Управление закупками в торговой фирме (на примере ООО "Орио")

КУРСОВАЯ РАБОТА

по дисциплине «Логистика»

по теме: «Управление закупками в торговой фирме (на примере ООО «Орио»)»

СОДЕРЖАНИЕ

• ВВЕДЕНИЕ3
• 1. ЛОГИСТИЗАЦИЯ ЗАКУПОЧНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ТОРГОВОЙ ФИРМЫ
• 1.1 Управление закупками в системе торговой логистики
• 1.2 Организация закупочной деятельности в торговой фирме
• 1.3 Технология закупочной деятельности в торговой фирме
• 2. АНАЛИЗ ЗАКУПОЧНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ТОРГОВОЙ ФИРМЫ
• 2.1 Планирование закупок товаров в торговой фирме
• 2.2 Организация закупок в торговой фирме
• 2.3 Оценка эффективности закупок в торговой фирме
• 3. СИСТЕМА ЗАКУПОЧНОЙ ЛОГИСТИКИ В ТОРГОВОЙ ФИРМЕ
• 3.1 Стратегия закупочной логистики торговой фирмы
• 3.2 Организация цепей поставок торговой фирмы
• 3.3 Эффективность закупочной логистики в торговой фирме
• ЗАКЛЮЧЕНИЕ
• СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ
• ВВЕДЕНИЕ

Экономическая либерализация в России в сочетании с экономическим ростом способствовали постепенному превращению государственно-монополизированной экономики в конкурентный рынок, смену товарного дефицита дефицитом денежных средств, трансформацию проблем снабжения предприятия в проблемы сбыта работ и услуг. В хозяйственной практике стали использоваться новые методы и технологии доставки товаров. Термин «логистика», известный до недавнего времени лишь узкому кругу специалистов, получает сегодня широкое распространение.

Опыт логистической деятельности отечественных предприятий весьма ограничен. На многих предприятиях только начинают действовать, а на некоторых организовываться логистические службы. На основе опыта западных стран в России формируется свой тип логистики.

Деятельность в области логистики многогранна. Она включает управление транспортом, складским хозяйством, запасами, кадрами, организацию информационных систем, коммерческую деятельность и многое другое. Принципиальная новизна логистического подхода - органичная взаимная связь, интеграция вышеперечисленных областей в единую материалопроводящую систему. Цель логистического подхода - сквозное управление материальными потоками.

Опыт логистической деятельности отечественных предприятий весьма ограничен. На многих предприятиях только начинают действовать, а на некоторых организовываться службы логистики.

Закупочная логистика - это управление материальными потоками в процессе обеспечения предприятия материальными ресурсами. Любое предприятие, как производственное, так и торговое, имеет в своем составе службу, осуществляющую закупку, доставку и временное хранение сырья, полуфабрикатов и товаров народного потребления. Поэтому освещение вопросов закупочной логистики является актуальным.

Основной целью данной работы является исследование вопросов разработки комплекса мер по оптимизации закупочной логистики, как теоретических аспектов, так и на практике для конкретного предприятия.

На основании цели в данной работе были поставлены следующие задачи:

· Рассмотреть сущность закупочной логистики.

· Описать деятельность службы снабжения предприятия с точки зрения макрологистики, микрологистики, и как самостоятельную логистическую систему.

· Рассмотреть основные задачи, решаемые службой снабжения предприятия.

· Проанализировать этапы организации закупки товаров.

· Изучить организацию закупочной логистики конкретного предприятия, выявить основные проблемы и описать пути их решения.

Предметом исследования данной работы является комплекс закупочной логистики предприятия.

Объектом исследования работы является логистический комплекс конкретного предприятия.

Методологической и теоретической основой исследования служат труды отечественных и зарубежных экономистов и маркетологов, нормативно-правовые акты, инструктивные материалы.

Выводы и предложения, полученные в процессе выполнения данной дипломной работы, будут использованы в деятельности конкретного предприятия.

Дипломная работа состоит из введения, трех глав и заключения.

В первой главе - теоретической рассматривается закупочная логистика, как один из видов логистики.

Во второй главе анализируется финансово-хозяйственное положение и деятельность по организации закупок конкретного предприятия.

В третьей главе выявляются проблемы предприятия в области организации закупочной деятельности и вносятся предложения по совершенствованию комплекса закупочной логистики предприятия.

В заключении делаются выводы по теме работы.

1. ЛОГИСТИЗАЦИЯ ЗАКУПОЧНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ТОРГОВОЙ ФИРМЫ

1.1 Управление закупками в системе торговой логистики

Торговля относится к тому типу экономических систем, для функционирования которых характерны потоковые процессы, требующие комплексного управления. Поэтому к ней могут быть применены базовые принципы логистического подхода, служащие для установления связи общих и частных задач логистики с маркетингом и стратегическим планом фирмы.

Принцип 1. Организация планирования, производства, сбыта, закупок, хранения и транспортировки как единого целого материального потока логистической цепи.

Принцип 2. Формирование всех видов обеспечения (развитой инфраструктуры) для осуществления движения потоков в конкретных условиях.

Принцип 3. Выделение перемещающихся и изменяющихся объектов в качестве отдельных управляемых подсистем.

Принцип 4. Координация и контроль действий участников движения ресурсов и продуктов.

Принцип 5. Контроль выполнения задач, стоящих перед логистическими структурами фирм.

Принцип 6. Установление фирмами прочных связей как между структурными подразделениями фирм в рамках внутренней деятельности, так и с внешними партнёрами по товарной цепочке.

Принцип 7. Оценка параметров траекторий на всех стадиях управления движением потоков и определение конкретного результата как цели перемещения потока в соответствии с организационно-экономическими требованиями.

Принцип 8. Осуществление движения с наименьшими издержками всех видов ресурсов; руководство логистикой структурными органами, результаты деятельности которых измеряются полученной прибылью.

Принцип 9. Диспетчеризация потока, мониторинг перемещения и изменения каждого объекта потока и оперативная корректировка его движения.

Принцип 10. Обеспечение безотказности и безопасности движения потоков; резервирование коммуникаций и средств для изменения в случае необходимости траектории движения потока.

Принцип 11. Обеспечение возможности гибкого реагирования на колебание спроса; создание резервных мощностей, загрузка которых осуществляется в соответствии с предварительно разработанными резервными планами фирмы.

При этом предмет логистики - оптимизация потоковых процессов (материальных, финансовых, трудовых, информационных и пр.) в сфере производства и обращения - должен быть интерпретирован с точки зрения товародвижения как основного процесса торговой деятельности и сопутствующих ему финансовых и информационных потоков.

Подход к объектам товародвижения как к системам выражает главную особенность концепции логистики. Принципиальное отличие логистического подхода к управлению движением материальных ресурсов заключается в том, что если ранее объектом управления было определённое, пусть даже чрезвычайно большое, скопление материальных объектов, то при логистическом подходе основным объектом управления выступает система материальных, финансовых, информационных и других потоков. Иными словами, представление оптово-посреднических организаций (предприятий) в виде логистической системы является необходимым условием для использования принципов и методов логистики в их коммерческой деятельности.

Обеспечение надлежащей степени согласованности действий по управлению внутренними материальными потоками, является задачей логистической организации предприятия в целом. Логистическая цепь «закупки - переработка - реализация» должна строиться на основе концепции маркетинга, то есть объемы должны исходить из стратегии заказов предприятий - покупателей. Вначале должна разрабатываться стратегия сбыта, затем, исходя из нее, стратегия развития торгового предприятия и уже затем стратегия снабжения предприятия. Следует отметить, что маркетинг намечает данную задачу лишь в концептуальном плане. Научный инструментарий маркетинга, нацеленный на всестороннее исследование рынка сбыта, не содержит методов, позволяющих решать задачи технологической согласованности с поставщиками в зависимости от соответствующих требований, выявленных при изучении рынка сбыта. Маркетинг не предлагает также и методов системной организации всех участников процесса продвижения материалов от первичного источника сырья вплоть до конечного потребителя. В этом плане логистика развивает маркетинговый подход к предпринимательской деятельности, нарабатывает методы, позволяющие реализовать концепцию маркетинга, существенно расширяет и дополняет саму концепцию.

С другой стороны маркетинговые подходы к закупочной деятельности нарабатывают методы, позволяющие реализовать концепцию, существенно дополняющую и расширяющую саму концепцию закупок и реализации.

Специалисты выделяют несколько путей концентрации ресурсов, среди них: горизонтальная и вертикальная интеграция, а также диверсификация. С точки зрения логистической концепции это означает развитие на розничном рынке товаров и услуг соответственно трех основных типов логистических систем: вертикальных, горизонтальных и многоканальных, различающихся по структуре взаимоотношений.

В ходе горизонтальной интеграции происходит объединение нескольких магазинов в рамках одной или нескольких компаний с целью проведения консолидированных закупок товара у поставщиков и объединения своих усилий в решении вопросов сбыта продукции. Таким образом, горизонтальные логистические системы представляют собой объединение компаний одного уровня для использования каналов на других уровнях.

Логическим следствием горизонтальной интеграции является вертикальная интеграция, поскольку возрастание суммарного валового товарооборота требует создания распределительного центра и единого звена управления. Таким образом, вырисовывается современная структура управления крупной сетевой компании.

Можно выделить три основных типа вертикальных логистических систем (ВЛС):

· корпоративные (участники канала находятся в единичном владении);

· договорные (независимые фирмы координируют программы своей деятельности на основе специальных договоров, которые могут предоставлять определённые льготы);

· управляемые (крупный известный производитель координирует функционирование канала на основе заинтересованности посредников в сохранении с ним отношений).

Рассмотрим более подробно эти три типа ВЛС.

Корпоративная ВЛС. Этот тип вертикальной логистической системы соединяет последовательные стадии производства и распределения под единым правом владения. Например, фирма розничной или оптовой торговли (такие, например, как крупнейшие в этом типе бизнеса американская фирма розничной торговли Wal-Mart или оптовая компания Super Valu), владеют крупными (контрольными) пакетами акций целого ряда фирм-производителей. С другой стороны, фирма-производитель может владеть собственно торговыми предприятиями, (так американская фирма Sherwin-Willams владеет более чем 2000 розничными точками).

Договорная ВЛС охватывает независимых участников канала (логистической цепи), которые объединяются для взаимовыгодной деятельности. В модели «производитель - оптовик - розничный торговец» возможны три комбинации: «производитель - оптовик»; «производитель - розничная торговля»; «розничная торговля - оптовая торговля».

Комбинация «производитель - оптовик» может принять форму франшизной операции, когда производитель передаёт лицензию оптовику для продажи товара.

Комбинация «производитель - розничная торговля» также часто принимает форму франшизной операции, когда производитель предоставляет розничной фирме (розничному торговцу) право продавать его товар в обмен на выполнение его условий.

И система «производитель - оптовик», и система «производитель - розничная торговля» помогают производителям поддерживать контроль над каналами без значительных инвестиционных затрат.

«Розничная торговля - оптовая торговля». Эту систему можно разделить на две части: контролируемую розничным торговцем и контролируемую оптовым торговцем. Независимые розничные организации могут объединять свои заказы, закупая товар со значительными скидками у оптовиков, которые, в свою очередь, получают возможность закупать этот товар в возможно большем количестве и, следовательно, по более низким ценам у фирм-производителей. В результате производители и оптовики получают дополнительную прибыль.

Системы, контролируемые розничными торговцами, в которые они объединяются для осуществления своих собственных оптовых операций, называются кооперативными. При этом члены кооператива сами могут покупать определённые товары у оптовой организации, находящейся в совместном владении.

Управляемая ВЛС. Функционирование логистической системы этого вида основано на размере и мощи одного из членов канала. Примером такой системы является логистика фирмы IBM.

Более сложным и многообразным является следующий этап концентрации торгового капитала, заключающийся в том, что собственники принимают решение диверсифицировать капиталы, причем как по внутриотраслевому, так и межотраслевому признаку. На этом этапе в рамках торговой фирмы могут создаваться производственные отделения, либо происходят вложения капитала в сопутствующие или смежные бизнесы.

За счёт диверсификации на одном уровне канала в многоканальной логистической системе увеличивается объём продаж. Пусть фирма, деятельность которой ранее была ориентирована исключительно на промышленный рынок, и разработавшая, предположим, новый тип миниатюрного персонального компьютера начинает разрабатывать стратегию продажи этого нового товара на неизвестном ей потребительском рынке. Эта фирма может использовать предприятие розничной торговли, реализующее товары, например, по двум каналам: через специализированные магазины товаров для офиса и покупателям через специализированные магазины сложных электротехнических товаров. Таким образом, эта фирма, имея дело только с одним посредником, выходит, по крайней мере, на два рынка.

Рассмотрение рынка с логистической точки зрения и представление торговой организации как логистической системы, дальнейшее ее развитие путем интеграции с другими логистическими системами, в частности, построение торговых логистических сетей, делает необходимым формирование в торговой организации системы логистического менеджмента.

1.2 Организация закупочной деятельности в торговой фирме

Современный уровень развития розничной торговли характеризуется многозвенной системой товароснабжения, и здесь возможны три основные стратегии товародвижения:

1. Поочередное снабжение центральным складом нижестоящих звеньев, при котором каждое пополнение направляется только одному звену в независимости от его иерархии в системе товародвижения (это может быть и магазин, и мелкооптовый склад).

В зависимости от заказов производится распределение поставок между звеньями системы (это двухкаскадная система, при которой промежуточные мелкооптовые склады отсутствуют).

Нисходящее снабжение при каждом пополнении группы нижестоящих звеньев (это классическая схема товародвижения по дистрибьютивным каналам)

Сети товародвижения, располагающие оптовыми промежуточными базами, являются наиболее прогрессивными.

Любое предприятие, как производственное, так и торговое, в котором обрабатываются материальные потоки, имеет в своем составе службу, осуществляющую закупку, доставку и временное хранение предметов труда (служба снабжения): сырья, полуфабрикатов, изделий народного потребления. Деятельность этой службы может быть рассмотрена на трех уровнях, так как служба снабжения одновременно является:

· элементом, обеспечивающим связи и реализацию целей макрологистической системы, в которую входит предприятие;

· элементом микрологистической системы, то есть одним из подразделений предприятия, обеспечивающим реализацию целей этого предприятия;

· самостоятельной системой, имеющей элементы, структуру и самостоятельные цели.

Рассмотрим цели функционирования службы снабжения на каждом из выделенных уровней.

Как элемент макрологистической системы служба снабжения устанавливает хозяйственные связи с поставщиками, согласовывая технико-технологические, экономические и методологические вопросы, связанные с поставкой товаров. Работая в контакте со службами сбыта поставщика и транспортными организациями, служба снабжения обеспечивает «ввязывание» предприятия в макрологистическую систему. Идея логистики - получение дополнительной прибыли от согласованности действий всех участников, требует, чтобы персонал службы снабжения добивался реализации целей собственного предприятия не как изолированного объекта, а как звена всей логистической макросистемы. Это означает, что служба снабжения, работая на собственное предприятие, в то же время должна преследовать цель повышения эффективности функционирования всей макрологистической системы. Собственное предприятие при таком подходе рассматривается как элемент всей макрологистической системы: улучшается положение всей системы - улучшается положение предприятия, как ее элемента.

Служба снабжения, являясь элементом организовавшего ее предприятия, должна органически вписываться в микрологистическую систему, обеспечивающую прохождение материального потока в цепи «снабжение - производство - сбыт». Обеспечение высокой степени согласованности действий по управлению материальными потоками между службой снабжения и службами производства и сбыта является задачей логистической организации предприятия в целом. Современные системы организации производства и материально-технического обеспечения (например, система МРП) обеспечивают возможность согласования и оперативной корректировки планов и действий снабженческих, производственных и сбытовых звеньев в масштабе предприятия с учетом постоянных изменений в реальном масштабе времени.

Рассмотрим два варианта организации снабжения, принципиально отличающиеся друг от друга возможностями реализации системного подхода к управлению материальными потоками в процессе обеспечения предприятия сырьем.

В первом случае перечисленные выше задачи распределяются между различными функциональными подразделениями. Например, задачи что закупить и сколько закупить решаются дирекцией по производству. Здесь же выполняются и работы по складированию закупленных предметов труда. Задачи, у кого и на каких условиях закупить решаются дирекцией по закупкам. Здесь же выполняются и перечисленные работы по снабжению, то есть заключаются договоры, контролируется их исполнение, организуется доставка закупленных предметов труда. В результате функция управления материальным потоком в процессе снабжения предприятия сырьем и материалами разделена между различными службами и ее эффективная реализация затруднена.

Другой вариант предполагает сосредоточение всех функций снабжения предприятия в одних руках, например, в дирекции по материально-техническому снабжению. Такая структура создает широкие возможности логистической оптимизации материального потока на стадии закупок предметов труда.

Существуют следующие основные этапы решения задач закупочной логистики:

· Сбор и обработка информации о конъюнктуре рынка ресурсов и действующих условиях торговли, доставки, хранения и т.д.

· Выбор формы и источников материально-технического снабжения.

· Размещение заказов и их реализация.

· Организация делопроизводства по учету ресурсов и расчетам за приобретенные материальные ценности.

· Поддержание отношений с поставщиками.

Прежде всего, закупочная логистика решает задачу «что закупить». Задача «что закупить» заключается в принятии одного из двух альтернативных решений - делать комплектующее изделие самим (если это в принципе возможно) или же покупать у другого производителя. В англоязычной литературе эта задача встречается под названием Make-or-Buy Problem (задача «сделать или купить»), или сокращенно - задача MOB, решение которой зависит от ряда внешних факторов, а также от условий на самом предприятии.

Решение в пользу закупок комплектующих и соответственно против собственного производства должно быть принято в случае, если:

· потребность в комплектующем изделии невелика;

· отсутствуют необходимые для производства комплектующих мощности;

· отсутствуют кадры необходимой квалификации.

Решение против закупок и в пользу собственного производства принимается в том случае, когда:

· потребность в комплектующих изделиях стабильна, и достаточно велика;

· комплектующее изделие может быть изготовлено на имеющемся оборудовании.

После того, как решена задача «делать или покупать» и предприятие определило, какое сырье и какие материалы необходимо закупить, решают задачу выбора поставщика.

Для поиска поставщиков используется стандартная схема, состоящая из четырех этапов:

1 этап поиск потенциальных поставщиков.

Для поиска потенциальных поставщиков используется следующий механизм действий:

· проведение конкурсов (тендеров);

· изучение рекламных материалов (фирменных каталогов, объявлений в средствах массовой информации и т.п.);

· посещение ярмарок, выставок;

· личные контакты с возможными поставщиками (переписка, телефонные звонки, деловые встречи).

Конкурсные торги (тендеры)  распространенная форма поиска потенциальных поставщиков. Тендеры проводятся в случае, если предполагается закупить сырье, материалы на большую денежную сумму или наладить долгосрочные связи. Конкурсные торги выгодны как поставщику, так и потребителю. Поставщик получает точное представление об условиях работы с потребителем. Потребитель решает проблему получения требуемого предложения, одновременно, выбирая наилучшего поставщика. Проведение тендера осуществляется по следующей схеме:

· формирование условий тендера;

· разработка и публикация тендерной документации;

· рекламная кампания;

· проверка оценочной квалификации участников тендера;

· проведение анализа тендерных предложений;

· определение победителя тендера.

По итогам первого этапа формируется список потенциальных поставщиков, который может постоянно дополняться.

2 этап проверка поставщиков.

Одним из условий долгосрочной работы с новым поставщиком, является надежность, финансовая ликвидность компании. Компания, которая готова стать долгосрочным поставщиком, становиться партнером. Именно на стадии знакомства происходит проверка потенциального партнера, а не на стадии сотрудничества. Если поставщик окажется недобросовестным, то у потребителя могут возникнуть проблемы в налаженной работе производства и может привести к финансовым потерям. Поэтому важно выявить надежность поставщиков до заключения договора. Для проверки надежности поставщика может быть получена информация из следующих источников:

· личная встреча с руководством компании;

· финансовая отчетность поставщика;

· местные источники (действующие на данной территории юридические лица или «осведомители» официальных органов);

· банки и финансовые институты;

· конкуренты потенциального поставщика;

· торговые ассоциации;

· информационные агентства;

· государственные источники (регистрационные палаты, налоговая и др., обладающие открытой для ознакомления информацией).

В большинстве своем отечественные предприятия при выборе поставщика руководствуются собственной информацией, не прибегая к другим источникам информации. Итогом второго этапа является список поставщиков с проверенной репутацией.

3 этап анализ потенциальных поставщиков.

Получив список потенциальных поставщиков после второго этапа необходимо провести анализ производственных возможностей этих предприятий. Составленный перечень поставщиков анализируется на основании различных критериев, позволяющих осуществить отбор реальных поставщиков. Количество таких критериев может быть достаточно велико, более 60. Критерии, на которых осуществляется анализ потенциальных поставщиков является ценой и качеством продукции, а также надежностью поставок. Надежность поставщика включает выполнение обязательств по срокам поставок, ассортименту, комплектности, и количеству поставляемой продукции.

К другим критериям относятся следующие:

· финансовое положение поставщика;

· сроки выполнения текущих и экстренных заказов;

· наличие резервных мощностей;

· повышение качества выпускаемой продукции;

· удаленность поставщика от потребителя;

· организация управления качеством у поставщика;

· способность обеспечить поставку запасных частей в течение всего срока службы поставляемого оборудования;

· профессиональный уровень персонала;

· текучесть кадров и др.

В результате проведенного анализа потенциальных поставщиков формируется перечень конкретных поставщиков, с которыми проводится работа по заключению договоров.

4 этап оценка надежности поставщика.

По результатам работы с поставщиками проводится оценка результатов работы по уже заключенным договорам. Для этого разрабатывается специальная шкала оценки, позволяющая насчитать рейтинг поставщика. Перед расчетом рейтинга необходимо выполнить дифференциацию закупаемых предметов труда.

Закупаемые товары, сырье и комплектующие изделия, как правило неравнозначны с точки зрения целей производственного или торгового процесса. Отсутствие комплектующих, требующихся регулярно, может привести к остановке производственного процесса (равно как и дефицит некоторых товаров в торговле  к резкому падению прибыли торгового предприятия). Главным критерием при выборе поставщика будет являться надежность поставки.

Алгоритм определения надежности поставок следующий:

· Сопоставление даты поставки плановой и фактической.

· Определение времени опоздания.

· Сопоставление объемов поставки: планового и фактического. Выявление случаев недопоставки продукции.

· Определение объема недопоставки продукции

· Определение условного опоздания в случае недопоставки

· Определение общей величины опозданий

· Определение количества случаев отказа.

· Определение общей величины отказов

· Определение интенсивности отказов

· Определение коэффициента готовности поставок

· Надежность снабжения.

Если закупаемые предметы труда не являются значимыми с точки зрения производственного или торгового процесса, то при выборе их поставщика главным критерием будут служить затраты на приобретение и доставку.

Выбранный товар для предприятия может закупаться как непосредственно у производителя, так и у посредников, дилеров. Основным фактором, влияющим на выбор поставщика, является номенклатура товара и его цена. Все зависит от того, на каких условиях осуществляется реализация. Так, например, закупая товар у производителя предприятие может столкнуться с проблемой самостоятельного формирования необходимого ассортимента. Данные условия характерны для производителей занимающихся массовым производством и выпускающих широкую номенклатуру товаров. При таких условиях осуществлять закупку товара у посредника, который специализируется на формировании нужного ассортимента и поставках его потребителю является более выгодным.

Другим преимуществом закупки товара у посредника является возможность приобрести широкий ассортимент нужного товара относительно небольшими партиями. В результате сокращается потребность в запасах, складах, уменьшается объем договорной работы с изготовителями отдельных позиций ассортимента.

Из-за того, что посредники закупают крупную партию товара, цена товара у посредника может оказаться ниже, чем у изготовителя.

Важнейшей функций в заготовительной логистике является контроль входных потоков  поставок. Процесс контроля заключается в отслеживании движения материальных потоков, начиная с подтверждения источников генерации получения заказа, согласования условий поставки и завершения проверкой отгрузки и доставки заказанной продукции. В ходе осуществления контроля за выполнением заказа проверяется соблюдение поставщиком своих договорных обязательств по ассортиментной структуре, мощности материального потока и качеству продукции. Проверка транспортно-экспедиционных посредников заключается в соблюдении сроков доставки, отсутствии повреждений, недостач и т.д. Выполняемая на предприятии функция контроля позволяет регулировать интенсивность материальных потоков и делать выводы о надежности и ответственности поставщика.

Произошедшие непредвиденные сбои в поставках могут привести к временной остановке производства или сокращении объемов производства. При надлежащей организации контроля предприятие сможет оперативно получать информацию об объеме и сроках ожидаемых поставках товаров и оперативно принимать соответствующие меры при возможных отклонениях от условий заказа.

Логистическая система контроля за выполнением заказа предусматривает прямой постоянный контакт между отправителем и получателем товара. Данное взаимодействие обоюдовыгодно, так как позволяет выявить недостатки в работе поставщик, а для потребителя иметь надежного поставщика позволяющего работать предприятию без сбоев. При таком взаимодействии формируются массивы информации о параметрах и структуре материальных потоков, о развитии деловых взаимоотношений с поставщиками. Необходимость координированного контроля за ходом выполнения поставок в условиях расширения хозяйственных связей, динамичности рынка и дальнейшей интеграции с производством привела к широкому применению компьютерных и информационных технологий.

Как правило, установленная на предприятии система контроля предназначена не только за соблюдением условий заказа, но также для выявления на начальной стадии брака, позволяет тем самым избежать попадания в производственный процесс некачественного сырья и материалов. Непосредственная взаимозависимость между качеством сырья и готовой продукции заставляет предпринимателей уделять повышенной внимание качеству исходного сырья.

Сложность осуществления контроля за выполнением заказа обусловлена номенклатурой, ассортиментом поставляемого товара. Чем шире ассортимент, тем больше времени будет уходить на проверку поставляемой партии товара. Партия товара  это регламентируемый договором объем и ассортимент одноразовой поставки продукции. Формирование партии товара происходит на основе потребности заказчика в конкретном материальном потоке,

Параметры, по которым предприятие-получатель будет осуществлять контроль за выполнением заказа целиком и полностью зависит от самого предприятия. Как правило, перечень требований к партии товара формируется на основе производственной необходимости, обусловленной конечным продуктом и технологическим процессом. С другой стороны партия поставки зависит от возможности поставщика, вида используемого транспорта, условий хранения продукции и многих других факторов.

Так например, если предприятие производит одноразовую пластмассовую продукцию, то получаемое для производства сырье  пластмасса должна быть предназначена для пищевых продуктов, иметь соответствующий сертификат. Предприятие использует станки, которые работают на сырье определенной формы и массы. В противном случае предприятию нужно иметь специальное подразделение, специализирующееся на подготовке сырья нужных форм и размеров или искать посредника специализирующегося на выполнении этих функций.

При размещении заказа и его реализации потребитель должен обязательно согласовать с поставщиком интервалы материальных потоков. Если интервал отгрузки является ориентиром для поставщика, то и интервал поставки является ориентиром для потребителя. Интервал отгрузки  это время между двумя следующими друг за другом поставками. Интенсивность интервала отгрузки зависит от транзитной нормы, наличия складских мощностей у грузополучателя и других факторов.

Категория интервала отгрузки в заготовительной логистике используется при планировании норм запаса, осуществлении контроля за поставками, регулировании производственно-хозяйственной деятельности. При заключении договорных обязательств рассчитывают также частоту поставок (число поставок в отчетном периоде), а через данный показатель  средний интервал поставки.

В случае возникновения отклонения от планового хода процесса поставки соответствующая логистическая служба осуществляющая контроль за выполнением заказа принимает оперативные меры по розыску потерянных грузов, ускорению продвижения материальных потоков, оформлению претензий к виновным. Возникшие недопоставки, срывы поставок, нарушения сроков доставки могут быть компенсированы различными видами страхования и возмещения убытков со стороны поставщика, перевозчика. При обнаружении несоответствия входного материального потока условиям договора поставки составляется двусторонний акт о выявленных нарушениях (по ассортименту, количеству, качеству и т.д.).

Для оценки результатов выполнения договорных обязательств по поставкам продукции применяется комплексный показатель, определяемый как произведение трех частных показателей выполнения плана поставок: по срокам, ассортименту и качеству. При этом частные показатели необходимо согласовать между собой. Это означает, что при анализе выполнения обязательств по ассортименту следует учитывать лишь те материальные потоки, которые достигли назначения в срок, а долю ресурсов, соответствующую требованиям по качеству, определять только по продукции, зачтенной в счет поставок по ассортименту.

Комплексный показатель выполнения обязательств по поставкам материальных ресурсов рассчитывается по формуле:

К_компл = (1- К_н) х К_асс х К_к,

где К_н коэффициент невыполнения обязательств по поставкам в установленные сроки;

К_асс коэффициент выполнения обязательств по ассортименту;

К_к коэффициент выполнения обязательств по качеству продукции.

Еще одним важнейшим направлением процесса управления поставками в закупочной логистике является постоянное отслеживание надежности заготовительной системы (подсистемы).

Надежность заготовительной подсистемы означает гарантированность обеспечения логистической системы (потребителя) необходимыми ей (ему) материальными ресурсами в течение заданного промежутка времени вне зависимости от возможных недопоставок, нарушений сроков доставки и т. д.

Задача надежности заготовительной подсистемы решается на основе комплексного логистического подхода с применением методов теории вероятностей, теории надежности, теории массового обслуживания и прочего инструментария.

В самом общем виде надежность заготовительной подсистемы рассчитывается по формуле:

1 Ротк (t),

где Ротк вероятность отказа в удовлетворении заявки потребителя материальных ресурсов.

В одноканальной логистической системе, в которой каждое комплектующее изделие исходит из одного внешнего источника снабжения, невыполнение хотя бы одним из имеющихся поставщиков своих договорных обязательств приводит к простою производства у потребителя. В этом случае надежность заготовительной подсистемы рассчитывается по формуле:

_n

Р = П (1 - Pⁱ отк (t)),

ⁱ⁼¹

где Рⁱ отк вероятность отказа со стороны i-ro поставщика;

_n

П количество поставщиков.

ⁱ⁼¹

В многоканальной логистической системе, в которой по всем видам материальных ресурсов кроме основного поставщика имеется поставщик-дублер, надежность заготовительной системы может быть вычислена по формуле:

_n

Р = 1 П (1 p_i),

ⁱ⁼¹

где P_i надежность i-гo поставщика.

На практике логистические модели представляют собой более сложные явления, чем традиционные. Поэтому при расчете надежности за заготовительной подсистемы могут учитываться также зависимости между отказами (например, имеется ли некоторый случайный фактор, могущий повлиять на надежность всех поставщиков одновременно), виды взаимодействия логистических цепей в случае отказа одной из них (т. е. все или только часть свободных в данный момент цепей переключаются на выполнение не обслуженной заявки; в другом случае происходит ли прерывание выполнения текущей заявки и переключение занятой цепи на выполнение не обслуженной приоритетной заявки и т. д.) и другие факторы.

Основными оценочными показателями управления поставками (входами потоками) в логистике являются затраты по завозу материальных курсов. Они являются частью транспортно-экспедиционных издержек фактической себестоимости продукции. Затраты складываются из:

расходов по оплате тарифов и сборов транспортных организаций по продвижению материальных потоков;

расходов на содержание собственного транспорта и организацию процессов транспортировки.

1.3 Технология закупочной деятельности в торговой фирме

Специфическая особенность организации деятельности торгового предприятия состоит в том, что здесь не только осуществляется процесс движения товаров из сферы производства в сферу потребления, но и происходит смена форм стоимости. Поэтому в торговле необходима грамотная организация как торгового, так и технологического процесса.

Технологический процесс включает в себя совокупность последовательно взаимосвязанных способов, приемов и трудовых операций, направленных на сохранение потребительских свойств товаров и ускорения доведения товаров до торговой сети и потребителей. Технологический процесс обеспечивает обработку потоков, начиная с поступления товаров в магазин и кончая полной подготовкой их к продаже. Технологический процесс включает такие операции, как приемка товаров по количеству и качеству, хранение, фасовка и упаковка товаров, их перемещение и выкладка в торговых залах магазинов и др.

Торговый процесс обеспечивает смену форм стоимости. Особенность этого процесса заключается в том, что предметом труда здесь являются не только товары, но и покупатели. Работники магазинов осуществляют продажу товаров и обслуживание покупателей, а покупатели участвуют в торговом процессе. Обеспечивая непосредственное доведение товаров до потребителей, торговый процесс включает в себя и такие виды организации коммерческой деятельности, как изучение спроса населения, формирования ассортимента и рекламу товаров, оказание покупателям дополнительных услуг, текущее пополнение товаров и др.

Основными принципами организации этих процессов в торговых предприятиях являются:

· Обеспечение комплексного подхода к выработке оптимальных вариантов продажи товаров.

· Обеспечение наилучших условий выбора товаров, экономия времени покупателей, высокий уровень торгового обслуживания.

· Достижение оптимальной экономической эффективности технологического процесса путем ускорения оборачиваемости товаров, экономии труда, роста его производительности, снижения издержек обращения.

Эти факторы определяют динамичность торгового и технологического процесса.

В зависимости от потребительских свойств товаров, степени их готовности к продаже, принятой системы доставки товаров в магазины, применяемых форм продажи можно выделить три основные схемы торгового и технологического процессов.

Первая схема является наиболее сложной, но чаще применяемой. Она включает разгрузку товаров с автотранспорта, приемку их по количеству и качеству, хранение, подготовку к продаже и продажу.

Вторая схема включает разгрузку товаров с автотранспорта, приемку их по количеству и качеству, хранение и продажу.

Третья схема предусматривает разгрузку товаров с автотранспорта, приемку их по количеству и качеству, и продажу. При этом в магазинах, применяющих продажу товаров с индивидуальным обслуживанием покупателей, процесс обслуживания более сложен, чем в магазинах самообслуживания.

Применение какой-либо одной схемы в пределах одного магазина встречается довольно редко. Как правило, в магазинах, одновременно действуют все три схемы.

Традиционная система организации материального снабжения основана на принципе наличия запасов. В этом случае требуется оформление документа о получении необходимого для производства материала из запасов собственного склада. На складе подбираются нужные материалы и передаются системой транспортировки получателю либо доставляются прямо на рабочие места.

В случае, если требуемый предприятию материал отсутствует на собственном складе, делается запрос в орган закупок. На основе запроса закупочный орган оформляет заказ и посылает его поставщику. Поставщик принимает заказ и обеспечивает отправку товаров. Предприятию заказчику отправляются крупные партии материалов, как правило, автомобильным или железнодорожным транспортом. Заказанные грузы по их поступлении принимают на складе предприятия. Здесь проверяют качество материалов, их соответствие заявке по количеству и номенклатуре. После оформления соответствующих документов о поступлении товаров они доставляются на отдельные производства.

Вследствие значительной разветвленности и многообразия возможных вариантов хозяйственных связей, а также естественного желания руководства предприятий вести строгий учет и контроль за системой материально-технического снабжения своих подразделений потоки документации, соответствующие переходу от одного структурного элемента к другому, состоят в большинстве своем из специально разработанных формуляров. Объем документооборота при традиционной системе снабжения можно проиллюстрировать на примере Германии, где отдел закупок или посредник передает поставщику 9-10 документов, а поставщик, выполняя заявку, передает потребителю до 14 документов.

Оформление и обработка многочисленных бланков занимают много времени, что приносит значительный ущерб заказчикам, ожидающим материалы. Длительность цикла организации поставки ведет к возможным ошибкам в выполнении заказов. Некоторые ошибки обнаруживаются только тогда, когда материалы уже доставлены по назначению. Обработка этой многочисленной совокупности формуляров предполагает наличие соответствующего персонала и влечет значительные затраты.

Главный недостаток традиционной системы закупок это потребность в больших запасах и комплексе складов с присущими им административными издержками и затратами труда.

В последние десятилетия разработан ряд систем закупочной логистики ориентированных на конкретную потребность производства:

· система Канбан (карточка) метод управления поставками в условиях поточного производства, разработанный в Японии и учитывающий потребность, которая исходит из конечного монтажа;

· система планирования производственных ресурсов МРП (MRP) метод снабжения, охватывающий 3 уровня: на первом уровне осуществляется программное планирование, на втором распределение материалов, на третьем управление закупками (т.е. фактическое отклонение от плана передается через обратную связь на уровень планирования и возникает замкнутая система);

· система «Точно в срок» метод снабжения, с помощью которого в результате частых («дробных») поставок резко сокращаются накопленные запасы;

· система запросов метод снабжения, при котором с поставщиками заключаются типовые контракты на длительный период существования потребностей, а данные по фактической потребности запрашиваются на основе поэтапного уточнения;

· система прогнозных показателей система, при которой спрос на большие партии закупок формируется на определенном уровне, а затем конкретный объем поставок приводится в соответствие со спросом;

· система электронно-информационной коммуникации клиента и поставщика метод снабжения, при котором запрос поступает в виде заказа, а данные о поставке и транспортировке уточняются в прямом межкомпьютерном общении.

Наиболее перспективным и характерным способом оперативного снабжения является система «Точно в срок». Она возникла в середине 50-х годов в Японии и получила сначала там широкое распространение, а затем в Европе и США. Суть оперативного снабжения заключается в закупке по долгосрочному контракту и поставке предметов снабжения, минуя промежуточные склады, прямо на производственные линии в сроки, максимально приближенные к моменту потребления, при их жестком соблюдении. Наибольшее распространение метод поставок «Точно в срок» получил в машиностроении при сборочном производстве.

Применение системы «точно в срок» предусматривает работу потребителей с гораздо более низким запасом сырья и материалов, чем в условиях традиционного снабжения. Вследствие этого, повышаются требования к надежности всех участников логистического процесса, в том числе и к транспортникам. Если в условиях традиционного снабжения при выборе перевозчика в первую очередь обращают внимание на перевозочные тарифы, то при использовании системы «точно в срок» предпочтение отдается перевозчику, способному гарантировать надежность соблюдения сроков доставки.

Для предприятий использующих систему «точно в срок» характерны следующие особенности:

· стабильный выпуск продукции;

· частые поставки небольшими партиями;

· поставки на основе долгосрочных заказов;

· минимальный объем сопутствующей документации;

· объем информации по поставкам фиксирован для всего объема, но может меняться от одной поставки к другой;

· отсутствие поставок товара с избытком или недостатком;

· поставщиков ориентируют на использование стандартной тары и упаковки.

Применение системы «точно в срок» позволяет достичь следующих результатов:

· сократить затраты на содержание запасов;

· уменьшить количество брака;

· уменьшить складские мощности.

Достоинства для поставщика:

· полная загрузка производственных мощностей;

· сохраняется квалифицированная рабочая сила;

· сокращение складских расходов;

· упрощение процедуры согласования поставок за счет близости поставщика.

Использование системы «точно в срок» должна предшествовать дифференциация ассортимента (номенклатуры) поставляемых товарных или производственных ресурсов с целью выделения наиболее значимых позиций.

Для объединения интересов торговых организаций на принципах закупочной логистики существует концепция распределительных центров.

За основу распределительного центра взята модель общетоварного склада розничной торговой организации, позволяющая складировать самые разнообразные товары, поскольку с такого склада необходимо обеспечить снабжение до 50-60% поступающих в розничную продажу товаров. Отличие распределительного центра от такого склада обуславливают два принципиальных момента. Первое - внедрение в технологические процессы по складированию и транспортировке товаров логистических схем и последующая автоматизация этих процессов. Второе - экономическая эффективность. Управляющий орган сетевой компании, централизуя закупку товаров, добивается, во-первых, наибольших скидок у поставщиков и, во-вторых, более быстрого обновления ассортимента в зависимости от изменения спроса населения с целью ускорения оборачиваемости товарных запасов. Реальный экономический эффект от этих преобразований огромен и становится в дальнейшем решающим фактором в конкурентной борьбе. Таким образом, в отличие от склада как места по физическому хранению и перемещению грузов в структуре сетевой компании, распределительный центр является центром по рационализации товарных потоков - преобразованию поступающей от поставщиков товарной массы в готовые к реализации дробные ассортиментные позиции и быстрому распределению партий по торговым точкам собственным транспортом.

Прогрессивная роль распределительных центров состоит в том, что они обеспечивают целостность процесса формирования торгового ассортимента от поставщика до торговой полки. Автоматизация торговых и информационных процессов только упрочила эту целостность, позволяя управляющему органу принимать более обоснованные решения, а дополнительные затраты по внедрению автоматизированных систем перекрываются снижением транспортных и складских затрат в результате применения логистики.

Существуют следующие основные функции распределительных центров:

· предоставление возможности управляющему органу закупать крупные партии товаров для поддержания оптимального ассортимента в обслуживаемых им розничных магазинах. За счет этого достигаются минимальные закупочные цены, ускоряется оборачиваемость товарных запасов и рост розничных продаж;

· оптимизация торгово-технологических и складских операций с целью снижения эксплуатационных и других издержек;

· оптимизация транспортных потоков, что позволяет снижать нерациональное использование транспорта;

· оптимизация работы по контролю качества товаров, подтверждения соответствия (сертификация) и т. д. За счет переноса этих работ из магазинов в распределительные центры достигается централизация людей и средств, что позволяет сократить внутрихозяйственные затраты на предприятиях розничной торговли.

Мировой практике известно два типа распределительных центров - открытый и закрытый. Закрытый центр обслуживает магазины только одной сети, собственностью которой он является. Вся внутренняя технология такого центра подчинена задаче формирования и поддержания принятого в своих магазинах ассортимента товаров. Здесь технологический цикл работы центра замкнут внутренними задачами. Если же распределительный центр принимает на «абонентское» обслуживание сторонние магазины, то он именуется открытым. В этом случае распределительный центр проводит самостоятельную деятельность по оптовой реализации товаров.

Преимущества взаимодействия с открытым распределительным центром для магазинов:

· по основной части ассортимента работа с одним поставщиком;

· менее трудоемкий и более регламентированный процесс заказа и получения товара.

Преимущества взаимодействия с открытым распределительным центром для дистрибьютора:

· сокращение логистических цепочек и связанное с этим снижение издержек;