Размещено на http://www.allbest.ru/

10

РЕФЕРАТ

Дъяченко Сергей Вячеславович.

Разработка системы по сбору информации о доходах физических лиц для формирования налоговых документов с использованием СУБД InterBase v5.0 для ООО «СОФТ ЦЕНТР С».

Место дипломирования - СевКавГТУ, кафедра АСОИУ,

руководитель - к.э.н., доцент, Степанова Евгения Георгиевна, 2011 г.,

116 стр., 13 табл., 18 рис., 11 библ., 2 прилож.

В дипломе проведен предпроектный анализ системы управления предприятия ООО «СОФТ ЦЕНТР С», изучены цели, критерии развития, функции и структура функционирования данной организации. Выявлен ряд проблем в производственной и управленческой деятельности организации, требующих разрешения.

Информационная система предназначен для выполнения текущих работ работника финансового отдела, таких как: сбор со структурных подразделений предприятия информации о заработной плате за период, сбор со структурных подразделений предприятия информации об удержанном подоходном налоге плате за период, проверка правильности удержания подоходного налога в подразделении, подготовка и заполнение отчетов в ГНИ РФ на бумажных и носителях, сдача информации о начисленной заработной плате и удержанном подоходном налоге в налоговую инспекцию на магнитном носителе, формирование и выдача индивидуальных справок физическим лицам, вывод стандартных отчетов, архивирование и восстановление данных.

ВВЕДЕНИЕ

В настоящее время все большее и большее распространение, как в производстве, так и в документообороте предприятий находит компьютерная техника, все шире и шире становится перечень охватываемых ею задач. Постоянно растет объем и сложность обрабатываемой информации, требуются все новые и новые виды ее представления. Как показывает практика, большинство пользователей, уже не представляет себе, как бы они выполняли свою работу, с которой прекрасно справлялись еще 5 - 10 лет назад, без помощи компьютера. Вот только некоторые из преимуществ использования вычислительной техники при работе, с какими - либо данными, документами:

возможность оперативного контроля за достоверностью информации, уменьшается число возможных ошибок, при генерировании производных данных;

сразу после ввода, данные могут участвовать в различных операциях;

возможность быстрого получения необходимых отчетов;

необходимая информация может быть быстро найдена (в том числе с помощью контекстного поиска), поиск которой в обычной папке с документами затруднен;

существенная экономия времени и людских ресурсов при выполнении операций, связанных с обработкой информации;

позволяет быстро и в наиболее подходящем для конкретного человека виде просмотреть данные, что повышает их восприятие.

Все, вышеизложенные преимущества, на сегодняшний день оценены не только рядовыми пользователями, но и властными структурами, особенно это касается возможности контроля и поиска информации. В нашем случае налоговая полиция заинтересована иметь единую, электронную базу по всем физическим лицам - налогоплательщикам, так как наличие такой базы существенно усложняет процесс уклонения от уплаты налогов (сокрытие, занижение доходов, повторное использование одноразовых льгот и т.д.)

В связи с вышеизложенным, у крупных предприятий и объединений появилась острая потребность в соответствующем программном обеспечении. Поэтому была поставлена задача, разработать программный продукт, который был бы в состоянии:

вести единую базу данных о доходах физических лиц по всему объединению;

выдавать отчеты в налоговую инспекцию;

выдавать прочие необходимые отчеты о начислениях, удержаниях налогоплательщиков на бумажных носителях, в том числе о динамике начислений и удержаний, как по всему объединению, так и по отдельным категориям лиц;

обрабатывать произвольные запросы пользователя к базе данных;

собирать информацию в собственную базу, из баз данных программ расчета заработной платы, используемых на местах;

поддерживать ручной ввод и корректировку информации;

обеспечивать защиту от несанкционированного доступа к базе, как для изменения, так и для просмотра данных;

отвечать современным требованиям по быстродействию, эргономичности, использовать современную СУБД с возможностью замены ее на еще более современную в будущем;

иметь возможность настройки под изменяющееся законодательство, с минимальными переделками.

Данная работа является автоматизированным рабочим местом бухгалтера финансового отдела предприятия, ведущего отчетность в налоговую инспекцию. Она отвечает всем выше изложенным требованиям.

В работе:

дается полное описание работы с алгоритмами запросов;

даются структуры баз данных, используемой программой;

приведено множество иллюстраций, помогающих понять работу программы;

приведен экономический расчет разработанной программы;

затронут вопрос охраны труда на рабочем месте.

1. ДИАГНОСТИЧЕСКИЙ АНАЛИЗ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ПРЕДПРИЯТИЕМ

1.1 Общая характеристика предприятия

Компания «Софт Центр С», работает на компьютерном рынке Ставрополя и Ставропольского края с 1998 г. За это время накоплен значительный опыт комплексного решения задач автоматизации, стоящих перед предприятиями и организациями Ставропольского края. Тщательно отлаженная технология работы, квалифицированный персонал позволяют компании «Софт Центр С» осуществлять множество проектов.

Основными видами деятельности компании Софт Центр являются:

- Продажа, установка и сопровождение лицензионного программного обеспечения;

- Распространение и техническое обслуживание шифровальных (криптографических) средств;

- Продажа, внедрение и сопровождение программ фирмы "1С";

- Продажа компьютеров, серверов, комплектующих и оргтехники;

- Ремонт, сервисное и абонентское обслуживание компьютерной техники и оргтехники;

- Заправка и восстановление картриджей

- Инсталляция локально-вычислительных сетей и структурированных кабельных систем;

- Инсталляция электронных систем управления очередью;

Сегодня "Софт Центр" является торговым партнером многих ведущих фирм производителей программного обеспечения, компьютерного оборудования и оргтехники.

Софт Центр осуществляет поставки организациям и частным лицам лицензионное программное обеспечение таких компаний как: 1С, Microsoft, Касперский, Доктор Веб, ESET, ADOBE, COREL, ABBY, КриптоПро и др.

Что касается компьютерной техники и оргтехники, то предлагается, как правило, хорошо зарекомендовавшая себя продукция известных производителей, таких как: Hewlett Packard, IBM, ASUS, Samsung, Legrand, ZyXEL, Panasonic и др.

Компьютеры предлагаются, как правило, готовые, собранные и оттестированные на фабрике. Это компьютеры и сервера IMANGO с трехлетней гарантией. Также мы поставляем рабочие станции и сервера Hewlett Packard, IBM и Aquarius.

С 2002 года компания "Софт Центр" стала осуществлять инсталляцию электронных систем управления очередью. За несколько лет специалисты "Софт Центра" установили во многих городах, преимущественно на Юге России, несколько десятков электронных систем управления очередью в банках, в отделениях пенсионного фонда, в налоговых инспекциях, в администрациях городов и других учреждениях, где осуществляется одновременно прием граждан несколькими специалистами по разным вопросам (категориям).

Только в 2010 году специалисты "Софт Центра" осуществили более двух десятков пуско-наладочных работ электронных систем управления очередью в городах: Ростов-на-Дону, Миллерово, Новошахтинск, Краснодар, Сочи, Темрюк, Армавир, Светлоград, Михайловск и др.

В работе с организациями и частными лицами мы ставим себе цель предоставления комплексных решений в сфере информационных услуг.

Это означает, что в компании "Софт Центр" любая организация или частное лицо может приобрести у нас весь спектр необходимого компьютерного оборудования, оргтехники, программного обеспечения и получить непосредственно у нас или у себя по указанному адресу услуги по установке и настройке компьютерной техники, оргтехники, установке программного обеспечения, проведения Антивирусных мероприятий, восстановлению полноценной работы компьютеров и локальной сети.

Что привлекает наших клиентов в работе с компанией "Софт Центр"? Мы рассчитываем, что это в первую очередь профессионализм наших специалистов, индивидуальный подход и ответственность в работе от руководителя до исполнителя.

Как правило, отношения компании и клиента становятся отношениями партнеров и принимают долговременный характер. Удовлетворяя потребности своих клиентов в части автоматизации их работы и оказания им информационно-технологических услуг, компания "Софт Центр" помогает им эффективнее организовать свой бизнес.

1.2 Анализ функциональной структуры предприятия

1.2.1 Построение иерархической функциональной структуры

Предприятие ООО «СОФТ ЦЕНТР С» имеет обширную сферу функциональной деятельности. Для определения функциональной сферы деятельности была проведена декомпозиция системы предприятия ООО «СОФТ ЦЕНТР С» по функциональному признаку. Декомпозиция системы по функциональному признаку позволяет более детально изучить функции, присущие системе. На основе иерархической структуры легко строится организационно-функциональная модель, а затем и организационно-управленческая структура.

Функциональная структура предполагает выделение основных видов деятельности предприятия и содержащихся в них бизнес-процессов и дается их краткое описание. Такая организация значительно повышает качество управления за счет специализации руководителей, взамен универсальных руководителей появляются специалисты, компетентные в своих областях.

Иерархическая структурная схема имеет три уровня иерархии:

* Производственную.

* Обеспечивающую.

* Организационно-управленческую.

Производственная подсистема в данном конкретном случае включает в себя осуществление деятельности по оказанию услуг по предоставлению в аренду каналов и трактов связи, по передаче данных, услуг телематических служб, оказание услуг аудиоконференций на территории Ставропольского края и за его пределами, разработка, внедрение, производство и закупка научно-технической продукции, оборудования, аппаратуры, технологий для различных отраслей науки и образования, промышленности, строительства, сельского хозяйства, сфер обслуживания, быта и т. д;

Предприятие ООО «СОФТ ЦЕНТР С» располагает технически оснащенной производственной базой, автотранспортом для перевозки людей и материалов. Производственная подсистема включает в себя следующие четыре функциональных процесса: общение с заказчиком и прием заявок на обслуживание; документальное оформление заказа; выдача результатов выполнения заказа.

Обеспечивающая подсистема включает в себя все, что призвано способствовать процессу функционирования предприятия, что обеспечивает нормальную жизнедеятельность. Обеспечивающая подсистема объединяет Функциональные подсистемы снабжения предприятия, обеспечение кадрами, транспортом, складскими помещениями, службой автоматизации и юридической консультацией.

Организационно-управленческая подсистема занимается организацией и управлением деятельности Общества. Подсистема состоит из высшего руководства. Высшее руководство осуществляется генеральным директором и его заместителями. Именно на этом уровне определяются ведущие цели, и формируется стратегия деятельности предприятия.

На рисунке 1.1 представлена структурная схема предприятия.



Рисунок 1.1- Организационная структура ООО «СОФТ ЦЕНТР С»

На основе иерархической структуры выделены основные функциональные области деятельности предприятия с перечислением бизнес-процессов протекающих в них и отображены в таблице 1.1.

Таблица 1.1 - Функциональные области управления и процессы, в них протекающие

Функциональные области управления	Процессы, протекающие в функциональных областях
1. Производственная деятельность	2
2.Финансово-управленческая деятельность	1.1. Общение и консультирование клиентов; 1.2. Обслуживание заявок; 1.3. Документальное оформление продаж; 1.4. Выдача результатов выполнения заявок.
3. Управление кадрами	2.1. Ведение бухгалтерской отчетности; 2.2. Учет движения денежной наличности; 2.3. Производственный учет; 2.4. Анализ прибылей; 2.5. Начисление заработной платы; 2.6. Закупка товаров; 2.7. Изучение потребности рынка; 2.8. Планирование деятельности предприятия.
4.Техническое обслуживание	3.1 Управление кадрами; 3.2. Планирование численности работающих; 3.3. Комплектование штатов; 3.4. Подготовка и переподготовка кадров; 3.5. Планирование отпусков;
5. Управление функционированием	4.1. Предпродажная подготовка товара и услуг; 4.2. Прием и хранение товара; 4.3. Обеспечение работоспособного состояния вычислительной техники, средств коммуникации и другой техники и оборудования предприятия; 4.4. Сбор и хранение информации, предоставление доступа к информационным ресурсам.

1.2.2 Определение организационной структуры предприятия

Система управления - элемент, обеспечивающий целенаправленное слежение за функционированием объекта с учетом возможных помех и сбоев, приведение его в нормальное состояние. Под управлением следует понимать целенаправленное воздействие системы управления, обеспечивающее поддержание функционирования управляемого объекта в соответствии с имеющейся программой или целью. Система управления совокупность специалистов, объединенных в органы управления и использующих комплекс методов в процессе управления организационной и вычислительной техники, использующейся при управлении, связей между органами управления которые определяются установленными способами взаимодействия и потоками управленческой информации, документооборота, необходимого для достижения целей, поставленных перед учреждением.

Процесс управления включает ряд основных функций: прогнозирование, перспективное планирование, текущее планирование, оперативно-календарное планирование, оптимальное регулирование, организация исполнения и связь.

На этапе прогнозирования определяются основные тенденции инерционного функционирования объекта управления, потребности и возможности внешней среды, возможное будущее состояние объекта. Основное назначение этапа прогнозирования - выявить и оценить проблемную ситуацию в объекте и системе управления. Этап прогнозирования охватывает временной интервал 20, 15, 5 лет.

Одной из основных функций управления является планирование, которое в зависимости от временной иерархии процесса управления подразделяется на перспективное текущее и календарное. На этапе перспективного планирования реализуются задачи по определению целей объекта управления, основные средства и способы их достижения, необходимые ресурсы. Результатом перспективного планирования являются укрупненные контрольные цифры по основным разделам деятельности предприятия с разбивкой по годам.

На этапе текущего планирования в случае необходимости определяются текущие цели объекта управления и траектории движения к ним при существующей системе ограничений.

Дальнейшая детализация планов происходит на стадии оперативно-календарного планирования. Этому виду планирования присущи сравнительно короткие сроки планирования, конкретизация основных плановых показателей.

Качественное выполнение календарного плана должно гарантироваться оптимальным регулированием. Задача регулирования в общем случае направлена на ликвидацию текущих критических рассогласований. Следующим звеном между этапом планирования и регулирования является учетная функция управления. Учету, контролю и анализу как основным частям общей функции управления присущи следующие особенности:

* эти функции формируют информацию о текущем состоянии объекта управления, используемую в дальнейшем для выработки управляющих воздействий. Такой вид управления получил название «управление с обратной связью».

* информация о закономерностях функционирования используется при очередной выработке целей и основных способов их достижения, а информация о возмущениях используется при реализации функций регулирования.

* функция организации исполнения является связующей между всеми функциями и обеспечивает постоянные и временные взаимоотношения между элементами системы.

* функция связи заключается в передаче информации между центрами различных подсистем, обеспечении принятия решения. Она включает также взаимный обмен информацией с внешней средой.

Полный жизненный цикл управления предприятия ООО «СОФТ ЦЕНТР С» включает все основные функции управления.

Организационно-управленческая структурная схема предприятия ООО «СОФТ ЦЕНТР С» представлена на рисунке 1.2. Структура называется организационно-управленческой, так как в ней рассматриваются и подразделения и персонал.

Организационно-управленческая структура фирмы состоит из трех уровней управления: верхнего (высшего), среднего и оперативного (низшего).

На высшем уровне осуществляется формирование стратегии развития предприятия, перспективное планирование, определение главных задач предприятия, организация управления.

К высшему уровню управления относятся: генеральный директор, заместитель генерального директора и технический директор. Сфера управленческой деятельности на высшем уровне управления характеризуется как обширная, имеющая высокий уровень сложности и длительную временную перспективу. Тип деятельности на высшем уровне творческий, измерение работы затруднено и может быть оценено через определенный интервал времени.

Высший уровень управления

_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

средний уровень управления

_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

оперативный уровень управления

_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

Рисунок 1.2 - Организационно-управленческая структура

ООО «СОФТ ЦЕНТР С»

Информация для принятия решений внешняя и обобщенная внутренняя. Решения высшего руководства доводятся до среднего звена управления.

На среднем уровне управления выполняется обеспечение производственной деятельности предприятия, и реализуются задачи, поставленные на верхнем уровне управления. Другими словами на среднем уровне формируются цели и задачи на уровне подразделений в соответствии с общими задачами акционерного общества; непосредственно организуется работа отделов; осуществляется контроль производственной деятельности предприятия. На предприятии ООО «СОФТ ЦЕНТР С» средний уровень управления представлен: Главным бухгалтером, производственной базой, руководителем административно-хозяйственной частью, редакторами и начальниками отделов. Сфера управленческой деятельности на среднем уровне, имеющая четкую функциональную направленность, менее сложная, с переменными, подлежащими определению. Временная перспектива этой деятельности не слишком длительна - до года. Информация, используемая для принятия управленческих решений, имеет точный характер. Результатами деятельности являются: точные финансовые задания, графики, стандарты, отчеты, которые спускаются на нижний уровень управления.

На нижнем уровне управления обеспечивается непосредственное выполнение производственной деятельности. К оперативному уровню относятся производственная база, отдел кадров, отдел бухгалтерии, корреспонденты и операторы, системные администраторы и водители, технические служащие и вахтеры.

1.3 Анализ организационно-управленческой структуры предприятия

Любая организационно-управленческая структура имеет, как правило, три уровня управления: высший, средний, оперативный (низший).

На высшем уровне определяется политика развития предприятия, перспективные планы и глобальные цели, а также бюджетная база, на основе которой будут действовать все остальные подразделения.

Таким образом, на высшем уровне управления осуществляются следующие функции: прогнозирование, перспективное планирование по всем видам деятельности, организация управления, связь, в смысле обобщения и анализа информации, поступающей со среднего уровня.

К среднему уровню управления относятся отделы и службы, подчиняющиеся непосредственно директору. На среднем уровне управления решения высшего руководства преобразуются в конкретные планы, задания по получению прибылей и определяются издержки. На данном уровне планы и задания пересматриваются и согласуются с высшим уровнем до тех пор, пока не будет достигнуто соглашения по всем спорным вопросам.

Таким образом, на среднем уровне управления выполняются следующие управленческие функции: текущее планирование, организация, управление производственно-хозяйственными процессами и материальными ресурсами, анализ хозяйственной деятельности предприятия, связь, в смысле сбора и переработки информации и передачи ее на высший уровень управления.

Сфера управленческой деятельности на среднем уровне определяется, как имеющая четкую функциональную направленность; менее сложная, с переменными, поддающимися определению. Временная перспектива этой деятельности не слишком длительна - до года. Управленческий персонал на среднем уровне несет ответственность за выполнение намеченной производственной программы предприятия, должен обладать способностью убеждать, быстро находить верные управленческие решения в возникающих сложных ситуациях.

Информация, используемая для принятия управленческих решений, имеет точный характер. Результатом деятельности среднего уровня управления являются: точные производственные задания, графики, стандарты, которые передаются на оперативный уровень.

К оперативному (низшему) уровню управления относятся отделы и службы предприятия, непосредственно относящиеся к процессу производства продукции и услуг. На данном уровне управления осуществляется производство и реализация продукции и услуг, ремонтные работы и другие мероприятия, необходимые для получения доходов и прибылей, позволяющих выполнить общий план и достичь стратегических целей.

Точное согласование управленческих решений возможно при наличии достоверной и своевременной информации, циркулирующей между уровнями управления.

Рисунок 1.3 - Уровни организационно - управленческой структуры

Размещено на http://www.allbest.ru/

10

Важное значение в обеспечении нормального функционирования системы занимает связь между уровнями в иерархии управления. От ее эффективности и пропускной способности во многом зависит эффективность принятых решений. При автоматизации процесса принятия решений проблемам связи между уровнями управления должно уделяться первостепенное значение. Рациональная организация связи значительно облегчит достижение целей в каждой из подсистем.

1.4 Построение организационно-управленческой модели

На основе таблицы функциональных областей предприятия и процессов в них протекающих (таблица 1.1.) строится организационно-управленческая модель предприятия.

Эта модель представлена в виде таблицы 1.2.

Условные обозначения:

- главный ответственный;

Х - главный исполнитель;

\ - косвенный участник процесса.

В данной модели исключены те элементы, которые не принимают участие в организации и управлении производством.

На основе данной модели удобно анализировать распределение функций между элементами системы управления, выявлять перегруженные элементы, прослеживать степень контролируемости и управляемости того или иного процесса в любой из представленных функциональных областей. Не следует считать недогруженными те элементы модели, которые не несут конкретных функций управления (характерно для оперативного уровня управления), а лишь участвуют в том или ином процессе.

Таблица 1.2 - Организационно-управленческая модель

Подразделения	Функциональные области
	1	2	3	4	5
	1.1	1.2	1.3	1.4	2.1	2.2	2.3	2.4	2.5	2.6	2.7	2.8	3.1	3.2	3.3	3.4	3.5	4.1	4.2	4.3	4.4	5.1	5.2	5.3	5.5
Ген. директор
Заместитель директора
Тех. директор										Х	Х
Бухгалтер					Х	Х	Х	Х	Х
Тех. редактор											Х
Начальники отделов	Х	Х	Х	Х
Программисты	Х	Х
Менеджеры	\			Х	Х				Х								Х	Х		Х	Х
Операторы										\								Х	Х

1.5 Изучение целей, стоящих перед предприятием

Определение целей является одним из важнейших этапов в процессе формирования и принятия управленческих решений. Необходимо обратить внимание на то, что от правильности выбора и формулировки цели системы во многом будет в дальнейшем зависеть качество ее функционирования. Чем точнее определены и сформулированы цели системы, тем легче выбрать средства их достижения.

Глобальная цель системы обычно формулируется в виде желаемых свойств конечных продуктов системы. Как правило, она является сложной и требует конкретизации и уточнений. Таким образом, цели, заданные в виде достаточно общих целевых установок нуждаются в детализации и конкретизации по мере продвижения вниз по уровням системы организационного управления (таблица 1.3).

Таблица 1.3 - Цели и средства их достижения

Цели	Способы достижения	Критерии эффективности
1	2	3
Ц0 - максимализация получаемой прибыли		Величина прибыли.
Ц1 - увеличение объема реализации	1.1. Увеличение ассортимента предлагаемой продукции и услуг; 1.2. Снижение цен; 1.3. Повышение качества обслуживания; 1.4. Повышение эффективности рекламы.	Объем реализованной продукции за единицу времени.
Ц2 - Расширение сферы деятельности предприятия	2.1. Анализ новых технологий и инвестирование в них денег; 2.2. Оперативно реагировать на потребности рынка; 2.3. Разработка собственных технологий.	Количество направлений, по которым работает предприятие.
ЦЗ - Уменьшение затрат	3.1. Реорганизация технологии управления предприятием; 3.2. Внедрение новых технологий ведения бизнеса и автоматизация; 3.3. Грамотное ведение финансового хозяйства 3.4. Поиск более выгодных поставщиков и рекламодателей.	Объем финансовых средств, расходуемых предприятием для поддержания своей деятельности в единицу времени.

Возникает необходимость в декомпозиции сложных целей на более простые. Затем полученные подцели разбиваются далее, пока не будут сформулированы, которые нельзя подвергнуть декомпозиции. Такую возможность дает построение дерева целей.

Методологической основой определения целей является системный анализ. Как правило, цели задаются в виде достаточно общих установок для системы и потом нуждаются в детализации и конкретизации по мере продвижения вниз по уровням системы организационного управления.

Главная цель деятельности: «Получение максимальной прибыли».

Необходимо раскрыть смысловое содержание формулировки главной

цели в конкретном случае и учитывая специфику деятельности предприятия. Применив метод декомпозиции целей на подцели, получаем дерево целей функционирования системы предприятия ООО «СОФТ ЦЕНТР С» (рисунок 1.3).



Рисунок 1.3 - Дерево целей ООО «СОФТ ЦЕНТР С»

1.6 Выявление проблемных ситуаций

Выявление и формулировка проблемных ситуаций является одним из наиболее сложных и ответственных этапов процесса принятия решений. Действительно, решение принимается для ликвидации проблемной ситуации. Проблемная ситуация возникает всякий раз, когда имеет место расхождение между желаемым и реальным состоянием системы (процесса, объекта).

Возникновение проблемных ситуаций есть следствие диалектического характера развития социально-экономических систем, идущих через преодоление внутренних противоречий.

Управленческие проблемы редко проявляются каждая в отдельности. Как правило, это взаимосвязанное множество проблем, затрагивающих различные сферы человеческой деятельности. Они редко встречаются в готовом, сформулированном виде. Чаще всего есть ненормальное функционирование системы того или иного уровня или, вернее, группу проблем еще нужно вычленить, сформулировать. И это далеко не простая задача, так как зачастую неизвестен полный набор существенных переменных, характер связей между ними. Кроме того, многие из них плохо измеримы или вовсе не могут быть количественно измерены.

При проведении анализа проблемной ситуации необходимо, прежде всего, четко сформулировать сущность проблемы и описать ситуацию, в которой она имеет место.

При этом содержание деятельности при выявлении проблемной ситуации включает:

- установление содержания проблемы;

- определение новизны проблемной ситуации;

- определение степени взаимосвязи с другими проблемами;

- определение полноты и достоверности информации о проблемной ситуации;

- определение возможности решения проблемы.

Формулировка проблемы является наиболее важной ступенью в решениях самой проблемы. Проблема, правильно сформулированная, может считаться наполовину решенной. Неверно же сформулированная проблема может привести к возникновению новых проблем при попытке ее разрешения.

Сам процесс формулировки проблемы является сложной проблемой. Главные причины такого положения заключаются в объективной сложности, многомерности и многосвязанности проблем организационного управления, в неструктурированном характере многих из них, в трудностях измерения многих переменных, в отсутствии априорных сведений о существенных связях между переменными. Поэтому нередки случаи, когда различные лица, решающие одну и ту же проблему, могут выбрать из априорных сведений различный набор переменных и факторов, даже тогда, когда они обладают совершенно одинаковой априорной информацией.

В реальных условиях, предприятие имеет множество проблем. Крайне важно выявить и сформулировать первостепенные, основные проблемы, устранение которых автоматически вызовет устранение множества второстепенных проблем, являющихся производными.

Проблемные ситуации, существующие на момент обследования предприятия, обусловленными многими факторами, в частности: нарушение хозяйственных связей, вызванных изменением территориальной структуры страны, инфляцией, изменением порядка ценообразования, скачкообразным повышением цен на ресурсы, неустойчивым положением фирмы на рынке сбыта, вызванным повышением конкуренции.

В результате анализа деятельности исследуемого предприятия были выделены проблемные ситуации и указаны возможные мероприятия по их разрешению, что отражено в таблице 1.4.

Таблица 1.4 - Проблемные ситуации и способы их разрешения

Проблемная ситуация	Мероприятия по разрешению проблемной ситуации
1. Принятие управленческих решений в условиях неопределенности (недостатка достоверной информации)	1.1.Автоматизация процессов протекающих в функциональных областях предприятия. 1.2.Разработка информационно-поисковых (справочных) и информационно-советующих систем. 1.3.Разработка и внедрение системы автоматизированного управления.
2. Недостаточная квалификация сотрудников	2.1.Проведение курсов повышения квалификации. 2.2.Подготовка необходимых кадров в специализированных учебных заведениях. 2.3.Регулярная переаттестация работников. 2.4.Внедрение автоматизированных обучающих систем.
3. Низкое качество и несвоевременность предоставления отчетности по результатам работы финансового отдела	3.1. Унификация документов. 3.2.Автоматизация оформления отчетности всех видов.

1.7 Выводы

В ходе прохождения преддипломной практики был проведен диагностический анализ предприятия ООО «СОФТ ЦЕНТР С», в ходе которого были изучены функциональная и организационно-управленческая структуры предприятия; рассмотрены процессы составляющие модель деятельности предприятия; сформулированы цели, стоящие перед предприятием и средства их достижения; выявлены проблемные ситуации и предложены мероприятия по их разрешению; выбрана проблема для разрешения путем автоматизации и изучены информационные потоки по данной проблеме.

В результате анализа фирмы можно сделать следующие выводы:

1. Структура фирмы достаточно гибка, так как позволяет вносить коррективы в связи с изменением методов, задач, целей, масштаба коммерческой деятельности, появлением новых технологий и ресурсов.

2. Несмотря на влияние конкуренции и рассмотренные проблемные ситуации фирма занимает прочные позиции в краевом центре и находится в достаточно стабильном состоянии. Но возможно повышение оперативности работы и принятия решений руководством путем использования современных компьютерных средств и новых информационных технологий, в том числе путем внедрения специализированной интегрированной автоматизированной системы.

3. Анализ проблемных ситуаций позволяет выбрать в качестве первоочередной для разрешения путем автоматизации проблему «Низкое качество и несвоевременность предоставления отчетности по результатам работы финансового отдела», разрешение которой позволит существенно сократить временные затраты на выполнение большого объема документов и получение статистической информации для принятия решений.

2. ОПИСАНИЕ АВТОМАТИЗИРУЕМЫХ ФУНКЦИЙ

Цель создания системы: обеспечить выполнение требования законодательства в отношении отчетности по подоходному налогу.

Предназначения системы:

учет начисленной заработной платы на предприятии, прочих доходов и удержанного подоходного налога;

ведение различной статистики по оплате труда, как на предприятии в целом, так и в каждом подразделении отдельно;

выдача необходимых отчетов в налоговую инспекцию, как на магнитных, так и на бумажных носителях;

заполнение справок.

Предполагается, что система будет использоваться в следующих отделах предприятия:

отдел налоговой политики;

отдел ОТиЗ.

2.1 Анализ существующей системы функционирования и задачи автоматизации

В настоящее время предприятие «Софт Центр» состоит из четырнадцати структурных подразделений - подразделений второго звена, которые в свою очередь имеют в своем подчинении отделы, участки. Все эти подразделения территориально распределены по городу. В каждом отдельном подразделении есть свои управляющие структуры (начальники подразделений, заместители и т.д.). Столь разветвленная структура, вызванная исключительно производственной необходимостью, имеет ряд неудобств в части централизованного планирования и управления. В интересующей нас части, это привело к тому, что в различных структурных подразделениях установлено различное программное и техническое обеспечение, разработаны разные системы кодирования информации, отсутствует единая база данных, различные формы внутренних отчетов. Только в конце 2009 года была сделана попытка, перевести все подразделения на работу с едиными классификаторами. В частности введен единый классификатор видов начислений и удержаний, разработанный отделом охраны труда и заработной платы. Также разрабатываются единые справочники должностей и профессий.

Вместе с тем, несмотря на такую разобщенность, предприятие вынуждено отчитываться перед налоговой инспекцией как единое целое.

В этих условиях было принято решение об автоматизировании работы отделов налоговой политики предприятия.

Схема, представленная на рисунке 2.1 отражает потоки информации в процессе производства отчетности в ГНИ РФ. По мере надобности, но не реже одного раза в месяц, подразделения передают необходимую для расчёта подоходного налога информацию в отдел налоговой политики центрального офиса предприятия, где эти данные консолидируются и проверяются, после чего готовится отчётность для ГНИ РФ. Также к этим данным имеет доступ отдел ОТиЗ для получения необходимых ему отчетов по заработной плате.

Рисунок 2.1 - Схема потоков информации

Задачей решаемой разработанной системой является автоматизация этих процессов.

2.2 Состав функций реализуемых системой

сбор информации о начисленной работникам заработной плате и об удержанном подоходном налоге ото всех структурных подразделений предприятия;

передача информации от удаленных рабочих станций на сервер через электронную почту, непосредственное соединение по модему, либо подготовка информации для передачи посредством магнитных носителей;

проверка корректности полученной информации (правильности удержания подоходного налога);

формирование собственной базы, выдаче всех требуемых отчетов и справок в налоговую инспекцию, как на магнитных, так и на бумажных носителях, на основе информации и базы данных, согласно действующему законодательству РФ;

формирование и выдача внутренних отчетов;

численность работников подразделений, размер средней заработной платы;

динамика изменений численности работников, средней заработной платы;

динамика % и численности работников, находящихся на больничном;

динамика % и численности работников находящихся, в очередных отпусках;

выдача прочих внутренних отчетов;

ручной ввод информации о заработной плате и заполнение справок в налоговую инспекцию для физических лиц;

обеспечение сервисных функций, как то: оптимизация базы данных, ведение архивов за «закрытые» годы, резервное копирование данных и их восстановление, блокнот, калькулятор, календарь;

обеспечение защиты данных от несанкционированного доступа.

2.3 Решение по структуре системы

Структурно система состоит из рабочей станции и серверной части.

В функции серверной части должно входить:

хранение, оптимизирование и поддерживание в рабочем и актуальном состоянии базу данных;

обрабатывание запросы пользователей;

обеспечение защиты данных от несанкционированного доступа.

В функции рабочих станций входит:

обеспечение сбора, импорта информации, непосредственно из программ ее формирующих;

проверка корректности собранной информации;

передача информации серверу;

формирование запросов к серверу;

выдача справок и отчетов;

поддержка сервисных функций, обеспечение дружественного интерфейса пользователя.

2.4 Решение по функциональному разбиению системы на модули

Функционально АРМ на рабочей станции состоит из следующих модулей:

модуль импорта, занимающийся выборкой информации из баз данных АРМов расчета заработной платы и ее импортом в собственную базу;

модуль справочников, предназначенный для корректировки и показа справочников системы (справочник профессий, должностей, цехов, участков, регионов и т.д.);

рабочий модуль, предназначен для ввода/просмотра информации, получения различных отчетов;

контролирующий модуль, занимающийся контролем достоверности и целостности информации, а также правильности удержания подоходного налога с физических лиц;

модуль администратора, предназначенный для корректировки системной информации путей доступа и т.п.

2.5 Выводы

Финансовая информационная система должна быть реализована на программно-технических средствах, совместимых с общей концепцией АСУ предприятия. Обязательным требованием к настоящему АРМу является корректная обработка им данных, содержащихся в базах данных программ, применяемых для расчета заработной платы в структурных подразделениях ООО «Софт Центр С». алгоритм программа налоговый документ

3. ПРОЕКТИРОВАНИЕ ИНФОРМАЦИОННОЙ БАЗЫ

В данном разделе рассмотрены: решения по мерам, для сохранения целостности баз и предотвращения несанкционированного доступа, выбор операционной среды и средств разработки, решения по комплексу технических средств, информационное обеспечение разработки.

3.1 Обеспечение защиты баз данных

Система обеспечивает защиту от несанкционированного доступа на чтение, запись и корректировку части информации, хранящейся в ней. Для доступа на изменение в базе служебной информации предусмотрен пароль администратора. Также введено разграничение доступа между рабочими станциями, каждая из них работает только со своими данными.

Для сохранения информации при перерывах во внешнем электропитании предусмотрены следующие меры:

ведение журнала транзакций, что позволяет в случае нарушения структуры баз произвести откат транзакции;

максимальное сокращение времени, в течение которого рабочие файлы открыты на запись, т.е. при необходимости обновить файл, он открывается на запись, обновляется и сразу же закрывается. При этом удается исключить ситуацию, когда файл открыт длительное время;

периодическое резервное копирование базы;

настоятельная рекомендация в руководстве пользователя и программиста, установить UPS на сервер.

Данная система является восстанавливаемой и периодически обслуживаемой системой длительного функционирования. В части общих эргономических требований, соответствует общепринятым стандартам.

3.2 Выбор операционной среды и средств разработки

Выбор в качестве операционной среды для функционирования АРМа платформы win32 (ей соответствуют операционные системы Windows95, Windows98, Windows NT) обусловлен следующими ее особенностями:

ориентация заказчика на эту платформу;

развитые средства создания пользовательского интерфейса;

достаточная масштабируемость, т.е. способность работать на широком диапазоне компьютерного оборудования, начиная от машин уровня 486DX4_100 до многопроцессорных систем;

наличие драйверов для поддержки широкого спектра периферийных устройств (видеоадаптеров, сетевых адаптеров, принтеров, дисководов CD-ROM и пр.);

чрезвычайно широкое распространение этой платформы;

приемлемая для задач такого уровня надежность и производительность программ, работающих с использованием механизма вытесняющей многозадачности.

Из недостатков данной платформы, существенных для предлагаемой разработки, стоит отметить следующие:

отсутствие в операционных системах Windows95 и Windows98 средств обеспечения безопасности и защиты от несанкционированного доступа, что вынуждает разрабатывать собственные или использовать сторонние модули для этого. В Windows NT этот недостаток частично устранен, однако по-прежнему нет поддержки шифрации хранимых данных;

высокая требовательность к аппаратным ресурсам компьютера, что вынуждает использовать более мощные аппаратные платформы.

Выбор в качестве среды разработки пакета Borland Delphi 4 обусловлен следующими его особенностями:

политика предприятия в области разработки ПО;

возможность повторного использования готовых программных компонент;

наличие большого количества стандартных компонент, а также достаточное количество библиотек компонент от сторонних фирм, расширяющих и дополняющих возможности стандартных;

возможность генерации кода под платформу win32;

поддержка технологий ActiveX, OLE, COM, CORBA, InterNet-технологий;

достаточно высокая скорость и надежность работы скомпилированных программ в сравнении с интерпретирующими системами;

ориентация на «визуальные» методы разработки программ, что позволяет быстро и качественно спроектировать и реализовать стандартный пользовательский интерфейс;

перспективность, популярность и широкая распространённость данной среды разработки в мире.

Выбор в качестве СУБД разработки InterBase v. 5.0. обусловлен следующими его особенностями:

после включения его в состав Delphi Client/Server Suite InterBase стал «родным» для Borland (ныне Inprise Corporation), а средства разработки приложений этой компании давно зарекомендовали себя с положительной стороны. Уже то, что он очень активно используется в государственном и военном секторе США говорит в его пользу;

InterBase весьма прост в настройке и в администрировании по сравнению с другими SQL серверами;

InterBase обладает отличными техническими характеристиками:

размер базы данных до 20 Гбайт;

максимальное число таблиц в одной БД 65536;

максимальное число полей в одной таблице 1000;

максимальное количество записей в одной таблице не ограничено;

максимальная длина записи 64К (не считая полей BLOB);

максимальная длина поля 32К (кроме полей BLOB - не ограничена);

максимальное количество индексов в одной БД 65536.

Дополнительно в процессе разработки применялись следующие программные пакеты и инструментальные средства:

Пакет InstallShield Express - для создания комплекта дистрибутивных дискет.

Для подготовки документации, рекламного листа и демонстрационной версии программ использовались программы, входящие в комплект Microsoft Office 97.

3.3 Решения по комплексу технических средств

3.3.1 Выбор критериев отбора технических средств

Среди всего множества критериев отбора ТС нас интересуют:

достаточный объем оперативного запоминающего устройства;

достаточный объем накопителя на жестком магнитном диске;

приемлемый тип видеоадаптера и дисплея для работы пользователя;

достаточная производительность центрального процессора;

наличие возможности вывода информации на бумажный, магнитный носитель;

достаточная скорость передачи данных в ЛВС;

приемлемая стоимость составляющих комплекса технических средств.

3.3.2 Расчет необходимых ресурсов, для функционирования системы, выбор ТС

Объем необходимого ОЗУ рассчитывается, исходя из размеров памяти, занимаемой загружаемой операционной системой, из необходимого объема памяти, выделяемого под драйверы для обслуживания ЭВМ, программы-оболочки, основного загружаемого модуля программного комплекса, динамических библиотек, подгружаемых по мере выполнения программы и резерва памяти для обработки информации.

Исходя из вышеизложенного, приходим, что для нормальной работы серверной части системы необходимо не менее 64 Мбайт ОЗУ (128 Мбайт рекомендуется). По современным понятиям, это уже не слишком высокое требование объясняется тем, что для нормальной работы выбранной в качестве ОС серверной части системы Windows NT v. 4.0 необходимо не менее 32 Мбайт оперативной памяти. Кроме того, учитывая большой объем базы данных, более 100 Мбайт и возможность многопользовательского доступа для оперативной работы сервера потребуется еще не менее 32 Мбайт ОЗУ.

Учитывая то, что в качестве ОС для функционирования рабочих станций выбран Windows 95 или Windows 98 приходим к тому что, для нормальной работы необходимо и достаточно 16 Мбайт ОЗУ (при использовании Windows 98 рекомендуется 32 Мбайта). Это объясняется тем, что Windows 95 для нормального функционирования требует 8 Мбайт ОЗУ, Windows 98 - 12. Сама система занимает 6 Мбайт оперативной памяти. Так как в компьютеры типа Pentium платы памяти выпускаются объемом 8, 16, 32, 64 Мбайт и вставляются попарно, а компьютеры типа Pentium II, Pentium III объемом 16, 32, 64, 128 Мбайт и вставляются по одному. Исходя из выше приведенных технических соображений, мы получаем вышеприведенные требования к оперативной памяти.

Подбор объема накопителя на жестком магнитном диске, далее HDD основывается на размере базы данных, в момент её предполагаемой пиковой загруженности, занимаемом ОС объемом жесткого диска, а также на размере архивов создаваемых системой за прошлые годы. Так же следует учесть необходимое быстродействие HDD, в зависимости от потребности в скорости реакции системы.

Предполагаемый объем архивов, учитывая первый год функционирования системы, примерно составит (годовой объем информации * предполагаемый срок службы техники).

Предполагаемый срок службы техники - 5 лет. Так как 5 лет - средний срок полного морального устаревания парка машин и его замены.

ОС Windows NT/95/98 в среднем занимают по 150-200 Мбайт свободного места на жестком диске.

Учитывая все вышеизложенное, приходим к выводу, что для нормального функционирования серверной части системы необходимо 100 * (5 + 1) + 150 1Гбайт свободного дискового пространства, однако желательно иметь некоторый резерв свободного места, поэтому рекомендуемый объем свободного места на жестком диске - 1,5 Гбайта. Для осуществления резервного копирования необходимо иметь еще один диск размером 850 Мбайт. В связи с большим объемом базы данных и возможностью многопользовательского доступа, рекомендовано использовать для работы SCSI HDD со скоростью передачи данных не менее 10Мбайт/сек.

Для нормальной работы рабочей станции необходимо не менее 350 Мбайт (150 - Windows + 150 - InterBase + 50 резерв) свободного места на жестком диске со скоростью передачи данных не менее 2 Мбайт/сек.

Серверная часть системы не нуждается в постоянном присутствии человека, поэтому для ее работы монитор не требуется, однако для периодического обслуживания базы, учитывая применяемую платформу win32 необходимо иметь VGA или SVGA монитор диагональю 14”.

Для работы рабочих станций, в связи с большим количеством отображаемых данных и используемой OS необходим SVGA монитор диагональю 15”.

Выбор центрального процессора всегда основывается на соображениях о производительности системы.

Учитывая большой объем обрабатываемой информации и применяемую платформу для приемлемой работы сервера, необходимо использовать процессор Intel пятого поколения (Pentium) со встроенным сопроцессором с тактовой частотой не менее 200 Mzh или его аналоги.

Для рабочей станции из-за большого объема вычислений также необходим этот или более современный процессор.

Для распечатки отчетов и справок, они так же должны быть оборудованы принтером формата А4 или иметь доступ к такому сетевому устройству.

Скорость передачи данных в ЛВС зависит от выбранного сетевого программного и технического обеспечения. Парк применяемых машин на предприятии заказчика оснащен Ethernet-адаптерами и прочими сетевыми устройствами со скоростью передачи данных 10Mбит/сек. Учитывая достаточность этой скорости для работы системы, и дороговизну замены этого оборудования на 100 Mzh принято решение, использовать имеющиеся средства.

Итак, подведем итоги выше приведенных рассуждений и выдвинем комплексные требования к составу технических средств, необходимых для функционирования системы.

Для работы серверной части системы необходимо: ПЭВМ на базе Intel-совместимого процессора пятого поколения с частотой не менее 200Мгц, с ОЗУ равным 64Мб, оснащённая VGA-видеоадаптером и монитором 14”, сетевым Ethernet-адаптером на 10Мбит, со свободным дисковым пространством равным 1Гб.

Для работы рабочей станции системы необходимо: ПЭВМ на базе Intel-совместимого процессора пятого поколения с частотой не менее 200Мгц, с ОЗУ равным 16Мб, оснащённая SVGA-видеоадаптером и монитором 15”, сетевым Ethernet-адаптером на 10Мбит, со свободным дисковым пространством равным 350Мб и доступом к принтеру.

3.4 Информационное обеспечение разработки

Проектирование информационного обеспечения разделено на два этапа:

анализ существующих информационных потоков;

разработка структуры баз данных.