Организационная структура ЛИС может быть представлена в виде схемы, адаптированной к известной структуре информационной системы в маркетинге, предложенной Ф. Котлером (рисунок 4).

Рисунок 4 - Организационная структура ЛИС

Как видно из рисунка 4, организационная структура ЛИС может быть укрупнено сформирована из четырех подсистем: управления процедурами заказов, научных исследований и связи, поддержки логистических решений и генерирования выходных форм и отчетов. Эти взаимосвязанные подсистемы осуществляют информационно-компьютерную поддержку всех функций логистического менеджмента и связь с микро- и макрологистической окружающей средой.

Информационная система, необходимая для адекватного выполнения функций логистики, обладает всеми характеристиками, которые превращают простую совокупность информационных компонентов в законченную систему, а именно:

- информационные потоки в логистике обладают свойством взаимодействовать друг с другом, образуя единое целое, которое очевидным образом расчленяется на части. Информационные потоки в логистике могут обладать различной физической природой и иметь различную форму (например, потоки определенным образом составленных и заполненных документов и потоки массивов данных, перемещающихся между компьютерами по локальным вычислительным сетям), будучи совместимыми в информационном отношении;

- между информационными компонентами (потоками) существуют различного рода взаимосвязи, в том числе причинно-следственные. Взаимосвязи и взаимозависимость информационных компонентов (потоков) внутри информационной системы в логистике являются более сильными и более естественными, чем связи этих же компонентов с внешней средой. Именно это отделяет информационную систему от близлежащих компонентов внешней среды;

- фактическое объединение информационных компонентов (потоков), обладающих названными выше системообразующими предпосылками, происходит в результате работы по их объединению и организации. В результате создается та или иная конкретная информационная структура. Это предполагает, что упорядочиваются взаимосвязи и иерархия соподчиненности компонентов этой структуры;

- информационные системы в логистике должны обладать свойством интегративности. В данном случае это означает, что информационная система может обеспечить такие возможности логистического управления, которые тот или иной отдельно сформированный поток (без учета других потоков и без взаимодействия с ними) обеспечить не может.

Информационные системы в логистике независимо от их конкретного назначения, по своей структуре строятся по иерархическому, обычно трехуровневому (трехранговому) принципу. Заметим, что в данном случае ранги, в отличие от рангов управляющего персонала, нумеруются, начиная с наинизшего. Поэтому в логистических информационных системах третий ранг выше, чем первый, тогда как у руководящего персонала, например, капитан 1-го ранга - это более высокое звание, чем капитан 3-го ранга. Такой принцип принят с целью обеспечить возможность наращивания информационной системы более высокими рангами и ее включения в качестве подсистемы в обобщающие системы и сети более высокого порядка, если в этом появится необходимость.

В соответствии с такой структурной декомпозицией в информационных системах в логистике выделяются следующие три уровня:

1. Первый уровень - это уровень рабочего (в широком смысле) места, например, места складирования, станка для выполнения механической обработки, места или установки для помещения в тару и маркировки и др. На этом уровне осуществляется та или иная логистическая операция с управляемым материальным потоком, а именно: его элемент (деталь, единичная упаковка, рабочий стол-спутник или какая-либо другая грузоединица) перемещается, перегружается, упаковывается, проходит ту или иную обработку.

Второй уровень - это уровень производственного участка, цеха, склада и др., где происходят процессы обработки, упаковки и транспортировки грузоединиц и размещаются рабочие места.

Третий уровень - это система транспортирования и перемещения грузоединиц во всей производственно-сбытовой системе в целом от погрузки сырья, материалов и компонентов и до доставки готовых изделий потребителям и расчетов за них.

Уровни производственно-сбытовой системы и руководства, которым соответствуют свои уровни информационной системы, определяют функциональную и эксплуатационную законченность информационных подсистем.

На верхнем уровне информационной системы реализуется планирующая информационная подсистема. Здесь осуществляется логистическое управление общим материальным потоком с целью организовать производственно-сбытовую деятельность, направленную на наиболее эффективное удовлетворение потребностей рынка.

На втором уровне информационной системы размещаются так называемые диспозитивные информационные подсистемы (disposite - размещать, распоряжаться). Эти подсистемы детализируют планы, составленные на верхнем уровне и доводят их до уровня отдельных производственных участков, цехов, механизированных в той или иной степени складов и других производственных подразделений и т. п., а также определяют способы действий этих подразделений.

Наконец, на нижнем уровне информационных систем размещаются так называемые исполнительные информационные подсистемы. Они доводят задания, правила и инструкции до конкретных рабочих мест и исполнителей. Они также осуществляют контроль за ходом технологического процесса на рабочих местах и обеспечивают обратную связь, формируя первичную информацию с этих рабочих мест.

Структура и функции взаимосвязей информационных подсистем, действующих в пределах одного предприятия (на уровне микрологистики), приведена на рисунке 5.

Рисунок 5 - Схема взаимосвязей информационных подсистем внутри одного предприятия

Отметим, что планирующая, диспозитивная и исполнительная подсистемы связаны прямыми и обратными вертикальными информационными потоками.

Отдельные комплексы задач внутри указанных функциональных подсистем связаны горизонтальными информационными потоками.

Рассмотрим элементы и взаимосвязи приведенной общей классификации информационных систем подробнее.

Все информационные процессы можно подразделить на три разновидности, а именно:

- целеполагание, то есть процессы, ведущие к выбору и формулировке целей логистического управления;

- планирование, то есть процессы разработки развернутой во времени последовательности будущих действий в рамках управляемой производственно-сбытовой системы;

- регулирование, то есть процессы, обеспечивающие фактическое протекание в реальном масштабе времени производственно-сбытовой деятельности в соответствии с составленными планами.

Нужно учитывать, что согласно общепринятому определению, информацией считают не всякие сведения, а только те, которые в известной степени являются новыми для их получателей, и которые могут быть использованы этими получателями для формирования управленческих решений.

В информационных системах логистики (независимо от степени их компьютеризации и приближения к безбумажной технологии) следует документировать ту информацию, которая является входной и выходной для лиц или органов, осуществляющих управление и мониторинг.

К документам, содержащим такую информацию, относятся, например:

- карточки, содержащие сетевые и другие модели производственно-сбытовой деятельности;

- оперативно-календарные планы;

- ведомости материально-технического снабжения;

- оперативные отчеты о ходе производственно-сбытовой деятельности за тот или иной период;

- информация, необходимая для проведения оперативных совещаний;

- карточки, содержащие задания на выполнение оперативных решений;

- результаты контроля реализации оперативных решений;

- производственные графики на различные периоды;

- графики обеспечения сырьем, материалами, комплектующими, специальной техникой, кадрами, транспортом и др., составленные на различные периоды;

- графики внутренних перевозок на различные периоды;

- графики внешних перевозок на различные периоды, а также некоторые другие.

Для обеспечения достоверности, полноты и точности используемой информации, ее актуальности, оперативности и доступности принимаются следующие меры:

- вся система делопроизводства перерабатывается и упорядочивается в соответствии с требованиями организации логистического управления;

- осуществляется компьютеризация информационной системы и организация ряда автоматизированных рабочих мест (АРМов), обеспечивающих взаимообщение персонала с информационной системой;

- совершенствуется система контроля за прохождением и исполнением управленческой документации;

- разрабатываются и внедряются методические документы, являющиеся инструктивными для организации работы должностных лиц и основанные на агрегировании информации по принципу ее предназначения и по получаемым конечным результатам.

Информационная система, обеспечивающая логистическое управление, функционирует и на этапе создания запасов, необходимых для начала производственной деятельности, и на этапе собственно производства, и на этапе распределения и доставки продукции потребителям.

При управлении образованием необходимых входных запасов должны создаваться следующие типы информационных компонентов, характеризующих эти запасы и др.:

- тип запасаемого продукта;

- количество единиц или другие объемные показатели запасаемого продукта;

- поставщик или продуцент данного запасаемого продукта;

- месторасположение поставщика или продуцента данного запасаемого продукта;

- время прибытия и время отправки данного продукта в данное место расположения;

- характеристики транспортной системы по доставке данного запасаемого продукта;

- время транспортировки данного запасаемого продукта.

При управлении собственно производством информационная система должна создавать следующие типы информационных компонентов и др.:

- данные для обмена с традиционными планово-диспетчерскими службами и руководящим персоналом;

- данные по организации заказов, получению заготовок, инструмента и другой оснастки по накладным, а также иные виды данных, необходимых для взаимодействия со смежными производственными участками, вспомогательными и комплектующими службами;

- данные по регистрации различного рода промежуточных запасов и заделов (заготовок, инструмента и другой оснастки, полуфабрикатов, управляющих программ и др.);

- данные по регистрации состояния оборудования, причин простоев, времени выполнения плановых и неплановых ремонтов и технического обслуживания, по указаниям ремонтному и обслуживающему персоналу и по учету его действий;

- документы о выдаче заданий по рабочим местам (позициям) и по исполнителям;

- данные по учету хода производства с регистрацией хода выполнения заданий по рабочим местам (позициям), по исполнителям и по наименованиям выпускаемых деталей.

Определяющими входными документами при этом являются задания, поступающие из планово-диспетчерских служб (планово-экономического отдела и планово-диспетчерского бюро), определяющие объемы и директивные сроки выпуска деталей (изделий). Сюда же относятся директивные документы руководства о внеплановом срочном выполнении тех или иных заданий.

Отчетные документы, являющиеся одной из важнейших составных частей выходной документации, могут составляться по отдельным заказам, по партиям деталей, по каждому агрегату и по производственному подразделению в целом. В них содержатся данные по шифрам заказа, номерам чертежей, датам приема заказа на исполнение, поставки заготовок, выполнения заказа, по номерам агрегатов или производственных бригад, которые проводили обработку, по машинному и вспомогательному времени, по числу годных и бракованных деталей в обработанной партии и др. Кроме зарегистрированных фактических данных по ходу производства выходные документы могут содержать расчетные показатели, например, коэффициенты загрузки оборудования, сменности, уровни автоматизации, нормативной стоимости работ и др. Наряду с отчетными документами должна предусматриваться разработка документов для смежных служб и для персонала производственного участка, необходимые для текущего исполнения плана либо для его корректировки и принятия специальных мер.

К таким документам относятся:

- заявки на плановые поставки заготовок с указанием их шифров, объемов и предельных сроков поставки;

- заявки на плановые поставки рабочего и вспомогательного инструмента, оснастки и других необходимых компонентов, содержащие в том числе номера стандартов, типоразмеры, обозначение материалов и др.;

- заявки на ликвидацию дефицита заготовок и на аварийную поставку инструмента и других необходимых компонентов с указанием дефицитных изделий и их стандартов, их наименований и требуемого количества, соответствующих операций в технологических маршрутах и др.;

- текущие сводки по ходу выполнения производственных планов по объему и по номенклатуре, в том числе для каждого шифра детали и для производственного подразделения в целом, сводки по планам и по их фактическому выполнению (в единицах, нормочасах и процентах, нарастающим итогом за данный период, фактическое выполнение в процентах к декадному, месячному или квартальному планам и др.);

- сопроводительные документы к изделиям и полуфабрикатам, отправленным в другие цехи и участки на сборку или на выполнение внешних операций;

- заявки в специальные службы - отдел главного энергетика, отдел главного механика - на выполнение плановых и внеплановых ремонтных работ;

- заявки на подготовку рабочей технологической документации и на подготовку управляющих программ к оборудованию с числовым программным управлением (ЧПУ) для доукомплектования библиотеки управляющих программ в соответствии с плановыми заданиями.

Общий принцип, который необходимо соблюдать при разработке документооборота многономенклатурного дискретного производства, состоит в обеспечении возможности ведения технологического процесса в случае выхода из строя управляюще-вычислительного комплекса и восстановления данных о текущем состоянии производства и оборудования после восстановления его работоспособности.

Документальное представление данных используется для организации диалога оператора с управляюще-вычислительным комплексом и является организующим началом для разделения функций между компьютерной системой и персоналом, что существенно для современного производства.

После завершения производства и складирования готовой продукции необходимо организовать сбытово-распределительную деятельность. Именно в результате успешно осуществляемых продаж можно судить о финансовых результатах и общей эффективности всей производственно-сбытовой деятельности.

Большую роль при этом (особенно в условиях острой рыночной конкуренции) могут сыграть информационные системы. Такие системы должны давать актуальную и достоверную информацию о потребностях рынка и о фактическом ходе продаж. Эти данные могут использоваться для управления сбытом и для представления тех или иных документированных сведений потребителям.

Информационный базис для управления сбытовой деятельностью должен содержать следующие данные и др.:

- история развития рынков сбыта, состав и распределение клиентуры, типы операций по сбыту;

- прогнозы динамики развития рынка, изменений в клиентуре, в объемах и номенклатуре сбыта;

- история, состояние и перспективы условий конкуренции;

- сведения о ценах и методах ценообразования;

- данные о расходах по организации сбыта;

- данные о результатах контроля деятельности персонала;

- данные по потребностям и по фактическим запросам на новый продукт;

- списки фактических и потенциальных покупателей;

- почтовая корреспонденция, телефонограммы и факсы;

- результаты расчетов, связанных со сбытом;

- данные по результатам контроля и анализа рекламной деятельности;

- данные по движению заказов, по выставлению и оплате счетов, составлению и использованию смет и др.

1.3 Особенности формирования логистической информационной системы