Совершенствование выставочной деятельности селекционно-семеноводческой фирмы "Гавриш"

Размещено на http://www.allbest.ru/

1. Организационно-экономическая характеристика организации

селекционный выставка продажа коммерческий

Селекционно-семеноводческая фирма «Гавриш» была основана в 1993 году и вот уже 17 лет является одной из ведущих агропромышленных компаний России. Из малого предприятия, за столь длительное существование на российском рынке, фирма «Гавриш» превратилась в многопрофильную компанию с надежной материально-технической и экспериментальной базой, куда на сегодняшний день входят 5 селекционных центров в Московской и Тульской областях, Краснодарском крае и Иорданском Королевстве.

Компания «Гавриш» имеет несколько направлений работы в области семеноводства и селекционной деятельности, важнейшими и наиболее развитыми с экономической точки зрения являются:

· Селекция сортов и гибридов овощных культур для промышленного производства, фермерских хозяйств и овощеводов-любителей;

· Семеноводство овощных культур в России, государствах СНГ и других странах;

· Разработка технологий и комплексное агрономическое сопровождение выращивания сортов и гибридов селекции фирмы «Гавриш»;

· Питомниководство: работают питомники декоративных и плодовых культур в Тульской области и Краснодарском крае (г. Крымск);

· Издательская деятельность: выпускаются 3 профессиональных журнала: «Гавриш» - журнал для специалистов тепличного хозяйства, входит в Перечень ВАК РФ, «Вестник овощевода» - журнал для овощеводов широкого профиля, «Питомник и частный сад» - журнал для садоводов и питомниководов;

· Проведение обучающих семинаров, программ, консультации, курсов повышения квалификации;

Помимо коммерческой деятельности в компании на высоком уровне организована научно-исследовательская работа сосредоточенная в НП «Научно-исследовательский институт овощеводства защищенного грунта», сотрудники которого занимаются селекцией овощных культур защищенного и открытого грунта, исследованиями в области биологии овощных культур, минерального питания, устойчивости растений к биотическим и абиотическим факторам, уделяют много внимания разработке эффективных способов формировки растений и оптимизации сроков выращивания.

В коллективе более 30 научных сотрудников, среди них селекционеры с большим стажем и молодые специалисты, профессиональный уровень которых непрерывно растет.

Визитной карточкой фирмы «Гавриш» уже долгое время являются гибриды томата. На протяжении последних 15 лет гибриды F1 Благовест, F1 Верлиока, F1 Евпатор неизменно входят в число лидеров продаж. В последние десятилетие к ним присоединились гибриды огурца, среди которых F1 Мурашка, F1 Пикник, F1 Кураж, F1 Пыжик. С 2003 года лидерство прочно удерживает выдающийся гибрид огурца F1 Кураж. Кроме того, селекционеры по праву гордятся гибридами перца - F1 Париж, баклажана - F1 Багира, дыни - F1 Злато Скифов, сортом редиса - Корсар, салата - Забава, укропа - Аллигатор, базилика - Василиск и др. Ассортимент фирмы «ГАВРИШ» дополняют сорта овощей открытого грунта, пряно-вкусовых и лекарственных растений. Бренд «Удачные семена» предлагает коллекцию сортов цветочных культур.

Семена фирмы «ГАВРИШ» производятся в специализированных хозяйствах опытными агрономами-семеноводами под контролем селекционеров. Культуру ведут в оптимальные сроки при соблюдении технологии выращивания, своевременно проводят сортопрочистки и апробацию посевов. Качество семян проверяется на всех стадиях товарной доработки, включая очистку, сушку, переборку, сортировку, упаковку. В процессе хранения периодически определяют всхожесть и энергию прорастания семян.

Сравнительно новое, но быстро и успешно развивающееся направление деятельности компании «Гавриш» - питомниководство. С 2006 года работает Алексинский питомник в Тульской области, где выращивают посадочный материал декоративных культур на площади около 30 га. Питомник в Краснодарском крае (г. Крымск) ориентирован на выращивание плодовых деревьев и кустарников, в том числе крупномерного посадочного материала.

Обладая научными знаниями, практическим опытом, целеустремленностью и творческим подходом к делу, коллектив компании «ГАВРИШ» быстро реагирует на требования рынка созданием более современных сортов и гибридов овощей, предложением садоводам посадочного материала декоративных и плодовых деревьев и кустарников, декоративных травянистых многолетников.

Ежегодно фирмой «Гавриш» проводятся научно-практические семинары для специалистов защищенного грунта по агрохимическому обслуживанию, защите растений, технологии выращивания гибридов, региональные семинары, курсы повышения квалификации.

В 2003 году начат выпуск серии книг, посвященных технологиям выращивания гибридов селекции НИИОЗГ: «Томаты», «Пчелоопыляемые гибриды огурца», «Технология выращивания партенокарпического гибрида огурца F1 Кураж», «Огурец: от А до Я».

Одно из важных направлений работы - комплексное технологическое сопровождение выращивания гибридов. Специалисты фирмы регулярно выезжают в тепличные комбинаты, организуют сортоиспытание, проводят консультации, помогают решить производственные проблемы.

2. Расчеты по совершенствованию выставочной деятельности и оценка ее эффективности

В условиях усиливающейся конкурентной борьбы все большее значение для компаний приобретает организация их участия в выставках, как средстве эффективного стимулировании продаж. «Выставка - это открытая социально-функционирующая система, существующая по определенным законам, это - модель рынка в миниатюре. Большинство авторов сходится на том, что система есть множество взаимодействующих элементов, находящихся в отношениях и связях друг с другом и составляющих целостное образование» [Д. Коткина. Оценка эффективности участия в выставке! Правило 4 «И»!? http://www.nonkriz.ru/articles_bisness_13.php]

Поскольку выставка является средством продвижения товаров и услуг, она имеет временной и пространственный аспекты, которые могут быть измерены и оценены. В связи с этим существует некий комплекс показателей, который может быть рекомендован для проведения анализа эффективности участия компания в выставке.

Для того, чтобы участие компании в выставке было наиболее результативным, в первую очередь, необходимо четко сформулировать цели, задачи участия, а также определить систему оценки степени их достижения.

Опираясь на высказывание Коткиной Д. о том, что «выставка - это модель рынка, его копия в миниатюре со всеми игроками, а выставочный стенд - это модель компании», можно выделить следующие глобальные цели участия компании в выставке [Д. Коткина. Оценка эффективности участия в выставке! Правило 4 «И»!? http://www.nonkriz.ru/articles_bisness_13.php]:

1. Цель №1 - показать себя с лучшей стороны всем участникам рынка

2. Цель №2 - расценивая выставку как некую «лабораторию», отработать на ней все новые идеи, технологии и зафиксировать реакцию покупателя;

3. Цель №3 - выступить в роли исследователя конкурентной среды и провести маркетинговое исследование предложений конкурентов, а также реакцию потребителей на предложение

4. Цель №4 - использовать возможности оценки применения существующей стратегии, используя информацию, полученную в ходе выставки, и сравнить ее с новой стратегией развития

5. Цель №5 - заключение контрактов

Голубов И.И. выделяет следующие виды эффективности от участия компании в выставке:

· Коммерческая

· Бюджетная

· Экономическая

Опираясь на систему этих показателей, проведем расчет участия компании «Гавриш» в одной из крупнейших агропромышленных выставок России «Фазенда» и сравним ее эффективность с участием компании в выставке в Украине в марте 2011 года «Тепличное хозяйство». Также для сравнения эффективности участия компании в выставках, проведем сравнительный анализ участия «Гавриша» в выставках за предыдущие года.

Прежде чем начать расчеты, необходимо создать рабочий план участия компании в выставке. Обобщив данные учебной литературы, в которой изложены рекомендации по организации выставочной деятельности компании, мы предлагаем следующий план (таблица 2.1), согласно которому компании «Гавриш» следует начинать свою подготовку к участию в выставке «Фазенда»-2011 и организовывать свою выставочную работу.

Таблица 2.1 ? Разработка плана участия компании «Гавриш» в выставке «Фазенда»-2011

Этап выставки	Период времени	Перечень мероприятий	Содержание мероприятия и необходимые ресурсы	Ответственный
I. Подготовительный (предвыставочный) 1. Информационный 2. Бюджетирование	За 6 месяцев до начала выставки	1. Постановка целей и задач участия	Анализ стратегии компании на рынке, сбор экономических, финансовых показателей	Финансовая служба предприятия, отдел продаж, отдел рекламы
I.		2. Сбор информации о выставках, соответствующих целям и задачам	Анализ информационных ресурсов www.expomap.ru,www.allexpo.ru, www.vistavki.ru	Отдел рекламы
I.		3. Сбор информации об организаторах	Анализ информационных ресурсов www.expomap.ru,www.allexpo.ru, www.vistavki.ru Дополнительно изучаются сайты собственно выставок	Отдел рекламы
I.		4. Сбор информации о прошедших выставках, экспонентах	Анализ информационных ресурсов www.expomap.ru,www.allexpo.ru, www.vistavki.ru Дополнительно изучаются сайты собственно выставок
I.		5. Определение перечня сегментов рынка, интересных для компании 6. Расходы на аренду выставочных площадей 7. Расходы на организацию стенда 8. Расходы на рекламные материалы 9. Расходы на организацию презентации 10. Расходы на персонал	Анализ маркетинговой стратегии, стратегии продаж Сайт выставки, получение коммерческого предложения от организаторов Расходы на дизайн Расходы на вывеску Расходы на мебель Расходы на чай/кофе Расходы на дизайн рекламных листовок, буклетов, брошюр Расходы на приглашения Расходы на рассылку приглашений Расходы на печать визитных карточек Аренда конференц-зала Аренда оборудования Оплата труда лектора Кофе-брейк Расчет премиальных для сотрудников, занятых в работе на выставке	Отдел рекламы Отдел маркетинга, отдел продаж, Отдел рекламы
II. Выставочный	Срои проведения выставки	1. Ведение статистики посещаемости стенда и его пропускной способности 2. Сбор контактов 3. Анкетирование посетителей 4. Проведение переговоров с потенциальными покупателями 5. Заключение договоров 6. Раздача рекламной сувенирной и промо-продукции 7. Проведение семинара	1. Раздача пронумерованных информационных буклетов, с целью ведения кол-ва посещений. 2. Анализ пропускной способности, времени наиболее интенсивной посещаемости и наименее интенсивной посещаемости Контроль за обменов визитными карточками, сортировка карточек, установление личных контактов Краткое анкетирование посетителей на основе разработанного опросника Консультации клиентов, проведение кратких презентаций Данная задача решается по мере необходимости, в случае если посетитель уже знаком с продукцией и посетил стенд с четким намерением заключить контракт Распространение рекламной продукции промоутерами Сбор гостей по заранее разосланным приглашениям, либо по приглашениями, распространяемым на выставке для особо важных клиентов	Сотрудник отдела рекламы Сотрудник отдела продаж Сотрудник отдела рекламы или маркетинга Сотрудник агроотдела Сотрудник отдела продаж Привлеченный сотрудник промоушн-службы или отдела рекламы
III. Поствыставочный	Непосредственно после окончания выставки	1. Обработка контактов 2. Составление общего отчета о проведении выставки 3. Анализ эффективности вложений в организацию мероприятия	Срочная обработка: оперативное взаимодействие с клиентами (оправка договора отправка презентаций, рекламных материалов, командировки) Составление базы контактов из полученных данных Отчет должен содержать информацию о деятельности стенда, о деятельности конкурентов, о статистике посещаемости стенда, о проведении семинара Отчет, составляемый финансовой службой, на основе данных, полученных от отдела рекламы, отдела продажи и маркетинга	Сотрудники отдела продаж, договорной отдел Отдел маркетинга, продаж, рекламы Финансовый отдел

Оценим подготовительный тап с точки зрения его необходимости для компании, выявим его потенциальную эффективность для компании и рассчитаем экономическую, коммерческую и бюджетную эффективность мероприятия в целом.

I. Предвыставочный этап

1. Согласно маркетинговой стратегии и стратегии продаж компании «Гавриш», на 2011-2012 г.г. среди основных целей компании:

· Продвижение на рынок новых гибридов огурца и томата для фермерских хозяйств и мелкотоварного производства - F1 Барселона, F1 Бобрик, F1 Матрица, F1 Шарж.

· Увеличение по сравнению с 2010 годом объемов продаж следующих культур:

Гибридов томатов F1 Благовест, F1 Верлиока, F1 Евпатор на 30%

Гибридов огурца F1 Мурашка, F1 Пикник, F1 Кураж, F1 Пыжик на 25%

Гибридов перца F1 Париж на 15%

Гибрида баклажана - F1 Багира на 15%

Гибрида дыни - F1 Злато Скифов на 10%

Гибрида редиса - Корсар, салата - Забава, укропа - Аллигатор, базилика - Василиск на 10%.

Сравним эти данные с данными 2008, 2009 и 2010 года. Как видно из таблицы 2.2., планы увеличения продаж по стратегическим культурам компании «Гавриш» в 2011 году, по сравнению с 2008, выросли практически на 50%, что говорит о достаточно активной позиции компании на рынке семеноводства. Также следует отметить, что при составлении планов продаж на 2011 год, руководство компании учитывало потери, понесенные компанией в кризисных 2008-2009 годах, и желанием компенсировать убытки за счет увеличения объемов реализации. На диаграммах показаны рост продаж за 2008-2010 г.г. в разрезе каждого наименования (диаграммы 2.1-2.5). С учетом данных у компании «Гавриш» на этапе выбора выставочной площади должна быть проведена тщательная работа, как в отношении уровня выставки, так и ее потенциальных посетителей.

Таблица 2.2 ? План увеличения продаж на 2008-2011 гг.

Наименование сорта	2008	2009	2010	2011
	план	факт	план	факт	план	факт	план
Гибриды томатов F1 Благовест, F1 Верлиока, F1 Евпатор	15	12	18	17	25	18	30
Гибриды огурца F1 Мурашка, F1 Пикник, F1 Кураж, F1 Пыжик	10	5	13	14	20	15	25
Гибрид перца F1 Париж	7	3	10	8	10	5	15
Гибрид баклажана F1 Багира	7	3	10	8	10	5	15
Гибрид дыни F1 Злато Скифов	8	3	11	8	10	6	10
Гибрида редиса - Корсар, салата - Забава, укропа - Аллигатор, базилика - Василиск	3	1	6	4	10	4	10

Диаграмма 2.1 ? Плановые и фактические показатели продаж гибридов томатов в 2008-2011 гг.

Диаграмма 2.2 ? Плановые и фактические показатели продаж гибридов огурцов в 2008-2011 гг.



Диаграмма 2.3 ? Плановые и фактические показатели продаж гибридов перца в 2008-2011 гг.

Диаграмма 2.4 - Плановые и фактические показатели продаж гибридов дыни в 2008-2011 гг.

Диаграмма 2.5 ? Плановые и фактические показатели продаж гибридов зелени и редиса в 2008-2011 гг.

С учетом вышеизложенного, проведем анализ выставок, потенциально интересных для компании «Гавриш», результаты оформим в таблицу 2.3.

Таблица 2.3 ? Выставки потенциально интересные для участия в них компании «Гавриш»

Выставка	Сроки проведения	Профиль	Страна проведения
Ежегодная специализированная выставка Беларусь-Казахстан-Россия на ВВЦ-2011. Дачный сезон. Мир меда на ВВЦ. Ваше здоровье и красота. 2011	01.04.11-06.04.11	Товары народного потребления, продукты питания, мед Республик Беларусь и Казахстан, регионов Российской Федерации. Семена, рассада, саженцы и другой посадочный материал, средства защиты растений, удобрения, грунт для рассады, инструмент, инвентарь. Товары и услуги для здорового образа жизни.	Россия
VIII специализированная выставка-ярмарка Обнови свой сад-2011	13.04.11-19.04.11	Семена, рассада, саженцы, удобрения, средства защиты растений, садовая техника, оборудование, инвентарь, парники, теплицы, инструмент, дачная мебель, тележки, шланги, бассейны, ландшафтный дизайн.	Россия
III Международная специализированная выставка ИнтерАгроБизнес 2011	01.09.11-30.09.11	Агротехника и оборудование - почвообрабатывающая, посевная и уборочная техника - системы орошения - мини-техника, инструмент и инвентарь для сельскохозяйственных работ - оборудование для переработки и хранения сельхозпродукции - запчасти и комплектующие Растениеводство - семена, рассада, саженцы - агрохимия - удобрения - тепличное хозяйство, оборудование и технологии - цветоводство	Украина
Фазенда	20.04.11-30.04.11	Выставка-ярмарка товаров сельского хозяйства	Россия

С учетом данных таблицы 2.3 можно с уверенностью сказать, что все вышеперечисленные выставки потенциально интересны для исследуемой компании, но с учетом стратегии развития компании на 2011 год, наибольший интерес представляет выставка «Фазенда»-2011, по масштабу, профилю посетителей (как профессионалы, так и любители).

Поскольку для нашего исследования наибольший интерес представляет расчет эффективности от участия компании в выставке, мы опустим комментарии к разделам, относящимся к сбору информации о выставке, и перейдем к бюджетированию мероприятия.

Согласно нашего плана, нам необходимо рассчитать следующие показатели, составляющие бюджет нашего мероприятия:

1. Расходы на аренду выставочных площадей

Согласно информации, размещенной на сайте выставки http://www.fazenda-expo.ru/rus/partic.html, можно посчитать расходы на аренду стенда:

Регистрационный взнос - 4900-00 рублей (Размещение краткой информации о фирме в каталоге и на сайте выставки-ярмарки; проведение рекламной компании в СМИ)

Аренда стенда площадью 6 кв.м. х 7800-00 рублей = 46800-00 рублей

Наценка за размещение стенда в правом верхнем углу на плане выставки + 15% = 53820-00 рублей

Итого за аренду стенда и регистрацию: 58720-00 рублей

2. Расходы на организацию стенда

Согласно условиям участия в выставке, аренда каждого стенда подразумевает его оборудование: столом, 3 стульями, столом-подиумом, стеновыми панелями, ковровым покрытием, корзиной для мусора, вешалкой, вывеской, светильником. Соответственно расходы на организацию стенда в расчеты уже включены и дополнительно не бюджетируются.

3. Расходы на рекламные материалы

Данный пункт бюджет для любой компании является наиболее существенным по затратам, поэтому необходимо как можно более тщательно просчитать расходы на рекламную, сувенирную, информационную продукцию. Расчет потребности в рекламно-информационных материалах должен опираться на следующие показатели:

· Количество потенциальных потребителей;

· Стратегически важные для компании направления для рекламирования

Количество потенциальных потребителей рассчитывается исходя из данных, полученных при анализе выставки. С учетом того, что ежегодно выставку «Фазенда» посещает более 25 тысяч посетителей, из которых 40% - профессиональные посетители, 55% - физические лица и 5% - просто обыватели, расчет количества необходимой рекламно-информационной продукции будет рассчитываться следующим образом:

· Рекламно-информационный буклет о компании - 20000 штук

· Основной прайс компании с наиболее востребованными позициями (вкладывается в проспект о фирме) - 20000 штук

· Рекламные буклеты с информацией о наиболее перспективных гибридах компании F1 Барселона, F1 Бобрик, F1 Матрица, F1 Шарж - 10000 штук/каждый сорт (рассчитывается исходя из количества профессиональных посетителей)

· Рекламные буклеты гибридов томатов, огурцов, перцев и других стратегических культур, объемы продаж по которым необходимо увеличить в перспективном году, рассчитаем исходя из того, насколько они были востребованы на выставке в Украине. По данным компании, всего было израсходовано:

Буклеты по гибридам томатов (общий) - 5000 штук (из 7000 шт.)

Буклеты по гибридам огурцов (общий) - 4000 штук (из 7000 шт.)

Буклеты по гибридам перцев баклажанов и других культур (общий) - 5000 (из 7000 шт.)

Исходя из данных статистики, возьмем среднее значение необходимых для распространения буклетов:

Буклеты по гибридам томатов - 6000 шт.

Буклеты по гибридам огурцов - 5000 шт.

Буклеты по гибридам перцев баклажанов и других культур - 5000 шт.

· Помимо рекламно-информационных материалов, содержащих информацию о культурах, предлагаемых компанией «Гавриш», необходимо изготовить визитные карточки с общей информацией о фирме, контактными данными, телефонами, e-mail, сайтом, а также личные визитки работающих на стенде сотрудников, которые имеют непосредственный контакт с посетителями. Исходя из общей потенциальной потребности, необходимое количество распределяется следующим образом:

Визитка компании - 10000 штук

Личная визитка сотрудника отдела продаж - 1000 штук

· Для проведения презентации необходимо подготовить подарочный пакет для каждого участника, который будет содержать:

Ручку, блокнот, пакет, каталог компании по всем культурам.

Количество участников семинара 100 человек, соответственно:

Ручки - 100 штук

Блокноты - 100 штук

Каталоги - 100 штук

Пакет - 100 штук

Расчеты стоимости сувенирной продукции представлены в таблице 2.3.

· В плане подготовки к выставке присутствует статья расходов на рассылку приглашений. Рассылка приглашений по замыслу отдела рекламы и продаж должна проводится среди постоянных покупателей компании, потенциальных клиентов, переговоры с которыми уже ведутся или велись на предмет сотрудничества, а также среди заинтересованных агропромышленных комплексов и фермерских хозяйств. Затраты на рассылку приглашений ведутся исходя из количества приглашенных на семинар-презентацию, т.е. в количестве 100 штук. Расчет затрат представлен в таблице 2.3.

Сложив все статьи расходов на изготовление рекламно-информационной продукции, рассчитаем финансовые затраты, результаты представим в таблице 2.3.

Диаграмма 2.6 ? Соотношение количества выпущенных рекламных материалов для выставки «Фазенда»-2011

Сравним бюджет на рекламно - информационные материалы для участия в «Фазенде» 2011 с участием компании «Гавриш» в выставке «Тепличное хозяйство».

Таблица 2.4 ? Сравнительный анализ затрат на изготовление рекламно-информационных материалов

Выставка / Затраты по материалам	Буклеты, руб.	%	Информационные листовки, руб.	%	Визитки, руб.	%	Сувенирная продукция, руб.	%
Тепличное хозяйство	450000	-0,47	50000	11	20000	7,6	50000	23
Фазенда - 2011	946200	21	4750	-0,09	26125	1,3	2185	-0,04

Процент соотношения затрат на выпущенные рекламно-информационные материалы представлен на диаграмме 2.7.



Диаграмма 2.7 ? Сравнительный анализ выпуска рекламной продукции для выставки «Фазенда»-2011 и «Тепличное хозяйство»

4. Расходы на организацию презентации

Одним из мероприятий, запланированных на выставке, является проведение семинара-презентации. Посчитаем необходимые расходы на его организацию.

Аренда конференц-зала на 2 часа - 20000-00 рублей

Аренда оборудования на 2 часа - 5000-00 рублей

Кофе-брейк - 250 рублей/человека х 110 человек = 27500-00 рублей (100 человек приглашенных + 5 человек ведущих + 5 запас)

Итого затраты на проведение семинара: 52500-00 рублей

5. Расходы на персонал

Поскольку в правилах компании есть пункт о вознаграждении сотрудников за сверхурочное время работы, а также выездные работы (к которым можно отнести работы на выставке), каждому работающему на выставке сотруднику положена премия в размере 5% от ежемесячного оклада в день. Сначала рассчитаем необходимое количество сотрудников, работающих на выставке:

- сотрудник отдела продаж - 3

- сотрудник отдела маркетинга и рекламы - 1

- сотрудник технического отдела - 2

- промоутер - 2

Итого: 6 человек будут заняты на выставке на стенде компании, а также 2 промоутера, занимающиеся распространением рекламных материалов на площади выставки.

Среднемесячный оклад сотрудника отдела продаж составляет 25000-00, сотрудника отдела маркетинга и рекламы - 20000-00, сотрудника технического отдела - 30000-00. Рассчитаем сумму премии, которую получат сотрудники по итогам работы на выставке (таблица 2.5):

Таблица 2.5 ? Расчет премиальных для сотрудников, занятых на выставке

Должность	Оклад	Премия, %	Итого премия	Кол-во рабочих дней	ИТОГ
Сотрудник отдела продаж	25000	5	1250	3	3750
Сотрудник отдела маркетинга и рекламы	20000	5	1000	3	3000
Сотрудник технического отдела	30000	5	1500	3	4500
ИТОГО

Обобщив все расходные части бюджета выставки, получим общую сумму расходов на проведение выставки, представим их в таблице 2.6.

Таблица 2.6 ? Общий бюджет мероприятия

Статья расхода	Сумма, руб.	Сравнение с выставкой "Тепличное хозяйство"	% отклонения	% в общей сумме затрат
Аренда выставочной площади	58720	75000	-0,78	5
Расходы на рекламные материалы	982205	570000	1,7	89
Расходы на презентацию	52500	35000	1,5	5
Расходы на персонал	11250	46000	-0,25	1
Всего затрат	1104675	726000		100

Соотношение затрат на обе выставки представлены в диаграмме 2.8.



Диаграмма 2.8 ? Соотношение затрат на участие в выставке в разрезе двух выставок

Следующим этапом является анализ эффективности выставочной деятельности фирмы «Гавриш». Для оценки эффективности от выставочно-ярмарочной деятельности в аналитической работе могут быть использованы следующие виды эффективности: коммерческая, бюджетная и собственно экономическая.

Коммерческая эффективность представляет собой соотношение финансовых затрат и результатов, обеспечивающих требуемую норму доходности. Основным показателем коммерческой эффективности служит финансовый поток реальных денежных средств, который рассчитывается как разность между притоком и оттоком по каждому виду инвестиционных и инновационных проектов за период своего существования.

Бюджетная эффективность отражает влияние осуществляемого инвестиционного проекта на повышение доходов и снижение расходов соответствующего бюджета в зависимости от уровня управления (федерального, регионального или местного, локального или конкретной фирмы). Она определяется как результат превышения доходов соответствующего бюджета над его расходами за период проведения выставки-ярмарки.

Экономическая эффективность характеризует получение синергетического эффекта и экономических результатов проектного решения в ВЯД с учетом интересов государственных, федеральных, отраслевых и других организаций и субъектов хозяйствования.

В качестве исходной информации для оценки эффективности участия компании «Гавриш» в выставке «Фазенда»-2011 могут выступать:

- общая арендуемая и оплаченная площадь по счету организатора мероприятия на весь срок проведения выставки-ярмарки;

- затраты фирмы на участие в выставочной деятельности (прямые + косвенные);

- посетители - сколько всего посетителей, из них специалистов, в том числе отечественных и иностранных;

- объем продаж и количество сделок;

- характер полного возмещения затрат;

- дизайн выставочного места, имеющий целью формирование эстетической и функциональной качеств предметной среды.

В этих целях рекомендуется использовать следующий комплекс количественных и качественных показателей эффективности выставочной деятельности фирмы «Гавриш».

К показателям количественной оценки эффективности можно отнести следующие:

- общая стоимость арендуемой площади выставочного места. Она определяет стоимость оплаченной площади по счету организатора мероприятия на весь срок проведения выставки;

Итого на весь срок: 58720-00 рублей (таблица 2.6)

- общее количество посетителей выставочного стенда фирмы «Гавриш» в сравнении с количеством посетителей выставочного места фирмы с прошлыми выставками-ярмарками. Это дает возможность оценить стабильность посещаемости подобного целевого мероприятия; выявить тенденцию, попытаться понять причины, обусловившие снижение спроса на предлагаемые товары и принять необходимые меры по совершенствованию демонстрационного процесса. Этот показатель является ключевым и характеризует заинтересованность клиентов и посетителей в представленном демонстрационном материале в процессе проведения выставочного мероприятия.

По данным, предоставленным нам отделом маркетинга фирмы «Гавриш», общее количество посетителей на выставке «Фазенда»-2011 составило 19000 человек за 10 дней, что по сравнению с выставкой «Тепличное хозяйство» (21000 человек) на 10% меньше и на 21% больше, чем в предыдущем году (15000 человек).

- количество предварительно приглашенных посетителей на конкретное выставочное место, которое представляет заинтересованная коммерческая фирма. Данный показатель характеризует устойчивость и долговременность сложившихся деловых связей между фирмой-демонстрантом семенного материала и партнерами-товаропроизводителями сельскохозяйственной продукции. В качестве аналитической оценки используется показатель доли фактических посетивших выставочное место приглашенных в общем количестве приглашений, присланных конкретной фирмой.

По данным фирмы «Гавриш» на закрытый семинар-презентацию было разослано 100 приглашений. Посетило семинар 85 человек. Как удалось выяснить фирме-организатору, большинство из тех, кто не смог посетить мероприятие, не смогли приехать по финансовым причинам и просили прислать материалы выставки и образцы продукции курьерскими службами.

- общее количество посетителей ? квалифицированных специалистов выставочного места фирмы, способных компетентно решать вопросы совершения разовой или постоянной покупки. Этот показатель является особенно важным, ключевым и во многом характеризует динамику развития выставочно-ярмарочного мероприятия в целом, повышенную заинтересованность данной группы посетителей в демонстрационном материале в процессе его проведения, поскольку результаты торговых сделок проявляются в экономическом эффекте (получении дополнительной прибыли). По данным аналитического обзора, на выставочный стенд фирмы «Гавриш» пришло порядка 45% от общего количества посетителей - квалифицированных специалистов - что составляет 8550 человек. Данный показатель говорит о том, что продукция компании «Гавриш» имеет довольно высокий интерес со стороны профессиональных садово-огородных хозяйств, фермерских хозяйств и агропромышленных комплексов.

- структурный анализ состава посетителей-специалистов (по опыту работы, по региональному признаку, направлению деятельности сельскохозяйственных предприятий ит.д.). Анализ основывается на опросах во время выставочного мероприятия, либо на компьютерных терминалах с вопросами и графиками. Данный анализ представлен в таблице 2.8.

Таблица 2.8 ? Структурный анализ состава посетителей

Наименование показателя	Показатель, %	Показатель, чел
Регион
Центральная Россия	42	8000
Юг	37	7000
Западная Сибирь	8	1500
Дальний Восток	8	1500
Иностранные гости	5	1000
Возрастной состав
25-30	26	5000
30-40	58	11000
свыше 40	16	3000
Опыт работы в с/х
до 5 лет	37	7000
до 10 лет	58	11000
свыше 10 лет	5	1000
Сфера деятельности
фермерское хозяйство	39	7500
садовод-любитель	55	10500
АПК	5	1000

- плотность движения - рассчитывается как отношение общего числа посетителей выставочного места за время работы выставки на площадь экспозиции. Исходя из наших данных, определим показатель:

= =3167

- количество контактов посетителей с представителями фирмы демонстрационного материала выставки. Показатель характеризует уровень интереса к представленной продукции. Из числа посетителей, проявивших интерес, практически 20-30% могут рассматриваться в качестве потенциальных клиентов фирмы «Гавриш». Исходя из наших данных, потенциальными клиентами фирмы «Гавриш» в ближайшие 2 года могут стать 5700 новых клиентов.

- количество деловых контактов посетителей с представителями фирмы-поставщика демонстрационного материала, завершившихся заявкой, контрактом, договором о намерениях. Это регистрируется в журнале регистрации фирмы, характеризует удовлетворенность клиентов представленным семенным материалом и завершенность торгово-выставочного мероприятия. По данным аналитического обзора, в течение выставки было заключено 50 новых контрактов на общую сумму 1 500 тыс.рублей. В основном среди заключенных договоров присутствуют фермерские хозяйства.

- количество зарубежных посетителей выставочного места конкретной фирмы. Это характеризует уровень международного резонанса и признание заслуг коммерческой фирмы на рынке семян. Согласно таблице 2.8, количество иностранных посетителей достигло 1000 человек, что превышает предыдущие показатели почти в 2 раза.

- общие расходы фирмы-демонстранта на участие в выставке. Они во многом характеризуют финансовые возможности фирмы, ее устойчивость на региональном рынке семян. Учитывая данные таблицы 2.6, общие затраты на организацию участия фирмы в выставке составили свыше 1100 тыс.рублей, что характеризует фирму «Гавриш» как мощного производителя семенного материала, с достаточно солидным рекламным бюджетом и устойчивым положением на региональном рынке.

- расходы фирмы в выставочном процессе в расчете на один деловой контакт с посетителем. Этот показатель определяется путем распределения общей суммы расходов в выставочной деятельности коммерческой фирмы на количество контактов с посетителями стенда. Исходя из наших данных, показатель составляет 1 104 675:19000 = 58,14 рублей, что в объеме общих затрат существенно невелик.

- расходы фирмы в выставочном процессе в расчете на один контакт заключенной сделки (в виде контракта, договора о намерениях). Рассчитывается как отношение общих расходов в выставочной деятельности фирмы на количество контактов (заявок, контрактов, договоров на поставку). По нашим данным показатель составит: 1104675:50 = 22094-00 рублей.

- активность аудитории - представляет собой среднее время присутствия заинтересованного посетителя на выставочном месте фирмы. Рассчитывается как отношение общего числа посетителей на выставочном месте в течение 1 часа и характеризует степень привлечения внимания посетителей к представленному материалу данной фирмой-демонстрантом. ПО данным аналитического обзора показатель рассчитать не удалось.

- коэффициент посещения - характеризует динамичность процесса и определяется отношением общего числа участников выставочно-ярмарочного мероприятия в текущем периоде к численности посетителей прошлого периода. По нашим показателям значение равно 19000:15000=1,3.

- коэффициент посещения для посетителей-специалистов - рассчитывается отношением общего числа посетителей-специалистов в текущем периоде к общей численности посетителей-специалистов в предыдущем периоде. Показатель для фирмы «Гавриш» равен 8550:5000=1,7.

- результативность участия - один из наиболее важных показателей оценки эффективности выставочной деятельности. Он рассчитывается отношением общего количества договоров, заключенных на выставке, к общему количеству посетителей (в отчетном периоде). По нашим данным показатель будет равен 50:19000=0,003.

К качественным показателям оценки эффективности выставочной деятельности можно отнести такие показатели, как:

- достижение поставленных целей: поскольку цели, поставленные перед компанией, являются долгосрочными, эффективность проведения выставки для их достижения определить на данный момент оценить невозможно. Но в целом можно увидеть положительную тенденцию, т.к. из 50 заключенных новых контрактов, 40 контрактов подписано на реализацию семян из стратегической группы компании.

- изучение спроса на представленный и аналогичный товар фирм-конкурентов: по данным компании «Гавриш», она занимает 1 место среди производителей семян огурцов и томатов, 2 место по производству других овощных культур.

- публикация в центральной и информационной печати, реклама товара и деятельности фирмы-демонстранта: по итогам выставки «Фазенда»-2011, можно с уверенностью утверждать, что фирмой была проведена достаточно мощная рекламная компания, был выделен серьезный рекламный бюджет, который помог фирме привлечь огромное количество потенциальных клиентов и заключить новые контракты на общую сумму 1 500 тыс. руб., что в полном объеме покрыло затраты компании на организацию выставки.

- оценка качества семенного и посадочного материала, его дизайна, логистики и упаковки: по данным экспертов, фирма «Гавриш» - одна из наиболее ярких производителей семенного материала, уделяющих большое внимание дизайну упаковки.

В качестве обобщающего показателя оценки устойчивости развития выставочно-ярмарочной деятельности фирмы «Гавриш», учитывающего взаимосвязи и взаимозависимости между всеми компонентами, составляющими выставочно-ярмарочное мероприятие, можно рекомендовать показатель комплексной устойчивости развития выставочно-ярмарочной деятельности:

где Ккур - коэффициент комплексной устойчивости развития выставочно-ярмарочной деятельности фирмой - демонстрантом;

Кплощ - коэффициент площади (отношение общей арендуемой площади выставочного места к аналогичной по назначению площади предыдущего периода);

Кпосещ спец - коэффициент активного посещения специалистами (отношение общего числа посетителей-специалистов выставочного места фирмы к общему числу посетителей-специалистов в предыдущем периоде);

Кзатр на 1 контракт - коэффициент рассчитывается как отношение общих расходов в выставочной деятельности фирмы на количество контактов (заявок, контрактов, договоров).

Рекомендуемым показателем комплексной устойчивости развития выставочно-ярмарочной деятельности фирмы будет значение коэффициента, превышающее или равное 1. Абсолютное значение коэффициента в пределах от 0 до 1 определяет недостаточный уровень устойчивости развития выставочно-ярмарочной деятельности конкретной фирмы.

Основным конечным показателем экономической эффективности участия коммерческой фирмы в выставочной деятельности следует считать показатель, который определяется по формуле:

Э = В : (З + С) = 1 500 000:(1 104675+950000)=0,73

где Э - показатель экономической эффективности участия фирмы-экспонента в выставке, тыс. руб.;

В - выручка, полученная фирмой-экспонентом за определенный период от продажи выставляемой продукции, тыс. руб.;

З - затраты фирмы-экспонента на участие в выставке, тыс. руб.;

С - себестоимость реализованной продукции фирмой посредством выставочно-ярмарочного мероприятия, тыс. руб.

Все рассчитанные показатели мы сведем в таблицу 2.9 для разработки системы рекомендации по повышению эффективности выставочной деятельности.

Таблица 2.9 ? Показатели эффективности участия компании «Гавриш» в выставке «Фазенда»-2011

Наименование показателя	Знач-е показателя	По отношению к 2010 году
	план	факт
общая стоимость арендуемой площади выставочного места	65000	58720
общее количество посетителей выставочного стенда	20000	19000	15000
количество предварительно приглашенных посетителей на конкретное выставочное место	100	85	150
общее количество посетителей ? квалифицированных специалистов	10000	8550	5000
плотность движения	3500	3167	1500
количество деловых контактов посетителей с представителями фирмы-поставщика демонстрационного материала, завершившихся заявкой	100	50	20
количество зарубежных посетителей выставочного места конкретной фирмы	2000	1000	500
общие расходы фирмы-демонстранта на участие в выставке	1200000	1104675	950000
расходы фирмы в выставочном процессе в расчете на один деловой контакт с посетителем		58,14	63,3
расходы фирмы в выставочном процессе в расчете на один контакт заключенной сделки		22094	47500
коэффициент посещения		1,3
коэффициент посещения для посетителей-специалистов		1,7
результативность участия		0,003	0,001
коэффициент комплексной устойчивости развития выставочно-ярмарочной деятельности		0,003
показатель экономической эффективности участия фирмы-экспонента в выставке		0,73

3. Рекомендации по повышению эффективности выставочной деятельности

Для того, чтобы инвестиции в выставочную деятельность компании были эффективными, необходим четкий и точный анализ, проводимый как в до, так и, самое главное, послевыставочный период. Система показателей, рассчитанных нами в предыдущем параграфе, поможет нам выявить наиболее перспективные пути развития компании и пути повышения эффективности ее участия в выставках.

1. Арендуемые площади: одна из важных статей любого выставочного бюджета, но к выбору площади и к ее объему необходимо подойти внимательно. Так, слишком большая площадь влечет за собой неоправданные расходы и низкую эффективность, напротив, более компактный стенд позволяет существенно сэкономить на расходах и позволяет более эффективно работать с посетителями. Показатели исследуемой компании говорят о том, что использование более компактной площади оказалось эффективнее, чем в предыдущие годы.

2. Показатели посещаемости стенда оказались практически запланированными, но компании «Гавриш» следует обратить большее внимание на организацию работы вне стенда. Работа промоутеров важна также, как и работа представителей компании. Грамотно организованная промоушн-акция позволит привлечь на стенд еще больше посетителей.

3. Для того, чтобы затраты на закрытее мероприятия не была завышены, компании «Гавриш» можно рекомендовать проводить предвыставчный обзвон потенциальных приглашенных с целью установления возможности их присутствия на мероприятии.

4. Поскольку направление работы с профессиональными агропромышленными комплексами является одним из преимущественных для компании «Гавриш», с целью увеличения потока профессиональных посетителей на стенд компании рекомендуется проводить более тщательную агитацию и предвыставочную информационную кампанию посредством рассылки каталогов, e-mail, факсовых предложений, установление личных связей.

5. Относительно малое количество заключенных договоров непосредственно на выставке, на наш взгляд, вовсе не является плохим показателем, поскольку важно не количество подписанных контрактов, а их общая стоимость. Но для увеличения контрактных связей компании можно рекомендовать проводить специализированные акции. К примеру, предоставлять специальные скидки на оптовые поставки при заключении договоров в выставочный период.

6. Внешнеэкономическая деятельность чрезвычайно важна для нашего сельского хозяйства и селекционной работы в частности. Но налицо низкая эффективность работы с зарубежными партнерами, низкая информационная работа. Предприятию в качестве одного из перспективных направлений деятельности можно рекомендовать открыть отдел внешнеэкономических связей, что позволит наладить более эффективную работу с зарубежными покупателями.

7. По сравнению с предыдущим годом фирме «Гавриш» пришлось увеличить бюджет рекламно-информационных материалов, но в общем потоке удалось снизить расходы на один выставочный контакт. По нашей оценке это произошло за счет большей привлекательности рекламно-информационных материалов, что позволило существенно увеличить поток посещаемости стенда. Положительная тенденция видна и в снижении расходов в расчете на одну сделку.

8. Коэффициент посещаемости вырос по сравнению с прошлым годом, но коэффициент комплексной устойчивости развития выставочно-ярмарочной деятельности слишком низок, что говорит о неустойчивой системе управления выставочной деятельностью предприятия. Для повышения эффективности выставочной деятельности руководству компании необходимо пройти специализированные тренинги, а также выделить из кадровых ресурсов компании специалистов, которые будут заниматься развитием выставочного направления деятельности компании.

9. Но в целом экономическая эффективность мероприятия составляет 73%, что достаточно высоко характеризует усилия компании по организации участия в выставке «Фазенда»-2011.

Размещено на Allbest.ru