Информационно-документационное обеспечение принятия стратегических решений в организации (на примере ОАО "Родина")

- оценка эффективности работы ДОУ показывает, что с компьютеризацией она существенно возросла: снизилась численность сотрудников службы при увеличении общего объема документооборота, сократились расходы на организацию процессов документодвижения, снизился процент брака. В числе недостатков действующей системы, влияющих на эффективность работы ДОУ: отсутствие системы электронного документооборота, низкий уровень внутренней регламентации деятельности по работе с документами, встречаются отдельные нарушения правил оформления и подготовки документов, а также их утраты.

Таким образом, решены задачи, которые были поставлены в начале проектирования выпускной квалификационной работы:

1) организация информационно-документационного обеспечения принятия стратегических решений предприятия - это комплекс мероприятий, направленных на создание и поддержание условий, необходимых для осуществления эффективного управления документацией предприятия в области разработки и реализации действий, ведущих к долгосрочному превышению уровня результативности деятельности организации над уровнем конкурентов. В настоящее время показано достаточно большое количество разнообразных систем электронного документооборота, цель которых по своей сути одна - обеспечение эффективной деятельности документационного обеспечения управления организацией;

2) обозначено российское, а также международное нормативно-правовое, а также методическое законодательство, регулирующее информационно-документационное обеспечение управления. Администрация акционерного общества уделяет значительное внимание регламентации управленческих процессов;

3) проведен анализ документационного обеспечения управления ОАО «Родина» за последние 5 лет, начиная с 2008 года. Даны основные показатели деятельности, а также статистические данные общего документооборота акционерного общества;

4) был исследован документооборот акционерного общества. Выяснилось, что в нем существуют некоторые проблемы, которые можно решить с помощью СЭД. Была предложена СЭД «DIRECTUM». Кроме того, существенно облегчит работу с документами введение в действие Инструкции по документационному обеспечению системы управления ОАО «Родина»;

5) 10007 руб. 20 коп - прямая выгода от внедрения СЭД в месяц

Внедрение качественных систем электронного документооборота довольно дорогое удовольствие, однако оно вполне оправдано, поскольку позволит избежать разного уровня сбоев и технических ошибок.

Таким образом, документационное обеспечение стратегического управления организации является основой для создания информационно-технологической системы организационно-методологического обеспечения планирования и управления, которая входит в состав комплексной информационно-аналитической системы стратегического планирования и управления организацией.

Список использованных источников

1 Бузгалин А.В. Региональная экономика: учебник. М.: Юристъ. 2008. 224с.

2 Гольдштейн Г.Я. Стратегический менеджмент: учеб. пособ. Таганрог: Изд-во ТРТУ. 2003. 94 с.

3 Арутюнова Д.В. Стратегический менеджмент: учеб. пособ. Таганрог: Изд-во ТТИ ЮФУ. 2010. 122 с.

4 Стратегический менеджмент: учеб. пособ. / Под ред. М.А. Чернышева.

5 Особенности стратегических решений.

6 Волкогонова О.Д. Принятие стратегических решений и уровни стратегического планирования. Elitarium - центр дистанционного образования.

7 Об информации, информационных технологиях и защите информации: Федеральный закон от 27.27.2006 № 149-ФЗ (ред. от 02.07.2013) // Собрание законодательства РФ. 31.07.2006. № 31 (1 ч.), ст. 3448.

8 Об электронной подписи: Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ (в ред. от 02.07.2013). Собрание законодательства РФ. 11.04.2011. № 15. ст. 2036.

9 Об архивном деле в Российской Федерации: Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ (в ред. от 11.02.2013) // Собрание законодательства РФ. 25.10.2004. № 43. ст. 4169.

10 Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения.

11 Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утв. Постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 // Собрание законодательства РФ.22.06.2009. № 25. ст. 3060.

12 ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утв. постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 № 28. М.: ИПК Издательство стандартов. 1998.

13 Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения: Приказ Минкультуры от 25.08.2010 № 558 // Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. № 38. 19.09.2011.

14 ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования», утв. и введен в действие приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 12.03.07 № 28-ст. М.. Стандартинформ. 2007.

15 ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования», утв. постановлением Госстандарта РФ от 25.12.2001 № 573-ст.

16 MoReq2010 Certification. MoReq Collateral Website. URL: http://www.moreq2.eu/home (дата обращения: 10.08.2013).

17 DoD 5015/2 Directive / STD. URL: elarchivo.ru?page_id=253 (дата обращения: 10.08.2013).

18 ГОСТ 7.1-84. Библиографическое описание документа. Общие требования и правила составления. Стандарты по библиотечно-информационной деятельности / сост. Т.В.Захарчук, О.М.Зусьман. СПб.: Профессия, 2010. С. 39-110.

19 ГОСТ 7.76-96. Комплектование фонда документов. Библиографирование. Каталогизация. Термины и определения. Стандарты по библиотечно-информационной деятельности / сост. Т.В.Захарчук, О.М.Зусьман. СПб.: Профессия, 2010. С. 344-381.

20 Храмцовская Н.А. Новые международные и национальные стандарты в области управления документацией // Секретарь-референт. 2009. №6 URL: http://www.profiz.ru/sr/6_2009/novie_standarty/ (дата обращения: 10.08.2013).

21 ГОСТ Р ИСО 23081-1-2008 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Процессы управления документами. Метаданные для документов. Часть 1. Принципы» М.. Стандартинформ. 2009.

22 ГОСТ 7.82-2001. Библиографическая запись. Библиографическое описание электронных ресурсов. Общие требования и правила составления. Стандарты по библиотечно-информационной деятельности / сост. Т.В.Захарчук, О.М.Зусьман. СПб.: Профессия, 2010. С. 430-462.

23 ГОСТ 83.2001. Электронные издания. Основные виды и выходные сведения. Стандарты по библиотечно-информационной деятельности / сост. Т.В. Захарчук, О.М. Зусьман. СПб.: Профессия, 2010. С. 462-475.

24 Максимович, Г.Ю., Берестова, В.И Автоматизация информационного обеспечения управления // Секретарское дело. 2007. №11. С. 25-27.

25 Кузнецова Л. Бумажный вал: пути избавления // Банковское обозрение. 2013. № 6. С. 24-27.

26 Климова Н.А. Сотрудничество бизнеса, государства и общества в обеспечении максимального доступа к общественно значимой информации и ее эффективного использования в целях развития аграрного сектора // Информационное общество. 2005. № 3. С. 41-43.

27 Михалева Т.А. Основные аспекты проблем информационного обеспечения аграрного производства // Организация и развитие информационного обеспечения органов управления, научных и образовательных учреждений АПК: матер. науч.-практ. конф. 3-4 октяб. 2005г.

28 Об утверждении краевой целевой программы «Создание единого информационно-консультационного пространства агропромышленного комплекса Краснодарского края на 2006-2010 гг.»: Постановление ЗС Краснодарского края от 19.12.2006 № 2770-П // Информационно-правовая система Консультант плюс. Краснодар, 2006 (дата обращения 15.08.2013).

29 Панов М.М. Оценка деятельности и система управления компанией на основе KPI. М.: Инфра-М, 2012. 255 с.

30 Янковая В.Ф. Система делопроизводства в организации // Делопроизводство. 2010. № 10. С. 14-16.

31 Локальные нормативные акты как организационная основа делопроизводства. InterTrust.

32 Данилов Г.В., Цхадая Н.Д., Филипонс Т.И. Классификация сбоев в системе делопроизводства ВУЗа. Журнал «Делопроизводство». 2010. № 1. С. 18-24.

33 Ехлаков Ю.П. Методы и технологии документационного обеспечения управленческих решений / Ехлаков Ю.П., Кириенко В.Е., Сенченко П.В. Томск: Томск. гос. ун-т систем управления и радиоэлектроники, 2005. 180 с.

34 Ипатов В. Тенденции развития систем электронного документооборота. InterTrust.

35 В чем выгода систем электронного документооборота? Как выбрать СЭД для компании? Bishelp.ru. Помощь бизнесу.

36 Янковая В.Ф. Делопроизводство с нуля // Секретарь-референт. 2010. № 7. С.47-51.

37 Горячая десятка российских систем электронного документооборота

38 О системе Е1: оптимизация документооборота, схема, Workflow.

39 Система электронного документооборота (СЭД), оптимизация документооборота Optima-Workflow.

40 Система электронного документооборота (СЭД) DIRECTUM.

41 1С: Документооборот.

42 СЭД ДЕЛО.

43 Процесс внедрения системы DIRECTUM.

44 Букина С. По каким критериям можно оценить эффективность эксплуатации СЭД. // Современные технологии делопроизводства и документооборота.№ 5. 2011. С.27-29.

45 Пахчанян А. Внедрение систем электронного документооборота: проблемы и решения // Директор информационной службы. № 01. 2002

46 Мун О. Погрешности электронного документооборота // Делопроизводство. 2012. № 3. С. 36-39.

47 В чем выгода систем электронного документооборота? Как выбрать СЭД для компании?

48 Бляхман Л.С. Основы функционального и антикризисного менеджмента / Л.С. Бляхман. СПб.: Дело. 2008.

49 Документационное обеспечение. Управление как наука и дисциплина.

50 Проблемы документационного менеджмента и документирования деятельности корпорации: хрестоматия / сост. Е.Д. Попова, Д.В. Ланская. Краснодар: КубГУ, 2013. 347 с.

51 Ермоленко В.В., Ермоленко Д.В., Закарян М.Р., Приходько А.И., Матвиенко Н.В. Выпускная квалификационная работа: методические указания по выполнению дипломной работы (проекта). Краснодар: КубГУ, 2009. 115 с.

автоматизация документооборот стратегический управление

Приложение А

Динамика основных технико-экономических показателей ОАО «Родина» за 2009-2012 гг.

Таблица А.1 - Динамика основных технико-экономических показателей ОАО «Родина» за 2009-2012 гг.

Показатель	На 01.01.2010 г.	Ha 01.01.2011 г.	Ha 01.01.2012 г.	Ha 01.01.2013 г.	Изменения за 2010 г.	Изменения за 2011г.	Изменения за 2012г.
					абс., тыс. руб.	относ., %	абс., тыс. руб.	относ., %	абс., тыс. руб.	относ., %
Выручка от продаж, тыс. руб.	498567	617563	539860	674994	118996	123,9	-77703	87,4	135134	124,9
Себестоимость продукции, тыс. руб.	312780	489262	460798	541824	176482	156,7	-28464	94,2	81026	117,6
Прибыль от продаж, тыс.руб.	90567	128301	79152	91297	37734	141,7	-48789	61,7	12145	115,3
Прибыль до налогообложения, тыс.руб.	81536	83164	96239	70250	1628	102,0	13075	115,7	-25989	73,0
Чистая прибыль, тыс.руб.	80033	83066	95483	70250	3033	103,8	12417	114,9	25233	105,6
Численность работников, чел.	312	308	324	342	-4	98,7	16	105,2	18	105,6
Среднегодовая стоимость основных средств, тыс.руб.	394562,5	357612,5	403740,5	466050	-36950	90,6	46128	112,9	62309,5	115,4
Среднегодовая стоимость оборотных средств, тыс. руб.	390773,5	396454,5	544302,5	660879,5	5681	101,3	147848	137,4	116577	121,4
Фондоотдача	1,26	1,73	1,34	1,45	0,47	137,3	-0,39	77,4	0,11	108,2
Коэффициент оборачиваемости оборотных средств	1,28	1,56	0,99	1,03	0,28	121,9	-0,57	63,4	0,04	104,0
Производительность труда тыс.руб./чел.	1597,9	2005,1	1666,2	1973,7	407,2	125,5	-338,9	83,1	307,5	118,4
Рентабельность продаж, %	18,2	20,1	14,7	13,5	1,9	110,4	-5,4	73,1	-1,2	91,8
Рентабельность производства, %	16,1	13,5	17,7	13,5	-2,6	83,9	4,2	125,9	-4,2	76,3
Чистая рентабельность, %	26,1	16,7	20,1	16,8	-9,4	64,0	3,4	120,4	-3,3	83,6

Приложение Б

Проект инструкции по документационному обеспечению системы управления ОАО «Родина»

УТВЕРЖДАЮ:

Генеральный директор ОАО «Родина»

«____»___________2013 г.

Инструкция по документационному обеспечению системы управления ОАО «Родина»

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция по документационному обеспечению управления (далее - Инструкция) ОАО «Родина» (далее - предприятие) разработана в соответствии с требованиями Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 8 ноября 2005 г. N 536, и ГОСТ Р 6.30-2003 "УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов", утвержденному Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст.

1.2. Инструкция устанавливает:

- общие требования к документированию управленческой деятельности предприятия;

- единые правила ведения делопроизводства;

- единый порядок унификации состава и форм управленческих документов;

- требования к ведению служебной переписки;

- порядок и правила подготовки и исполнения документов;

- требования к обеспечению контроля исполнения документов предприятия.

1.3. Требования, установленные настоящей Инструкцией, распространяются на все управленческие документы предприятия, а также на организацию работы с ними независимо от вида носителя. Требования Инструкции являются обязательными для исполнения всеми его должностными лицами и структурными подразделениями.

1.4. Документационное обеспечение управления, методическое руководство, практическая помощь по вопросам подготовки документов и контроль за соблюдением установленных сроков исполнения документов осуществляются службой документационного обеспечения управления (далее - служба ДОУ) предприятия.

1.5. Ответственность за организацию делопроизводства в структурных подразделениях предприятия, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами, их качественную подготовку и своевременное исполнение возлагается на начальников соответствующих подразделений. Ответственность за подготовку и исполнение документов в соответствии с резолюциями (поручениями, указаниями и решениями) руководителя предприятия несут исполнители (ответственные исполнители) указанных документов.

1.6. Работники предприятия, допущенные к работе с документами, несут ответственность за соблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них в работе документов и содержащейся в них информации.

2. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

2.1. Приказ, распоряжение

2.1.1. Приказами и распоряжениями оформляются решения нормативного характера, а также по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней деятельности предприятия. Приказы подписываются руководителем предприятия или должностным лицом, его замещающим. Право подписи распоряжений имеют заместители и помощники руководителя предприятия.

2.1.2. Подготовку проектов приказов и распоряжений по основной деятельности осуществляют, как правило, структурные подразделения и должностные лица предприятия в соответствии со своими служебными полномочиями. Подготовка приказов и распоряжений по персоналу производится службой персонала предприятия.

2.1.3. Обеспечение качественной подготовки проектов приказов (распоряжений) и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей структурных подразделений (должностных лиц) предприятия, ответственных за их подготовку.

2.1.4. Обеспечение оформления проектов приказов (распоряжений) в соответствии с установленными требованиями возлагается на службу ДОУ предприятия.

2.1.5. Проекты приказов (распоряжений) и приложения к ним визируются исполнителем и начальником структурного подразделения (должностным лицом), внесшим проект, а также начальниками структурных подразделений (должностными лицами), которым в проекте предусматриваются задания и поручения. Приложения к приказам подписываются разработчиками и их непосредственными начальниками.

2.1.6. Проекты приказов (распоряжений), представляемые руководителю на подпись, визируются заместителями руководителя в соответствии с распределением обязанностей.

В необходимых случаях проекты документов, кроме того, визируются руководителями кадровой, финансовой службы и службы ДОУ.

2.1.7. Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие в процессе их согласования, излагаются в справке, которая прилагается к проекту. Если в процессе согласования в проект приказа (распоряжения) вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.

2.1.8. Проекты приказов (распоряжений) печатаются на бланках предприятия установленной формы и, как правило, докладываются для подписи со справкой, которая должна содержать:

- краткое изложение сути приказа (распоряжения);

- обоснование необходимости подписания проекта;

- сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован.

2.1.9. Проекты приказов (распоряжений), подготовленных совместно с другими предприятиями, издаются на стандартных листах писчей бумаги с указанием названий всех его издателей.

2.1.10. Датой приказа (распоряжения) является дата его подписания.

2.1.11. Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года. Приказы по основной деятельности, по персоналу и распоряжения нумеруются отдельно.

2.1.12. Регистрация приказов (распоряжений) после их подписания ведется в службе ДОУ предприятия.

2.1.13. Размноженные экземпляры приказов (распоряжений), при необходимости заверенные печатью, направляются адресатам в соответствии со списком рассылки, который составляется и подписывается исполнителем документа и утверждается должностным лицом, подписавшим приказ (распоряжение). Контрольные копии приказа (распоряжения) подлежат помещению в дело.

2.1.14. Проект приказа (распоряжения) должен быть подготовлен в течение 10 дней, если не установлен другой срок.

2.1.15. Приказ (распоряжение) печатается на бланке предприятия установленной формы шрифтом размером N 13 и имеет следующие реквизиты:

- полное наименование предприятия в соответствии с учредительными документами;

- наименование вида документа - приказ;

- дата и номер;

- заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Распоряжения, как правило, заголовка не имеют;

- текст отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером N 13 через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по ширине текстового поля с абзацным отступом 1,25 см от левой границы текстового поля;

- визы включают личные подписи визирующих, расшифровку подписей и дату. Визы проставляются в нижней части обратной стороны последнего листа приказа (распоряжения);

- подпись - состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

2.1.16. Текст приказа, как правило, состоит из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок. Преамбула в проектах приказов завершается словом "Приказываю", которое печатается вразрядку.

Распорядительная часть приказа имеет повелительную форму изложения, должна быть четкой, содержать формулировки, не допускающие их двоякого толкования, содержать перечисление предписываемых действий и мероприятий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...".

Структурные подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ (распоряжение), указываются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

2.2. Положения, правила, инструкции

2.2.1. Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции предприятия.

2.2.2. В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

2.2.3. В инструкции излагается порядок и детализируются требования основных положений осуществления видов (направлений) деятельности предприятия или порядок применения положений законодательных и нормативных актов в процессе такой деятельности.

2.2.4. Положения, правила и инструкции применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются (утверждаются) руководителем предприятия.

2.2.5. Текст проекта положения (правил, инструкции) излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".

2.2.6. Заголовок к тексту положения (правил, инструкции по виду деятельности) отвечает на вопрос "О чем?". Заголовок к должностной инструкции отвечает на вопрос "Кому?".

2.2.7. Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение и сфера их распространения, а также ответственность за нарушение установленных ими требований. Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия и нумерацию римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

2.3. Протокол

2.3.1. Протокол составляется на основании:

- записей, произведенных во время протокольного мероприятия;

- представленных тезисов докладов и выступлений;

- справок;

- проектов решений.

2.3.2. Материалы к обсуждению представляются структурными подразделениями (должностными лицами) предприятия, на которых возложена их подготовка, не позднее чем за 15 дней до даты проведения протокольного мероприятия. Материалы подписываются руководителями подразделений-исполнителей.

2.3.3. Подготовка протокола осуществляется работниками секретариата предприятия (иными назначенными для этой цели должностными лицами). Текст протокола должен быть подготовлен не позднее чем через 3 дня после проведения протокольного мероприятия. Проекты соответствующих пунктов протокола визируются структурными подразделениями (должностными лицами) предприятия, ответственными за их подготовку.

2.3.4. Подлинники протоколов направляются на постоянное хранение в службу ДОУ предприятия. Выписки из протоколов (копии протоколов) направляются структурным подразделениям (должностным лицам) предприятия, ответственным за их подготовку.

2.3.5. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части оформляются следующие реквизиты:

- председатель или председательствующий - ф.и.о., должность;

- секретарь - ф.и.о, должность;

- присутствовали - список присутствовавших или ссылка на соответствующий список;

- повестка дня;

- докладчики по каждому пункту повестки дня.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

Слушали - Выступили - Постановили (Решили).

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему: в последнем случае делается в тексте сноска "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью, при необходимости приводятся итоги голосования. Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения). Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые постановления (решения) по соответствующим вопросам.

2.3.6. Протокол подписывается председательствующим и секретарем. Датой протокола является дата протокольного мероприятия. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года.

2.3.7. Номера постановлений (решений) состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса.

2.3.8. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным структурным подразделениям (должностным лицам) предприятия в соответствии с утвержденным указателем рассылки. Копии заверяются печатью службы ДОУ предприятия.

2.3.9. Принятые постановления (решения) доводятся до сведения исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью службы ДОУ предприятия.

2.3.10. Протоколы печатаются на общем бланке предприятия формата А4 и имеют следующие реквизиты:

- наименование документа - слово "Протокол" - печатается 2 межстрочными интервалами ниже границы верхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом и выравнивается по центру;

- вид протокольного мероприятия - заседание, совещание и пр. - отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается через 1 интервал и выравнивается по центру;

- место проведения - указывается в том случае, если протокольное мероприятие происходило не на обычном месте. Печатается через 2 межстрочных интервала после реквизита "вид протокольного мероприятия", отделяется от него линейкой и выравнивается по центру;

- дата протокола - оформляется цифровым или словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита;

- номер протокола - оформляется аналогичным образом и печатается правее реквизита "дата протокола";

- основная часть протокола - печатается через 1,5 межстрочных интервала;

- подпись - отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности председательствовавшего лица, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Положение последней буквы в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

2.3.11. Каждый вопрос в составе основной части нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога "О" ("Об"), которое печатается центрованным способом меньшим размером шрифта и подчеркивается одной чертой после последней строки. Под чертой в скобках указываются фамилии и инициалы выступавших, а также краткое содержание выступлений при рассмотрении соответствующего вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал. Затем указывается принятое по этому вопросу решение.

2.4. Письма

2.4.1. Письма предприятия готовятся:

- как ответы о выполнении поручений;

- как ответы по обращениям граждан;

- как сопроводительные письма;

- как ответы на письма других предприятий (организаций, учреждений);

- как инициативные письма.

2.4.2. Сроки подготовки писем устанавливаются резолюцией руководителя предприятия и во всех случаях не могут превышать 30 дней. Предельный срок подготовки ответного письма на документ с пометкой "Срочно" не может превышать 3 дней, а с пометкой "Оперативно" - 10 дней.

2.4.3. Тексты писем составляются на русском языке и должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя предприятия.

2.4.4. Письма печатаются на бланках формата А4 (А5). При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.

2.4.5. Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

2.4.6. Датой письма является дата его подписания.

3. Правила оформления документов

3.1. Бланки документов

3.1.1. Документы предприятия, как правило, оформляются на бланках формата А4 (А5) и должны иметь установленный ГОСТ Р6.30-2003 состав реквизитов.

3.1.2. Предприятием используются следующие основные виды бланков:

- общий бланк предприятия;

- продольный бланк письма;

- угловой бланк письма;

- бланк руководителя предприятия;

- бланки заместителей руководителя предприятия;

- бланк аппарата управления предприятия;

- бланки структурных подразделений предприятия;

- бланки конкретных видов документов предприятия (приказов, распоряжений и т.д.).

3.1.3. Каждый лист документа, оформленный на бланке и без него, должен иметь поля не менее: 20 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее.

3.1.4. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

3.1.5. При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

3.2. Реквизиты документов

3.2.1. При подготовке и оформлении документов предприятия используются следующие реквизиты:

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации;

10 - наименование вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 - место составления или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организацию;

30 - идентификатор электронной копии документа.

3.2.4. Реквизит 03 - эмблема (товарный знак (знак обслуживания)) предприятия - помещают на бланках в соответствии с уставом предприятия (положением о предприятии).

3.2.5. Реквизит 04 - код предприятия - проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

3.2.6. Реквизит 05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица - проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

3.2.7. Реквизит 06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) - проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

3.2.8. Реквизит 07 - код формы документа - проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

3.2.9. Реквизит 08 - наименование предприятия, являющегося автором документа, - должен соответствовать наименованию, закрепленному в его учредительных документах. Над полным наименованием указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при наличии последней). Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках. Наименование предприятия (организации) на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

Сокращенное наименование предприятия приводят в тех случаях, когда оно закреплено в его учредительных документах. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним. Наименование филиала (территориального отделения, представительства) предприятия указывают в том случае, если именно он является автором документа, и располагают ниже наименования предприятия.

3.2.10. Реквизит 09 - справочные данные о предприятии - включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению предприятия (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

3.2.11. Реквизит 10 - наименование вида документа, составленного или изданного предприятием, - должно быть определено уставом (положением) и соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).

3.2.12. Реквизит 11 - дата документа - как правило, дата подписания или утверждения документа, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя или более предприятиями, должны иметь одну (единую) дату. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

3.2.13. Реквизит 12 - регистрационный номер документа - состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению предприятия индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более предприятиями, состоит из регистрационных номеров документа каждого из них, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

3.2.14. Реквизит 13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа - включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

3.2.15. Реквизит 14 - место составления или издания документа - указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания документа указывают с учетом принятого административно-территориального деления. Оно включает в себя только общепринятые сокращения.

3.2.16. Реквизит 15 - адресат. В качестве адресата могут быть предприятия (организации, учреждения), их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование предприятия и его структурного подразделения указывают в именительном падеже.

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. При адресовании письма предприятию указывают его наименование, а затем - почтовый адрес.

3.2.17. Реквизит 16 - гриф утверждения документа. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова "Утверждаю" (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" центрировать элементы относительно самой длинной строки.

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне. При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова "Утвержден" ("Утверждена", "Утверждены" или "Утверждено"), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

3.2.18. Реквизит 17 - резолюция (написанная на документе соответствующим должностным лицом) - включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату.

3.2.19. Реквизит 18 - заголовок к тексту - включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа и может отвечать на вопросы:

- о чем (о ком), например: Приказ о создании аттестационной комиссии;

- чего (кого), например: Должностная инструкция ведущего эксперта.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.

3.2.20. Реквизит 19 - отметка о контроле (за исполнением документа) - обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".

3.2.21. Реквизит 20 - текст документа - составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации. Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту. Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу"). В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили"). Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили").

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила").

В письмах используют следующие формы изложения: от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение"); от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить"); от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "ВНИИДАД считает возможным").

3.2.22. Реквизит 21 - отметка о наличии приложения - оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение:

1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

(И т.д.)

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают. Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: Письмо Росархива от 05.06.2003 N 02-6/172 и Приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение N" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложение N 2 к Приказу Росархива от 05.06.2003 N 319.

Допускается выражение "Приложение N" печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки.

3.2.23. Реквизит 22 - подпись. В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Допускается в реквизите "Подпись" центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке. В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.

3.2.24. Реквизит 23 - гриф согласования документа - состоит из слова "Согласовано", должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа. Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

3.2.26. Реквизит 25 - оттиск печати - заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Документы заверяют печатью предприятия.

3.2.27. Реквизит 26 - отметка о заверении копии. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению предприятия.

3.2.28. Реквизит 27 - отметка об исполнителе - включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

3.2.29. Реквизит 28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело - включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

3.2.30. Реквизит 29 - отметка о поступлении документа - содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты). Допускается отметку о поступлении документа проставлять в виде штампа.

3.2.31. Реквизит 30 - идентификатор электронной копии документа - отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые предприятием.

4. Организация документооборота и исполнения документов

4.1. Организация документооборота

4.1.1. Движение документов предприятия с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

4.2. Организация работы с входящими документами

4.2.2. Доставка документов на предприятие осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи. С помощью почтовой связи доставляется письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания. По каналам электрической связи поступают телеграммы (телетайпограммы), факсограммы, телефонограммы, сообщения E-mail. Посредством фельдъегерской связи на предприятие доставляются отдельные виды корреспонденции, представляющие собой особую ценность или содержащие особо важную (в том числе конфиденциальную) информацию.

4.2.3. Документы, поступающие на предприятие на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

4.2.4. Прием и первичная обработка документов осуществляется службой ДОУ предприятия. Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "Лично"), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов.

4.2.5. Поступающая и создаваемая предприятием корреспонденция и документация регистрируется раздельно по видам. Документы регистрируются один раз: входящие документы - в день их поступления, а исходящие и подготовленные предприятием - в день их подписания или утверждения. При передаче документа из одного структурного подразделения предприятия в другое он повторно не регистрируется.

4.2.6. Документы, адресованные руководству предприятия, а также без указания конкретного должностного лица или структурного подразделения предварительно рассматриваются в службе ДОУ предприятия, после чего направляются руководству предприятия или соответствующим структурным подразделениям (должностным лицам).

4.2.7. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно структурным подразделениям и должностным лицам. Предварительное рассмотрение осуществляется исходя из оценки содержания документов и с учетом служебной компетенции структурных подразделений (должностных лиц) предприятия.

4.2.8. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам предприятия.

Рассмотренные руководителем предприятия документы возвращаются в службу ДОУ, где в регистрационно-контрольную форму (далее - РКФ) документа вносится содержание резолюции, после чего документ передается на исполнение соответствующему структурному подразделению (должностному лицу). Подлинник документа, который адресован нескольким исполнителям, получает ответственный исполнитель (соисполнителям передаются копии документа).

4.2.9. Входящие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение руководству предприятия и исполнение.

4.2.10. Текст входящих телефонограмм записывается (печатается) получателем на специальном бланке или в журнале, после чего оперативно передается руководителю предприятия или тому должностному лицу, которому она адресована.

4.2.11. Оригиналы входящих электронных документов должны присылаться с сопроводительным письмом к магнитному носителю (файлу).

4.3. Организация работы с исходящими документами

4.3.1. Документы, отправляемые предприятием, передаются почтовой, электрической и, в случаях экстренной необходимости, фельдъегерской связью. Обработка документов для отправки фельдъегерской и почтовой связью осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 26.09.1997 N 1239.

4.3.2. Документы, подлежащие отправке фельдъегерской или почтовой связью, передаются их исполнителями в службу ДОУ полностью оформленными и с указанием почтового адреса или со списком рассылки.

4.3.3. Посредством электрической связи осуществляется передача информации в виде телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм, сообщений E-mail.

4.3.4. Документы, подлежащие отправке посредством электрической связи, передаются их исполнителями в службу ДОУ завизированными (с указанием личной подписи, ее расшифровки и даты).

4.3.5. Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.

4.3.6. Телеграммы (телетайпограммы) направляются только по срочным вопросам. Их текст должен быть максимально кратким и четким, без союзов и предлогов (кроме случаев, когда отсутствие союзов и предлогов искажает содержание), с сокращенными обозначениями знаков препинания (тчк, зпт, квч). Текст печатается на чистом листе бумаги заглавными буквами через полтора межстрочных интервала без переноса слов. В состав адреса входит полный или условный телеграфный (телетайпный) адрес организации и фамилия адресата.

4.3.7. Проекты телеграмм (телетайпограмм) до их представления на подпись руководителю предприятия визируются на втором экземпляре исполнителями и их непосредственными начальниками, а на первом экземпляре - руководителем службы ДОУ.

4.3.8. Передача исходящих телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи.

4.4. Организация работы с внутренними документами

4.4.1. Проекты внутренних распорядительных документов после подготовки и согласования со структурными подразделениями и должностными лицами передаются в юридическую службу для проверки соответствия законодательству РФ, а затем визируются у руководителя службы ДОУ предприятия.

4.4.2. Оформленные проекты внутренних документов передаются на подпись, после чего регистрируются в службе ДОУ предприятия. Копии документов рассылаются структурным подразделениям (должностным лицам), в ведении которых находятся рассматриваемые в документах вопросы.