Связи с общественностью в местных органах власти

Рассмотрим формы взаимодействия местных органов власти с политическими партиями и с выборными лицами.

Неофициальные новостные письма. Еженедельные неофициальные письма позволят быть выборному лицу в курсе событий и намечающихся проектов, предотвратить конфликтные ситуации. Подобное письма могут состоять как из законодательных новостей, так и интересных фактах об общественности.

Контроль жалоб. Выборное должностное лицо получает огромное число жалоб, с которыми в дальнейшем разбираются подчиненные и информируют его о результатах.

Персональный контакт. Несмотря на значение формальной документации, телефонное общение намного эффективнее. Другие предпочитают общаться на еженедельных неформальных встречах.

Финансовая информация. Выборные органы получают от чиновников финансовую информацию и рекомендации по поводу действий, которые должны быть приняты в той или иной сфере. Ежемесячно предоставляется информация, касающаяся расходов и доходов органа, финансовое прогнозирование. Задача сотрудников корректно оценить финансовое положение и предложить дальнейшие перспективы финансового развития организации. Обсуждение бюджета организации для выборных лиц - одна из первостепенных задач, соответствующее решение которой позволит ему заручиться поддержкой подчиненных до следующих выборов.

Профессиональные союзы

Взаимодействие местных органов власти и профсоюзов является важным фактором стабилизации политического и экономического развития, эффективным инструментом демократических преобразований в обществе. Это взаимодействие находит воплощение в соответствующих принципах, организационных формах и видах деятельности профсоюзов.

Основная функция профсоюзов как общественных объединений (она находит прямое отражение в их роли как партнеров в системе отношений «связей общественностью») состоит в согласовании и защите интересов трудовых коллективов и отдельных работников в сфере социально-трудовых отношений.

Проблемы согласования и защиты интересов трудящихся решаются также и органами местного самоуправления.

Процесс согласования и защиты интересов работников может осуществляться как непосредственно, путем организации взаимодействия местных органов власти с представителями профсоюзов, так и опосредованно, путем обмена информацией, создания благоприятных условий для решения возникающих проблем, ведения переговоров, подписания коллективных договоров и соглашений. Естественно, что во втором варианте роль служб по связям с общественностью более значительна. Особенности взаимодействия местных органов власти и профсоюзов, во-первых, выражаются в том, что местные органы, устанавливая связь, в большинстве случаев напрямую фактически не взаимодействуют с работниками трудовых коллективов. Поэтому органы местной власти должны обязательно учитывать авторитет и влияние профсоюзов, их руководящих структур среди тех трудовых коллективов, работников тех отраслей, интересы которых они представляют.

Во-вторых, очень важно учитывать то обстоятельство, что органы местного самоуправления во взаимодействии с профсоюзами выступают не только как посредники или арбитры, осуществляющие согласование интересов работников и работодателей, но и во многих случаях как работодатели.

В-третьих, необходимо подчеркнуть, что большинство муниципальных служащих являются членами профсоюзов и профсоюзных объединений. Следовательно, взаимодействие властных структур и профсоюзов имеет внутреннюю специфику и во многом зависит от организационных отношений по вертикали. То есть местные органы власти полностью не отделены от профсоюзов, соответственно и профсоюзы не следует считать отчужденными или независимыми от органов местного самоуправления.

В целом можно констатировать, что сегодня аспект взаимодействия служб по связям с общественностью органов местного самоуправления и профсоюзов выражен достаточно отчетливо с обеих сторон и будет усиливаться по мере улучшения общего фона взаимоотношений властей и профсоюзов.

Гражданские объединения

Множится число общественных объединений, концентрирующих огромный личностный потенциал, инициативу людей, не часто они работают вхолостую, не достигая поставленных целей именно из-за отсутствия четкости представления об усилиях местной власти в области социальной политики и в конечном счете из-за слабого взаимодействия с местными органами власти.

Низкая результативность связана и с тем, что общественные организации недостаточно знают основы менеджмента неправительственной организации, бухгалтерский учет, основополагающие принципы успешной работы, плохо представляют роль лидера в достижении успеха. Поэтому для этих организаций крайне важны и конференции, и обучающие, тренинговые семинары.

Принимая во внимание растущее желание общественных объединений взаимодействовать с местными органами власти на уровне принятия решений, службы по связям с общественностью должны совершенствовать механизм взаимодействия местных органов власти и организаций «третьего сектора».

Сотрудники

Эффективное управление персоналом позволит результативно функционировать самой администрации города. В этом процессе применяются различные методики, из которых наиболее популярными являются следующие:

- Один на один. Наиболее фундаментальный тип общения. Рекомендуется использовать календарь встреч с каждым из сотрудников, например, в обеденные перерывы, во время которых можно выслушать пожелания персонала.

- Групповые встречи. Для групповых встреч необходимо заранее определить повестку дня и цель встречи для подготовки сотрудниками комментариев по проблеме. Рекомендуется пригласить на встречу сотрудников, занимающих различное положение в организации.

- Видео. Коммуникации посредством видеозаписей становится наиболее практикуемым способом. Видеокамеры записывают встречи для дальнейшего проигрывания большей по объему аудитории. Видео используется для объяснения комплексным ситуаций, таких как бюджетный кризис. Некоторые структуры используют интерактивные видео конференции для обучения сотрудников, установления диалога между менеджерами и подчиненными.

- Электронная почта. Электронная почта - быстрый и недорогой способ передачи сообщений, снижающий ежедневную загруженность телефонных линий. Эффективность зависит от количества пользователей, имеющих доступ к системе.

- Телефонные системы. Телефонные «горячие» линии обычно распространяют записанные и «живые» послания по специализированным программам, проектам, кризисным ситуациям. Например, в одной государственной компании 30 сотрудников, имеющие доступ к телефонной системе, получали еженедельный анонс, далее каждый из них отправлял свои комментарии на «главный» телефон, которые затем обрабатывались и представлялись менеджерам в виде аналитической записки.

Средства массовой информации как ключевая аудитория

Огромные возможности воздействия СМИ на власть и то, что они являются одним из наиболее емких и эффективных каналов связи местных органов власти и управления с обществом, а также общества с властью, во многом объясняются широким диапазоном тех функций, которые выполняют СМИ, взаимодействуя с окружающей средой. Выделим, на наш взгляд, основные:

- функция артикуляции интересов тех или иных общественных групп, социальных слоев. Тем самым СМИ способствуют укреплению связи общества с органами власти;

- функция агрегации интересов, вследствие чего разнообразие и многообразие интересов, существующих в обществе, обобщается и в какой-то мере упрощается;

- функция распространения, передачи политической и иной информации между властями и подвластными, а также между разными элементами политической системы;

- функция политической социализации, способствующая интериоризации, иными словами, тому, чтобы члены общества усвоили, признали приемлемыми в той или иной мере для себя те или иные ценности, ориентиры, позиции в отношении политической системы.

Сравнивая названные функции с функциями структур по связям с общественностью нетрудно заметить прямые аналогии едва ли не по каждой из функций, что определяет особое место СМИ среди общественных партнеров служб по связям с общественностью. В то же время то, насколько эффективно и полно реализуют СМИ эти функции, во многом зависит от социально-политического и экономического контекста, в котором они действуют.

Теоретически средства массовой информации выполняют роль посредника между местной властью и обществом, подчеркнем - обществом гражданским, если речь идет о демократической парадигме развития. Посредническая роль СМИ заключается, прежде всего в том, что они представляют интересы общества перед властью, помогают обществу их формулировать и защищать, сами являются важнейшим институтом гражданского общества, не уклоняясь при этом от роли своего рода передаточного механизма импульсов, идущих от государства к обществу и обратно.

Основные правила в работе со СМИ.

Местные органы могут использовать несколько методов содействия СМИ в процессе распространения информации о данной структуре.

Представители СМИ должны быть обеспечены календарем мероприятий, реализуемые организацией. Календарь полезен в связи с тем, что позволяет редакторам и репортерам распределить работу по освещению деятельности данной организации. Календарь менее информативен, чем новостной релиз или анонс события, которые при запросе журналистами раскрывают сущность и проблему каждого из мероприятий.

Следующий способ - распространение программы собрания или совещания, на которые приглашаются журналисты в качестве пассивных или активных участников. Журналисты, анализируя повестку дня, решают на каких встречах или собраниях они будут присутствовать и информируют об этом ответственного за мероприятие.

За несколько дней до встречи высылаются материалы по истории вопроса, что позволяет репортерам изучить проблематику вопроса и сформулировать тезисы, которые будут озвучены на встрече. Местные органы самоуправления по возможности должны распространить как можно больше информации. Результатом будет получение населением точной, полноценной и всеобъемлющей информации о проблеме.

Специалисты по связям с общественностью должны организовать личную встречу журналистов с избранными представителями (депутатами) и менеджерами топ - уровня, у которых можно получить экспертную оценку проблемы.

После проведения мероприятия необходимо договориться о телефонном звонке, во время которого репортеры прокомментируют событие и его организацию, затребуют дополнительные материалы или попросят организовать интервью.

Соответствие формату различных СМИ.

Новостной релиз или анонс события должен быть составлен в формате, соответствующем определенному типу СМИ и направлен сотруднику, ответственному за данную группу новостей.

Газеты. Несмотря на то, что стиль и формат ежедневных и еженедельных газет может быть похожим, организация работы персонала и способы взаимодействия местного органа власти и сотрудника газеты различаются. Штат ежедневной газеты больше и носит специализированный характер, поэтому приходится контактировать с несколькими редакторами и репортерами. Еженедельная газета ориентирована на широкую аудиторию, оказывает большее влияние на мнение населения, характер статей лояльнее. Организация способов контактов различается от типа газеты: федеральная, региональная или городская. В городские или региональные газеты достаточно рассылать сообщение одному редактору. В федеральные газеты рекомендуется осуществлять рассыл в различные отделы.

Радио. Контакты с новостными радио - каналами будут более обширными и многоплановыми, чем, например, со станциями, транслирующими популярную музыку, которым требуются короткие и точные сообщения без комментариев экспертов. Необходимо рассылать два типа новостных релизов: «важные новости о местных органах власти» и "новости для перерыва". Радио - репортеры используют новостные релизы в качестве бэкграунда (истории вопроса) и обычно зачитывают их, например, перед прямым эфиром с конференции. В связи с этим новостной релиз должен легко усваиваться на слух.

Телевидение. Местные органы власти должны постоянно поддерживать контакт с редактором отдела новостей и репортерами, отражающими деятельность администрации. В отличие от радио и прессы, телевидение требует наличия в мероприятии визуального эффекта. Если таковой отсутствует, вероятность трансляции события по телевидению невелика. Пресс-конференции и другие события, происходящие в первой половине дня, имеют больше шансов быть освященными в телепрограммах, чем вечерние встречи руководителей отдела, так как вечером количество телеоператоров и камер уменьшается. Эффективнее приглашать телевидение в пресс-центр и сообщать предпринятые действия за определенный период для представления информации в информационном обзоре, где не требуется визуальная поддержка. Необходимо организовывать участие представителей местных органов власти в ток-шоу, в аналитических программах.

Новость должна быть новой

Качество новости включает в себя такие составляющие, как известность, новизна, близость, необычность, человеческий интерес. Перед тем как критиковать масс-медиа за их циничность, желание освещать только сенсации или кризисы, необходимо апробировать возможные способы привлечения внимания к местным органам власти и его новостям:

- Быть в курсе текущих проблем.

- Показать, что местные органы власти разрабатывает новые способы решения старых проблем.

- Привлечь интерес населения, демонстрируя необычную точку зрения. Сюжеты, апеллирующие к эмоциям, эксплуатирующие иронию всегда вызывают интерес.

- Сообщить, что информация, которую можно получить сегодня вечером на собрании, в дальнейшем будет недоступна.

- Предоставить репортерам копии комплексных документов, таких как бюджет, вместе в новостным релизом. Подобные данные могут быть опубликованы в прессе или представлены на телевидение в качестве визуальной поддержки события.

- Проследить путь релиза телефонным звонком.

- Составить список всех журналистов с координатами, которые будут присутствовать на мероприятии.

- Отправлять релизы только соответствующему СМИ и в соответствующий раздел.

1.3 Организационные структуры и принципы деятельности служб по связям с общественностью в местных органах власти г. Уфы

В республике Башкортостан создание служб по связям с общественностью в органах государственной власти и управления произошло с некоторым опозданием.

Толчком к созданию служб по связям с общественностью в республиканских органах власти послужило создание в 1996 году Управления Президента Российской Федерации по связям с общественностью, самостоятельного подразделения Администрации Президента Российской Федерации.

В республике были созданы пресс-служба при кабинете Министров и Главное Информационно-аналитическое управление Администрации Президента Республики Башкортостан в 1996 году, и только в 2001 - информационно-аналитические отделы в Администрации городского округа город Уфа Республики Башкортостан и в администрациях районов г. Уфы , согласно методическим указаниям Главного информационно-аналитического управления Администрации Президента РБ.

Указом Президента Республики Башкортостан от 28 сентября 2000г. были созданы информационно-аналитические отделы администраций районов и городов республики. Принятие данного Указа представляется крайне современным и необходимым. Образуемые информационно-аналитические отделы являются звеньями единой цепи, оставляющими компонентами целостной системы, задача которой - формирование гражданина нового Башкортостана - суверенного, правового демократического государства в составе единой России.

На основании этих вышеизложенных принципов и взглядов Главного информационно-аналитического управления Администрации были созданы информационно-аналитические отделы в администрациях районов г. Уфы и в самой Администрации городского округа город Уфа Республики Башкортостан.

В январе - феврале 2001 года информационно-аналитические отделы в местных органах власти были созданы и начали функционировать.

На совещании «Информационно-аналитическое обеспечение деятельности органов государственной власти, Главным информационно-аналитическим управлением Администрации Президента Республики Башкортостан были определены направления деятельности для информационно-аналитических отделов городских и районных администраций республики. Рассмотрим их подробнее:

1) налаживание более тесных связей с местными газетами, телевидением, радио. Цитирую: «Постараемся внести в их деятельность некоторые коррективы, направленные на процесс воспитания людей. Здесь должен преобладать материал и выступления тех, кто по долгу службы отвечает за тот или иной участок работы, а не ждать, когда это сделают другие, далеко стоящие от дела и самой истины»;

2) информационное обслуживание органов государственной и местной власти. Одним из важнейших направлений работы получения информации по каналам обратной связи является изучение общественного мнения по самым разнообразным проблемам и вопросам. Эффективная управленческая деятельность сегодня невозможна без обратной связи, которая обеспечивается во многом социологическими исследованиями;

3) социологическое обеспечение деятельности органов власти, которое предполагает получение ими информационно-аналитических ресурсов, позволяющих оценить позиции, взгляды, отношение к проблемам государственного управления со стороны всех заинтересованных в этом групп: различных категорий населения и государственных служащих. Социологическое обеспечение крайне важно не только для оценки проблем, предполагаемых или реализуемых решений, хода, темпов и направлений реформы местной власти, но и в рамках отслеживания и учета обратной связи со стороны населения;

4) прогнозирование развития ситуации в рамках исследуемой проблемы. Впоследствии обработанный и выверенный материал должен представляться руководителю для принятия необходимых управленческих решений.

Информационно-аналитический отдел Администрации городского округа город Уфа Республики Башкортостан является структурным подразделением, непосредственно подчиняется главе администрации города и осуществляет свою деятельность под руководством заместителя главы администрации по кадровой работе. Методическое руководство и контроль осуществляет Главное информационно-аналитическое управление Администрации Президента Республики Башкортостан.

Изучая организационные структуры служб по связям с общественностью в других органах местной власти России, мы выяснили, что в большинстве органах местного самоуправления начальники служб по связям с общественностью являются одновременно и заместителями глав городских администраций. Например, в администрации Омска председатель комитета по печати и связям с общественностью является заместителем главы администрации, в администрации Нижнего Новгорода директор департамента по связям с общественностью, конфессиональным и межрегиональным связям также является заместителем главы администрации.

Такое выстраивание служб по связям с общественностью в структуре местных органов власти является наиболее правильным и говорит о той значимости этих служб, какую они представляют для высшего руководства местных органов власти и, в конечном счете, от этого зависит развитие служб по связям с общественностью и их роль и влияние на процесс управления в целом. Целесообразно говорить о необходимости повышения роли информационно-аналитического отдела, поэтому первым шагом на пути к этому является назначение начальника информационно-аналитического отдела Администрации городского округа город Уфа Республики Башкортостан заместителем главы администрации. Опыт администрации городов на практике доказывает целесообразность такого положения служб по связям с общественностью в своих организационных структурах.

Информационно-аналитический отдел администрации г. Уфы в своей деятельности руководствуется Конституцией Республики Башкортостан, Конституцией Российской Федерации, законами Республики Башкортостан, Федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Республики Башкортостан и иными нормативно-правовыми актами Республики Башкортостан, решениями Уфимского городского Совета, актами главы Администрации городского округа город Уфа Республики Башкортостан, а также Положениями об информационно-аналитическом отделе.

В этом положении были определены основные задачи информационно-аналитического отдела Администрации городского округа город Уфа Республики Башкортостан:

- сбор и обработка аналитической, социологической, статистической и иной информации по актуальным вопросам жизни города;

- организация информирования населения, том числе через сеть Интернет, о социально-экономическом, общественно-политическом и культурно-духовном развитии города, о деятельности администрации города;

- изучение, анализ и прогнозирование общественно-политической ситуации в городе и районах города;

- анализ и координация деятельности СМИ города;

- изучение общественного мнения по актуальным вопросам социально-экономической, общественно-политической и культурно-духовной жизни города, отношения населения к политике федеральных, республиканских и городских органов власти и управления;

- анализ деятельности общественно-политических , религиозных объединений в городе, обеспечение их эффективного взаимодействия с администрациями города и районов. Органами местной власти;

- организация работы информационных групп в городе;

- координация воспитательной работы среди подростков, молодежи и иных слоев населения города;

- участие в создании единой системы информационно-коммуникационного взаимодействия органов государственной власти и управления.

Для реализации возложенных на него задач информационно-аналитический отдел Администрации городского округа город. Уфа Республики Башкортостан осуществляет следующие функции, которые закреплены Положением:

- проводит сбор, обработку, хранение и анализ информации по широкому кругу вопросов жизнедеятельности города;

- обеспечивает работу городских информационных групп в трудовых коллективах, учебных заведениях города и по месту жительства;

- организует проведение социальных исследований по актуальным проблемам социально-экономической, общественно-политической, культурно-духовной сферы;

- осуществляет анализ деятельности партий и общественных, ветеранских, молодежных, женских, религиозных и иных организаций, национально-культурных центров на территории города;

- участвует в разработке стратегии и тактики, информационно-аналитическом сопровождении избирательных кампаний;

- осуществляет информационное обеспечение заседаний, семинаров, совещаний и других мероприятий;

- изучает реакцию общественного мнения на принимаемые решения и действия руководства города, республики, страны;

- участвует в подготовке и экспертизе проектов решений администрации города по вопросам своей компетенции;

- осуществляет контроль и проверку исполнения распоряжений главы администрации города и готовит соответствующую информацию по вопросам, входящими в компетенцию управления.

Информационно-аналитический отдел Администрации городского округа город Уфа Республики Башкортостан для осуществления своих функций имеет право:

- запрашивать и получать необходимые информационные, аналитические и статистические материалы от руководителей структурных подразделений администрации города, администраций районов города, государственных учреждений и общественных организаций;

- проводить совещания, встречи с представителями государственных учреждений, органов местного самоуправления, общественных объединений города для выполнения своих задач;

- использовать государственные системы связи и коммуникации;

- проводить прием граждан и консультации по вопросам своей компетенции;

- пользоваться в установленном порядке информационными базами и банками данных структурных подразделений администраций города, муниципальных учреждений, организаций и государственных учреждений.

В информационно-аналитическом отделе работают шесть человек. Отдел возглавляет начальник, который назначается и освобождается от должности главой администрации города по представлению заместителя главы администрации по работе с кадрами.

Начальник отдела:

- руководит деятельностью отдела, обеспечивая решение возложенных на него задач;

- вносит предложения по структуре, штатному расписанию на должность и освобождению от должности сотрудников отдела;

- разрабатывает перспективные планы работы отдела;

- определяет задачи и организует работу сотрудников, обеспечивая их взаимодействие;

- подписывает служебную документацию в пределах своей компетенции и материалы, подготовленные в отделе;

- обеспечивает соблюдение сотрудниками отдела служебной и трудовой дисциплины.

Начальник информационно-аналитического отдела Администрации городского округа город Уфа Республики Башкортостан имеет одного заместителя, в обязанности которого входит организация работы информационных групп на предприятиях города, подготовка материалов для выступлений должностными лицами Администрации городского округа город Уфа Республики Башкортостан и отчетов по итогам работы информационных групп.

В отделе работают один ведущий и два главных специалиста, а также внештатный пресс-секретарь главы Администрации городского округа город Уфа Республики Башкортостан. Задачей одного главного специалиста является проведение социологических исследований по следующим направлениям:

- социально-экономическое положение уфимцев;

- образ жизни уфимцев;

- работа СМИ г. Уфы;

- политические предпочтения населения г. Уфы;

- оценка эффективности деятельности Администрации городского округа город Уфа Республики Башкортостан, работников городских и районных служб, предприятий города;

- отношение уфимцев к преступности в г. Уфе .

В компетенцию другого главного специалиста входит решение следующих задач:

1) ежедневная подготовка для главы города и его заместителей тематических обзоров уфимской, башкирской, российской и зарубежной прессы, также обзор ряда Интернет-изданий;

2) организационная подготовка и редактирование материалов для информационного бюллетеня Администрации городского округа город Уфа Республики Башкортостан, который выходит в свет каждые два месяца.

Задачами ведущего специалиста информационно-аналитического отдела Администрации городского округа город Уфа Республики Башкортостан являются:

1) поддержание работы системы социальной «обратной связи» «горячий пейджер»:

- оформление запросов заявителей и направление их чиновникам, отвечающим на эти вопросы;

- контроль за решением вопросов заявителей;

- освещение в СМИ работы «горячего пейджера»;

2) освещение в СМИ работы информационных групп Администрации городского округа город Уфа Республики Башкортостан.

Итак, мы можем выделить направления деятельности информационно- аналитического отдела администрации города.

Главной задачей информационно-аналитического отдела администрации города стало планирование и организация связей с общественностью посредством широкого информирования населения о деятельности органов власти и установления диалоговых, партнерских отношений власти и прессы.

Основное направление работы информационно-аналитического отдела Администрации городского округа город Уфа Республики Башкортостан - информационная политика местных органов власти.

В практике работы информационно-аналитического отдела сложилась система информирования общественности о работе администрации, принимаемых мэрией города решениях, постановлениях, касающихся непосредственно интересов горожан.

Второе направление деятельности информационно-аналитического отдела администрации города - содержательные и организационные аспекты взаимодействия органов власти со СМИ.

Информационно-аналитический отдел строит свою работу со СМИ в «режиме» диалога, сотрудничества, взаимной ответственности.

Третье направление - учет общественного мнения при принятии управленческого решения. Этому служат социологические исследования, ежемесячно проводимые информационно-аналитическим отделом.

2. ОСНОВНЫЕ НАПРАВЛЕНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ПО СВЯЗЯМ С ОБШЕСТВЕННОСТЬЮ В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДСКОГО ОКРУГА ГОРОД УФА РЕСПУБЛИКИ БАШКОРТОСТАН

2.1 Планирование и организация связей с общественностью в органах местной власти

Сегодня очевидно, что местной власти нужны организованные и хорошо налаженные связи с общественностью, поскольку не информированные граждане не могут содействовать развитию демократии, местная администрация и депутаты не могут выполнять наказы своих избирателей, не могут рассчитывать на их доверие и помощь. Только самостоятельные структуры по связям с общественностью в состоянии эффективно решать коммуникативные задачи местной власти, повышать ее роль в сознании граждан.

Как известно, местная власть - это коллективная ответственность, требующая делового партнерства и сотрудничества между общественностью и избранными или назначенными в органы власти лицами. Связи с общественностью - это наиболее эффективное средство достижения такого сотрудничества. Главная цель состоит в том, чтобы развивать гражданское самосознание и воспитывать у людей активный интерес к проблемам местного самоуправления. Повышение интереса общественности к делам местного самоуправления дает возможность избежать сосредоточения власти в руках группы людей, имеющей пусть даже самые добрые намерения, и помогает избранным на властные посты лицам, конструктивно относится к возложенной на них ответственности.

Сотрудники службы связей с общественностью обязаны обеспечивать корректность поведения аппарата администрации с гражданами, учтивость и непринужденность контактов - личных, переписки, общения по телефону. В некоторых администрациях существуют специальные курсы для ознакомления новых сотрудников с работой и введения их в курс дела. В ходе таких подготовок им читают лекции по связям с общественностью. Обеспечение удобства общения в администрации с населением - также забота службы по связям с общественностью (наличие указателей, отсутствие очередей, четкий график работы). Важная часть работы связей с общественностью - связь с местными СМИ как наиболее эффективным средством связи и общения между администрацией города и гражданами.

Такие темы как, как жилье, здравоохранение, забота о детях и престарелых таят в себе массу возможностей для конфликтов, так как затрагивают разум и эмоции людей, порождают жалобы и скандалы. В этих случаях самое разумное для службы связей с общественностью - предоставлять журналистам необходимые условия, информацию и возможности для современного, объективного изучения проблемы.

Существенная часть работы службы связей с общественностью - связь с местным населением, благодаря которой обеспечивается поддержка власти жителями территории, доверие к власти.

Вместе с тем во многих органах местной власти за рубежом существуют информационные центры (бюро), которые отвечают на личные, письменные или телефонные запросы граждан. Такие информцентры несут не только важную, социальную службу, но и выполняют функции связей с общественностью, обеспечивая выдачу срочных ответов на запросы.

«Связи с общественностью» могут обеспечить продвижение в среду электората отчетов органов власти (ежемесячно, поквартально, ежегодно), что дает налогоплательщикам возможность получать информацию обо всех проблемах местной жизни, имеющих к ним непосредственное отношение.

Службы по связям с общественностью призваны заботиться о высоком уровне дизайна все печатной продукции администрации: плакатов, листовок, таблиц, буклетов, указателей, визитных карточек. Желательно чтобы печатная продукция имела определенный фирменный стиль оформления: фирменный цвет, например использовать только цвета национального флага; использовать определенный фирменный комплект шрифтов; фирменный слоган, логотип. Это способствует созданию обобщенного образа органа власти, формированию его положительного имиджа, что в свою очередь, будет способствовать повышению эффективности деятельности органа власти.

В масштабах местной жизни, где население привязано к определенному месту проживания, весьма эффективным средством общения являются выставки. Когда предстоит провести какое-либо крупное торжество, стоит подумать об организации большой выставки, менее масштабные выставки могли бы удовлетворить постоянную потребность в распространении информации по таким разнообразным проблемам как благосостояние, безопасность на дорогах, здравоохранение, образование.

Информационные стенды, если их оформить с фантазией, могут стать эффективным средством коммуникации между людьми. Такие стенды следует держать в чистоте и должном порядке. Информационные стенды так же следует оформлять в определенном стиле, который бы привлекал внимание людей (использование в оформлении цветов национального флага, геральдики).

Одним из наиболее эффективным методов установления и поддержания контактов с людьми остаются собрания, лекции, иные мероприятия в местных обществах и организациях. Именно они дают возможность обеспечить двусторонний поток информации в области связей с общественностью. Через эти организации можно распространять информацию, знакомиться с мнениями их членов, что дает возможность судить о реакции общественности на ту или иную проблему. Сотрудник службы по связям с общественностью в администрации города должен считать своим долгом поддержания тесных контактов с различными местными организациями и обществами.

Сфера деятельности местных органов власти - это как раз та область, где связи с общественностью проявляются почти во всех своих аспектах. Однако главная цель отдела связей с общественность в городской администрации - добиваться повышения роли и авторитета местной администрации в сознании граждан.

Процесс осуществления общественной трансформации в России - явление универсальное, охватывающее все стороны экономической, политической и духовной жизни. Для того чтобы выявить специфику деятельности служб по связям с общественностью на местном уровне, необходимо рассмотреть их как с точки зрения понимания общих закономерностей связей с общественностью, так и с точки зрения выявления местных особенностей и тенденций развития информационно-аналитических отделов в частности на примере Администрации городского округа город Уфа Республики Башкортостан.

Отметим, что сейчас потребность властных органов в контакте с гражданами столь велика, что службы по связям с общественностью не просто констатируются, но и начинают играть более заметную роль в деятельности органов местной власти.

Анализируя практику деятельности городской Администрации городского округа город Уфа Республики Башкортостан, подчеркиваем, что существенным признаком их работы стали открытость, диалог власти с широкой общественностью, с прессой. Это выражается:

- в открытости заседаний коллегии администрации, заседании Уфимского городского Совета; гласном обсуждении вопросов, связанных с жизнеобеспечением города: бюджетной системы, плана социально-экономического развития и т.д.;

- в организации прямых телефонных линий, встреч руководства города с населением по месту жительства, с трудовыми коллективами;

- в гарантии доступа граждан к необходимой информации;

- в работе с наказами жителей города, регулярном анализе жалоб и предложений горожан в адрес городских властей;

- в создании системы работы с прессой и общественностью, выразившейся в поведении систематических общественных консультаций по социально-значимым вопросам; встречах руководства города с представителями средств массовой информации, установлении диалоговых, партнерских отношений власти и прессы.

Информирование населения столицы о важнейших направлениях деятельности органов местной власти управления, наиболее значимых событиях городской жизни, налаживание эффективно действующей обратной связи с жителями изначально являются одним из приоритетных направлений деятельности информационно-аналитического отдела города Уфы.

Главной задачей информационно-аналитического отдела администрации города Уфы стало широкое информирование населения о деятельности органов власти, установление диалоговых, партнерских отношений власти и прессы.

Таким образом, главным направлением работы информационно-аналитического отдела Администрации городского округа город Уфа Республики Башкортостан - планирование и организация связей с общественностью.

Контакты с общественными организациями, представителями партий и движений, религиозных конфессий, творческой интеллигенцией носят не случайный не конъюнктурный характер, связанный, скажем , с подготовкой к выборам.

Это постоянная комплексная деятельность органов местной власти, оказывающая заметное влияние на существо проводимой политики.

Глава Администрации городского округа город Уфа Республики Башкортостан регулярно встречается с представителями партий и движений, творческой интеллигенцией, писателями, деятелями культуры, духовенством. Формы такой работы самые различные: личный прием, пресс-конференции, посещение культовых зданий и сооружений, участие в социально значимых мероприятиях, в проведении региональных и международных научно-практических конференциях.

общественность связь власть местный

2.2 Формирование информационной политики в местных органах власти

Второе направление работы информационно-аналитического отдела Администрации городского округа город Уфа Республики Башкортостан - информационная политика местных органов власти.

Информационная деятельность администрации носит не подсобный, сугубо вспомогательный характер, а является частью политики, способствует открытости власти. В практике работы информационно-аналитического отдела сложилась система информирования общественности о работе администрации, принимаемых мэрией города решениях, постановлениях, касающихся непосредственно интересов горожан.

Ежедневно информационно-аналитический отдел администрации города организует информационные материала для местного радио и телевидения. Еженедельно по вторникам заместитель главы администрации по работе с кадрами и начальник информационно-аналитического отдела проводят совещания со СМИ для информирования их о текущих проблемах города и готовящихся проектах администрации.

Начальник информационно-аналитического отдела считает, что эффективности решения многих проблем управления способствовали установление «обратной» связи с населением, оперативного и доходчивого информирования горожан о деятельности органов власти всех уровней.

Проведенный информационно-аналитическим отделом весной 2001 года опрос показал, что о деятельности местных органов власти горожане достаточно хорошо информированы, но у них есть необходимость не только слышать руководителей города по радио и телевидению, но и чаще встречаться с ними, задавать вопросы лично в непосредственном общении. Сразу же после этого глава администрации принял решение о проведении информационных дней, в рамках которых организуются встречи с населением, прямые «тематические» телефонные линии, прем граждан руководителями как городского, так и районного уровня.

Например , 16 мая 2009 года в ходе акции «Субботний звонок в мэрию» в администрацию города за час работы «горячей линии» поступило восемьдесят звонков вопросов. С 16 до 17 часов многоканальные телефоны в приемных буквально разрывались от шквала звонков. Задать вопрос и получить на него ответ хотелось многим. Временные рамки позволили это сделать 68 уфимцам.

В ходе проведения акции большинство звонивших получили подробные ответы и разъяснения заместителей главы администрации, семеро приглашены на личный прием. Сорок шесть вопросов взяты на контроль для дополнительного рассмотрения.

В апреле 2001 года было принято постановление главы Администрации городского округа город Уфа Республики Башкортостан «Об организации и проведении информационно-разъяснительной работы» в трудовых коллективах г. Уфы» Согласно этому документу было создано 10 информационных групп администрации города под руководством заместителей главы администрации, в состав которых были включены представители структурных подразделений администрации районов города. Время показало актуальность подобного общения городской власти с населением. Люди получают информацию из «первых уст», имеют возможность напрямую задавать вопросы по интересующим их проблемам и получать компетентный ответ.

Встречи с работниками строятся по следующему принципу: первым с докладом о социально-экономическом положении города выступает заместитель главы администрации, начальники управлений, а затем работники администрации отвечают на вопросы зала. На протяжении всей встречи секретарем ведется протокол, в котором отражаются вопросы, которые были заданы, на какие ответ был дан, а какие взяты на контроль. Впоследствии, ответы на вопросы, на которые не смогли ответить чиновники администрации города, высылаются на имя директора организации с просьбой довести эту информацию до сведения работников.

Содержание основных вопросов, задаваемых работниками предприятий, организаций и учреждений администрации города следующее: благоустройство улиц, дворов (12%); работа общественного транспорта (10,5%), строительство и благоустройство дорог (8,5%), вопросы здравоохранения(6,7%), строительство объектов соцкультбыта (6,7%), благоустройство жилья(4,5%); реформа ЖКХ, повышение стоимости коммунальных услуг (4%), работа ГАИ(3,6%), льготы(2,2%) и др.

В 2009 году состоялось 45 встреч информационных групп Администрации городского округа город Уфа Республики Башкортостан с работниками предприятий, организаций, учреждений столицы. Участниками информационных групп было задано более 1500 вопросов.

Большое значение для деятельности Администрации городского округа город Уфа Республики Башкортостан и для жизни горожан приобрела система прямого диалога с населением через систему «Горячий пейджер», которая бала создана 18 июня 2001 года. По телефону 2-770-911 для абонента «Мэрия» каждый житель города, указав свой район проживания, адрес, фамилию, может изложить свою проблему. «Горячий пейджер» получил поддержку уфимцев и приобрел постоянных пользователей. Главное преимущество данной услуги - ее доступность. Ведь для того чтобы голос любого гражданина был услышан в кабинетах столичной власти. Достаточно набрать телефонный номер пейджинговой компании и передать свое сообщение абоненту «Мэрия». За период работы данной службы на «Горячий пейджер» обратились более двенадцати тысяч человек. В среднем в месяц поступает до 250 сообщений. Количество обращений из года в год стабильно, что позволяет говорить о неизменном доверии со стороны уфимцев к службе «горячего пейджера».

В администрации города есть сектор писем и приема граждан, функции которого направлены непосредственно на работу с населением, а системой «Горячий пейджер»: у горожан появляется еще одна возможность своего рода волеизъявления, и при этом экономятся и время и средства, а для мэрии - это возможность получать оперативную и дополнительную информацию о жизни горожан, ее болевых точках.

Актуальными по-прежнему остаются вопросы, связанные с проведением ремонта в жилых домах и благоустройством дворовых территорий. Большой поток сигналов затрагивает социальную сферу и транспортное обслуживание.

Основная часть сигналов (65%), поступающих на «Горячий пейджер», касается работы ЖКХ, это просьбы решать вопросы с ремонтом кровли, инженерных коммуникаций, подъездов, лифтов, подачей горячего водоснабжения, отоплением, уборкой лестничных клеток, благоустройством дворовых территорий, улиц, дорог и т.д. Другую часть занимает социальный блок, который вобрал в себя проблемы, связанные с выплатой пенсий, пособий, предоставления льгот.

Проступает не мало звонков с просьбами позаботиться о транспорте, усилить контроль за графиком движения тех или иных автобусных маршрутов. Остальная часть затрагивает вопросы, связанные с деятельностью торговых предприятий и охраной правопорядка.

Всестороннее изучение системы обращений жителей г. Уфы на «Горячий пейджер» Администрации городского округа город Уфа Республики Башкортостан позволило нам выбрать следующие практические рекомендации:

1) Необходима прямая рассылка персонифицированных благодарственных писем от имени администрации города заявителям с сообщением о решении их проблем, что позволяет администрации в лице заявителей на «Горячий пейджер» иметь твердую поддержку и использовать в дальнейшей работе эту информационную базу социально-активных жителей города.

2) Сократить срок рассмотрения заявлений в кабинетах чиновников и ускорить решение проблем заявителей, как минимум до четырех-пяти дней со дня обращения, поскольку сегодня бумажная работа чиновников занимает достаточное количество времени и увеличивает срок рассмотрения заявлений с 11-28 дней.

3) Необходимо информировать население о существовании такой услуги как «Горячий пейджер», Информировать как можно больше через СМИ о данной услуге. По возможности создать рекламные ролики о работе «Горячего пейджера» для выхода в эфир на телевидении и радио.

2.3 Взаимодействие органов власти со средствами массовой информации

Третье направление деятельности информационно-аналитического отдела Администрации городского округа город Уфа Республики Башкортостан - содержательные и организационные аспекты взаимодействия органов власти со средствами массовой информации.

Сложилась система работы городской администрации и прессы: это проведение регулярных информационных интервью с главой Администрации городского округа город Уфа Республики Башкортостан, и брифинги по актуальным и оперативным вопросам социальной жизни уфимцев, и ежедневные пресс-релизы по важнейшим принимаемым в администрации документам, ежедневный контакт информационно-аналитического отдела с группами «новостей» на телевидении.

При изучении СМИ в информационно-аналитическом отделе администрации выделяют несколько направлений:

- определение рейтинга средств массовой информации в зависимости от их вида (газеты, журналы, радиостанции, телеканалы и т.д.);

- определение социально-демографических характеристик («портрета») потребителей данного СМИ (читателей, радиослушателей, телезрителей и т.д.), для подачи адресной, направленной информации;

- определение рейтинга других информационных каналов помимо СМИ.

Каналами информирования жителей города о деятельности Администрации городского округа город Уфа Республики Башкортостан являются:

- СМИ города и республики, а также региональные представительства центральных печатных изданий;

- Информационные стенды, установленные в самых людных и посещаемых местах города;

- собственный Интернет - сайт www.ufacity.info.ru;

- информационный бюллетень, издаваемый администрацией города каждые 2-3 месяца тиражом 300-500 экземпляров, который передается, в том числе и представителям СМИ.

Целесообразнее подробнее рассмотреть каналы информирования жителей города.

1. Из всех СМИ основными каналами информирования о деятельности Администрации городского округа город Уфа Республики Башкортостан являются, прежде всего, городская газета «Вечерняя Уфа», информационно-рекламный еженедельник «Уфимские ведомости» и муниципальная телекомпания «Продюсерский центр «Вся Уфа».

Информационно-аналитический отдел администрации Уфы находится в режиме постоянного оперативного взаимодействия с созданным в 1999 году муниципальным унитарным предприятием «Продюсерский центр «Вся Уфа», который выполняет функции городского телевидения. Основным его продуктом является программа «Уфимское время». В ней находится время как для репортажей, формирующих благоприятный имидж столицы, так и для критических материалов о работе различных городских служб. Помимо этого еженедельно горожане имеют возможность задать свои вопросы главе администрации и получить подробные ответы из уст первого руководителя в передаче «Спроси у мера». В ходе которой на вопросы жителей будут отвечать представители администрации города, руководители подразделений и служб.

Информационное пространство Уфы довольно насыщенно и многообразно - здесь сосредоточены редакции практически всех республиканских газет и журналов, а так же региональные представительства многих федеральных изданий. Кроме этого, в последние годы значительно пополнился и список и городских изданий. Помимо городской общественно- политической газеты «Вечерняя Уфа» и еженедельной рекламно-информационной газеты «Уфимская неделя», в последние годы были созданы новые СМИ. Это ежемесячный журнал «Уфа», общественно-политическая газета на башкирском языке «Киске ифи». Массовым тиражом выходит информационно-рекламный еженедельник «Уфимские ведомости», а так же ежеквартальный историко-краеведческий альманах «Уфимское время».

Небольшое, но достаточно важное место в информационном пространстве города занимают районные газеты, а также ведомственные издания. Уже долгие годы существуют газеты - «Дёмский вестник» (МО Дёмский район), «Трибуна» (МО Орджоникидзевский район), «Моторостроитель» (издание УМПО, МО Калининский район). С образованием информационно-аналитических подразделений в администрациях МО Октябрьский и Кировский район в результате целенаправленной работы были созданы свои собственные издания («События, факты, подробности» и «Кировские вести») Администрация МО Советский район приступила к выпуску специального приложения в «Новой экономической газете», таким образом расширив пространство на районном уровне.

Следует отметить, что городские СМИ пользуются достаточно высоким уровнем доверия у читателей Уфы. К примеру, по результатам, проведенного информационно-аналитическим отделом администрации города социологического исследования «Вечерняя Уфа» на четвертом месте по рейтингу, набрав порядка 17 голосов опрошенных. По популярности она уступает только трем федеральным изданиям: «Российской газете», «Аргументам и фактам» и «Комсомольской правде». Использование таких мощных каналов информирования населения является принципиально важной задачей городской власти. Журналисты «Вечерней Уфы» и других изданий, являются постоянными участниками всех основных городских мероприятий, и практически любое значимое событие в жизни Уфы находит отклик на страницах городских газет. В них печатаются публикации посвященные деятельности администрации города, администраций муниципальных образований районов Уфы, структурных подразделений и городских предприятий. Их тематика и содержание постоянно отслеживаются и анализируются.