Письменная деловая коммуникация в условиях современных форм социального взаимодействия

Опытное обучение подтвердило эффективность предложенного курса формирования и развития иноязычных умений письменной деловой коммуникации, реализующейся в комплексе языковых упражнений и коммуникативных заданий.

Проведенное исследование вносит определенный вклад в развитие методики обучения работающих письменной речи на ИЯ.

Результаты экспериментального обучения фиксировались с помощью контрольных срезов. В срезы входили тесты на профессиональные умения в сфере иноязычной письменной коммуникации. По итогам срезов уровень сформированности умений составлять и вести деловую письменную коммуникацию у обучающихся значительно улучшился: низкий результат показал один человек, показатель высокого уровня поднялся с 20% до 60%.

Таким образом, мы считаем, что поставленная цель исследования достигнута и первоначальные гипотетические предположения подтвердились.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Агабекян, И.П. Английский язык для экономистов : учебное пособие / И.П. Агабекян, П.И. Коваленко. - Ростов н/Д. : Феникс, 2009. - 416 с.

2. Агабекян, И.П. Деловой английский : учебное пособие / И.П. Агабекян. - М. : Феникс, 2007. - 320 с.

3. Адаир, Дж. Эффективная коммуникация : учебное пособие / Дж. Адаир. - М. : Эксмо, 2008. - 240 с.

4. Азарова, О.А. «Я вам пишу...». Деловые и личные письма / О.А. Азарова. - Ростов н/Д. : Феникс, 2007. - 323 с.

5. Алексеева, А.А. Стилистика деловой коммуникации / А.А. Алексеева // Вестник МГУ. Лингвистика и межкультурная коммуникация. - 2008. - № 4. - С. 38-41.

6. Анодина, Н.Н. Деловое письмо: методика составления и правила оформления : учебное пособие / Н.Н. Анодина. - М. : Омега-Л, 2007. - 123 с.

7. Аренков, И.А. Бизнес-коммуникации: новые возможности получения конкурентных преимуществ : учебник / И.А. Аренков. - СПб., 2008. - 80 с.

8. Басаков, М.И. Как правильно подготовить и оформить деловое письмо : учебно-практическое пособие / М.И. Басаков. - М., 2009. - 98 с.

9. Болтнева, О.Ю. Английский язык : учебное пособие / О.Ю. Болтнева. - М. : Дрофа, 2007. - 272 с.

10. Бочарникова, С.В. Обучение иноязычной письменной речи / С.В. Бочарникова // Современные технологии в Российской системе образования : сб. статей IX Всероссийской научно-практ. конференции / под ред. А.Н. Никитина. - Пенза : МНИЦ, 2007. - С. 21-24.

11. Василика, М.А. Основы теории коммуникации : учебник / М.А. Василика. - М. : Градарики, 2009. - 615 с.

12. Вацлавик, П. Психология межличностной коммуникации : учебное пособие / П. Вацлавик, Дж. Бивин, Д. Джекмон. - СПб., 2009. - 345 с.

13. Веселов, П.В. Современное деловое письмо в промышленности / П.В. Веселов. - М. : Изд-во стандартов, 2009. - 160 с.

14. Вольская, И.С. Дифференциальные признаки официально-делового стиля на синтаксическом уровне. дис. … канд. филол. наук / Вольская Ирина Сергеевна. - М., 2007. - 258 с.

15. Гасина, А.Н. Разговорный английский для продолжающих : учебное пособие / А.Н. Гасина. - М. : Айрис Пресс, 2008. - 288 с.

16. Горман, Т. Деловые письма и ведомственные циркуляры : учебное пособи / Т. Горман. - М. : АСТ, 2007. - 458 с.

17. Грушевицкая, Т.Г. Основы межкультурной коммуникации : учебник / Т.Г. Грушевицкая, В.Д. Попков, А.П. Садохин. - М. : ЮНИТИ-ДАНА, 2009. - 352 с.

18. Загорская, А.П. Письмовник для ведения деловой корреспонденции / А.П. Загорская, П.Ф. Петроченко, Н.П. Петроченко. - М. : Московский рабочий, 2007. - 247 с.

19. Загорская, А.П. Письмовник для ведения деловой корреспонденции : учебное пособие / А.П. Загорская, П.Ф. Петроченко, Н.П. Петроченко. - М. : Московский рабочий, 2007. - 247 с.

20. Зельдович, Б.З. Деловое общение : учебное пособие / Б.З. Зельдович. - М. : Альфа-Пресс, 2007. - 456 с.

21. Казакевич, М.А. Обучение профессиональному общению : учебное пособие / М.А. Казакевич, Л.П. Клобукова, О.И. Судиловская. - М. : Изд-во МГУ, 2008. - 77 с.

22. Кибанов, А.Я. Этика деловых отношений : учебник / А.Я. Кибанов, Д.К. Захаров, В.Г. Коновалова. - М. : ИНФРА, 2008. - 368 с.

23. Кисунько, Е.И. Бизнес-курс английского языка : учебное пособие / Е.И. Кисунько, Е.С. Музланова. - М. : ЮНВЕС, 2007. - 160 с.

24. Козлов, А.В. Практический словарь делового английского языка : учебное пособие / А.В. Козлов, Л.А. Девель. - СПб. : ЭРВИ, 2006. - 205 с.

25. Колтунова, М.В. Деловое письмо: что нужно знать составителю : учебное пособие / М.В. Колтунова. - М. : Дело, 2007. - 112 с.

26. Коновченко, С.В. Общество - средства массовой информации - власть / С.В. Коновченко. - Ростов н/Д. : СКАГС, 2007. - 208 с.

27. Коптюг, Н.М. Деловое общение на английском языке для начинающих : учебное пособие / Н.М. Коптюг. - Новосибирск : Сиб. унив. изд-во, 2009. - 167 с.

28. Кораблева, Е.В. Деловой этикет в бизнес-коммуникации : учебное пособие / Е.В. Кораблева. - М. : Просвещение, 2007. - 208 с.

29. Котий, Г.А. Образцы деловой переписки на английском и русском языках : практическое пособие / Г.А. Котий, В.Р. Гюльмисаров. - М. : ИНФРА, 2006. - 159 с.

30. Лейхифф, Дж.М. Бизнес-коммуникации: стратегии и навыки / Дж.М. Лейхифф, Дж.М. Пенроуз. - М. : Альфа, 2009. - 688 с.

31. Мальханова, И.А. Деловое общение : учебное пособие / И.А. Мальханова. -М. : Академия, 2008. - 246 с.

32. Мелентьева, Н.И. Организация и планирование бизнес-коммуникаций: методология и методика : учебное пособие / Н.И. Мелентьева. - СПб. : Изд-во СПбГУЭФ, 2007. - 149 с.

33. Мёрдок-Стерн, С. Деловые приемы и встречи на английском: визиты, сотрудничество и профессиональные контакты : учебное пособие / С. Мёрдок-Стерн. - М. : АСТ, 2008. - 126 с.

34. Нужа, И.В. Обучение иноязычной профессиональной ориентированной письменной речи студентов экономического факультета / И.В. Нужа // Вестник Санкт-Петербургского университета. - 2009. - № 2. - С. 150-156.

35. Павлова, И.В. Business English. Практический курс делового английского языка : учебное пособие / И.В. Павлова, Е.М. Сидорчук. - М. : Альфа, 2009. - 207 с.

36. Панфилова, А.П. Деловая коммуникация в профессиональной деятельности : учебное пособие / А.П. Панфилова. - СПб., 2006. - 494 с.

37. Покровская, Е.А. Бизнес-коммуникации : учебное пособие / Е.А. Покровская. - М., 2009. - 286 с.

38. Рахманин, Л.В. Стилистика деловой речи и редактирование служебных документов : учебное пособие / Л.В. Рахманин. - М. : Высшая школа, 2009. - 259 с.

39. Рогожин, М.Ю. Документы делового общения : учебное пособие / М.Ю. Рогожин. - М. : РДЛ, 2008. - 208 с.

40. Скалкин, В.Л. Английский язык для общения : учебное пособие / В.Л. Скалкин. - М. : Высшая школа, 2007. - 192 с.

41. Соловова, Е.Н. Методика обучения иностранным языкам. Базовый курс лекций : учебно-методическое пособие / Е.Н. Соловова. - М. : Просвещение, 2006. - 238 с.

42. Спивак, В.А. Современные бизнес-коммуникации : учебное пособие / В.А. Спивак. - М. : Инфра, 2006. - 207 с.

43. Суханова, И.Д. Композиционно-структурные и лингвостилистические параметры текстов жанра коммерческой корреспонденции английского языка : автореф. дис. … канд. филол. наук / Суханова Ирина Дмитриевна. - М., 2009. - 26 с.

44.Тейлор, К. Основы делопроизводства в современном бизнесе : учебное пособие / К. Тейлор. - М. : Финансы и статистика, 2007. - 176 с.

45.Теппер, Р. Как овладеть искусством делового письма: 250 записок в помощь менеджеру : учебное пособие / Р. Теппер. - М. : ЮНИТИ, 2008. - 231 с.

46. Федотова, И.Н. Коммерция и право. Англо-русские соответствия в коммерции и документации : учебное пособие / И.Н. Федотова. - М. : МГИМО, 2007. - 165 с.

47. Шевелева, С.А. Деловой английский. Ускоренный курс : учебник / С.А. Шевелева. - М. : ЮНИТИ, 2008. - 438 с.

48. Щукин, А.Н. Обучение иностранным языкам: теория и практика : учебное пособие / А.Н. Щукин. - М. : Просвещение, 2006. - 478 с.

49. Экк, В. Деловая переписка на английском : учебное пособие / В. Экк, С. Дреннан. - М. : Астрель, 2007. - 127 с.

50. Янковая, А.М. Деловая переписка с иностранными фирмами : учебное пособие / А.М. Янковая. - М. : Имидж, 2008. - 114 с.

Приложение А

Реквизиты зарубежного письма

Авторские реквизиты Ваш индекс Наш индекс Дата Адресат Обращение Заголовок (тема) Текст Заключительное приветствие Подпись Приложение Отметка об отправлении письма	GLOBAL INTERFACE GROUP, INC. 5432 Valles Avenue, Riverdale, N.Y.10471 USA Tel 718-796-6787 * Fax 718-796-5242 Your Ref: 07-02/46 Our Ref: Kl/ 18 15 March 2008 Mrs A Everett Compact Systems 96 Rosewall Drive Southtown SO34BT England Dear Mrs Everett RE: Order B7693 Please find enclosed our order, Ord.B7693, for 100 IBM compatible Compact Accounts packages. We have decided to place an order for 100 packages and accept the 20 p.c. trade discount off net list prices an discussed. We would be much obliged if you could dispatch the goods so that they reach us no later than 30 July, and look forward to receiving your acknowledgement. Yours sincerely P. Baker P. Baker Purchasing Manager Encl: Ord. b7693 Cc Intellect Service

Приложение В

Методические рекомендации

по использованию отдельных выражений в письмах

Наиболее употребительные выражения, используемые в начале письма

В ответ на ваш запрос от 21 сентября о... мы можем сообщить вам, что... Мы с сожалением сообщаем вам о том, что... С сожалением сообщаем вам... Мы благодарим вас за ваше письмо и сожалеем, что по причине... мы не сможем помочь вам. Дела в Нью-Йорке задержали мое возвращение на работу до сегодняшнего дня. Это письмо является жалобой на... Спасибо за ваше письмо от 20 ноября и за тот интерес, который вы проявили к нашей фирме. Нас очень интересует... Мы рады узнать из вашего недавнего запроса, что вы интересуетесь... Большое спасибо за ваш запрос о... Месяц тому назад мы послали вам... Это письмо содержит важную информацию, которую, я уверен, вы будете рады получить. Примите, пожалуйста, наши искренние извинения за ошибку в вашем июньском счете. С удовольствием сообщаем вам следующие цены... предлагаем вам следующие товары... посылаем вам наш последний каталог... Прилагаем... Прилагаем к данному письму образец... Сообщите нам, пожалуйста... Сообщаем вам, что... Настоящим подтверждаем, что... Ссылаясь на вашу рекламу... Подтверждаем получение... В продолжение нашего письма... Относительно вашего заказа... Позвольте мне от имени г-на N ответить на ваш запрос от... Прошу меня извинить за то, что не ответил на ваше письмо раньше.	In answer to your inquiry of September 21 about... we are able to inform you that... We regret to inform you that... It is with regret that we inform you... We thank you for your letter and regret that, owing to... we will not be able to help you. Business in New York delayed my return to the office until today. I am writing to make a complaint about... Thank you for your letter of November 20 and the interest expressed in our firm. We have considerable interest in... We are glad to know from your recent inquiry that you are interested in learning about... Thanks a lot for your request for information about... About a month ago we sent you... This letter contains some important information, which I am sure you will be glad to have. Please accept our sincere apology for the error in your June bill. We have pleasure in submitting the following quotation... offering you the following goods... sending you our latest catalogue... Attached please find... You will find enclosed with this letters sample of... Please kindly inform us... Please know that... This is to confirm that... Referring to your advertisement... We acknowledge the receipt of... To follow up on our letter of... With the reference to your order... On behalf of Mr. N allow me to respond to your inquiry of... My apologies for not responding your letter any sooner.

Подтверждение получения писем. Выражения благодарности

We are pleased to receive… We acknowledge (confirm) receipt of… It is (was) a great pleasure to receive your letter of… This is inform you that I have received your letter of… I wish to thank you most sincerely for your kind letter… I am most grateful to you for… I am in receipt of your letter… We are sending you herewith… I enclose herein… You will find enclosed… I have the pleasure of sending you… This is to inform you… I am happy to supply you with… I am sending you under separate cover…	Мы рады получить… Мы подтверждаем получение… С большим удовольствием получили Ваше письмо от… Настоящим сообщаю, что получил Ваше письмо от… Хочу искренне поблагодарить Вас за Ваше любезное письмо… Я очень благодарен Вам за… В подтверждение Вашего письма, я… С настоящим письмом высылаю Вам… К настоящему письму прилагаем… В данном письме Вы найдете… С удовольствием высылаю Вам… Настоящим ставим Вас в известность… Счастлив снабдить Вас… Отдельным письмом высылаю Вам…

Выражения, используемые при ответе и ссылке на письма

I reply to your letter of March 10… This is in reply to your enquiry of… Further to our letter of April 6… In conformity with your request of… With further reference to your letter of… I refer to your letter of May 18… Referring to your (our) letter of… We are in receipt of your letter of… In receipt of your letter of 4 June, we write…	В ответ на Ваше письмо от 10 марта… В ответ на Ваш запрос от… В дополнение к Вашему письму…/ В продолжение Вашего письма… В соответствии с Вашей просьбой… Отвечаю на Ваше письмо от 18 мая… Ссылаясь на Ваше (наше) письмо от… Мы получили Ваше письмо от… В ответ на Ваше письмо 4 июня мы… В ответ (ссылаясь) на Вашу просьбу о…

Вежливые деловые просьбы и ответы на них

We should greatly appreciate your telling us… Will you kindly inform us… I am making use of this opportunity… I avail myself of the opportunity to… I would ask you to attend kindly to my request… to meet the request In accordance (conformity) with your request… We are glad to answer your inquiry…	Мы будем признательны, если Вы сообщите нам… Не будете ли Вы так любезны, сообщить нам… Пользуюсь данной возможностью, чтобы обратиться к Вам с просьбой… Я хочу попросить Вас любезно уделить внимание моей просьбе… удовлетворить просьбу В соответствии с Вашей просьбой… Мы рады ответить на Ваш запрос…

Фразы, выражающие сожаление, извинения и отказ

We very much regret to say (inform you) that… I regret that it has not been possible to… I am awfully sorry not to have replied to… Please forgive me for my late reply… We apologize for… Unfortunately, … To our deep regret, … I regret very much that I am not in a position… I am sorry to have caused you so much trouble We must acknowledge with regret that… Please accept my apologies for… It is my great regret that I have to…	С большим сожалением сообщаем Вам, что… Сожалею, что не было возможности… Я очень сожалею, что не ответил на… Прошу извинить меня за запоздалый ответ… Приносим свои извинения за… К сожалению… К нашему глубокому сожалению… Я очень сожалею, что я не в состоянии… (Я очень) Сожалею, что причинил Вам столько беспокойства (неудобств)… С сожалением мы должны признать, что… Примите, пожалуйста, мои извинения… К моему великому сожалению, я вынужден…

Сообщения извинения, обращения, внимания

Please note / Kindly note. Please be advised that… Please pay attention to… I would like to bring to your attention… I wish to draw (call) your attention to… We request your consideration of… You will oblige us if you will (would, could) give your consideration to… I should like very much to here your consideration concerning… We should appreciate a prompt reply. A prompt reply would be appreciated. In anticipation of (awaiting) your reply… With best wishes (regards)… Please give (convey, extend, send) my best regards to… My best wishes to… With compliments… Meanwhile I remain, I remain, We trust you will… We look forward to the pleasure of meeting (welcoming, hearing, etc.) We look forward to seeing (meeting, hearing, etc.).	Обратите, пожалуйста, внимание… Просим любезно обратить внимание… Примите, пожалуйста, к сведению, что… Пожалуйста, обратите внимание на… Я бы хотел представить к Вашему вниманию... Хочу (позвольте) обратить Ваше внимание на… Мы просим рассмотреть… Вы нас обяжете, если уделите внимание… Я бы хотел узнать Ваши соображения (мнение) относительно… Мы рассчитываем на срочный ответ. В ожидании Вашего ответа… С наилучшими пожеланиями… Пожалуйста, передайте мой сердечный привет… Мои наилучшие пожелания… С приветом… Тем временем остаюсь… Остаюсь… Мы рассчитываем (надеемся), что Вы… С нетерпением ждем встречи / ответа / и т.д. Мы рассчитываем на встречу, разговор и т.д.

Наиболее употребительные выражения, используемые в конце письма

Если вы не ответите в течение двух недель, мы будем вынуждены изменить наше решение и... Дайте нам знать, что вы решите. Если вы будете заняты в это время, дайте нам знать, какое другое время будет вам удобнее. Пожалуйста, дайте нам знать поскорее, заинтересованы ли вы в этом. Хотелось бы знать, когда вас ожидать. Дайте нам знать, удобно ли это вам. Приносим извинения за причиненное вам беспокойство и надеемся, вы поймете, что обстоятельства были сильнее нас. Мы были бы благодарны, если бы вы выслали нам больше информации и анкету для поступления. Может быть, вы будете так любезны и дадите нам знать, удобно ли это. Благодарим и ждем. Заранее благодарим вас за неоценимую помощь. Разрешите нам заранее поблагодарить вас за вашу помощь. Пожалуйста, дайте нам знать, чем мы сможем помочь. Пожалуйста, позвоните нам, если понадобится какая-нибудь помощь от меня. Мы ждем ваших указаний. Если вам потребуются еще какие-либо уточнения или помощь, то напишите нам, пожалуйста, или позвоните по указанному телефону. Если мы ничего не получим от вас со следующей почтой, мы будем вынуждены передать это дело в руки наших юристов. К сожалению, это уже не первая наша жалоба, и, если вопрос не будет решен положительно, мы не будем больше посылать вам заказы. Если мы не дали ответ по каким-либо пунктам вашего запроса, пожалуйста, напишите нам снова. Само собой разумеется, что любая информация, которую вы предоставите, будет рассматриваться строго конфиденциально. С сожалением ставим вас в известность, что, если товар не поступит к нам к концу месяца	If you do not reply within two weeks, we will have to change our mind and... Let us know what you decide. If you are not free then, let us know if there is any other time which would be more convenient. Please do let us know soon if you are interested in it. Let us know when to expect you. Let us know if this is convenient for you. While we greatly regret the inconvenience, we feel sure you will understand it was due to circumstances quite beyond my control. We would be grateful if you would send me further details and an application form. Perhaps you would be kind to let me know if this is convenient. Thanking in advance / anticipation. We thank you in advance for your much valued help. Let us thank you in advance for your help. Please let us know what we can do to help. Please call on us if there is anything I can do to help. We await your instructions. If you require any further details or assistance, please write to us or telephone at the above number. Unless we hear from you by return mail we shall be compelled to place the matter in the hands of our lawyers. Unfortunately this is not the first time we have had to complain and if the matter is not dealt with satisfactorily, we will not place any further orders with you. If we have not covered all the points in your inquiry, please do not hesitate to write to us again. Naturally, any information which you supply will be treated in the strictest confidence. We regret to inform you that if the goods have not reached us by the end of this month, we will

мы вынуждены будем аннулировать заказ. Мы все же надеемся, что эта задержка не причинила вам неудобств и вы примете мои извинения. Мы примем все необходимые меры для того, чтобы подобная ситуация больше не повторилась. В данных обстоятельствах мы можем только просить вас принять наши искренние извинения за причиненное вам беспокойство. Мы были бы чрезвычайно благодарны, если бы вы ответили нам как можно скорее. Мы были бы признательны за быстрый ответ. Может быть, вы будете так любезны и подтвердите получение. Мы были бы признательны, если бы вы могли ответить быстро. Надеемся на удовольствие работать с вами. Ваш быстрый ответ поможет нам оказать вам помощь. Рассмотрите, пожалуйста, наши предложения. Надеемся вскоре получить от вас ответ. Пожалуйста, обращайтесь к нам незамедлительно, если у вас возникнут еще вопросы. Надеемся, вы согласитесь с конструктивностью сказанного выше.	be compelled to cancel the order. We do hope the delay has not caused you any inconvenience and once more hope you will accept my apologies. We will take all possible steps to ensure that such a situation does not arise again. In these circumstances we can only ask you to accept our sincere apologies for the trouble caused. We would be most grateful to have your reply as soon as possible. We would appreciate a prompt answer. Perhaps you would be good enough to acknowledge the receipt. Your early reply will be appreciated. We look forward to the pleasure of serving you. An early reply would help us to help you. Please give our proposals your kind consideration. We hope to hear from you shortly. If you have any further questions, please do not hesitate to contact us. We hope you find the above constructive.

Наиболее употребительные заключительные формулы вежливости

Sincerely yours, Sincerely, Yours sincerely, Very sincerely, Very sincerely yours, Most sincerely yours,	Искренне Ваш
Faithfully yours, Yours faithfully,	С совершенным почтением / уважением
Respectfully yours,	С уважением / почтением
Best regards / Regards,	С наилучшими пожеланиями

Приложение С

Памятка. 3 шага к созданию грамотного делового письма

Многим трудно писать служебные бумаги, потому что они стараются делать это «с наскока». И хотя такой подход может по казаться более быстрым, чем деление процесс а на последовательные шаги, на деле он превращает написание документа в медленную и запутанную процедуру.

Лучше следовать принципу трех шагов, которые называются: план, черновик, редактирование.

- план, определить цель послания, предполагаемый ответ адресата, выбрать нужный формат и «набросайте» примерный план;

- черновик, начать писать быстро, не нужно думать о грамматических и синтаксических ошибках и не надо останавливаться, пока не будет полного текста документа;

- редактирование, прочитать черновик и внеси изменения в содержание, исправить ошибки в орфографии и пунктуации, проверить весь текст еще раз. На первый взгляд, могут возникнуть опасения, что при таком подходе увеличится время на написание документа.

На самом деле, выполняя каждую задачу как отдельную операцию, можно моментально справиться с заданием и вот почему:

- во-первых, можно написать черновик мгновенно, так как мысль и план уже продуманы;

- во-вторых, можно писать быстро и свободно излагать мысли на бумаге, так как не обязательно редактировать текст во время письма;

- в-третьих, такой подход дает возможность более рационально распределять время. Последний пункт имеет решающее значение. В идеале пишущему надо затратить треть отпущенного времени на план, треть - на черновик и треть - на редактирование. Даже если в распоряжении всего один час, нужно стараться потратить 20 минут на составление плана, 20 - на черновик, 20 - на редактирование. Это очень результативно!

6 способов писать убедительно!

1. Беседовать с адресатом. Не надо думать, что писать хорошо - значит писать казенным и скучным языком. Если писать так, как если бы велась беседа с адресатом, то письмо не только понравится, но и лучше удастся. Деловые письма должны быть ясными, живыми и непринужденными по тону.

2. Стараться сосредоточиться на главном. Во многих письмах и циркулярах либо слишком много основных проблем, либо совсем упущена суть. При составлении плана необходимо решить, в чем главный смысл послания, и изложить его в самом начале. Адресаты - люди занятые, и им необходимо с первых строк понять, о чем пишет адресант.

3. Излагать мысли логично. Главная мысль должна подтверждаться логично изложенными фактами. Взгляды и мнения - это хорошо, но их нужно подтверждать фактами и, если возможно, цифрами.

4. Эффективно использовать языковые средства. Выразительные языковые средства оказывают сильное влияние на читателя. Часто авторы деловых писем пишут: «объем продаж резко возрос», В то время как лучше было бы написать: «объем продаж взлетел на недосягаемую высоту». Или автор письма сообщает, что «прибыли сократились», в то время как выражение «прибыли резко упали» произвело бы больший эффект. Искать нужно оригинальные способы выражения своих мыслей.

5. Избавляться от ненужных слов. При редактировании, по возможности, следует избавляться от лишних слов, если это не вредит ясности изложения. Многие думают, что чем больше слов, тем яснее становится смысл сообщения. На самом деле все наоборот: чем меньше слов, тем яснее смысл.

6. Тщательно корректировать написанное. Грамматические ошибки и опечатки характеризуют отрицательно. Всегда нужно находить время, чтобы тщательно проверить письмо, прежде чем отправить его.

Продолжение приложения С

Не всем уготовлено стать начальниками, но многие должны уметь писать от имени руководства. Это может представлять трудность, так как люди, от имени которых предстоит писать, не всегда знают, чего хотят, пока не увидят написанное.

Чтобы облегчить эту задачу следует:

- уяснить цель и основную идею;

- записать идеи и получить их письменное одобрение;

- писать в одиночку (без участия других);

- проанализировать написанное и внести в текст исправления;

- получить подпись на окончательном варианте документа или письма.

Приложение D

Упражнения на формирование умений навыков письма

1. Поставьте фрагменты письма в правильном порядке:

2. Составьте фразы в правильном порядке:

a) to you look I meeting forward - ________________________________

b) to delivery am I confirm writing - _______________________________

c) enclosed find please - _________________________________________

d) of your 10th you letter thank for April - __________________________

e) sincerely yours - _____________________________________________

f) regards with best -____________________________________________

Продолжение приложения D

g) information you any require further should - _______________________

h) letter please of receipt this acknowledge - _________________________

i) hesitate us to contact do please not -______________________________

j) to catalogue shall send we be you our pleased - _____________________

3. Прочтите выдержки из писем, приведенные ниже, и подчеркните ключевые выражения и слова:

e)

4. Соотнесите каждое официальное выражение с его эквивалентом:

а)

a) Sorry about the late delivery. b) If you need more information ... c) Best regards. d) In a different envelope. e) Sorry about the mistake. f) I'm sorry, but it's not possible. g) Soon h) Could you ... ? i) Just call the office. j) Thanks for your letter of ... k) We got it this morning. l) Can't wait to see you. m) Dear Friedrich n) Let me know if you get the parcel. o) Could you find out what is going on? p) Please send us your samples. q) I hope to hear from you. r) We will give you a 5% discount. s) Here is a copy of ...	1) Please do not hesitate to contact us. 2) We received delivery this morning. 3) I would be grateful if you could . 4) Please find enclosed a copy of . 5) Dear Sir / Dear Mr. Haus. 6) Please acknowledge receipt of the parcel. 7) I look forward to seeing you. 8) We would be pleased to offer you a 5% discount. 9) We would like to apologise for the delay. 10) Under separate cover. 11) In the near future. 12) We regret to inform you that we are unable to ... 13) Could you please give this matter your immediate attention? 14) I look forward to hearing from you. 15) We are writing to thank you for your letter dated... 16) Yours faithfully / Yours sincerely: 17) I would be grateful if you could send us some samples. 18) Should you require further information ... 19) Please accept our apologies for any inconvenience this may have caused.

б)

1. The meeting will be held on ... 2. I would be pleased to take you out to lunch. 3. I think it would be a good idea if we met to discuss this further. 4. I would be pleased to make an appointment.. 5. I would be grateful if you could ... 6. I regret to inform you that I shall be unable to make the appointment. 7. Would it be possible to set up another meeting? 8. I would like to suggest that we put back the meeting. 9. Please accept my apologies for this inconvenience. 10. If it were convenient. 11. I look forward to receiving confirmation of these arrangements. 12. As requested, I have set up a meeting. 13. We look forward to seeing you on Friday. 14. That would be convenient.	a) That suits me. b) Could we organise another meeting? c) I would like to make an appointment. d) See you on Friday, then. e) If that suits you. f) I am sorry about this . g) I`m afraid I cannot make the appointment. h) We are having a meeting on ... i) I have fixed a meeting. j) Perhaps we should discuss this more. k) Could we postpone the meeting? l) Could you possibly / could you ... ? m) Please confirm these arrangements. n) Would you like to meet for lunch?

5. Какое выражение лучше всего употребить в случае:

а) подтверждение получение корреспонденции или поставки;

б) написать письмо от чьего-либо имени.

1. We acknowledge receipt of your letter of 6th Juny 2010.

2. I am writing on behalf of Mr. AJ. Jones, who requested me to make contact with you. (formal)

3. Thank you for your letter of 10th December 2010.

4. Please acknowledge receipt of this letter.

5. Mr. Brown asked me to get in touch with you concerning your new ABS brake system.(informal)

6. We received delivery this morning of the samples we requested. However…

6. Выберите наиболее удачный вариант делового письма:

Dear Sir / Madam	Dear Mr Spencer	Dear Henry
Thanks for.	Thank you for.	I would like to thank you for.
Please find enclosed.	We are pleased to enclose.	Attached is.
I shall be pleased	Should you require a copy,	If you want, I can
to send you a copy ...	we shall	send you ...
Should you require any	If you require any further	Want you more
further information ...	information ...	information ...
Just call.	Please do not hesitate	I can send it.
	to contact us.
Can you ...	Could you please ...	I would be grateful if
		you could ...
I'll see you on Friday.	We look forWard to seeing	1 look forward to seeing
	you on Friday.	you Friday, then.
Soon	In the near future	Shortly
Yours sincerely.	Yours faithfully.	Best regards.

7. В письме-ответе на запрос перепутан порядок предложений. Расположите части письма в правильном порядке:

Dear Mrs Knowing,

a. Once again, thank you for your interest in our company. Please do not hesitate to contact us if you require further information.

b. We produce our jewellery using the highest quality materials and natural stones and wood. It is all life long fully guaranteed.

c. We are not in a position to allow credit terms, as our profit margins are small due to our highly competitive prices. We are however prepared to allow a discount of three percent for payment within two weeks.

d. Many thank for your letter of April 21 inquiring about our range of Russian souvenirs. I am enclosing a cataloque together with a price-list.

Приложение Е

Анкета по выявлению отношения работников внешнеэкономического отдела ОАО «Танеко» к обучению основам деловой письменной коммуникации

1. Как часто Вам приходится писать деловые письма на работе?

- часто;

- 1 раз в месяц;

- редко

- никогда.

2. Обучались ли Вы навыкам составления и ведения деловой корреспонденции?

- да;

- нет.

3. Когда в последний раз Вы изучали методику составления делового письма?- недавно;

- год назад;

- давно;

- никогда.

4. Как часто Вы прибегаете к помощи переводчика по составлению делового письма?

- часто;

- не часто;

- знаю формулировки фраз, не прибегаю.

5. Можете ли Вы самостоятельно определить тип делового письма и ответить на него правильно?

- да;

- нет;

- не знаю.

6. Как Вы оцениваете свои знания в области составления и ведения деловой корреспонденции?

Продолжение приложения Е

- высоко;

- не высоко;

- затрудняюсь ответить.

7. Считаете ли Вы необходимым обучение навыкам составления деловой документации?

- да; - нет; - затрудняюсь ответить;

- мне все равно.

Приложение F

Итоговый тест на выявление умений по оформлению делового письма

1. Выберите из приведенных 4 наборов слов правильный и заполните пробел в тексте:

I just (receive) a letter saying that we (not pay) this quarter's electricity bill.

- have just received / haven't paid

- have just received / haven't pay

- received / didn't pay

- received / haven't paid

2. Выберите из приведенных ниже предложений грамматически правильное:

- The first thing I said were my proposals concerning our current business.

- The first what I said were my proposals concerning our current business.

3. Выберите из приведенных фраз одну, которую можно включить в следующие виды писем:

а) письмо-предложение товаров или услуг компании:

- We are interested in improving our service.

- Please send us a catalogue and current price-list.

- We are the large mobile phones manufacturer in Europe.

- We are looking forward to receiving your answer.

б) письмо-ответ на предложение товаров или услуг:

- We would like to maintain cooperation with you.

- We learned from your letter that you are manufacturer of mobile phones.

- We are pleased to enclose our current list and catalogue which we hope you will find useful.

- We are very sorry that you have to complain of delay in delivery of the
products.

в) письмо-запрос:

Продолжение приложения F

- We do apologize for the delay in answering your letter.

- Your earlier replay will be appreciated.

- We would highly appreciate if you send us your latest catalogue and current price-list.

- We thank you for your letter of September 21 concerning the Home Pizza backer.

г) письмо-ответ на запрос:

- We enclose our latest catalogue and price-list with this letter together with a booklet on mobile phones Rokia.

- We have received a visit from your representative in Moscow and we trust that the Rokia mobile phones will meet our requirements.

- We would like to inquire into the possibility of ordering a large number of mobile phones Rokia.

- Please send us samples of your manufacturers stating your lowest prices and best terms of payment.

д) письмо-заказ:

- The order was placed with you on the strength of your undertaking to affect delivery within two weeks.

- We suggest that the consignment should be examined by experts.

- We are therefore placing an order for 150 Rokia mobile phones. We enclose an official order form for the above goods.

- We have forwarded under separate cover reductions available.

е) письмо-ответ на заказ:

- We have pleasure in confirming that your packaging instructions will be carried out by our forwarding agent in Kaliningrad.

- We were very concerned to hear that your packaging instructions were not carried out.

– Prices can be quoted f.o.b. Toronto.

- Since this is the first time we have done business together, the most accept- able method of payment will be by irrevocable Letter of Credit.

ж) письмо-жалобу:

- Your prompt execution of our order would be appreciated.

- Should you fail to deliver the goods by the September 1, 2010, we shall be compelled to cancel the order.

- If we can be of any assistance, please do not hesitate to contact us.

- We very much regret that we are unable to accept new orders for delivery within next few months.

з) письмо-ответ на жалобу:

- We refuse to accept the goods on the ground of late delivery.

- We have carefully examined your complaint and found that it is apparently due to a misunderstanding.

- The type of mobile phones to which you refer is under redesigning and therefore no catalogues are available at the moment.

- We can confirm that we have these items in stock and we can guarantee delivery to Toronto before September 18.

Размещено на Allbest.ru