На предприятии формируется необходимый массив документов, выделены должностные лица, уполномоченные контролировать документарный поток, получаемые и формируемые документы проходят все необходимые процедуры регистрации. Основные потоки документов концентрируются на уровне секретаря ОАО «Родина». Процесс формирования документов носит смешанный характер - значительная их часть формируется в структурных подразделениях компании. Процессы формирования, регистрации и согласования документов организованы и в соответствии с действующей нормативно-правовой базой. Несмотря на то, что ОАО «Родина» является предприятием сельскохозяйственной специализации, уровень информатизации документообеспечения в компании достаточно высок. Можно констатировать, что в ОАО «Родина» сформировано полноценное единое корпоративное информационное пространство. Этот вывод подтверждается высоким уровнем компьютеризации всех производственных процессов, включая такие специфические, как животноводческая и растениеводческая деятельность;


Подобные документы

  • Основы теории разработки и принятия стратегических решений. Анализ ОАО "Самарский хлебозавод № 9" как объекта исследования. Анализ внутренней и внешней среды, определение миссии и целей предприятия. Оценка и контроль выполнения стратегических решений.

    курсовая работа [90,2 K], добавлен 24.12.2010

  • Теоретические основы принятия решений в организации, понятие, сущность и классификация управленческих решений в процессе управления, методы, информационное обеспечение решений. Рекомендации и требования по выбору критериев эффективности принятия решений.

    контрольная работа [87,6 K], добавлен 19.03.2010

  • Содержание и стадии процесса принятия управленческих решений. Функции и основные формы их реализации. Краткая характеристика ООО "Загородный клуб "Аут". Анализ проблем организации управления на предприятии. Основные этапы принятия стратегических решений.

    курсовая работа [46,7 K], добавлен 16.11.2012

  • Система управления как система принятия решений, роль принятия решений в системе управления. Схема принятия решений и ее значение для эффективного функционирования подразделений. Совершенствование действующей схемы принятия решений.

    курсовая работа [21,2 K], добавлен 26.10.2003

  • Теоретико-методологические аспекты разработки стратегических управленческих решений развития предприятия. Анализ внешней и внутренней среды предприятия. Разработка направлений реализации стратегии развития предприятия и оценка ее эффективности.

    курсовая работа [266,2 K], добавлен 23.04.2020

  • Ключевые стадии в процессе принятия решений в организации, их основные характеристики. Особенности ресурсов для бизнеса, факторы результативности деятельности. Способы привлечения и источники финансовых ресурсов на примере мебельного предприятия "Дуб".

    курсовая работа [40,9 K], добавлен 08.11.2011

  • Сущность управленческих решений, их классификация и типология. Процесс принятия решений, принципы и этапы. Анализ процесса принятия управленческих решений в ООО "Бытовая техника". Пути повышения эффективности принятия решений в деятельности предприятия.

    курсовая работа [73,7 K], добавлен 26.01.2015

Работы в архивах красиво оформлены согласно требованиям ВУЗов и содержат рисунки, диаграммы, формулы и т.д.
PPT, PPTX и PDF-файлы представлены только в архивах.
Рекомендуем скачать работу.