Отдел снабжения ОАО Челябинский трубопрокатный завод построен с использованием материальной организационной структуры (рисунок 16). При построении снабженческих органов по материальному признаку определенные группы работников выполняют все функции снабжения по конкретному виду материалов, начиная с составления плана потребности в материалах и заканчивая подписанием спецификации на закуп товарно-материальных ценностей и контролем за их поступлением на склад.

Рисунок 16 - Организационная структура отдела снабжения

Отдел снабжения состоит из следующих функциональных групп [34]:

1) Отдел закупа листового проката:

Начальник отдела закупа листового проката; менеджер по закупу листового проката; менеджер по закупу листового проката; менеджер по закупу чугуна, бандажной ленты, сварочной проволоки, горяче-брекитированного железа и т.д.; менеджер по оприходованию металла, материалов;

2) Группа закупки оборудования:

Начальник отдела снабжения; менеджер по закупке транспорта; менеджер по закупке электрооборудования и нестандартного сварочного оборудования; менеджер по закупке пневматического, гидравлического, технологического, механического оборудования, запорной арматуры и нестандартных металлоизделий; менеджер по закупке кондиционеров, вентиляции и лабораторного оборудования; менеджер по закупке оборудования по инвестиционным проектам; менеджер по закупу оборудования;

3) Группа закупки материалов и запасных частей:

Менеджер по закупке запчастей и материалов импортного производства; менеджер по закупке импортных запчастей; менеджер по закупке импортных материалов для участка покрытия; менеджер по закупке импортных запчастей;

4) Группа закупки сырья;

Менеджер по закупке ферросплавов, трубопроводной арматуры; менеджер по закупке огнеупоров, материалов для производства флюса; менеджер по закупке металлолома, материалов верхнего строения пути;

5) Группа закупки материалов;

Менеджер по закупке цветных металлов; менеджер по закупке стройматериалов; менеджер по закупке хоз. товаров, хоз. инвентаря; менеджер по закупке канцтоваров, мебели, упаковки, текстиля, пожарного оборудования; менеджер по закупке спецодежды, СИЗ;

6) Группа по закупке электроматериалов и запчастей отечественного производства;

Менеджер по закупке запчастей, электроматериалов; менеджер по закупке кабеля, электроматериалов; менеджер по закупке электрозапчастей;

7) Группа закупки горючесмазочных материалов (ГСМ), химии, резинотехнических изделий (РТИ);

Менеджер по закупу ГСМ; менеджер по закупу резинотехнических изделий, асбестотехнических изделий; менеджер по закупу промышленной химии, лакокрасочных материалов; менеджер по закупке газов, химреактивов, лабораторной посуды;

8) Группа закупки инструментов, подшипников и нестандартных запчастей;

Начальник отдела; менеджер по закупке нестандартных запчастей, инструмента, заготовок; менеджер по закупке измерительного и контрольного инструмента; менеджер по закупу подшипников, проволоки, каната, металлорукавов; менеджер по закупке твердосплавного инструмента, строп, каната, алмазного инструмента; менеджер по закупке метизов и абразивов; менеджер по закупке прокатного инструмента, запчастей по чертежам; менеджер по закупке слесарного инструмента; менеджер по закупу сменного оборудования, прокатного инструмента; менеджер по аналитике.

Каждая группа насчитывает от трех до десяти сотрудников, включая руководителя группы, имеющих собственную специализацию и занимающихся закупкой определенного сегмента материалов.

Вся деятельность, связанная с материально-техническим снабжением ОАО "Челябинский трубопрокатный завод", регулируется стандартами предприятия. В частности весь процесс закупа регулируется регламентом № Ч-Р-ПКВ-055 "Процедура выбора контрагента на основании запроса предложений на сайте Общества" [35], составленном в 2011 году и подписанным генеральным директором предприятия.

Данный документ регулирует порядок выбора контрагента на конкурентной основе при проведении закупок товаров с целью приобретения товаров, качество, стоимость и иные условия приобретения которых наиболее соответствуют интересам предприятия.

Все необходимые материалы и технические ресурсы на Челябинском трубопрокатном заводе закупаются при помощи проведения либо открытых аукционов, либо при помощи тендеров [36].

Площадками для всех аукционов и торгов, направленных на закуп материально-технических ресурсов, служат либо основной сайт компании, либо межотраслевая торговая система "Фабрикант", расположенная на сайте http://www.fabrikant.ru/.

Все поставщики предприятия выбираются либо на основании запроса цен, либо на основании запроса предложений [37].

Процесс выбора контрагента на основании проведении процедуры запроса цен происходит в десять этапов:

1) подготовка заявки на материалы. Производится инициирующим подразделением. Заявка на закупку размещается в КИС "Малахит";

2) корректировка плана потребности. Менеджером по закупкам производится проверка заявки на предмет наличия товаров на складе, на размер партии, на срок поставки, на полноту описания технических параметров. При наличии замечаний возврат на этап 1. Корректировка плана потребности производится на основании заявки на материалы в КИС "Малахит" в программе "Планирование потребности";

3) определение параметров процедуры запроса предложений. Ответственный - менеджер по закупкам. В обязательном порядке определяются следующие показатели: сроки проведения процедуры, критерий определения победителя (минимальная цена, минимальный срок поставки). Дополнительно могут быть уточнены: требования к контрагенту (наличие лицензий, аудита качества у контрагента и т.п.), срок поставки товаров, условия поставки товаров, условия оплаты товаров, подписание договора только по типовой форме Общества, иные требования. По результатам определения требований к предмету процедуры запроса предложений менеджер по закупкам заполняет в КИС Малахит извещение о проведении процедуры;

4) размещение на сайте извещения о проведении процедуры запроса предложений. Ответственный - менеджер по закупкам. В извещении о проведении процедуры запроса предложений указываются: организационные вопросы проведения процедуры запроса предложений (сроки, условия подачи предложений), указание на то, что извещение не является офертой или приглашением принять участи в торгах и не создает правовых последствий для Общества в виде обязанности заключить договор с победителем процедуры запроса предложений, условия, на которых Общество готово принять товары. Одновременно с извещением может быть размещена дополнительная документация. Информация о проведении процедуры запроса предложений доступна любому посетителю сайта Общества. Также производится автоматическая рассылка уведомления контрагентам, когда-либо подававшим предложения, об опубликовании на сайте Общества извещения о проведении процедуры запроса предложений;

5) подача предложений контрагентами. Подача предложения может быть произведена только зарегистрированным на сайте Общества контрагентом, осуществившими вход на сайт под указанными при регистрации именем и паролем. Предложения, поданные по истечении срока, указанного в извещении, не принимаются. Контрагентам доступно для просмотра наилучшее ценовое предложение, имеющееся на сайте, но без указания наименования контрагента, сделавшего данное предложение. Доступна возможность многократной подачи предложений одним контрагентом;

6) формирование и направление на согласование конъюнктурного листа. Ответственный - менеджер по закупкам. Формирование, направление по маршруту и согласование конъюнктурного листа производится в КИС Малахит;

7) согласование конъюнктурного листа. Ответственный - дирекция по безопасности. Проводится проверка надежности контрагентов, включенных в конъюнктурный лист. Указываются контрагенты, не прошедшие проверку надежности;

8) согласование конъюнктурного листа. Ответственный - руководитель группы закупок материалов. При согласовании может быть рекомендовано заключение договора с любым контрагентом, включенным в конъюнктурный лист, даже в случае наличия в конъюнктурном листе с формальной точки зрения более выгодных предложений либо с учетом опыта предыдущих закупок исключение из конъюнктурного листа какого-либо контрагента. Рекомендация должна быть мотивированной;

9) утверждение победителя. Победитель процедуры определяется системой автоматически, на основании утвержденного в извещении о проведении процедуры критерия определения победителя. Директор по закупкам вправе утвердить в качестве победителя иного контрагента, включенного в конъюнктурный лист, с проставлением мотивированного комментария о причинах выбора иного контрагента;

10) уведомление победителя, заполнение спецификации. Этап производится в случае наличия с контрагентом действующего договора поставки. При отсутствии договора поставки переход на этап 12. Информирование производится путем автоматического направления победителю процедуры запроса предложений уведомления о том, что его предложение выбрано лучшим. Одновременно с уведомлением победителю направляется заполненная спецификация, в которую вносятся условия, указанные в предложении победителя;

11) подписание спецификации. В случае, если контрагент отказывается от подписания спецификации либо в течении 5 дней с момента получения уведомления о победе в процедуре запроса предложений не направляет Обществу копию подписанной со стороны контрагента спецификации решение о выборе контрагента победителем процедуры аннулируется, происходит переход к этапу 6. При подписании спецификации со стороны контрагента дальнейшие действия менеджера по закупкам по заведению ее в систему КИС Малахит, исполнению спецификации и пр. производятся в соответствии с локальными нормативными актами Общества;

12) уведомление победителя, запрос документов для заключения договора. Этап производится в случае отсутствия действующего договора поставки, заключенного с контрагентом. При наличии договора поставки переход на этап 10. Одновременно с уведомлением о победе в процедуре запроса предложений у контрагента запрашиваются документы, необходимые для заключения договора, предусмотренные локальными нормативными актами Общества;

13) предоставление документов для заключения договора. В случае, если контрагент отказывается от подписания договора либо в течении 5 дней с момента получения уведомления о победе в процедуре запроса предложений не направляет Обществу копии запрошенных документов, решение о выборе контрагента победителем процедуры запроса предложений аннулируется, происходит переход к этапу 6. При получении от контрагента запрошенных документов дальнейшие действия менеджера по закупкам по заключению договора производятся в соответствии с локальными нормативными актами Общества.

В графическом виде всю процедуру выбора поставщика на основании запроса предложения можно представить в виде рисунка 14 [38].

Процедура выбора поставщика на основании запроса цен проводится по аналогичной схеме, которую можно увидеть на рисунке 15.

Такая система закупа материально-технических ресурсов позволяет максимально автоматизировать процесс снабжения, исключить человеческий фактор, обеспечить прозрачность процесса закупа и получить материалы и технические ресурсы максимально возможного качества по минимально возможной цене.

В случае, если в номенклатурном справочнике нет необходимых позиций, сотрудники инициирующего подразделения (цех, склад) направляют в отдел снабжения запрос на внесение новой номенклатуры в справочник. Вследствие чего, сотрудникам отдела снабжения приходится отвлекаться от своих прямых обязанностей и выполнять работу, не требующую каких-либо знаний. Так же много времени уходит на проверку наличия в номенклатурном справочнике данной позиции. Поскольку в силу халатности или невнимательности инициирующих подразделении, которые недостаточно тщательно ищут в справочнике интересующую их номенклатуру, происходит дублирование позиций. Что приводит к бессмысленному разрастанию номенклатурного справочника, путанице в позициях, и выводу необъективной статистической информации, и информации об остатках на складе.

Что бы устранить данные недостатки, необходимо ввести в отдел должность секретаря, обязанностью которого было бы введение в номенклатурный справочник новых позиций (с одновременной проверкой на наличие равнозначных, уже существующих), а так же, в первое время, проверка всего номенклатурного справочника на предмет дублирующих друг друга позиций и удаление дубликатов.

Поскольку просто так дублирующие записи удалить невозможно (в силу того, что на них числятся товарные остатки), необходимо выделить приоритетную номенклатурную позицию, на которую будут составляться заявку, проводиться закуп и зачислять товарные запасы на складе и дублирующую. Дублирующая запись будет числиться в номенклатурном справочнике до тех пор, пока все товарные запасы на складе, зачисленные на нее, не иссякнут, после чего она подлежит удалению.

Таким образом, это позволит снизить нагрузку на рядовых сотрудников отдела снабжения, уменьшить время от поступления заявки на закуп материалов до поставки их на склад, полностью исключить существование дублирующих позиций в номенклатурном справочнике. К тому же данные меры позволят более объективно отображать информацию об остатках на складе, а так же повысят достоверность статистической информации о количестве закупаемых материалов и товаров, и частоте их закупа.

Одной из причин внесения в номенклатурный справочник дублирующих позиций является отсутствие стандартов, регламентирующих наименования позиций. То есть, на данный момент позиция может быть названа как угодно, (обычными, прописными буквами, кириллицей, латиницей). Каждый сотрудник отдела закупа использует свои правила именования новых номенклатурных позиций при внесении их в справочник. Это усложняет их поиск в номенклатурном справочнике, и приводит к внесению дублирующих позиций.

Что бы решить эту проблему необходимо составить стандарт, согласно которому, будет даваться названия новым позициям в номенклатурном справочнике. Необходимо, что бы наименование позиции было максимально информативным, точным и при этом, достаточно лаконичным. В качестве примера можно взять общероссийский классификатор продукции, а точнее его пятиступенчатую иерархическую систему классификации. При такой системе, на каждой ступени классификации деление осуществлено по наиболее значимым экономическим и техническим классификационным признакам. То есть на первой ступени классификации располагаются классы продукции (ХХ 0000), на второй - подклассы (ХХ Х000), на третьей - группы (ХХ ХХ00), на четвёртой - подгруппы (ХХ ХХХ0) и на пятой - виды продукции (ХХ ХХХХ). Поскольку перед нами стоят более скромные задачи, чем перед общероссийским классификатором продукции, нам необходимо адаптировать его систему под наши потребности. То есть использовать пятиступенчатую блочную систему, для именования товаров, при внесении их в номенклатурный справочник. Например:

1) вид изделия (пила);

2) подвид изделия (ленточная);

3) документ, регламентирующий производство данного товара (стандарт, технический регламент и т.д.);

4) специфические характеристики (ширина, высота, длина, марка металла или сплава);

5) дополнительный блок, для пометок, комментариев и уточнений.

Главное что бы все блоки в наименовании номенклатурной позиции были четко выделены (допустим запятыми или какими-либо другими знаками), и легко можно было понять, к какой части наименования относится то или иное слово или характеристика.

Таким образом, система, регламентирующая именование позиций в номенклатурном справочнике предприятия позволит решить проблему недостатка информации, предоставляемых сотрудникам отдела снабжения от инициирующих подразделений, а так же сделает более эффективным поиск позиций в номенклатурном справочнике, что опять-таки, предотвратит внесение дублирующих записей.

Так же огромным недостатком существующей системы снабжения ОАО Челябинский трубопрокатный завод является то, что нет налаженной системы обратной связи инициирующих подразделений (тех, кто непосредственно использует закупаемые материалы и товары) и отдела закупа. Внедрение такой системы позволило бы отделу снабжения получать информацию о закупаемых товарах и материалах (качество, надежность и т.д.) непосредственно от тех, кто их использует. Важность данной информации сложно переоценить, поскольку она может повлиять на выбор поставщиков, а так же на качество закупаемых материально-технических ресурсов. Сложность состоит в том, что прежде, чем попасть на производство товары сначала попадают на склад, где возможно смешение с идентичными товарами других производителей. Исключение составляют только единичные закупки дорогих или редких ресурсов, таких как запасные части к станкам или новое оборудование. Товары же закупаемые регулярно, обычно не успевают израсходоваться до конца, что и приводит к смешению на складе товаров от разных поставщиков. Специализированная система складирования, разделяющая товары от разных поставщиков и не допускающая их смешивания, могла бы решить данную проблему. Но такая система потребовала бы дополнительных финансовых затрат, увеличения складской площади и дополнительных людских ресурсов. Все эти издержки были бы не оправданными в отношении дешевых и малозначимых для производства материально-технических ресурсов. Из этого напрашивается вывод, что наиболее эффективным было бы смешения уже существующей системы складирования и новой, дифференциальной, которая применялась бы только для регулярно закупаемых и важных для производства материалов и товаров.