Размещено на http://www.allbest.ru/

4

Введение

На данном этапе развития человеческого общества наиболее ярко выражен переход к всеобщей информатизации, внедрению компьютерных и информационных систем во все сферы и области деятельности человека. В связи с этим решение проблем использования современных, перспективных методов и средств обработки информации в практической деятельности приобретает первостепенное значение.

Целью дипломного проекта является эксплуатация автоматизированных информационных систем электронной коммерции в торговых организациях малого и среднего бизнеса (на примере компании ООО "Агентство "Лунный Свет").

Задачи, необходимые для достижения поставленной цели:

- анализ деятельности компании и отдела продаж;

- описание состояния информационной системы компании;

- декомпозиция бизнес-процессов протекающих в отделе продаж;

- проектирование информационной системы для решения комплекса задач менеджера отдела продаж;

- эксплуатация комплекса задач.

Структура дипломного проекта включает: введение, две главы, заключение, список использованных источников информации.

В первой главе отражены теoретичеcкие основы эксплуатации автоматизированных информационных систем электронной коммерции в торговых организациях малого и среднего бизнеса. В ней представлены решения по реализации комплекса задач. Представлена постановка задачи. Рассмотрены входная и выходная информация. Представлена информационно-технологическая схема решения поставленной задачи. Описаны объекты конфигурации и пользовательский интерфейс.

Во второй главе содержатся особенности эксплуатации автоматизированных информационных систем электронной коммерции в торговых организациях малого и среднего бизнеса (на материалах ООО "Агенство "Лунный Свет"). В ней представлены результаты анализа деятельности компании, которые включают: общую характеристику отдела продаж, описание и анализ протекающих на объекте бизнес-процессов методом функционального моделирования IDEF0, описание текущего состояния информатизации на объекте, формулирование комплекса задач для последующей эксплуатации, обзор и анализ альтернативных проектных решений для аналогичных задач и выбор варианта решения поставленных задач на основе рассмотрения различных подходов. Представлена программная реализация данной задачи. Составлено руководство пользователя. Помимо этого, в главе описаны основные требования к безопасности жизнедеятельности.

В заключении сформулированы основные выводы по результатам дипломного проектирования, а также рассматриваются возможные пути по повышению эффективности разработанной информационной системы.



1. Теоретические основы эксплуатации автоматизированных информационных систем электронной коммерции в торговых организациях малого и среднего бизнеса

1.1 Постановка задачи

Для решения поставленных задач существует два варианта решения: закупка готового программного обеспечения и доработка его под нужды компании или разработка нового программного средства.

В настоящий момент на рынке представлено большое количество программных продуктов для автоматизации коммерческой деятельности организаций. Так как перед руководством компании стояла задача комплексной автоматизации организации, рассмотрим наиболее популярные средства для реализации поставленных задач.

Наибольшее распространение получили решения от таких компаний как SAP, Microsoft и 1С. Остановимся подробнее на продуктах этих компаний.

Компания SAP предлагает полнофункциональные ERP-решения, которые представляют собой набор модулей и пакетов. Данные модули можно развертывать по мере необходимости. Это дает компаниям возможность внедрять только тот набор инструментов, который им необходим для проведения управления организацией, и в тот момент, когда в этом появляется потребность. Возможность подключения новых модулей реализована за счет технологии интеграции SAP NetWeaver. В решение SAP ERP входят такие модули как[16]:

- SAP ERP Financials;

- SAP ERP Human Capital Management;

- SAP ERP Operations;

- SAP ERP Corporate Services.

Стоимость ERP-решения на базе SAP составляет от 155 до 400 тысяч евро, при том, что затраты на внедрение и поддержку SAP ERP не разглашаются в открытых источниках, однако многие аналитики указывают на то, что они находятся в диапазоне от 200 до 300% от стоимости лицензий или от 370 тысяч до 1 млн евро. Такие высокие затраты окажутся непосильным бременем для бюджета нашей организации, помимо стоимости так же необходимо обучение сотрудников, что так же отрицательно сказывается на целесообразности приобретения данного программного продукта.

Рассмотрим продукт компании Microsoft, Dynamics AX (ранее Axapta) - данная система является комплексом управления предприятием класса ERP II для крупных и средних компаний. В этой системе реализовано управление финансами, товарно-материальными потоками, отношениями с клиентами, персоналом и другими областями деятельности компании. В основе Axapta лежат технологии и принципы программного обеспечения Microsoft, что дает возможность строить современные бизнес - решения, интегрированные с уже работающими практически в каждой компании приложениями, а, следовательно, значительно сократить ресурсы, необходимые для обучения сотрудников, и дать им возможность сосредоточиться на достижении целей бизнеса[11].

Как правило, стоимость лицензии в расчете на одно рабочее место составляет 1600 - 2500 евро. Из чего следует, что пакет на 50 пользователей будет стоить примерно 80 - 125 тыс. евро. Помимо этого следует учитывать стоимость внедрения, которая, в среднем, составляет 150-200% от стоимости лицензий. Исходя из выше сказанного, общая стоимость может составляет от 140 до 265 тыс. евро, что так же выходит за рамки бюджета компании ООО "Агентство "Лунный свет".

Наибольшее распространение, на территории стран СНГ, в сфере малого и среднего бизнеса, получила система программ "1С: Предприятие 8", которая включает в себя платформу и прикладные решения, разработанные на ее основе, для автоматизации деятельности организаций и частных лиц. Сама платформа не является программным продуктом для использования конечными пользователями, которые обычно работают с одним из многих прикладных решений (конфигураций), разработанных на данной платформе. Такой подход позволяет автоматизировать различные виды деятельности, используя единую технологическую платформу.

Архитектура системы "1С:Предприятие 8" нацелена на то, чтобы значительно ускорить и унифицировать как саму разработку прикладных решений, так и их сопровождение. Повышение уровня абстракции, четкое разделение на платформу и прикладное решение, построение прикладного решения на основе метаданных - все это позволяет перейти от технических и низкоуровневых понятий к более содержательным и высокоуровневым, а значит приблизить их к языку пользователей и специалистов в предметной области. Благодаря тому, что все прикладные решения строятся на основе определенной модели, решаются и традиционные задачи, связанные с производительностью, эргономикой, функциональностью и т.д. [10].

Стоимость лицензий на 50 рабочих мест составляет 295 тысяч рублей, лицензия на сервер для двух ядер стоит 85 тысячи рублей, что соответствует возможностям компании.

Помимо стоимости немаловажную роль играет распространенность данного программного продукта, так как не требуется переобучение сотрудников компании и не вызовет серьезных затруднений поиск сотрудников для технического обслуживания информационной системы.

Дополнительных изменений в конфигурацию компьютеров сотрудников компании вносить не требуется, так как все компьютеры удовлетворяют требованиям к аппаратному обеспечению для работы "1С: Предприятие 8" в тонком клиенте[15]:

- процессор Intel Pentium Celeron 1800 Мгц и выше;

- оперативная память 256 Мб и выше;

- жесткий диск 40Гб и выше;

- устройство чтения компакт-дисков;

- USB-порт;

- SVGA-видеокарта.

Исходя из выше сказанного, реализация проекта по обеспечению автоматизации процессов отдела продаж, средствами "1С:Предприятие 8" позволит сократить время проектирования и внедрения, обеспечит функциональную полноту и позволит вписать стоимость информационной системы в бюджет компании.

Проектируемый модуль информационной системы должен решать следующие задачи:

1. Учет заказов покупателя.

На основании, полученного файла заказа в системе создается документ "заказ покупателя", в который заносится информация содержащаяся в файле заказа, такая как список номенклатуры, количество и цена. Привязка осуществляется по коду контрагента. Каждый файл заказа содержит уникальный номер, который, так же, используется в базе, для осуществления идентификации и защиты от сбоя, в случае ошибочно задублированного заказа.

2. Учет отгрузки заказов.

Для учета отгрузки заказов используется документ "счет". Счет создается на основании документа "заказ покупателя", на этом этапе в счет подвязывается номенклатура и цена из прайса выставленного контрагенту. В счете также содержится информация о контрагенте и список отгруженных позиций. Данный документ является основанием для отгрузки товара со склада покупателю.

3. Ведение данных о клиенте.

В качестве основного источника информации в проектируемой информационной системе используется справочник "список контрагентов". В карточке справочника содержится вся информация по клиенту: наименование организации, юридический и физический адрес, телефон и имя контактного лица, реквизиты.

Помимо общей информации в карточку заносится специальная информация, такая как является ли данный контрагент головным, что необходимо при работе с сетью аптек, когда договор оформляется на головного контрагента, который является плательщиком, а все остальные только грузополучатели. В случае если контрагент не является головным, то ему не возможно установить договор. В случае заключения нового договора, старый договор сохраняется, а новый устанавливается как основной.

4. Контроль дебиторской задолженности и планирование прихода денежных средств.

В обязанности менеджера отдела продаж входит контроль дебиторской задолженности, это показатель имеет прямое влияние на бонусную часть его заработной платы. Поэтому для реализации этой задачи в системе необходим соответствующий отчет, на основании которого, менеджер может отслеживать дебиторскую задолженность и поступление платежей. Для планирования поступления денежных средств в отчете используется графа планируемая дата оплаты. Данный отчет строиться на основании информации предоставляемой бухгалтерией о приходе денежных средств на расчетный счет компании или в кассу. Дифференциация бонусной части производиться в соответствии с долей просроченной дебиторской задолженности, задолженность не оплаченная в период установленный в договоре как отсрочка платежа, в общей задолженности по клиентам ответственного менеджера.

5. Контроль актуальности действующих договоров.

В соответствии со статьей 506 Гражданского кодекса РФ для приобретения товаров для их использования в предпринимательской деятельности или в иных целях, не связанных с личным, семейным, домашним или иным подобным использованием[14], необходим действующий договор поставки. Для чего, при создании счета, необходимо осуществлять проверку на актуальность действующих договоров. Информация о договорах хранится в справочнике "договора", где содержаться информация о сроках действия договора, контрагенте, с которым он заключен, отсрочка платежа и ответственный менеджер отдела продаж.

6. Контроль выполнения плана и планирование продаж.

Для осуществления оперативного контроля по выполнению плана продаж, менеджеру может воспользоваться отчетом "отгрузка", в котором, отображается информация по отгруженным таврам, за выбранный период. На основании полученных данных менеджер может принять оперативные меры по изменению тактики работы с клиентом, а так же коррекции условий работы с покупателем.

7. Анализ продаж и анализ деятельности менеджера.

Для общего анализа продаж, а также анализа деятельности менеджера, так же используется отчет "отгрузка", где для проведения анализа вводиться соответствующий временной интервал, на котором можно отследить динамику и общие тенденции.

1.2 Описание входной и выходной информации

Входная информация в отделе продаж состоит из:

- данных клиента, которые заполняет менеджер, при первичном обращение клиента. Для этого в компании специально разработана анкета поставщика.

- заказа покупателя, который клиент формирует через электронную площадку, после чего, используя площадку, присылает в компанию. Заказ представляет собой структурированный файл, в случае электронной площадки Медлайн, это текстовый файл формата txt.



Рисунок.1 Пример файла заказа по системе Медлайн

- прайс-лист, корректируемый, отделом маркетинга, под сложившуюся конъюнктуру рынка, справочник загружаемый в базу данных;

- оплата покупателя, реестр оплат, составляемый бухгалтерией, для контроля и отслеживания дебиторской задолженности, так же является справочником базы данных

Выходная информация состоит из:

- договор поставки, заполняется менеджером, после согласования сроков оплаты и прочих формальностей, подписывается клиентом и руководителем;

- счет, документ в электронном виде, содержащий информацию о заказе клиента, на основании которого на складе проводиться комплектация;

- счет на оплату, распечатывается менеджером для отправки клиенту, для совершения им платежа.

1.3 Информационно-технологическая схема решения задачи

На приведенном ниже рисунке 2 изображена информационно-технологическая схема формирования счетов.



Рисунок 2 Информационно-технологическая схема формирования счетов



2. Особенности эксплуатации автоматизированных информационных систем электронной коммерции в торговых организациях малого и среднего бизнеса (на материалах ООО "Агентство "Лунный Свет")

автоматизированный информационный электронный коммерция

2.1 Анализ деятельности компании

ООО "Агентство "Лунный свет" представляет собой свадебный салон. В структуре данного предприятия представлен цех по пошиву свадебных платьев.

Дополнительно к производству и реализации продукции для организации свадеб и торжеств ООО "Агентство "Лунный свет" предлагает своим розничным клиентам комплекс дополнительных сопутствующих услуг для удобства потребителей и получения дополнительной прибыли для себя. В число таких услуг входит организация свадебных кортежей, услуги фотографа, тамады и другие пользующие постоянным спросом предложения. В таблице 1 отображены основные товары и услуги, оказываемые фирмой.

Таблица 1 - Перечень товаров и услуг ООО "Агентство "Лунный свет"

№ п/п	Наименование	Оптовая цена, руб.	Розничная цена, руб.
Свадебные платья
1	Мальдива	5000,00	12000,00
2	Аделина	6000,00	15000,00
3	Тигуана	7000,00	20000,00
4	Офелия	10000,00	25000,00
5	Сантана	12500,00	35000,00
6	Клементина	5800,00	14500,00
7	Розали	7300,00	16000,00
8	Эльвита	8300,00	19000,00
9	Жасмин	6700,00	15000,00
10	Нора	15000,00	36000,00
11	Фиона	3800,00	5000,00
12	Анжелина	9040,00	22000,00
Вечерние платья
13	Стефани	900,00	1500,00
14	Луна	900,00	1500,00
15	Эсмеральда	700,00	1400,00
16	Эльза	1700,00	2800,00
17	Франческа	2000,00	2500,00
18	Синди	600,00	1700,00
19	Виола	500,00	1200,00
Услуги
20	Прокат свадебных платьев	-	50% от стоимости платья
21	Прокат вечерних платьев	-	От 500 в день
22	Услуги фотографа		5-10 % от договора с исполнителем
23	Индивидуальный пошив свадебных платьев	-	От 5000
24	Индивидуальный пошив вечерних платьев	-	От 1500
25	Прокат автомобиля		5-10 % от договора с исполнителем
26	Услуги тамады		5-10 % от договора с исполнителем
27	Услуги по оформлению заказа на ресторан, кафе,		5-10 % от договора с исполнителем
28	Услуги на бронирование мест в гостинице для молодоженов родственников,гостей		5-10 % от договора с исполнителем
29	Услуги на получение кредитной линии на приобретение товаров и получение услуг		5-10 % от договора с исполнителем
30	Услуги на изготовление ювелирных изделий (включая обручальные кольца и кольца для помолвки)		5-10 % от договора с исполнителем
31	Услуги на туристические поездки		5-10 % от договора с исполнителем
32	Услуги на дизайнерское оформление банкетных залов		5-10 % от договора с исполнителем
33	Услуги на предоставление и оформление букетов		5-10 % от договора с исполнителем
34	Услуги визажистов и салонов красоты		5-10 % от договора с исполнителем
35	Услуги на предоставление свадебных голубей , бабочек и т.д.		5-10 % от договора с исполнителем
Товары сопутствующие
37	Свадебные подвязки	150	150-300
38	Фата, вуалетки , свадебные шляпки	1500	1500-3500
39	Свадебные перчатки	300	300-500
40	Свадебные букеты (дубликаты)	2000	1500-3500
41	Украшения для волос	100	100-250
42	Цветы для костюма, бутоньерки	100	100-150
43	Носовые платки	100	150-200
44	Ленты свидетелей	200	300
45	Украшение на шампанское	400	500-1500
46	Украшение на автомобиль	2000	2000-5000
47	Диадемы из цветов	200	300-500
48	Свадебные очаги и свечи	200	500-800
49	Подушечки для колец	150	300-500
50	Праздничные зонты	2000	3500
51	Украшения для невест (подвески, серьги,)	500	1500
52	Свадебные сумочки	500	1500
Мужские костюмы
53	классика	10000	20000
54	вечерний	12000	25000
55	СМОКИНГ	15000	30000

За короткий промежуток времени свадебные платья от ООО "Агентство "Лунный свет" обрели огромное количество поклонников. Отличительной особенностью изделий можно назвать идеальную посадку на фигуру, использование современных тканей, кружев, разработанных в Европе, с учетом последних тенденций свадебной моды. Каждое платье проходит жесткий контроль качества.

Организационная структура ООО "Агентство "Лунный свет" представлена на рисунке 3.



Рисунок 3. Организационная структура ООО "Агентство "Лунный свет

В бухгалтерию входят два отдела:

- отдел по учету движения товаров и расчетов с поставщиками, который занимается учетом хозяйственной и финансовой деятельности организации;

- отдел по работе с персоналом, в обязанности которого входит учет расчетов по оплате труда и прочим операциям

Так же в обязанности бухгалтерии входит налоговый учет.

Отдел маркетинга играет ключевую роль в структуре нашей организации, так как этот отдел занимается анализом и планированием деятельности организации.

Отдел маркетинга включает в себя две группы: группу аналитики, занимающуюся долгосрочным и краткосрочным планированием, и группу планирования товарного запаса и расценки, которая, основываясь на данных группы аналитики, информации от отдела продаж и анализа рынка, планирует товарный запас и формирует ценовую политику организации.

Существуют различные типы организационных структур (линейные, линейно-функциональные, функциональные, матричные, проектные, дивизиональные, бригадные). Но не каждый тип организационной структуры соответствует организации. Поэтому каждая организация сама разрабатывает организационную структуру, которая должна задавать систему ответственности, отношения отчетности, принципы объединения сотрудников в группы. Кроме того, структура должна содержать в себе механизмы связи и координации элементов организации в согласованно работающее целое.

Руководит компанией генеральный директор Четвергова Ольга Волеславовна.

Направлениями деятельности компании является:

- продажа товаров свадебной атрибутики;

- продажа свадебных платьев;

- оказание услуг по оформлению свадебных торжеств.

Предприятие ООО "Агентство "Лунный свет" осуществляет свою деятельность в области предоставления дополнительных услуг населению, делая ставку на современные технологии.

По своей форме данное предприятие относится к малым предприятиям, так как в нем задействовано 15 человек.

По виду данное предприятие относится к торговому предприятию и предприятию по оказанию услуг населению, так как основной деятельностью является продажа товаров для проведения свадеб и их оформления.

Миссия предприятия: предоставление клиентам высококачественных услуг по проведению свадебных торжеств.

Преимуществами предприятия являются:

- работа квалифицированных специалистов;

- расширяющаяся база клиентов и поставщиков;

- достаточный опыт в торговой деятельности и в области предоставления услуг населению;

- индивидуальный подход к клиентам.

Организационная структура предприятия имеет линейно функциональный тип.

Во главе ООО "Агентство "Лунный свет" стоит генеральный директор, ему подчинены: артдиректор, бухгалтерия, отдел продаж, отдел снабжения, дизайнер.

На сегодняшний день в организации работает 15 человек.

Управленческий персонал состоит из 5 человек: артдиректор, начальник отдела продаж и проката, главный бухгалтер, начальник отдела снабжения, начальник цеха по пошиву платьев.

Генеральный директор выполняет функции управления предприятием. Он ведет заключительные переговоры с поставщиками товаров и оборудования, подписывает договоры на поставку товаров и оборудования; подписывает договоры на обслуживание и установку купленного оборудования.

Директор предприятия занимается:

- разработкой общей стратегии компании;

- подбором кадрового состава;

- определяет текущую потребность в кадрах;

- учетом личного состава;

- выдачей справок о трудовой деятельности сотрудников;

- регистрацией, хранением и заполнением трудовых книжек;

- ведением документации по кадрам;

- осуществлением контроля за поставками товаров и оборудования;

- контролем над четким соблюдением поставленных целей клиентов.

Директор заключает договора с поставщиками свадебной продукции. Начальник отдела продаж осуществляет контроль за продажами сопутствующих свадебных товаров, ведет учет проданных свадебных платьев, контролирует процесс проката свадебной атрибутики.

Бухгалтер назначается на должность приказом директора и непосредственно ему подчиняется. В функции бухгалтера входят:

- осуществление контроля за продавцами-кассирами предприятия;

- выполнение приказов, распоряжений и поручений директора предприятия;

- ведение учета финансово-хозяйственной деятельности предприятия;

- осуществление контроля за проведением хозяйственных операций;

- ведение учета отработанного времени сотрудниками предприятия;

- осуществление расчета заработной платы сотрудников;

- ведение учета поступающего оборудования и товаров.

Бухгалтерский учет в ООО "Агентство "Лунный свет" ведется главным

бухгалтером.

Артдиректор назначается на должность приказом директора и подчиняется непосредственно ему. Он разрабатывает фасоны свадебных платьев, оформляет букеты для проведения торжеств, разрабатывает дизайн оформления помещений для проведения свадебных торжеств.

В ООО "Агентство "Лунный свет" присутствуют административно-правовые и социально-психологические методы управления.

Деятельность руководства и сотрудников приводит к успеху работы предприятия. И все это благодаря умению находить новые рыночные ниши, высокому профессионализму сотрудников, трудолюбию и полной самоотдачи. Предприятие функционирует в условиях жесткой конкуренции, поэтому сотрудники зачастую совмещают несколько профессий, что позволяет экономить средства предприятия. Преимущества предприятия:

- простота структуры;

- простота управления;

- высокая гибкость и мобильность;

- небольшие затраты на ведение бизнеса;

- быстрая реакция на изменения во внешней экономике;

- прямой контакт с потребителями и способность быстро реагировать на спрос;

- надежность работников;

- скорость реагирования на изменения рынка.

Основной деятельностью предприятия является работа с клиентами, продажа свадебных, их прокат и обслуживание по желанию клиентов. Множество каждодневных проблем человек способен решать своими силами, затрачивая при этом много сил и времени. Благодаря разработкам, внедрению и применению новых современных технологий, люди быстрее стали справляться со своими повседневными делами и заботами, улучшают свои условия быта и профессиональной деятельности, высвобождают максимально время на другие дела или отдых. Основными задачами предприятия являются:

- поставка и продажа свадебных товаров;

- учет поступивших товаров и оборудования;

- предоставление и учет услуг по прокату свадебной атрибутики.

В связи с тем, что предприятие является торгующим, то целесообразно помимо социально-психологических и организационно-распорядительных использовать экономические методы управления. Их сущность в том, что исполнителям устанавливаются цели, ограничения и общая линия поведения. Своевременность и качество выполнения заданий поощряется материальными вознаграждениями за счет получаемой: экономии или дополнительной прибыли. Размер вознаграждений напрямую должен зависеть от достигаемого результата.

ООО "Агентство "Лунный свет" видит свою цель в обеспечении компании лидирующей позиции на рынке свадебных нарядов за счет индивидуальности и эксклюзивности продукции, предоставления клиентам новых видов услуг, освоения новых областей рынка. Для достижения этой цели необходима согласованная работа всего коллектива компании.



2.2 Описание деятельности отделов предприятия

Руководит компанией генеральный директор.

Директор имеет право:

по взаимодействию с внешними организациями:

1. Представлять интересы ООО "Агентство "Лунный свет" во всех государственных, коммерческих и некоммерческих организациях в пределах своих полномочий.

по планированию и контролю деятельности подразделения:

Утверждать планы работ подчиненных подразделений;

1. Запрашивать и получать от всех структурных подразделений предприятий сведения, необходимые для выполнения возложенных на отдел задач.

по управлению персоналом:

1. Представлять генеральному директору ООО "Агентство "Лунный свет" предложения о назначении и освобождении работников от выполнения обязанностей, а также об их поощрении и наказании.

2. Участвовать в подборе кадров.

в сфере административного управления:

1. Подписывать, визировать документы и вести переписку с внешними организациями в пределах своих прав и полномочий.

2. Проводить оперативные совещания с работниками.

Обязанности.

В обязанности директора входит:

в сфере административного управления:

1. Руководить работниками отдела.

2. Выполнять в полном объеме и в установленные сроки приказы, указания и поручения генерального директора и коммерческого директора.

3. Обеспечивать выполнение взаимоотношений с другими подразделениями.

по планированию и контролю деятельности подразделения:

1. Организовывать разработку и своевременно представлять предложения в перспективные и текущие планы работ предприятия по направлениям деятельности.

2. Организовывать разработку, согласование и представление на утверждение отчетов о работе.

по управлению персоналом:

1. Изучать личные и деловые качества подчиненных, оценивать результаты их деятельности, предоставлять им возможность самостоятельного принятия решений по входящим в их компетенцию вопросам.

Осуществлять расстановку кадров отдела с учетом квалификации и деловых качеств работников, обеспечивать повышение их квалификации.

2. Своевременно рассматривать предложения, жалобы работников, принимать по ним решения в пределах своей компетенции.

Направлениями деятельности компании является:

- продажа товаров свадебной атрибутики;

- продажа свадебных платьев;

- оказание услуг по оформлению свадебных торжеств.

Предприятие ООО "Агентство "Лунный свет" осуществляет свою деятельность в области предоставления дополнительных услуг населению, делая ставку на современные технологии.

Основные задачи:

1. реализация товара;

2. расширение клиентской базы;

3. поддержание принятого в компании уровня сервиса.

Функции:

1. Поиск покупателя. Телефонный контакт с потенциальным покупателем (работа со справочниками, адресными книгами, визиты, телефонные звонки);

2. Переговоры с покупателем;

3. Оформление сделки, торгового заказа.

4. Организация выполнения торгового заказа и контроль за соблюдением сроков и условий.

5. Сдача заказа клиенту.

По своей форме данное предприятие относится к малым предприятиям, так как в нем задействовано 15 человек.

По виду данное предприятие относится к торговому предприятию и предприятию по оказанию услуг населению, так как основной деятельностью является продажа товаров для проведения свадеб и их оформления.

Миссия предприятия: предоставление клиентам высококачественных услуг по проведению свадебных торжеств.

Преимуществами предприятия являются:

- работа квалифицированных специалистов;

- расширяющаяся база клиентов и поставщиков;

- достаточный опыт в торговой деятельности и в области предоставления услуг населению;

- индивидуальный подход к клиентам.

В ООО "Агентство "Лунный свет" присутствуют административно-правовые и социально-психологические методы управления.

Деятельность руководства и сотрудников приводит к успеху работы предприятия. И все это благодаря умению находить новые рыночные ниши, высокому профессионализму сотрудников, трудолюбию и полной самоотдачи. Предприятие функционирует в условиях жесткой конкуренции, поэтому сотрудники зачастую совмещают несколько профессий, что позволяет экономить средства предприятия. Преимущества предприятия:

- простота структуры;

- простота управления;

- высокая гибкость и мобильность;

- небольшие затраты на ведение бизнеса;

- быстрая реакция на изменения во внешней экономике;

- прямой контакт с потребителями и способность быстро реагировать на спрос;

- надежность работников;

- скорость реагирования на изменения рынка.

Критерии оценки качества труда.

Качество труда директора по закупкам и продажам оценивается с учетом следующих критериев:

1. Качество и полнота исполнения должностных обязанностей, предусмотренных настоящим Положением, трудовым договором и действующим законодательством РФ.

2. Качество, полнота и. своевременность выполнения приказов, указаний генерального директора и коммерческого директора ООО "Агентство "Лунный свет".

3. Полнота/неполнота использования прав, предоставленных настоящим Положением или иными нормативными и распорядительными документами группы предприятий.

4. Обоснованность/необоснованность и эффективность /неэффективность принимаемых управленческих решений.

5. Нарушения трудовой дисциплины и правонарушения, допущенные в процессе трудовой деятельности.

6. Несоблюдение трудовой дисциплины, правил и норм охраны труда, экологической, промышленной и пожарной безопасности работниками подразделения.

7. Ответственность.

Директор несет ответственность за:

1. Своевременность, обоснованность и эффективность принимаемых решений.

2. Деятельность подчиненных подразделений и соблюдение сотрудниками трудовой и производственной дисциплины.

3. Организацию и деятельность отдела по выполнению функций, возложенных на отдел.

4. Своевременность выполнения приказов и указаний генерального директора ООО "Агентство "Лунный свет".

5. Правильность и полноту использования предоставленных прав и полномочий.

6. Соблюдение действующего законодательства.

Основные цели, средства и распределение ролей в базе данных

Цель: повысить качество предоставления услуг.

Средства: Автоматизация процесса управления заказами по приему заказов.

Заказ (форма №ТОРГ-26) - применяется для оформления продажи товаров по предварительным заказам с доставкой по указанному адресу или без доставки по адресу на конкретные дату и время.

Роль:

1. Клиент - получение услуг.

2. Директор - прием, регистрация заказа.

3. Генеральный директор - организация и контроль.

Описание процесса:

1. К директору обращается клиент, желающий приобрести товар по телефону.

2. Директор собирает всю информацию, которая нужна для удовлетворения потребностей клиента, для выписки необходимых документов (счета) и для выполнения операций по выполнению заказа клиента.

3. Клиент подтверждает свой заказ.

4. Директор сообщает информацию о счете клиенту, печатает соответствующий документ и отдает его в бухгалтерию.

5. Клиент оплачивает счет и отправляет его.

При заведении новой записи заказа директор вносит следующие регистрационные данные:

1. Клиент.

2. Продавец.

3. Доставка.

4. Номер заказа.

Требования по качеству: обязательно вежливое рассмотрение всех обращений. Необходим быстрый ответ клиентам без регистрации заказа на простые вопросы, находящиеся в компетенции менеджера по заказам.

Управление бизнес-системой как практическое воплощение целей собственников, является сложной, многофакторной задачей. Соответственно, решение этой задачи, будь то построение системы управления либо ее реструктуризация, требует также комплексного, системного подхода.

Реструктуризация предприятий должна проводиться "сверху вниз" - от целей бизнес - системы к работам, реализующим алгоритм достижения этих целей. Иначе реструктуризация бессмысленна, или же это - не реструктуризация, а нормальный и необходимый для сохранения и устойчивости бизнес - системы процесс постоянной модернизации отдельных элементов системы управления предприятием.

Для реализации мероприятий по улучшению работы предприятия ООО "Агентство "Лунный свет" и увеличению прибыли, необходимо более эффективное и грамотное управления компанией, для этого введены в штатное расписание некоторые изменения.

В структуре компании появились новые штатные единицы:

- мастер по изготовлению кукол (скульптор) (1 человек);

- швея - вышивальшица (1 человек);

- повар - кондитер (2 человека).

В результате проведенной реструктуризации организация сможет реализовать следующие мероприятия:

- сохранить своих клиентов и привлечь новых покупателей за счет большого ассортимента, качества продукции и сравнительно не высоких цен;

- разработает систему мотивации труда;

- будут найдены новые поставщики продукции;

- разработана система скидок и поощрения клиентов.

2.3 Описание состояния информатизации компании

Первоначально информационная сеть компании была спроектирована как простая двуранговая сеть. Все файлы к которым был необходим совместный доступ, такие как реестр договоров и картотека клиентов, находились на одном из компьютеров сети, выполняющем роль файлового сервера, в папке с открытым доступом. В случае внесения изменений, пользователь открывал файл, редактировал, после чего сохранял файл в общей папке, в связи с чем в это время остальные пользователи не могли пользоваться этим файлом. Так же такой способ хранения не позволял осуществлять контроль доступа, в следствие чего любой сотрудник, имеющий доступ к папке мог свободно редактировать файлы.

Вся работа с файлами осуществлялась средствами программного пакета MS Office, в частности MS Excel и MS Word.

Однако, в связи с расширением компании и выходом на новые рынки сбыта, было принято решение об автоматизации деятельности организации. Для чего, исходя из текущих потребностей с учетом ближайших перспектив был приобретен сервер производства HP модель Proliant DL180R06 под управлением 2-х процессоров Intel Xeon E5645 6C 2.4Ghz(12Mb) на который была установлена СУБД Microsoft SQL Server.



Рисунок 4. Схема информационной сети ООО "Агентство "Лунный свет"

Взаимодействие пользователя с сервером осуществляется с использованием технологии терминальных подключений, которая возможна под управлением операционной системы Windows Server 2008 R2 Standard Edition (Рисунок 4). Такой формат взаимодействия обеспечивает такие преимущества как: резерв производительности и масштабируемости, возможность использования для полноценной и безопасной работы систем на базе Windows, а также достижение максимального уровня защиты информации и данных при значительном снижении затрат.

Для организации корпоративной почты компания пользуется услугами сторонней организации NextMail, которая, в рамках корпоративного почтового решения NextMail, предоставляет:

- Доступ к почте через web-интерфейс.

- Поддержка протоколов IMAP, POP3 и SMTP -- возможность использования почтовых программ.

- Подключение дополнительных почтовых ящиков (расположенных на других доменах) по протоколу POP3.

- Маршрутизация входящей корреспонденции в пределах ящика.

- Неограниченный размер письма.

- Антивирусная проверка входящей почты.

- Спам-фильтрация входящей корреспонденции.

- Доступ по защищенным каналам связи.

- Настраиваемый уровень безопасности.

2.4 Описание бизнес-процессов предприятия

Рассмотрим бизнес-процессы, происходящие в ООО "Агентство "Лунный свет" (Рисунок 5).

Основные документы, регулирующие деятельность подразделения это:

- внутренние инструкции организации - основные правила регламентирующие деятельность внутри компании, обязательны для исполнения всеми сотрудниками организации;

- правовые акты РФ - правовые и законодательные акты Российской Федерации, регламентирующие деятельность в отрасли;

Входящие документы:

- заказ покупателя - обращение к специалисту отдела с желанием приобрести товары, как первичное, так и постоянных клиентов компании;

- реестр договоров - реестр уже заключенных и подписанных договоров;

- общий прайс-лист - прайс-лист предоставляемый группой расценки для формирования индивидуального прайса клиента в соответствиями с условиями работы с покупателем;

- картотека клиентов - документ содержащий карточки клиентов в которых указана информация по клиентам - условия работы, реквизиты и прочее;

- реестр прихода д/с - реестр, создаваемый бухгалтерией, на основе поступления денежных средств в кассу и на расчетный счет организации.



Рисунок 5.Контекстная диаграмма бизнес-процесса "Выполнить заказ клиента"

Исходящие документы:

- карточка клиента - документ содержащий информацию по клиентам (условия работы, реквизиты и прочее);

- договор - согласованный, заверенный и подписанный договор на поставку товара;

- счет-фактура - документ необходимый для учета в бухгалтерии поставщика и покупателя;

- товарная накладная - документ для проведения сборки и комплектации товара на складе;

- аналитические отчеты - отчеты о проделанной работе за отчетный период.

Ресурсами используемыми в отделе являются сотрудники компании, в лице менеджеров и руководителя, и программное обеспечениеMSOffice.

Проведем процесс функциональной декомпозиции для детального изучения бизнес-процессов отдела.



Рисунок 6.Декомпозицияконтекстной диаграммы"Выполнить заказ клиента"

При обращении в компанию, с целью приобрести услугу или товар, клиент обращается к менеджеру. В случае заинтересованности покупателя в приобретении товара создается "заказ покупателя" в котором содержится список товаров и их количество, для этого менеджер использует шаблон в формате файла MS Excel, который запускает процесс "Зарегистрировать клиента" (Рисунок 6).

Менеджер при помощи картотеки клиентов, файл в формате MS Excel, проверяет, существует ли карточка клиента. Если карточка уже есть, то специалист переходит к процессу "Контроль и оформление договоров". Если же карточки нет, то в соответствии с внутренними инструкциями создается карточка клиента, которая входит в общую картотеку, и запускается процесс "Оформить условия взаиморасчетов".



Рисунок 7.Декомпозиция бизнес-процессов "Оформить условия взаиморасчетов"

Процесс "Оформить условия взаиморасчетов" (Рисунок 7) делится на четыре подпроцесса. На основании карточки клиента создается проект коммерческих условий, которые согласовываются с заказчиком. После согласования на основании общего прайс-листа, ценовой политики организации и согласованных коммерческих условий клиенту устанавливается персональный прайс-лист. Все эти действия требуют утверждения руководителем департамента, после чего согласованные условия запускают процесс "Контроль и оформление договоров".

Процесс "Проконтролировать и оформить договор" имеет два варианта запуска.

Первый, когда, в процессе "Зарегистрировать клиента", было установлено, что карточка клиента уже заведена, запускает, на основании заказа покупателя, процесс "Проверить срок и наличие действующего договора". Специалист отдела продаж, при помощи реестра договоров, проверяет срок действия текущего договора и, если все в порядке, то переходит к процессу "Оформить продажу", иначе запускается процесс "Создать новый договор".

Второй вариант запуска процесса предполагает отсутствие действующего договора и запускается либо на основе согласованных условий из процесса "Оформить условия взаиморасчетов", либо на основании утратившего силу старого договора. Менеджер на основе типового шаблона договора, файл в формате MS Word, составленном в соответствии с законодательством Российской Федерации, создает новый договор, который необходимо утвердить руководителем департамента (Рисунок 8). После чего данный договор регистрируется в реестре договоров как действующий.

Рисунок 8.Декомпозиция бизнес-процессов "Проконтролировать и оформить договор"

Процесс "Оформить продажу" (Рисунок 9) запускается на основе заказа покупателя. Состоит из следующих процессов: "Создать счет на оплату", "Проконтролировать приход денежных средств" и "Отгрузить заказ покупателю". В процессе "Создать счет на оплату", на основании заказа покупателя и персонального прайс-листа, менеджер рассчитывает стоимость заказанных товаров. Данная процедура происходит путем заполнения шаблона файла MS Excel, в которые менеджер вносит данные о заказанной номенклатуре, ее стоимости, для данного клиента и количестве. На выходе получаем счет на оплату, который отправляем покупателю для оплаты заказа.



Рисунок 9.Декомпозиция бизнес-процессов "Оформить продажу"

На основе файла реестра прихода денежных средств, присылаемом ежедневно бухгалтерией, менеджер производит контроль прихода денежных средств, и, в случае, поступления оплаты он должен отгрузить заказ покупателю для чего специалист заполняет товарную накладную, готовый шаблон в формате MS Excel, на основании которой склад производит сборку и комплектацию, и счет-фактуру, так же в виде файла MS Excel, которая необходима для ведения бухгалтерского учета как покупателю так и поставщику, и делает отметку в реестре счетов об оплате и отгрузке заказа.

Также в обязанности сотрудников отдела продаж входит составление аналитических отчетов за отчетный период, таких как: отчет по клиентам, отчет по продажам, отчет по оплате.

Данные отношения возникают каждый раз при обращении клиентов в отдел продаж.

2.5 Обоснование необходимости автоматизации комплекса задач

Проведя анализ деятельности ООО "Агентство "Лунный свет", был выявлен ряд существенных недостатков, которые негативно влияют на деятельность предприятия.

Практически вся деятельность предприятия осуществляется в, так называемом "ручном режиме" - все документы, необходимые для работы, специалист заполняет вручную, используя программные средства MS Word и MS Excel. Также эти программные продукты используются при последующем анализе деятельности отдела.

Большое количество "ручного" труда ведет к временным задержкам оформления заказов, ошибках при заполнении документов и произведении расчетов.

Рассмотрим текущие способы работы отдела продаж ключевым клиентам, и оценим, возможность использования текущих методов.

Количество контрагентов, совершающих заказы в ООО "Агентство "Лунный свет", в месяц, не превышает тридцати, при этом, среднее количество заказов от одного покупателя составляет десять заказов в месяц. При текущем алгоритме работы, описанном в разделе описания бизнес-процессов, специалист не успевает справляться со своими обязанностями, в течение рабочего дня, и ему приходиться оставаться сверхурочно, что так же негативно сказывается как на качестве работы, так и на психоэмоциональном состоянии работника.

Благодаря малому количеству контрагентов не требуется специальное программное обеспечение для проведения анализа деятельности отдела, можно обойтись средствами MS Office, хотя и за счет увеличения времени и трудозатрат.

Аналитическая деятельность, используя MS Office, то же становиться невозможной, в связи с тем, что только заполнение такого объема информации вручную потребует колоссальных временных затрат и, как следствие, приведет к большому количеству ошибок.

Исходя из выше сказанного было принято решение об автоматизации компании в целом и отдела продаж в частности. В связи с этим составим список задач, подлежащих автоматизации в отделе продаж:

- учет заказов покупателя;

- учет отгрузки заказов;

- ведение данных о клиенте;

- контроль дебиторской задолженности;

- контроль актуальности действующих договоров;

- контроль выполнения плана продаж;

- планирование продаж;

- планирование прихода денежных средств;

- анализ продаж;

- анализ прихода денежных средств;

- анализ деятельности менеджера.

2.6 Программная реализация комплекса задач

"1С:Предприятие" является универсальной системой для автоматизации экономической и организационной деятельности предприятия. В связи с таким широким спектром решаемых задач, в данной системе реализована возможность настройки системы на особенности конкретного предприятия и решаемые задачи, то есть конфигурирование.

В качестве примера, рассмотрим процесс формирования документа "Счет На Оплату".

Для загрузки файла заказа используется локальный контекст модуля формы "Форма Списка" (Рисунок 10) объекта конфигурации документ "Заказы покупателя".



Рисунок 10. Форма списка

Процедура осуществляет загрузку файла заказа покупателя в базу и создает документ "Заказ покупателя", движения по которому заносятся в регистр накопления "Заказы покупателей" (Рисунок 11).

Рисунок 11.Движения по документу "Заказы покупателя"



Для создания счета, на основе документа "Заказы покупателя" используется обработка "Создание счетов". Из формы "Форма" (Рисунок 12), этой обработки, происходит запуск процедуры "Создать счет", в ходе выполнение которой осуществляется проверка лицензий, сроков действия договоров и отсрочки платежа. Результатом работы процедуры является создание документа "Счет на оплату".

Рисунок 12. "Форма"

Движение по документу "Счет на оплату" заносятся во все регистры накопления: "Взаиморасчеты с контрагентами", "Заказы покупателей", "Реализация товаров" и "Товары на складах" (Рисунок 13).



Рисунок 13.Движения по документу "Счет на оплату"

2.7 Руководство пользователя

После запуска базы аутентификация, осуществляется средствами операционной системы, все менеджеры отдела продаж наделены равными полномочиями.

После запуска системы пользователь попадает на рабочий стол, где, в зависимости от стоящей перед ним задачей, выбирает необходимый ему раздел (Рисунок 14).

Рисунок 14.Рабочий стол

Справочники

Вкладка "Справочники" содержит следующие пункты меню (Рисунок 15):

· Список контрагентов

· Номенклатура

· Договора

· Сотрудники

· Лицензии

Рисунок 15.Меню "Справочники"

В списке контрагентов осуществляется создание карточки контрагента, при нажатии кнопки "Создать", появляется экранная форма создания карточки контрагента.

Рисунок 16.Карточка контрагента, вкладка "Основное"

На вкладке "Основное" (Рисунок 16) необходимо заполнить следующие поля:

- Наименование (наименование под которым контрагент будет отображаться в системе);

- Код (присваивается автоматически при создании карточки);

- Группа

- Наименование полное (юридическое название организации)

- ИНН

- ОГРН

- КПП

- Контактное лицо

- Признак запретить продажу

- Холдинговая структура (признак головной контрагент устанавливается организации, которая осуществляет финансовые расчеты по группе компаний, которые в нее входят, иначе необходимо установить головного контрагента (Рисунок 17))

Рисунок 17.Карточка контрагента, выбор головного контрагента

В случае если создаваемый контрагент является головным, то в карточке присутствует вкладка "Договора" (Рисунок 18), где выбирается договор по которому работает контрагент, если договоров несколько, то один из них устанавливается как основной.

Рисунок 18.Карточка контрагента, вкладка "Договора"

На вкладке "Лицензии" (Рисунок 19) необходимо выбрать лицензию, на основании которой, контрагент осуществляет свою деятельность.



Рисунок 19.Карточка контрагента, вкладка "Лицензии"

На вкладке "Прайс-листы" (Рисунок 20) выбирается прайс-лист, по которому будет работать клиент.

Рисунок 20.Карточка контрагента, вкладка "Прайс-листы"

Далее заполняется вкладка с контактной информацией (Рисунок 21).

Рисунок 21. Карточка контрагента, вкладка "Контактная информация"



В пункте "Номенклатура" (Рисунок 22) содержится список номенклатуры, который несет сугубо информационное значение.

Рисунок 22.Справочник "Номенклатура"

Пункт "Договора" предназначен для отображения списка договоров с контрагентами (Рисунок 23).

Рисунок 23.Справочник "Договора"

Данный раздел, так же предназначен для создания договоров. Для этого необходимо нажать кнопку "Создать" и заполнить форму договора.

Рисунок 24.Форма заполнения договора



- Код (присваивается автоматически при создании карточки);

- Наименование (наименование под которым договор будет отображаться в системе);

- Владелец (контрагент с которым заключен договор);

- Организация (ООО "Агентство "Лунный свет")

- Дата начала;

- Дата окончания;

- Специалист (менеджер ответственный по контрагенту);

- Отсрочка оплаты (при работе по предоплате устанавливается 0).

После заполнения договора его можно распечатать нажав кнопку "Печать".

В разделе "Сотрудники" содержится список менеджеров компании

Рисунок 25.Справочник "Сотрудники"

Вкладка "Лицензии", предназначена для просмотра и создания лицензий контрагента.

Необходимо заполнить следующие поля:

- Наименование (номер лицензии);

- Тип (федеральная, региональная и письмо);

- Дата начала;

- Дата окончания;

- Разрешенные для работы клиента категории товаров (лекарственные препараты, изделия медицинского назначения, сильнодействующие лекарственные препараты, наркотические и другие лекарственные средства, подлежащие предметно-количественному учету).

Обработки

На вкладке "Обработки" доступны следующие пункты меню (Рисунок 26):

- Заказы покупателя;

- Формирование счетов;

- Закрытие заказов покупателя.

Рисунок 26.Меню "Обработки"

Для загрузки файлов заказа покупателей, необходимо выбрать пункт "Заказы покупателя". В открывшемся окне (Рисунок 27) в поле "Площадка" необходимо выбрать электронную площадку, по которой получен заказ и нажать "Загрузить заказы", после чего загруженные заказы будут добавлены в список заказов в статусе "Активен".