Особенности формирования механизма закупочной логистики на ОАО "Гомельпромстрой" филиал УМ-11

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

1. Теоретические основы формирования механизма закупочной логистики

1.1 Закупочная логистика как инструмент оптимизации системы материально-технического обеспечения

1.2 Управление закупочной логистикой

1.3 Механизм функционирования закупочной логистики

2. Анализ состояния закупочной логистики филиал

УМ-11 ОАО «Гомельпромстрой»

2.1 Организационно-экономическая характеристика филиала

УМ-11 ОАО «Гомельпромстрой»

2.2 Анализ системы материально-технического обеспечения филиала

УМ-11 ОАО «Гомельпромстрой»

2.3 Организация поставок в филиале УМ-11ОАО «Гомельпромстрой»

3. Совершенствование механизма закупочной логистики в филиале

УМ-11 ОАО «Гомельпромстрой»

Заключение

Список использованных источников

Введение

Для успешной работы практически любой организации в сложившейся нестабильной экономической ситуации необходимо, прежде всего, грамотное ведение и организация закупочной деятельности.

Вместо известного и привычного понятия «материально-техническое снабжение» с середины 80-х гг. в научный оборот вошел термин «закупочная логистика». Произошла не простая замена терминов, а изменение самого процесса обеспечения запасами организации. Важное значение имел тот факт, что деятельность организации стала больше зависеть от надежности и своевременности поставок необходимых запасов продукции. Эта сфера стала более динамичной, что серьезно усложнило весь процесс закупки и распределения продукции. Важную роль сыграла группа факторов, входящих в понятие «внешняя среда»: каналы товародвижения, сеть оптовых фирм, новые транспортные технологии и другие элементы сферы обращения, находящиеся за пределами какого-то конкретной организации.

Переход к рыночной экономике определяет роль и возрастающее значение закупочной логистики в общественном производстве.

Рыночные условия вызвали к жизни ряд существенных изменений в сфере материально-технического обеспечения производства.

Все эти изменения привели к тому, что различные виды деятельности предприятия - производство, экономика, финансовая деятельность стали все больше зависеть от состояния материально-технического снабжения. Выяснилось, что в системе снабжения есть обширные зоны неэффективности, рационализация которых может давать большую экономию. Возникла необходимость реализации новых подходов к организации процессов материального обеспечения производства и управления им.

Стало ясно, что оптимизации решений в снабжении часто нет. Это привело к тому, что мировая наука стала считать необходимым пересмотр всего комплекса вопросов управления запасами и критериев их оценки. Было обнаружено, что в сфере обращения материальных ресурсов все еще есть обширные зоны, которые при рациональном подходе могут давать экономию.

Так, практически каждый цех-потребитель материальных ресурсов стремиться иметь запас нужных ему материалов и деталей в максимальном размере и в как можно более широком ассортименте. Только в этом он видит залог непрерывности своей работы. Каждый склад, напротив, заинтересован в меньших запасах материальных ресурсов на складе и менее широком их ассортименте, чтобы было легче отыскать нужный типоразмер, спокойнее и проще отпускать заказанные материалы. Транспортные организации стараются полнее использовать свой подвижной состав, им выгоднее полная загрузка вагона, контейнера, автомобиля. Перечень противоречивых интересов участников системы управления запасами можно продолжить, однако уже сказанное показывает, что каждое подразделение предприятия имеет свои интересы в общем деле и стремится их отстаивать.

Расходы на закупки товаров, работ и услуг для нужд организации входят составной частью в план финансово-хозяйственной деятельности (ФХД). Процесс закупок является динамической системой со множеством участников и подвержен большому числу случайных факторов(например, время подачи заявки сотрудниками, количество участников размещения заказа). Сложность состоит еще в том, что состав организации могут входить филиалы, а также субъекты производственной, социальной инфраструктуры учреждения, расположенные в разных городах и районах город. Все это повышает степень неопределенности при проведении процесса закупок, которая усложняет принятие управленческих решений. Для принятия эффективных управленческих решений руководителями любого уровня необходима система показателей, с помощью которой можно отслеживать динамику выполнения процесса и достижение поставленных целей. Для процесса закупок необходимы современные системы целевых показателей на основе требований заинтересованных сторон.

Система закупок является одним из важнейших факторов с точки зрения операционной эффективности организации. И чем крупнее организация, чем выше ее оборот, тем больший синергетический эффект дает правильно выстроенный механизм закупок, взаимоотношений с контрагентами.

Как и многие хозяйственные структуры, строительный комплекс переживает период поиска новых организационно-экономических решений, способных обеспечить эффективность строительного производства в рыночной экономике. В соответствии с новыми условиями хозяйствования речь должна идти не столько о самих решениях, сколько о новых научно-методических подходах к их обоснованию. Этот путь нам представляется более продуктивным, поскольку ориентирован на разработку унифицированных методов принятия решений, основанных на анализе текущей экономическое ситуации непосредственно в строительстве и смежных отраслях, относящихся к строительному комплексу.

Для строительных организаций это тем более принципиальный вопрос - деятельность жестко регулируется. Современная тенденция на рынке - это усиливающаяся централизация системы закупок. Наблюдается сей процесс не только в крупных организациях, но и в средних. Централизация - это не единственно возможное решение, и на разных этапах деятельности компании понимание того, как должно быть выстроены закупки разнится и, не в последнюю очередь, зависит от бюджета.

Строительная отрасль является одним из наиболее динамично развивающихся секторов белорусской экономики. Но мировой финансовый кризис, ускорение темпов инфляции на рынке и замедление темпов роста денежных доходов населения привели к снижению объемов ряда работ отрасли; усилились воздействия неблагоприятных конъюнктурообразных факторов и на развитие строительной сферы. В таких условиях поиск новых путей организации системы закупок организация обретает особую значимость.

Закупочная логистика как функциональная область коммерческой логистики исследует закономерности формирования материального потока на стадии организации обеспечения ассортиментных потребностей организации в нужное время, в нужной форме и по конкурентной цене. Логистическая организация системы закупок обеспечивает возможность реализации эффективного мотивированного подхода к управлению совокупными ресурсами всех участников системы поставок. Надо сказать, особенно важную роль в этом направлении играют единые стандарты, индикаторы, ключевые оценочные показатели, информационная поддержка работы современных организаций.

В экономической литературе представлено значительное количество работ по проблеме разработки и совершенствования организации системы закупок. Теория и практика использования закупочной логистики в строительной отрасли также достаточно подробно разработана в трудах зарубежных и российских специалистов в области логистики. Но проблема использования инновационно - ориентированного инструментария закупочной логистики в стройорганизациях, включая информационную поддержку бизнес - процессов, как самостоятельная научная проблема в полной мере не исследована, не изучены и возможности закупочной логистики в контексте строительного рынка на современном этапе; это обстоятельство и определило выбор темы, цель, предмет, объект и задачи исследования.

Объект исследования: филиал УМ-11 ОАО «Гомельпромстрой».

Предмет исследования: формирование механизма закупочной логистики.

Цель исследования: рассмотреть особенности формирования механизма закупочной логистики на ОАО «Гомельпромстрой» филиал УМ-11 и разработать направления его совершенствования.

Для достижения поставленной цели в работе последовательно решались следующие задачи:

- рассмотреть теоретические и методические основы формирования механизма закупочной логистике;

- изучить организацию закупочной деятельности на принципах логистики;

- раскрыть организационную структуру и основные виды деятельности;

- проанализировать состояние закупочной логистики в филиале УМ-11 ОАО «Гомельпромстрой»;

- раскрыть особенности организации закупочной деятельности в филиале УМ -11 ОАО «Гомельпромстрой»;

- разработать мероприятия по совершенствованию механизма закупочной логистики в филиале УМ -11 ОАО «Гомельпромстрой».

Сформулированные цели и задачи исследования обуславливают выбор таких методов исследования, как сравнение, ситуативный анализ, экономико-статистический и др.

Теоретической и методологической основой дипломной работы являются труды отечественных и зарубежных ученых по логистике, экономической теории, коммерции и маркетингу, монографии и научные статьи в ведущих отечественных и зарубежных журналах, доклады и выступления на международных научно-практических конференция, посвящённые вопросам логистики, закупочной деятельности, нормативно - правовые документы.

Информационной базой работы послужили публикации и научные работы следующих авторов Азоева Г. Л., Громова Ю. А., Карнаухова С. Б., Аникина Б. А., Миротина М. Б., Ташбаева Ы. Э., Порошиной О. Г. и пр.

В первом разделе работы даны определения закупочной деятельности, этапы процесса закупок материальных ресурсов, а также рассмотрено изучение, поиск и выбор поставщика при закупке материальных ресурсов.

Во втором разделе рассматривается структура и основные виды деятельности на ОАО «Гомельпромстрой» филиал УМ-11, проводится анализ системы материально-технического обеспечения предприятия, организации поставок.

В третьем разделе на основании предыдущего анализа предложены меры совершенствования по организации закупочной деятельности.

Дипломная работа состоит из введения, трех разделов, заключения, списка использованных источников, приложений.

Дипломная работа выполнена на страницах печатного текста, содержит:

- таблицы;

- рисунки;

- приложений.

Список использованных источников включает 26 наименований.

1. Теоретические основы формированиямеханизма закупочной логистики

1.1 Закупочная логистика как инструмент оптимизации системы материально-технического обеспечения

закупочный логистика поставка

В современных условиях органы снабжения запасами стали своеобразными информационными центрами, в которых накоплены обширные массивы информации о поставщиках материальных ресурсов, транспортных организациях, ценах ассортименте произведенных и потребляемых материальных ресурсов, их классификации и кодировании. Быть важным источником обширной рыночной информации - особая миссия органов снабжения, значимость, которой в полной мере стала проявляться лишь в связи с развитием межгосударственного товарного обмена. Стало распространенным понимание закупочной логистики как процесса, охватывающего собственно снабжение предприятия материальными ресурсами, сбыт его готовой продукции, движение приобретенных предприятием материальных ресурсов в цехах предприятия и между ними. Здесь к закупочной логистике относят движение всех материальных ресурсов, на каком бы участке сферы обращения они не находились [12].

Таким образом, закупочная логистика - это управление материальными потоками в процессе обеспечения организации материальными ресурсами.

Значимым элементом логистической системы является подсистема закупок, организующая вход материального потока в логистическую систему. Управление материальными потоками на данном этапе имеет известную специфику, что объясняет необходимость выделения закупочной логистики в отдельный раздел изучаемой дисциплины.

Рассмотрим задачи и работы, относящиеся к закупочной логистике.

- определение потребности в материальных ресурсах. Для этого необходимо идентифицировать внутрифирменных потребителей материальных ресурсов. Затем выполняют расчет потребности в материальных ресурсах. При этом устанавливают требования к массе, размеру и другим параметрам поставок, а также к сервису поставок. Далее разрабатывают планы-графики и спецификации на каждую позицию номенклатуры и номенклатурные группы. Для потребляемых материальных ресурсов также может решаться задача «сделать или купить»;

- исследование рынка закупок. Такое исследование начинают с анализа поведения рынка поставщиков. При этом необходимо идентифицировать всех возможных поставщиков по непосредственным рынкам, рынкам заменителей и новым рынкам. Далее следует предварительная оценка всех возможных источников закупаемых материальных ресурсов, а также анализа рисков, связанных с выходом на конкретный рынок;

- выбор поставщика. Он включает в себя поиск информации о поставщиках, поиск оптимального поставщика, оценку результатов работы с выбранными поставщиками;

- осуществление закупок. Реализация данной функции начинается с проведения переговоров, которые должны завершиться оформлением договорных отношений, т. е. заключением контракта. Договорные отношения формируют хозяйственные связи, рационализация которых также является задачей логистики. Осуществление закупок включает в себя выбор метода закупок, разработку условий поставки и оплаты, а также организацию транспортировки материальных ресурсов. При этом составляются графики поставки, осуществляется экспедирование, возможно, организуются таможенные процедуры. Завершаются закупки организацией приемного контроля;

- контроль поставок. Одной из значимых задач контроля поставок является контроль качества поставки, т. е. учет количества рекламаций и брака. Контроль поставок включает в себя также отслеживание сроков поставки (число ранних поставок или опозданий), отслеживание сроков оформления заказа, сроков транспортировки, а также контроль состояния запасов материальных ресурсов;

- подготовка бюджета закупок. Существенной частью закупочной деятельности являются экономические расчеты, так как необходимо точно знать, во что обходятся те или иные работы и решения. При этом определяют затраты:

- на выполнение заказа по основным видам материальных ресурсов;

- транспортировку, экспедирование и страхование;

- грузопереработку;

- контроль над соблюдением условий договора поставки;

-приемку и проверку материальных ресурсов;

-поиск информации о потенциальных поставщиках.

В рамках проведения экономических расчетов к задачам закупочной логистики следует отнести расчет издержек из-за дефицита материальных ресурсов.

- координация и системная взаимосвязь закупок с производством, сбытом, складированием и транспортированием, а также с поставщиками. Эта специфическая задача закупочной логистики, которая решается, как было отмечено выше, посредством организации системной связи закупок с производством, сбытом, а также тесных связей с поставщиками в области планирования, экономики, техники и технологии [10].

Снабжение - это деятельность, включающая в себя процедуры закупки, доставки, приемки, хранения и предпродажной подготовки продукции.

Управление снабжением - это деятельность по координации взаимодействия участников цепи поставок с целью обеспечения добавленной ценности для потребителей.

Политика снабжения представляет собой общие рекомендации, на основе которых определяются назначение, цель и аспекты деятельности подразделения снабжения предприятия.

Содержание политики снабжения:

- описание организационной структуры подразделения снабжения;

- положение о ценных закупках;

- положение об этике снабженческой деятельности, функции снабжения;

- выявление и изучение источников ресурсов и поставщиков продукции;

- определение потребности и расчет количества заказываемой продукции;

- решение о заказе;

- установление числа и сроков поставок и наблюдение за ними;

- управление запасами;

- учет и контроль хода выполнения договорных обязательств.

Разработка программы снабжения - это определение вида и количества продукции, закупаемой на различных рынках, а также времени закупки того или иного вида продукции.

Задачей системы снабжения является обеспечение запланированного уровня обслуживания потребителей с минимальными общими затратами.

К системе снабжения, как правило, предъявляют следующие требования:

- обеспечение непрерывного потока продукции: потока сырья, комплектующих и предоставления услуг, необходимых для жизнедеятельности предприятия;

- управление запасами - сведение уровня инвестиций, связанных с запасами продукции, и затрат на их поддержание к минимуму;

- поддержание уровня качества обслуживания потребителей;

- работа с поставщиками - поиск компетентных поставщиков;

- стандартизация - покупка стандартной продукции там, где это возможно;

- достижение минимальной общей стоимости обслуживания; процесс закупки требует наличия продукции и обслуживания по наименьшей стоимости;

- обеспечение конкурентного преимущества организации;

- развитие отношений и достижение гармоничных, продуктивных и рабочих отношений с сотрудниками других функциональных подразделений предприятия;

- обеспечение снабжения при снижении уровня накладных расходов. Надежность снабжения - гарантированность обеспечения потребителя необходимой ему продукцией в течение запланированного промежутка времени [5].

Любое предприятие, как производственное, так и торговое, в котором обрабатываются материальные потоки, имеет в своем составе службу, осуществляющую закупку, доставку и временное хранение предметов труда: сырья, полуфабрикатов, изделий народного потребления. Деятельность этой службы может быть рассмотрена на трех уровнях, так как служба снабжения одновременно является:

* элементом, обеспечивающим связи и реализацию целей макро логистической системы, в которую входит предприятие;

* элементом микро логистической системы, т. е. одним из подразделений предприятия, обеспечивающим реализацию целей этого предприятия;

* самостоятельной системой, имеющей элементы, структуру и самостоятельные цели.

Рассмотрим цели функционирования службы снабжения на каждом из выделенных уровней.

Как элемент макро логистической системы служба снабжения устанавливает хозяйственные связи с поставщиками, согласовывая технико-технологические, экономические и методологические вопросы, связанные с поставкой товаров. Работая в контакте со службами сбыта поставщика и с транспортными организациями, служба снабжения обеспечивает включение организации в макро логистическую систему. Идея логистики - получение дополнительной прибыли от согласованных действий всех участников - требует, чтобы персонал службы снабжения добивался реализации целей собственной организации не как изолированного объекта, а как звена всей логистической системы. Это означает, что служба снабжения, работая на собственую организацию, в то же время должна преследовать цель повышения эффективности функционирования всей макро логистической системы. Собственная организация при таком подходе рассматривается как элемент всей макро логистической системы: улучшается положение всей системы - улучшается положение организации как ее элемента. В качестве простого примера рассмотрим группу способных предпринимателей, каждый из которых ведет собственный бизнес. Если эти люди объединятся и начнут работать не только «на себя», но и на общий результат, то потенциальные возможности получения прибыли каждым из них возрастут.

Логистическая интеграция с поставщиками достигается за счет комплекса мер экономического, технологического, технического и методологического характера

Служба снабжения, являясь элементом организовавшего ее предприятия, должна органично вписываться в микро логистическую систему, обеспечивающую прохождение материального потока в цепи «снабжение - производство - сбыт». Обеспечение высокой степени согласованности действий по управлению материальными потоками между службой снабжения и службами производства и сбыта является задачей логистической организации предприятия в целом. Современные системы организации производства и материально-технического снабжения обеспечивают возможность согласования и оперативной корректировки планов и действий снабженческих, производственных и сбытовых звеньев в масштабе предприятия с учетом постоянных изменений в реальном масштабе времени. Цепь «снабжение - производство - сбыт» должна строиться на современной концепции маркетинга, т. е. вначале должна разрабатываться стратегия сбыта, затем, исходя из нее, стратегия развития производства, а уже затем - стратегия снабжения производства. Следует отметить, что маркетинг намечает данную задачу лишь в концептуальном плане. Научный инструментарий маркетинга, нацеленный на всестороннее исследование рынка сбыта, не выработал методов, позволяющих решать задачи технико-технологической согласованности с поставщиками в зависимости от соответствующих требований, выявленных при изучении рынка сбыта. Маркетинг не предлагает также методов системной организации всех участников процессов продвижения материалов от первичного источника сырья вплоть до конечного потребителя. В этом плане логистика развивает маркетинговый подход к предпринимательской деятельности, нарабатывает методы, позволяющие реализовывать концепцию маркетинга, существенно расширяет и дополняет саму концепцию.

Эффективность функционирования службы снабжения, возможность реализации перечисленных целей, как на уровне организации, так и на уровне макро логистики в существенной степени зависит от системной организации самой службы снабжения.

1.2 Управление закупочной логистикой

Под управлением закупочной логистикой следует понимать координацию и регулирование действий предприятия по расчету потребности, заказу, приобретению, перевозкам, экспедированию, приемке, хранению на складах и отпуску материальных ресурсов из этих складов в цехи.

Закупочная логистика как новая область управления стала складываться со второй половины 80-х гг., когда началось интенсивное освоение логистических технологий. Единой точки зрения в определении понятия «управление закупочной логистикой» на сегодняшний день также нет. Считается, что управление закупочной логистикой включает следующие задачи:

- подача заказов;

- контроль времени выполнения заказов;

- регулирование процесса выполнения заказов.

Управление закупочной логистикой осуществляется в рамках общей организационной структуры организации, поскольку создать полноценную самостоятельную службу сразу не удается. Специалисты рекомендуют осуществлять данный процесс постепенно. Исходят эти рекомендации из того, что большинство фирм имеет в настоящее время структуру службы снабжения, представленную на рисунке 1.1.

Рисунок 1.1 - Исходная структура службы снабжения

Директор по закупке материальных ресурсов в этой структуре не подчиняется директору производства, ему дана большая самостоятельность. Но он имеет в своем распоряжении только службу закупок материалов. Остальные снабженческие подразделения входят в службу управления материальными ресурсами. Далее рекомендуется создать в службе управления материальными ресурсами два подразделения - службу закупок и управление по материальным ресурсам ( рисунок 1.2., рисунок 1.3).

Рисунок 1.2 - Реорганизация управления материальными ресурсами



Рисунок 1.3 - Реорганизация управления материальными ресурсами.

Второй вариант нередко складывается в фирмах с обширным складским хозяйством и крупными запасами. Управление складами и запасами они отделяют от процесса закупок материальных ресурсов. Фирма считает, что таким путем ей удается лучше организовать процесс управления на основных участках снабжения. Однако изучение большого числа фирм, осуществивших подобную реорганизацию, показало ее нерациональность: эффективность работы фирм после этого обычно снижалась, ее служба снабжения, организованная по указанной схеме ожидаемого эффекта не давала.

Комплекс операций, составляющий процесс закупочной логистики, сложен, многомерен, разнообразен, протекает в разных местах, в разное время, с разной интенсивностью. Он занимает ответственное место во всех отраслях экономики, обеспечивая физическое перемещение материальных ресурсов от их изготовителя до потребителя и внутри предприятия-потребителя. Совершенствование управления закупочной логистикой, поэтому остается важной научной и практической задачей повышения эффективности общественного производства [6].

Итак, все элементы материально-технического обеспечения (МТО) тесно связаны между собой и имеют конкретные функции, значение которых в условиях рынка постоянно растет. Если задачей МТО до недавнего времени было экономически целесообразное приобретение необходимых средств производства, хранение и маневрирование их запасами, то в настоящее время при сохранении главной цели появились и новые. Постоянно нарастающий поток коммерческих предложений, консультации по вновь разрабатываемым видам продукции и другие факторы все больше влияют на техническую и экономическую политику фирм и финансовые итоги их деятельности.

Материально-техническое обеспечение - это очень подвижная и изменчивая область производственной деятельности, двуединая цель которой состоит в том, чтобы при удовлетворительном обслуживании основного производства создать условия для минимизации затрат обращения и успешного продвижения своей продукции на рынке товаров и услуг.

Универсальным регулятором в системе материально-технического обеспечения являются требования, диктуемые рыночной экономикой. Государственное влияние и регулирование в этой области носит, как правило, экономический характер, однако данный вопрос достаточно не проработан и требует дополнительных исследований.

Насыщенность рынка товарами создает ситуацию, которая позволяет иметь качественно иной уровень управления снабжением и сбытом. Современная система МТО должна обеспечивать: высокую степень автономии в вопросах материально-технического обеспечения предприятий; равную для всех возможность приобретения сырья, оборудования, запасных частей на национальном и международном рынках; возможность свободно продавать свою продукцию в любой регион, где она находит спрос.

Важное значение имеет возможность альтернативного выбора для организаций, которая гарантируется на государственном уровне. Основой для этого является развитое антимонопольное законодательство, дающее значительные льготы мелким компаниям, а также компаниям, разрабатывающим передовые технологии и ведущим дорогостоящие программы инновационного характера. В ряде случаев используются законодательно принятые запреты на слияние или поглощение компаний. Продуктивная антимонопольная политика должна стать одной из основ экономической реформы в стране [13].

Прогрессу в области МТО будет способствовать создание многоуровневой и легкодоступной для пользователей системы информации о клиентуре, спросе и предложении различных товаров и услуг. Доступ к информации должен быть свободным, источники - разнообразными, каналы информации - пронизывать систему снабжения и сбыта сверху донизу.

В связи с уменьшением риска недопоставок в службах снабжения промышленных фирм отчетливо проявляется стремление к сокращению производственных запасов. В целях улучшения производственного обеспечения проявляются новые формы сотрудничества - объединение ряда компаний по выпуску однородной продукции в сообщества, которые наряду с проблемами производства и сбыта готовой продукции решают задачи материально-технического обеспечения компаний путем совместного выхода на поставщиков.

Представляет интерес углубление и расширение долгосрочной кооперации потребителей с поставщиками. К задачам, стоящим перед службами снабжения, прибавилась еще одна - обеспечение баланса ресурсов между фирмой-изготовителем и фирмой-покупателем продукции промышленного назначения. Суть этого баланса заключается в заблаговременном определении задач поставщика по обеспечению необходимыми материалами для выпуска новой продукции путем привлечения его к разработке и производству в рамках кооперации новых товаров и участию в прибылях. При этом как бы автоматически решается задача выбора поставщика, что в других условиях обычно сопряжено с определенной подготовительной работой и соответствующими расходами [15].

Во все большей степени производители через маркетинговую деятельность направлено влияют на изменение спроса, по существу, формируя его. Причем речь идет не только о конечной продукции, но также о сырье и полуфабрикатах. Для этого рынок потребителей широко информируют о новых, особых технических и технологических свойствах предлагаемой продукции, о коммерческих льготах при ее покупке, обеспечении скорости и сохранности доставки, экологической чистоте, безопасности и прочих «внепроизводственных» преимуществах ее приобретения и использования. Маркетинг относится к наиболее быстро развивающимся и наиболее важным элементам системы материально-технического обеспечения.

На повышение качества обслуживания потребителей товаров, сокращение издержек обращения должна быть направлена и организационная структура управления материально-техническим обеспечением в промышленных фирмах. Она неоднотипна и обладает достаточной гибкостью, что позволяет проводить определенное маневрирование и координацию усилий различных подразделений службы МТО, а также осуществлять единую заготовительную, сбытовую и транспортную политику фирм в целях достижения наилучших конечных результатов. Важной представляется тесная связь подразделений материально-технического обеспечения с производственными подразделениями или прямое их слияние.

Развитие систем материально-технического обеспечения характеризуется противоречивыми тенденциями: с одной стороны - расширение сети и функций посредников, а с другой - стремление к переходу на прямые связи между производственными предприятиями, стремление к централизации системы МТО в одних фирмах и рассредоточение ее функций в других. Однако общей тенденцией является повышение роли материально-технического обеспечения в современном многосложном и крупномасштабном производстве.

1.3 Механизм функционирования закупочной логистики

Управление системой закупок в организации преследует следующие цели:

- расширение номенклатуры продукции;

- снижение общих затрат ресурсов и исключение убытков;

- избавление от устаревших и медленно реализуемых запасов продукции;

- контроль над специальными заказами;

- контроль над упущенными продажами;

- увеличение доли закупок, осуществляемых по процедуре стандартного заказа.

Существуют следующие основные формы снабжения сырьем и материалами:

- складская, при которой поставка продукции осуществляется через промежуточные и распределительные складские комплексы и терминалы;

- транзитная, при которой продукция поставляется непосредственно потребителю с предприятий-изготовителей;

- поступление закупленной продукции в розничные торговые предприятия непосредственно от поставщиков.

Транзитная форма снабжения будет рентабельной для поставщика и потребителя при следующих условиях:

- количество реализуемой продукции достаточно велико, чтобы окупить затраты на прямой сбыт;

- потребителей немного, и они расположены на относительно небольшой территории;

- продукция требует высокоспециализированного обслуживания [24].

Активная политика организации в области условий поставки заключается в том, что при продаже продукция должна быть доставлена как можно ближе к складу покупателя. При покупке продукция должна быть получена в собственность как можно с более близкого расстояния от склада продавца. Это способствует лучшему планированию бизнеса и контролю цепи поставки.

Преимущества активной политики условий закупки:

- лучший контроль цепи поставки;

- планирование бизнеса с точки зрения обслуживания потребителей в соответствии с закупками.

Для осуществления функции закупок на предприятии совершается ряд операций:

- анализ рынка;

- изучение тенденций цен и анализ стоимости производства поставщика. Это позволяет сделать вывод о том, что покупка совершается при наиболее благоприятных условиях и в самое лучшее время;

- получение и оценка предложения поставщика;

- выбор поставщика;

- согласование стоимости обслуживания и заключение договора;

- проверка соответствия закупаемой продукции определенным требованиям или спецификации покупателя;

- проведение предварительных переговоров между поставщиком и покупателем;

- размещение заказа;

- делегирование полномочий и оценка последствий закупочной политики;

- установление единой политики в отношениях с поставщиками;

- выработка методов учета продукции;

- сокращение времени проверки и одобрения спецификации продукции;

- ускорение оплаты продукции;

- экономия ресурсов предприятия, например путем консолидации заказов и установления стандартов запаса;

- поиск более дешевых заменителей продукции без ущерба для ее потребительских свойств;

- отбор, классификация и анализ данных, необходимых для поиска альтернативного вида продукции;

- прогноз снабжения, спроса и цен на основные виды закупаемой продукции;

- анализ ценности и возможностей поставщика;

- разработка новых методов обработки необходимых данных для эффективного функционирования системы закупок.

Все эти операции объединяются в несколько этапов закупочной логистической деятельности в организации:

- определение масштаба проекта;

- формирование плана закупок, предварительная оценка поставщиков.

- размещение объявлений о подаче предложений;

- оценка предложения;

- окончательные переговоры;

- составление документации;

- поставка и контроль качества;

- обсуждение спорных вопросов и гарантийных обязательств.

Таким образом, первым, основополагающим этапом процесса закупок является планирование закупок. Планирование закупок товаров и материалов определяет потребности в сырье, материалах, продукции и услугах, которые приобретаются специалистами отдела закупок предприятия.

Планирование закупок продукции имеет следующие цели:

- снижение уровня сверхнормативного запаса продукции;

- поддержание требуемого уровня обслуживания потребителей;

- координация графика доставки и плана по производству.

При разработке плана закупок продукции учитываются следующие факторы:

- минимальная партия заказа, отпускаемого поставщиком;

- скидки при изменении объема поставляемой продукции;

- ограничения по времени (сроку годности) и объему хранения сырья, упаковки и готовой продукции в складских помещениях производственного предприятия;

- местонахождение поставщика. Если поставщик - зарубежный, нецелесообразно осуществлять частые поставки небольших партий сырья или упаковки, так как при этом значительно возрастает уровень логистических затрат. В то же время с местным поставщиком можно оговорить такие условия, при которых получатель будет поддерживать минимальный уровень запаса сырья, материалов или упаковки;

- надежность поставщика. В случае если поставщик надежный, производственное предприятие получает возможность организовать доставку точно в срок;

- ассортимент и номенклатура материалов и сырья, закупаемых у одного поставщика. Всю продукцию, закупаемую у одного поставщика, целесообразно поставлять одновременно во избежание роста расходов на транспортировку. Особенно это актуально для зарубежных поставщиков;

- сроки поставки сырья и материалов с момента заказа (чем больше срок поставки, тем больший запас данного материала должен быть на предприятии).

Основными компонентами системы планирования потребности в материалах являются:

- график основного производственного или торгового процесса, определяющий количество готовой продукции с разбивкой по времени;

- данные об оптимальных нормах запасов товаров и материалов;

- данные о запасах для каждого компонента, агрегата и детали (имеющееся количество, ожидаемые поступления, а также число израсходованных деталей, еще не списанных с учета);

- данные об основных изделиях, которые закупаются, и всех изделиях, которые производятся самим предприятием;

- прогноз потребности в материалах в соответствии с графиком основного производственного процесса;

- структурированный перечень сырья и материалов;

- данные о запасах, открытых заказах и сроках выполнения заказов для расчета времени и объема заказов материалов.

Планирование потребностей в товарах, сырье и расходных материалах придерживается следующих принципов:

- согласование потребностей в материалах (комплектующих) и плана производства готовой продукции;

- разбивка по времени.

Еще одной важной логистической задачей является ответ на вопрос, у кого закупать. К ней относится принятие одного из двух решений:

- самостоятельно формировать ассортимент, закупая товарные ресурсы непосредственно у изготовителя;

- закупать товарные ресурсы у посредника, который специализируется на разукрупнении производственных партий, формировании широкого ассортимента и поставках его потребителям в скомплектованном виде.

Рассмотрим возможные причины, по которым закупка у посредника может оказаться более выгодной, чем непосредственно у изготовителя.

Закупая товарные ресурсы у посредника, организация, как правило, имеет возможность приобрести широкий ассортимент относительно небольшими партиями. В результате сокращается потребность в запасах, складах, уменьшается объем договорной работы с изготовителями отдельных позиций ассортимента.

Цена товара у посредника может оказаться ниже, чем у изготовителя.

Изготовитель товара может располагаться территориально на более отдаленном расстоянии, чем посредник. Дополнительные транспортные расходы в этом случае могут превысить разницу в ценах изготовителя и посредника.

После того как решена данная задача и предприятие определило, какое сырье и какие материалы необходимо закупать, решают задачу выбора поставщика. При выборе условий поставки, в частности способа транспортировки, учитывается, какой из сторон в сделке более выгодно организовать доставку продукции.

Использование сторонних организаций для замещения внутренних организационных структур предприятия целесообразно, когда функция может быть выполнена лучше или дешевле специалистами сторонней организации.

Это снижает риск предприятия в случае перехода на новые технологии или изменения потребительских предпочтений, способствует организационной гибкости предприятия, уменьшает продолжительность цикла обслуживания потребителей и ускоряет принятие решений, позволяет организации сосредоточить внимание на основном бизнесе и заниматься тем, что у него лучше всего получается.

Составленный перечень потенциальных поставщиков анализируется на основании специальных критериев, позволяющих осуществить отбор приемлемых поставщиков. Число таких критериев может составлять несколько десятков.

Основные из них:

- информация о положении фирмы на существующем рынке - опыт работы, известность поставщика, репутация, личность руководителя, контингент основных заказчиков, размеры рынка сбыта в настоящий момент и планы на будущее;

- сложившиеся связи с поставщиком - наличие ныне действующих или уже утративших силу договоров с данной фирмой, перспективы долгосрочного сотрудничества, наличие различных обстоятельств, влияющих на выбор поставщика, необходимый для обоюдной заинтересованности объем реализации товара;

- поставляемая продукция - известность, широта ассортимента, качество и внешний вид товаров, соответствие установленным санитарным и техническим нормам, наличие сертификатов;

- ценовая политика - цены на поставляемую продукцию, их отличие от среднерыночных, возможность предоставления скидок;

- надежность поставок - соблюдение графика поставок, соответствие заявкам по объему и структуре товаров, осуществление поставщиком транспортных услуг, возможность варьирования различными условиями поставок;

- прочие факторы - возможность возврата некондиционной продукции, упаковка товара [14].

В результате анализа потенциальных поставщиков формируется перечень конкретных поставщиков, с которыми проводится работа по заключению договорных отношений.

Для организации бесперебойной работы желательно иметь большое число поставщиков, так как это дает следующие преимущества:

- возможность для успешного проведения переговоров относительно цен, условий поставки или других обязательств;

- возможность выбора в случае, если один из поставщиков испытывает трудности (трудности могут быть связаны с условиями поставки, качеством продукции и обслуживания);

- возможность решения проблем, возникающих при увеличении объемов производства или продаж, не предусмотренном текущим планом производства (продаж).

Эффективность работы с тем или иным поставщиком оценивается следующими показателями:

- качество поставок. С ним связана доля заказов, выполненных в соответствии с требованиями потребителя;

- надежность поставщика - способность предприятия-поставщика удовлетворять в течение определенного промежутка времени требования потребителя, связанные с качеством продукции, сроками и объемами поставок;

- готовность к поставке - сопоставление поступивших и выполненных заказов. Данный показатель свидетельствует о согласованности сроков выполнения заказов, связанных с потребностями потребителя. Подтверждается сроком выполнения заказа предприятием;

- гибкость поставки - готовность предприятия выполнить вносимые изменения потребителем изменения в заказе.

Необходимо также постоянно отслеживать, какие меры предпринимает поставщик для обеспечения сохранности количества и качества отгружаемой продукции:

- соблюдение установленных правил упаковки и затаривания продукции, маркировки и опломбирования отдельных товарных мест;

- точное определение количества отгруженной продукции (массы и числа мест, ящиков, мешков, связок, кип, пачек);

- при отгрузке продукции в упаковке оформление для каждого тарного места документа (упаковочного ярлыка, упаковочного листа), свидетельствующего о наименовании, количестве и качестве продукции, находящейся в данном тарном месте;

- четкое и правильное оформление отгрузочных и расчетных документов, соответствие указанных в них данных о количестве продукции фактически отгружаемому количеству;

- осуществление контроля над работой лиц, занятых определением количества отгружаемой продукции и оформлением на нее отгрузочных и расчетных документов;

- отгрузка продукции, соответствующей по качеству и комплектности требованиям, установленным стандартами, техническими условиями, чертежами, рецептами, образцами, эталонами;

- четкое и правильное оформление документов, удостоверяющих качество и комплектность поставляемой продукции, отгрузочных и расчетных документов, соответствие указанных в них данных о качестве и комплектности продукции фактическому качеству и комплектности;

- своевременная отсылка документов, удостоверяющих количество, качество и комплектность продукции, получателю; документы высылаются вместе с продукцией;

- соблюдение действующих на транспорте правил сдачи грузов к перевозке, их погрузки и крепления, а также специальных правил погрузки, установленных стандартами и техническими условиями.

После того как определен поставщик, необходимо проработать методы, которыми будут совершаться закупки. Рассмотрим некоторые из них:

- прямые закупки - закупки продукции непосредственно у производителей;

- встречные закупки - закупки у поставщиков, одновременно являющихся и потребителями;

- лизинг - аренда, например, складского оборудования;

- новая закупка - ситуация осуществления закупки предприятием, при которой покупатель совершает покупку данной продукции впервые, может потребовать проведения серьезных исследований;

- обычная повторная закупка;

- измененная повторная закупка - ситуация осуществления закупки, при которой предприятие-покупатель изменяет спецификацию заказа, цену, условия поставки или поставщика продукции, требует проведения небольших исследований;

- комплексная закупка осуществляется на основе комплексного решения и не требует принятия каких-либо отдельных решений.

Методы управления закупками:

- метод увеличения объемов закупок, который предполагает: учет спроса на конкретные виды продукции для принятия решения об их закупках,

анализ спроса в течение, по меньшей мере, 12 месяцев для учета всех возможных видов сезонных колебаний, определение достаточного объема спроса на протяжении 12 месяцев для создания запасов конкретного вида продукции, принятие решения о создании запасов в зависимости от числа заказов на конкретные виды продукции, а не от количества проданных видов продукции;

-метод уменьшения объемов закупок предусматривает ежемесячный анализ статистики сбыта продукции, не пользующейся спросом, определение на основании статистики сбыта тех видов продукции, объем запасов которых следует сократить, выработку критериев, на основании которых определяется необходимость уменьшения или ликвидации конкретных видов запасов продукции, сведение к минимуму доли медленно реализуемых видов продукции на основе учета показателей объема запасов продукции.

-метод прямого расчета объемов закупки предполагает определение:

- периода времени, для которого осуществляется расчет;

- общего количества проданной продукции на основании статистики продаж за выбранный период времени;

-средней величины запасов путем деления общего количества, проданной продукции на число недель в выбранном периоде [10].

Для определения запаса данного вида продукции величина оптимального уровня запаса умножается на среднюю величину запасов в неделю. По мере продаж новой продукции расчетная величина, а вместе с ней и цифры в стандартном заказе меняются. Полученная в результате расчетов величина изменяется еженедельно, отражая актуальные статистические данные, поэтому среднюю величину запасов и оптимальный уровень запасов постоянно пересчитывают.

Одним из технических приемов закупочной логистики является система поставок «точно в срок» (система ТВС). Она основана на том, что в звено не должно поступать никаких материалов, пока в этом звене не возникнет в них необходимость, например доставка к моменту монтажа или непосредственно в торговый зал магазина.

Сущность системы «точно в срок» заключается в том, что спрос на любом участке цепи определяется спросом, предъявленным в конце ее. Пока нет спроса в конце цепи, продукция не производится и не накапливается, не заказываются и не накапливаются комплектующие.

Общепринятое определение гласит, что система поставки «точно в срок» - это система производства и поставки, комплектующих или товаров к месту производственного потребления или к моменту продажи в торговом предприятии в нужное время и в требуемом количестве.

Традиционная схема снабжения предусматривала поставку в несколько этапов:

- поставщик;

- выходной контроль поставщика;

- экспедиционный склад;

- склад входного контроля;

- основное хранилище;

- подготовка к потреблению;

- производственное потребление.

В системе ТВС этапов значительно меньше:

- поставщик;

- выходной контроль поставщика;

- производственное потребление.

Таким образом, контроль качества у потребителя системой ТВС не предусмотрен. Следовательно, эту функцию должен взять на себя поставщик. В этих условиях наличие некачественных изделий в поставляемой партии недопустимо.

Отношения между поставщиком и покупателем, позволяющие применить систему ТВС, должны носить характер длительной хозяйственной связи и строиться на долгосрочных контрактах. Лишь тогда можно достичь согласованности в вопросах совместного планирования и необходимого уровня технико-технологической сопряженности, научиться находить экономические компромиссы.

Система ТВС предусматривает работу потребителей с гораздо более низким запасом, чем в условиях традиционного снабжения. Следовательно, повышаются требования к надежности всех участников логистического процесса, в том числе и к транспортировкам. Поэтому если в условиях традиционного снабжения при выборе перевозчика в первую очередь обращают внимание на перевозочные тарифы, то в системах ТВС предпочтение отдается перевозчику, способному гарантировать надежность соблюдения сроков поставки.

Применение системы ТВС позволяет резко сократить запасы, как производственные, так и товарные, сократить потребности в складских мощностях, персонале.

Система ТВС требует для внедрения значительных усилий. Следовательно, для ее разработки должна осуществляться дифференциация ассортимента поставляемых товарных или производственных ресурсов с целью выделения наиболее значимых позиций, работа с которыми по методу ТВС может дать наибольший эффект.

Сформулируем основные слагаемые эффекта от использования ТВС:

- исключается ряд операций из технологической цепи поставок;

- сокращаются текущие запасы, так как предметы труда поступают либо в цех, либо в торговый зал;

- сокращаются страховые запасы, так как увеличивается надежность поставок за счет перехода на долгосрочные отношения с проверенными поставщиками и перевозчиками;

- сокращаются запасы в пути, так как сокращается время доставки за счет использования расположенных вблизи поставщиков;

- улучшается качество товара, так как используются поставщики, качество продукции которых сертифицировано;

- увеличивается надежность поставок, так как возникает совместная заинтересованность в функционировании ТВС.

Отметим также отдельные проблемы, стоящие на пути внедрения системы ТВС:

- требования потребителя к качеству, которые приводят к увеличению затрат поставщика и могут восприниматься последним как завышенные;

- сокращение степени диверсификации, что создает проблему, обусловленную возрастанием коммерческого риска от ориентации на одного контрагента;

- удаленность потребителя может сделать частые поставки небольших партий невыгодными для поставщика;

- расписание поставок, которое используется в системах ТВ С, должно позволять получать товары по мере надобности, тогда как для поставщика более приемлемо расписание, характеризующееся стабильностью поставок по размеру и во времени;

- размер партии и периодичность поставок. Данная проблема возникает в связи с возможным отличием в оценках поставщика и потребителя, экономически целесообразных для них размера партий и периодичности поставки.

Основные задачи, которые необходимо решить в процессе проектирования и внедрения ТВС:

- в области отношений с поставщиками:

- поиск близко расположенных поставщиков;

- переход на длительные хозяйственные связи;

- пролонгация договорных отношений с проверенными поставщиками;

- стимулирование поставщиков к внедрению системы ТВС;

- поддержка бизнеса поставщиков за счет долгосрочного планирования и гарантированности закупок;

- концентрация отдаленных поставщиков;

- вывод закупочных цен на приемлемый для обеих сторон уровень;

- организация безбумажного информационного обмена;

- по объему поставок:

- поддержка устойчивой скорости закупок, согласованной со скоростью производства;

- обеспечение возможности частых поставок малыми партиями;