описание потоков данных (Data Flow Modeling).

Стандарт США IDEF0 является самой используемой методологией описания бизнес-процессов (в том числе на верхнем уровне), делая акцент на управление процессами, а также давая возможность отображать обратные связи различного типа в модели процессов (информацию, управление, движение материальных ресурсов).

Методология семейства IDEF дает возможность для эффективного отображения и анализа моделей деятельности широкого спектра сложных систем с разных ракурсов. При этом сам разработчик может определить широту и глубину обследования, не перегружая модель из-за лишних данных. В данный момент к семейству IDEF относится ряд основных стандартов (таб. 8).

Таблица 8

Стандарты семейства IDEF

Стандарт	Описание
IDEF0 (методология функционального моделирования)	помогает представить систему в виде набора взаимосвязанных функций (начальный этап)
IDEF1 (методология моделирования информационных потоков внутри системы)	отображение и анализ их структуры и взаимосвязей
IDEF1X (методология построения реляционных структур)	с помощью нее появляется возможность моделировать реляционные базы данных (тип методологии - "Сущность-взаимосвязь”)
IDEF2 (методология динамического моделирования развития систем)	используется крайне редко из-за серьезных сложностей в анализе динамических системе
IDEF3 (методология документирования процессов в системе)	используется для описания сценариев и последовательностей операций для каждого из процессов и тесно связана с методологией IDEF0, поскольку каждую функцию можно представить, как отдельный процесс средствами IDEF3
IDEF4 (методология построения объектно-ориентированных систем)	отображение структуры объектов и заложенных принципов их взаимодействия для анализа и оптимизации сложных объектно-ориентированных систем
IDEF5 (методология исследования сложных систем)	отображение ключевых процессов, происходящих в них

Система ARIS является комплексом средств, направленных на анализ и моделирование деятельности организации, и включает в себя различные методы моделирования для отражения разных взглядов на исследуемую систему. Благодаря универсальности данной модели, ее использование возможно специалистами с разными знаниями, а также организация функционирования систем с собственной спецификой.

Моделями в ARIS являются диаграммы, а их элементами - различные объекты (функции, подразделения, документы и т.д.), между которыми присутствуют разнообразные связи. Каждый объект характеризуется определенным набором атрибутов, позволяющим вводить дополнительную информацию о необходимом объекте. При этом каждый из аспектов деятельности предприятия необходимо сперва рассматривать отдельно, а после того, как детальная проработка проведена и задокументирована, строить интегрированную модель со связями между аспектами.

ARIS может быть представлен четырьмя типами моделей с различными аспектами исследуемой системы:

1) организационными - отображение структуры системы, иерархия, связей между организационными подразделениями, должностями и конкретными лица, а также территориальная привязка структурных подразделений;

2) функциональными - в них содержится иерархия целей, которые стоят перед аппаратом управления, а также совокупность деревьев функций, которые необходимы для достижения целей;

3) информационными - в них содержится структура информации, необходимая для реализации всех функций системы;

4) моделями управления - представление комплексного взгляда на реализацию бизнес-процессов в системе.

Методологии описания потоков данных DFD служат для демонстрации преобразования каждым процессом своих входных данных в выходные, при этом отражая как информационные, так и материальные потоки данных. Основные компоненты диаграмм потоков могут быть представлены внешними сущностями, системами и подсистемами, процессами, а также накопителями и потоками данных.

Любой из процессов на DFD можно детализировать с помощью DFD или (если процесс является элементарным) спецификаций, представляющие собой описание алгоритмов задач, которые выполняются при помощи процессов. Язык спецификации может быть от структурированным естественным языком. Псевдокодом или даже визуальным языком моделирования.

Соответственно, организации, решившие оптимизировать свои бизнес-процессы, могут выбрать необходимую методологию из стандартных методологий, простейших блок-схем или разработать собственные формы описания. Возможности и недостатки методологии, а также цели, для которых будут использоваться создаваемые модели бизнес-процессов, являются ключевыми параметрами при выборе той или иной методологии. Стандартные блок-схемы, основанные на идеологии нотации IDEF3, но содержащие несколько дополнительных специальных графических объектов (исполнители получают более наглядные и понятные блок-схемы процессов), помогают представлять бизнес-процессы организации.

6.2 Применение процессного подхода для организации закупочной деятельности

Выделение и описание бизнес-процессов представляет собой сложную и длительную работу, требующую участия всего персонала компании. Такую деятельности разделить на несколько этапов:

создавать и структурировать системы управления, основываясь на процессах (выделять и организовывать слаженное функционирование систем контроля, обеспечивающих качественную работу всей системы, а также разрабатывать и проводить мероприятия по их улучшению);

обеспечивать систематическое руководство, способствующее эффективному функционированию системы (управлять системой, наиболее полно используя все ее элементы и возможности);

оценивать эффективность систем управления, учитывая реализацию всех стоящих перед ней задач.

Под комплексной системой управления процессами подразумевается согласованная рабочая структура, действующая в организации. Она характеризуется эффективными технические и управленческими решениями, которые обеспечивают самые лучшие и практичные способы связи между людьми, машиной и информацией для того, чтобы удовлетворить требования потребителей и сэкономить расходы. Благодаря процессному подходу к управлению цепью поставок открываются новые взгляды на управление закупочной деятельностью в организации, где она является неотъемлемой частью интегрированной цепи поставок, а ее улучшение напрямую сказывается на успехах предприятия в целом.

Другие подразделения компании взаимодействуют с отделом закупок на управленческом уровне, занимаясь решением функциональных, операционных и стратегических задач. Отдел закупок при участии в управленческой деятельностью в цепях поставок в рамках процессного подхода может:

планировать, координировать и контролировать движение материальных и сопутствующих потоков в цепях поставок;

управлять запасами и прогнозировать объемы закупок следуя потребностям участников цепи;

искать наилучшие процедуры, связанные с заказами, транспортировкой, хранением и дистрибьюцией продукции;

взаимодействовать с поставщиками: отбирать, налаживать эффективные взаимоотношения, искать взаимовыгодные условия, организовывать грамотную разработку планов по контролю качества продукции;

взаимодействовать с потребителями, чтобы определить оптимальное качество, количество и сроки поставок;

предоставлять информацию руководству других подразделений, связанную с наличием/отсутствием продукции, сроками производства и доставки, а также особенностями хранения и транспортировки;

участвовать во встречах с руководством для решения стратегических вопросов и для синхронизации процессов с другими подразделениями.

Таким образом, под процессным подходом в области закупочной деятельности подразумевается подход, направленный на эффективное управление цепями поставок, когда они исследуются и проектируются как последовательность потоков и процессов. Организация в данном случае является системой взаимосвязанных бизнес-процессов, с помощью которых достигаются стратегические, тактические или оперативные целей бизнеса.

Используя проектирование, моделирование и последующий контроль бизнес-процессов закупочной деятельности, у компании появляется возможность более точно реагировать на изменения внешних и внутренних окружающих сред, а благодаря совершенствованию процессов улучшается функционирование других подразделений, добавляется ценность конечного продукта и реализуется корпоративная стратегия фирмы. Для качественной деятельности организации синхронизируются бизнес-процессы разных отделов, согласуются входы и выходы процессов, а также оптимизируется каждый процесс закупочной деятельности.

6.3 Выделение основных и вспомогательных бизнес-процессов проведения закупок IT-оборудования и услуг

Грамотная организация закупочной деятельности невозможна без создания системы бизнес-процессов, отвечающих за ее функционирование. Соответственно, для проектирования организационной структуры службы закупок, необходимо вначале выделить основные и вспомогательные бизнес-процессы в сфере закупки IT - оборудования и услуг (рис. 2).

Рисунок 2. Система бизнес-процессов закупки IT-оборудования и услуг

Рассмотрим каждый из бизнес-процессов закупочной деятельности более подробно:

1. Определение потребности в материале состоит из следующих этапов:

1.1 Определение потребности в материале - заключается в определении базовых характеристик необходимого материала и его количестве, а также сроках поставок с целью передачи информации в отдел закупок как заявки на материал.

1.2 Подготовка заявки на материал - процессы по созданию заявки на приобретение необходимой продукции, составленной соответствующим функциональным подразделением. В данных заявках содержится информация о базовых характеристиках необходимых товаров, возможных от них отступлений (идентификатор материала или группы материалов), требуемом количестве и сроках поставок. Вид заявки на материал, определяющий предназначение материалов, отображается в отдельных пунктах. Они могут быть обычной консигнацией, производством, поставкой третьему лицу, а также перемещением запасов.

1.3 Оформление заявки на материал - указание идентификатора требуемых материалов, их краткое описание и количество, а также информация по срокам поставки. Установление сроков поставок с минимальным опережением с учетом возможностей поставщиков и потребностей организации в материалах лежит на работниках, составляющих заявки.

1.4 Согласование заявки на материал - согласование её содержания с руководством функционального подразделения, службой материально-технического снабжения, а также со специалистами из других отделов для обеспечения минимальных издержек и получения товара в необходимом количестве и в запрашиваемые сроки. Проведение повторной подготовки, оформление и согласование заявки на материал исполнителем осуществляется в процессе согласования при появлении необходимости внесения изменений.

2. Выбор поставщиков включает в себя следующие этапы:

2.1 Подготовка списка возможных поставщиков - создается в соответствии с полученной заявкой на материал. В первую очередь включаются постоянные поставщики с долгосрочными договорами, а затем новые, выявленные благодаря различным информационным каналам или ранее полученным коммерческим предложениям.

2.2 Отправка заявки на материал - включает в себя организацию или возобновление переписок с потенциальными поставщиками, подготовку и оформление запросов в соответствии с заявкой на материал и регистрацию запросов потенциальным поставщикам.

2.3 Отправка поставщикам подготовленного и соответствующим образом оформленного запроса в соответствии с заявкой на материал и с использованием выбранных средств связи.

2.4 Регистрация отправки запроса возможным поставщикам - осуществляется в соответствии с записями об отправке запроса (сделанными при его отправке) и информацией из документов, которые подтверждают его получение.

2.5 Выбор поставщиков включает в себя получение и согласование предложений от возможных поставщиков, регистрацию коммерческих предложений от потенциальных поставщиков и, как результат, выбор наиболее подходящих поставщиков. Также при выборе поставщика ориентируются на его надежность, способность поставлять запрашиваемые материалы в необходимом количестве, качестве и в требуемые сроки, уровень цен и т.д. После отправки коммерческих предложений возможными поставщиками, они регистрируются в установленном порядке с указанием цен и условий и для наглядности составляются сравнительные списки с ними. В случае возникновения вопросов после получения коммерческих предложений, они согласуются с необходимыми пояснениями и дополнительной информацией. На основании полученных данных осуществляется выбор подходящего поставщика с наиболее выгодными условиями.

2.6 Подготовка списка возможных поставщиков в соответствии с полученными данными.

3. Обработка заказов включает в себя такие этапы, как:

3.1 Оформление и отправка заказа состоит из подготовки заказа, проверки долгосрочных договоров с поставщиками (при необходимости их продлению или оформлению), а также оформления, отправки и регистрации отправки заявки выбранным поставщикам. Подготовка заказа на материал подразумевает указание основных данных по заказу и характеристик приобретаемых материалов. Затем идет проверка договоров с учетом сотрудничества на длительной основе для их продления или, при условии отсутствия таковых, заключаются новые. После оформления подготовленного и согласованного заказа, он передается выбранным поставщикам с помощью предпочтительных каналов связи, а регистрационная книга служит для отметки данного заказа.

3.2 Выполнение обязательств по оплате заказа состоит из получения и согласования инвойса в соответствии с заказом, выполнения обязательств по оплате заказа и отправления уведомлений об этом, а также получение уведомлений о сроках готовности к отгрузке. Поставщик передает инвойс, основанный на отправленном заказе, с определенными условиями осуществления процедур закупки. При необходимости вопросы по инвойсу согласуются с поставщиками, в результате чего изменяются позиции заказа и создаются запросы на отправку повторного, после чего осуществляется регистрация полученного инвойса в регистрационной книге. Заказчик выполняет обязательства по оплате заказа на основе инвойса и условий контракта, после чего происходит информирование поставщика путем отправки уведомления о выполнении обязательств по оплате. Получив его, поставщик уведомляет заказчика о сроках отгрузки (поставки материал), следуя условиям поставки по контракту.

4. Контроль выполнения условий договора - лежит на отделе материально-технического снабжения организации. К нему относятся такие этапы, как:

4.1 Отслеживание местонахождения груза (материала) в процессе доставки - контролируется исполнителем из отдела закупок компании заказчика на основании договора, пока товар доставляется до конечного пункта. Контроль осуществляется после того, как заказчик получает уведомление об отгрузке материалов со складов поставщика.

4.2 Регистрация отступления от контрольных дат по условиям поставки, согласно договору - исполнитель из отдела закупок компании заказчика занимается фиксированием всех фактов нарушений и отступлений от условий контракта для возможности в дальнейшем выставить претензии поставщику.

5. Поступление материала состоит из следующих процедур:

5.1 Организация приёма груза в установленном месте - осуществляется компанией заказчика, после чего происходит контроль фактически полученных материалов.

5.2 Сопоставление характеристик полученного материала с заявленными Поставщиком - специалисты функционального отдела компании заказчика проводят проверки, чтобы определить характеристики, качество и комплектность полученных материалов по сравнению с теми, что были с заявлены поставщиком. При обнаружение отклонений они регистрируются.

5.3 Выставление претензий по факту отступления от условий договора - происходит в том случае, если поставщик не выполняет условия и пункты контракта или отклоняется от них, тем самым приводя к убыткам или иному урону заказчика.

6. Оприходование материала - производится после получения материалов заказчиком, после чего они размещаются на складе заказчика. Специально заведенная карточку материала служит для занесения данных, связанных с датой поставки, номером договора закупки, количеством, идентификатором и кратким описание материала, а также целью закупки (для внутреннего или внешнего потребления).

7. Контроль счетов - осуществляется проверка того, как двигаются финансовые потоки во время выполнения договоров на закупочную деятельность, выполняются ли налоговые отчисления, как исчисляются таможенные пошлины и иные затрате, которые производятся в рамках данного бизнес-процесса.

Полученная система бизнес-процессов для организации закупочной деятельности позволяет спроектировать организационную структуру службы закупок на основе Карты процессов.

7 Организационная структура службы закупок на основе Карты процессов

7.1 Проектирование системы бизнес-процессов закупок IT-оборудования и услуг

Для моделирования организационной структуры службы закупок IT-оборудования и услуг на основе Карты процессов, воспользуемся методологией функционального моделирования IDEF0, которая способствует отображению структуры и функций системы, а также потоков информации и материальных объектов, преобразуемых этими функциями. В качестве инструмента для моделирования (графического представления), анализа и оптимизации бизнес процессов будем использовать AllFusion Process Modeler 7.

Основой графического языка функционального моделирования IDEF0 являются блоки и соединяющие их стрелки, с помощью которых формируется иерархия детализируемых диаграмм. В IDEF0 можно выделить четыре типа таких стрелок (рис.3):

1) вход - объект, используемый и преобразуемые с помощью бизнес-процесса для получения результатов (выхода);

2) выход - объект, в который преобразуется вход;

3) управление - информация, с помощью которой происходит управление действиями бизнес-процесса;

4) механизм - ресурсы, которые отвечают за выполнение и реализацию бизнес-процессов.

Рисунок 3. Позиционирование стрелок в модели IDEF0

Учитывая формирование выходов из входов при воздействии управления и участии механизмов, смоделируем систему бизнес-процессов закупки IT - оборудования и услуг (рис. 4).

Рисунок 4. Модель системы бизнес-процессов закупки IT-оборудования и услуг

Входом данного бизнес процесса являются данные по запасам и поставляемой продукции, необходимые для осознания, что требуется приобрести. Благодаря заявкам от менеджеров по продажам и плану продаж, осуществляется учет приобретаемой продукции. Контроль соблюдения условий договора о поставке осуществляется в соответствии с информацией из источников снабжения и о ходе исполнения заказов.

Закупочная деятельность осуществляется исходя из управления бизнес-процесса закупок. В данном случае, им является информация о нормах снабжения, заключение долгосрочных соглашений, соблюдение допустимых условий закупок и стандартов качества. Соблюдение данных условий приводит к грамотной и высококачественной организации закупочной деятельности внутри организации.

Механизмами бизнес-процесса закупки IT-оборудования и услуг являются менеджеры из отделов закупки и продаж, предоставляющие информацию о потенциальных приобретениях и контролирующие процесс приобретения, бухгалтерия, ведущая статистику, и персонал, отвечающий за склад.

Выходы рассматриваемого бизнес-процесса представлены в виде несоответствия заказу и, как результат, отклоненной заявки и возврату товара. Также сюда относятся счета по оплате, получаемые заказчиком от поставщика, а также заключенные контракты. Результатом закупочной деятельности является отправка товара на склад и обновление информации по запасам.

Для более простого и наглядного управления, декомпозируем бизнес-процесс закупки, разделим на более мелкие составляющие и изобразим как функционально-информационную схему (рис. 5).

Рисунок 5. Декомпозиция бизнес-процесса закупки IT-оборудования и услуг

Данная декомпозиция состоит из четырех основных функциональных блоков - определения потребностей, формирования заказа на закупку, контроля хода исполнения текущего заказа, а также приемки продукции по качеству и количеству. Начнем более подробное рассмотрение выделенных основных функциональных составляющих логистической системы.

Процесс закупки организации берет начало с необходимости определения потребностей каждого отдела, и исходя из них приходит осознание того, что, в каком количестве и в какой промежуток времени планируется получить со склада, переместить избытки продукции из других подразделений или приобрести (рис. 6).

Рисунок 6. Декомпозиция бизнес-процесса определения потребности

Входы процесса определения потребностей представляют собой заявки от менеджеров по продажам, содержащие данные о потребностях в новых товарах и услугах, планы продаж, включающие в себя необходимую информацию при обосновании заявленных потребностей, а также неисполненные заявки с необходимой информацией для организации повторного процесса поставок и справочные данные для создания спецификаций поставок.

К выходам процесса закупок относятся спецификации и необоснованные заявки, представляющие собой необоснованный план продаж и развития, которые отклоняются следуя другим соображениям заявки.

Управлением рассматриваемого бизнес-процесса являются регламенты представления заявок, нормы снабжения, каталог с постоянно закупаемыми товарами, а также стандарты поставок.

К исполнителям относятся менеджеры по продажам, занимающиеся оформлением заявок на закупку товаров и услуг, а также менеджеры по закупкам, являющиеся основными исполнителями и отвечающие за формирование плановой потребности в товарах и услугах исходя из планируемого объема реализации товаров, собиранием заявок, проведением их анализа и формированием итоговой потребности.

Информационные объекты процесса определения потребностей представляют собой товары и услуги в сфере IT для обеспечения потребностей покупателя, оборудование для ремонта и содержания, упаковочные материалы, а также материально-технические ресурсы, с помощью которых функционируют административные службы организации.

Рассмотрим второй функциональный блок бизнес-процесса закупок - процесс формирование заказа на закупку (рис. 7).

Рисунок 7. Декомпозиция бизнес-процесса формирования заказа на закупку

Входы процесса представляют собой спецификации, формирующиеся на стадии определения потребностей организации, а также информацию по источникам снабжения с каталогом поставщиков, котировками цен и рыночными условиями.

К выходами рассматриваемого процесса относятся размещенные контракты, а также ситуации, связанные с невозможностью размещения заказа (из-за отсутствия поставщиков, неприемлемости их условий или отказа выполнять условия заказчика).

Функции контроля представлены долгосрочными соглашениями (действующими контрактами) и допустимыми условиями закупок, отображающие приемлемую для компании стоимость продукции, сроки и другие условия поставок. Менеджеры из отдела закупок являются основным механизмом процесса формирования заказа на закупку.

Заказы на закупку, еще не принятые для исполнения поставщиком, не являются контрактами. Необходимым элементом гарантии является форма-подтверждение, которую поставщик посылает в отдел закупок. После того, как поставщик подтверждает заказ на закупку, тот становится гарантированным контрактом и считается размещенным.

С момента принятия поставщиком заказа на закупку к исполнению, контролирование хода его исполнения, направленное на гарантированное выполнение планов снабжения и продаж, а также обеспечение жизнедеятельности компании лежит на менеджерах по закупкам. Существует вероятность ускорения или замедления хода выполнения заказов при необходимости.

Стандартные процедуры, контролирующие способность поставщиков следовать своим обязательствам по условиям поставки, называются процессом контроля хода исполнения заказов на закупку. В случае возникновения проблем по количеству, качеству или срокам получения приобретаемой продукции, менеджеры по закупкам организации обязаны получить информацию в кратчайшие сроки для принятия соответствующих мер. Осуществление контроля выполнения заказа происходит с помощью телефона или компьютерных технологий для автоматической инициализации информации по срокам отгрузки продукции или уточнения объема выполненного заказа по состоянию на конкретный день (рис. 8).

Рисунок 8. Декомпозиция бизнес-процесса контроля хода исполнения заказа

Входами данного процесса являются требования и условия поставки, содержащиеся в договорах поставок, а также информация о ходе исполнения заказов с указанием отклонений от условий.

К выходам процесса контроля хода исполнения заказа относится документация поставки (полный пакет документов, который связан с организацией доставки продукции от поставщика к заказчику) и нарушения условий поставки, представляющие собой имеющиеся или возможные отклонения в установленных условиях поставок.

Решение данных задач лежит на менеджерах отдела закупок и на группах контроля и экспедирования, которые являются исполнителями рассматриваемого процесса.

Процессы, направленные на получение и проверку поставляемых товаров, являются обязательными в системе управления закупками. Грамотный контроль приобретаемой продукции и отправка ее на склад является последним этапом закупочной деятельности организации (рис. 9).

Рисунок 9. Декомпозиция бизнес-процесса приемки по качеству и количеству

Ко входам процесса относится приобретаемая продукция и документация поставки, необходимая для организации входного контроля в компании заказчика.

Выходами рассматриваемого процесса является возврат продукции поставщику в случае нахождения дефектов или несоблюдения условий договора, получение заказчиком счетов к оплате, передача товаров на склад и, как результат, обновление данных по запасам.

К управлению процесса приемки по качеству и количеству можно отнести спецификацию заказа на закупку и стандарты качества, соблюдение которых требуется для закупки высококачественных товаров и необходимых услуг.

Менеджеры отдела снабжения, персонал, отвечающий за склад, а также бухгалтерия являются исполнителями процесса получения и проверки приобретаемых товаров.

Отдел закупок получает данные по полученным товарам и услугам для закрытия заказа, заведующий складом с помощью них обновляет базу с запасами, а бухгалтерия занимается получением, проверкой и оплатой счетов. В том случае, если счета к оплате отличаются от заказов на закупку по ценам, условиям или по другим параметрам, то они перенаправляются для утверждения в отдел закупок.

Под учетом подразумевается ведение документов с данными, относящимся к текущему заказу. К информационно-справочным данным и выходной информации по рассматриваемому процессу можно отнести журналы и файлы заказов на закупку с копиями заказов на приобретение товаров и услуг и указанием номера и статуса заказа (выполнен/не выполнен), файлы с историей тендеров и поставщиков и указанием закупок, осуществлявшихся у данных поставщиков, а также рабочие контракты с информацией по ним со всеми основными поставщиками. Помимо вышеописанных данных, сюда относится информация по учету оборудования, в которой отображается приобретенное оборудование, сроки и история его использования, цена, владелец и место расположения, позволяющая исключить повторную оплату за эксплуатацию одного и того же оборудования.

Спроектированная организационная структура службы закупок на основе Карты процессов позволяет максимально полно рассмотреть и проанализировать процесс закупочной деятельности в организациях. На основании данной модели становится возможным наладить взаимодействия между отделом снабжения и другими подразделениями предприятия и, в результате, интегрировать службу закупок в общую структуру компании.

7.2 Процессы интегрирования службы закупок в общую структуру предприятия

При формализации процессов управления закупками важное место занимает окружение логистической системы, ведь именно от него зависят основные характеристики и то, как функционирует любая система.

Чтобы описать и формализовать внешнее окружение подсистемы закупок, воспользуемся ICOM-моделью (Input Control Output Mechanisms) для представления процесса управления закупочной деятельностью (рис. 10). Благодаря использованию данной модели появляется возможность для структурирования внешних объектов в зависимости от того, какое влияние оказывается на рассматриваемый процесс.

Рисунок 10. Формализация окружения подсистемы закупок на основе ICOM-модели

При формализации рассматриваемого процесса закупочной деятельности одним из важнейших моментов является задание цели и точки зрения. В данном случае "целью" является идентификация процесса управления закупками для обеспечения автоматизации логистических процессов и внедрение системы управления закупками в общую структуру предприятия для взаимодействия с другими подразделениями. Начальник отдела закупок выбран в качестве "точки зрения" для обеспечения тщательного учета важных факторов, а также для организации связи между информационными и физическими составляющими процесса управления закупками и основными бизнес-процессами.

Определение целей и точки зрения позволяет выбрать информационные и физические объекты внешнего окружения. Окружение процесса управления закупками может быть представлено с помощью различных значимых объектов.

Так, ко входам данного процесса можно отнести данные по запасам со склада, заявки от отдела продаж на снабжение, план продаж с указанием объема, информацию по источникам снабжения и ходе исполнения заказа, а поставляемую по контракту продукцию.

Выходами процесса управления закупками могут являться отклоненные заявки, заключенные контракты, договора и другие финансовые документы, возврат товаров поставщикам из-за низкого качества или не соблюдения контрактных обязательств, а также данные по запасам и поступление товаров на склад.

Управление характеризуется нормами снабжения с указанием расходов материала, допустимыми условиями поставок (стоимость, сроки и объем), установлением долгосрочных соглашений на поставку, а также стандартов качества.

Исполнителями в данном случае являются менеджеры отдела продаж, подающие заявки на закупку товаров или услуг, а также основные исполнители, представленные складом, бухгалтерией и отделом транспорта, которые участвуют в реализации процесса закупки.

Детализация по принадлежности к определенным структурным подразделениям может быть представлена следующим образом: отдел продаж взаимодействует с менеджерами по закупкам для решения вопросам по получению планов на ближайшее или длительное время, результатов анализа функционирования отдела закупок за прошлые периоды, а также расчет объемов запаса продукции. Также предоставляются расчеты потребностей, данные об изменениях цен у поставщиков, проекты будущих и действующих планов закупок и отчеты о выполнении данных планов. Благодаря этому отдел закупок получает информацию, необходимую для реализации будущих потребностей компании.

Отдел маркетинга занимается составления графика потребностей исходя из проводимых маркетинговых исследований. Получая предварительные уведомления о необходимых типах закупаемых товаров и его ориентировочном количестве, отдел снабжения имеет возможность для достижения баланса между условиями рынка и потребностями организации.

Отдел снабжения занимается передачей Отделу транспорта планов на закупку продукции, заявок на подачу транспортных средств, инструкций и требований к доставке продукции. В свою очередь Отдел транспорта имеет возможность для предоставления оперативных и месячных планов-графиков транспортных перевозок продукции и средств под загрузку, транспортно-экспедиционной документации с отметкой о получении продукции от поставщиков, а также отчетов о реализации планов по погрузке и разгрузке.

Благодаря информации, получаемой от Бухгалтерии, становится возможным координирование информации от Отдела по продажам и маркетологов, следуя любым ограничениям, вводимым функциями финансового контроля. К ним относятся операционные расходы системы снабжения, и они запрещают закупочную деятельность без объективных причин. Бухгалтерия при взаимодействии с Отделом закупок передает согласованные проекты претензий, предложения по решению проблем, связанных с предъявлением претензий и санкций к организации, и утвержденные расчеты нормативов оборотных средств. Также решаются вопросы о том, как будут предоставляться отчеты о наличии продукции, проекты претензий к поставщикам при условии нарушения ими контрактных обязательств, а также проекты текущих и будущих планов снабжения и отчеты о их выполнении.

Бухгалтерия передает Отделу закупок информацию об утвержденных сметах расходов на приобретение продукции и итогах инвентаризации товаров. Отдел закупок в свою очередь занимается предоставлением в Бухгалтерию товарно-сопроводительной документации, отчетов о запасах и затратах на приобретение товаров и услуг.

С помощью Склада Отдел закупок получает данных о необходимых приобретениях и заказах в определенный промежуток времени. Политика поддержания уровня запасов позволяет использовать экономичные заказы, и на нее может оказываться влияние в связи с финансовыми ресурсами организации, будущими планами, текущими рыночными условиями и сроками закупки продукции.

Таким образом, создание функционирующего отдела, отвечающего за закупочную деятельность, и его интегрирование в общую структуру предприятия позволяет организации удовлетворить собственные потребности в кратчайшие сроки, а благодаря его взаимодействию с другими отделами - ускорить и облегчить процессы принятия решения по ключевым вопросам, связанными с закупками.

7.3 Создание нормативно-правовых документов об организации и проведении процессов закупок IT-оборудования и услуг

Организация закупочной деятельности подразумевает создание нормативно-правовых документов, на основании которых она будет осуществляться. Так, Заказчик обязан опубликовать Положение о закупках, являющееся основным ключевым документом, регулирующим отношения в сфере закупок товаров и услуг для нужд заказчиков в соответствии с Законом 223-ФЗ, для того, чтобы руководствоваться им в будущем.

При публикации данного Положения, заказчиком указывается дата утверждения и вступления в силу Положения о закупке с помощью функционала официального сайта, на него загружается файл с документом и подписывается при помощи ЭЦП, после чего Положение о закупке заказчика становится доступно для всех пользователей в реестре положений о закупках.

В случае появления необходимости, заказчик имеет возможность вносить изменения в действующее Положение о закупке, после чего они размещаются на официальном сайте (в ЕИС). Если срок размещения Положения о закупке (равный трем месяцам) заказчиком не соблюдается, то для осуществления закупок он может руководствоваться положениями Закона №44-ФЗ (ранее ФЗ № 94) до момента размещения и утверждения Положения о закупке (ст.8 ФЗ № 223).

Разработанное Положение о закупке, включает в себя Общие положения, Управление закупочной деятельностью заказчика, Порядок планирования закупок, Порядок принятия решения о способе закупки, Подготовка закупочной процедуры, Способы Закупки и условия их использования, а также Заключение и исполнение договора (Приложение 1).

Заключение

Данная работа направлена на совершенствование бизнес-процессов управления закупочной деятельностью в области ИТ. В ней дан анализ теоретико-методических основ управления закупками на базе процессного подхода управления предприятием, где под управлением закупками подразумеваются виды деятельности, в результате которых организация занимается приобретением необходимых товаров и услуг для дальнейшей работы с ними, либо для перепродажи клиентам. При этом закупочная деятельность является процессом, отвечающим за получение необходимого количества продукции с определенным качеством и по требуемой цене при эффективном взаимодействии с поставщиками, а также позволяющим вносить вклад в конкурентное преимущество и реализовывать корпоративную стратегию компании.

В ходе исследования были сформированы основные задачи и цели при организации закупочной деятельности, в соответствии с которыми приобретение товаров и услуг воспринимается как тактическая функция, включающая в себя отдельные операции, которые выполняются по запросам других подразделений. Со временем происходит создание координирующих звеньев и полная интеграция закупок в общую деятельность предприятия, тем самым приобретая стратегическую направленность, которая приводит к необходимости совершенствовать взаимоотношения с поставщиками. Грамотные отношения между заказчиком и поставщиком помогают совершенствовать процессы выполнения условий заказа и транспортировки товара, работать над уровнем качества продукции, снижать издержки, а также удовлетворять нужды потребителей.

В современном мире все чаще используют процессный подход для организации качественного управления организацией, который лег в основу систем менеджмента качества, описанных в серии международных стандартов ISO 9000. С помощью данного подхода повышается скорость достижения необходимого качества объекта управления и эффективность управленческих решений по отношению к постоянному улучшению качества продукции или услуг. Международные стандарты ISO также содержат понятия и идеи, связанные с процессным подходом. Так, согласно ISO 9000: 2005 "Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь" процесс является взаимосвязанными или взаимодействующими видами деятельности, которые преобразуют входы в выходы.

Для моделирования основных и вспомогательных бизнес-процесса в сфере закупки IT-оборудования и услуг был проведен анализ наиболее часто используемых методологий для моделирования. На основании стандарта ISO 9001: 2008 "Системы менеджмента качества. Требования" была изложена программа по построению сетей процессов и управления ими, позволяющая выявлять и анализировать процессы, определять критерии и методы оценки результатов, находить необходимые ресурсы, а также постоянно улучшать результаты процессов.

Учитывая выделенные особенности, в ходе дальнейших исследований были проанализированы механизмы управления закупочной деятельностью и разработаны схемы бизнес-процессов организации закупки новой продукции и услуг. Благодаря разработанной схеме появляется возможность для синхронизация процессов управления закупками с деятельностью других отделов, проекты реализуются в оптимальные сроки и сокращаются издержки. Полученная система представляет собой универсальную схему бизнес-процессов планирования и осуществления закупок, а ее внедрение и использование возможно в любой организации, собирающейся организовать закупочную деятельность.

Таким образом, в результате проведенных исследований открываются абсолютно новые взгляды на управление закупками в компаниях. Благодаря совершенствованию процессов закупочной деятельности осуществляется добавление ценности в цепи поставок и повышается вероятность успеха предприятия в целом. Применение процессного подхода при оптимизации закупочной деятельности способствует значительному сокращению издержек организации, укреплению взаимоотношений с поставщиками и реагированию на запросы клиентов, отвечая за качество своевременность и надежность поставок. Важное значение имеет грамотное сотрудничество с другими функциями и подразделениями организации, а также достижение стратегической направленности закупочной деятельности.

Список использованных источников

1. ГОСТ ISO 9000-2011. Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь. Введ. 2013-01-01. М.: Стандартинформ, 2012.

2. ГОСТ Р ИСО/МЭК 20000-1-2013. Информационная технология. Менеджмент услуг. Часть 1. Спецификация. Введ. 2015-01-01. М.: Стандартинформ, 2014.

3. Азаров В.Н. Всеобщее управление качеством: учебник / В.Н. Азаров, В.П. Майборода, А.Ю. Панычев, Ю.А. Усманов. М.: ФГБОУ "Учебно-методический центр по образованию на железнодорожном транспорте", 2013.

4. Кузнецов К.В. Прокьюремент: тендеры, конкурсы, конкурентные закупки // Москва, Прогресс. - 2005.

5. Андреева Л.В. Закупки товаров для федеральных государственных нужд: правовое регулирование. - Wolters Kluwer Russia, 2009.

6. Старкова Н.О., Старков И.С. Применение современных подходов к управлению изменениями в информационной системе предприятия // Политематический сетевой электронный научный журнал Кубанского государственного аграрного университета. - 2011. - №.66.

7. Елисеев А.Е., Король А.Н. Основные тенденции в развитии закупочной деятельности // Известия Иркутской государственной экономической академии. - 2008. - №.2.

8. Серажетдинов Р.Р. и др. Порядок оценки заявок, окончательных предложений участников закупки // Практические рекомендации. М. - 2014.

9. Воронин А.В., Шегельман И.Р. Конкуренция на рынке ИТ-товаров и ИТ-услуг: монография // Петрозаводск: Изд-во: ПетрГУ. - 2010. - Т.300.

10. Шеер А.В. Бизнес-процессы. Основные понятия. Теория. Методы // М.: Весть-МетаТехнология. - 1999.

11. Закупочная логистика. URL: http://www.aup.ru/books/m192/2_1. htm (дата обращения: 28.04.2016).

12. Значение понятия тендер и виды тендеров. URL: http://www.bicotender.ru/articles/znacenie-ponyatiya-tender.html (дата обращения: 8.05.2016).

13. Моделирование бизнес процессов. URL: http://www.kpms.ru/Automatization/BPM. htm (дата обращения: 13.04.2016).

14. Свободный ITIL. YeS Soft, 2015. URL: http://wikiitil.ru/books/2015_Free_ITIL. pdf/ (дата обращения 2.05.2016).

15. Edquist, C., & Zabala-Iturriagagoitia, J. M. Public Procurement for Innovation as mission-oriented innovation policy // Research Policy. 2012. Vol.41 (10). P.1757-1769

16. Alvarez-Rodrнguez, J. M., Labra-Gayo, J. E., & de Pablos, P. O. New trends on e-Procurement applying semantic technologies // Computers in Industry. 2014. Vol.65 (5). P.797-799.

17. Puschmann T., Alt R. Successful use of e-procurement in supply chains // Supply Chain Management: An International Journal. - 2005. - Т.10. - №.2. - С.122-133.

18. The Open University. 2016. URL: http://www.open. ac. uk/ (дата обращения 01.04.16

Приложения

Приложение 1 - Положение о закупке

Размещено на Allbest.ru