Маркетинг закупок

Долгосрочное последствие, которое почти обязательно вытекает из самостоятельного изготовления фирмой значительной части нужных ей товаров, - это утрата гибкости в использовании материалов, узлов и агрегатов, а также запасов. Как покупатель фирма может остановиться при выборе поставщиков на наилучшей комбинации качества, технического обслуживания и цены, а также менять и перераспределять источники снабжения товаров. Все эти возможности закрыты для промышленной фирмы, руководство которой связано самостоятельным изготовлением нужных ей товаров.

Получение предложений от группы конкурирующих между собой потенциальных поставщиков. Весьма значительный объем как стандартных, так и специализированных товаров закупается на основе конкурентных предложений. Это обязательно для закупок государственных органов и большинства общественных организаций. О государственных закупках сообщается заблаговременно, чтобы дать заинтересованным фирмам возможность подготовить свои предложения (объявляется тендер или конкурс). Предложения, поступившие к установленному сроку, вскрываются обычно в присутствии представителей фирм - участников конкурса. Предложения оглашаются, и заказ достается тому из внушающих доверие поставщиков, чья цена окажется самой низкой. Если ни одно из предложений не подходит, все они отклоняются и назначается новый конкурс.

Основной недостаток этой системы состоит в том, что определяющим моментом здесь выступает цена. Это может быть компенсировано указанием абсолютно точных требований к качеству и техническому обслуживанию с тем, чтобы цена стала единственной переменной величиной. Для обеспечения получения требуемых качества и технического обслуживания от каждого из участников конкурса может потребоваться представление гарантии выполнения этих требований одновременно с предложением цены.

Как правило, покупатели товаров промышленного назначения используют эту систему как средство изучения или определения уровня цен. Например, отсутствуют рыночные цены (котировки) на многие нестандартные материалы, сложные готовые изделия, изготавливаемые по различной технологии, товары, изготавливаемые по спецификации покупателя.

Выбор участников конкурса зачастую связан с оценкой большого количества возможных фирм и сведением их к относительно короткому списку. При частой закупке товаров служба закупки обычно располагает опробированным списком потенциальных поставщиков. В таком списке, разумеется, происходят перемены, но основной состав его участников остается долгое время без изменений.

Если закупка носит неплановый характер, процесс выбора фирм для участия в конкурсе может состоять не только в оценке прошлого опыта работы с ними, но и знакомства с их предприятиями, с выездом на место, подробных бесед с представителями их служб сбыта, расспросов их покупателем. Чем крупнее покупка, тем тщательнее изучение поставщиков.

Переговоры с потенциальными поставщиками. В фирме, которая не может изготовить или закупить по системе конкурентных предложений нужные ей товары, руководитель службы закупок должен вести переговоры с потенциальными поставщиками. Процесс переговоров может начаться с получения предложения о ценах, в которое вносятся изменения, отражающие дополнительные факторы, обусловленные требованиями данного покупателя, выясняющимися в ходе деловых встреч закупщика и представителя службы сбыта продавца.

Коммерческие переговоры могут вестись одновременно с целой группой конкурирующих между собой поставщиков до тех пор, пока не станет ясно, на ком из них следует остановиться. Преимуществом переговоров является возможность выяснить и проанализировать все интересующие их участников факторы. В ходе переговоров отдельные требования покупателя могут быть уменьшены или изменены, если это помогает воспользоваться какими-либо сильными сторонами определенного поставщика, в результате чего появится выигрыш в цене, качестве или техобслуживании.

Можно с большой уверенностью сказать, что основная часть крупных сделок, заключаемых предприятиями, некоммерческими организациями и многими государственными органами, осуществляется с помощью коммерческих переговоров. Метод переговоров почти всегда используется при покупке новых товаров, поскольку, не имея производственного опыта, их производители вынуждены завышать свои котировки, чтобы обезопасить себя на случай различных непредвиденный обстоятельств. Если покупателю приходится оплатить существенную наценку, необходимость которой не будет подтверждена в ходе производства нового товара, то следует помнить, что он не имеет права вернуться к обсуждению цены после подписания контракта.

Проведение переговоров о заключении контракта на закупку требует умения и опыта. Покупатель должен быть в курсе положения с себестоимостью, как в своей фирме, так и у фирмы продавца. Он должен быть в состоянии правильно истолковать собранные факты, определить реально достижимые верхний и нижний пределы цен и оценить влияние общей экономической конъюнктуры на предложение товара в отраслях, являющихся поставщиками его фирмы. Поскольку программа закупок полностью зависит от источников снабжения, злоупотребление стесненным положением продавца является близорукой политикой. С другой стороны, закупщик обязан добиваться всех преимуществ по цене, техобслуживанию и качеству, на которые он может претендовать обоснованно.

Переговоры между покупателем и продавцом почти всегда являются отражением их политики (стратегии), которая определяется соотношением потребностей покупателя и стремлением продавца заключить с ним сделку. Поставщик, которому срочно нужен дополнительный объем продаж, который не уверен в получении заказа покупателя или который знает, что у него мало времени, ведет переговоры совсем не так, как если бы дело обстояло наоборот. Точно так же покупатель, который знает, что у поставщика почти нет конкурентов, имеет немного данных для обоснованного анализа запрошенной цены (составления конкурентного листа), а также не может закупить значительное количество товара или обязан покрыть срочную заявку производства, ведет переговоры совсем не так, как в других условиях.

Верно и то, что продавец, желающий установить деловые контакты с фирмой или стремящийся проникнуть в данную отрасль промышленности, часто готов идти на значительные уступки.

Переговоры могут затрагивать специальные технические вопросы в связи с характером или количеством закупаемых товаров или их влиянием на функционирование предприятия покупателя. В этих случаях для ведения переговоров выделяется целая группа специалистов: инженеров, финансистов, специалистов по маркетингу, юристов и, конечно, представителей отдела закупок. Группа аналогичного состава часто выделяется и со стороны продавца для того, чтобы представить предлагаемый товар всесторонне и в наилучшем свете. Коммерческие переговоры с участием подобных групп специалистов могут затягиваться и включать обмен большими объемами технической информации.

Выбор одного или нескольких конкретных поставщиков. Решение изготовить, a не закупить товар и обращенная к поставщикам просьба выступить с предложением по ценам определяют не только способ, но и источник получения нужного товара. В первом случае процесс выбора может считаться законченным сразу же, во втором - он завершается автоматически. Если принимается решение о закупке вместо изготовления и о проведении переговоров в качестве метода закупки, покупателю предстоит выдать заказ одному конкретному поставщику или распределить его между несколькими поставщиками.

Чем характеризуется хороший поставщик? Все руководители служб закупки оценивают поставщиков более или менее одинаково и ищут одни и те же достоинства. Прежде всего - честность. Любое свидетельство нечестности перспективного поставщика по отношению к своим покупателям, как правило, отодвигает его в конец списка возможных поставщиков. Столь же важна его способность удовлетворить требования покупателя в отношении качества, количества и сроков поставки. Любые сомнения в способности поставщика поставить товары, стабильно отвечающие требованиям спецификации покупателя, в нужных количествах и в нужные сроки, также отодвинут его в конец списка поставщиков, невзирая на все другие соображения.

Стабильное финансовое положение является еще одним качеством, обычно требуемым от поставщика, который для выполнения, а срок заказа должен иметь возможность содержать адекватные материально-производственные запасы, эксплуатировать производственные мощности и располагать рабочей силой. Кроме того, в поставщике обычно ценится репутация фирмы, уделяющей достаточное внимание научно-исследовательским и опытно-конструкторским работам, применяющей передовую технологию и интересующейся новыми достижениями в своей отрасли промышленности. Поставщики, которые могут дать рекомендации о снижении себестоимости, совершенствовании продукции или поднятии уровня техобслуживания, ценятся особенно высоко.

Опыт в производстве товаров и географическое местоположение также важны с точки зрения покупателей. Производственный опыт играет большую роль, когда речь идет о технически сложных или очень дорогих товарах. Местоположение важно с точки зрения транспортных расходов или риска повреждения товара в пути, а также в случаях проведения в жизнь политики развития местных источников снабжения.

Источники получения информации. Закупщики товаров промышленного назначения располагают большим разнообразием источников получения информации о возможных поставщиках. Самым надежным и легкодоступным из них являются собственные данные фирмы-покупателя. Если они содержатся в порядке, то по ним можно составить представление о таких характеристиках перспективного поставщика, как его готовность назвать цены или представить другую информацию, распорядиться забракованным товаром, принять заказы или урегулировать претензии. Представители службы сбыта поставщика также являются ценным источником информации не только о самом поставщике, но и об общем уровне развития его отрасли.

Каталоги - еще один распространенный источник получения информации. Особенно ценны каталоги оптовиков, содержащие сведения о многих товарах различных фирм, а также распространяемые производителями машин и оборудования. Каталоги содержат спецификации, цены и источники поставки не только самого оборудования, но и запасных частей к нему. Многие поставщики, желая обеспечить более частое обращение к своим каталогам, включают в них общие сведения о товаре и отрасли, представляющие интерес для клиентуры. Ценность каталогов и частота обращения к ним зависят от формы их издания и легкости работы с ними. Удобный в работе, ясный и хорошо изданный каталог имеет больше шансов сохраниться в конторе покупателя, постоянно напоминая о продавце и являясь средством продвижения его товара, особенно в интервалах между посещениями представителя службы сбыта продавца.

Еще один популярный источник сведений о поставщиках - отраслевые журналы и торговые справочники. Эти публикации многочисленны и весьма отличаются по качеству издания. Буквально каждая отрасль обслуживается отраслевым изданием, вызывающим у ее представителей особый профессиональный интерес. Хороший отраслевой журнал, не только источник общих сведении об отрасли, таких как новые товары, новая технология, новые назначения и другие, но и носитель рекламных объявлений сегодняшних и потенциальных поставщиков товаров и услуг.

Хотя ценность рекламы для закупщиков товаров промышленного назначения вопрос спорный, в целом, принято считать, что те, кто читает рекламные сообщения, вольно или невольно испытывают на себе их воздействие. Закупщики, несомненно, находят рекламно-информационные издания полезными, поскольку они содержат достаточно подробную информацию о рекламируемом товаре, дающую возможность рассматривать его в свете существующих или предполагаемых нужд своего предприятия. Литература этого типа вызывает запросы поставщику или сохраняется как источник информации на будущее, когда возникает потребность в рекламируемом товаре. Тем не менее, существует мнение, что с точки зрения формирования спроса и обеспечения продаж большая часть рекламы товаров промышленного назначения - пустая трата денег. Вызывается это, по-видимому, недопониманием функции закупки со стороны некоторых руководителей рекламных отделов и отделов маркетинга. Несмотря на то, что часть рекламы пропадает впустую, имеется достаточно свидетельств того, что информационная реклама товаров промышленного назначения дает закупщикам полезные сведения о поставщиках и их товарах.

Торговые справочники имеют различную ценность, зависящую от их аккуратности и полезности, но большинство закупщиков располагает достаточно полной подборкой реферативных специальных справочников. В большинстве случаев в этих справочниках содержится алфавитное перечисление главных производителей, как по названиям, так и по товарам, причем о каждом приводятся такие данные, как количество и адреса филиалов, а в отдельных случаях и финансовое положение.

Большие возможности для получения информации о поставщиках и их товарах обеспечивает работа в Интернете.

Размещение заказа. Размещение заказа почти во всех случаях предполагает использование бланка заказа. Делается это даже при срочных закупках, когда все другие формальности отбрасываются. Однако все условия закупки не могут быть оговорены в бланке заказа. Некоторые поставщики настаивают на подписании официальных контрактов, дающих им большую гарантию, особенно в вопросах, не упоминаемых в бланке заказа. Степень неуступчивости поставщиков зависит при этом от положения на рынке, сложности сделки и положения участников сделки (относительной важности сделки для каждого из них).

Заказ является юридическим документом, защищающим выдавшую его фирму, а мнение о том, какой бланк заказа защитил бы ее интересы лучше всего, отличается разнообразием. Все сходятся на том, что условия, регламентирующие отношения между покупателем и продавцом, имеют первостепенную важность, но нет единого мнения в вопросе о том, как лучше всего изложить эти условия в юридическом документе. Тем не менее, является общепризнанным, что любой надлежаще оформленный бланк заказа должен содержать такие данные, как дата выдачи, наименование и адрес исполнителя заказа (поставщика), характеристика заказываемого товара и его количество, требуемый срок поставки, отгрузочные инструкции, цены, условия платежа и присвоенный данному заказу номер.

Выдача заказа до его принятия к исполнению не означает заключения сделки, в большинстве случаев заказчик требует от поставщика официального подтверждения. Форма такого подтверждения может быть устной (при заказе по телефону) или в виде возвращения квитанционной части бланка заказа или же его копии, подписанной поставщиком.

Фирмы, поставляющие массовые товары, используемые постоянно в течение продолжительного времени, предпочитают получать аккордные заказы от своих покупателей. Аккордный заказ содержит в себе все реквизиты, необходимые для поставки товара в течение оговоренного, достаточно значительного срока. Отгрузки конкретных партий товара производятся в этом случае по требованию покупателя, определяемому его производственным процессом.

Заключение сделки. Выбор поставщика или поставщиков, естественно, ведет к заключению сделки, в результате чего начинает действовать контроль за ходом выполнения заказа, проверка счета-фактуры, получение и инспектирование поступающих партии товара и передача на хранение сведений о заключенной сделке.

5. Контроль за ходом выполнения заказа. В идеальном варианте в таком контроле нет необходимости. Однако заказы не всегда оформляются безукоризненно, так что неправильное их понимание исполнителем не исключено. Сами поставщики не всегда готовы идти навстречу, они не всегда выдерживают сроки поставок, а при недостатке материалов или смене производственных циклов могут задержать поставку, не ставя в известность покупателя, или хотя бы собственную службу сбыта. Поставщики могут также отдать предпочтение более выгодному заказу и объяснить при этом возникшую задержку поставки конфликтом с профсоюзом или поломкой оборудования. В результате практически во всех случаях возникает необходимость контроля за ходом выполнения заказа.

Контроль этот обычно выполняется службой закупки. Он может выразиться в телефонном напоминании о наступлении (приближении) срока поставки, отправке нескольких писем или вопросника. В других случаях планомерное поступление закупленных материалов требует постоянных усилий целой группы специалистов. Иногда используются настоящие "толкачи", проводящие большую часть своего времени на предприятиях поставщиков и буквально выбивающие отгрузки.

6. Проверка счета-фактуры. Счет-фактура - это не только извещение об отгрузке, но и подробное перечисление отгруженного, а также платежное требование, обращенное к покупателю. Поскольку ни одна сделка не может считаться завершенной без проверки и оплаты счета-фактуры, способ обработки счета имеет определенное значение. Обычно счет-фактура поступает с приложением списка отгруженного товара, подлежащего проверке при его поступлении. Случаи расхождения выясняются с поставщиком. Во многих случаях составляется перечень расхождении по установленной форме.

Возврат и новое выставление счета приводят к потере времени и ничего не добавляют к эффективности работы покупателя или оценке им поставщика. Многие поставщики не рассматривают выставление счетов как часть сбыта. Однако ошибки в выписке счетов, приводящие к дополнительной работе для покупателя, могут привести к утрате поставщиком следующего заказа. Закупщики обычно недвусмысленно высказываются по поводу недоразумений такого рода в переговорах с представителями службы сбыта продавца, но последние далеко не всегда относятся к этим жалобам с должным вниманием.

7. Получение и приемка поступающих партий товара. Получение и приемка поступающих партий товара в большинстве случаев, за исключением крупных диверсифицированных корпораций, сосредоточено в одном подразделении (складе), прямо или косвенно подведомственном отделу закупок. Склад по установленной форме извещает о поступлении товара. Копии извещений направляются отделу закупок (для сверки со счетом-фактурой), заведующему складом (для учета) и подразделению, заказавшему товар (как свидетельство выполнения заказа).

При приемке товара требуется оценка качества. Она может вестись по образцу, взятому из каждой партии. В некоторых случаях проверкой качества занимаются специальные подразделения.

Важной является проблема передачи на хранение сведений о заключенной сделке. Обработка документации состоит в том, что копии всех документов, касающихся сделки, подбираются и сдаются на хранение (подшиваются в досье) для справок. При отборе документов, подлежащих хранению, требуется творческий подход. Юристы настаивают на сохранении копий решительно всех документов, однако на практике сохраняются лишь важнейшие. Важнейшие сведения из уничтожаемых документов могут быть занесены в электронные досье постоянного хранения.

Описание организационной структуры фирмы и места службы закупки в этой структуре, а также процесса закупки еще не дает полного представления обо всех факторах, влияющих на решение о закупке. Это решение, скорее всего, будет коллективным по своему характеру. В типичной фирме на его принятие оказывает влияние несколько служащих, каждый из которых действует на своей фазе принятия решения. Исследования показали, что в процессе закупки участвуют (в разной степени) в среднем около десяти человек.

Характер решения о закупке зависит от вида закупаемого товара промышленного назначения. Когда предстоит закупить основное оборудование, решающее слово принадлежит инженерам, конструкторам и руководству производственного отдела. От них зависит тип приобретаемой машины и предъявляемые к ней требования. Может быть заслушано также мнение руководителей производства среднего звена (мастеров, прорабов, старших механиков). Если речь идет о значительных затратах, директор или руководитель финансовой службы, а иногда оба вместе должны дать свое разрешение или отклонить проект. Отдел закупок в этих случаях только проводит переговоры и контролирует ход выполнения заказа.

Когда речь идет о закупке одного из основных материалов, основная роль принадлежит проектно-конструкторским подразделениям, которые должны подготовить спецификации и сравнить достоинства предлагаемых товаров. Если материал повлияет на продукцию фирмы, к решению о его закупке может быть привлечена и служба сбыта. Поскольку рассматриваемый вопрос связан со значительными затратами оборотного капитала, требуется согласие высшего руководства. Отдел закупок и здесь ограничивается переговорами и контролем хода выполнения заказа, однако и коммерческие переговоры могут быть полностью или частично взяты на себя руководством продавца и покупателя.

Выбор вспомогательного оборудования и товаров, необходимых для технического обслуживания, ремонта и эксплуатации, зависит от руководителей среднего звена, а иногда и от рабочих, которые будут ими пользоваться.

В случаях, когда стоимость сырья составляет значительную часть себестоимости продукции фирмы, кто-либо из высшего руководства занимается сроками покупки, размерами партий и выбором поставщика. Инженерная служба обычно готовит спецификации или определяет сортность закупаемого сырья. Служба сбыта скажет свое слово при выборе поставщика, если фирмой проводится политика взаимовыгодности деловых связей.

Коллективный характер решения о закупке имеет большое значение для поставщика товаров промышленного назначения. Он означает, что поставщик не может ограничиваться поддержанием деловых контактов лишь с тем подразделением перспективного покупателя, которое официально производит закупку. Он должен в структуре каждого покупателя выявить тех служащих, от которых фактически зависит решение о покупке его товара, и тех, кто оказывает на принятие этого решения существенное влияние. Затем поставщик товаров промышленного назначения должен изыскать способы контакта с этими людьми и передачи им информации о своем товаре или услуге. Все это он должен сделать, не восстановив против себя руководителей службы закупки, которые официально ведают всеми закупками.

Выводы

1. Потребителями товаров промышленного назначения являются деловые предприятия, некоммерческие организации и государственные органы.

2. Важнейшей характеристикой сектора рынка является размер предприятий-покупателей, который существенно влияет на структуру службы закупок.

3. Структура службы закупок, как правило, реализует или функциональный, или материальный принцип построения.

4. Служба закупок подчиняется преимущественно заместителю директора по коммерческим вопросам.

5. В большинстве случаев службы закупки государственных органов функционируют так же, как и закупочные службы деловых предприятий и некоммерческих организаций с сопоставимым объемом работ.

6. Процесс закупки может быть представлен следующими этапами: признание наличия потребности, принятие решения о конкретных путях и источниках удовлетворения возникшей потребности, размещение заказа, заключение сделки, контроль за ходом выполнения заказа, проверка счета-фактуры, получение и приемка поступающих партий товара.

7. В процессе закупки участвуют в среднем десять человек на предприятии- покупателе.

8. Решения о закупках товаров промышленного назначения носят коллективный характер.

Вопросы для самоконтроля

1. Какие предприятия относятся к группе "деловые"?

2. В какой форме преимущественно происходит процесс закупки государственными органами?

3. В чем суть построения службы закупок по функциональному принципу?

4. В чем суть построения службы закупок по материальному принципу?

5. Назовите основные этапы процесса закупки.

6. Какая информация содержится в документе-спецификации?

7. Назовите основные источники получения информации о потенциальных поставщиках.

8. Какая информация должна содержаться в документе-заказе.

9. Что такое счет-фактура?

10. Какой характер носит процесс закупки на деловом предприятии и сколько человек (как правило) участвуют в процессе?

Глава 3. Планирование закупок (разработка программы закупок)

3.1 Мотивы покупателей товаров промышленного назначения

В дополнение к вторичному характеру спроса на товары промышленного назначения и к тому, что он рассредоточен по нескольким видам этих товаров, спрос этот отличается еще и присутствием фактора экономической целесообразности. В отличие от конечного потребителя деловое предприятие ориентируется на получение прибыли и оценивает свои покупки с точки зрения их эффективности. В соответствии с этим персонал служб закупок компаний интересуется, что дадут предлагаемые товары для изменения себестоимости и (или) прибыли. В большинстве случаев факторами, основными побудительными мотивами, определяющими выбор того или иного товара закупщиками, являются качество, цена, техническое обслуживание. Проведенное исследование показало, что закупщики располагают эти факторы (побудительные мотивы) по степени важности следующим образом: 1) качество; 2) сервисное (техническое) обслуживание; 3) цена.

Качество товара. Покупатели товаров промышленного назначения склонны определять качество товара как его пригодность для той цели, с которой они намерены его использовать. Они предпочитают, чтобы в товаре были только нужные характеристики и ничего другого. Они так же не любят оплачивать излишние показатели качества, которые не нужны, как и покупать товары плохого качества.

Способность единицы промышленного оборудования к более длительному сроку службы представляет собой сильный побудительный мотив в пользу покупки, так как сокращает ежегодные амортизационные отчисления. Серьезным побудительным мотивом в пользу приобретения товара промышленного назначения является его способность придать готовому изделию большую привлекательность в глазах покупателей. Продукция фирмы, выпускающей почти бесшумные компрессоры для холодильников и кондиционеров воздуха, будет пользоваться большим успехом у производителей этого оборудования. Трудно, а иногда и невозможно как для поставщика, так и для покупателя таких товаров выразить ценность таких качественных характеристик в деньгах, но товар промышленного назначения, придающий дополнительную привлекательность производимому с его помощью готовому изделию, всегда найдет спрос.

Стабильность качества материалов, узлов и деталей столь же важный побудительный мотив, как и уровень цен. Закупочная спецификация на товар промышленного назначения практически во всех случаях включает в себя пределы возможного отклонения от средних показателей качества, так называемые допуски. Если качество товара промышленного назначения отличается стабильностью, следует ожидать, что все изделия или все партии материалов не превысят установленных допусков по качеству и будут тем самым отвечать требованиям покупателей.

Гарантированная стабильность качества существенно уменьшает необходимость тщательной проверки поступающих партий товара и обеспечивает постоянно высокое качество продукции покупателя. В отношении некоторых точных машин стабильность качества материалов уменьшает простои и стоимость ремонта.

Стабильность качества дает покупателю возможность уменьшить производственные запасы, поскольку в случае неравномерности в качестве поступающих от поставщика партий потребитель вынужден держать страховой запас на случай отказа от очередной партии товара и рекламации.

Поскольку различные области применения материалов и условия их использования могут отражаться на допусках, поставщик может быть вынужден ознакомиться с производством потенциального покупателя, чтобы точно знать требуемую каждому покупателю степень стабильности показателей качества.

Сервисное (техническое) обслуживание. Распространенными формами сервисного (технического) обслуживания являются техническая помощь, ремонт, информация и консультации. В связи с использованием товаров промышленного назначения нередко возникают проблемы технического характера. В некоторых случаях продавец таких товаров может положиться на свою сбытовую организацию (ее представителей на местах). В других случаях сбытовая организация нуждается в помощи технических служб, укомплектованных опытными специалистами, которые могут решить возникающие у потребителя трудные проблемы или дать необходимую техническую консультацию. В обоих случаях сбытовая организация должна быть хорошо подготовлена.

Некоторые поставщики товаров промышленного назначения стремятся снабдить свою клиентуру печатной информацией в надежде, что потребители сами смогут решить все свои проблемы, кроме наиболее сложных.

Конкуренту трудно привлечь на свою сторону потребителя, привыкшего полагаться на техническую помощь и консультации со стороны поставщика товаров промышленного назначения в решении всех своих производственных трудностей. Этот потребитель знает, что затраты, связанные с нерешенной или не полностью решенной проблемой, могут быть больше, чем экономия, полученная в результате перемены поставщика.

Для некоторых видов оборудования услуги в области ремонта и ухода, особенно обеспечение запасными частями, являются весомыми побудительными мотивами при выборе поставщика. Большинство фирм, эксплуатирующих оборудование, предпочитает производить ремонт собственными силами, поскольку этим сокращаются простои машин, отражающиеся на всем ходе производственного процесса. Некоторые фирмы имеют на своих предприятиях специализированные ремонтные подразделения. Другие располагают оперативными комплектами запасных частей, за счет которых проводится ремонт. Как правило, создаются запасы только тех частей, которые требуются чаще всего. У некоторых фирм имеется резервное оборудование на случай поломок, поэтому они заказывают запасные части только по мере необходимости. Все это приводит к тому, что поставка запасных частей, как правило, происходит в обстановке спешки и нервозности. В этих условиях быстрота становится жизненно важным элементом обеспечения запасными частями.

Фирма-потребитель располагает возможностью несколько облегчить положение путем осуществления профилактического ремонта и ухода за оборудованием, но это не исключает периодического возникновения срочной потребности в запасных частях. Размер складских запасов, который обеспечил бы текущую потребность в них, может быть значительно сокращен, если поставщик обеспечивает обеспечение запасными частями с учетом следующих моментов:

Наличие достаточно укомплектованных складов запасных частей в пунктах, удобных для потребителей, подкрепленных необходимыми запасами на самом предприятии поставщика.

Срочная обработка и выполнение всех заказов.

Надежная информация о сроках поставки и обязательное выполнение своих обещаний.

Готовность оказать нестандартные услуги в случае возникновения чрезвычайных обстоятельств.

Поставщик оборудования, для которого обеспечение запасными частями является обязательным условием сбыта его продукции, может прийти к выводу, что для него невозможно выступать на рынке через оптовиков, если они не будут располагать комплектами запасных частей и организацией, способной обеспечить их срочную доставку.

Цена товара. Цена товара, будучи очень сильным аргументом в пользу его покупки, обычно не является решающим побудительным мотивом. Качество и техническое обслуживание столь же важны для покупателя. Конечно, более низкая цена, по-видимому, самое наглядное свидетельство из всех тех, которые закупщик промышленной фирмы может представить своему начальству, чтобы показать высокий класс своей работы. Однако при оценке подлинной полезности товара показатель цены может стать иллюзорным.

Если закупщик, которому предстоит сделать выбор между товаром А, идеально подходящим для его фирмы, и товаром Б, который можно купить дешевле, но который меньше подходит, остановится на втором товаре, он может поставить свою фирму в трудное положение и подорвать свою профессиональную репутацию. Те, кто будет использовать купленный им товар, быстро обнаружат недостатки и начнут жаловаться, что отдел закупок не выполняет своих обязанностей. Если вера в закупщика будет утрачена, его деловые отношения с сотрудниками производственных отделов могут перерасти в открытый конфликт, тогда как доверие и поддержка с их стороны являются одной из самых сильных сторон закупщика промышленного предприятия.

Сравнивая цены, большинство закупщиков не ограничивается прейскурантными котировками, а подсчитывает относительную стоимость различных материалов, узлов или машин, подлежащих использованию, рассматривая все это как элементы будущей себестоимости готового изделия. При этом принимается во внимание целый ряд факторов, например количество отходов при использовании того или иного материала, стоимость его обработки, сравнительная ценность технического обслуживания, процент выполняемой машинами работы, количество потребляемой энергии и множество других моментов.

Методы анализа сравнительной экономической эффективности используются для оценки влияния каждого из предлагаемых факторов на себестоимость готового изделия (конечного продукта). Квалифицированный поставщик товаров промышленного назначения использует методы анализа экономической эффективности для сравнения эффективности собственных товаров с товарами конкурентов и учитывает полученные результаты при модификации своих товаров. Обнаруженные преимущества используются им как стимул для расширения спроса.

Не все покупатели товаров промышленного назначения используют методы анализа экономической эффективности. В основном этим занимаются крупные фирмы, объем закупок которых, оправдывает расходы на содержание исследовательского звена. Закупщики более мелких фирм используют в своей работе некоторые методы анализа экономической эффективности, но не могут позволить себе осуществление крупных или специализированных программ. Закупщики крупных фирм, располагающих отделами экономического анализа, иногда рекомендуют своим более мелким поставщикам использовать результаты работы этих отделов: внести изменения в свою технологию, применить другие материалы, что дает возможность уменьшить себестоимость и соответственно снизить цены реализации.

Сравнение цен товаров промышленного назначения обычно не сводится к их сравнительно простому сопоставлению, а является гораздо более сложной операцией, охватывающей факторы производства и сбыта покупателя, которые в значительной мере скрыты от поставщика.

Надежность является одним из самых мощных побудительных мотивов при размещении заказов на товары промышленного назначения. В сущности, она заключается в том, что покупатель верит поставщику. Она включает три важных аспекта: надежность качества, надежность поставки и надежность в производстве.

О важности качества как одного из элементов надежности деловых отношений уже говорилось. Сюда же относится стремление со стороны поставщика получить точное представление о пожеланиях покупателя и принять меры для их выполнения. Если закупаются стандартные товары, речь пойдет в основном о тщательности обработки заказа. Если же товары промышленного назначения изготовляются по особому заказу, то здесь мы имеем дело с надежностью в производстве.

Надежность в производстве важна, главным образом (если не исключительно), когда товар изготовляется по заказу покупателя или в соответствии с его условиями. Она заключается в полном и всестороннем понимании спецификаций и других описаний качества заказываемого товара и в неуклонном следовании им, с тем, чтобы покупатель мог быть уверен, что получит именно то, что заказывал. Это понимание дает уверенность в способности поставщика изготовить заказанный товар в срок и без дополнительных после заключения контракта переговоров о внесении изменений в спецификации, изменении цен или перенесении сроков поставки.

Надежность в производстве важнее всего в конкурентной борьбе за получение заказов на оборудование. Она важна и при покупке материалов или компонентов по аккордным контрактам, предусматривающим поставку товара по мере возникновения в нем нужды в течение определенного срока действия контракта.

Надежность поставки выражается также в быстроте и в соблюдении сроков. Быстрота и соблюдение сроков поставки становятся определяющими факторами спроса в случаях, когда купленные материалы и компоненты направляются прямо после выгрузки на сборочные линии, а непрерывность производства обеспечивается чисто номинальными материально-производственными запасами.

Быстрота поставки заставляет поставщика иметь обширные и полные складские запасы ассортимента своей продукции в центрах потребления или поблизости от них, эффективно обрабатывать поступающие заказы и использовать надлежащие способы доставки. Все это обходится дорого, продавец должен постоянно соразмерять расходы, связанные с ускоренной поставкой, с ее ценностью как стимула спроса. Соблюдение сроков поставки также является сильным стимулом при выборе поставщика товаров промышленного назначения.

Выгоды, получаемые покупателем от быстроты и соблюдения сроков поставки купленного товара, относятся, прежде всего, к величине производственных запасов, которая обеспечивает бесперебойность производства. При наличии быстроты и соблюдения сроков поставки эти запасы могут быть сведены к минимуму. Если поставки выполняются быстро, но бессистемно, складские запасы должны определяться максимально длительным сроком поставки. Часто поставщик, сроки поставки которого хотя и более длительны, но аккуратнее выдерживаются, побеждает в конкурентной борьбе. Размер выгоды, получаемой, покупателем о надежности поставок, может быть выражен в рублях и копейках. Поставщик также может приближенно вычислить этот выигрыш и сопоставить его со своими затратами на поддержание системы поставки товара на высоком уровне.

Помощь в осуществлении закупок. Может показаться странным, что сбытовая деятельность продавца рассматривается как один из видов технического обслуживания покупателя, поскольку основная, цель этой деятельности состоит в получении заказов.

Осуществляя закупки, потребитель имеет возможность воспользоваться некоторыми, если не всеми, сбытовыми методами потенциальных поставщиков, когда они применяются надлежащим образом. Он стремится обратить все эти сбытовые методы и приемы на пользу собственной фирме.

Многие поставщики товаров промышленного назначения, зная это, используют идею о предоставлении помощи покупателю для организации сбыта своей продукции. Реклама товаров промышленного назначения и мероприятия по стимулированию их сбыта также часто строятся вокруг этой центральной идеи.

По-видимому, важнейший вид технической помощи, который типичный закупщик промышленной фирмы может получить от сбытовой службы поставщика или из его сбытовой литературы, - это информация. Информация может касаться нескольких предметов, важнейшим из которых является предлагаемый данным поставщиком товар или услуга.

Закупщики надеются на точность и аккуратность этой информации. Если представитель службы сбыта не может дать ответ на поставленный вопрос, он должен признать это и оперативно получить нужную покупателю информацию. Ни сбытовой агент, ни автор рекламных текстов не смогут представить информацию о товаре надлежащим образом без знаний в области техники и достаточного знакомства с материалами, методами изготовления, характеристиками, областями применения и эксплуатационными показателями данного товара.

Закупщик промышленной фирмы ждет от представителя службы сбыта информации о новых товарах, причем не только представляемой им фирмы, но и других поставщиков. Это очень важное условие технической помощи в области закупочной деятельности. Информация этого рода может содержаться в рекламных материалах и другой литературе поставщика.

Личные факторы играют не последнюю роль в мотивации закупщиков товаров промышленного назначения благодаря своему влиянию на оценку продавцом помощи поставщика в области сбыта. Бизнес есть бизнес, и закупщики рассматривают свои связи с представителем службы сбыта поставщика как часть бизнеса, однако, если эти деловые контакты приятны, дело пойдет быстрее и легче. Уважение закупщика, выражаемое в том, что посетитель воздерживается от ненужных визитов; явка точно в назначенное время; изложение своего дела быстро и ясно, а также своевременный уход могут быть элементами технической помощи закупки. Признание авторитета отдела закупок и его места в организационной структуре покупателя, выражающееся в том, что представитель службы сбыта, воздерживается от попыток обойти этот отдел, обращаясь непосредственно к конструкторам или производственникам, также представляет собой важный элемент тактики и помощи продавца.

Спрос на изделия или услуги, предлагаемые конкретным поставщиком, может быть существенно повышен при наличии экономии для покупателей за счет использования этих товаров или в результате методов организации их сбыта. Обычно руководитель службы закупок представляет руководству фирмы отчет о достигнутой экономии. Как правило, в нем нет упоминаний о простом снижении цен, если только оно не было достигнуто лишь данной фирмой или не было результатом проведенного отделом закупок уторгования цены. Обычно в докладе упоминается об экономии, достигнутой за счет замены одного закупаемого товара другим или от изменения метода его покупки и поставки, оказавших положительное влияние на себестоимость продукции фирмы-покупателя.

Экономия от использования материалов. Покупатель может предпочесть определенный материал или машину, сокращающие себестоимость материалов, используемых в готовом изделии.

Экономия рабочей силы. Материал или машина могут быть выбраны покупателем из-за экономии рабочей силы. Экономия рабочей силы может быть достигнута и за счет сокращения объема работ по техническому обслуживанию или обработке материала.

Экономия в процессе обработки. Материал или единица оборудования могут быть куплены благодаря легкости обработки или в связи с тем, что они предохраняют более дорогое оборудование от повреждений.

Экономия на транспортных расходах. Экономия как стимул покупки может проявиться в меньших затратах на перевозку готовых изделий.

Экономия времени. Особенно сильным побудительным мотивом для покупателей товаров промышленного назначения является возможность увеличения выпуска продукции за единицу времени. Это часто приводит к значительному сокращению себестоимости.

Увеличение производительности само по себе является побудительным мотивом. Оно особенно важно в периоды высокой деловой активности, когда заводы-покупатели работают на полную мощность. Тем не менее, когда деловая конъюнктура ухудшается, и промышленные фирмы ищут пути снижения себестоимости, увеличение производительности, вызывающее сокращение себестоимости в расчете на единицу выпускаемой продукции, продолжает сохранять свою притягательную силу.

Экономия на производственных запасах. Поставщик товаров промышленного назначения может получить преимущество, если даст возможность сократить размер материально-производственных запасов покупателя.

Экономия от большей безопасности. В некоторых случаях безопасность выступает сильным побудительным мотивом покупки товаров промышленного назначения. Безопасность важна для покупателя из чисто коммерческих соображений, поскольку она сокращает расходы на страхование, повышает производительность рабочих, сокращает брак и снижение выпуска продукции, неминуемо сопровождающие каждый несчастный случай.

Надежность источников снабжения и выбор поставщиков. Надежность источника снабжения жизненно важна для специалиста, производящего закупку. При возникновении перебоев с поставкой товара могут случиться простои. Угроза перебоя может заставить закупщика купить необходимый ему товар у поставщика, с которым он обычно не имеет дела, причем такие закупки бывают весьма дорогими.

Несмотря на все усилия поставщика, поставка его товаров потребителям может оказаться прерванной в результате забастовок, несчастных случаев, пожаров или стихийных бедствий. Вследствие этого нельзя чувствовать себя совершенно уверенно, имея только одного поставщика. Естественно, если материал, узел или машина изготовляются по индивидуальному заказу покупателя и особенно требуют для своего изготовления специального оборудования, а производственный цикл отличается продолжительностью, то покупатель не имеет выбора и вынужден ориентироваться на одного поставщика.

При отсутствии подобных ограничивающих факторов закупщик в большинстве случаев покупает нужный ему товар, по крайней мере, у двух поставщиков. Один из них, вероятно, будет при этом основным, но не единственным. Это обстоятельство имеет огромное значение для поставщика товаров промышленного на значения, поскольку оно не только ограничивает объем его поставок отдельно взятому покупателю, но и общий объем его сбыта на рынке данного товара.

В большинстве случаев заказы размещаются закупщиками по признаку товара. Некоторые из них подходят к этому делу механически и устанавливают лимит поставки нужного им количества товара для всех поставщиков. Это нельзя назвать разумным подходом, поскольку он ставит в одинаковое положение хорошего поставщика с поставщиком, у которого деловые интересы диверсифицированы, и не создает для поставщиков заинтересованности в улучшении имеющихся у него товаров и в разработке новых.

Для руководителя службы сбыта товаров промышленного назначения представляется целесообразным изучить политику его крупнейших потребителей в отношении обеспечения надежности и непрерывности снабжения и с учетом этого планировать свои сбытовые мероприятия. В противном случае его время, деньги и усилия будут затрачены в пустую в погоне за объемом сбыта, который объективно недостижим.

3.2 Разработка программы закупок

Процесс разработки программы закупок состоит в определении вида и количества материалов, закупаемых на различных рынках, а также времени закупки того ли иного вида материалов.

При этом рассматриваются следующие вопросы:

1. Какие виды исходных материалов, следует приобрести и в каких сочетаниях?

2. Какими свойствами (в особенности с точки зрения качества) должен обладать каждый вид материала?

3. Как распределить во времени объемы закупок на рынках сырья и материалов?

Первым этапом является определение видов закупаемых материалов, т.е. их ассортимент. Ассортимент исходных материалов для производства зависит от целей деятельности предприятия и специфики изготавливаемой и сбываемой продукции. Особую роль играет глубина производственных процессов на предприятии.

Глубина производственных процессов на предприятии определяется в зависимости от решения альтернативы "производить - закупать", т.е. от выбора между самостоятельным производством или приобретением на стороне.

Такой выбор, однако, относится не к вопросу о необходимости закупки как таковой, а к вопросу о необходимости приобретения отдельных видов исходных материалов. Решение принимается не о том, нужна ли закупочная деятельность вообще, а о том, что должно приобретаться. Так, при самостоятельном производстве какого-либо исходного компонента задачей закупки становится приобретение необходимых для такого производства материалов. Функция закупки при этом не исчезает, изменяется содержание программы снабжения (как правило, в сторону увеличения закупаемых наименований материалов).

Альтернатива "производить - закупать" не ограничивается приобретением материалов. Для других исходных факторов производства типичными вопросами являются следующие:

- производить ли самостоятельно нужные предприятию машины, оборудование, приспособления?

- приобретать работы или услуги на стороне или выполнять их силами собственных сотрудников?

- приобретать ли информацию из внешних источников или собирать ее самостоятельно? В последнем случае используется собственный персонал.

Решения о степени глубины производственного процесса влияют на деятельность предприятия в долгосрочной перспективе, так как связаны с необходимостью наращивания или сокращения производственных мощностей. Тем не менее, решение "производить - закупать" касается в некоторых случаях и текущей деятельности предприятия. В частности, в случае, когда из-за ограниченных мощностей невозможно производство необходимого количества комплектующих и требуются временные закупки на стороне. При этом одновременно используются оба варианта (самостоятельное производство и закупки) и решение принимается лишь относительно соотношения производимой и приобретаемой продукции.

Выбор между самостоятельным производством и закупкой на стороне требует тщательного анализа, основывающегося на сравнении не только стоимостных показателей по обоим вариантам, но и таких важных параметров, как качество, наличие необходимых объемов и обеспечение надежного графика поставок. В случае перехода от закупки материалов к их самостоятельному изготовлению говорят об обратной интеграции. В другой же ситуации функции производства передаются поставщику. При этом зачастую необходимо (или, по меньшей мере, целесообразно) обеспечивать поставщика технической документацией, спецификациями, а иногда и оборудованием. Последний случай носит название "делегирования мощностей".

Широко обсуждающаяся с начала 90-х годов XX века концепция гибкого производства в качестве ключевого элемента предполагает максимальное использование производства отдельных компонентов. Путем снижения глубины производства достигаются, в частности, большие возможности гибкого изменения количества и сроков поставки. В Европе и США был разработан вариант этой концепции, отличающийся следующими особенностями. Во-первых, предметом договора поставки являются уже не только отдельные компоненты, но и системные элементы готовой продукции. Во-вторых, поставщик не только выступает в качестве дополнительной, делегированной производственной мощности, но и является участником разработки и изготовления продукции.

Для обеспечения этой деятельности создаются объединенные группы из специалистов предприятия-поставщика и предприятия-заказчика, которые в процессе совместных инженерно-конструкторских исследований разрабатывают продукт и оборудование для его изготовления, т.е. технология производства разрабатывается одновременно с конструированием будущего изделия. Высокий уровень технологичности и сложности продукта в некоторых случаях обусловливает тесную взаимозависимость сторон, которая в известных пределах исключает конкуренцию с другими участниками рынка.

Понятие гибкого производства возникло в процессе исследований, проведенных Массачусетским технологическим институтом. Предметом исследования являлось производство автомобилей в разных странах. В результате были выявлены типичные различия между американскими и европейскими производителями, с одной стороны, и японскими - с другой. Если в первом случае преобладала классическая полная сборка с ярко выраженным разделением операций и ориентацией на массовое производство, то в Японии в производстве было задействовано меньше рабочей силы, производственных площадей, капиталовложений, а также тратилось меньше времени на НИОКР и само изготовление продукции. Приводящее к таким результатам производство получило название "гибкого производства". Оно включает в себя не только стратегию максимального использования крупных компонентов, изготовленных и собранных поставщиками, при изготовлении продукции, но и специальную концепцию организации и управления деятельностью предприятия в целом.