Изучение системы закупочной деятельности торговой организации

Размещено на http://www.allbest.ru/

СОДЕРЖАНИЕ

Введение

1. Основы закупочной деятельности предприятия розничной торговли

1.1 Сущность системы закупочной деятельности в розничной торговле

1.2 Критерии и методы выбора поставщиков в розничной торговле

1.3 Показатели эффективности закупочной деятельности розничного торгового предприятия

2. Анализ организации закупочной деятельности предприятия розничной торговли на примере магазина «Виктория»

2.1 Общая организационно - экономическая характеристика деятельности магазина

2.2 Оценка организации закупочной деятельности

2.3 Выявление основных путей повышения эффективности закупочной деятельности

Заключение

Список использованной литературы



ВВЕДЕНИЕ

В настоящее время благополучие и коммерческий успех предприятия всецело зависят от того, насколько эффективна его деятельность, и она должна быть ориентирована только на прибыльное, рентабельное хозяйствование, так как предприятие несет всю полноту экономической ответственности за свои решения и действия. Все операции по организации торгово-оперативных процессов и управлению ими с целью достижения высокой экономической эффективности работы предприятия торговли связаны, прежде всего, с рациональной организацией хозяйственных связей с поставщиками, которые способствуют планомерному развитию экономики, сбалансированности спроса и предложения, своевременной поставке продукции потребителям. Поэтому на каждом предприятии должна проводиться работа по изучению и поддержанию хозяйственных связей с поставщиками. Все это в совокупности и определяет актуальность темы данной курсовой работы.

Цель исследования - изучение системы закупочной деятельности торговой организации в теории и на практике.

В соответствии с целью работы были выработаны следующие задачи исследования:

1. Изучить методологические основы закупочной деятельности торгово - розничного предприятия по материалам специализированной литературы.

2. Описать методику анализа эффективности закупочной деятельности, применяемой в розничной торговле.

3. Охарактеризовать особенности организации закупочной деятельности.

4. Проанализировать закупочную деятельность реально функционирующей организации - магазина «Виктория».

5. Разработать рекомендации по повышению эффективности закупочной деятельности, возможные к внедрению на практике.

Базой исследования стала нормативно - методологическая литература, материалы интернет - ресурсов, периодические издания и материалы предприятия - магазина «Виктория».

Структура курсовой работы отвечает логике исследования и поставленным задачам: введение, первая глава - теоретическая, вторая глава - аналитического характера, заключительные выводы и список использованной литературы.

При написании курсовой работы были использованы следующие методы: описательный метод, метод вторичного анализа, сравнительный метод, логический, статистический, графический и табличный методы.



1. Основы закупочной деятельности предприятия розничной торговли

1.1 Сущность системы закупочной деятельности в розничной торговле

Закупочная логистика - это управление материальными потоками в процессе обеспечения предприятия материальными ресурсами.

Значимым элементом микрологистической системы является подсистема закупок, организующая вход материального потока в логистическую систему. Управление материальными потоками на данном этапе имеет известную специфику, что объясняет необходимость выделения закупочной логистики в отдельный раздел изучаемой дисциплины.

Основные вопросы, на которые следует ответить в процессе обеспечения предприятия предметами труда, традиционны и определяются логикой снабжения:

- что закупить;

- сколько закупить;

- у кого закупить;

- на каких условиях закупить.

К традиционному перечню логистика добавляет свои вопросы:

- как системно увязать закупки с производством и сбытом;

- как системно увязать деятельность предприятия с поставщиками.

Обозначенный круг вопросов закупочной логистики определяет состав решаемых в данной функциональной области задач и характер выполняемых работ.

Рассмотрим задачи и работы, относящиеся к закупочной логистике.

1. Определение потребности в материальных ресурсах. Для этого необходимо идентифицировать внутрифирменных потребителей материальных ресурсов. Затем выполняют расчет потребности в материальных ресурсах. При этом устанавливают требования к массе, размеру и другим параметрам поставок, а также к сервису поставок. Далее разрабатывают планы-графики и спецификации на каждую позицию номенклатуры и (или) номенклатурные группы. Для потребляемых материальных ресурсов также может решаться задача «сделать или купить».

2. Исследование рынка закупок. Такое исследование начинают с анализа поведения рынка поставщиков. При этом необходимо идентифицировать всех возможных поставщиков по непосредственным рынкам, рынкам заменителей и новым рынкам. Далее следует предварительная оценка всех возможных источников закупаемых материальных ресурсов, а также анализа рисков, связанных с выходом на конкретный рынок.

3. Выбор поставщика. Он включает в себя поиск информации о поставщиках, поиск оптимального поставщика, оценку результатов работы с выбранными поставщиками.

4. Осуществление закупок. Реализация данной функции начинается с проведения переговоров, которые должны завершиться оформлением договорных отношений, т. е. заключением контракта. Договорные отношения формируют хозяйственные связи, рационализация которых также является задачей логистики. Осуществление закупок включает в себя выбор метода закупок, разработку условий поставки и оплаты, а также организацию транспортировки материальных ресурсов. При этом составляются графики поставки, осуществляется экспедирование, возможно, организуются таможенные процедуры. Завершаются закупки организацией приемного контроля.

5. Контроль поставок. Одной из значимых задач контроля поставок является контроль качества поставки, т. е. учет количества рекламаций и брака. Контроль поставок включает в себя также отслеживание сроков поставки (число ранних поставок или опозданий), отслеживание сроков оформления заказа, сроков транспортировки, а также контроль состояния запасов материальных ресурсов.

6. Подготовка бюджета закупок. Существенной частью закупочной деятельности являются экономические расчеты, так как необходимо точно знать, во что обходятся те или иные работы и решения. При этом определяют затраты:

- на выполнение заказа по основным видам материальных ресурсов;

- транспортировку, экспедирование и страхование;

- грузопереработку;

- контроль над соблюдением условий договора поставки;

- приемку и проверку материальных ресурсов;

- поиск информации о потенциальных поставщиках.

В рамках проведения экономических расчетов к задачам закупочной логистики следует отнести расчет издержек из-за дефицита материальных ресурсов.

7. Координация и системная взаимосвязь закупок с производством, сбытом, складированием и транспортированием, а также с поставщиками. Эта специфическая задача закупочной логистики, которая решается, как было отмечено выше, посредством организации системной связи закупок с производством, сбытом, а также тесных связей с поставщиками в области планирования, экономики, техники и технологии.

Снабжение - это деятельность, включающая в себя процедуры закупки, доставки, приемки, хранения и предпродажной подготовки продукции.

Управление снабжением - это деятельность по координации взаимодействия участников цепи поставок с целью обеспечения добавленной ценности для потребителей.

Политика снабжения представляет собой общие рекомендации, на основе которых определяются назначение, цель и аспекты деятельности подразделения снабжения предприятия.

Содержание политики снабжения:

1) описание организационной структуры подразделения снабжения;

2) положение о ценных закупках;

3) положение об этике снабженческой деятельности, функции снабжения;

4) выявление и изучение источников ресурсов и поставщиков продукции;

5) определение потребности и расчет количества заказываемой продукции;

6) решение о заказе;

7) установление числа и сроков поставок и наблюдение за ними;

8) управление запасами;

9) учет и контроль хода выполнения договорных обязательств.

Рассмотрим основные принципы, которым подчиняется определение основных направлений управление снабжением на предприятии:

1) планомерность - завоз продукции на основе плановых графиков завоза;

2) ритмичность - завоз продукции через относительно одинаковые промежутки времени, что создает оптимальные условия для работы оптовых и розничных торговых предприятий, складов, транспорта и других звеньев цепи поставок;

3) оперативность - осуществление процесса снабжения продукцией в зависимости от изменения спроса на нее;

4) экономичность - минимальные затраты рабочего времени, материальных и денежных ресурсов на доставку продукции. Достигается путем эффективного использования транспортных средств, механизации погрузочно-разгрузочных работ, установления оптимальной звенности цепи поставок;

5) централизация - снабжение потребителей продукцией силами и средствами поставщиков;

6) технологичность - использование современных технологий закупок и поставок.

Разработка программы снабжения - это определение вида и количества продукции, закупаемой на различных рынках, а также времени закупки того или иного вида продукции.

Задачей системы снабжения является обеспечение запланированного уровня обслуживания потребителей с минимальными общими затратами.

К системе снабжения, как правило, предъявляют следующие требования:

1) обеспечение непрерывного потока продукции: потока сырья, комплектующих и предоставления услуг, необходимых для жизнедеятельности предприятия;

2) управление запасами - сведение уровня инвестиций, связанных с запасами продукции, и затрат на их поддержание к минимуму;

3) поддержание уровня качества обслуживания потребителей;

4) работа с поставщиками - поиск компетентных поставщиков;

5) стандартизация - покупка стандартной продукции там, где это возможно;

6) достижение минимальной общей стоимости обслуживания; процесс закупки требует наличия продукции и обслуживания по наименьшей стоимости;

7) обеспечение конкурентного преимущества предприятия;

8) развитие отношений и достижение гармоничных, продуктивных и рабочих отношений с сотрудниками других функциональных подразделений предприятия;

9) обеспечение снабжения при снижении уровня накладных расходов. Надежность снабжения - гарантированность обеспечения потребителя необходимой ему продукцией в течение запланированного промежутка времени.

Любое предприятие, как производственное, так и торговое, в котором обрабатываются материальные потоки, имеет в своем составе службу, осуществляющую закупку, доставку и временное хранение предметов труда (служба снабжения): сырья, полуфабрикатов, изделий народного потребления. Деятельность этой службы может быть рассмотрена на трех уровнях, так как служба снабжения одновременно является:

- элементом, обеспечивающим связи и реализацию целей макрологистической системы, в которую входит предприятие;

- элементом микрологистической системы, т. е. одним из подразделений предприятия, обеспечивающим реализацию целей этого предприятия;

- самостоятельной системой, имеющей элементы, структуру и самостоятельные цели.

Рассмотрим цели функционирования службы снабжения на каждом из выделенных уровней.

1. Как элемент макрологистической системы служба снабжения устанавливает хозяйственные связи с поставщиками, согласовывая технико-технологические, экономические и методологические вопросы, связанные с поставкой товаров. Работая в контакте со службами сбыта поставщика и с транспортными организациями, служба снабжения обеспечивает включение предприятия в макрологистическую систему. Идея логистики - получение дополнительной прибыли от согласованных действий всех участников - требует, чтобы персонал службы снабжения добивался реализации целей собственного предприятия не как изолированного объекта, а как звена всей логистической системы. Это означает, что служба снабжения, работая на собственное предприятие, в то же время должна преследовать цель повышения эффективности функционирования всей макрологистической системы. Собственное предприятие при таком подходе рассматривается как элемент всей макрологистической системы: улучшается положение всей системы - улучшается положение предприятия как ее элемента. В качестве простого примера рассмотрим группу способных предпринимателей, каждый из которых ведет собственный бизнес. Если эти люди объединятся и начнут работать не только «на себя», но и на общий результат, то потенциальные возможности получения прибыли каждым из них возрастут. Логистическая интеграция с поставщиками достигается за счет комплекса мер экономического, технологического, технического и методологического характера. Например, для того чтобы управлять сквозными затратами на логистику, предприятия-партнеры должны обмениваться информацией о составе издержек, выделять наиболее значимые из них, устанавливать взаимосвязи между значимыми издержками, совместно вырабатывать комплекс технико-технологических и методологических мер, обеспечивающих снижение этих издержек. В основе интеграции должна лежать ориентация на хорошие партнерские отношения, на готовность сделать встречный шаг даже тогда, когда это не приносит никакой прибыли. Носитель философии «моя хата с краю...» сегодня, скорее всего, не будет чувствовать себя комфортно в мире бизнеса.

В логистике отношения с поставщиками должны строиться на следующих принципах:

- обращаться с поставщиками так же, как с клиентами фирмы;

- не забывать на деле демонстрировать общность интересов;

- знакомить поставщика со своими задачами и быть в курсе его деловых операций;

- проявлять готовность помочь в случае возникновения проблем у поставщиков;

- соблюдать принятые на себя обязательства;

- учитывать в деловой практике интересы поставщика. Служба снабжения начинает решать задачи обеспечения предприятия материальными ресурсами уже на стадии разработки новой продукции. В логистически организованных системах программа разработки новой продукции может реализовываться с участием поставщиков.

2. Служба снабжения, являясь элементом организовавшего ее предприятия, должна органично вписываться в микрологистическую систему, обеспечивающую прохождение материального потока в цепи «снабжение - производство - сбыт». Обеспечение высокой степени согласованности действий по управлению материальными потоками между службой снабжения и службами производства и сбыта является задачей логистической организации предприятия в целом. Современные системы организации производства и материально-технического снабжения обеспечивают возможность согласования и оперативной корректировки планов и действий снабженческих, производственных и сбытовых звеньев в масштабе предприятия с учетом постоянных изменений в реальном масштабе времени. Цепь «снабжение - производство - сбыт» должна строиться на современной концепции маркетинга, т. е. вначале должна разрабатываться стратегия сбыта, затем, исходя из нее, стратегия развития производства, а уже затем - стратегия снабжения производства. Следует отметить, что маркетинг намечает данную задачу лишь в концептуальном плане. Научный инструментарий маркетинга, нацеленный на всестороннее исследование рынка сбыта, не выработал методов, позволяющих решать задачи технико-технологической согласованности с поставщиками в зависимости от соответствующих требований, выявленных при изучении рынка сбыта. Маркетинг не предлагает также методов системной организации всех участников процессов продвижения материалов от первичного источника сырья вплоть до конечного потребителя. В этом плане логистика развивает маркетинговый подход к предпринимательской деятельности, нарабатывает методы, позволяющие реализовывать концепцию маркетинга, существенно расширяет и дополняет саму концепцию.

3. Эффективность функционирования службы снабжения, возможность реализации перечисленных целей как на уровне предприятия, так и на уровне макрологистики в существенной степени зависит от системной организации самой службы снабжения.

В России решение перечисленных выше задач закупочной логистики осложнено тем, что в недавнем прошлом предприятия эти задачи в полном объеме не решали вообще, так как ресурсы распределялись.

Рассмотрим два варианта организации снабжения, принципиально отличающиеся друг от друга возможностями реализации системного подхода к управлению материальными потоками в процессе обеспечения предприятия сырьем.

Первая модель отражает представленный традиционный вариант организационной структуры предприятия с распределением перечисленных выше задач между различными функциональными подразделениями. Как видим, задачи, что закупить и сколько закупить, решаются дирекцией по производству. Здесь же выполняются и работы по складированию закупленных предметов труда.

Задачи, у кого закупить и на каких условиях закупить, решаются дирекцией по закупкам. Здесь же выполняются и перечисленные работы по снабжению, т. е. заключаются договоры, контролируется их исполнение, организуется доставка закупленных предметов труда. В результате функция управления материальным потоком в процессе снабжения предприятия сырьем и материалами разделена между различными службами, и ее эффективная реализация затруднена.

Вторая модель отражает логистический подход и предполагает сосредоточение всех функций снабжения предприятия в одних руках, например в дирекции по материально-техническому снабжению. Такая структура создает широкие возможности логистической оптимизации материального потока на стадии закупок предметов труда.

Закупочная логистика связана со всеми остальными направлениями логистики, но особенно тесно она взаимодействует с распределительной логистикой. Проанализируем их взаимодействие в процессе проведения продукции от поставщика к потребителю.

Рассмотрим процесс управления материальным потоком на участке между двумя предприятиями, одно из которых является поставщиком товаров, а другое - оптовым покупателем. С позиции первого предприятия управление материальным потоком должно осуществляться методами распределительной логистики. Однако с позиции второго тот же поток должен управляться методами закупочной логистики. Кажущееся противоречие легко разрешимо.

Рассмотрим управление потоком на выделенном участке, если покупатель по договору уже оплатил поставщику доставку товаров на свой склад. В этих условиях прибыль поставщика от сделки в существенной степени зависит от того, насколько рационально его служба сбыта организует доставку заказа на склад потребителя. Другими словами, управлением потоков на рассматриваемом участке занимается поставщик. Применяемые методы относятся к распределительной логистике. Покупатель, уже оплативший доставку, от ее рациональной организации ничего не выигрывает (как ничего и не проигрывает, если доставка организована плохо).

Методы закупочной логистики при управлении материальным потоком применяют на данном участке тогда, когда по условию договора покупатель самостоятельно ввозит товар со складов поставщика. Рациональность действий службы закупок покупателя в этом случае может существенно улучшить его экономические показатели.

Контрагенты могут договориться об иных условиях доставки. Допустим, иногородний поставщик доставляет товар на железнодорожную станцию своего города (а стоимость услуг по доставке включает в цену поставляемого товара). Далее организует движение груза покупатель. Здесь доведением товара до станции пункта отправления занимается служба распределения поставщика, далее - служба закупок покупателя.

Точка, в которой служба распределения поставщика передает управление материальным потоком службе закупок покупателя, определяется условиями франкировки груза, закладываемыми при заключении договоров поставки. Термин «франко» обозначает порядок учета в цене изделия издержек по доставке продукции потребителю. В договоре поставки термин «франко» указывает на то, до какой точки на пути движения продукции к покупателю издержки, связанные с транспортировкой и страховкой, несет поставщик.

Условия франкировки груза обозначают (в определенной степени) границу между сферами деятельности службы сбыта поставщика и службой снабжения потребителя. Однако не следует забывать, что как закупочная, так и распределительная логистика являются функциональными единицами единой логистической деятельности. Эта деятельность осуществляется как службой закупок покупателя, так и системой распределения поставщика. Поэтому все решения в области распределительной логистики должны приниматься во взаимной связи с решениями в области закупочной логистики предприятия. Только такой подход обеспечит реализацию логистической концепции управления материальным потоком.

1.2 Критерии и методы выбора поставщиков в розничной торговле

Важной проблемой управления закупками материального ресурса и готовой продукции является выбор поставщика. Это объясняется не только тем, что на современном рынке функционирует большое количество поставщиков взаимозаменяемых товаров, но главным образом тем, что поставщик должен стать надежным партнером товаропроизводителя или торговой компании.

Имеется два основных критерия выбора поставщика:

1. стоимость приобретения продукции или услуг;

2. качество обслуживания.

Стоимость приобретения включает в себя цену продукции или услуг и не имеющую денежного выражения прочую стоимость, к которой можно отнести, например, изменение имиджа организации, социальную значимость сферы деятельности фирмы, перспективы роста и развития производства и т. п. Качество обслуживания включает в себя качество продукции или услуги и надежность обслуживания. Под надежностью обслуживания понимается гарантированность обслуживания потребителя нужными ему ресурсами в течение заданного промежутка времени и вне зависимости от могущих возникнуть недопоставок, нарушений сроков доставки и т. п. Надежность можно оценить через вероятность отсутствия отказа в удовлетворении заявки потребителя. В отдельных случаях качество обслуживания, а также отдельные условия поставки не отражаются на цене приобретения. Кроме основных критериев выбора поставщика, существуют и прочие критерии, количество которых может быть достаточно велико, например, более 60.

К ним относятся:

- удаленность поставщика от потребителя,

- сроки выполнения текущих и экстренных заказов,

- наличие у поставщика резервных мощностей,

- организация управления качеством продукции у поставщика,

- психологический климат в трудовом коллективе поставщика,

- риск забастовок у поставщика,

- способность поставщика обеспечить поставку запасных частей в течение всего срока службы поставленного оборудования,

- кредитоспособность и финансовое положение поставщика и пр.

Для сбора информации, необходимой для применения перечисленных критериев, требуется использование разнообразных источников.

Ими могут быть, например:

- собственное расследование;

- местные источники, такие, как действующие на данной территории юридические лица или «осведомители» официальных органов;

- конкуренты потенциального поставщика;

- торговые ассоциации, например, Торгово-промышленная палата;

- государственные источники, такие, как регистрационные палаты, налоговая, лицензионные службы и пр., обладающие открытой для ознакомления информацией.

В отборе источников информации следует руководствоваться правилами:

1. Нельзя ограничиваться одним источником информации, вне зависимости от объема и глубины предоставляемой им информации.

2. Как минимум один из используемых источников должен быть независимым, т. е. не быть заинтересованным в возможных последствиях использования предоставленной им информации.

Окончательный выбор поставщика производится лицом, принимающим решение, и не может быть полностью формализован.

Наиболее распространенным методом выбора поставщика можно считать метод рейтинговых оценок.

Метод рейтинговых оценок.

Выбираются основные критерии выбора поставщика, далее работниками службы закупок или привлеченными экспертами устанавливается их значимость экспертным путем.

Например, допустим, что предприятию необходимо закупить товар, причем его дефицит недопустим.

Соответственно, на первое место при выборе поставщика будет поставлен критерий надежности поставки. Удельный вес этого критерия будет самым большим.

Таблица 1 - Пример применения метода рейтинговых оценок при выборе поставщика

Критерий выбора	Удельный вес критерия	Оценка значения критерия по 10- бальной шкале	Произведение удельного веса критерия на оценку.
1. Надежность поставки	0,30	7	2,1
2. Цена	0,25	6	1,5
3. Качество товара	0,15	8	1,2
4. Условия платежа	0,15	4	0,6
5. Возможность внеплановых поставок	0,10	7	0,7
6. Финансовое состояние поставщика	0,05	4	0,2
ИТОГО:	1		6,3

Высчитывается значение рейтинга по каждому критерию путем произведения удельного веса критерия на его экспертную балльную оценку (например, по 10 - бальной системе) для данного поставщика. Далее суммируют полученные значения рейтинга по всем критериям и получают итоговый рейтинг для конкретного поставщика.

Сравнивая полученные значения рейтинга для разных поставщиков, определяют наилучшего партнера. Если рейтинговая оценка дает одинаковые результаты для двух и более поставщиков по основным критериям, то процедуру повторяют с использованием дополнительных критериев. Но нужно учитывать, что при обращении к потенциальным поставщикам трудно, а иногда практически невозможно, получить объективные данные, необходимые для работы экспертов.

Из других методов выбора поставщиков можно отметить метод оценки затрат. Метод оценки затрат.

Этот метод иногда называют затратно-коэффициентным методом или «методом миссий». Он заключается в том, что весь исследуемый процесс снабжения делится на несколько возможных вариантов (миссий) и для каждого тщательно рассчитываются все расходы и доходы. В результате получают данные для сравнения и выбора вариантов решений (миссий). Для каждого поставщика рассчитываются все возможные издержки и доходы (при этом учитываются логистические риски). Затем из набора вариантов (миссий) выбирается наиболее выгодный (по критерию общей прибыли).

По существу это - разновидность метода ранжирования (критериев) по стоимости. Метод интересен с точки зрения стоимостной оценки и позволяет определять «стоимость» выбора поставщика. Недостаток метода состоит в том, что он требует большого объема информации и анализа большого объема информации по каждому поставщику.

В качестве примера, можно привести перечень логистических издержек, связанных с закупкой конкретного товара:

маркетинговые затраты, связанные с изучением конъюнктуры цен на рынке данного товара;

издержки, связанные с поиском возможных поставщиков и установление с ними деловых контактов (командировки, телефонные переговоры, обработка данных и т.д.)

издержки, связанные с поиском и получением информации о себестоимости производства аналогичных товаров у разных поставщиков.

затраты, связанные с анализом качественных показателей товара у разных поставщиков (рекламации, затраты на отбраковку, возможности ремонта или восстановления качественных показателей товара у заказчика и т.д.).

затраты на грузопереработку, складирование и хранение товаров.

транспортные расходы поставщика и покупателя, оплата таможенных, экспедиторских, страховых услуг по пути доставки товара.

затраты на страхование логистических рисков и др.

Все эти элементы затрат необходимо учитывать, оценивать и контролировать.

Метод доминирующих характеристик.

Метод состоит в сосредоточении на одном выбранном параметре (критерии). Этот параметр может быть: наиболее низкой ценой, наилучшим качеством, графиком поставок, внушающим наибольшее доверие, и т.п. Преимущество этого метода - в простоте, а недостаток - в игнорировании остальных факторов - критериев отбора.

Метод категорий предпочтения.

В этом случае оценка поставщика, в том числе и выбор способа его оценки, зависит от информации, стекающейся из многих подразделений фирмы. Инженерные службы дают свою оценку способности поставщика производить высокотехнологическую продукцию и могут компетентно судить о ее качестве. Диспетчерская докладывает о сроках доставки закупаемых материальных ресурсов.

Производственные отделы - о простоте и удобстве пользования материальных ресурсов в производственном процессе. Такой метод подразумевает наличие обширной и разнообразной информации из множества источников, которая позволяет рассматривать каждый фактор наравне с остальными, в то время как для фирмы, возможно, какой-то фактор является ключевым, например, простота использования продукции в производственном процессе.

Майкл Р. Линдерс и Харольд Е. Фирон уделяют особое внимание неформальной оценке поставщика работниками компании покупателя, которая включает оценку личных контактов между поставщиком и работниками отделов компании покупателя, информацию, полученную из разговоров на профессиональных встречах, конференциях и в средствах массовой информации.

«Как идут дела с поставщиком Х?» - типичный вопрос, который могут и должны задавать представители отдела снабжения при встречах с представителями других отделов своей компании.

Осведомленный работник владеет подобной информацией о поставщиках и всегда замечает, как новая информация может повлиять на общую оценку поставщика.

Сегодня в небольших компаниях почти вся оценка имеющихся источников снабжения осуществляется неформальным образом. Когда потребители и отдел закупок ежедневно находятся в личном контакте, и существует быстрая обратная связь с оценкой деятельности поставщика, такой «неформальный» подход вполне обоснован и целесообразен.



1.3 Показатели эффективности закупочной деятельности розничного торгового предприятия

При определении эффективности закупочных операций необходимо комплексно оценить работу службы закупок фирмы, приняв во внимание: выполнение плана закупок по объемным и качественным показателям, выполнение бюджета фирмы и объем сэкономленных средств, дополнительные меры по контролю качества входящей продукции, а также объем и стоимость упущенных продаж, общий объем операций, производительность труда, транспортные издержки и т.д.

Исходя из этих данных, можно примерно определить стоимость той или иной логистической операции в процессе осуществления закупочных функций -- например, среднюю стоимость разработки и оформления заказа или долю стоимости материального ресурса в объеме продаж готовой продукции. Можно оценить и долю административных затрат по закупке на каждый рубль, израсходованный на закупки в целом. Проследив, таким образом, деятельность отдела закупок, можно судить об эффективности его функционирования, а также определить имеющиеся проблемные моменты.

Существуют три основных показателя, по которым осуществляется контроль деятельности закупочного отдела: время, цены и надежность поставщиков. Контроль фактора времени подразумевает контроль задержанных поставок, а также последствий опозданий. При этом должны анализироваться такие, например, показатели, как:

- доля задержанных заказов;

- доля случаев, когда просрочки доставки вызвали ощутимое отсутствие материального ресурса/готовой продукции на складе;

- число случаев остановки производства в результате просрочки и т.п.

Фактор «цена» подразумевает анализ цен, уплаченных при закупках продукции, в частности, их сравнение с ранее намеченными ценами, а также попытки избежать таких отклонений от бюджета закупок. Всестороннему анализу должны подвергаться:

1. цены, уплаченные поставщикам за материального ресурса/готовой продукции;

2. стандартные или расчетные цены за основные материального ресурса;

3. индекс средних цен, уплаченных за продукцию по товарным группам;

4. изменения цен, произошедшие в результате переговоров, анализа, в результате лучшей упаковки и рационализации перевозки и т.п.;

5. форвардная закупочная деятельность в сравнении с соответствующим прогнозом для выявления его эффективности, а также сравнение цен, уплаченных при таких закупках, с теми, которые могли быть уплачены в случае закупок не форвардным, а обычным путем;

6. доля закупочных ордеров, выданных без договоренности о твердой цене и т.д.

Надежность поставщика подразумевает соответствие качества и объемов его поставок условиям, зафиксированным в договорах. Следующие параметры позволяют принимать обоснованные решения при выборе продавца:

1. доля просроченных доставок и отказов поставки;

2. доля поставок, не соответствующих договорам по качеству продукции;

3. доля заказов, доставленных вопреки договоренности не единой партией; качество услуг различных перевозчиков, измеренное временем в пути и числом поврежденных грузов и т.п.

Эффективность работы службы снабжения/закупок фирмы часто оценивается следующими показателями:

- сокращение издержек на закупки в структуре общих логистических издержек;

- допустимые уровни брака закупаемой продукции;

- доля закупок, совершенных вовремя;

- число ситуаций, когда нужного материального ресурса/готовой продукции не оказалось на складе, что повлекло сбои в графике производства или выполнения заказа клиента;

- число изменений, внесенных в заказы по вине службы закупок (учет по каждой причине внесения изменений);

- число полученных и обслуженных заявок;

- доля транспортных издержек в структуре общих затрат на закупки и т.п.



2. Анализ организации закупочной деятельности предприятия розничной торговли на примере магазина «Виктория»

2.1 Общая организационно - экономическая характеристика деятельности магазина

Объектом исследования является магазин «Виктория». Магазин осуществляет свою деятельность на основании Свидетельства «О внесении записи в Единый государственный реестр индивидуальных предпринимателей» с 30 апреля 2009 года. Индивидуальный предприниматель является физическим лицом, обладает обособленным имуществом, учитываемом на его самостоятельном балансе, имеет право открывать в установленном порядке банковские счета на территории Российской Федерации для хранения денежных средств и осуществления всех видов расчетных операций. Цель деятельности предприятия - удовлетворение потребностей потребителя, что является фактором получения прибыли.

Магазин «Виктория» расположен по адресу: Челябинская область, Еткульский муниципальный район пос. Новобатурино, ул. Центральная, 2.

Форма собственности - частная, учредителями являются физические лица. Численность предприятия 7 человек.

Должности и количество работников представлены в таблице 2.

Таблица 2 - Должности и количество работников на предприятии магазин «Виктория»

Должность	Количество рабочих, чел.
Директор	1
Товаровед	1
Продавец продовольственных товаров	3
Водитель	1
Грузчик	1
Итого	7

Такое количество рабочих достаточно для ведения хозяйственной, торговой и финансово-учетной деятельности.

Магазин «Виктория» занимается реализацией продовольственных товаров.

Магазин работает ежедневно с 8:00 до 23:00, без перерыва на обед и выходных дней.

Товарооборот в магазине составляет около 50 000 рублей в день. На основную долю приходятся товары повседневного спроса. Наиболее покупаемые товары-хлебобулочные изделия, молочная продукция, безалкогольные напитки, кондитерские изделия.

В данном магазине продажа продовольственных товаров осуществляется через прилавок.

При формировании ассортимента и ценовой политики учитывается и возрастной состав населения. Основными потребителями являются пенсионеры. Численность населения в п. Новобатурино представлена в таблице 3.

закупка поставщик розничный торговля

Таблица 3 - Численность населения населенного пункта

Возраст	с. Новобатурино
	человек	%
Трудоспособное население	210	26,8
Пенсионеры	495	63,1
Дети школьного возраста	71	9
Дети до школьного возраста	9	1,1
Всего	785	100

Магазин оснащен всем необходимым оборудованием. В торговом зале используют пристенное оборудование, прилавки, прилавки-витрины, холодильное оборудование, расчетно-кассовые аппараты.

Все торгово-техническое оборудование, используемое в магазине «Виктория», соответствует экономическим, эргономическим, эстетическим, техническим, санитарно-гигиеническим требованиям.

В торговом зале выставлен товар, подготовленный к продаже после приемки его по количеству и качеству. На товаре имеется ценник с указаниями: наименования товара, сорта, цены, изготовитель.

В штат сотрудников входят: директор - управляет работой магазина; товаровед- осуществляет прием товаров по качеству и количеству; продавцы - осуществляют отпуск товара покупателю, уборщица- осуществляет уборку торгового зала, склада.

В магазине «Виктория» реализуются следующие продукты:

1.Кондитерские изделия: конфеты весовые, карамель, наборы конфет, печенье, вафли, пряники, шоколад

2.Хлебобулочные изделия: хлеб, батоны, булочные изделия, пирожки

3. Бакалейные товары: мука в/с, 1/с, крупы, макаронные изделия, сахар, крахмал, чай, кофе и кофейные напитки, какао, лавровый лист, пряности, сода, соль, масло растительное, сухой хлебный квас, кисель, табачные изделия, жевательная резинка, чипсы, сухарики.

4.Овощи, фрукты

5.Мясные продукты: мясные полуфабрикаты, колбасные изделия, сырые полуфабрикаты из мяса говядины, свинины, курицы

6.Вино - водочные изделия: пиво, водка, вино

7.Напитки: минеральная вода, газированная вода, сок

8.Молочная продукция: молоко, кефир, сметана, йогурты, творог, сыры, майонез, мороженое.



Таблица 4 - Расчет коэффициента полноты и устойчивости ассортимента

Товарная группа	Фактическое кол-во видов товаров на момент проверки, ед.	Фактическое кол-во видов отсутств. на моменты проверок.	Количество видов, предусм. Ассорт. перечнем, ед.	Коэф-т полноты	Коэф-т уст-сти
Конд-кие изделия	84	22	115	0,73	0,43
Молочная продукция	4	5	16	0,25	0,06
Мясная гастрономия	7	1	8	0,88	0,625

Из таблицы 4 видно, что на момент проверки большая часть товаров была представлена на прилавках магазина. Снижение коэффициента устойчивости связано со строгой периодичностью поставок. Для удовлетворения всех потребностей покупателей необходимо, чтобы коэффициенты полноты и устойчивости стремились к единице. На момент проверки ассортимент кондитерских изделий составляет 73 %, молочной продукции - 25 % и мясной гастрономии - 88 % от предусмотренного ассортиментного перечня.

В процессе управления ассортиментной политикой ИП руководствуется рядом принципов:

а) формирование ассортимента в соответствии со спросом;

б) рациональное построение ассортимента в магазине;

в) обеспечение достаточной широты и глубины ассортимента;

г) обеспечение устойчивости ассортимента;

д) обеспечение рентабельности деятельности предприятия, путем модернизации ассортимента и снижения издержек.

При формировании ассортимента обращается внимание на такие факторы как: 1) спрос. Изучаются требования к товарам, определяются товары наиболее предпочтительные для потребителей, так же учитываются и пожелания покупателей;

2) конкуренция. Предприятие формирует более широкий ассортимент, чтобы сохранить и увеличить занимаемую долю на рынке.

Формирование ассортимента представляет собой процесс подбора для реализации в магазине различных групп товаров, их видов и разновидностей, дифференцированных по всем отличительным признакам.

Планирование номенклатуры и ассортимент продукции базируется на изучении потребительского спроса, путем проведения маркетинговых исследований.

Также при формировании ассортимента учитывается прибыльность товара, т.е. выявляются товары с высокой скоростью и временем обращения товара, которые приносят предприятию наибольший доход и требуют минимальных издержек.

Основным направлением ассортиментной политики магазина ИП «Виктория» является постоянная модернизация ассортимента, насыщение и совершенствование номенклатуры.

2.2 Оценка организации закупочной деятельности

Магазин «Виктория» специализируется на розничной продаже продовольственных и алкогольных товаров.

На основе анализа спроса на товары продавец магазина составляет заявки на поставку необходимого количества товара с учетом пожеланий покупателей. Все заявки направляются главному бухгалтеру, где происходит обработка полученных заявок, в случае необходимости производится корректировка. Некоторые заказы направляются поставщику по телефону, что значительно сокращает время и транспортные издержки.

При формировании ассортимента продавец магазина обращает внимание на такие факты, как:

- спрос (изучаются требования к товарам, определяются товары наиболее предпочтительные на данный момент времени);

- конкуренция (предприятие формирует более глубокий ассортимент, чем у конкурентов, чтобы сохранить и увеличить занимаемую им долю рынка).

С учетом заявки бухгалтер осуществляют набор необходимого количества товаров. Затем формируется товарно-транспортная накладная.

Большое внимание ИП «Виктория» уделяет поиску потенциальных поставщиков, используя следующие методы:

- посещение выставок;

- личные контакты с возможными поставщиками;

- поиск компаний- поставщиков в сети Интернет.

При выборе поставщика обращается внимание на цену, качество товара, предлагаемый ассортимент, сроки выполнения заказов, размер партии, возможные скидки, месторасположение поставщика, а так же оценивается надежность партнера, его репутация.

Взаимодействие с поставщиками осуществляет на основе долгосрочных договоров на поставку товаров, где отражаются основные условия, сроки поставки товаров, их количество, стоимость, форма оплаты.

Оплата товара производится в соответствии с условиями, указанными в договоре, чаще всего это по наличному расчету.

Доставка товаров от оптовых складов до магазина осуществляется централизованно, если с предприятием - поставщиком заключен договор поставки, и децентрализовано, если данного договора нет.

После поступления товаров в магазин проводится разгрузка транспортного средства.

Затем происходит его приемка по количеству и качеству. Приемку проводит бухгалтер и продавец магазина. В процессе приемки проверяется наличие и правильность оформления всех сопроводительных документов, проверяется количество, комплектность и наименование товаров по данным сопроводительных документов, выполняется подсчет товарных единиц, проверяется маркировка. Если у сотрудников магазина не возникает вопросов и пришедший товар соответствует заявке, то он оприходуется. В случае выявления брака или дефектов, составляется накладная на возврат, где указывается номер товарной накладной, наименование товара с браком. В последующем данный товар отправляется обратно.

После приемки по количеству и качеству товар, перед тем как попасть в торговый зал, размещается в зоне подготовки товаров к продаже, где происходит распаковка и фасовка. На каждый товар прикрепляется ценник, который содержит краткую характеристику товара, наименование предприятия изготовителя и стоимость товара. Ответственность за вывешивание и оформление ценников возложена на продавца магазина.

Затем готовый товар размещается в торговом зале.

Продажа товаров осуществляется так называемым способом «через прилавок».

Цены на товар формирует главный бухгалтер, в среднем это 125 % - 130 % от оптовой цены. Такие цены позволяют выделиться среди конкурентов, оплатить все издержки и получить прибыль.

Каждые десять дней продавец сдает отчет, где указывается остаток товара на момент составления отчета, приход товара, сданная торговая выручка и остаток на конец отчета. В месяц продавец сдает по три отчета, затем главный бухгалтер составляет отчет, где указывается сумма оптовой закупки, розничная сумма, надбавка, издержки и чистая прибыль. После разработки отчет направляется директору.

Одной из новоосвоенных операций является работа по заказам. Клиент просит продавца внести в заказ товар, который бы он хотел приобрести. При следующей закупке товаров это учитывается и вносятся изменения. Срок доставки заказанного товара в среднем не больше семи дней. Все это позволяет расширить ассортимент, узнав, в чем нуждаются жители села, удержать уже имеющихся клиентов и привлечь новых. Также работа по заказам удобна тем, что товар не задерживается на прилавке. Выгоды есть и у покупателей: не надо ехать в районный центр за нужным им товаром, а также экономия времени. Магазин «Виктория» закупает почти все основные продукты питания напрямую у поставщиков - изготовителей, а основную часть бакалейных товаров у оптовых фирм (базы) и частных предпринимателей.

В настоящее время магазином заключено более 15 договоров с предприятиями. С этими поставщиками связи налажены уже давно, и предприятие сотрудничает постоянно. Рассматривая практику ценообразования, следует отметить следующее, что закупочные цены с поставщиками согласовываются на основании соответствующей счёт-фактуры, установление же розничной цены определяет само предприятие, исходя из закупочной цены и соответствующей наценки. Магазин «Виктория» осуществляет свою торговую деятельность по договорам с поставщиками товаров только при централизованном завозе товаров, так как при этом эффективнее используется транспорт, рабочая сила, снижаются издержки обращения.

Таблица 5 - Характеристика основных поставщиков»

Наименование поставщика	Наименование продукции	Местоположение поставщика	Длительность хозяйственных отношений
Пивзавод «Балтика»	пиво	г. Челябинск	1 год
Coca-cola	безалкогольные напитки	г. Челябинск	1 год
Деликатес	колбаса	г. Челябинск	1 год
Ликероводочный завод	алкогольные напитки	г. Челябинск	1 год
Столица	водка	г. Челябинск	1 год
Новоторг	торты, пирожные	г. Челябинск	1 год
Шарк	водка, вино	г. Челябинск	1 год
Анна	водка	г. Челябинск	разовая поставка
ХПК	вода	г. Челябинск	1 год
Региональная торговая компания	соки	г. Челябинск	1 год
ФД	сигареты	г. Челябинск	1 год
Гая	мороженое	г. Челябинск	разовая поставка
Печнов	котлеты, пельмени	г. Челябинск	1 год
Мерилен	котлеты, пельмени	г. Челябинск	1 год
Полюс	мороженое, пельмени	г. Челябинск	1 год
Ивэра	кальмар	г. Челябинск	разовая поставка

Таблица 6 - Выполнение плана поступления товаров по товарным группам

Товарные группы	2012 год, руб.	2013 год	Отклонения, %	В % к прошлому году
		План, руб.	Факт., руб.	%	От плана	От прошлого года
Хлебобулочные изделия	574558	590000	594582	100,7	+4282	+19724	103,4
Молоко и молокопродукты	391742	400000	419569	104,9	+19569	+27827	107,1
Мясо и мясопродукты	471295	480000	494542	103,0	+14542	+23247	104,9
Рыба и рыбопродукты	69895	75000	75834	101,1	+834	+5939	108,5
Яйцо и яйцепродукты	63985	70000	26589	37,9	-43411	-37396	41,6
Кондитерские изделия	225693	235000	240567	102,4	+5567	+14874	106,6
Алкогольные напитки	949852	960000	977563	101,8	+17563	+27711	102,9
Безалкогольные напитки	274562	280000	301500	107,7	+21500	+26938	109,8
Сыры	56947	60000	66728	111,2	+6728	+9781	117,2
Маргариновая продукция и жиры	71522	75000	96555	128,7	+21555	+25033	135,0
Прочие бакалейные и сопутствующие товары	229703	275000	352190	128,1	+77190	+122487	153,3
Всего:	3379754	3500000	3645919	104,2	+145919	+266165	107,9

План поступления выполнен по всем товарным группам, кроме группы «Мясо и мясопродукты». В целом перевыполнение составило по сравнению с планом на 145919 рублей или на 4,2 %. По сравнению с прошлым годом соответственно на 266165 рублей или на 7,9%.

Особенно высокие темпы роста достигнуты по поступлению товарной группы «Маргариновая продукция и жиры» - 128,7% и прочие бакалейные и сопутствующие товары - 128,1% (это товары длительного хранения, такие как сахар, крупа, сухофрукты, макаронные изделия, сигареты и др.), что привело к увеличению их остатков.

Как и у большинства торговых предприятий у торгового предприятия «Виктория» основной формой хозяйственных связей с поставщиками товаров является договор поставки товаров.

Договоры поставки заключаются путем составления одного документа, подписываемого сторонами, или путем принятия поставщиком заказа покупателя к исполнению.

Договоры поставки заключаются на любой период: на год, на 5 лет или иной срок, но у торгового предприятия ИП «Виктория» все договора заключены на 1 год, и после года, если есть потребность в таком поставщике, договор оформляется заново.

В договоре, должны обязательно определяться номенклатура (ассортимент), количество и качество продукции (товаров), сроки поставки и цена, другие условия.

Так же должны быть включены условия, конкретизирующие обязательства сторон: определен порядок исполнения договора, расчетов, условия о таре, маркировке, сопроводительной документации и т.д., а также имущественной ответственности сторон за неисполнение или ненадлежащее выполнение обязательств по договору.

После согласования всех статей договора, данный документ подписывается обеими сторонами и имеет законную силу.

В зависимости от способа доставки и упаковки товара определяется технология приемки.

Приемку товаров по количеству при доставке незатаренного товара, товара в открытой таре, а также по весу брутто и количеству мест производит менеджер сразу же в момент доставки их в магазин. Если товар доставлен в исправной таре, кроме проверки веса брутто и количества тарных мест, магазин потребует вскрытия тары и проверки веса нетто и количества единиц в каждом месте. Если товар в поврежденной таре, то проверку веса нетто и количества товарных единиц в каждом месте магазин проводит одновременно с приемкой по массе брутто и количеству мест в момент получения товара от поставщика.

Товары, поступившие в исправной таре, по массе брутто и количеству товарных единиц в каждом месте принимают одновременно со вскрытием тары, но не позднее 10 дней по нескоропортящимся товарам с момента их поступления. Приемку товаров по количеству производят путем сопоставления данных сопроводительных фактов (счетов-фактур, товарно-транспортных накладных, спецификаций, упаковочных ярлыков, описей и др.) с фактическим наличием товаров. Если сопроводительные документы отсутствуют, то товары принимают по фактическому наличию на основе составленного акта, в котором указывают какие документы отсутствуют.

Большое значение имеет проверка соблюдения договоров поставки товаров отдельными поставщиками. Нарушений в выполнении договоров поставки по вине поставщиков (несвоевременное заключение договоров, нарушение договорных обязательств по объему, ассортименту, качеству товаров, нарушения графиков завоза товаров и другим условиям поставки) за исследуемый период (2 года) не наблюдалось.

В ходе анализа деятельности предприятия ИП магазин «Виктория» были выявлены следующие проблемы:

1) небольшое количество поставщиков, что затрудняет процесс модернизации ассортимента;

2) нет четкой инструкции работы с поставщиками, на них не заводится карточка поставщиков;

3) отсутствует автоматизация торгового процесса. Это негативно сказывается на отслеживании товарных запасов, что нередко приводит к затовариванию одними товарами и дефициту других;

4) отсутствие фирменного стиля предприятия;



2.3 Выявление основных путей повышения эффективности закупочной деятельности

Организация учета и контроля за закупками -- важная часть коммерческой работы. Целью оперативного учета и контроля закупок является осуществление повседневного наблюдения за ходом выполнения поставщиками договоров поставки для обеспечения своевременного и бесперебойного поступления товаров в согласованном ассортименте, надлежащего качества и количества. Учет выполнения договоров поставки может осуществляться в специальных карточках или журналах, где фиксируются сведения о фактической отгрузке и поступлении товаров и выявляются случаи нарушения поставщиками договоров. Все это необходимо для своевременного предъявления поставщиками претензий. Карточная или журнальная форма учета выполнения договоров весьма трудоемка, осуществляется, как правило, вручную и не позволяет иметь повседневных данных о ходе поступления товаров по развернутому ассортименту.